QUE ES LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA?

Es una herramienta de Word que permite enviar la misma carta a varios destinatarios
con sus respectivos datos personales.
CUALES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA EFECTUAR LA COMBINACION?
1. Escribir la carta modelo.
2. Identificar las variables, es decir nombres o frases que varian al momento de
combinar la correspondencia (nombre de destinatario, cargo, destino, etc)
3. Elaboracion de una base de datos, todas las variables se ingresan en una hoja de
Excel.
4. Establecer los campos de combinacin, en la barra de herramientas, vamos a
cartas y correspondencia y se selecciona combiar correspondencia. Se despliega
un men en el que seleccionamos los campos cartas, utilizar documento
actual y finalmente seleccionar destinatarios
5. Seleccionamos el archivo con la base de datos y procedemos a seleccionar los
campos que se van a ser combinados, para ellos damos clic en mas elementos
y finalmente clic en insertar.
6. Finalmente se seleccina vista precia de las cartas que se encuentra en la parte
inferior del men y complete la combinacin. Una vez realizado esto se
despliega un men con dos opciones la de imprimir las cartas o editar cartas
individuales, la segunda opcin permite visualizar de manera individual cada una
de las cartas.
COMENTE LA UTILIDAD QUE TIENE EL USO DE LA COMBIACION DE
CORRESPONDENCIA.
Es una herramienta til que permite emitir un mismo documento a varios usuarios,
adems permite crear una base de datos con informacin de nuestros clientes en caso
de que se tratara de una compaa o alguna institucin.
Esta herramienta es utilizada en tiendas departamentales donde se enva a varios
clientes informacin de productos o promociones.Es utilizada en los bancos con el
mismo propsito.
https://www.youtube.com/watch?v=A24ybaYfyAg

Combinacin de correspondencia
La combinacin de Correspondencia es un proceso a travs del cual los datos de una lista de direcciones
son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando as una carta personalizada para
cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

Como Funciona
El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos
generales:

1.

Configurar el documento principal. El documento principal contiene el

texto y los grficos que son iguales para cada versin del documento
combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.

2.

Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un

archivo que contiene la informacin que se debe combinar en un documento.
Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.

3.

Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word

genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su
archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que
esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar
copias slo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir
qu elementos (registros) incluir.

4.

Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de

correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinacin de
correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el
archivo de datos.

5.

Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y

finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes
de imprimir todo el conjunto.
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar
otras opciones como Access o Outlook

Importante
En el documento principal adems se debe incluir los grficos o logotipos que
acompaan al documento como tambin se le deben aplicar todos los formatos
tanto de pgina como de texto.
Por ejemplo, si desea enviar una invitacin a diez personas, al momento de
combinar el documento tendr como resultado diez cartas y tendr que aplicarles
formato a todas ellas, mientras que si aplica los formatos al documento todas las
cartas combinadas tendrn ese formato. Con este proceso previo usted ahorra
tiempo y obtendr mejores resultados.

Pasos para combinar correspondencia

El ejemplo consiste en el envi de una carta, ofreciendo los servicios de una

empresa de redaccin de documentos. lo que haremos es que podamos
personalizar la carta con los datos de los destinatario.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin.
tal como lo muestra la siguiente imagen

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel,
ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.
Vamos a:

1: Combinacin de Correspondencia
2: Iniciar combinacin de correspondencia
Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
Utilizar el documento actual y siguiente
En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista
existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta
en el cuadrado azul). ac es donde buscamos nuestro archivo
excel.

Despus al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldr una

ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino,

seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde
puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el
filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a
todos.

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos

escrita, procedemos a la asignacin de los campos, como campos
entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o
Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto

presionamos en Ms Elementos, arrogando una ventana que
muestra los campos para asignar, lo cuales puedes poner en el
documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.
no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el
documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber
dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente

forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de
esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de

Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes
ver como cambia con los controles

Y eso es todo, fcil, no es complicado, es solo de saber de que trata

la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para
enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y
Combinar puedes escoger entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la
carta y los datos correspondiente al nmero de registro que tengas
en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicacin, ahora, si tienes
instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la direccin del
destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir uno por uno los
email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad
de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante
debido a que an no necesito usar el cliente de email por lo cul no
lo he puesto en practica. as que los invito a que prueben y si
pueden dar los paso para aquello, se los agradecera.

En la venta que nos aparece damos clic en todos y decimos aceptar:

Y debemos el ver el archivo con todas las cartas, lo guardamos en el nombre Taller Combinar
correspondencia:

La utilidad que tiene el uso de la combinacin de la correspondencia

Es muy til ya que se puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando
desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe
enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de direccin. Cada carta o
etiqueta contiene el mismo tipo de informacin, aunque su contenido es nico.
Por ejemplo, en las cartas que enve a sus clientes, cada carta se puede
personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin
nica de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen
de datos.