MARCO CONCEPTUAL

1.1. CONTEXTO DE APLICACIN

La Auditora Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administracin y forma parte
primordial como medio de control y cambio.
La Auditora Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan
lejos est de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios
pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo.
Ms adelante se vern los antecedentes histricos ms relevantes de la evolucin de la auditora
administrativa. Los antecedentes se presentarn de manera representativa.
ANTECEDENTES HISTORICOS
Existe la evidencia de que alguna especie de auditora se practicaba en tiempos remotos. Los
gobernantes tenan 2 escribanos independientes que registraban sus cuentas, para evitar el
desfalco.
A medida que se desarrollo el comercio surgi la necesidad de los revisores independientes a fin
de asegurarse de la adecuacin y fiabilidad de los registros de las operaciones de negocios.
Como profesin, la auditora fue reconocida por primera vez bajo la Ley Britnica de Sociedades
Annimas en 1862. Entre 1862 y 1905 floreci y creci en Inglaterra. Se introdujo en EE.UU. hacia
1990. En
En Inglaterra se sigui haciendo hincapi en la deteccin del fraude, pero, en EE.UU. empez a
dar un giro este enfoque. Se desarroll paralelamente la auditora interna y pblica buscando un
buen sistema de control interno para un buen desarrollo y cumplimiento de los procesos,
independientemente del departamento de contabilidad.
Actualmente, los departamentos de auditora interna revisan todas las fases de una organizacin,
incluyendo las operaciones financieras
1. 2. EVOLUCION DE LA TEORIA SOBRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ETAPA
Admon Sistmica

AO
1880

1832

AUTOR
Investigadores
ingleses:
James Watt y Mathew
Bolton
Charles Babbage

1867

Daniel McCallum

APORTE
Propuesta para estandarizar y medir
procedimientos de operacin utilizando la
auditora como mecanismos de evaluacin.
Estos tres autores continan el mismo
pensamiento propuesto por Watt y Bolton.
Realizan contribuciones a la eficiencia
operativa, al uso del organigrama y el estudio
de la administracion
Aplican el concepto de Administracin
Sistmica

1886

Escuela
Proceso 1916
Administrativo
1933
Nacimiento
del 1935
concepto y bases
de
la Auditora
Administrativa
1945
1948
1948

Evolucin
1952
Pensamiento
AdministrativoAplicacin Mtodo
Cualitativo
1953

Autoauditora

1955

Henry Metcalfe

Centrada en el diseo de procedimientos,

diseo de procesos, para lograr la
coordinacin operativa, adecuado manejo de
personal e inventarios
Nacimiento de la Escuela del Proceso
Administrativo.
Relieve del estudio de las funciones de una
empresa.
Lyndall Urwick
Obra: Administracin del maana
Destaca la importancia de los controles para
estimular la productividad de las empresas.
James McKinsey
Sienta las bases de la
Auditora
Administrativa.
La describe como la evalucin de la empresa
en todos sus aspectos a la luz de su ambiente
presente y futuro posible.
Instituto de Auditores Organiza un simposio. Tema: El alcance de la
Internos
de auditora interna de operaciones tcnicas.
Norteamrica
Arthur Kent-Standard Publicacin de un artculo en el que menciona
Oil Company
que la revisin de una empresa puede
realizarse analizando su funciones.
Billy Goetz
Libro: Administracin, Planeacin y Control.
Aporta que la auditora es la herramienta ms
poderosa de las tnicas para detectar
problemas y corregir errores de la
organizacin
William Spriegel y Libro: Principio de la Organizacin de una
Ernest Coulter
Empresa.
Desarrolla un mtodo que aplica preguntas
para captar informacin sobre la empresa.
George Terry
Libro: Principios de Admnistracin
Menciona la necesidad de evaluar la
organizacin a travs de la auditora
administrativa, la cual define as:
La confrontacin peridica de la
planeacin, organizacin, ejecucin y
control administrativos de una compaa,
con lo que podra llamarse el prototipo de
una operacin exitosa.
Propone cuatro procedimientos:
Apreciacin de conjunto, Apreciacin
informal, Apreciacin por comparacin
(benchmarcking actual), Enfoque ideal.
Harold Koontz y Ciryll Libro: Principios de administracin: un anlisis
O Donell
de las funciones gerenciales.
Proponen la autoauditora: tcnica de control
de desempeo diseada para evaluar la
posicin de la empresa, dnde se encuentra,
hacia dnde va con los programas actuales,
cules deben ser los objetivos y se necesitan
planes revisados para alcanzar los objetivos.

1955

Grandes
1959
contribuciones
al
Pensamiento de la
Auditora
Administrativa

1959

1962

Desarrollos
1965
especficos:
Trabajo en equipo,
mtodos
de
auditora
con 1965
medicin
cuantitativa
y
cualitativa,
1968
manuales
especializados.
1971
1978

A.G. Lark

Libro:
Autoauditora
para
pequeas
compaas.
Propone la autoauditora propuesta por
Koontz y O Donell para las pequeas
compaas como elemento valioso en los
procesos de decisin.
Victor Lazzaro
Libro: Sistemas y Procedimientos: una gua
para los negocios y la industria.
Primera contribucin Recoge los planteamientos de William P.
relevante
a
la Leonard quien es el padre del nombre de
evolucin
de
la Auditora Administrativa, desarrollando los
auditora
elementos bsicos para la comprensin y
admnistrativa
aplicacin de esta tcnica.

Instituto
Norteamericano
Administracin

Obra: Manual de la excelencia en

de administracin.
Propone un mtodo para auditar entidades
con y sin fines de lucro, tomando como punto
Segunda contribucin de partida la estructura organizacional,
relevante
en
la crecimiento, polticas financieras, eficiencia
evolucin
de
la operativa y evaluacin administrativa.
auditora
administrativa
William P. Leonard
Obra: La Auditora Administrativa: evaluacin
de los mtodos y eficiencia administrativos.
Marca un hito: se
definen los conceptos
fundamentales
y
programas para la
ejecucin
de
la
auditora
administrativa
David Anderson y Leo Obra: Contralora Prctica.
Schmidt
Ilustran la conformacin idnea de una unidad
de auditora, especficamente en cuanto a sus
funciones, personal y estructura.
Edward F. Norbeck
Obra: Auditora Administrativa
Precisa las diferencias entre la auditora
administrativa y la auditora operativa.
C.A. Clark
Obra: Auditora social para la gerencia
Se mira la auditora como un elemento
importante para la evaluacin de la funcin y
responsabilidad social.
Agustn Reyes Ponce Obra: Administracin de Personal
Ofrece a una visin general de la auditora
administrativa.
P. K. Muntz y H. Obra: Filosofa de la auditora
Sharaf
Realizan una apreciacin sobre el contenido y
propsito de la auditora con un enfoque
cualitativo.

1983

Spencer Hayden

1984

Robert J. Thierauf

1994

Jack Fleitman S.

Actuali
dad

Compaas
multinacional
bufetes

Obra: Tcnicas para el trabajo organizacional.

Analiza los procedimientos de trabajo de una
empresa y propone la forma de evaluarlos.
Obra:
Auditora
Administrativa
con
cuestionarios de trabajo.
Introduce a la auditora administrativa la forma
de aplicarla con base en cuestionarios para
evaluar las reas funcionales, el ambiente de
trabajo y los sistemas de informacin.
Obra : Evaluacin Integral
Incorpora conceptos fundamentales de
evalucin con un enfoque profundo: fases,
metodologa, forma de disear y emplear
papeles de trbajo, el uso de casos prcticos
para ilustracin de aplicaciones especficas.
Manuales privados de aplicacin de
y programas de auditora administrativa.

1.4. DEFINICION
La auditora administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de
precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Para su ejercicio requiere el siguiente contexto:
La auditora administrativa no se produce en el
vaco
Forma parte de una estrategia, de un proceso de
cambio

Utiliza el anlisis sistmico

anlisis

efecta

La precisin de su accin depende de:

Con los elementos

relaciones:

de

Se ejerce en el mbito de las

organizaciones. No existe por s misma: est
ligada al desarrollo institucional.
Decisiones de alto nivel
Consenso de voluntades para lograr un
proceso de transformacin y crecimiento
efectivo de la organizacin.
La autocrtica como elemento necesario.
Empleo del mtodo para evaluar los
elementos y sus relaciones en la
organizacin.
Requiere una infraestructura que permita el
flujo de informacin suficiente, veraz,
oportuna para contar con elementos de
decisin y calidad idneos.
Historia, presente y futuro.
Conceptos y hechos
Objetivos e intenciones
Visin y posibilidades
Escenarios y reas de influencia
Todo
ello
deriva
en:
inferencias,
apreciaciones y acciones probatorias
Una metodologa estructurada
Instrumentos de medicin validados
Normas de calidad aceptadas
Conformacin de un equipo de trabajo serio

Los resultados son:

Beneficios de la Auditora Administrativa

y responsable.
Proveer a la organizacin de juicios y
criterios
Acceder a una organizacin con mejor nivel
de desempeo.
Es
una
herramienta
til
para
la
administracin porque evala la realidad.
Obliga a investigar la esencia de la
organizacin para entenderla e interpretarla:
dnde est, cmo lleg all, de dnde parti,
a dnde quiere llegar.

1.5. OBJETIVOS
1.5.1. Objetivos Generales
1. Impulsar el crecimiento de las organizaciones
2. Revelar qu acciones se requieren para subsanar deficiencias
3. Mediante un proceso de anlisis causa-efecto efectuar propuestas sobre cmo lograr
mayor correspondencia entre la estructura ideal y la real
1.5.2. Objetivos Especficos
Buscar el logro de los resultados en las reas especficas de la organizacin:

De Control
De Productividad
De organizacin
De Servicio
De Calidad
De Cambio
De Aprendizaje
De Toma de Decisiones
De Control

Destinados a determinar la correspondencia entre los estndares establecidos y el comportamiento

organizacional.

De productividad

Busca la optimizacin de los recursos

De organizacin

Busca el logro del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y responsabilidad, dentro de un

ambiente de trabajo en equipo. Evale la eficiencia de la estructura organizacional mediante la
evaluacin de la estructura jerrquica, funciones y procesos.

De calidad

Busca elevar los niveles de actuacin de la organizacin para generar bienes y servicios altamente
competitivos en calidad, innovacin y precio.

De cambio

Transformar a la organizacin en un ente permeable y receptivo al cambio.

De aprendizaje

La auditora administrativa cree un clima organizacional de aprovechamiento de las experiencias

para capitalizarlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones

Traduce la puesta en marcha y resultados de la auditora en instrumento de soporte en el proceso

de gestin de la organizacin.
1.6. CAMPOS DE APLICACIN
La auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin productiva, sea
pblica, privada, con sin nimo de lucro, del sector social
Sector Pblico

Orden nacional
Orden departamental
Orden distrital
Centralizadas
Descentralizadas

Sector Privado

Se clasifican de acuerdo con tres parmetros:

Microempresa
Mediana Empresa
Gran Empresa

Tamao de la empresa

Sector de actividad: Industrial, Comercial, Servicios.

Naturaleza de sus operaciones

Tamao de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de las operaciones
Modalidades

Nacionales
Internacionales
Mixtas

Modalidades

Sector Social

Tipo

Funciones

Importacines importaciones
Franquicias
Alianzas estratgicas
Subsidiarias

Fundaciones, Asociaciones
Sociedades
Sociedades
Fondos
Empresas de Solidaridad
Programas
Proyectos
Comisiones
Colegios
Educacin, Cultura, Salud y Seguridad Social, Poltica obrera, Poltica
campesina, Poltica Popular, Empleo, Alimentacin, Derechos Humanos,
Apoyo a marginados y discapacitados.

1.7. CUANDO REALIZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y POR QUE?

La necesidad de realizar una auditora administrativa puede surgir tanto por causales internas
como externas a la organizacin.
Esta necesidad se vuelve ms perentoria mientras ms inestable y cambiante sea el entorno en
que est inmersa la organizacin, ya que necesita redefinirse con mayor frecuencia respecto a
aquel.
Causales externas

Cambios en el marco legislativo

Fluctuaciones del mercado

Causales internas

Problemas de recursos humanos

La liberalizacin o desregulacin
La privatizacin de las entidades pblicas
La supresin de barreras comerciales

Los ciclos econmicos

La innovacin tecnolgica

La planificacin de la sucesin
Las valoraciones de personal
La introduccin de cambios en los mtodos de
trabajo.
La bsqueda de nuevos talentos
La resolucin de problemas de comunicacin

Causales internas - externas

Causales internas

La compra, fusin joint venture

La reorganizacin de la empresa
La emisin de ofertas pblicas en
mercados financieros
Las reestructuraciones

Cambios en el marco legislativo

Liberalizacin o desregularizacin cambian el entorno convirtiendolo en menos previsible, ya que

sustituye una situacin perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las
fuerzas de competencia.
La privatizacin de organizaciones pblicas cambian la orientacin de las mismas, obligndolas a
evolucionar desde un modelo burocrtico a un modelo orientado al servicio al cliente y a la
eficiencia de las actuaciones.
La supresin de barreras comerciales obliga a la apertura de horizontes de las organizaciones
hacia mercados internacionales en lugar de mercados cerrados. Ej: apertura en Colombia.

Fluctuaciones del mercado

Los ciclos econmicos expansivos o recesivos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias
diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientacin.
La innovacin tecnolgica puede convertir de forma repentina en obsoleta una organizacin en
particular o a todas las empresas de un sector. De la misma manera, puede generar la aparicin de
nuevos mercados. Ej. Telefona celular y el caso de TELECOM: nuevas empresas y requerimiento
de actualizacin de la entidad estatal.
Causales internas
Problemas de recursos
La planificacin de la sucesin en puestos directivos hace deseable la consecucin de transiciones
suaves y la identificacin de nuevos valores internos talentos externos para ocupar posiciones
directivas clave.
Valoraciones del personal, la introduccin de cambios en los mtodos de trabajo, son situaciones
que requieren validacin de la auditora administrativa especialmente cuando son lideradas por
entidades externas a la organizacin.
Causales internas y externas

La compra, fusin joint venture requiere realizar una auditora entre la firma de los acuerdos
iniciales y el final de las negociaciones para valorar la capacidad de gestin del equipo partcipe y
analizar la posicin competitiva de la empresa. La auditora puede decidir la continuidad o el cese
de las negociaciones.
La reorganizacin de la empresa- por debilitamiento del equipo directivo, cambio en la propiedad
de la empresa, nueva estrategia, creacin de un nuevo producto servicio- requiere analizarse y
diagnosticarse para evaluar la situacin de la empresa.
La emisin de ofertas pblicas en mercados financieros es exitosa cuando hay certeza del
potencial de crecimiento de la empresa, sus ventajas competitivas y el talento de su personal
directivo. La auditora administrativa puede evaluar el estado de estos indicadores.
En las reestructuraciones, la necesidad de la auditora administrativa es doble porque tanto el
directivo lder del proceso como los acreedores estarn interesados en el xito de la
gestin.