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MANUAL DE GESTIN
EMPRESARIAL
AGRADECIMIENTOS
La Asociacin para la Conservacin de la Cuenca
Amaznica - ACCA desea agradecer a los profesionales y tcnicos del Programa Conservando Castaales PCC de ACCA; a la Unin Europea y a la Iniciativa
para la Conservacin de la Amazona Andina ICAA
de USAID por auspiciar la publicacin de este manual, y a todos los socios de la nueva empresa PYME
La Novia Per SAC de los sectores de Mavila, Nuevo
Pacarn, Shiringayoc y Ro Manuripe por sus esfuerzos en consolidar esta primera experiencia empresarial en el sector castaero de Madre de Dios que han
servido para inspirar este manual.
Los Editores
NDICE
Presentacin........................................................................................................7
CARACTERSTICAS DE UNA EMPRESA EXITOSA................................................9
TCNICAS ADMINISTRATIVAS PARA GESTIONAR UN NEGOCIO.................... 11
A. Planificacin . .............................................................................................. 11
Objetivos de largo plazo y corto plazo............................................................ 11
La estrategia................................................................................................... 12
Estrategias genricas....................................................................................... 13
Las polticas del negocio ................................................................................ 14
La administracin del cambio e innovacin..................................................... 14
B. Organizacin................................................................................................ 15
Estructura del negocio.................................................................................... 15
Etapas de la organizacin del negocio . ......................................................... 16
C. Direccin..................................................................................................... 17
Motivacin y liderazgo.................................................................................... 17
Otorgar poder (Empowerment) para participacin.......................................... 18
Comunicacin................................................................................................ 19
Manejo de conflictos...................................................................................... 19
D. Control........................................................................................................20
Proceso de Control.........................................................................................21
Tipos de control de las actividades de un negocio...........................................22
Control de calidad total..................................................................................23
CONCLUSIONES...............................................................................................25
GLOSARIO DE TRMINOS................................................................................26
PRESENTACIN
La administracin de todo negocio o empresa es una labor compleja, no existe una frmula para asegurar el xito. Este manual
busca contribuir a llenar un vaco de informacin aplicada en el
sector castaero sobre conceptos, modelos, enfoques e instrumentos prcticos para gestionar una empresa.
Por ello partiendo de la premisa que toda empresa tiene como
clave del xito al empresario y lo que funciona en un negocio
no necesariamente funciona en otro, nos enfocaremos en las
principales capacidades que contribuyen al xito de ella y en
las cuatro funciones bsicas de la administracin de todo negocio como son: la planificacin, la organizacin, la direccin
y el control. Asimismo hemos desarrollado algunos conceptos
bsicos relacionados a cada una de estas funciones para su mejor entendimiento y aplicacin que debe conocer toda persona
natural o jurdica que se inicia en la aventura de dirigir su propio
negocio.
La constitucin y puesta en funcionamiento de una empresa
con productores forestales no maderables constituye an ms
un desafo importante; a travs de programas de capacitacin y
publicaciones como ste manual en el que deseamos promover
el aprendizaje y la capacitacin del entorno empresarial entre
los castaeros de la regin y de otros que deseen aventurarse en
el mundo empresarial.
Los Editores.
No existe un camino asegurado para llegar a formar una empresa exitosa. Ser el propio empresario el que con
olfato y capacitacin encuentre el suyo. Foto Miguel Morn/ACCA.
Espritu
emprendedor
Capacidad para
llevar adelante
un sueo
Plan de
Negocios
Empresa
exitosa
Caractersticas
de los empresarios exitosos:
dades.
a los cambios.
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riesgos calculados
En situaciones con un alto
grado de incertidumbre,
y que por lo general, no
cuenta con toda la informacin necesaria, un
empresario exitoso es el
que se preocupa constantemente por reunir informacin que le permita
tomar decisiones con el
mayor grado de certidumbre posible.
TCNICAS ADMINISTRATIVAS
PARA GESTIONAR UN NEGOCIO
A. Planificacin
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La estrategia
La estrategia de un nuevo negocio representa un camino trazado para alcanzar los objetivos fijados previamente por
el empresario. Su formulacin constituye un acto creativo que se concreta en
un patrn o proceso de decisiones que
generan un conjunto de acciones dirigidas a lograr los objetivos fijados por la
empresa.
La estrategia empresarial a considerar
para el nuevo negocio consta de los siguientes componentes:
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Estrategias genricas
Son aquellas estrategias que utiliza el
empresario para fortalecer su posicin
competitiva en el mercado donde desarrolla su actividad comercial; son de
tres tipos:
a. Estrategia basada en los costos: Esta
estrategia denominada de liderazgo en
costos o costo mnimo, supone alcanzar
una ventaja competitiva en un mbito
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En la empresa, los empresarios y administradores deben estimular la creatividad con el objetivo de desarrollar en los
trabajadores habilidades para combinar
ideas de manera nica para la solucin
de problemas. Por lo tanto, la innovacin es el proceso de tomar esta idea
creativa y convertirla en un producto,
servicio o mtodo de operacin. Es as
como una empresa innovadora se caracterizar por su capacidad para canalizar sus impulsos creativos en resultados tiles.
B. Organizacin
Una vez definidos los objetivos, la empresa debe organizarse, es decir, se plantea el problema de cmo hacer y qu
elementos y condiciones son necesarias
para obtener el resultado propuesto y
cmo se deben combinar entre s estos
elementos para conseguir dicho resultado de un modo eficiente. Por lo tanto,
organizar significa determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo,
estableciendo la autoridad y asignando
responsabilidad a las personas que tendrn a su cargo estas funciones.
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C. Direccin
Las reuniones interpersonales entre los ejecutivos y los trabajadores de la empresa son un factor importante para la toma de decisiones y dan nuevas perspectivas a travs de una comunicacin directa. Foto Miguel Morn/ACCA.
Dirigir una empresa es la accin de lograr que todos los miembros del grupo
humano y el personal se propongan
alcanzar los objetivos de acuerdo a los
planes y la organizacin.
En una empresa cumplen con la funcin de direccin todos aquellos que
tienen a su cargo un grupo de personas es decir que tienen subordinados.
Su actividad es lograr que ese grupo de
personas alcance los objetivos que se
les ha fijado.
Motivacin y liderazgo
Motivar significa persuadir o inducir, es
decir, convencer a otros para que hagan
lo que queremos que hagan. Mirado
desde el punto de vista del subordinado, nada es ms grato que hacer lo que
se desea y no lo que le piden, por eso
es tan importante que el supervisor logre transmitirle su propia conviccin, su
propia motivacin.
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Comunicacin
Se puede afirmar que la direccin o
supervisin de los subordinados es bsicamente un problema de comunicacin. Cuando el capataz discute con
su cuadrilla la forma en que van a desarrollar el trabajo asignado, l se est
comunicando. En general, toda accin
que se desarrolla dentro de la empresa
implica una comunicacin. Es a travs
de la comunicacin, cmo los diferentes
miembros de una empresa reciben los
objetivos para los cuales trabajarn, las
informaciones necesarias para el desempeo de su tarea, la evaluacin de
las mismas, etc.
La finalidad esencial de la direccin consiste en orientar a los subordinados, darles informacin, inspeccionar su trabajo
y los mtodos que usan, pedir informaciones y adoptar las acciones necesarias
para solucionar los problemas.
Desde el punto de vista de la empresa
lo que interesa es que a travs de la comunicacin, la informacin llegue a una
determinada persona y que sta acte
de acuerdo con lo que en ella se dice.
Por lo tanto, se puede afirmar que habr
Manejo de conflictos
El conflicto en la empresa es toda situacin en la que dos o ms personas
se sienten en oposicin. Es un proceso
interpersonal que surge de desacuerdos sobre objetivos por alcanzar o los
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D. Control
Proceso de Control
El proceso de control, cualquiera sea el
objeto humano o material que se quiera
controlar esta dividido en cuatro etapas:
1. Establecimiento de las normas
2. Medicin de las actividades
3. Evaluacin de actividades
4. La correccin de las desviaciones
1. Establecimiento de las normas:
Las normas representan los objetivos
de la planificacin que son en general
cuantificables. La norma ms importante para el empresario es el volumen
de produccin. Existen otros ejemplos
de normas dentro de la empresa: el
nmero de piezas rechazadas por defectuosas, la cantidad de horas hombre
trabajadas y el volumen de ventas. Tambin las normas se pueden expresar
en trminos monetarios de costos, de
ingresos y de inversiones. La clave del
control efectivo consiste en establecer
las normas para medir la actividad. El
ideal es establecer normas objetivas y
cuantificables, por ejemplo: fabricacin
de 100 mantequillas de castaa al mes,
adquisicin de S/ 5.500 en miel de abeja, venta de 35 barras energticas de
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El control de las actividades y procesos ayudar al empresario a estandarizar y automatizar sus procesos, facilitando la supervisin de las acciones administrativas
y productivas. Foto: Miguel Morn/ACCA.
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requiere desarrollar un esfuerzo de control. En cambio cuando ocurren variaciones, es decir cuando la actuacin se
encuentra desviada en relacin al resultado esperado, debe entrar en accin el
control. Concentrarse en las excepciones, lleva consigo un ahorro de tiempo.
Sin embargo, se recomienda siempre
controlar todas las actividades para prevenir desviaciones.
4. La correccin de las desviaciones:
Esta ltima etapa es vital para un control
efectivo. Se puede considerar como un
esfuerzo para ajustar las operaciones,
para lograr que la actuacin se iguale
a lo esperado. Las acciones correctivas
pueden comprender un cambio en el
mtodo de trabajo, un cambio de la medicin, un aumento de la capacitacin o
un cambio en la norma. Para alcanzar
una eficiencia mxima el control debe
ser acompaado de una fijacin de responsabilidad a nivel individual, lo que
tiende a personalizar el trabajo.
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CONCLUSIONES
El xito de todo negocio se debe a
que cuenta con un empresario que
tiene un alto espritu emprendedor,
capaz de llevar adelante un sueo
sobre la base de un plan previamente
establecido.
Es importante conocer y desarrollar
las principales caractersticas y capa-
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GLOSARIO DE TRMINOS
Activo: Representan todos los recursos
econmicos que posee la empresa, ya
sea en bienes (maquinarias, muebles,
equipos), derechos y/o valores. En otras
palabras, un activo se considera un bien
material, ya sea dinero, una propiedad,
maquinaria, etc., o inmaterial como
pueden ser los derechos de propiedad
intelectual, las marcas, etc., y que se
asientan o anotan, en los registros contables.
Ahorro: Es la parte del ingreso que no
se destina al gasto y que se reserva para
poder reinvertirlo en el negocio o posibilitar un mayor consumo futuro. El
ahorro es la diferencia entre el ingreso
disponible y el consumo o gasto efectuado por una persona o una empresa.
Alianza estratgica: Consiste en establecer una relacin o vnculo entre dos
o ms personas o empresas, que comparten sus recursos a fin de trabajar juntas para conseguir un beneficio mutuo.
Esta forma de cooperacin permite a las
empresas establecer acuerdos comerciales (compra o venta de productos o
materia prima), adaptarse a los cambios
tecnolgicos y reducir la incertidumbre
en mercados nuevos.
Anlisis FODA: Es una herramienta que
sirve para analizar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de una
empresa y as determinar su situacin
competitiva frente a los competidores.
Su principal funcin es detectar y analizar las variables externas que podran
afectar a la organizacin, as como los
recursos y capacidades internas con las
que cuenta la organizacin, para luego
disear las estrategias ms adecuadas
para alcanzar los objetivos planteados.
Asociacin: Grupo de
personas, instituciones o
empresas que voluntariamente se organizan y actan conjuntamente para
alcanzar un fin comn.
Autogestin: Es la gestin
directa de los recursos de
una organizacin por parte de sus integrantes o de
quienes trabajan en ella.
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Impuesto general a las ventas y servicios (IGV): Tributo u obligacin que grava la venta de productos y la prestacin
de servicios.
Impuesto a la renta: Tributo u obligacin que se aplica sobre la ganancia
obtenida ya sea por actividades perso-
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Investigacin de mercados: Es la bsqueda, recopilacin y anlisis de la informacin que se obtiene de una situacin
especfica del mercado (consumidores,
clientes potenciales, competencia) y
que permite tomar decisiones estratgicas para el desarrollo econmico y
comercial de una empresa. Para realizar
una investigacin de mercados se pueden emplear las siguientes herramientas
de investigacin: encuestas, entrevistas,
observacin o focus groups. La investigacin de mercados tambin permite
conocer aspectos relevantes del entorno (econmicos, polticos, sociales,
legales, tecnolgicos, ambientales) que
podran afectar nuestro negocio, ya sea
que vendamos en un mercado local o
internacional.
Know-how: Habilidad, experiencia, conocimiento, tcnica o pericia para hacer
algo.
Lnea de crdito: Es el monto mximo
de prstamo o lmite de crdito que
concede una entidad financiera a una
persona (natural o jurdica).
Liquidez: Disposicin inmediata de dinero para hacer frente a todo tipo de
compromisos.
Logstica: Conjunto de acciones destinadas a planear, organizar y controlar
los recursos destinados a la fabricacin
de un producto o servicio, de tal manera que se tenga la cantidad adecuada en el momento apropiado. En una
empresa, este proceso empieza con la
adquisicin de materia prima para la fabricacin y culmina con la entrega del
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ben las caractersticas que tendr el ne- da de los ingresos y egresos en los que
gocio a futuro y en el que se detallan de incurrir una persona, empresa u ormanera ordenada los aspectos opera- ganizacin, en un periodo de tiempo
cionales y financieros de una empresa. determinado. El presupuesto presenta
El plan de negocios es una herramienta informacin anticipada de los recursos
a travs de la cual se desarrollan estrate- necesarios (bienes, insumos, dinero,
gias y planes de accin para alcanzar los personal) para poder llevar a cabo una
objetivos de un negocio; adems, sirve actividad, proyecto o negocio.
como medio informativo y de presenta- Producto: Bien o servicio que posee
cin para los miembros de la empresa, un conjunto de atributos tangibles (que
socios o posibles inversionistas.
pueden tocarse o medirse, como: emPlanificacin: Se refiere al proceso de paque, color, precio, calidad, marca)
establecer objetivos y determinar los e intangibles (que no puede tocarse,
cursos de accin ms adecuados para como por ejemplo el prestigio de una
poder alcanzar dichos objetivos, con los marca o las percepciones y sensaciones
recursos disponibles y en el tiempo de- que se obtienen a partir de la observaterminado. El proceso de planificacin cin o el disfrute de un producto o serimplica la determinacin de: visin, vicio) que satisfacen las necesidades de
misin, objetivos, estrategias, polticas, un segmento de consumidores.
tcticas, procedimientos, programas y Producto ampliado: Elementos y caracpresupuestos.
tersticas que se aaden a un producto
Posicin financiera: Situacin que tiene o servicio y que le dan un valor adiciola empresa en trminos de liquidez,
solvencia, situacin patrimonial y
eficiencia financiera. La posicin
financiera indica la situacin financiera general de la organizacin,
tomando en cuenta los activos, los
pasivos y el patrimonio actual, as
como los ingresos y gastos proyectados.
Precio: Es el valor monetario que
se aplica a un producto o servicio. Es la cantidad o valor de intercambio que el consumidor est
dispuesto a pagar para satisfacer La certificacin orgnica le aade a los productos derivados
una necesidad o deseo.
de la castaa un valor adicional, es decir convierte al producto
Presupuesto: Estimacin detalla- castaa en un producto ampliado. Foto Miguel Morn/ACCA.
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nal. Estos elementos pueden ser tangibles o intangibles, como por ejemplo el
envase o empaque, garantas, servicio
post-venta, entre otros.
Producto Bruto Interno (PBI): Se refiere
al valor total de la produccin de bienes
y servicios dentro del territorio nacional.
Producto complementario: Son productos cuya demanda aumenta o disminuye
en funcin a la demanda de otro producto. Por ejemplo, las impresoras y las
tintas requeridas para su uso; el pan y la
mantequilla, en el caso de alimentos.
Producto sustituto: Es aquel producto
o servicio que siendo diferente, cubre
la misma necesidad que otro producto
o servicio. Esta alternativa puede ser un
producto diferente o mejorado al que
actualmente se ofrece en el mercado.
Por ejemplo, un producto sustituto del
pan pueden ser las galletas pues, siendo
diferentes, satisfacen la misma necesidad
de alimentacin o de compaa a una
buena taza de leche en el desayuno.
Promocin: Son aquellas actividades
que buscan informar y persuadir al pblico objetivo o consumidor para que
adquiera determinado producto o servicio. La estrategia de promocin incluye el uso de publicidad, promocin de
ventas, marketing directo, entre otras.
Proveedor: Persona (natural o jurdica)
que vende o proporciona productos o
servicios que luego sern transformados
en nuevos productos o servicios.
Punto de equilibrio: Establece el nivel
mnimo de produccin y de ventas que,
en valor unitario o monetario, debe lo-
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