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ARQUIVOS DE MUSEUS:

CARACTERSTICAS E FUNES

Maria Celina Soares de Mello e Silva1


Museu de Astronomia e Cincias Afins/MAST/MCTI

RESUMO:
O artigo aborda as definies de
arquivo e museu e a partir de seus
objetivos, explora as caractersticas
dos arquivos de museu apontadas
pela literatura e traa as duas funes bsicas do arquivo de museu,
que so a de recolher e colecionar
documentos.

ABSTRACT:
The article discusses the definitions of archival and Museum and
from your goals, explores the characteristics of the proposed literature Museum archives and traces
the two basic functions of the Museum, which are to collect and collect documents.

PALAVRAS-CHAVE:
Arquivo de Museu. Coleo. Funo do Arquivo. Arquivo Institucional. Caractersticas do Arquivo.

KEY-WORDS:
Museum Archives. Collection. Archives Function. Institutional Archives. Archives Features.

1 Arquivista do Museu de Astronomia e Cincias Afins/MAST/MCTI.

Arquivos de museus: caractersticas e funes

Introduo

MUSEOLOGIA & INTERDISCIPLINARIDADE Vol.1I, n4, maio/junho de 2013

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As instituies arquivo e museu so antigas e hoje tm suas atribuies


e caractersticas bem definidas e debatidas. Tanto os arquivos como os museus
preservam acervos que so vistos como objetos de memria, processam informaes e tornam disponveis sociedade. Mas tambm possuem os mesmos problemas, como pessoal qualificado e espao fsico, alm de, como outras
instituies culturais, estarem entre os primeiros a enfrentar as demisses e
fechamento durante os perodos de escassez de recursos (WYTHE, 2004, p. 3).
Porm, quando se trata de um museu que possui um arquivo em sua estrutura, ou ao contrrio, um arquivo que possui um museu, os arquivos passam a
adquirir caractersticas, situao ainda pouco exploradas na bibliografia brasileira. O objetivo deste artigo explorar o tema dos arquivos enquanto um servio
prestado por um museu, e as funes e caractersticas que este deve assumir
por estar inserido no universo dos museus.
De incio preciso entender a definio de arquivo. O arquivo tanto pode
ser uma instituio como um todo, como, por exemplo, um arquivo municipal
ou estadual; como tambm pode ser um setor em uma empresa ou instituio.
Independente de seu status institucional, os objetivos de sua criao so os
mesmos.Arquivo, segundo a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre
a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, :
o conjunto de documentos recebidos e acumulados por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia de exerccio de atividades especificas, bem como por uma pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos (BRASIL, 1991).

Com este entendimento, a legislao brasileira chancela que os documentos oriundos da prtica institucional ou de uma empresa, desde que produzidos
no mbito do exerccio de suas funes e atividades, so considerados arquivo,
qualquer que seja a instituio.
J a definio de museu elaborada pelo Estatuto dos Museus, por meio da
Lei 11.904, diz que:
Consideram-se museus, para os efeitos desta Lei, as instituies sem
fins lucrativos que conservam, investigam, comunicam, interpretam e
expem, para fins de preservao, estudo, pesquisa, educao, contemplao e turismo, conjuntos e colees de valor histrico, artstico, cientfico, tcnico ou de qualquer outra natureza cultural, abertas ao pblico,
a servio da sociedade e de seu desenvolvimento (BRASIL, 2009).

A definio apresentada pela lei mais sucinta e objetiva. A definio


elaborada pelo Instituto Brasileiro de Museus IBRAM especifica com mais
detalhes, explicando as caractersticas dos museus2:
O museu uma instituio com personalidade jurdica prpria ou vinculada a outra instituio com personalidade jurdica, aberta ao pblico,
a servio da sociedade e de seu desenvolvimento e que apresenta as
seguintes caractersticas:
I o trabalho permanente com o patrimnio cultural, em suas diversas
manifestaes;
2 A definio de museu apresentada pelo IBRAM est disponvel em: <http://www.museus.gov.br/museu/>.
Acesso em: 06 mar. 2013.

Maria Celina Soares de Mello e Silva

II a presena de acervos e exposies colocados a servio da sociedade com o objetivo de propiciar a ampliao do campo de possibilidades de construo identitria, a percepo crtica da realidade, a
produo de conhecimentos e oportunidades de lazer;
III a utilizao do patrimnio cultural como recurso educacional, turstico e de incluso social;
IV a vocao para a comunicao, a exposio, a documentao, a
investigao, a interpretao e a preservao de bens culturais em suas
diversas manifestaes;
V a democratizao do acesso, uso e produo de bens culturais para
a promoo da dignidade da pessoa humana;
VI a constituio de espaos democrticos e diversificados de relao e mediao cultural, sejam eles fsicos ou virtuais.
Sendo assim, so considerados museus, independentemente de sua denominao, as instituies ou processos museolgicos que apresentem
as caractersticas acima indicadas e cumpram as funes museolgicas.

O Conselho Internacional de Museus, em seu Cdigo de tica, ressalta


que a misso de um museu adquirir, valorizar e preservar suas colees com
a finalidade de salvaguarda do patrimnio natural, cultural e cientfico (INTERNATIONAL..., 2006).
Pode-se observar que tanto a definio de arquivo como a de museu
contempla a autonomia enquanto instituio, ou admitem que possam ser vinculadas a outra entidade. E justamente este ltimo caso que os arquivos ou
os museus se adaptam e acabam por assimilar as caractersticas um do outro.
Segundo Camargo,
Uma das caractersticas importantes do arquivo e que preciso levar
sempre em considerao, a de ser o resultado natural e necessrio
do funcionamento da entidade que lhe deu origem. No se trata, pois,
de uma coleo de documentos feita a partir de critrios seletivos e
finalidades variveis, como ocorre em bibliotecas e museus de perfil
institucional especializado (CAMARGO, 2010, p. 22).

O arquivo o reflexo das atividades e da funcionalidade de uma instituio, pois criado justamente para preservar os documentos que registram as
atividades, servindo de testemunho e de prova das mesmas. Os documentos
no so colecionados, eles so produto da instituio e so utilizados, em um
primeiro momento, pela prpria instituio, que necessita dos registros de sua
trajetria por vrios motivos, inclusive para a tomada de decises, no mbito
administrativo. Em um segundo momento, os documentos passam a assumir um
outro valor, diferente daquele que gerou sua produo, como, por exemplo, o
valor histrico. nesta fase que frequentemente pode ocorrer distores de
procedimentos. O desmembramento de documentos de seu contexto original
por serem considerados importantes para receber destaque fora do arquivo
mais comum do que se possa imaginar.
Camargo enfatiza a descaracterizao dos documentos de arquivo e o
prprio desmembramento do arquivo institucional, retirando alguns documentos do arquivo para compor centros de memria ou de documentao
Independentemente do uso que se faa deles no futuro, os documentos de arquivo continuaro a refletir as atividades de que se originaram

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Arquivos de museus: caractersticas e funes

da o imperativo de trat-los de modo a garantir estabilidade a essa


relao de correspondncia (CAMARGO, 2010, p. 24).

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A manuteno da integridade do arquivo importante, independente de


ser uma instituio ou um setor de um museu. Os documentos devem ser preservados junto ao conjunto documental onde foi originado.
Como um organismo que reflete as atividades do museu ao qual pertence, o arquivo acaba por absorver algumas caractersticas do museu, conforme
veremos a seguir.
Caractersticas dos arquivos de museus
As caractersticas dos arquivos de museus foram estudadas pelo Conselho Internacional de Arquivos, por meio da Seo de Arquivos de Museus.
Os participantes dessa Seo produziram um livro com as diretrizes para a
implantao de arquivos de museus (WYTHE, 2004), que enfatizam os pontos
a serem observados:
1. Definio e escopo
2. Misso
3. Status do arquivo
4. Profissional arquivista
5. Documentao do museu e arquivos pessoais
6. Poltica de aquisio para coleta de materiais
7. Critrios de reteno dos documentos do museu
8. Arquivo corrente
9. Localizao e condies
10. Arranjo, descrio e preservao.
11. Acesso
Para cada uma dessas diretrizes so fornecidas explicaes sobre sua importncia e significado. Mas estas so pertinentes tambm para qualquer tipo
de arquivo, no apenas os de museus. Os autores enfatizam, porm, que o documento foi produzido para no arquivistas, apresentando as caractersticas
bsicas dos arquivos. O documento pretende orientar a equipe do museu na
implantao de um arquivo de museu.
Roberts considera que os arquivos de museus atuam como a memria do museu, assim como os arquivos de outras instituies (ROBERTS, [200-?]). Mas aponta
que muitos arquivos de museus contm pelo menos trs tipos de documentos:
1. Documentos que so parte de sua coleo, incluindo itens como mapas,
artefatos, fotografias e audiovisuais;
2. Material de arquivo pertencente a sua coleo, incluindo informao de
provenincia;
3. Museus tambm gerenciam seu prprio arquivo institucional.
O primeiro refere-se ao documento do arquivo propriamente dito, ao
seu acervo. O segundo refere-se aos documentos que registram as peas do
museu, que na museologia so os chamados registros do acervo. E o terceiro
item refere-se aos documentos produzidos pelo museu no decorrer de suas
atividades, ou seja, ao arquivo institucional.

Maria Celina Soares de Mello e Silva

Para alm dos documentos institucionais, a autora acrescenta que muitos


arquivos de museus contm itens que so colees em e de si. Tanto arquivos
pessoais quanto objetos pertencentes a personalidades ligadas ao museu podem ser encontrados nos arquivos.
Documentos de objetos, que registram a aquisio, catalogao, exposio, movimentao e conservao das colees dos museus so
considerados documentos tpicos de misso; sem esses documentos, o
museu no capaz de funcionar. Como tal, eles so facilmente avaliados e devem ser mantidos. Uma vez que so continuamente ativos, no
entanto, os documentos do objeto raramente so transferidos para os
arquivos. Neste caso, a avaliao dever ser feita em cooperao com
os membros da equipe que cuida desses documentos (WYTHE, 2004,
p. 32, traduo nossa).

Trata-se de uma produo documental da instituio, que possui um


uso corrente de longo prazo, permanecendo no setor onde foi produzido.
O material produzido pelas exposies representa um volume considervel
de documentos, que precisam ser avaliados. O museu deve decidir quais podero ser eliminados e quais sero encaminhados ao arquivo para a guarda
permanente (WYTHE, 2004, p. 32). O mesmo ocorre com a pesquisa, que
uma atividade central em muitos museus. preciso fazer a diferena entre
o que pertence ao membro individual da equipe e o que propriedade do
museu. Os dados da pesquisa tambm podem permanecer de uso corrente
por um longo prazo, pois os pesquisadores podem utiliz-los para diferentes pesquisas. Tambm podem ser compartilhados com pesquisadores de
outras instituies.
As atividades e programas promovidos pelo museu, tais como programas
educativos, eventos, visitas guiadas etc., tambm devem ter seus registros preservados no arquivo. So atividades com data marcada, com prazos de guarda
nas fases corrente e intermediria fceis de prever.
O sistema de gesto de documentos abrange todas estas atividades realizadas pelo museu. importante que o plano de classificao de documentos,
elaborado para o arquivo, contemple estas atividades e, ainda, que as equipes
sejam treinadas para o arquivamento corrente e a classificao dos documentos
ainda na fase corrente.
As caractersticas apontadas levam os arquivos de museus a desempenhar,
assim, uma dupla funo: recolher os documentos produzidos internamente
pelo museu, e colecionar documentos de interesse do museu.
Funes dos arquivos de museus
Baseado na literatura, o que se pode perceber que as caractersticas
apontadas para os arquivos de instituies museolgicas referem-se essencialmente a duas funes bsicas dos arquivos de museus: recolher e colecionar. A
funo de recolher refere-se funo de arquivo institucional do museu; e a funo de colecionar refere-se de preservar o acervo arquivstico adquirido pelo
museu, de acordo com a poltica de aquisio institucional. Cada uma dessas
funes possui caractersticas e procedimentos prprios, incluindo diferenas
no processamento tcnico das informaes. Podemos resumir as duas funes
como: recolher e colecionar.

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Arquivos de museus: caractersticas e funes

1) Funo de arquivo institucional (recolher)

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Os arquivos de museus exercem o papel de arquivo permanente (ou histrico) da instituio, recolhendo os documentos produzidos e acumulados
pelo museu no exerccio de suas atividades.Tambm deve ser da responsabilidade do arquivo a implementao e o gerenciamento de um programa de gesto
de documentos, que regule a produo documental do museu.
Em geral, as instituies museolgicas entendem o arquivo institucional
como responsvel pelos documentos produzidos pelas atividades administrativas ligadas s reas-meio, no contemplando a documentao produzida pelas
atividades das reas finalsticas, como as de exposio ou pesquisa, por exemplo. Como consequncia, documentos dessas atividades permanecem nos setores onde foram criados, ou mesmo podem ser descartados com o tempo. Por
exemplo, a documentao de uma exposio, como projeto, plantas, cartas e
convites, arte grfica, relatrio para os apoiadores, dentre outros, podem nunca
chegar ao arquivo institucional. Essa documentao, oriunda das exposies que
os museus promovem como atividades decorrentes da sua funo social, leva a
questionamentos sobre seu destino. Para Bevilacqua, que levanta a questo para
os arquivos de museus de arte, este:
[...] material que no documento de arquivo (pois no constitudo por registros documentais e processuais de atividades, mas pelo
produto final em si de uma atividade), mas pode aparecer no arquivo
(BEVILACQUA, 2010, p. 158).

O exemplo tambm comum em outras tipologias de museus: o material


das exposies nem sempre tem seu destino final determinado. Em alguns museus, os resqucios das exposies podem ir parar nos arquivos, mas, em outros
casos, permanecem nos setores que produziu o material e seu destino incerto:
esquecimento ou descarte.
Desta forma, a documentao sobre as exposies devero ser encaminhadas para o arquivo to logo deixe de ser vigente.
Bevilacqua tambm defende que o arquivo institucional de um museu tem
como funo manter atualizadas as informaes sobre as exposies realizadas
pelo museu (BEVILACQUA, 2010, p. 158). O material produzido pela atividade
de realizar exposies em um museu recolhido ao arquivo institucional. Nesse
sentido, o autor explica essa funo do arquivo institucional da Pinacoteca do
Estado de So Paulo:
[...] Aqui vemos algumas atividades de pesquisa que o setor desenvolve. A primeira delas foi a complementao da cronologia histrica
do museu, que virou uma atividade corriqueira. Hoje, uma das nossas
funes manter essa cronologia atualizada, juntamente com a lista
de exposies realizadas pela Pinacoteca do Estado. No Cedoc ocorreu exatamente o que a Deborah Wythe colocou. Tradicionalmente, o
primeiro trabalho de pesquisa se faz a partir do arquivo institucional
organizado o levantamento das exposies realizadas pelo museu
(BEVILACQUA, 2010, p. 158-159).

Um arquivo institucional organizado e atuante ser capaz de fornecer


informaes sobre o histrico da instituio e, como ressalta Bevilacqua, estranhamente, os museus so muitas vezes pouco preparados para dispor publica-

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mente de informaes capazes de gerar reflexo sobre sua prpria trajetria


(BEVILACQUA, 2010, p. 161).
O no encaminhamento de documentos para o arquivo institucional dispersa e dificulta a recuperao de informaes para o prprio museu, para a recuperao de sua histria, memria e feitos marcantes. Esta funo de fornecer informaes histricas sobre o museu uma tarefa que deveria caber ao seu arquivo.
Os documentos produzidos pela atividade de documentar as colees podem causar problemas terminolgicos. Em geral, na rea de arquivo, a documentao refere-se ao conjunto de documentos de um arquivo, ou seja, ao prprio
acervo. Na museologia, a documentao refere-se aos documentos produzidos
pela atividade de pesquisa, que identifica e contextualiza as peas e colees do
acervo de um museu. Nesse sentido, essa documentao permanece sob a guarda da equipe de tratamento museolgico por um prazo longo, seno indeterminado. Para a arquivologia, poderia se dizer que esses sero utilizados por um
longo prazo no arquivo corrente, j que so de uso contnuo pela equipe que o
produziu.Assim, os prazos de guarda da documentao sobre a coleo devero
ser avaliados pelo arquivo e definidos em conjunto com os muselogos.
O arquivo de museu deve realizar um levantamento da produo documental de todas as atividades da instituio, rea meio e fim, e estabelecer os
prazos de guarda nos setores, bem como os prazos de encaminhamento para
o arquivo institucional ou eliminao. preciso que os museus entendam o
programa de gesto, caractersticas dos programas de arquivo, em suas fases
correntes quando os documentos ainda esto sendo utilizados pelos setores
que os produziram na intermediria, quando os documentos no so mais
de uso corrente, mas podem ser auditados ou consultados sem frequncia; e a
permanente quando ento os documentos so recolhidos ao arquivo institucional para guarda e uso.
2) Funo de aquisio de acervos arquivsticos (colecionar)
Os arquivos de museus tm a misso de atuar no planejamento da poltica de aquisio de documentos arquivsticos por parte da instituio, em
conformidade com a de acervos museolgicos. Os museus, em geral, praticam
uma constante busca de novos itens que complementem sua coleo, seja por
compra, doao, permuta ou comodato. Os itens adquiridos para integrar o
acervo do museu podem possuir caractersticas de documentos bibliogrfico,
museolgico ou arquivstico.
Esses documentos podem apresentar os mais variados gneros (textual,
iconogrfico, cartogrfico etc.) e suportes (papel, madeira, metal, magntico, eletrnico etc.). Os documentos arquivsticos adquiridos devem ficar sob a guarda
do arquivo. Esta recomendao refere-se tanto para a aquisio integral de um
fundo, como para documentos avulsos, separados de seu contexto de produo. Mesmo considerado como pea nica, isolada, o item documental deve ser
tratado arquivisticamente.
Sem a inteno de entrar na discusso terminolgica entre prova documental, artefato e objeto, cuja distino difcil de determinar, arquivos institucionais com frequncia contm placas comemorativas, btons, galhardetes,
selos ornamentais, trofus, bustos e outros objetos tridimensionais produzidos,
recebidos ou adquiridos pela instituio (WYTHE, 2004, p. 3).
A aquisio de documentos arquivsticos pelo museu deve ser regulada
por uma poltica de aquisio, tal como para o acervo museolgico. A poltica

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deve contemplar os objetivos e a misso do museu, e prever os temas, os tipos


de acervo e diversos critrios de seleo, a serem estabelecidos pela instituio.
Alm disso, e igualmente importante, a definio das responsabilidades sobre
o acervo. Se o museu possui um arquivo, o acervo arquivstico adquirido deve
ficar sob sua guarda, bem como o acervo bibliogrfico deve ficar sob a guarda
da biblioteca. Se no fisicamente, pelo menos por meio do controle intelectual.
Em geral, o acervo arquivstico adquirido pelo museu trata-se de arquivos
oriundos de pessoas e entidades privadas, na forma de arquivos e colees
pessoais, cujo contedo compatvel ao interesse dos objetivos da instituio,
tanto pela temtica, quanto pela relevncia da atividade do produtor do arquivo.
A complementao de temas e de colees museolgicas um forte argumento
nas polticas de aquisio de acervos.
A atividade de pesquisa para coleta de informaes fundamental at
para a prpria atividade de organizao do arquivo. Para Bevilacqua,
fundamental deixar claro que nenhuma atividade de coleta de informaes e documentos no arquivsticos necessariamente inadequada no mbito das funes do arquivo, mas sim que ela deve ser bem
delimitada e estar organizada de acordo com as demais prioridades
existentes no setor (BEVILACQUA, 2010, p. 157).

A poltica de aquisio deve regular a entrada de documentos arquivsticos ou colees de documentos, prevendo a rea de interesse, a identificao da
provenincia, as datas ou perodo pertinente, alm da responsabilidade interna
pela guarda e preservao fsica dos mesmos. A poltica um instrumento fundamental para a profissionalizao das atividades, determinando os procedimentos, delimitando aes e traando limites. A poltica de aquisio d respaldo e
transparncia ao processo decisrio.
No caso de museus que adquirem arquivos pessoais, estes podem vir
acompanhados de artefatos e objetos em geral. A aquisio desse material
pertinente e deve estar contemplada na poltica de aquisio. Normalmente, arquivistas no recebem objetos em arquivos e a questo controversa na literatura. Alguns arquivistas consideram que os objetos podem ter sido produzidos
ou adquiridos no mbito do desenvolvimento de uma atividade, institucional ou
pessoal, e que, portanto, podem ser considerados documentos de arquivo. O
importante que, antes da aquisio, o objeto ou artefato deve ser avaliado pela
equipe responsvel pelo acervo museolgico e seguir os mesmos critrios de
anlise utilizados para o acervo museolgico, tais como procedncia, tipologia e
estado de conservao, dentre outros (SILVA, 2012).
A interao entre o trabalho da equipe de museologia e da equipe do
arquivo fundamental para a contextualizao do acervo. Mesmo que objetos
sejam adquiridos pelo arquivo, seu processamento e preservao devem ser
da responsabilidade da equipe de museologia, capacitada para lidar com este
material. Ressalta-se, porm, que a provenincia nunca seja perdida, e esteja registrada nos instrumentos de pesquisa.Tal situao ser possvel pela integrao
entre os trabalhos das equipes e pelo amadurecimento institucional sobre os
aspectos que envolvem a preservao de acervos.
O papel do arquivista do museu
O arquivista que exerce suas atividades em museus tem como funes,
alm das tradicionais de avaliar os documentos institucionais de valor perma-

Maria Celina Soares de Mello e Silva

nente e fornecer diretrizes para o recolhimento de documentos, as de servir como uma fonte de informao sobre a histria do museu. Assim, segundo
Morris (2003), o arquivista acaba por exercer funes de historiador, curador
de colees especiais e gestor de documentos. Para o autor, as funes dos arquivistas de museus seguem sendo: avaliar, arranjar, descrever e tornar acessveis
documentos de valor permanente. Para tal, precisa proteger e acondicionar documentos institucionais, organiz-los de acordo com as normativas arquivsticas,
criar instrumentos para o acesso, fornecer servios de referncia equipe e ao
pblico, bem como conduzir trabalhos de histria oral. O arquivista de museu
busca, ainda, identificar todos os documentos do museu e determinar quais so
correntes e quais iro para o arquivo, e preserv-los para o uso futuro.
O arquivista do museu no deve atuar sozinho, sem o apoio de outros
profissionais. Flecker (1990) lamentou que muitos arquivistas e muselogos
trabalhem na mesma instituio quase que isolados um do outro, tendo sua
prpria literatura profissional, suporte institucional e metodologia, mesmo que
para tocar funes similares. Um dos resultados deste longo tempo de no
relacionamento tem sido que at relativamente recente profissionais de
museus, embora colecionadores vidos por natureza e necessidade, geralmente
no reconhecem a importncia de documentar suas prprias atividades, coletando, mantendo e tornando acessveis os documentos de suas instituies
(MORRIS, 2003, p. 3).
Uma responsabilidade bsica para os arquivistas e muselogos o desenvolvimento e implementao de normas para as prticas profissionais de ambos,
onde so definidos limites, competncias e responsabilidades mtuas. A interao de ambos permitir que um aprenda com o outro (FLECKER, 1990, p. 69).
Arquivo versus Coleo
Uma questo importante de se abordar a diferena entre arquivo e coleo, ou entre fundo e coleo. Museus adquirem seus acervos que comumente
so chamados de colees. E isto tem sido aplicado inclusive para os acervos
arquivsticos. A identificao de um acervo como arquivo ou coleo muitas
vezes equivocada.
O ICOM, em seu cdigo de Deontologia, alerta para a diferena entre
coleo e fundo, o que se torna realmente necessrio, j que muselogos no
costumam lidar com esta questo em seu ofcio:
Para constituir una verdadera coleccin es necesario que el agrupamiento de objetos forme un conjunto relativamente coherente y
significativo. Es importante no confundir coleccin con fondos. Estos
ltimos designan un acervo de documentos de todo tipo reunidos automticamente, creados y/o acumulados y utilizados por una persona
fsica o por una familia en el ejercicio de sus actividades o de sus funciones (Oficina Canadiense de Archivistas, 1992). En el caso de los fondos, contrariamente a una coleccin, no hay seleccin y pocas veces la
intencin de constituir un conjunto coherente.Ya sea material o inmaterial, la coleccin figura en el corazn de las actividades del museo. La
misin de un museo es adquirir, valorizar y preservar sus colecciones
con el fin de contribuir a la salvaguarda del patrimonio natural, cultural
y cientfico (INTERNATIONAL, 2006).

Tessitore tambm alerta para esta questo, quando trata de sua experincia na organizao do arquivo permanente do Museu Paulista. A autora per-

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cebeu que os dois equvocos no que diz respeito a arquivos de museus so: a
confuso da coleo como parte do arquivo e o tratamento do prprio arquivo
como coleo do museu como sendo seu arquivo (TESSITORE apud BEVILACQUA, 2010, p. 161).
Para dirimir tais enganos, precisamos entender o conceito de coleo e
fundo. Na verso espanhola dos Conceitos chave da Museologia, produzido
pelo ICOM, coleo est explicada como:
De manera general, una coleccin se puede definir como un conjunto
de objetos materiales e inmateriales (obras, artefactos, mentefactos,
especimenes, documentos, archivos, testimonios, etc.) que un individuo
o un establecimiento, estatal o privado, se han ocupado de reunir, clasificar, seleccionar y conservar en un contexto de seguridad para comunicarlo, por lo general, a un pblico ms o menos amplio (DESVALLES;
MAIRESSE, 2010).

O glossrio do ICOM explica que para constituir uma verdadeira coleo,


necessrio que o conjunto de objetos seja relativamente coerente e significativo, e tambm ressalta que importante no confundir coleo com fundo:
Estos ltimos, designan un acervo de documentos de todo tipo reunidos automticamente, creados y/o acumulados y utilizados por una
persona fsica o por una familia en el ejercicio de sus actividades o de
sus funciones (Oficina Canadiense de Archivistas, 1992). En el caso de
los fondos, contrariamente a una coleccin, no hay seleccin y pocas
veces la intencin de constituir un conjunto coherente (DESVALLES;
MAIRESSE, 2010).

O ICOM entende que a diferena precisa ser esclarecida, pois as atividades dos arquivos e dos museus se complementam, e preciso que cada um atue
de acordo com seus princpios e normativas, sob pena de no executarem um
trabalho eficiente de recuperao da informao.
Para o Dicionrio Terminologia Arquivstica, coleo a reunio artificial
de documentos que, no mantendo relao orgnica entre si, apresentam alguma caracterstica em comum (CAMARGO; BELLOTTO, 1996). O termo artificial empregado pelo Dicionrio faz o contraponto com o termo orgnico,
caracterstica tpica dos documentos de arquivos.
Para a Sociedade dos Arquivistas Americanos (Society of American Archivists - SAA), coleo um grupo de material com alguma caracterstica que
os une; mas tambm pode ser o acervo de um depsito3, j que em lngua
inglesa comum o uso do termo collections ou holdings, para o conjunto
de documentos de um arquivo.
Para os arquivos, um fundo significa um conjunto de documentos de uma
mesma provenincia, que mantm relao orgnica entre si, j que um documento mais bem compreendido dentro de seu contexto. O desmembramento
de documentos de seu contexto original tambm pode ser um problema para a
descrio e contextualizao.
Os museus trabalham com colees. O que vimos at agora que os
documentos de arquivo no so colecionados, eles so produzidos pela
instituio e existe legislao respaldando as atividades. Mas os museus
colecionam documentos que, muitas vezes, foram retirados de seu con3 O glossrio da SAA, na verso em ingls, est disponvel em Collection ([2006?]).

Maria Celina Soares de Mello e Silva

texto por diversas razes, e foram vendidos ou doados a museus, arquivos e bibliotecas. Assim, eles acabam sendo considerados como peas
isoladas, recebendo tratamento individualizado (SILVA, 2008, p. 65-66).

Os arquivistas de museus devem estar atentos para os documentos adquiridos, examinando seu contexto de produo para identificar se fruto de um
fundo ou de uma coleo.
Consideraes finais
Os museus so instituies vivas onde muitas atividades so planejadas e
executadas anualmente. Tambm esto constantemente produzindo novos programas e atividades. Por consequncias, os arquivos de museus devem acompanhar essa dinmica no seu planejamento.
O programa de gesto de documentos deve ter flexibilidade para abranger novas atividades e programas, de tal forma que no fique nem engessado,
nem ultrapassado. As atividades tpicas de museus, como exposies e atividades educacionais devero estar contempladas no programa de gesto de documentos do museu, de tal forma que os registros sejam recolhidos ao arquivo. A
deciso sobre quais documentos devero ser encaminhados ao arquivo e quais
podero ser eliminados dever ser conjunta com a equipe de muselogos, aps
a definio de critrios para a avaliao.
Os arquivistas e muselogos devem trabalhar em parceria para o planejamento das atividades e a definio dos limites de atuao de cada um. Alm disso, tambm devem definir e criar procedimentos para o tratamento tcnico dos
acervos, bem como os espaos de guarda e as responsabilidades. Esta parceria
proporcionar um melhor desempenho no processamento e na preservao do
acervo sob a guarda do museu.
A reflexo que se pretendeu desenvolver fruto de uma realidade cada
vez mais emergente nos museus brasileiros, da criao de arquivos nas instituies museolgicas, visando ao tratamento dos registros documentais sob
a guarda do museu. H o reconhecimento crescente de que os documentos
com caractersticas arquivsticas devem ser tratados como tal, aproveitando-se
da experincia de ambos os profissionais, arquivistas e muselogos, para que a
informao possa ser tratada e recuperada de forma mais rpida e eficiente. E a
parceria entre o conhecimento do arquivista com o do muselogo parece ser o
caminho mais efetivo para a eficincia.
Referncias
BEVILACQUA, Gabriel Moore. Arquivos em museus: apontamentos a partir da
experincia do Centro de Documentao e Memria da Pinacoteca do Estado
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