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Dpartement fdral des affaires trangres DFAE

Secrtariat d'Etat SEE


Protocole

01.01.2009

La Correspondance Diplomatique
421-0-F

La prparation de la correspondance diplomatique exige une attention particulire.


La porte de chaque mot et de chaque phrase doit tre minutieusement pese.
(cf. galement: dir. DFAE 422f.)

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1. ENTRE TATS

1.1 La note

C'est la forme de correspondance la plus usite, tant pour les affaires administratives
de routine que pour des questions politiques majeures. La note est soit un instrument
de la correspondance diplomatique, soit un lment constitutif d'un accord
international, susceptible d'engendrer des droits et des obligations de droit
international. Dans les deux cas, la forme est gnralement la mme.

La note mane gnralement d'une reprsentation diplomatique, du Ministre des


affaires trangres de l'Etat accrditaire ou, plus rarement, d'un ministre technique
autoris traiter directement avec les missions diplomatiques certaines questions
qui sont de son ressort.

Les notes manant du MAE de l'Etat accrditaire sont adresses aux reprsentations
diplomatiques dont les chefs de mission sont accrdits auprs de l'Etat accrditant.
NB: Au DFAE, dans un souci de simplification,
les notes ne portent pas de titre et sont communment
appeles "notes", indpendamment de leur contenu.

La note est crite sur papier avec en-tte gauche. Elle est rdige en une seule
langue, dans un style impersonnel la troisime personne. La rfrence du dossier
figure sur loriginal de la note, mais seule les copies usage interne portent les
initiales de l'auteur.

la Centrale, la note commence par la formule introductive de politesse suivante:


"Le Dpartement fdral des affaires trangres prsente ses compliments
l'Ambassade de ....... et a l'honneur de ........". Aux alinas suivants et au dernier
alina (salutations), la formule est abrge en "Le Dpartement" et "L'Ambassade".

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Cependant, lorsque la note est longue, le dernier paragraphe reprend la dsignation


complte "Dpartement fdral des affaires trangres" et "Ambassade de".
La note est paraphe, et non pas signe. Le paraphe est appos la fin du dernier
paragraphe, immdiatement aprs la phrase finale ainsi formule: "Le Dpartement
saisit cette occasion pour renouveler l'Ambassade l'assurance de sa haute
considration". Dans certaines ambassades trangres, le paraphe figure avant les
salutations, la fin de l'avant-dernier paragraphe ou sur l'emplacement du sceau.

Le lieu et la date sont mentionns la fin du texte, gauche. Le sceau encre est
appos sur la dernire page, droite, sous le paraphe. Le nom du fonctionnaire qui
paraphe la note est indiqu, entre parenthses, uniquement sur les copies usage
interne.

Le destinataire figure toujours sur la premire page de la note, en bas gauche.


Pour l'envoi, on utilisera une enveloppe blanche avec le logo de la Confdration,
munie de l'adresse postale complte du destinataire.

Les notes des reprsentations diplomatiques et les notes circulaires du DFAE sont
numrotes.

1.2

La lettre (diplomatique)

Dans certains pays, les lettres officielles sont aussi appeles "lettres diplomatiques".

Comme la note, la lettre est soit un instrument de la correspondance diplomatique,


soit un lment constitutif d'un accord international, pouvant, le cas chant,
dployer des effets juridiques. Dans les deux cas, la forme est, gnralement,
identique.

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Cette forme de correspondance a un caractre plus personnel que les notes.


Gnralement utilises pour souligner l'intrt port une affaire, elles sont
changes entre chefs d'Etat ou de gouvernement, ministres ou hauts dignitaires. Le
rang du signataire devrait tre gal ou quivalent au rang du destinataire.

La lettre est rdige la premire personne du singulier sur papier avec le logo de
la Confdration.

La prsentation et la rdaction suivent les rgles usuelles de la correspondance,


mais l'adresse est indique de prfrence au bas de la premire page, gauche.

Le terme "Excellence" (uniquement pour les correspondants trangers) est


employ, en rgle gnrale, dans la rclame, la suscription et le traitement, mais
jamais dans l'appel et la courtoisie. Dans le traitement, on l'emploie une premire
fois, avant de passer au "vous". La suscription comporte la prposition "" place
devant la rclame.

La lettre porte toujours le lieu, la date et la signature. Le titre de l'auteur (s'il diffre
de sa fonction officielle) peut tre repris avec son nom, sous la signature.
La lettre est envoye en un seul exemplaire, dans une enveloppe blanche,
mentionnant l'adresse postale complte du destinataire. Elle peut aussi tre dlivre
par messager spcial.

1.3

L'aide-mmoire
A la diffrence de la note et de la lettre, cette forme de correspondance est
rserve un usage bien prcis et limit. L'aide-mmoire est le moyen de
communication utilis par un gouvernement pour exposer des faits ou une
situation juridique. Il contient l'expos succinct de l'tat d'une question et la

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justification raisonne de la position officielle d'un Etat, mais jamais de


demande formelle.
Ce document est rdig la troisime personne, sur papier blanc, sans entte et ne comporte aucune formule particulire. Il porte bien visiblement la
mention "Aide-mmoire", il est remis la fin ou au cours d'un entretien et peut
tre annex une note verbale (remise galement personnellement).
Ce document n'est pas sign ni paraph et ne porte pas d'adresse ni de
sceau officiel. Il est gnralement remis personnellement au destinataire
dans une enveloppe blanche neutre, galement sans adresse.

NB: Lorsqu'il n'est pas annex une note verbale, l'aide-mmoire


est dat (la date est inscrite la main au moment o le
document est remis l'interlocuteur).

La rfrence du dossier ainsi que les initiales de l'auteur figurent uniquement


sur les copies usage interne, avec la mention: "Remis le ............. par M. X
M. Y" (avec titre et fonction).

Il ne faut pas confondre l'aide-mmoire, instrument de la correspondance


diplomatique, avec le "memorandum of understanding", accord qui, sans
imposer d'obligations juridiquement contraignantes aux signataires, rgle
divers domaines de la coopration intertatique.

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Autres documents

1.4.1 Les lettres de crance

Ce document atteste la qualit officielle du chef de mission. Les lettres de


crance sont signes par le chef de l'Etat accrditant et sont adresses au
chef de l'Etat accrditaire (en Suisse, au Conseil fdral suisse). Elles ne
sont soumises aucune forme reconnue sur le plan international. L'aspect de
ces documents varie sensiblement d'un pays l'autre, car chaque Etat
accrditaire est libre du choix du libell de ces lettres. Le temps n'en a
toutefois modifi fondamentalement ni la forme ni le contenu. Les lettres de
crance sont remises personnellement leur haut destinataire par le
nouveau chef de mission.

1.4.2

Les lettres de rcrance

Etant d'un usage fort restreint, ce document reste peu connu. Il s'agit de
nouvelles lettres de crance. Selon les usages locaux, elles peuvent tre
demandes par l'Etat accrditant lors de l'abdication ou du dcs du
souverain. Le dcs d'un chef d'Etat non couronn ou la fin du mandat
prsidentiel n'obligent pas les chefs des missions diplomatiques prsenter
des lettres de rcrance.

1.4.3 Les lettres de rappel

Elles noncent la volont du chef de l'Etat accrditant de mettre fin la


mission de son ambassadeur. Les lettres de rappel portent la signature du
chef de l'Etat accrditant et sont adresses au chef de l'Etat accrditaire
(en Suisse, au Conseil fdral suisse). Ce document est rdig dans le mme
style que les lettres de crance et prsente les mmes caractristiques.
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Autrefois, l'ambassadeur sortant remettait personnellement ses lettres de


rappel au chef de l'Etat accrditaire avant son dpart. Aujourd'hui, dans la
plupart des cas, le nouveau chef de mission prsente les lettres de rappel de
son prdcesseur en mme temps que ses propres lettres de crance. Cette
simultanit symbolise la volont de l'Etat accrditant de maintenir sans
interruption formelle sa prsence au niveau d'Ambassadeur dans l'Etat
accrditaire.

1.4.4 Les lettres de cabinet

Il s'agit d'un document qui atteste la qualit officielle du chef de mission qui ne
porte pas le titre d'ambassadeur (Charg d'affaires en pied). Le contenu et le
style des lettres de cabinet sont moins formels que ceux des lettres de
crance. Elles sont gnralement signes par le Ministre des affaires
trangres de l'Etat accrditant et elles sont adresses au Ministre des
affaires trangres de l'Etat accrditaire.

Les lettres de cabinet ne sont soumises aucune forme reconnue sur le plan
international. Elles sont remises personnellement leur destinataire par le
nouveau Charg d'affaires en pied.

1.4.5 Les lettres de commission (ou lettres d'introduction)

A titre informatif, il faut aussi faire mention de ces documents, qui sont utiliss
entre les pays du Commonwealth et qui attestent la qualit officielle du chef
de mission (haut-commissaire). Etant donn que ces pays ont le mme chef
d'Etat, les lettres de commission sont signes par le chef de gouvernement
de l'Etat accrditant et adresses au chef de gouvernement de l'Etat
accrditaire.
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1.4.6

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Les pleins pouvoirs

Le haut reprsentant d'un Etat appel signer un trait sera muni de pleins
pouvoirs. Ce document mane du chef de l'Etat d'envoi et atteste le droit du
dtenteur engager son pays par ses dclarations et sa signature. Il s'agit
donc d'un mandat permettant de ngocier ou/et de conclure un trait ou/et de
prendre part une confrence et, le cas chant, de signer l'acte final de
ladite confrence.

Les pleins pouvoirs ne sont soumis aucune forme reconnue sur le plan
international et leur contenu rpondra aux rgles de l'Etat d'envoi.
Gnralement, ce document est sign par le chef d'Etat (dans certains pays
il est aussi contresign par le chef de gouvernement ou le Ministre des
affaires trangres) et il indique l'objet de la ngociation; les nom et prnom
du chef de la dlgation (le plnipotentiaire); l'autorisation donne au chef de
la dlgation d'engager l'Etat d'envoi par sa signature (suivant les cas, sous
rserve de ratification).

Si un pays dcide d'envoyer plusieurs plnipotentiaires une ngociation ou


une confrence internationale, il a la libert de les mentionner tous dans un
mme document.

1.4.7 La question de la langue

En rgle gnrale, les notes, les lettres et les aide-mmoire sont rdigs dans
la langue de l'expditeur. Dans les cas o il est notoire que la langue de
l'expditeur n'est pas comprise par le destinataire, la correspondance sera
accompagne d'une traduction inofficielle. Dans certains pays, on recourt
l'usage d'une 3e langue (par ex. l'anglais) pour les communications entre les
missions diplomatiques et le Ministre des affaires trangres. Il convient de
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rpondre la correspondance adresse au DFAE par un expditeur extrieur


l'administration fdrale dans la langue dans laquelle elle a t rdige,
pour autant qu'il s'agisse de l'une des trois langues officielles ou de l'anglais.
Dans les autres cas, il y a lieu - le cas chant - de joindre une traduction non
officielle la rponse (voir directives 424-f "Instructions sur l'usage des langues au DFAE").

2. ENTRE UN ETAT ET UNE ORGANISATION INTERNATIONALE (OI)

La correspondance diplomatique entre un Etat et une organisation internationale


s'effectue par note ou par lettre. L'aide-mmoire n'est pratiquement pas utilis.
Par contre, depuis un certain nombre d'annes, un type nouveau de document est
apparu dans le cadre des ngociations multilatrales: le "non papier" (en anglais
"non paper"). Il s'agit d'une proposition n'engageant pas formellement la dlgation,
voire la personne qui en est l'auteur.

Les rgles observer sont les mmes que celles qui sont dfinies sous le chapitre 1.

La correspondance est rdige dans l'une des langues officielles de l'organisation.

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