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UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA

FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION


PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
AUDILGEM

AUDILEGEM LTDA
INSTITUCIN EDUCATIVA KIDS GARDEN
2008

ACI No
05 JUNIO/2008

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
AUDILGEM

AUDILEGEM LTDA
INSTITUCIN EDUCATIVA KIDS GARDEN

EQUIPO AUDITOR
Supervisor/docente

Equipo de Auditora

Especialista MYRIAM PRIETO CARDOZO

ASTRID LOSADA ALMARIO (LIDER)


JULIE MARCELA SANCHEZ
LEIDY JOHANNA URUEA
SINDY LORENA ARIAS

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TABLA DE CONTENIDO

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AUDILGEM

1. INTRODUCCIN
El equipo de auditora AUDILEGEM LTDA, en desarrollo de su funcin
otorgada por la universidad Surcolombiana, y en cumplimiento de su
plan de auditora, practic Auditora a la INSTITUCIN EDUCATIVA KIDS
GARDEN.
La presente auditora se realiz por la necesidad de conocer como se
encuentra la institucin, para verificar lo realizado por la parte
administrativa y operativa de la misma; y evaluar si se esta haciendo lo
correcto o no. Adicionalmente, para confirmar si se est trabajando en
pro de la misin y posterior alcanzar la visin logrando as la satisfaccin
total de los clientes o quienes utilizan el servicio.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la administracin,
dentro del desarrollo de la auditora.
El equipo auditor AUDILEGEM LTDA espera que este informe contribuya
al mejoramiento continuo de la Institucin y con ello a una eficiente
administracin de los recursos con los que cuenta la institucin.

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2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERODO AUDITADO


Las situaciones que afectan los resultados del periodo auditado y que
deben tenerse en cuenta para opinin son:

Se present un cambio en administracin de personal, caso


especfico

recientemente

ingres

un

nuevo

contador

la

institucin.
En el ao 2000 la institucin inici actividades educativas con un
nmero mnimo de usuarios del servicio. No obstante, hoy gracias
a la buena imagen proyectada del colegio a nivel local han
aumentado los usuarios del servicio contando con gran nmero de
estudiantes, por ende se estima la posibilidad de que estos
aumenten cada ao.
Debido a la demanda del servicio la institucin educativa se vio en
la necesidad de adquirir planta fsica propia y como recurso de
financiamiento adquiri crditos con terceros, razn por la cual
mostraba iliquidez en el ao 2005, sin embargo en la actualidad
refleja utilidades.

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Neiva, 9 de junio de 2008

Doctora
GLORIA ISABEL CANDELO
Directora General
INSTITUCION EDUCATIVA KIDS GARDEN
NEIVA HUILA

El equipo de auditora AUDILEGEM LTDA en las facultades concedidas


por la universidad Surcolombiana, como estudiantes de administracin
de empresas, en prctica acadmica realiz auditora a la INSTITUCION
EDUCATIVA KIDS GARDEN a travs de la evaluacin de los principios de
eficiencia, eficacia y equidad con que administr los recursos puestos a
su disposicin y los resultados de su gestin, la comprobacin de que las
operaciones administrativas y econmicas se realizaron conforme a
normas legales; y la evaluacin del Sistema de Control interno.
Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin
suministrada por la INSTITUCIN y analizada por la Especialista

en

Revisora Fiscal y Auditora Externa. La responsabilidad del Equipo


auditor consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre
la gestin adelantada por la administracin de la institucin, la calidad y
eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinin sobre la
razonabilidad del talento humano e higiene y seguridad industrial, as
como la administracin y gestin de la misma.

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La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con las normas, polticas y


procedimientos de auditora compatibles con los de general aceptacin
en Colombia; por lo tanto requiri de una adecuada planeacin,
ejecucin y supervisin del trabajo, de manera que el examen
proporcione una base suficiente para fundamentar los conceptos y la
opinin expresada en el informe. El control incluy el examen, sobre la
base de las evidencias y documentos que soportan la gestin de la
institucin, as como la adecuada implementacin y funcionamiento del
Sistema de Control Interno.
El informe contiene observaciones administrativas, una vez comunicadas
por el equipo de auditora, fueron corregidos por la supervisora.

ALCANCE
Con base en el conocimiento adquirido de la institucin, el equipo
AUDILEGEM, realiz el presente informe fundamentado en las lneas de
auditora de Administracin y Gestin, Talento Humano, higiene y
Seguridad Industrial y Sistema de Control Interno; con el propsito de
informar los resultados de la misma.

Concepto sobre la Gestin y los Resultados


La institucin no fue eficiente, ni oportuna en la formulacin y ejecucin
de polticas institucionales claras.

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Se resalta la inexistencia de manuales, polticas, y/o procedimientos de


higiene y seguridad industrial, adems de la sealizacin de salida de
emergencias.
La contratacin del recurso humano es muy generalizada e informal,
pues no tienen un proceso formalizado de la seleccin y reclutamiento
de personal.
La ausencia de un sistema de costos no le ha permitido a la entidad
conocer tcnica y financieramente el monto de sus egresos ni su
incidencia en el presupuesto.
Las observaciones anteriores permiten conceptuar que en la gestin
adelantada por la administracin de la institucin, no ha sido muy eficaz
ni efectiva y, por tanto, dichas afirmaciones se concretan en hallazgos.
Adicionalmente, el Sistema de Control Interno presenta de acuerdo a la
ejecucin una calificacin de 0,95159 equivalente a un riesgo MEDIO, lo
que demuestra que falta cumplimiento con algunas funciones de control
interno, ya que estas son realizadas por una sola persona en la
institucin y no son abarcadas en su totalidad.

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Consolidacin de Hallazgos
El equipo auditor AUDILEGEM con el propsito de mantener una
comunicacin constante con la institucin auditada, notifica los hallazgos
obtenidos durante la ejecucin de los programas en donde se resalta
una totalidad de 36 hallazgos entre los cuales 20 son positivos y 16 son
negativos (ver Cuadro 1), esta informacin es suministrada con el fin de
que la institucin educativa inicie de manera inmediata las acciones
correctivas.
Cuadro 1

LINEAS
Administracin y Gestin
Talento Humano e Higiene y

POSITIVOS
10
5

NEGATIVOS
2
5

TOTAL
12
10

Seguridad Industrial
Sistema de Control Interno
Total

5
20

9
16

14
36

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Plan de Mejoramiento
A fin de lograr que la labor de auditora conduzca a que se emprendan
actividades de mejoramiento de la gestin, la Institucin debe disear
un Plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias
puntualizadas, documento que debe ser remitido al equipo AUDILEGEM
LTDA dentro de los dos das siguientes al recibo de este informe.

El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarn


respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma de las
acciones con que se implementarn los correctivos, responsables de
efectuarlos y seguimiento a su ejecucin.

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___________________________________
Lder equipo de auditora AUDILEGEM LTDA.

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3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
4.1. RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORA
4.1.1.

Evaluacin POR LNEAS DE AUDITORA

ADMINISTRACION Y GESTION
Los procesos administrativos, reflejan la organizacin, direccin y el
control que se practica en una empresa, con el fin de conseguir el logro
de sus objetivos. Un buen desempeo de estos redunda en una serie de
beneficios para el ente que se ven reflejados en un clima organizacional,
motivacin y desempeo en de sus trabajadores, adems hace parte
indispensable de un buen proceso administrativo brindar toda una serie
de beneficios para la empresa en pos de un desarrollo integral.
En esta lnea, se identificaron hallazgos positivos y negativos en lo
referente al clima organizacional.
1. El ambiente donde una persona desempea su trabajo
diariamente, el trato que un jefe puede tener con sus
subordinados, la relacin entre el personal de la empresa e incluso
la relacin con proveedores y clientes, todos estos elementos van
conformando lo que se denomina clima organizacional, este
aspecto es positivo en esta entidad ya que hace que el recurso
humano, cree y mantenga un sentido de pertenencia por la
institucin, para el cumplimiento de metas, objetivos y genera un
ambiente propicio para el trabajo en equipo.
2. El recurso humano con el que cuenta la institucin, esta lo
suficientemente capacitado para desempear las labores para las

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cuales ha sido designado, lo cual indica que es favorable para la


organizacin.
3. Los recursos fsicos y tecnolgicos con los que se cuenta la
organizacin son adecuados y suficientes para el logro de los
objetivos y metas trazadas. Es importante tener en cuenta que el
aprovechamiento tanto de la tecnologa como de los recursos
fsicos es parte integral del proceso de mejoramiento continuo que
toda organizacin pretende mantener con el fin de ser eficientes y
eficaces a la hora de cumplir con su objetivo.
4. Podemos destacar que la administracin tiene sobrecarga de
actividades lo que dificulta el cumplimiento de labores planeadas,
de igual forma es un poco difcil la comunicacin con el contador
ya que este no permanece constantemente en la institucin.
5. No existen polticas de calidad, financieras y de seguridad bien
definidas, puesto que la entidad las asume como objetivos
misionales.
TALENTO HUMANO E HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
El talento humano proporciona la chispa creativa en cualquier
organizacin. La gente se encarga de disear y producir los bienes y
servicios, de controlar la calidad, de distribuir los productos, de asignar
los recursos financieros, y de establecer los objetivos y estrategias para
la organizacin. Sin gente eficiente es imposible que una organizacin
logre sus objetivos. El trabajo del director de talento humano es influir
en esta relacin entre una organizacin y sus empleados.
La administracin de los riesgos tiene por objeto determinar, analizar,
valorar y establecer las medidas preventivas y de control a los diversos
riesgos existentes en las reas de trabajo de la compaa, que puedan
afectar temporal o continuamente la salud y la integridad fsica de los
trabajadores, los activos de la empresa y/o el medio ambiente, en el
desarrollo de los procesos y operaciones.
1. Uno de los aspectos ms importantes en toda organizacin, es
propender que el trabajador se sienta motivado al desarrollar sus
tareas, y a su vez comprometido con la misma. De manera
evidente la institucin, cuenta con planes de incentivos, generando

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de esta manera la motivacin necesaria para el cumplimiento de


su misin.
2. Brindar capacitacin al recurso humano con el que se cuenta es de
vital importancia en toda organizacin, esto conlleva no solamente
a la motivacin, sino que tambin fortalece y hace parte de los
conocimientos que se requieren en un entorno cambiante como el
que se vive actualmente en el sector empresarial, este aspecto es
de resaltar en la institucin; adems, no se trata de tomar todos
los cursos existentes o contratar especialistas en todas las reas,
si no definir especficamente las reas y los temas en los que se
requiere actualizar, mejorar o implementar.
3. Una empresa es eficiente en la medida en que el recurso humano
sea aprovechado de tal forma que permita explorar las cualidades
y capacidades con las que cuenta cada individuo para la empresa
y generen el valor agregado que se requiere. Ante este es
importante anotar que la institucin debe implementar un proceso
que permita escoger adecuadamente al personal, dependiendo del
perfil que se requiera para cada cargo.
4. Uno de los objetivos de las organizaciones es proteger a los
empleados de los riesgos profesionales y crear en las empresas
una cultura de prevencin que permita mejorar las condiciones de
trabajo y de salud, as como su productividad; en este aspecto,
KIDS GARDEN presenta una serie de fallas, por cuanto no se
maneja un panorama de riesgos, y existen aspectos que aunque
no parezcan importantes como la falta de sealizacin de
identificacin y de evacuacin, mantenimiento a las instalaciones
son relevantes al momento de evaluar la seguridad industrial.
5. El comit paritario de salud ocupacional (COPASO) tiene una noble
misin, promover y vigilar las normas y reglamentos de salud
ocupacional dentro de la entidad, contribuyendo a la proteccin de
la integridad fsica de los trabajadores y la seguridad de la
institucin educativa en general. La institucin educativa
actualmente no lo tiene lo que puede conllevar a que el personal
que este ms propenso al riesgo, no reciba las adecuadas
atenciones que ameriten un accidente o una enfermedad,
adicionando el desconocimiento de los empleados en relacin al
tema, generando as menor productividad y por consiguiente el
desvo de la misin y posterior de la visin.

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO


Se realiz la evaluacin de los componentes del Sistema de Control
Interno y se determin que la Institucin presenta ciertas deficiencias.
El componente ms crtico fue la valoracin del riesgo y entre los menos
crticos estn los componentes de ambiente de control, actividades de
control y monitoreo; y por ltimo, el componente de informacin y
comunicacin est en un nivel de riesgo bajo.
Por lo tanto, todos estos componentes crticos presentan riesgos
inherentes que afectan a la institucin en el desarrollo de su misin y
eficiencia en sus operaciones.
Ambiente de control
El puntaje obtenido para este componente es de 0,72000 equivalente a
un riesgo medio, afectado por los siguientes aspectos:
No se tienen definidas polticas para la asignacin de los cargos
dentro

de

la

organizacin,

no

se

da

importancia

la

competencia, entrenamiento y experiencia de sus empleados.


Estas

situaciones

pueden

presentar

por

falta

de

tener

formalizacin y estandarizacin de los procesos de seleccin,


reclutamiento y entrenamiento del personal; adems de no tener
un sistema de control interno definido y establecido, razn por la
cual se manejan procedimientos diferentes para designar los
puestos de trabajo dentro de la institucin.

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No se hall evidencia sobre las herramientas que permitan el


seguimiento

evaluacin

de

los

mecanismos

de

control

implementados, motivo por la cual se demuestra que si bien se


tienen mecanismos de control no estn formalizados lo que
obstaculiza la implementacin oportuna de acciones correctivas.
Se verific la inexistencia de la construccin de mapas de riesgos,
ni elaboracin de estudios para determinar las probabilidades de
ocurrencia de estos dentro de la institucin.

La valoracin del riesgo


El puntaje obtenido para este componente es de 2,52632 equivalente a
un riesgo alto, afectado por los siguientes aspectos:
La entidad no tiene establecidos mecanismos que le permitan
identificar riesgos inherentes y de control, sobre sus actividades y
tampoco existen actividades orientadas a la identificacin de
riesgos.
La entidad no ha elaborado y ni aplicado un plan de accin para el
manejo de riesgos, y las acciones correctivas que se han generado
con base en el resultado de los informes peridicos, no estn
documentadas. Por ende, al no existir el plan de accin no hay
herramientas para ser aplicadas en caso de ocurrencia de riesgos.

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Actividades de control
El puntaje obtenido para este componente es de 0,65896 equivalente a
un

riesgo

medio,

afectado

por

los

siguientes

subcomponentes

principales:

Presupuesto:

El

puntaje

obtenido

para

este

subcomponente

es

de

1,28571

equivalente a un riesgo alto, afectado por lo siguiente:


El Presupuesto no se elabora con la participacin activa de los
funcionarios de la entidad, no existe un procedimiento claro y
formalizado para preparar el presupuesto de la entidad.

Contratacin:

El

puntaje

obtenido

para

este

subcomponente

es

de

0,80000

equivalente a un riesgo medio, afectado por lo siguiente:


No se utiliza la misma tcnica para la contratacin de personal, es decir
la gerencia no ha establecido un proceso de seleccin y reclutamiento de
personal formalizado.

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Monitoreo
El puntaje obtenido para este componente es de 0,92308 equivalente a
un riesgo medio, afectado por los siguientes aspectos:
Las evaluaciones no son aplicadas por personal idneo, ya que son
realizadas por la direccin, lo que implica que no haya un anlisis
profundo de las fallas que se estn presentando en la institucin
para su posterior correccin.
No se realizan talleres con la participacin de todos los miembros
de la institucin que permita retroalimentar a la alta direccin
sobre las deficiencias de los controles aplicados, lo que impide el
progreso de la institucin.

Informacin y comunicacin
El puntaje obtenido para este componente es de 0,42857 equivalente a
un riesgo medio, afectado por lo siguiente:
Dentro de la institucin estn definidas las lneas de autoridad y
comunicacin y existen canales de comunicacin efectivos, pese a
esto no se cuenta con un sistema integrado de informacin, que
permita una efectiva toma de decisiones.

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5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Es importante tener en cuenta al momento de disear las metas para un
periodo, si estas son alcanzables y si se cuenta con el recurso suficiente
para su cumplimiento. Por tal motivo y conociendo que algunas de las
que fueron trazadas para el periodo no se cumplieron, es necesario
tomar criterios mas claros y concisos al momento de formular dichas
metas; par evitas as no cumplir con lo propuesto.
Es necesario implementar planes de capacitacin en cuanto a
panoramas de riegos, ya que son de vital importancia para evitar
cualquier tipo de accidentes y mantener al personal preparado ante
estas posibles situaciones.
Disear polticas claras para el cumplimiento de los objetivos misionales
de la institucin educativa, por lo tanto se debe continuar el proceso de
elaboracin de las mismas para un posterior conocimiento y aplicacin
de forma inmediata en la Entidad.
Realizar una nueva distribucin de funciones que permitan eliminar la
sobrecarga de tareas existentes en la gerencia con el fin de cumplir a
cabalidad los propsitos del programa educativo.

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6. ANEXOS

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