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ABSTRACT OR SUMMARY
The Management of the Scope of the Project includes the necessary
processes to guarantee that the project includes all the needed work and
only the work to complete the project successfully. To manage the scope of
the project focuses basically in defining and controlling what is included and
what is not included in the project. The processes that are in use for
managing the scope of the project, as well as the tools and technologies of
support, can change according to the project. The line bases of the scope of
the project it is the approved version of the terms of reference of the scope
of the project, the structure of separation of the work (EDT/WBS) and his
dictionary of the EDT/WBS associated. A line bases it can change only by
means of formal procedures of control of changes and is in use as base of
comparison during
KEY WORDS
Gestin
Alcance
Proyecto
EDT/WBS
INTRODUCCION:
La gestin deja de ser una tarea aislada para constituirse en una
herramienta que sirve para ejecutar las acciones necesarias que permitan
ordenar, disponer y organizar los recursos de un proyecto, utilizando
procedimientos especficos y optimizando la relacin entre recursos y
resultados, el objetivos de la gestin es conocer y hacer el mejor uso posible
de los recursos disponibles para satisfacer de manera ptima los objetivos
perseguidos, teniendo en cuenta las limitaciones que se puedan presentar.
OBJETIVOS
Conocer la importancia de la gestin del alcance en la
gestin de todo proyecto.
Identificar la diferencia entre alcance del producto y
alcance del proyecto.
Identificar los procesos de gestin de alcance y conocer el
detalle de cada uno.
MARCO TEORICO
GESTION DEL ALCANCE:
Segn la Gua del PMBOK, la Gestin del Alcance del Proyecto incluye los
procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y
nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito. El objetivo
principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se
incluye y qu no se incluye en el proyecto.
Generalmente se suele confundir el alcance del proyecto con el alcance del
producto o servicio de ese proyecto
ALCANCE DEL PRODUCTO:
resultado
con
las
funciones
caractersticas
especificadas.
Incluye tambin todas las actividades de gestin que se tendrn
que hacer durante el proyecto.
Para poder definir el alcance del proyecto es necesario tener una
buena comprensin tanto del producto o servicio resultado del
proyecto como de las herramientas y tcnicas relacionadas con de
la actividad o disciplina relacionada con el producto.
El cumplimiento del alcance del proyecto se evala en relacin al
plan de gestin del proyecto.
Ejemplo, definir todo el trabajo y los procesos para tener esa computadora
en tiempo y forma.
B) Reuniones
C) Los equipos del proyecto pueden asistir a reuniones del proyecto para
desarrollar el plan de gestin del alcance. Los participantes de estas
reuniones pueden incluir al director del proyecto, al patrocinador del
proyecto, a determinados miembros del equipo del proyecto, a
determinados interesados, personas responsables de cualquiera de
los procesos de gestin del alcance y otras personas, segn las
necesidades.
2. RECOPILACIN DE REQUISITOS:
Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y
documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con
los objetivos del proyecto. El xito del proyecto depende directamente
del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del
proyecto y del producto.
Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas
cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros
interesados. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse
con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que
se inicia el proyecto.
Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del
cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificacin
del costo, del cronograma y de la calidad se efecta en funcin de
ellos.
El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas,
y
las
salidas del proceso Recopilar requisitos del Proyecto, segn la gua del
PMBOK - Quinta edicin:
IMPORTANTE:
El xito del proyecto depende directamente de la participacin activa de los
interesados en el descubrimiento y la descomposicin de las necesidades en
requisitos, y del cuidado que se tenga al determinar, documentar y gestionar
los requisitos del producto, servicio o resultado del proyecto. Los requisitos
incluyen condiciones o capacidades que el proyecto debe cumplir o que
deben estar presentes en el producto, servicio o resultado para satisfacer un
acuerdo u otra especificacin formalmente impuesta. Los requisitos incluyen
las necesidades y expectativas cuantificadas y documentadas del
patrocinador, del cliente y de otros interesados.
Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de
detalle suficiente que permita incluirlos en la lnea base del alcance y
medirlos una vez que se inicie el proyecto. Los requisitos constituyen la base
de la EDT/ WBS. La planificacin del costo, del cronograma, de la calidad y
en ocasiones las adquisiciones, se basa en estos requisitos. El desarrollo de
los requisitos comienza con un anlisis de la informacin contenida en el
acta de constitucin del proyecto, el registro de interesados y el plan de
gestin de los interesados.
DESGLOSANDO CADA UNA DE LAS PARTES:
Lista de hitos.
Calendario de recursos.
Lnea base del cronograma.
Lnea base del costo.
Lnea base de calidad.
Registro de riesgos.
6. Registro de interesados
RECOPILACIN DE REQUISITOS: HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
1. Juicio experto: Relacionado con la forma en que se ha gestionado
el alcance de proyectos equivalentes. Se utiliza el mtodo Delphi, que
Es un mtodo para consultar a los expertos, en el cual se les enva
una solicitud de informacin, las respuestas se compilan, y los
resultados se les devuelven para su revisin posterior.
Este mtodo tiene tres reglas:
1. No juntar a los expertos en el mismo ambiente.
2. Mantenga annimas las identidades de los expertos.
3. Trate de lograr el consenso.
GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTOPgina 15
3. Entrevistas:
4. Talleres facilitados:
6. Estudios comparativos:
7. Anlisis de documentos:
El anlisis de documentos se utiliza para obtener requisitos mediante
el examen de la documentacin existente y la identificacin de la
informacin relevante para los requisitos. Se puede analizar una
amplia variedad de documentos, que podran ayudar a obtener
requisitos relevantes. Los ejemplos de documentos que se podran
analizar incluyen, entre otros: planes de negocio, literatura de
mercadeo, acuerdos, solicitudes de propuesta, flujos de procesos
actuales, modelos lgicos de datos, repositorios de reglas de negocio,
documentacin del software de la aplicacin, documentacin de
procesos de negocio o interfaces, casos de uso, otra documentacin
de
requisitos,
registros
de
problemas/incidentes,
polticas,
procedimientos y documentacin normativa como leyes, cdigos u
ordenanzas, etc.
RECOPILACIN DE REQUISITOS: SALIDAS
1. Documentacin de requisitos:
La documentacin de requisitos describe cmo los requisitos
individuales cumplen con las necesidades de negocio del proyecto.
Los requisitos pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtindose
gradualmente en requisitos ms detallados, conforme se va
conociendo ms acerca de ellos. Antes de ser incorporados a la lnea
base, los requisitos no deben ser ambiguos (medibles y
comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para
los interesados clave.
1. ENTRADAS:
Activos de los procesos de la organizacin.
Project Charter (Acta de Constitucin).
Scope Statement preliminar (Enunciado del Alcance).
Plan de Gestin del Alcance (salida del proceso anterior).
Solicitudes de cambios aprobadas.
2. HERRAMIENTAS O TCNICAS:
Anlisis funcional.
Identificacin de alternativas:
Tormenta de ideas.
Pensamiento lateral.
Juicio de expertos.
Anlisis de stakeholders:
Define requisitos.
3. SALIDAS:
Define requisitos.
Product Description:
Project Deliverables:
Deliverable A
Deliverable B
Deliverable C
Known Exclusions
Project Objectives:
Cost Objectives
(quantify)
Schedule
Objectives (start
and stop dates)
Quality Measures
(criteria that will
determine
acceptability)
Other Objectives
4. ESTRUCTURA
(EDT/WBS):
DEL
DESGLOSE
DEL
TRABAJO
IMPORTANTE:
La Estructura de Desglose del Trabajo permite al gerente del proyecto
describir claramente la naturaleza jerrquica del trabajo a ser ejecutado y
establece las bases para otros elementos de los documentos de la
planificacin del proyecto incluyendo el plan de recursos del proyecto,
presupuesto, plan de implementacin y cronograma.
Con la Estructura de Desglose del Trabajo, el gerente del proyecto ser
capaz de describir los resultados de un proyecto de una manera clara para el
equipo del proyecto, mientras que al mismo tiempo captar el orden y
secuencia del trabajo necesario para producir esos resultados.
Descomposicin:
La descomposicin es una tcnica utilizada para dividir y subdividir el
alcance del proyecto y los entregables del proyecto en partes ms
pequeas y manejables. El paquete de trabajo es el trabajo definido
en el nivel ms bajo de la EDT/WBS para el cual se puede estimar y
gestionar el costo y la duracin. El nivel de descomposicin es a
menudo guiado por el grado de control necesario para dirigir el
proyecto de manera efectiva. El nivel de detalle para los paquetes de
trabajo vara en funcin del tamao y la complejidad del proyecto. La
descomposicin de la totalidad del trabajo del proyecto en paquetes
de trabajo generalmente implica las siguientes actividades:
Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado;
Estructurar y organizar la EDT/WBS;
Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS en componentes
detallados de nivel inferior;
Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de
la EDT/WBS; y
Verificar que el grado de descomposicin de los entregables sea el
adecuado.
Juicio de Expertos:
A menudo se utiliza el juicio de expertos para analizar la informacin
necesaria para descomponer los entregables del proyecto en
componentes ms pequeos a fin de crear una EDT/WBS eficaz. Dicho
juicio y experiencia se aplican a los detalles tcnicos del alcance del
proyecto y se utilizan para conciliar las diferencias de opinin sobre
cmo desglosar el alcance global del proyecto de la mejor manera
posible. Cualquier grupo o individuo con capacitacin, conocimientos
o experiencia relevantes en proyectos o reas de negocio similares
puede proporcionar este nivel de experiencia. Tambin se puede
acceder al juicio de expertos a travs de plantillas predefinidas que
1. ENTRADAS:
Scope Statement preliminar (Enunciado del Alcance).
Diccionario WBS (EDT).
Plan de Gestin del Alcance del Proyecto.
Productos entregables:
Date
Date
Date
Stakeholder name
Date
Stakeholder name
Date
Stakeholder name
Date
CAMBIOS SOLICITADOS:
Durante el proceso de la entrega del trabajo como de la verificacin
del mismo, pueden darse solicitudes de cambio del alcance, esto en
base a nuevas perspectivas obtenidas en el proyecto, cambios en
las condiciones generales, suposiciones del proyecto o
descubrimiento de nuevas oportunidades. Los cambios no son
necesariamente hechos para corregir una situacin sino que
tambin pueden incluir cambios en los enfoques o estrategias que
impactarn el alcance del proyecto.
Los cambios pueden originarse dentro del equipo del proyecto,
desde los beneficiarios, desde la gerencia de la organizacin o
desde el mismo donante. En cualquier caso, el gerente del proyecto
debe utilizar el Plan de Control de Cambios del Alcance del Proyecto
definido para manejar el proceso o pedido de cambio, obtener
aprobacin e incorporar y comunicar los cambios.
El primer paso del gerente del proyecto es cuantificar el impacto
de la solicitud de cambio en las restricciones del proyecto; cualquier
cambio tiene el potencial de impactar al cronograma del proyecto,
%
%
Effect on Schedule:
? Planned Project Completion Date:
? New Project Completion Date:
Additional Remarks:
Approval
Project Manager
Date
Approval
(Other)
Date
1. ENTRADAS
2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Sistema de Control de Cambios Define los procedimientos por los
cuales pueden modificarse el alcance del proyecto y el alcance
del producto.
Anlisis de Variacin Las mediciones del rendimiento del
proyecto se usan para evaluar la magnitud de la variacin.
Replanificacin Con las solicitudes de cambio aprobadas que
afecten al alcance del proyecto
Sistema de Gestin
de la Configuracin
Proporciona
procedimientos para el estado de situacin de los productos
entregables
3. SALIDAS
ADAPTAR EL ALCANCE
Una vez que los cambios al alcance del proyecto han sido aprobados, el
proyecto necesita actualizar todos los planes del proyecto y comunicarlos a
los interesados, as como informar la manera en que los cambios impactarn
al proyecto.
Adaptar el alcance es un paso cuya nica funcin es incorporar los cambios
que prevern mejoras al proyecto e incrementarn las posibilidades de su
3. Definir el alcance
En el proceso de definir el alcance se profundiza el nivel de detalle del
proyecto y del producto.
4. Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
Qu necesito para empezar?
Documentacin de requisitos
Qu herramientas puedo utilizar?
Empresa /
Organizacin
Proyecto
Fecha de
preparacin
Gerente de
Proyecto
Grupo 5 Ingeniera de
Proyectos
Construccin de una vivienda
unifamiliar
02/06/2015
Criterios de Aceptacin
I.
Tcnicos
I.
De calidad
1. Las probetas
resistencia
I.
Administrativo
s
IV. Sociales
pasaron
todas
las
pruebas
Planos:
arquitectnico,
instalaciones sanitarias
Vivienda construida
estructuras,
instalaciones
elctricas,
de
Aprobaciones y firmas
Fecha:
Gerente de Proyecto:
Fecha:
Control de Versiones
Versi
on
Elabor
ada
por
Revis
ada
por
Fecha
1.
Grupo 5
ingenier
a de
Proyect
os
Ing.
Hugo
Mirand
a
02/06/20
15
2.
3.
Comentario
s
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La adecuada elaboracin del alcance del proyecto ayudara a evitar
que los trabajos no se realicen en el tiempo adecuado.
Con el alcance del proyecto se podr tener en cuenta los cambios que
se realicen en el proyecto, dando soluciones.
Se ha podido desarrollar los diversos procesos que la gua de PMBOK
propone para el alcance del proyecto.
BIBLIOGRAFIA:
Project Management Institute, Inc. Guia de los Fundamentos para la
Direccin de Proyectos, Guia del PMBOK, 5ta Edicin. 2012.
Mulcahy, Rita; PMP Exam Prep, RMC Publications, 2009.
Lledo,Paul; Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP sin
morir en el intento. 1a ed. - Mendoza: el autor, 2008.
Pginas:
http://intranet.catie.ac.cr/intranet/posgrado/InvestCienciaGestionCono
cimiento/2009/Copia%20de%20Ingo
%20Gentes2009/PM4DEV_Gestion_del_Alcance.pdf
http://formulaproyectosurbanospmipe.wordpress.com/2012/05/08/tem
a-n-5-gestion-de-alcance-del-proyecto-segun-la-guia-del-pmbok-3004-2012-sesion-10/
http://pmbokproyectos.blogspot.com/p/gestion-del-alcance.html