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INTRODUO...............................................................................................................................3
1.OBJECTIVOS..............................................................................................................................4
1.1. Objectivo geral......................................................................................................................4
1.2. Objectivos especficos...........................................................................................................4
2. Metodologia.................................................................................................................................4
3. PLANEAR A COMUNICAO DO PROJECTO.....................................................................5
3.1. Como Fazer - O Plano de Comunicao do Projecto............................................................6
3.2. Importncia de planear comunicao de projectos...............................................................9
3.3. Contedo do Plano de Gesto da Comunicao.................................................................10
3.4. Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicaes....................................................10
3.5. Processos do Gerenciamento das Comunicaes................................................................10
4. Diretrizes e procedimentos usados para comunicar...................................................................11
4.1. Comunicao geral..............................................................................................................11
4.2. Gesto de mudana de Escopo............................................................................................12
4.3. Status Report / Relatrios de desempenho..........................................................................12
4.4. Gerncia de reunies...........................................................................................................13
4.5. Gerncia de questes e problemas......................................................................................13
5. Plano de Escalonamento............................................................................................................14
6. Planeamento das comunicaes de projecto..............................................................................15
6.1. Entradas para o Planeamento das Comunicaes...............................................................15
6.2. Restries............................................................................................................................16
6.3. Tcnicas e Ferramentas para o Planeamento das Comunicaes........................................17
6.4. Sadas do Planeamento das Comunicaes.........................................................................17
Concluso......................................................................................................................................18
Bibliografia....................................................................................................................................19
INTRODUO
Este trabalho tem por objectivo demonstrar a importncia do Planeamento de Comunicao para
a Gesto de Projectos relacionando os requisitos necessrios para a realizao desse
planeamento, relacionar ferramentas e tcnicas para a prtica da comunicao e ainda apontar as
vantagens da Gesto do Projecto com um plano de comunicao estruturado.
Na verdade, independentemente do tamanho do projecto que esteja sendo desenvolvido
necessrio que o Gerente de Projectos elabore um Planeamento de Comunicao, pois essa a
nica forma de certificar que a informao certa, ir para o stakeholder certo e no momento
certo. Para se realizar o planeamento de comunicao tem que se levar em considerao os
interesses e poderes dos stakeholders, pois o desprezo a esses itens far com que o risco de
insucesso, resistncia e atritos durante o projecto aumente consideravelmente.
No importa se o Gerente de Projectos far opo por uma comunicao formal ou informal, o
que importa na Gesto de Projectos que ele comunique durante todo o ciclo de vida do
projecto.
1.OBJECTIVOS
1.1. Objectivo geral
2. Metodologia
Para elaborao deste trabalho foi feito uma reviso bibliogrfica. Onde foi usado o mtodo
indutivo, que um mtodo responsvel pela generalizao, isto , partimos de algo particular
para uma questo mais ampla, mais geral.
Para Lakatos e Marconi (2007:86), Induo um processo mental por intermdio do qual,
partindo de dados particulares, suficientemente constatados, infere-se uma verdade geral ou
universal, no contida nas partes examinadas. Portanto, o objectivo dos argumentos indutivos
levar a concluses cujo contedo muito mais amplo do que o das premissas nas quais nos
baseia-mos.
correctamente as decises
Num formato e com um contedo que maximize a compreenso do destinatrio e que
potencie a retribuio do feedback pretendido.
Deve ser um documento de fcil entendimento. Abaixo algumas das informaes mais comuns
do plano:
O gestor de projecto utiliza o plano de comunicao para garantir que as vrias partes
conversao,
convvio.
Transmitir-se,
propagar-se.
Travar
ou
manter
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Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para
bem-sucedidas;
Garantir a gerao, disseminao, armazenamento, recuperao e descarte de informaes do
projecto;
Manter as partes interessadas alinhadas.
Os documentos devem ser classificados conforme tabela abaixo para habilitar o acesso a somente
as pessoas autorizadas:
Classificao
Confidencial-GP
Pessoas autorizadas
Equipa de gerenciamento
Confidencial
Privada
Pblica
do projecto
Equipe do projecto
Toda empresa
Sem restrio
Comentrios
Actividades em andamento
Pontos de Ateno
Issues Log
Realizao-Durante
Acompanhamento-Ps
Para evitar problemas nas conferncias via vdeo e udio, verifique os itens abaixo:
das
questes,
mais
conhecido
pelo
termo
em
ingls,
Issues
Log.
O GP usa o Issues Log para documentar e monitorar sua soluo, e deve, inicialmente, definir e
classificar
as
questes
com
base
na
urgncia
no
impacto
potencial.
Facilitar a comunicao;
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Sempre lembrando de envolver os responsveis para tomar as decises e para executar as aces.
As questes no resolvidas ou mal resolvidas so fontes de conflitos e de atrasos no projecto e
muitas vezes, causa do cancelamento ou suspenso do projecto. Alm disso, sero feitas reunies
de lies aprendidas para analisar as solues dos problemas de modo a garantir que o problema
no se repita o que pode implicar em actualizar procedimentos, capacitar as pessoas, entre outras
actividades.
As lies aprendidas ocorrero no trmino de cada fase do projecto e sempre que o gerente de
projecto julgar necessrio.
5. Plano de Escalonamento
Criado para agilizar as decises determinando nveis de alada dentro da hierarquia do projecto e
de determinados assuntos especficos. O Plano de escalonamento tambm usado para reunir
agilmente as pessoas envolvidas na tomada de deciso.
O gerente de projecto o responsvel por accionar os envolvidos para solucionar as questes.
Nvel
de Cargo/Funo
Escalonamento
At 500,00/Ms
Gerente
At
Projecto
Cliente
1.000,00/Ms
At
Patrocinador
5.000,00/Ms
Projecto
Acima
de Comit
5.000,00
Nome
de Eduardo
Montes, PMP
Joo Montes
do Alessandra
Montes
do
Projecto
Quando accionar
Aprovao de oramento
adicional
Aprovao de oramento
adicional
Aprovao de oramento
adicional
Aprovao de oramento
adicional
determinar uma forma para atender a essas necessidades, factor importante para o sucesso do
projecto.
O planeamento da comunicao frequente e firmemente relacionado ao planeamento
organizacional. Visto que a estrutura organizacional do projecto ter um maior efeito nos
requerimentos de comunicao.
ENTRADAS
1.Requisitos de
Comunicaes
2.Tecnologias de
comunicaes
Tcnicas e
Ferramentas
Analise das
partes
envolvidas
SADAS
Plano da
gerncia das
comunicaes
projecto.
As disciplinas, departamentos e particularidades envolvidas no projecto.
A logstica de quantos indivduos estaro envolvidos com o projecto e em que locais.
Necessidades de informaes externas (por exemplo: comunicao com a mdia).
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6.2. Restries
As restries so factores que limitaro as opes da equipe de gerncia do projecto. Por
exemplo, no caso de contratao de recursos importantes, sero necessrias maiores cuidadas
para se lidar com as informaes do contrato. Quando o projecto executado sob contrato,
existem, frequentemente, provises contratuais especficas que afectam o planeamento da
comunicao.
6.3. Tcnicas e Ferramentas para o Planeamento das Comunicaes
Anlises das partes interessadas (Stakeholders). As necessidades de informao dos vrios
interessados devem ser analisadas para desenvolver uma viso metodolgica e lgica dessas
necessidades de informao e das fontes para satisfaz-las. As anlises devem considerar
mtodos e tecnologias adequados ao projecto que fornecero as informaes necessrias. Devem
ser tomados cuidados para no desperdiar recursos com informaes desnecessrias ou
tecnologias no apropriadas.
6.4. Sadas do Planeamento das Comunicaes
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Uma estrutura de distribuio que detalhe que informaes (relatrios de situao, dados,
cronograma, documentaes tcnicas, etc) fluiro, e que mtodos (relatrios escritos,
reunies, etc) sero utilizados para distribuir os vrios tipos de informao. Esta estrutura
deve ser compatvel com as responsabilidades e os relacionamentos de reporte descritos
atravs do organograma do projecto.
Concluso
Chegando o fim deste trabalho, podemos concluir que os componentes do modelo de
comunicao precisam ser considerados na discusso das comunicaes de projecto. Contudo, o
uso desses componentes para se comunicar de forma eficaz com as partes interessados no
projecto envolve vrios desafios. Na verdade a comunicao bem sucedida de um conceito
tcnico de um membro de equipa para outro membro da equipa em um pais diferente pode
envolver a codificao da mensagem na linguagem adequada, o envio da mensagem usando
varias tecnologias e a descodificao dessa mensagem pelo receptor.
Por fim, qualquer rudo introduzido no caminho ira comprometer o significado original da
mensagem. Uma deteriorao das comunicaes pode ter impacto negativo no projecto.
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Bibliografia
KERZNER, Harold, PH. D., Gesto de Projectos As melhores Prticas, 2 edio, Editora
Bookman, 2006.
SOUZA, Arnaldo Renato Pires, PMP, Apostila de Gesto da Comunicao, IETEC, 2008.
FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda, Minidicionrio da Lngua Portuguesa, 1 edio,
Editora Nova Fronteira.
VARGAS, Ricardo, PMP, Gerenciamento de Projectos - Estabelecendo diferenciais competitivos,
6 edio, Editora Brasport, 1999 (Prefcio de Harold R. Reeve, Ph.D., PMP, 1999 Chair, Board
of Directors - Project Management Institute (PMI).
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