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Calendario 2016 en Excel

El calendario 2016 de Excel Total te ayudar a organizar las actividades de todo el ao utilizando
cualquiera de los cinco formatos diferentes de calendario incluidos: Calendario completo,
Calendario mensual, Calendario mini, Calendario semanal y Calendario diario. Adems podrs
configurar eventos especiales a lo largo del ao y resaltarlos con un color de fondo diferente as
como agregar algn comentario a cualquier da del ao.
Te recomiendo ampliamente leer la totalidad de este artculo para conocer todo el detalle sobre el
funcionamiento de esta nueva versin del calendario.

Contenido del Calendario 2016

Uno de los archivos corresponde a un calendario con una semana de domingo a sbado y el otro
archivo es un calendario con una semana de lunes a domingo. Ambas versiones tienen la misma
funcionalidad, as que solo debers elegir la versin que mejor se adapte a tus necesidades.

Antes de dar todo el detalle de la funcionalidad incluida en los archivos Excel, quiero hablar un
poco sobre las advertencias que muy probablemente vers al momento de abrir cualquiera de los
archivos. La primera advertencia se mostrar simplemente por haber descargado el archivo de
Internet y la segunda advertencia se mostrar porque Excel detectar que el archivo contiene
macros.

Vista protegida del Calendario 2016

Es totalmente normal que, despus de descargar un archivo de Internet, Excel detecte la
procedencia del archivo y active la vista protegida, y mostrar una advertencia al usuario sobre
dicha accin. Ese ser el caso del calendario 2016 en Excel, as que al momento de abrir el archivo
vers una advertencia como la que se muestra en la siguiente imagen.

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Para poder utilizar adecuadamente el calendario, debers hacer clic en el botn Habilitar edicin.
Inmediatamente despus vers una segunda advertencia de seguridad la cual explico a
continuacin.

Macros en el Calendario 2016

Es muy importante que sepas que el calendario 2016 en Excel utiliza macros, si no sabes lo que es
una macro, puedo decirte que son mdulos de cdigo que nos permiten agregar funcionalidad
adicional a la hoja de clculo y para el calendario 2016 he utilizado las macros especficamente
para dos cosas:

Para insertar los comentarios de celda en cualquiera de los das del ao.
Para personalizar el color de las categoras de los das especiales.

No dar mucho detalle en este momento sobre estas dos acciones ya que las explicar con mayor
detenimiento ms adelante en la seccin Hoja Diario y en la seccin Hoja Configuracin
respectivamente, pero es importante decir en este momento que ambas acciones se realizan a
travs de una macro y por esa razn el calendario 2016 fue guardado como un Libro de Excel
habilitado para macros (XLSM).
No te preocupes si no ests familiarizado con esta terminologa, solo debes saber que este tipo de
archivo es diferente al tipo de archivo tradicional de los libros de Excel (XLSX). Por esta razn,
cuando abras el calendario 2016, ser muy probable que veas una advertencia de seguridad de
parte de Excel pidiendo autorizacin para habilitar el contenido del archivo.

Es importante hacer clic en el botn Habilitar contenido o de lo contrario la funcionalidad antes

descrita dejar de funcionar. No te preocupes si por alguna razn cierras esta advertencia sin
hacer clic en el botn Habilitar contenido ya que podrs habilitarlo la prxima vez que abras el
archivo.
Ahora que ya he explicado las advertencias mostradas al momento de abrir el archivo, podemos
iniciar con la descripcin detallada del calendario.

Calendario 2016 para imprimir

La primera hoja del calendario 2016 tiene el nombre Completo y es una versin del calendario que
puede ser impresa en una sola hoja con orientacin vertical y que mostrar todos los meses del
ao.

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Esta versin es ideal para tener una visin completa de los meses y das del ao en una sola hoja
impresa. Adems con la funcionalidad de marcado de das especiales, que explicar ms adelante,
podrs identificar fcilmente cualquier fecha relevante en el ao.

Calendario 2016 por meses

En la segunda hoja del calendario, llamada Mensual, encontrars cada uno de los meses del ao
en una tabla independiente de manera que al imprimir el contenido de la hoja Mensual tendrs
como resultado 12 hojas horizontales, cada una con un mes diferente del ao.

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El formato para cada mes del ao te permitir capturar informacin para cualquier da. Por
ejemplo, la siguiente imagen muestra la manera en que he capturado el horario de algunas
reuniones para la primera semana del mes de febrero.

Observa que cada da del mes est formado por dos celdas: La celda superior muestra el nmero
de da y por debajo hay otra celda en blanco, la cual he utilizado para ingresar la informacin
asociada a dicho da.
Adems me he asegurado que la celda que contiene la descripcin de las actividades tenga
activado el ajuste de texto de manera que el contenido se muestre dentro de los bordes de la
celda. Recuerda que el comando Ajustar texto lo puedes encontrar en la ficha Inicio, dentro del
grupo Alineacin, justamente arriba del comando Combinar y centrar.

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Mini calendario 2016

La hoja Mini es la tercera hoja del archivo Excel y contiene un calendario que despliega todos los
meses del ao y que puede imprimirse en una hoja horizontal. Cada mes del ao ocupa una sola
lnea la cual distribuye los das del mes a lo largo de los das de la semana tal como lo observas en
la siguiente imagen.

No importa la versin de calendario que utilices, ya sea domingo a sbado o lunes a domingo, el
calendario Mini resaltar en un color diferente los das sbado y domingo.

Calendario 2016 por semanas

El calendario 2016 en Excel incluye un nuevo tipo de calendario que organiza los das del ao por
semanas y es importante explicar la manera en que he creado este nuevo tipo de calendario.
Como seguramente sabes, existen diferentes mtodos para organizar las semanas del ao, y una
de las maneras ms comunes de hacerlo es utilizando la norma ISO 8601 que establece una
semana de lunes a domingo cuya primera semana ser aquella que contenga el primer da jueves
del ao.
Sin embargo, dicha norma no podra ser utilizada para el calendario de domingo a sbado, as que
decid basar el nmero de semana en el resultado de la funcin NUM.DE.SEMANA que toma una
fecha como su primer argumento y como segundo argumento el tipo de sistema de fechas que se
desea utilizar. La combinacin de ambos argumentos nos devuelve el nmero de semana.

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En la imagen anterior puedes observar que el segundo argumento tiene varios valores posibles,
pero especficamente he utilizado los valores 17 y 21. Para el calendario domingo a sbado me he
basado en una frmula como la siguiente:

=NUM.DE.SEMANA(A2,17)

Mientras que para el calendario lunes a domingo he utilizado la siguiente frmula:

=NUM.DE.SEMANA(A2,21)

Esta segunda frmula es compatible con la norma ISO 8601 as que puedes tener la confianza de
que el nmero de semana devuelto cumple con dicha norma. La siguiente imagen muestra un
ejemplo de las frmulas anteriores para los primeros quince das del ao 2016.

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La tabla anterior no est incluida en los archivos del calendario. La estoy mostrando ahora para
que conozcas el mtodo que he utilizado para enumerar cada una de las semanas de la hoja
Semanal. La siguiente imagen muestra el primer mes de cada uno de los calendarios y puedes
comparar la manera en que estn organizados los das con el resultado de la funcin
NUM.DE.SEMANA que obtuvimos anteriormente.

Es as como el calendario Semanal asigna el nmero de semana para cada da del ao.

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La hoja Diario del Calendario 2016

La hoja Diario es una hoja especial, porque permite controlar varios aspectos del calendario.
Aunque la primera columna de la hoja es una lista de todos los das del ao, la segunda columna
nos permite asignar una categora para cada uno de los das.
La categora de un da se refiere al tipo de festividad o recordatorio que queremos indicar para un
da especfico. De manera predeterminada existen 5 categoras posibles: Festivo, Aniversario,
Vacaciones, Importante y Fecha lmite. Puedes observar dichas categoras en la lista desplegable
que se muestra para cada da del ao en la columna Categora.

Una vez que eliges alguna categora para un da, observars que la celda que contiene la fecha es
resaltada con un color especial. En la siguiente imagen puedes observar que he elegido una
categora diferente para diferentes das y cada uno es resaltado con un color diferente.

El fondo de color para los das lo vers reflejado automticamente en todos los calendarios. Por
ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado de la accin anterior sobre el calendario
Completo.

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En todo momento podrs cambiar la categora asignada a los das del ao y el cambio se ver
reflejado automticamente en todos los calendarios. Por ejemplo, si en la hoja Diario selecciono
los primeros 10 das de enero como Vacaciones, el calendario Mini reflejar dicho cambio de la
siguiente manera:

As que, con la columna Categora de la hoja Diario podrs controlar el color de fondo de aquellas
fechas que quieras resaltar en todos los calendarios.
Ahora hablaremos sobre la columna Comentarios de la misma hoja Diario. Esta columna te
permite ingresar un texto que ser insertado en los calendarios como un comentario de celda, por
ejemplo, en la siguiente imagen he insertado el comentario Ao Nuevo para la fecha 1 de enero
de 2016.

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Ese comentario lo vers reflejado en el resto de los calendarios de la siguiente manera. En la

esquina superior derecha de la celda correspondiente al da, aparecer un pequeo indicador rojo
para avisarnos que la fecha tiene un comentario. Al posicionar el puntero del ratn sobre dicha
fecha, el comentario aparecer de inmediato.

Para eliminar una categora o un comentario para un da especfico ser suficiente con seleccionar
la celda indicada dentro de la hoja Diario y pulsar la tecla Suprimir. Por ejemplo, al seleccionar la
columna Categora para el 1 de enero del 2016 y pulsar la tecla Suprimir, la celda que contiene la
fecha dejar de resaltarse de un color especfico ya que no tendr categora alguna.

Como puedes ver en la imagen anterior, el comentario para el da 1 de enero del 2016 se seguir
mostrando, pero si deseas eliminarlo debers seguir el mismo procedimiento: seleccionar la celda
con el comentario y pulsar la tecla Suprimir.
Quiero cerrar esta seccin respondiendo a una pregunta frecuente de los usuarios de versiones
anteriores del calendario y es que en ocasiones quieren asignar ms de un color de fondo a un
mismo da. Lamento informar que eso no es posible ya que este calendario coloca la fecha de cada
da del ao en una celda individual y las celdas de Excel son incapaces de tener ms de un color de
fondo.

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Tal vez la solucin alternativa es utilizar una de las categoras como un aviso de que ese da
representa ms de una cosa a la vez y utilizar el comentario para hacer la descripcin detallada de
los eventos para esa fecha.

La hoja Configuracin del Calendario 2016

La ltima hoja del Calendario 2016 en Excel lleva el nombre de Configuracin porque desde ah
podrs realizar algunas configuraciones del calendario. La primera configuracin es el nombre de
las Categoras disponibles desde la hoja Diario.
Como lo he mencionado anteriormente, de manera predeterminada, el nombre de las categoras
es Festivo, Aniversario, Vacaciones, Importante y Fecha lmite. Pero desde esta hoja podrs
renombrarlas para adecuarlas a tus necesidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen he
renombrado las categoras con un nombre de un color:

Como resultado vers que las listas desplegables de la hoja Diario reflejarn automticamente los
nuevos nombres.

Una funcionalidad que ha sido agregada a esta nueva versin del calendario es la capacidad de
personalizar los colores de cada categora. Para eso debes utilizar las celdas de la columna Color y
para cada una de ellas elegir el color de relleno que deseas utilizar en cada categora.
El cambio es muy sencillo, solo selecciona la celda con el color que deseas cambiar y ve a la ficha
Inicio donde debers elegir el color deseado utilizando el comando Color de relleno tal como se
muestra en la siguiente imagen.

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Para este ejemplo elegir un color morado para la primera categora y de igual manera cambiar
su nombre como se observa en la siguiente imagen.

El cambio en el nombre de la categora ser instantneo pero para que los colores sean
reconfigurados en todos los calendarios ser necesario pulsar el botn Establecer colores. Una vez
que hagas clic en dicho botn, se mostrar un mensaje en pantalla indicando que los colores han
sido establecidos. Al cambiar a la hoja Diario y elegir la categora Morado para cualquier da, se
utilizar dicho color para resaltar la celda.

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