O que nos diz a Norma ISO 9001:2008? O que um sistema de gesto da qualidade? O que significa a Certificao? Como se caracteriza o Sistema Gesto Qualidade do IPB? Como que qualquer colaborador pode melhorar o Sistema de Gesto da Qualidade? Quais so os componentes documentais do Sistema de Gesto da Qualidade? O que a Poltica da Qualidade? O que o Manual da qualidade e como est estruturado? Como se acede ao manual? O que so Procedimentos? O que so Modelos? O que so registos? Quais so as vantagens, para o IPB e para o Colaborador, da implementao do SGQ? 1. O que so as Normas ISO 9001:2008? So conjuntos de requisitos que sendo aplicados no processo de funcionamento da instituio lhe permite obter o reconhecimento oficial e pblico de Instituio de Qualidade. Para a concepo e implementao do Sistema de Gesto da Qualidade os responsveis das Organizaes dispem de trs standards ISO: A Norma NP EN ISO 9000:2005 Sistemas de gesto da qualidade Fundamentos e vocabulrio; A Norma NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de gesto da qualidade - Requisitos; A Norma NP EN ISO 9004:2000 Sistemas de gesto da qualidade - Linhas de orientao para a melhoria de desempenho. A Norma NP EN ISO 9000:2000 estabelece os fundamentos de sistemas de gesto da qualidade e especifica a terminologia que lhes aplicvel. A Norma NP EN ISO 9001:2008 especifica os requisitos de um sistema de gesto da qualidade a utilizar sempre que uma organizao tem necessidade de demonstrar a sua capacidade para fornecer produtos ou servios que satisfaam tanto os requisitos dos seus clientes como dos regulamentos aplicveis e tenha em vista o aumento da satisfao de clientes. A Norma NP EN ISO 9004:2000 fornece as linhas de orientao que consideram tanto a eficincia como a eficcia de um sistema de gesto da qualidade. O objetivo desta norma a melhoria do desempenho da organizao e a satisfao dos seus clientes e das outras partes interessadas. As Normas ISO tm constitudo o padro que o mercado mundial reconhece como referncia. No caso do IPB a Norma de referncia a Norma NP EN ISO 9001: 2008 Sistemas de Gesto da Qualidade Requisitos.
2. O que nos diz a Norma ISO 9001:2008?
A Norma NP EN ISO 9001:2008 est dividida em 5 captulos, cujas clusulas a organizao deve obedecer. A clusula 4.1 Requisitos gerais da Norma NP EN ISO 9001:2008 "Sistemas de Gesto da Qualidade Requisitos" afirma que a organizao deve estabelecer, documentar, implementar e manter um sistema de gesto da qualidade e melhorar continuamente a sua eficcia de acordo com os requisitos desta Norma. Ento os passos a seguir na implementao de um Sistema de Gesto da Qualidade sero: 1 Identificar os processos da organizao e determinar a sequncia e interao destes processos, 2 Documentar o Sistema de Gesto da Qualidade e os seus processos, 3 Determinar os critrios e mtodos necessrios para controlo da eficcia dos processos, 4 Disponibilizar os recursos e informaes necessrios, 5 Monitorizar, medir, analisar e auditar estes processos, 6 Implementar as aes necessrias para atingir os resultados planeados Paralelamente abordagem por processos a organizao dever assegurar a aplicao da metodologia P-D-C-A. Esquema Os procedimentos assumem um papel importante na Qualidade. So eles o melhor meio para assegurar que o output de um processo constitui o input do processo subsequente, ou clarificar outras formas de interao. Demming desenvolveu a conhecida metodologia PDCA que defende que qualquer atividade de gesto deve assentar em 4 fases sucessivas: 1 2 3 4
A Norma NP EN ISO 9001:2008 recomenda expressamente " a adopo de uma
abordagem por processos quando se desenvolve, implementa e melhora a eficcia de um sistema de gesto da qualidade, para aumentar a satisfao do cliente indo ao encontro dos seus requisitos." 3. O que um sistema de gesto da qualidade? Segundo a prpria definio da ISO, o Sistema de Gesto da Qualidade (SGQ) Sistema para estabelecer a Poltica da Qualidade e os Objetivos da Qualidade e para atingir estes Objetivos. Ou, por outras palavras, o conjunto de compromissos, metodologias e regras que, aplicados organizao e funcionamento da instituio, lhe garante a conformidade com os requisitos da Norma de Gesto da Qualidade. A implementao de um SGQ a forma que o mercado adoptou para confiar que uma determinada organizao investe na anlise e melhoria das suas atividades, controlando os seus processos de forma sistemtica.
A certificao confere organizao o estatuto de "instituio de qualidade", a qual, de
acordo com a verso do ano 2008 da norma ISO 9001, tem de planear e prosseguir a melhoria contnua da eficcia do SGQ.
4. O que significa a Certificao?
A Certificao de uma Organizao, constituindo um sucesso assinalvel, exige dos seus responsveis uma interpretao clara e inequvoca. indispensvel compreender que o que est em causa a criao e implementao na Instituio de um Sistema de Gesto da Qualidade e a sua verificao por uma entidade independente, credvel e representativa do mercado, que atesta, pblica e oficialmente, a conformidade deste Sistema aos requisitos da norma NP EN ISO 9001. Assim, a marca de Instituio de Qualidade tem um carcter objectivo e institucional o que, valorizando a presena da Organizao no mercado, por um lado, aumenta, por outro, a sua responsabilidade perante este. O Sistema de Gesto da Qualidade , neste contexto, o elemento decisivo, que confere organizao a diferena para melhor. Passa a ser, verdadeiramente, um ativo da Instituio, de importncia comparvel aos seus recursos humanos, sua liderana e sua oferta. 5. Como se caracteriza o Sistema Gesto Qualidade do IPB? O Sistema de Gesto da Qualidade do IPB caracteriza-se por: Descrever os processos operativos em procedimentos normalizados, na ptica dos seus executores Definir conceitos Normalizar funes e responsabilidades Clarificar as relaes internas Fornecedor/Cliente Responsabilizar as atividades componentes do processo operativo Identificar e regulamentar os Documentos Controlados e os Registos Estabelecer os Critrios de Avaliao e os processos de medio necessrios para avaliar a eficcia dos processos e planear a sua melhoria Ser acessvel a qualquer empregado, tanto para consulta, como para iniciativas de melhoramento e aes de correo e preveno. 6. Como que qualquer colaborador pode melhorar o Sistema de Gesto da Qualidade? De acordo com o Procedimento Gesto de Documentos (PR01), qualquer Colaborador pode elaborar uma proposta de procedimento (novo ou nova verso de antigo), seguindo as diretrizes desse procedimento, proposta essa que passar por um processo de validao, aprovao, publicao, distribuio e arquivo, claramente definidos. 7. Quais so os componentes documentais do Sistema de Gesto da Qualidade? Poltica da Qualidade e Objetivos da Qualidade Manual da Qualidade Procedimentos Modelos Regulamentos Instrues Trabalho
Documentos de Referncia Registos
8. O que a Poltica da Qualidade?
o compromisso da Direo de Topo da Organizao relativamente Qualidade. Este compromisso tem de ser definido e documentado e incluir os Objetivos da Qualidade. A existncia da Poltica da Qualidade e a sua divulgao por todos os empregados o requisito 5.3 da Norma ISO 9001. 9. O que o Manual da Qualidade e como est estruturado? o documento que descreve o Sistema de Gesto da Qualidade de uma empresa. Explica como que os compromissos contidos na Poltica da Qualidade so levados prtica. um documento que pode, e deve ser usado no exterior em aes de promoo da Organizao e de negcio. 9.1 O manual da qualidade est estruturado da seguinte forma: a) ndice Captulo 1 Introduo (Dados sobre o Manual da Qualidade) Captulo 2 - Poltica da Qualidade (Apresentao da verso em vigor da Poltica da Qualidade da empresa) Captulo 3 - Apresentao da empresa (Dados sobre a empresa, sua organizao, linhas de negcio e modo de funcionamento). Captulo 4 - Sistema de Gesto da Qualidade Introduo (Apresentao dos princpios, caractersticas, requisitos gerais e documentais do Sistema de Gesto da Qualidade) b) Anexos: Lista dos Procedimentos em vigor - Anexo 1 (Visualizao da lista completa dos Procedimentos e data da sua entrada em vigor) Matriz de Impacto Anexo 2 (Visualizao do cruzamento dos Procedimentos com os requisitos da Norma ISO 9001: 2008) Mapa de Procedimentos Anexo 3 (Visualizao da responsabilizao departamental sobre os Procedimentos) 10. Como se acede ao Manual? Solicitando uma cpia ao Gestor da Qualidade, tanto para uso prprio como para entregar ao exterior, ou consultando-o na pgina da qualidade. 11. O que so procedimentos? Os procedimentos so normativos ou descritivos.
No primeiro caso, no se restringem a nenhum processo operativo em particular e
abrangem todos os empregados, independentemente do seu departamento, rea de negcio ou classificao profissional. Os segundos, regulamentam um determinado processo de negcio ou de suporte ao negcio e abrangendo diretamente um determinado grupo devidamente identificado.
12. O que so Modelos?
So documentos (em papel ou electrnicos) que contm informao necessria para o desempenho de uma atividade. Como tal, para que essa atividade se realize conforme o esperado, a informao tem que ter uma forma e um contedo pr-definidos. Por isso os Documentos Controlados carecem de numerao normalizada, Aprovador, Lista de Distribuio, meios de acesso e arquivo definidos. 13. O que so Registos? So documentos (em papel ou electrnicos) que contm informao resultante de uma operao descrita no Sistema de Gesto da Qualidade. Servem de evidncia da qualidade da operao efetuada. So elementos fundamentais da auditoria ao processo. Por isso, tm nome, acesso, tempo de reteno e arquivo definidos. Os modelos utilizados (preenchidos) so, normalmente, Registos. Registos tambm podem ser e-mails, relatrios, ou quaisquer outros elementos documentais desde que regulamentados nos Procedimentos. 14. Quais so as vantagens, para a Empresa e para o Colaborador, da implementao do SGQ? Vantagens para empresa e colaborador: Descreve claramente os processos de trabalho Clarifica o meu processo Responsabiliza as actividades Define as minhas responsabilidades Facilita a auditoria aos processos Demonstro o resultado da minha operao Assegura a consistncia da informao interna Actuo com base em informao consistente e esperada Clarifica as relaes internas fornecedor/ /cliente Sei quem me fornece informao e quem depende do meu trabalho Promove o envolvimento e a motivao dos empregados Actuo sistematicamente na melhoria do meu trabalho Aumenta a confiana do Cliente na Organizao, d visibilidade, proporciona aces de promoo, favorece o negcio Orgulho, estabilidade de emprego