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CENTRO UNIVERSITRIO DA
FUNDAO EDUCACIONAL DE BARRETOS UNIFEB
ENGENHARIA DE PRODUO

SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE

ESTOQUES
UM ESTUDO DE CASO

KIMIKO LUISA IWANO

PRISCILA HARUMI JOHO

Barretos - SP
2013

KIMIKO LUISA IWANO

PRISCILA HARUMI JOHO

SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE

ESTOQUES
UM ESTUDO DE CASO

Trabalho de Concluso de Curso TCC

apresentado como exigncia parcial
para a obteno do ttulo de bacharel
em Engenharia de Produo, do Centro
Universitrio da Fundao Educacional
de Barretos UNIFEB.

Orientador: Prof. MS. Rhadler

Herculani.

Barretos - SP
2013

IWANO, Kimiko L.
JOHO, Priscila H.
SI no Gerenciamento de Estoques / Kimiko Luisa Iwano, ,
Priscila Harumi Joho. Barretos, 2013.
59 p.
Orientador: Prof. MS. Rhadler Herculani
Monografia de Engenharia de Produo (concluso de
curso), Engenharia de Produo, Centro Universitrio da
Fundao Educacional de Barretos (UNIFEB).
1.Estoque 2.Sistema Integrado 3.Gerenciamento de estoques

CENTRO UNIVERSITRIO DA
FUNDAO EDUCACIONAL DE BARRETOS- UNIFEB

Kimiko Luisa Iwano

Priscila Harumi Joho
SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUES
ESTUDO DE CASO

Trabalho de Concluso de Curso TCC apresentado como exigncia parcial para a

obteno do ttulo de Bacharel em Engenharia de Produo do Centro Universitrio
da Fundao Educacional de Barretos UNIFEB.

Data da Aprovao: __/__/__

BANCA EXAMINADORA

_________________________

Prof. MS. Rhadler Herculani

Orientador / UNIFEB
_________________________

Prof. Dr. Geraldo Correa

UNIFEB
_________________________

Prof. MS. Gilberto Domingues Junior

UNIFEB

Dedico este trabalho aos meus filhos

Camila

Vtor,

pelo

incentivo

compreenso, minha me pelo

aos

professores

apoio e

mestres

que

compartilharam seus conhecimentos.

Kimiko Luisa Iwano

Dedico este trabalho a minha famlia por

acreditarem em minha competncia e aos
professores que compartilharam comigo os
seus conhecimentos.

Priscila Harumi Joho

AGRADECIMENTOS
A realizao deste trabalho s foi possvel graas a colaborao direta e
indireta de muitas pessoas.
Agradecemos primeiramente Deus, todos os professores do curso de
Engenharia de Produo e aos funcionrios do Centro Universitrio da Fundao
Educacional de Barretos UNIFEB.
Manifestamos a nossa gratido a todas elas e de forma particular ao Prof.
Ms. Rhadler Herculani. Devemos afirmar que seu apoio foi imprescindvel para a
consecuo deste estudo, acompanhando cada passo desta luta, nos incentivando
em muitos momentos difceis, alm da indicao de fontes para pesquisa,
orientao, pacincia e sua confiana depositada neste trabalho.
Aos amigos que conquistamos na I Turma de Engenharia de Produo do
UNIFEB.
Na empresa referente ao estudo de caso, aos proprietrios que foram
muito receptivos e aos colaboradores envolvidos no setor estudado, por terem
dividido conosco um espao que os pertence.
A nossa eterna gratido a todos.

Determine que algo pode e deve ser

feito, e ento voc achar o caminho para
faz-lo
Abraham Lincoln

RESUMO

Este relatrio trata de um estudo de caso realizado em uma empresa varejista de

materiais para construo em geral, onde se identificou a necessidade de um
controle de estoque, devido a dificuldade na localizao, armazenagem e
identificao dos produtos, desperdcios e avarias de materiais. Para atingir o
objetivo proposto, primeiramente foi realizada uma reviso bibliogrfica, levando em
considerao os fatores que afetam o controle dos materiais. A seguir apresentada
a metodologia de implantao de um Sistema Integrado Para Gerenciamento De
Estoques com o intuito de melhorar a produtividade do setor. Por fim, o estudo
conclui a grande importncia do planejamento e controle e materiais, enfatizando
que o seu gerenciamento permanece influenciado por um bom sistema integrado.

Palavras-chave: Estoque, Sistema Integrado, Gerenciamento de Estoques e

Materiais.

ABSTRACT

This report is a case study in a retailer of building materials in general, which

identified the need for inventory control, due to the difficulty in locating, storage and
identification of products, waste and failure of materials. To reach that goal, first was
a literature review, taking into consideration the factors that affect the control of
materials. The following is the methodology of implementation of an Integrated
System for Inventory Management in order to improve the sector's productivity.
Finally, the study concludes the importance of planning and control and materials,
emphasizing that its management remains influenced by a good integrated.

Keywords: Stock, Integrated, Inventory and Materials Management.

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SUMRIO

INTRODUO .......................................................................................................... 12
Objetivo Geral ........................................................................................................ 13
Objetivo especfico ................................................................................................. 13
Justificativa ............................................................................................................ 13
Estrutura do Trabalho ............................................................................................ 14
1 TEORIA DE GESTO DE ESTOQUES ................................................................. 16
1.1 Gerenciamento de Estoques ............................................................................ 16
1.2 Etapas do Processo de Estocagem ................................................................. 17
1.2.1 Necessidades dos Clientes ........................................................................ 19
1.2.2 Previso de Demanda e Anlise ................................................................ 20
1.2.3 Reposio de Materiais e Recebimento .................................................... 21
1.2.4 Armazenamento e catalogao de materiais ............................................. 21
1.2.5 Expedio .................................................................................................. 22
1.3 Alguns conceitos e tcnicas de gesto de estoque.......................................... 23
1.4 Auditoria em Registros de Estoque .................................................................. 24
1.5 Endereamento e Cdigo de Barras de Materiais............................................ 26
1.6 Sistemas Integrado .......................................................................................... 27
1.7 Sistema Integrado no Gerenciamento de Estoques ......................................... 29
2 METODOLOGIA .................................................................................................... 34
2.1 Classificao da Pesquisa ............................................................................... 34
2.2 Roteiro de Entrevistas e Observaes ............................................................. 36
2.3 Coleta de Dados .............................................................................................. 38
3 ESTUDO DE CASO: SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE
ESTOQUES .............................................................................................................. 39
3.1 A empresa ........................................................................................................ 39

11

3.1.1 Organograma Organizacional .................................................................... 40

3.2 Problemtica Enfrentada .................................................................................. 41
3.2.1 Quanto ao armazenamento ....................................................................... 42
3.2.2 Quanto movimentao ............................................................................ 42
3.2.3 Quanto aos materiais propriamente ditos .................................................. 42
3.2.4 Quanto aos colaboradores ......................................................................... 43
3.3 Consolidao do mtodo proposto................................................................... 43
3.3.1 Estabelecer os objetivos ............................................................................ 46
3.3.2 Diagnstico da situao ............................................................................. 46
3.3.3 Observar e analisar os dados obtidos do diagnstico ................................ 46
3.3.4 Instrumentos e Fontes de Pesquisa........................................................... 47
4 RESULTADOS E DISCUSSO.............................................................................. 53
4.1 Resultados ....................................................................................................... 53
4.2 Benefcios Alcanados ..................................................................................... 53
4.3 Dificuldades Encontradas ................................................................................ 54
5 SUGESTES PARA TRABALHOS FUTUROS ..................................................... 55
CONCLUSO............................................................................................................ 56
REFERNCIAS ......................................................................................................... 57

12

INTRODUO

Atualmente, pode-se afirmar que o nvel de servio prestado ao

consumidor no final da cadeia tornou-se um fator determinante para o sucesso de
qualquer empresa e um assunto de mbito preocupante no meio empresarial.
Uma viso do panorama mundial da situao de negcios mostra que o
uso da tecnologia est sendo cada vez mais empregado pelas empresas na busca
constante pela competitividade. Em todos os setores, a capacidade de planejar,
gerenciar e distribuir as informaes dos processos, com apoio da tecnologia, passa
a ser um ponto estratgico e consequentemente o sucesso dos negcios.
Em outro cenrio, o desempenho da gesto de estoques tornou-se uma
forma de reduo de custos e aumento da qualidade de seus processos e servios,
ou seja, a otimizao e racionalizao dos estoques uma grande oportunidade
para as empresas conquistarem seus objetivos, consistindo numa menor aplicao
de capital prprio para atender certa demanda de vendas, bem como uma perda
menor nas vendas por falta de materiais em estoque.
Neste contexto, ser abordada a utilizao de um Sistema Integrado (SI)
como apoio para o gerenciamento de estoques devido crescente variabilidade de
produtos com diferentes padres de demanda e caractersticas especficas, onde a
complexidade na administrao de materiais aumenta necessitando de um controle
diferenciado.
Com essa perspectiva, os principais objetivos deste projeto so, por um
lado, evidenciar a necessidade dessa abordagem estratgica na gesto dos
estoques (SI e o planejamento e controle dos estoques) e, por outro caminho,
demonstrar os benefcios alcanados aps sua implantao numa empresa
comercial.
O estudo foi desenvolvido numa empresa que comercializa materiais de
construo onde atravs de visitas e a vivncia de uma das autoras foi constatada
uma grande dificuldade em se administrar os estoques, voltado para questo de
organizao. No contato com a empresa, os funcionrios manifestavam a
necessidade de se ter controle de estoque para que houvesse agilidade desde a
compra, venda e entrega da mercadoria. A partir deste levantamento surgiu o

13

interesse em estudar a informatizao com foco para o controle de estoques, afim

de se implantar um projeto de melhoria.

Objetivo Geral

Este trabalho de concluso aborda como tema principal, a implantao de

um processo adequado para o gerenciamento de estoques com apoio de SI, numa
empresa de materiais de construo.

Objetivo especfico

Incluir um trabalho de melhoria no layout da armazenagem a fim de obter

uma relao entre os mtodos utilizados;
Consolidar um procedimento para a utilizao de uma sistemtica de
gerenciamento dos estoques proposta na literatura;
Implantar o procedimento proposto.

Justificativa

O ambiente empresarial est sofrendo alteraes de mbito mundial. A

transformao de economias e sociedades industriais em economias de servios,
baseadas no conhecimento e na informao um fator relevante a ser considerado,
seguido pela emergncia da empresa digital. (LAUDON E LAUDON, 2011).
A comercializao de materiais de construo est na base de uma
importante cadeia de valor e suas ineficincias repercutem diretamente nos demais
nveis dessa cadeia.

14

Por outro lado, administrar recursos e estoques tem sido atualmente

preocupao dos gerentes, engenheiros, administradores e praticamente todas as
pessoas ligadas direta ou indiretamente tanto na produo de bens tangveis quanto
na prestao de servios.
O estudo tambm se justifica sob o ponto de vista de seu objeto de
aplicao. A empresa analisada conceituada no mercado em que atua e
apresenta-se em plena expanso regional, atuante desde 1986.
Afirmam Martins e Alt (2010, p. 13), que alguns problemas enfrentados
no manejo dos materiais por exemplo, excesso de produtos e falta de espao para
armazen-los levaram criao das atuais tecnologias de administrao de
materiais.
Assim, os estoques assumem papel ainda mais importante nas empresas,
pois qualquer que seja a diminuio dos custos nestes processos, resulta na
obteno de uma vantagem competitiva, diminuindo assim o tempo de retorno sobre
os investimentos e como consequncia, gerando a oportunidade de melhorar seu
desempenho atendendo prontamente, no momento e na quantidade desejada seus
clientes.
Logo, qualquer trabalho que venha cientificamente contribuir para
melhoria da gesto de estoques tambm est contribuindo, em maior ou menor
grau, na gerao de benefcios sociedade local.
O presente projeto ajudar a consolidar a linha de pesquisa SI no
gerenciamento de estoques com vista a elaborar o Trabalho de Concluso de
Curso.

Estrutura do Trabalho

Este trabalho est estruturado em forma de captulos conforme segue:

Introduo: Trata do cenrio de realizao da pesquisa onde evidencia as

delimitaes e a metodologia empregada. Na sequncia apresentado os
objetivos e a justificativa para sua realizao;

15

Captulo 1: Reviso Bibliogrfica Apresenta os fundamentos sobre o

gerenciamento de estoques, destacando as etapas do processo de estocagem,
diviso e a organizao dos materiais. Alm disso, aborda tambm um estudo
sobre Sistema Integrado (SI) dentre outros termos necessrios para o perfeito
entendimento posterior da pesquisa;

Captulo 2: Metodologia Cientfica - Trata dos procedimentos necessrios para

proceder a pesquisa, limitando-se ao objeto de estudo, definindo as
ferramentas para levantamento de dados e sua posterior anlise, que tem
como embasamento o referencial terico apresentado no captulo 1;

Captulo 3: Estudo de caso Descreve o ramo de atividade da empresa, em

seguida ser apresentada a pesquisa de campo para a coleta de dados e a
tabulao;

Captulo 4: Resultados e Discusses Visa mostrar os resultados obtidos

posteriores

adoo

das medidas propostas

demonstrando

anlise,

dificuldades e confrontando a teoria e os resultados adquiridos com sua

implantao;

Captulo 5: Sugestes para trabalhos futuros Apresenta sugestes para

futuros trabalhos a serem realizados nesta rea de estudo;

Concluses: Consideraes finais oriundas do presente trabalho.

16

1 TEORIA DE GESTO DE ESTOQUES

O objetivo desse captulo apresentar definies e conceitos relevantes

para iniciar o entendimento sobre a abordagem do tema proposto. Para isso, os
tpicos abordam uma breve explicao sobre a administrao de estoques, a
importncia dos sistemas gerenciais e os conceitos de organizao do trabalho, com
algumas caractersticas intrnsecas e de mercado.

1.1 Gerenciamento de Estoques

Nesta seo sero apresentadas definies, tipos e ferramentas utilizadas

para um bom desempenho no gerenciamento de estoque, segundo alguns autores.
De acordo com Slack, Chambers e Johnston (2002), esse conceito
originou-se na funo de compras em empresas que compreenderam a importncia
de integrar o fluxo de materiais e suas funes de suporte, tanto por meio do
negcio, como por meio do fornecimento aos clientes imediatos.
O armazenamento de materiais existe devido um desequilbrio entre
fornecimento e demanda, foi a partir deste acmulo de materiais que surgiu a
necessidade do gerenciamento adequado dos materiais.
Para Arnold (1999) os estoques so materiais e suprimentos que uma
empresa mantm de acordo com sua finalidade, seja para vendas, fornecimento ou
prprio consumo. No nosso caso, ser abordado o estoque de produtos acabados,
prontos para serem comercializados para vendas.
Segundo Messias (1989) a administrao de materiais tem por finalidade
assegurar o contnuo abastecimento de artigos prprios, necessrios e capazes de
atender aos servios executados por uma empresa. Devendo processar em
conformidade com as estratgias da empresa e com todas as atividades envolvidas
como compras, transporte, armazenagem, conservao, manipulao e controle de
estoques.
O gerenciamento de estoques se d como uma sistemtica de
coordenao estratgica de materiais, a fim de melhorar o desempenho a longo

17

prazo, tanto para a empresa individualmente quanto para toda cadeia de

suprimentos. (GONALVES E SCHWEMBER, 1979).
Nesta situao, normalmente existe uma grande gama de produtos no
mercado, de forma que quando um varejista no possui disponvel no momento
desejado pelo cliente, este pode, sem custos significativos, dirigir-se ao concorrente,
caracterizando a situao conhecida como perda de venda. Diante disso, est a
importncia em se administrar cuidadosamente os estoques. (BIAZZI, 1993).
Nas palavras de Martins e Alt (2010, p. 04):
Administrar recursos materiais tem sido a preocupao dos gerentes,
engenheiros, administradores e praticamente todas as pessoas diretamente
ou indiretamente ligadas s atividades produtivas, tanto na produo de
bens tangveis quanto na prestao de servio. O controle de estoque
visto pelas empresas como um recurso produtivo que no final da cadeia de
suprimentos criar valor para o consumidor final e trar uma vantagem
competitiva em relao aos seus concorrentes.

O gerenciamento de estoques como visto pelos autores acima, uma

forma de administrar os materiais, maximizando processos dentro de suas cadeias e
minimizando os custos referente ao armazenamento, desempenho, disponibilidade e
atendimento aos clientes.
Contudo, com o avano da tecnologia, o modo de se conduzir esse
gerenciamento foi bastante alterado, apesar do fato das constantes mudanas
globais essa metodologia continua fazendo parte do meio empresarial, ocupando
papel importante na determinao da lucratividade envolvendo no s o trabalho
humano, mas tambm a gesto dos processos apoiado na tecnologia, resultando em
algumas adaptaes as quais sero analisadas nos prximos tpicos.

1.2 Etapas do Processo de Estocagem

O armazenamento dos materiais consiste na alocao adequada dos

produtos, de modo a garantir uma rpida localizao, a manuteno eficiente dos
nveis de reposio e para que a entrega seja facilitada, em outras palavras visa
atender a demanda instantaneamente, com qualidade e sem desperdcios.

18

As empresas trabalham com materiais de diferentes caractersticas que

necessitam ser administrados e armazenados de acordo com suas finalidades e
funes. (TUBINO, 2009).
O gerenciamento dos estoques deve ser considerado como um sistema
completo. As etapas do processo podem ser assim descritas de forma resumida
conforme Figura 1.

Necessidade
do Cliente

Expedio

Anlise

Armazenamento

Reposio
dos
Materiais

Recebiment
o

Figura 1: Ciclo da administrao de materiais.

Fonte: Martins e Laugeni (2006, p. 262)

A utilizao dos indicadores varia em funo da indstria, da

complexidade de produtos, do comportamento do mercado e da gesto de estoques
da empresa (RODRIGUES, 2008).
Para Arnold (1999), a administrao da empresa deve estabelecer regras
de deciso coerentes aos nveis de estoques respeitando cada etapa do ciclo, de
modo que as pessoas responsveis pelo controle possam desempenhar suas

19

funes com eficincia, incluindo a priorizao de cada item particular, como estes
itens devem ser controlados, quanto pedir de cada vez e quando emitir uma ordem
de compra.
Dentro da cadeia produtiva, desde a produo de bens at a prestao de
servio, o modo como conduzido o gerenciamento dos estoques possui sua
importncia

ampliada

em

razo

das

repercusses

macroeconmicas,

mencionadas e de suas consequncias dentro de uma organizao.

Portanto, estudos consideram que administrar este tipo de setor necessita
fornecer o nvel requerido de servios ao consumidor, ou seja, buscar os objetivos
dos servios aos clientes e maximizar a utilizao dos recursos da empresa.

1.2.1 Necessidades dos Clientes

O processo de reposio do material se inicia com a identificao da

demanda de um cliente. O rgo responsvel pelo planejamento e controle de
materiais verifica se existe estoque do material e se o mesmo deve ser comprado de
imediato caso o cliente concorde com o lead time ou tempo para reposio.
(MARTINS E LAUGENI, 2006).
Neste sentido, aps a anlise das necessidades dos clientes necessrio
desenvolver um planejamento e anlise de reposio juntamente com uma previso
de demanda, permitindo as pessoas responsveis destes sistemas uma projeo
futura do consumo e planejem adequadamente suas aes.
Contudo, apesar do avano dos recursos computacionais e da
sofisticao matemtica das tcnicas de projeo, a previso da demanda dos
produtos no uma cincia exata, envolvendo experincia e julgamento pessoal do
planejador. (TUBINO, 2009).

20

1.2.2 Previso de Demanda e Anlise

Para Ching (2010) o intuito da previso de demanda manter os nveis

de estoque proporcionais ao consumo se baseando no lead-time (tempo de
ressuprimento do material), provisionar a demanda do item em perodo fixo e
determinar o perodo de segurana, contudo a definio desta previso tem seus
riscos associados, sendo um assunto crtico para todo planejamento empresarial.
As previses de consumo podem ser determinadas atravs de estatsticas
e previses reformuladas pelo usurio. O mtodo estatstico realizado com o apoio
de um SI onde so calculadas n perodos anteriores usando tcnicas de previses
quantitativas. Porm, quando os dados histricos so insuficientes (produto novo) a
reformulao das previses feita pelo usurio (opinio e julgamento de pessoas
chave), utilizando mtodo qualitativo, onde analisar as condies futuras esperadas
de sadas e consumo com base em suas experincias. (GONALVES E
SCHWEMBER, 1979).
Alm disso, para Tubino (2009) as tcnicas qualitativas podem ser
empregadas tambm quando no se dispem de tempo suficiente para coletar e
analisar os dados da demanda passada, devido ser considerada um mtodo mais
rpido de se preparar. Por outro lado, as tcnicas quantitativas consistem em
analisar os dados passados, relacionando os dados histricos do produto com o
tempo e empregando modelos matemticos para projetar a demanda futura.
Segundo Gonalves e Schwember (1979) as acumulaes de estoque
pode ser divida em trs tipos.

Materiais com defeito, ou seja, aqueles cujo apresentaram defeitos de

fabricao e materiais avariados devido manuseio incorreto e mau
armazenamento;

Avanos tecnolgicos, contemplam materiais em bom estado, porm

no sero utilizados no futuro, devido a mudanas tecnolgicas;

Materiais em excesso em bom estado, onde no se pode prever a

utilizao imediata.

21

Contudo, faz-se necessrio salientar que qualquer que seja o mtodo de

previso adotado, no uma cincia exata, muitas vezes no possvel prever
mudanas bruscas na demanda, ocasionando acumulaes de estoque quando o
consumo projetado acima do ocorrido.

1.2.3 Reposio de Materiais e Recebimento

Para Martins e Laugeni (2006), a reposio de materiais realizada pelo

setor de compras da empresa. As principais etapas do processo de compra so a
seleo e avaliao dos fornecedores, emisso do pedido e acompanhamento de
entrega. necessrio identificar possveis fornecedores, agrupar itens a serem
supridos pelo mesmo fornecedor, avaliar as condies de qualidade (financeiras, de
produtos e na confiabilidade de entrega) e analisar a possibilidade de contratos de
abastecimento de mdio e longo prazo, procurando estabelecer parcerias.
Os mesmos autores destacam que o recebimento tem incio quando o
material chega nas dependncias da empresa, onde o rgo encarregado dever
verificar o pedido de compra que originou a entrega e conferir informaes como
quantidade, preo unitrios e totais e outros elementos contbeis e fiscais da nota
fiscal que acompanha o material.

1.2.4 Armazenamento e catalogao de materiais

O sistema, ou combinao de sistema de armazenamento, a ser

abordado depende da poltica da empresa, o que implica no tipo de produto
estocado, instalaes e estrutura, processamento de dados e o tamanho do lote de
cada material. Qualquer que seja o sistema adotado, os administradores devem
manter um estoque de segurana e um estoque de trabalho suficiente com o intuito
de oferecer o nvel exigido de atendimento aos clientes, manter um controle dos
itens de modo que possam ser facilmente encontrados e reduzir o esforo total
necessrio para receber, armazenar e retirar os produtos. (ARNOLD, 1999).

22

De acordo com Messias (1989) os materiais constantes no depsito para

serem facilmente identificados e localizados, devem estar arrolados ou catalogados
segundo suas caractersticas semelhantes ou no, sem, contudo, ocasionar
confuso ou disperso no espao de alterao na qualidade, em virtude de contatos
com outros materiais de fcil decomposio, combusto, deteriorao, etc.
Arnold (1999) lista alguns sistemas bsicos de localizao de estoques:

Agrupar itens funcionalmente relacionados, ou seja, realizar a

separao dos materiais por grupo de funes e finalidade, facilitando
a familiaridade com as localizaes dos itens;

Agrupar os itens de giro rpido, referente aqueles de maior preferncia

e rotatividade, so colocados perto da rea de expedio.

Agrupar itens fisicamente semelhantes, geralmente alguns tipos de

materiais exigem suas prprias instalaes de armazenamento e seu
manuseio adequado.

Colocar o estoque de trabalho e o estoque de reserva em locais

separados, ou seja, trabalhar apenas com uma pequena quantidade de
estoque de trabalho, enquanto o estoque de reserva utilizado para
repor o estoque de trabalho podendo ser colocado em um ponto mais
remoto.

O controle de armazenamento de materiais pode garantir que as

necessidades dos clientes possam ser atendidas, podendo equilibrar esse objetivo
com a necessidade financeira do varejista em manter o mnimo de estoque possvel.

1.2.5 Expedio

De acordo com Christopher (2011) a expedio uma atividade ligada a

rea de estocagem que inclui as seguintes tarefas:

23

Verificar se o pedido do cliente est pronto para ser expedido, na

quantidade correta e embalado adequadamente;

Preparar os documentos da remessa (informaes relativas ao produto

e local que sero enviados, incluindo nota fiscal, destinatrio e
transportadora);

Pesagem, para determinar os custos de envio da mercadoria;

Juntar as encomendas por transportadora;

Carregar os caminhes.

1.3 Alguns conceitos e tcnicas de gesto de estoque

Neste tpico no ser considerado as questes relacionadas a aquisio

de materiais, previso de compras e vendas, custos associados a estoques,
previso de incertezas, gerenciamento da demanda, a manuteno dos arquivos de
controle, lotes de reposio, custos de movimentao de materiais etc., visto que
estas atividades so mais afeitas rea de suprimentos e logstica das empresas.
Ser apresentado um breve estudo sobre alguns conceitos e tcnicas de controle de
gerenciamento de estoques.

Just in Time (JIT): visa atender a demanda instantaneamente, com

qualidade e sem desperdcios, possibilitando o fornecimento da
quantidade necessria de componentes e utilizando o mnimo de
recursos. (CHING, 2010).

Curva ABC: ferramenta til para diagnstico das caractersticas de

demanda que se tem para administrar, conhecida tambm como curva
de Pareto, baseada no princpio de que cada produto deve ser
classificado de acordo com seus requisitos, onde nem todos os itens
tm a mesma importncia e a ateno deve ser dada para os mais
significativos. (ARNOLD, 1999; CHING, 2010).

Modelo baseado no ponto de pedido: consistem em estabelecer uma

quantidade de itens em estoque, chamada de ponto de pedido ou de

24

reposio, que quando atingida d partida ao processo de reposio do

item em uma quantidade pr-estabelecida. O tempo de espera para
ressuprir os estoques o chamado lead time. (TUBINO, 2009).

1.4 Auditoria em Registros de Estoque

Um sistema de gerenciamento nunca pode ser considerado livre de

falhas, pois erros acontecem e dever ser detectados, de modo que a preciso dos
registros dos materiais se mantenha na qualidade desejada.
Uma forma adotada pelas empresas para reduzir falhas nos estoques a
utilizao de controles de entradas e sadas, ajustando as contagens fsicas atravs
de inventrios, ou seja, confrontado um determinado perodo de entradas de
materiais, que somado ao estoque fsico atual obtm-se o volume de estoque terico
atual. (SOUZA, 2009).
O controle de inventrio importante para garantir a qualidade nos
processos de empresas que lidam com transaes que giram em torno de bens de
consumo. Sem um controle de estoque adequado, uma grande loja de varejo pode
ficar sem estoque de um item importante. Porm, com um sistema de controle eficaz
o mesmo capaz de alertar quando o momento certo da reposio e ajuda a
minimizar o risco de erro e divergncias entre as projees numricas do sistema
com os estoques fsicos.
Segundo Messias (1989) este mtodo permite aos gerentes e
administradores o acompanhamento a curto prazo da exatido dos seus estoques,
propiciando ao profissional uma vigilncia sobre o controle dos mnimos e mximos,
bem como sob o bom estado e segurana dos materiais, facilitando a apurao do
inventrio fsico para efeitos fiscais.
Por outro lado, um inventrio mal administrado significa clientes
decepcionados, custos elevados de estocagem e vendas mais lentas.
Para Arnold (1999), h dois mtodos para se verificar a preciso dos
registros, atravs de um inventrio peridico (geralmente anual) de todos os itens
cujo, os resultados demonstram na questo financeira, a representatividade do valor
do estoque em dinheiro e para o planejamento, uma proposta para corrigir quaisquer

25

imprecises nos registros; e atravs do mtodo de contagens cclicas (geralmente

dirias) incluindo apenas determinados tipos de itens, onde consiste na
programao predeterminada da contagem, uma particularidade que dependendo
do grau de importncia do material, o mesmo pode ser contado durante vrias vezes
ao ano.
A Figura 2 mostra as diferenas entre os dois mtodos.

CONTAGEM CCLICA

INVENTRIO PERIDICO (ANUAL)

Surgiu para apoio do inventrio anual

Contagem apenas de determinado itens
Deteco e correo de problema a tempo
Reduz e elimina perdas
Treinamento pessoal para o inventrio
peridico

Empresa necessita estar fechada

Contagem geral do estoque
Necessrio arrumao
Identificao de todos os materiais
Pessoas instrudas e treinadas
Trabalho burocrtico desgastante
Demanda grande quantidade de tempo e
custo de pessoal

Figura 2: Diferenas de Contagem Cclica e Inventrio Peridico.

Fonte: Arnold (1999).

De acordo com Arnold (1999) o principal objetivo do inventrio

assegurar que as quantidades fsicas ou existentes nos estoques estejam de acordo
com as listagens e os relatrios de controle, uma vez que esses dados so
transmitidos para a rea de suprimentos, contbil e fiscal da empresa e tambm
para o sistema computadorizado MRP, ERP
1

e similares, que somente

MRP = Manufacturing Resource Planning (Planejamento dos Recursos de Manufatura)

ERP = Enterprise Resource Planning (So sistemas de informao que integram todos os dados e
processos de uma organizao em um nico sistema.)

26

apresentaro clculos corretos da quantidade necessria de materiais se os nveis

dos estoques estiverem corretos.
necessrio examinar as notas de entradas e sadas, as requisies de
compras e as fichas pertencentes ao setor de duplo controle e comparar os registros
de estoques com as quantidades fsicas do mesmo. (MESSIAS, 1989).
Um fator importante para a busca da eficcia de um sistema de
estocagem a preciso do registro de estoque, responsvel por regular a margem
de segurana de cada item, liberao de pedidos de compras com base na
disponibilidade dos materiais e anlises de planejamento e controle. Caso contrrio,
se os registros no forem precisos ocorrer constantemente falta de materiais,
duplicidade de pedidos/solicitaes de compras, perda de vendas, entregas
atrasadas e excesso de estoque sem a real necessidade.
Desta forma, trs informaes devem ser tratadas de forma isolada: a
descrio da pea (nmero da pea), a quantidade e a localizao dos materiais
permitindo as empresas a operar um sistema eficaz, mantendo um nvel satisfatrio
de atendimento aos clientes, permitindo sempre confiar nos dados de disponibilidade
dos materiais do sistema, operar com eficcia e eficincia possuindo a garantia de
que as peas estaro disponveis e analisar, planejar e monitorar os estoques.
(ARNOLD, 1999).

1.5 Endereamento e Cdigo de Barras de Materiais

Para uma estocagem e uma recuperao adequada dos materiais,

necessrio a identificao dos locais onde sero armazenados e sua nomenclatura
cadastrada do sistema, conforme j citamos anteriormente.
Existem vrias formas para o endereamento fsico dos materiais, os
mtodos mais frequentemente adotados, consiste em seguir um plano metdico e
sistemtico que se d atravs da diviso em grupo ou famlias, subgrupos, classes,
nmeros sequenciais e dgitos de auto controle. Para prateleiras e corredores

27

possvel a utilizao de placas, adesivos e pinturas no piso com o intuito de facilitar

os trmites de localizao. (MARTINS; LAUGENI, 2006).2
Atualmente, em virtude da utilizao crescente da tecnologia pelas
empresas, para o cadastro da nomenclatura no sistema, tem-se aderido ao controle
e identificao de materiais por cdigo de barras, que uma representao grfica
de dados onde sua decodificao (leitura) realizada por um tipo de scanner ou
tambm chamada de leitor de cdigo de barras, que emite um raio percorrendo
todas as linhas. (PEDROSO; ZWICKER, 2008).
O cdigo de barras constitudo por uma srie de linhas e espaos de
larguras diferentes, no Brasil, o sistema EAN Brasil responsvel pela implantao
e administrao do Cdigo Nacional de Produtos (cdigo de barras EAN). No cdigo
de barras EAN 13, cada nmero representado por duas barras mais dois espaos,
ou seja, quatro elementos para cada nmero. (MARTINS; LAUGENI, 2006).
Para Pedroso e Zwicker (2008), o funcionamento deste mtodo
realizado atravs de um software que interpreta os nmeros do cdigo de barras,
combinando esses nmeros com o tipo de mercadoria que eles representam.
Permitindo o acompanhamento das compras, vendas e dos estoques, dando aos
administradores uma viso das entradas e sadas de materiais.
Com o avano da tecnologia, o poder da leitura atravs do cdigo de
barras, juntamente com seus leitores ou scanners, se tornaram uma grande
ferramenta para o gerenciamento dos estoques auxiliando nos inventrios e
melhorando exponencialmente seu planejamento e monitoramento.

1.6 Sistemas Integrado

Para que uma empresa possa atender s necessidades dos seus clientes,
a mesma deve estar organizada. Essa organizao perpassa por todos os setores
da empresa, sendo mais representativa na gesto dos estoques, que visa a
disponibilidade dos materiais, informaes dos produtos, cdigo de identificao,
descrio, nmero de quantidades existentes e sadas dos produtos, deve conter
EAN 13 = (European Article Number) o cdigo de barras exclusivo para o seu produto
representado por barras legveis por scanner. O cdigo de barras EAN 13 consiste de 13 dgitos.

28

tambm o nvel de estoque mnimo para reposio. Essas atividades so inerentes

ao SI, responsvel pela integrao de dados e informaes entre os setores da
empresa.
Para Laudon e Laudon (2011), existem diferentes tipos de sistemas, pois
cada organizao possui seus interesses, especialidades e nveis, para eles nenhum
sistema sozinho poder oferecer e fornecer todas as informaes das quais uma
empresa precisa.
Ainda para Laudon e Laudon (2011), um SI pode ser definido como um
conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa,
armazena e distribui informaes destinadas a apoiar a tomada de decises, a
coordenao e o controle de uma organizao, alm disso, auxiliam os gerentes e
trabalhadores a analisar problemas e visualizar assuntos complexos.
Os sistemas so um conjunto de partes interagentes e interdependentes
que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam
determinada funo. Apresentam como componentes (a) os objetivos, a finalidade
a qual o sistema foi criado com intuito de atender os objetivos dos usurios e do
prprio sistema, (b) as entradas do sistema, referente as foras que fornecem ao
sistema os materiais, as informaes para a operao ou o processo de
transformao, (c) o processo de transformao do sistema, definido como a funo
que possibilita a transformao de um insumo (entrada) em um produto, servio ou
resultado (sada), (d) as sadas do sistema, que correspondem aos resultados do
processo de transformao, (e) os controles e as avaliaes do sistema, com o
intuito de verificar se as sadas esto coerentes com os objetivos estabelecidos e (f)
a retroalimentao ou feedback do sistema, que consiste como a reintroduo de
uma sada sob a forma de informao. (OLIVEIRA, 2012).
Dessa forma, quando for mencionado neste trabalho o termo Sistema
Integrado, o mesmo faz referncia a todos os processos relacionados com a
informatizao (software, hardware, peopleware), j o termo Tecnologia da
Informao estaria restrito apenas ao hardware e software. (HOFFMANN, 2006).
De acordo com Oliveira (1997), o avano da tecnologia de informao
possibilita o armazenamento e a recuperao mais eficiente dos dados gerados.
Embora as empresas tenham aumentado sua capacidade tecnolgica, as mesmas
ainda mantm uma forte identificao com a tradicional "custdia" e uso da
informao; esta concepo permanece vigente at hoje.

29

Assim, sistemas de informao um mtodo organizado para prover

informaes passadas, presentes e futuras, composto de pessoas, equipamentos,
procedimentos,

documentos

comunicaes

voltados

para

seleo,

armazenamento, processamento e recuperao de dados para dar suporte s

funes de operao, administrao e tomada de deciso na empresa.

1.7 Sistema Integrado no Gerenciamento de Estoques

Os sistemas de controle de estoques, juntamente com a utilizao de

equipamentos acoplados a leitores de cdigos de barras ou scanners e suportados
por sistemas de transferncia eletrnica, registram mudanas nos nveis de
estoques, depois que os dados sobre os pedidos dos clientes so recebidos e,
prepara os devidos documentos de expedio. Com esses dados processados, o
mesmo demonstra a situao dos materiais que precisam de reposio. (OBRIEN,
2004).
Essas informaes so importantes ao Fisco Estadual que exige, atravs
do SINTEGRA (Sistema Integrado de Informaes sobre Operaes Interestaduais
com Mercadorias), que as empresas apresentem as informaes, em meio
magntico, das movimentaes de entrada e sada das mercadorias e a posio dos
estoques a cada inventrio. (PICK; DIESEL; SELLITTO, 2011)
Para Gonalves e Schwember (1979) as regras de deciso tais como o
planejamento e controle de estoques apresentam excelentes oportunidades para a
utilizao dos servios de processamentos de dados com a aplicao do
computador. Oportunidades que podemos citar:

Para conferncia do posicionamento de cada item, ou seja, se o

endereamento do material est de acordo com o cadastro do sistema;

Emitir a solicitao de compra, quando necessrio, com o intuito de

reposio dos materiais ou pedidos solicitados sob encomenda;

Localizao fsica de um item em estoque;

30

Efetuar projees de necessidades futuras, ou seja, previso de

demanda ou itens com maior rotatividade;

Emitir relatrios detalhados e de resumo, composto de relatrios de

acompanhamento, sada de material para confrontar com pedidos de
vendas, histrico de consumo, dentre outros;

Ajuste dos estoques de segurana (estoque mnimo);

Reviso das estimativas de custo de posse, referente aos custos de

estocagem;

Reclculo dos nveis e quantidades de encomendas (estoque mximo

e sada por material);

Sequenciamento hierrquico do controle de itens, ou seja, como os

itens sero/esto alocados dentro do estoque.

Em todos os setores, os SI proporcionam a comunicao e o poder de

anlise de que as empresas necessitam para conduzir o comrcio e administrar
negcios. De acordo com sua estrutura, sua base de dados pode ser utilizada para
armazenar e administrar todos os tipos de dados, desde mdulos ou campos para
manter o controle de todos os itens e locais, requisies, ordem de compra, os
nveis exigidos de estoques, pontos de reabastecimento, prazos de entrega, erros de
inventrio e at o rastreamento de materiais, dependendo apenas do grau de
complexidade e abrangncia do sistema de gerenciamento.
Da perspectiva de uma empresa, a utilizao de um SI uma estratgia
organizacional e administrativa. Para entender, o administrador precisa conhecer as
dimenses mais amplas da organizao (clientes, funcionrios e fornecedores), da
administrao (estratgias de crescimento) e da tecnologia de informao (intranets
e software de planejamento colaborativo), afim de fornecer soluo diante dos
desafios e problemas no ambiente empresarial. (LAUDON; LAUDON, 2011).
A figura 3 demonstra as relaes dimensionais para a capacitao em SI
dentro de uma organizao, onde respectivamente so as bases para sua
configurao.

31

ORGANIZAO

SISTEMAS DE
INFORMAO

ADMINISTRAO

TECNOLOGIA

Figura 3: Capacitao em Sistemas de Informao

Fonte: Laudon e Laudon (2011, p. 11)

Para tanto, os SI so constitudos de atividades que subsidiam o processo

de tomada de deciso, ocorrendo em trs nveis de acordo com Carmo e Pontes
(1999):

Definio da estratgia da empresa a partir da coleta e processamento

de dados, sendo dimensionados os objetivos, metas, fatores crticos de
sucesso, ameaas externas, salientando-se a busca de informaes
sobre competidores, clientes, fornecedores, ambiente do negcio,
contexto social, poltico e econmico.

Execuo, desenvolvimento de atividade de coleta, anlise/sntese de

informao, com o objetivo da gerao de produtos de informao.
Deve ser norteado pela estratgia de negcios e pelos fatores crticos
de sucesso da organizao.

Integrao o Feedback que o SI oferece para a criao de uma

organizao flexvel na qual existe um constante monitoramento
ambiental e exerccios de cenrios mltiplos, essenciais para subsidiar
a definio de diretrizes e polticas tanto em nvel organizacional

32

quanto em nvel macro, seja setorial ou global.(CARMO; PONTES,

1999).

importante salientar que os SI necessitam do feedback, podendo facilitar

a adoo e estratgias de aumento da eficincia da gesto dos estoques.
O processamento de dados contm as informaes relevantes para que os
produtos e servios possam ser transacionados entre as empresas, bem como entre
estas e os consumidores. Dentre essas informaes, incluem-se o nome do produto
ou servio, o seu cdigo, a descrio, as suas especificaes e atributos, as
informaes logsticas (por exemplo, quantidade de itens por embalagem) e
informaes comerciais (por exemplo, preos). As informaes contidas no cadastro
eletrnico so crticas uma vez que a sua formulao inadequada ou erros de
informao podem propagar inconsistncias nas transaes comerciais, gerando
ineficincias na cadeia de suprimentos. Assim, por exemplo, uma informao
incorreta nos cadastros dos produtos pode gerar erros nos processos de emisso de
ordens de venda e compra, bem como inconsistncias nos processos de expedio,
faturamento, recebimento e contas a pagar. Esses problemas podem ocasionar um
aumento nos custos logsticos de suprimentos e distribuio, alm de perda de
produtividade nos processos de gerenciamento de produtos, vendas, promoes,
expedio, recebimento e contabilidade. (PEDROSO; ZWICKER, 2008).
Muitas das empresas que atuam no comrcio, no dispem de
informaes organizadas para auxiliar no gerenciamento das atividades, muitas
vezes por falta de conhecimento e de ferramentas que auxiliem nesse processo. De
acordo com Franco (2007), quando o assunto aquisio de tecnologia, tratando-se
especificamente de sistemas integrados de gesto os ERPs (Enterprise Resource
Planning) jamais se cogita de implantao de projetos que exigem grandes
investimentos, que comum apenas para o mercado de grandes empresas.
Diante disso, podemos afirmar que um sistema integrado organiza todos
os dados da empresa em um banco de dados informatizado, sendo possvel a
recuperao de informaes de vendas, compras e estoques, incluindo o inventrio
com o intuito de monitorar o quo eficientemente cada departamento est operando.
Contudo, apesar das vantagens oferecidas por um SI existem algumas armadilhas,
onde estes tipos de sistemas esto sujeitos aos efeitos de uma falha do computador
ou uma falha generalizada de software.

33

Para que as empresas possam usufruir das vantagens do SI,

necessrio que algumas premissas sejam observadas como o envolvimento
adequado da alta e mdia administrao do sistema (se no for adequado pode
provocar situao de descrdito), competncia por parte das pessoas envolvidas
(caso contrrio, poder gerar problemas como inconsistncias), apoio da estrutura
organizacional (normas, procedimento e processos que compem a empresa) e
conhecimento e confiana no sistema, atravs de um planejamento estruturado para
o treinamento e capacitao dos usurios e envolvidos. (OLIVEIRA, 2012).
A introduo de algo novo pode afetar os procedimentos dentro de uma
organizao, com isso deve incluir a familiarizao dos funcionrios, de forma a
prepar-los para as novas tarefas e oferecer-lhes conhecimento. No caso, a
inovao por exemplo, a implantao de um novo sistema de gerenciamento
destri a tradio, exigindo um planejamento cuidadoso para garantir o sucesso da
implantao, uma vez que ocasiona uma mudana na natureza do trabalho.

34

2 METODOLOGIA

Para a realizao deste trabalho foi utilizado a metodologia de pesquisa

qualitativa, onde a pesquisa em questo necessitou de uma definio clara dos
mtodos a serem utilizados, objetivando auxiliar na compreenso de como foi
estruturado e realizado o trabalho. Para justificar sua escolha, sero apresentadas a
seguir

suas

definies

principais

particularidades

juntamente

com

os

procedimentos que foram utilizados para a coleta de dados, os quais possibilitaram a

transformao em informaes e possvel concluso de pesquisa.

2.1 Classificao da Pesquisa

De acordo com Gil (2010), existem diversas modalidades de pesquisa

qualitativa, das quais se pode citar: o estudo de caso, pesquisa descritiva, pesquisa
exploratria, pesquisa-ao e pesquisa participante.
Neste tipo de pesquisa h uma relao dinmica entre o mundo real e o
sujeito, uma interdependncia entre o mundo objetivo que deseja conhecer e a
subjetividade do pesquisador. (RODRIGUES, 2008).
A classificao do projeto de pesquisa em questo ser um estudo de
caso seguido de uma pesquisa-ao, composto por um conjunto de dados coletados
e a anlise funcional do setor, possibilitando a aplicao dos mtodos estudados no
referencial terico, para se obter informaes que sero de suma importncia para a
anlise da situao real, traando metas de melhorias na execuo da operao e a
implantao dos procedimentos abordados na pesquisa.
Para Gil (2010) mtodo de estudo de caso uma modalidade que
consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que
permita seu amplo e detalhado conhecimento e encarado como o delineamento mais
adequado para a investigao de um fenmeno contemporneo dentro de seu
contexto real. Em outra modalidade, que no deixa de ser combinatria com o
estudo de caso, temos a pesquisa-ao que tem caractersticas situacionais, pois

35

procura diagnosticar um problema especfico numa situao especfica, com vistas a

alcanar algum resultado prtico.
Em outras palavras, Thiollent (2012) define a pesquisa-ao como o
modo de conceber e de organizar uma pesquisa social de finalidade prtica e que
esteja de acordo com as exigncias prprias da ao da participao dos atores da
situao observada.
Optou-se pelo mtodo de trabalho, quanto a sua natureza a pesquisaao, devido propor soluo especfica de aplicao imediata, uma vez que a
respectiva empresa no empregava estratgias de gesto de materiais e pelo
envolvimento das autoras deste trabalho de concluso, como agente participativo.
Segundo Tripp (2005) importante que se reconhea a pesquisa-ao
como um dos vrios tipos de investigao-ao, definido como um tempo genrico
para qualquer processo que siga um ciclo entre agir no campo da prtica e investigar
a respeito dela. A maioria dos processos composto pelo planejamento,
implementao, descrio e avaliao, representados na Figura 4.

Figura 4: Representao em quatro fases do ciclo bsico da pesquisa-ao.

Fonte: Tripp (2005).

36

Uma vez que existem vrios fatores levantados pelo referencial terico
desse estudo onde a ausncia deste gerenciamento afeta o desempenho funcional e
monetrio das organizaes, a anlise e o estudo in loco so um meio eficiente de
se obter informaes detalhadas a fim de elaborar e implantar este projeto para
planejamento e controle dos materiais armazenados. Nesta seo do trabalho sero
apresentados e descritos os materiais, equipamentos e mtodos de gerenciamento
de estoques com apoio da tecnologia que foram empregados para a realizao do
estudo e resultados.

2.2 Roteiro de Entrevistas e Observaes

Na sequncia descrita a forma e instrumento utilizado para a coleta de

dados. A pesquisa foi realizada por observaes, entrevistas coletivas no local de
trabalho e entrevista individual aplicada de modo aprofundado.
Segundo Thiollent (2012) as principais tcnicas utilizadas para a coleta de
dados, so os locais de investigao e os indivduos ou grupos que so escolhidos
em funo do plano de amostragem ou com critrios intencionais, ao lado dessas
tcnicas, tambm so utilizados questionrios convencionais que so aplicveis em
maior escala, observao participante, dirios de campo, histrias de vida e at
mesmo o sociodrama, com o qual possvel reproduzir certas situaes sociais que
vivem os participantes.
Os questionrios foram desenvolvidos previamente, baseando-se na
adequao e esclarecimento de possveis dvidas das autoras, a partir dos
conceitos e informaes apresentadas nos captulos anteriores. Seja quais forem os
questionamentos, a fase de coleta de dados procura as informaes que so
julgadas necessrias para o andamento da pesquisa.
Possuindo como referncia os conceitos de gerenciamento de estoques
apoiado por um SI, procurou-se montar um roteiro para as entrevistas e observaes
na empresa selecionada para o estudo de caso.
As respostas foram de natureza opinativa sendo interpretadas por ambas
as partes, pesquisadoras e entrevistados. Pelas pesquisadoras, pois estas

37

interpretaram as informaes coletadas no questionrio e pelo entrevistado, pois

este efetuou uma avaliao subjetiva. (THIOLLENT, 2012).
As etapas do roteiro so apresentadas a seguir.
Primeira etapa, denominada descrio geral da empresa, contempla
dados

de

identificao

da

empresa,

breve

histrico,

principais

produtos

comercializados, porte, nmero de funcionrios, breve descrio do setor da

empresa abordada, tipo de layout adotado e fluxo de operaes.
A segunda etapa, tem por objetivo coletar informaes dos principais
modelos e mtodos empregados na gesto de estoques detalhadas no setor de
armazenagem, local escolhido como objeto desse estudo.
Referente aos objetivos secundrios da pesquisa, com o intuito de
elaborar um plano de melhoria que influencie diretamente na gesto de estoque,
montou-se a terceira etapa, composta pelo entendimento e explanao da
sistemtica de controle utilizada pela empresa.
A metodologia do estudo teve a seguinte sequncia, com o intuito de
atender o principal objetivo da pesquisa, ou seja, a implantao de uma sistemtica
de controle de materiais eficiente e eficaz na empresa abordada.

Reviso bibliogrfica a respeito da Gesto de Estoques e Sistema

Integrado de Informao;

Realizao de um diagnstico da situao dos procedimentos da

empresa/processo com relao ao tema proposto, afim de elaborar a
problemtica na qual sero tratados os problemas;

Elaborar as interpretaes, buscar solues e definir diretrizes de ao.

Implantar e consolidar uma sistemtica eficiente de planejamento e

controle de estoques, atravs de um mtodo desenvolvido a partir da
reviso bibliogrfica e buscando atender as necessidades da empresa;

Analisar resultados globais atravs de um comparativo entre a situao

anterior e posterior implantao do trabalho;

Elaborar concluses quanto aplicao prtica e quanto ao trabalho,

como um todo, bem como antever futuras direes de pesquisa.

38

2.3 Coleta de Dados

A coleta de dados foi realizada atravs de entrevistas e questionrios

impressos sendo entregues aos principais envolvidos do setor em setembro de
2012, para se obterem informaes sobre sua atividade e tambm visitas peridicas
na empresa estudada. A princpio foi fixada uma data de retorno, no entanto em
alguns casos, foram inclusos prorrogaes devido a necessidade de novos contatos
com os respondentes. Aps a coleta de dados realizou-se a anlise e discusso dos
resultados e a interpretao subjetiva das respostas.
O

prximo

captulo

apresenta

observaes na empresa estudada.

os

resultados

das

entrevistas

39

3 ESTUDO DE CASO: SISTEMA INTEGRADO NO GERENCIAMENTO DE

ESTOQUES

Este captulo se prope a realizar um estudo sobre a tecnologia e os

processos de controle e planejamento de materiais empregados numa empresa de
mdio porte situado no interior paulista, dando destaque ao gerenciamento de
estoque, objeto desse estudo. Tem-se a seguir a maneira como foi desenvolvida a
pesquisa e os procedimentos utilizados para coleta de dados, nos quais
possibilitaram a elaborao do motivo deste trabalho e a concluso da pesquisa.

3.1 A empresa

O estudo de caso baseado numa empresa do comrcio de materiais

para construo em geral, do material bsico ao acabamento. A princpio a mesma
no dispunha de espao suficiente para armazenar todo o mix de produtos, contudo
no ltimo ano ela ampliou seu principal estoque, alm de construir um piso superior
para otimizao da rea disponvel.
Tem por misso comercializar produtos com honestidade, tica, focados
na satisfao do cliente, respeitando parceiros e colaboradores, buscando inovaes
e crescimento no mercado, viso em ser uma empresa de referncia em materiais
de construo na cidade de Barretos e regio, com valores norteados em tica nas
relaes mercadolgicas, confiana, seriedade, qualidade, responsabilidade e
satisfao dos clientes.
A empresa mantm hoje, o quadro de 45 funcionrios e proporciona ainda
empregos indiretos, que so os chapas (pessoas que trabalham diretamente com
servios de carregamento e descarregamento de caminhes) e contribui na
economia global da sua regio. Com uma frota prpria dedicada para entregas,
atende a uma clientela bem diversificada, de classe baixa, mdia e alta;
construtores e construtoras, pessoas jurdicas e ainda parte das cidades da regio.
A empresa possui uma gama de mais de 15.000 itens sendo mais de
8.000 itens alocados em seu estoque para pronta entrega; a empresa no utilizava

40

uma sistemtica de controle de materiais adequada, existindo falhas no

planejamento de compras e manuteno dos nveis de produtos. Arnold (1999)
enfatiza sobre a relevncia do planejamento e controle dos estoques para o
aumento da rentabilidade da empresa, j que sua funo principal perceber a
importncia de cada produto dentro da organizao.
So grandes os riscos de se possuir altos estoques pelos varejistas, mas
no prejudicial, pois, procuram dar mais ateno ao pronto atendimento aos clientes,
do que na rotatividade do estoque, e lucratividade ligada diretamente ao produto.
(LOPES, 2005)
Ainda de acordo com Lopes (2005), no ramo de materiais para
construo, no existe muita sazonalidade, sendo comum o segmento manter as
vendas bem estveis durante o ano.

3.1.1 Organograma Organizacional

Entre seus colaboradores, segundo informaes coletadas, h a seguinte

hierarquia conforme mostra a Figura 5.

Figura 5: Organograma empresarial.

Fonte: Das autoras.

41

Compras: Setor responsvel pelas negociaes, faz cotaes e

compras de produtos, seleciona fornecedores e novos produtos ou
lanamentos no mercado.

Marketing (MKT): Responsvel pela divulgao da empresa na mdia e

criao de propagandas em panfletos, TV, rdio e jornal.

Finanas:

Controle e conferncias de Contas Pagar e Contas

receber

RH: Setor responsvel pela contratao, dar suporte, treinar,

desenvolver, motivar e manter os funcionrios.

Vendas: Visa o atendimento a clientes, realizando demonstraes e

evidenciam as caractersticas do produto; elaboram oramentos e
efetivam as vendas.

Expedio: Fiscaliza diretamente o andamento de todo o servio no

depsito, distribui tarefas de acordo com as necessidades de entrega,
e principalmente fiscaliza a conferncia das mercadorias de entrada e
sada.

Contudo, neste estudo, sero enfocados apenas os cargos operacionais

relacionados

estocagem

de

materiais

colaboradores

que

participam

indiretamente do fluxo do processo, por se tratar de onde surgiu a proposio para o

estudo.

3.2 Problemtica Enfrentada

Neste tpico procuramos abordar os problemas enfrentados pela empresa

proveniente da falta de um sistema adequado de planejamento e controle de
materiais, bem como os procedimentos funcionais, como resultado da coleta de
informaes, provenientes das entrevistas e visitas in loco antecedentes a aplicao
da metodologia proposta.

42

3.2.1 Quanto ao armazenamento

Quantidades excessivas e duplicidade de vrios materiais armazenados,

gerados a partir da confuso ao repor os produtos dentro rea de estocagem, ou
seja, grande acmulo de produtos idnticos e/ou similares em diversos pontos do
prdio. Avarias de materiais, onde a maioria so provenientes da ms condies de
armazenagem, manipulao e transporte desnecessrios de materiais.
Falta de planejamento no fluxo de movimentaes, difcil localizao e
acesso alguns produtos; deficincia no layout dos estoques; demora na reposio
dos materiais, onde muitos itens eram encontrados com saldo zerado somente no
momento que o cliente necessitava.

3.2.2 Quanto movimentao

Idas e vindas ou vias cruzadas, tempo gasto inutilmente pelos

funcionrios para a busca dos materiais, grandes distncias dos produtos com maior
giro de vendas, frequente manuseio de material transportado de um lugar para outro.

3.2.3 Quanto aos materiais propriamente ditos

A empresa efetua constantes aquisies de produtos inovadores e

designs diferenciados, uma vez que o mercado solicita uma resposta rpida frente
aos lanamentos simultneos de novos produtos como forma de obteno de
vantagens competitivas, porm h uma grande dificuldade por parte dos funcionrios
no reconhecimento destes produtos, certo que, ainda existe o fator de rotatividade e
evaso dos colaboradores onde muitos desconhecem as particularidades de cada
mercadoria.
Devido a estes fatores, durante o recebimento das mercadorias h
dificuldades na identificao dos locais para acomodao dos novos produtos,

43

gerando falta de identificao de materiais, incompatibilidade com cadastro do

sistema, produtos obsoletos, demora e confuso na estocagem de materiais e
quebras.
Isso reflete no setor de compras gerando deduo da quantidade
necessria de compra de cada item e com a ausncia de estoques mnimos e
mximos, ocasionavam altos ndices de materiais idnticos e duplicidade de
reposies.

3.2.4 Quanto aos colaboradores

Stress e fadiga refletindo diretamente no atendimento ao cliente e na

acurcia dos dados, principalmente nos dias de inventrio.
Eram realizados inventrios atravs de uma contagem 100% manual
porm, com grandes distores nos resultados devido ao grande esforo fsico e
mental necessrio para sua aplicao, ocasionando cansao e desgaste fsico por
parte dos colaboradores. Como consequncia, o rendimento diminua refletindo em
erros de anotao, descrio e contagem.

3.3 Consolidao do mtodo proposto

No h uma s forma de estruturar, definir e gerenciar os estoques de

uma empresa.
Considerando que a implantao de uma nova sistemtica no fluxo dos
processos representa uma mudana e uma quebra de paradigmas existentes na
cultura endgena da empresa (Souza, 2009), criar um ambiente favorvel para a
estruturao e introduo dos conceitos e prticas so necessrios.
A operacionalizao da prtica da gesto dos estoques apoiado pelo uso
da tecnologia depende do estudo do processo ao qual ser aplicada, devendo
considerar todos os processos a montante e a jusante referente quela operao.

44

Para tornar mais evidente estes fatores, aprofundou-se em uma realidade

especfica, e procurou captar as explicaes e informaes desenvolvendo
interpretaes do que ocorre na realidade da empresa.
De forma anloga ao PDCA (Plan, Do, Check, Action) como tcnica
consolidada de gesto (Martins; Laugeni, 2006), seguir por um estgio de
Planejamento (etapa posterior a coleta e interpretao dos dados), Execuo,
Verificao e Padronizao das prticas implantadas.
Conforme exposto acima, pode-se visualizar de forma resumida a partir
da Tabela 1. Nesse ponto, possvel traar um paralelo entre as atividades e aes
correspondentes.

Tabela 1: Modelo proposto para implantao de um sistema integrado para

gerenciamento de estoques, relacionando estgios e atividades.

Estgio

Etapas

Aes

Estabelecer objetivos

Diagnstico da situao

Observar e analisar os dados

obtidos do diagnstico

Anlise da sequencia de
atividades

Execuo da estratgia de implantao com

o uso de tcnicas e conceitos Execuo.

Aumentar o
controle/conhecimentos

Avaliao e reflexo sobre os resultados

obtidos Verificao.

Acompanhar as melhorias
obtidas e propor novas
melhorias

Padronizar e disseminar as prticas de

melhoria Padronizao.

Definio da estratgia de implantao e

procedimentos Planejamento.

Fonte: Das autoras.

Objetivando o melhor entendimento do trabalho, sero apresentados

tpicos sobre o processo adotado, mais especificamente sobre a gesto dos
estoques.

45

Segue-se a isso a descrio da aplicao do modelo de implantao

proposto. Um melhor entendimento sobre o fluxo fsico de materiais e as aes
necessrias para cada operao demonstrado na Figura 6.

Figura 6: Fluxograma de Processos.

Fonte: Das autoras.

46

3.3.1 Estabelecer os objetivos

O primeiro estgio do modelo proposto deve focar na criao de um

ambiente favorvel seguindo paralelamente com o estabelecimento das metas e
objetivos a serem alcanados. O objetivo e justificativa se encontram na Introduo
deste trabalho de concluso de curso. As principais metas para a implantao de
uma nova sistemtica de controle de materiais devero atender todas as
necessidades da empresa, sanando e/ou amenizando os problemas enfrentados,
sendo estas as metas a serem atingidas, composta de aes que conferem na
consistncia do sucesso do projeto. Segundo Thiollent (2012), as metas devem ser
definidas com antecedncia e preciso, de forma a possibilitar a busca por
melhorias, canalizando os esforos para objetivos alcanveis.

3.3.2 Diagnstico da situao

A etapa de diagnstico da situao demandou uma anlise dos

parmetros anteriores de fluxo de informaes, procedimentos realizados e a
problemtica enfrentada. A descrio mais detalhada destes parmetros se encontra
no item 3.2.

3.3.3 Observar e analisar os dados obtidos do diagnstico

A estratgia de implantao, como prxima etapa, surge naturalmente a

partir da definio do cenrio inicial, estabelecimento de metas e diagnstico da
situao.
A definio do projeto de melhoria consequncia da priorizao obtida
atravs da anlise dos fatores de impacto na reduo das divergncias quantitativa
entre sistema e estoque fsico e o investimento de recursos necessrios para isso.

47

3.3.4 Instrumentos e Fontes de Pesquisa

Na sequncia descrita a forma e instrumentos utilizados para

implantao da metodologia proposta.
A pesquisa inicialmente foi realizada por aplicao de entrevistas e
pesquisas. Houve ainda a realizao de Benchmarking dos concorrentes inseridos
no mercado onde a empresa atua, atravs de pesquisas dos modelos de gesto de
materiais.
Incluso neste roteiro esto os materiais recolhidos atravs de diversas
visitas tcnicas no local objetivando melhor compreenso do fluxo de processo.
Constatou-se atravs da entrevista e observao que, a empresa varejista
em estudo necessitava de equipamentos como computador, balana contadora,
leitor de cdigo de barras, coletor de dados e impressora de etiquetas para auxlio
na implantao, como mostra a Figura 7.

Figura 7: Equipamentos Eletrnicos

Fonte: Das autoras

48

Este estgio traz a aplicao dos conceitos estudados no Referencial

Terico, que se encontra no captulo 1 deste trabalho. A rotina de aplicao seguiu a
proposta de melhoria contnua, exigindo uma sucesso de alteraes de
procedimentos para atingir as metas e a reduo dos problemas.
A atividade de execuo se inicia aps a coleta de dados e anlise da
problemtica.
Na busca por solues para o problema da empresa, um novo sistema
gerencial integrado de informaes (software) foi implantado com o intuito de
garantir o sucesso da nova proposta, uma vez que o sistema atual no suportava as
mudanas previstas e tambm pela necessidade de dados fiscais e contbeis. Alm
disso, a empresa se comportava de forma vertical referente comunicao como um
todo, aps tal mudana, foi possvel dar incio ao comportamento organizacional
voltado para comunicao horizontal, consolidando a necessidade de implantao
de um sistema integrado.
O controle de estoques no sistema seria atravs do prprio cdigo de
barras do fabricante ou na ausncia deste o cdigo de barras seria gerado pelo
prprio sistema da empresa, sendo possvel vincular o cadastro completo dos
produtos com todas as informaes pertinentes como: descrio, unidade, tamanho,
localizao fsica, histrico de compra e demanda. A partir deste banco de dados
seria distribuda em rede, as informaes necessrias para consultas de estoques,
insero de dados, gerao de relatrios e planejamento de compras.
Inicialmente organizou-se a expedio de forma que os produtos de maior
giro e similares, ficassem prximos do balco de entrega, os produtos com menor
volume de venda foram alocados no interior do prdio, produtos com vendas
espordicas e o super estoque - estoque excedente de mercadorias, no sendo
possvel seu armazenamento nas gndolas e prateleiras - foram alocados na parte
superior, j que o deslocamento at o mesmo maior e difcil.
Com os produtos nas devidas prateleiras foi definido o endereamento a
partir do princpio de ruas pares e avenidas mpares, seguindo o modelo da cidade
de Barretos. Alm disso, as gndolas foram dispostas em ordem alfabtica (A, B,
C,...) em ambos os lados.
Para isso, realizou se mudanas no layout da expedio, sendo definido
como ponto inicial de referncia a entrada do setor, conforme mostra a Figura 8.

49

Figura 8: Novo layout do setor de expedio.

Fonte: Das autoras.

O passo seguinte foi incluir no cadastro do produto os cdigos de barras

do fabricante ou gerados no prprio sistema e simultaneamente o endereamento
fsico do material.
Para isso foi necessrio um computador e um leitor de cdigo de barras,
para facilitar o acesso ao sistema no deslocamento em toda a extenso da
expedio, visto que seria mais produtivo faz-lo campo.
No trmino de cada gndola eram impressas etiquetas com descrio do
cdigo da loja, cdigo de barra, marca do produto e localizao sendo utilizadas nas
prateleiras identificando cada mercadoria, conforme mostra a Figura 9.

Figura 9: Produtos devidamente identificados e etiquetados.

Fonte: Das autoras.

50

Aps esta etapa, organizou-se a contagem dos produtos onde foi

estabelecido dois dias sem atendimento ao cliente, devido a movimentao de
vendas e do estoque fsico, caso contrrio interferiria no resultado final.
Inicialmente os colaboradores foram divididos em equipes, aps isso, foi
realizado um treinamento para que todos entendessem a forma que seria o
procedimento conforme descrito abaixo:

Equipe de Contagem manual: contavam e marcavam a quantidade dos

produtos nas etiquetas de identificao dos produtos.

Equipe de Contagem eletrnica: contavam peas midas com grande

quantidade (pregos, parafusos, conexes) atravs de uma balana
contadora com pesagem por amostragem, obtendo a quantidade total
de cada item e em seguida era marcado a quantidade nas suas
respectivas etiquetas, conforme Figura 10.

Equipe para coleta de dados responsvel pela coleta da quantidade

dos produtos atravs de um coletor, onde todos os produtos
cadastrados no sistema so inseridos; ao efetuar a leitura do cdigo de
barras, o mesmo identifica o produto bastando apenas digitar a
quantidade indicada como mostra a Figura 11.

Equipe TI responsveis pela importao dos dados colhidos no

coletor para o sistema e processamento das informaes obtidas. Aps
a importao, os estoques j ficavam disponveis simultaneamente no
sistema.

Figura 10: Balana de Contagem Eletrnica.

Fonte: Das autoras.

51

Figura 11: Coleta de dados atravs do coletor

Fonte: Das autoras.

Durante o processo de contagem, elaborou-se um sistema de fitas de

identificao com etiquetas para anotar a quantidade. Nota-se na figura 11, que as
fitas foram um detalhe importante durante a coleta para a visualizao, pois,
minimizou a possibilidade de ter produtos no coletados.
Ao coletar os dados retiravam-se as fitas e, com uma caneta vermelha,
indicava-se que a coleta havia sido feita. Se houvesse algum erro de leitura ou
divergncia, o mesmo permanecia para averiguar posteriormente, assim, era fcil
identificar produtos que ainda estavam pendentes.
Terminado os dois dias desta etapa, realizou-se uma anlise crtica dos
resultados em busca de possveis divergncias, pois, como no havia lanamentos
de entrada de mercadorias no sistema, muitos produtos apresentavam quantidades

52

divergentes no estoque. Aps a anlise, os ajustes e correes necessrios foram

efetuados.
Como forma de facilitar a familiarizao dos funcionrios com o novo
procedimento, foi adotada a aplicao de treinamentos. O treinamento efetuado no
prprio departamento por uma pessoa com alto grau de conhecimento sobre os
procedimentos, transmitindo as informaes das rotinas de trabalho, atendimento,
localizao dos materiais e suprimentos de materiais destinados a sua rea.

53

4 RESULTADOS E DISCUSSO

Nesta etapa do trabalho so apresentados e analisados os resultados

obtidos aps a implementao do projeto proposto, afim de comprovar a eficcia e
eficincia dos procedimentos atravs de um estudo de caso, relacionados a uma
gesto estratgica dos materiais apoiados na tecnologia de informao.

4.1 Resultados

Os resultados obtidos foram satisfatrios, o que no descarta a

possibilidade de melhoria do processo.

4.2 Benefcios Alcanados

Aps a solidez do bom funcionamento da metodologia empregada, foi

possvel observar a diminuio da margem de erros referente as divergncias entre
os estoques fsicos e as quantidades disponveis via sistema. A proporo de erros
diminui significativamente.
Quanto ao ambiente de armazenagem, o mesmo se encontra com fcil
acesso para os milhares de produtos estocados, devidamente etiquetados e
identificados, facilitando a alocao e tambm identificao de cada item. O layout
possui um planejamento estratgico, atravs de um estudo de facilidade de
movimentao, seguindo os seguintes fatores relacionados a cada classe de
produto: demanda media mensal, caractersticas e/ou segmento, materiais
segregados e/ou avarias.
Alm dos benefcios listados anteriormente, existe a satisfao pela
implantao de uma metodologia que a princpio parecia impossvel sua aplicao.
notrio ainda que no demorar a aparecer os resultados em ganhos financeiros,

54

contudo at o momento da finalizao deste projeto verificamos melhorias em

qualidade e atendimento ao cliente.

4.3 Dificuldades Encontradas

Devido a mudana dos procedimentos adotados para a implantao de

um novo controle de materiais e conhecendo a cultura de empresa familiar,
encontramos muita resistncia quanto a adoo destes procedimentos e a
integrao entre os departamentos por parte dos funcionrios envolvidos
diretamente com os estoques e setor de vendas.
A coleta de dados foi a etapa mais trabalhosa do processo juntamente
com identificao individual dos itens do estoque, pois, foram realizadas atravs de
um trabalho totalmente manual que envolve um grande volume de informaes
necessrias para alimentar o sistema. Mesmo em empresas de pequeno porte,
pode-se chegar a quantidades de alguns milhares de itens diferentes com vrios
tipos de identificao para cada produto.
Outro fator importante a ser destacado referente a falta de mo de obra
qualificada no mercado. Apesar dos avanos tecnolgicos relacionados a
infraestrutura das empresas, muitas pessoas no esto preparadas para esta
evoluo, consequentemente no sendo possvel a cooperao entre homem e
sistemas de informao. Devido a este fator, muitos dados so compilados e
processados de forma errnea, prejudicando todo o sistema.

55

5 SUGESTES PARA TRABALHOS FUTUROS

Em decorrncia da presente pesquisa foi possvel identificar alguns

pontos que podero ser desenvolvidos em outros trabalhos, relacionado a sistemas
integrados para o gerenciamento de estoques, conforme segue:

Estudos de prticas referentes integrao e cooperao via sistema

entre o setor de compras e recebimento de materiais, objetivando a
reduo de tempo e melhor controle fsico dos materiais, onde no ato
da

entrega

ser

possvel

confrontar

pedidos

de

compras

(fornecedores, quantidades, produtos comprados), visualizar cadastros

e descries do produto, dar entradas nas mercadorias aps
conferncia e simultaneamente disponibilizar os dados coletados para
todas as partes interessadas, favorecendo principalmente a rea de
vendas, somente com a leitura do cdigo de barras.

Estudos para visualizao de produtos atravs de imagens (fotos)

vinculadas no cadastro de cada item, com o intuito de agilizar ainda
mais o atendimento ao cliente e identificao detalhada dos produtos,
contribuindo para a diminuio das dificuldades de diferenciao,
referente a mercadorias com alto grau de similaridade.

Explorar melhor o potencial de seu estoque, verificar a rentabilidade

e/ou materiais com longo prazo de armazenamento, analisando a
viabilidade da realizao de promoes a fim de liquidar estes
estoques parados.

Aplicao do Mtodo da Anlise da Seletiva ABC, que consiste em

dividir o estoque em categorias. A categoria A ou de Alta Rotao
composta de poucos itens que representam a parcela mais
significativa do investimento em estoque. A categoria B ou de Mdia
Rotao, compreende os itens de importncia secundria. Os itens da
categoria C ou de Baixa Rotao so os mais numerosos, porm de
valor inexpressivo em relao ao valor total do estoque.

56

CONCLUSO

Conclui-se que o gerenciamento de materiais, foco do estudo, o setor

que necessita maior ateno dos seus administradores, uma vez que o processo se
inicia e finaliza neste local, abrangendo desde a entrada nos materiais (incio) at
sua entrega ao cliente (trmino), exigindo um trabalho muito delicado e preciso.
Atravs da reviso da literatura, foi possvel observar que uma empresa
pode apresentar maior servio junto a seus clientes e melhora nos processos de
fluxos contnuos de movimentao e alocao, com o uso de um mtodo adequado
de controle de estoque e um processo de armazenagem satisfatrio.
Possuindo como referncia os modelos de gerenciamento de materiais
juntamente com o estudo da informatizao apresentados no primeiro captulo, foi
possvel a implantao da metodologia proposta, concretizando o objetivo relatado
no incio deste trabalho.
Apesar da consolidao do mtodo proposto, o sucesso da implantao no
foi obtido com mximo de aproveitamento dos benefcios propostos, sendo notrio
que alm da sistemtica implantada, de suma importncia que as entradas futuras
sejam feitas de maneira correta para que toda mercadoria que entre para o estoque
fisicamente conste corretamente no sistema. Portanto, sugerimos as melhorias para
trabalhos futuros no captulo 5, em busca da mxima eficcia e eficincia no
Gerenciamento dos Estoques.

57

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