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LOS COSTOS Y LOS GASTOS


1. QU SON LOS COSTOS Y LOS GASTOS?
Son todos los desembolsos y deducciones necesarios para producir y vender los
productos o mercancas de la empresa o para prestar sus servicios
1.2 LA SEPARACIN DE LOS COSTOS Y GASTOS
LOS COSTOS:
LOS GASTOS:
Son los desembolsos y deducciones
Son los desembolsos y deducciones causados por
causados por el proceso de
la administracin de la empresa.
fabricacin o por la prestacin del
- sueldos y salarios del personal
servicio.
administrativo (gerente, secretaria,
- mano de obra
mensajero, aseadora)
- sueldos y salarios del personal
- vendedores
de planta
- arrendamiento de oficina
- materias primas
- papelera
- materiales de consumo o
- correo y telfono
insumos
- gastos de publicidad
- mercancas
- transporte
- fletes
- mantenimiento del vehiculo
- arrendamiento del local de
- depreciacin de muebles y enseres de
planta
oficina
- servicios pblicos
- capacitacin
- depreciacin de maquinas y
equipos
- daos y reclamos
- otros
NOTA: los costos son siempre de produccin y los gastos de administracin y/o ventas.
1.3 LA CLASIFICACION DE LOS COSTOS
Hay dos clases:
LOS COSTOS VARIABLES
LOS COSTOS FIJOS
Se llaman variables porque su valor Se llaman fijos porque su valor no depende del
aumenta y disminuye cada vez que la volumen de produccin.
produccin aumenta o disminuye.
- sueldos y salarios fijos y sus respectivas
- materias primas
prestaciones
- insumos
- alquiler del local de planta
- mano de obra al destajo
- mantenimiento de maquinas y equipos de
- comisiones sobre las ventas
produccin
- empaques
- otros
- fletes
- otros
NOTA: un costo fijo se diferencia de un gasto en que el costo hace parte del producto y el
gasto no.
2. LOS COSTOS VARIABLES

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2.1 QUE SON LAS MATERIAS PRIMAS?


Son los materiales que se transforman en el producto terminado y quedan
incorporados en l.
LAS MATERIAS PRIMAS SIEMPRE SON UN COSTO VARIABLE.
2.2 QUE SON LOS INSUMOS
Son los materiales que se gastan en el proceso de fabricacin y no quedan
incorporados en el producto. ejemplo: pegantes, disolventes.

OBRAMANO DE

MATERIAS PRIMAS

2.3 COSTOS VARIABLES DE LA INDUSTRIA


CONFECCIONES PANADERIA EBANISTERIA CERRAJERIA CALZADO
lamina de
tela
harina
madera
hierro
cuero
encaje
azcar
bisagras
varillas
badana
tela de
resorte
huevos
pintura
capuchinas
forro
hilos
sal
tornillos
chapas
argollas
botones
aceite
clavos
manijas
grupones
ganchos
levadura
herrajes
pintura
tapas
marquillas
almidn
otros
bisagras
tacones
empaques
maz
platinas
suelas
otros
mantequilla
tornillos
betn
leche
otros
tinta
queso
recuo
otros
hilo
otros

corte, confeccin
al destajo

salario por
arroba

salario por
obra

salario por
obra

corte,
soldadura
y
guarnecida
al destajo

COMISIONES SOBRE LAS VENTAS

COSTOS VARIABLES EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS


FOTOCOPI
A-DORA

TALLER
LABORATORI LAVANDERI
DE
O DE
AY
MECANIC
FOTOGRAFIA TINTORERIA
A

papel

papel

detergentes

SERVICIOS
PROFESIONA-LES

repuestos por lo general no hay

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OBRAMANO DE

REPUESTOSMATERIALES Y

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tinta

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reveladores

tintes

no hay,
no hay,
generalmen generalmente
te es fija
es fija

salarios por
kilo o prenda

salarios
por obra

no hay, generalmente es
fija

LAS EMPRESAS DE COMERCIO SOLAMENTE TIENEN DOS COSTOS:


- EL COSTO DE LA MERCANCIA
- LAS COMISIONES SOBRE LAS VENTAS
2.4 COMO CALCULAR EL COSTO VARIABLE DEL PRODUCTO
a) Identifico el producto: nombre y referencia
b) Determino la unidad de costeo: establezco una unidad para la cual sea fcil
calcular la cantidad y el costo de las materias primas utilizadas y el costo de la
mano de obra al destajo. Por ejemplo la docena de camisas, el moje de pan, el par
de zapatos
c) Averiguo el precio de venta: es el dinero que recibo por la venta de la unidad de
costeo. Por ejemplo la venta de la docena de camisas, la venta del moje de pan, la
venta del par de zapatos.
d) Averiguo cuantas unidades del producto vendo cada mes.
e) Lleno la siguiente hoja de costos.
EMPRESA
Nombre del
producto
Referencia

Unidad de costeo
Unidades vendidas en
el mes

Precio de venta $
materias
primas

XXXX

unidad de
compra

costo
por
unidad

unidades utilizadas

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costo total

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A:
B:
C:
lista de las
la unidad
el
materias primas con la cual precio
utilizadas en la
compro
por
fabricacin del
cada
unidad

D:
el numero de unidades
de cada materia
utilizadas en la
fabricacin de la unidad

E:
multiplico el precio
por unidad por el
numero de unidades
utilizadas
F:

Costo Total Materias Primas:


Otros
Variables:
mano de obra al destajo
empaque
comisiones por ventas

sumo la
columna E

G:
sumo
otros variables
H:
sumo
G+F

Total Otros Variables:


COSTO VARIABLE TOTAL
TRABAJE SIEMPRE CON PRECIOS ACTUALIZADOS
3. EL MARGEN DE CONTRIBUCION

3.1 QUE ES EL MARGEN DE CONTRIBUCION?


Es la diferencia entre el valor de la venta y el costo variable de lo vendido. En otras
palabras es lo que queda de las ventas para pagar los costos y gastos fijos, y para
generar la utilidad.
3.2 COMO CALCULO EL MARGEN DE CONTRIBUCION DEL PRODUCTO?
a) Calculo el margen de contribucin en pesos:
b) Calculo el margen de contribucin en porcentaje:
o Para calcularlo, divido el margen de contribucin en pesos, por el precio de
venta del producto y multiplico el resultado por cien.

3.3 COMO CALCULAR EL MARGEN DE CONTRIBUCION DE LA EMPRESA:


1. Calculo el margen de contribucin en pesos de todos sus productos y/o servicios.
2. Calculo el margen de contribucin de la empresa en pesos y en porcentaje.
3. Calculo el margen de contribucin en las empresas mixtas.
3.3.1 EL MARGEN DE CONTRIBUCIN DE TODOS LOS PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
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Hago la lista de los productos y/o servicios de la empresa y anoto el margen de


contribucin de cada uno en pesos.
3.3.2 EL MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL DE LA EMPRESA
Para calcularlo, utilizo el siguiente formato
Ventas
Precio
Costo
Margen de
Margen de
Unidades
del
de Venta Variable Contribucin
Contribucin
PRODUCTOS Vendidas
Producto
del
del
del Producto
Total en
en el Mes
en el
Producto Producto en Pesos
Pesos
Mes
B: anoto
el numero
D: anoto
de
C: anoto
el costo
A: lista de los unidades el precio
F:
variable
E: resto C
G: multiplico
productos de de cada de venta
multiplico
unitario
menos D
B por E
la empresa
producto de cada
B por C
del
vendidas producto
producto
durante el
mes
sumo toda la
TOTALES
columna G
divido el
margen de
contribucin
total en pesos
MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL %
por el total de
ventas, y el
resultado lo
multiplico por
100
3.3.3. EL MARGEN DE CONTRIBUCION EN EMPRESAS MIXTAS
Las empresas mixtas son aquellas que tienen mas de un tipo de actividad. Por ejemplo:
industria y comercio; comercio y servicios.
Para calcular el margen de contribucin doy los siguientes pasos:
a) calculo el margen de contribucin en porcentaje para cada tipo de actividad por
separado, como si cada actividad fuera una empresa aparte.
b) averiguo la participacin que tiene cada tipo de actividad en las ventas totales de la
empresa. Para averiguarlo, divido las ventas de cada actividad por las ventas
totales y multiplico el resultado por cien.
c) Multiplico el margen de contribucin de cada tipo de actividad por su porcentaje de
participacin en las ventas en las ventas totales.
d) Sumo los dos mrgenes de contribucin total de la empresa.
4. COSTOS FIJOS Y GASTOS DE ADMINISTRACION
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4.1 LO COSTOS FIJOS DE PRODUCCION EN TODAS LAS EMPRESAS.


INDUSTRIA
SERVICIOS
COMERCIO
sueldos y
sueldos y salarios fijos
salarios fijos
del personal que
de personal
trabaja en la prestacin
de planta
del servicio
mantenimiento
las empresas de comercio no elaboran ningn
mantenimiento de
de maquinas y
producto; por eso no tienen costos fijos de
maquinas y equipos
equipos
produccin
alquiler
alquiler
materiales de
otros
consumo
otros
4.2 LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS EN TODAS LAS EMPRESAS
Son los causados por el funcionamiento de la oficina y el manejo del negocio:
INDUSTRIA
sueldos y salarios
fijos del personal de
oficina (gerente,
secretaria,
vendedores,
mensajero,
aseadora, otros)
transporte
telfono y correo

SERVICIOS

COMERCIO

sueldos y salarios fijos


del personal de oficina sueldos y salarios fijos del personal de
(gerente, secretaria,
oficina (gerente, secretaria, vendedores,
vendedores, mensajero, mensajero, aseadora, otros)
aseadora)
transporte
telfono y correo

alquiler
servicios pblicos

mantenimiento de
equipos de oficina

mantenimiento de
equipos de oficina

transporte

papelera

papelera

telfono y correo

elementos de aseo

elementos de aseo

mantenimiento de equipos de oficina

seguros

seguros

papelera

otros

otros

elementos de aseo
otros

4.3 LA DEPRECIACION
El dinero se gasta, y las cosas tambin se van gastando con el tiempo hasta que llega el
da en que ya no sirven mas.
4.3.1 QUE ES LA DEPRECIACION?
La depreciacin es el valor que van perdiendo los activos finos de la empresa como
consecuencia del desgaste por el uso
Recuerde que activos fijos son los bienes de la empresa que no estn para la venta. Por
ejemplo: el local, la maquinaria.
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Este valor hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad aunque no haya salida de dinero,
pues el desgaste de los ACTIVOS FIJOS es un gasto real y algn da hay que
reemplazarlos.
4.3.2 ACTIVOS FIJOS QUE SE DEPRECIAN
Los vehculos, se deprecian a 60 meses (5 aos)
Las maquinas y equipos, se deprecian a 120 meses (10 aos)
Los muebles y enseres, se deprecian a 120 meses (10 aos)
Las casas y edificios terminados, se deprecian a 240 meses (20 aos)
NOTA: LOS TERRENOS Y LAS EDIFICACIONES NO SE DEPRECIAN
4.3.3 COMO CALCULAR LA DEPRECIACION
La ley estipula que los bienes de la empresa duran un determinado nmero de meses; sin
embargo las empresas pueden depreciar sus bienes en mas o menos tiempo, de acuerdo
con las caractersticas y la duracin de cada uno de ellos
4.3.4 PARA CALCULARLO DOY LOS SIGUIENTES PASOS
A) Clasifico los bienes de la empresa:

vehculos

muebles y enseres
maquinaria y equipo
(produccin)
casas y edificios
terrenos y construcciones
sin terminar

bicicleta
camionetas
motocarros
camiones
carros
calculadoras
mesas
telfonos
sillas
registradoras
cortadora
maquinas de coser
guarnecedoras hornos
sierras
etc.
construcciones terminadas
no se deprecian

B) AVERIGUO EL VALOR DE CADA CATEGORIA DE BIENES

B
C

hago la
lista de los
bienes que
conforman
la categora
averiguo el
valor de
cada uno
de los
bienes
sumo el
valor de
todos los

vehculos

maquinaria y equipos

muebles y
enseres

casas y edificios terminados

su valor es igual al precio de compra; si no lo recuerdo, calculo


lo que me pagaran por ellos si fuera a venderlos ahora.
el resultado es el valor total de la categora de bienes

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bienes
C) CALCULO EL VALOR DE LA DEPRECIACION PARA CADA CATEGORIA DE
BIENES
Divido el valor total de cada categora de bienes por el numero del meses que se pueda
usar. El resultado es igual al valor de la depreciacin mensual.
Ejemplo:
Valor de las maquinas y equipos: $ 450.500
Duracin: 120 meses
450.50
0
=
120

3.75
4

Es muy importante sumar el valor mensual de la depreciacin a los gastos de la empresa


o a los costos fijos segn si el activo esta para la produccin o para el manejo
administrativo.
4.4 LAS OBLIGACIONES LABORALES
Son una serie de obligaciones que el empleador tiene con sus trabajadores y que han
sido establecidas por la legislacin laboral colombiana
4..4.1 Cules son las obligaciones laborales?
El pago de las prestaciones sociales
La afiliacin a la seguridad social
4.4.2 Qu son las prestaciones sociales?
Unos pagos y beneficios que los trabajadores tienen derecho a recibir en determinadas
fechas de acuerdo con el mandato de la ley
4.4.3 Cules son las prestaciones sociales?
Las cesantas
Los intereses a la cesantas
Las vacaciones
Las primas
La dotacin
NOTA: las prestaciones se liquidan teniendo como base el sueldo mas el subsidio de
transporte; menos las vacaciones que son nicamente el sueldo, sin el subsidio.
4.4.4 Qu es la afiliacin a la seguridad social?
Es la vinculacin de los trabajadores a una serie de instituciones creadas para su
beneficio, las cuales son:
El instituto de seguros sociales (ISS)
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Las cajas de compensacin familiar


El servicio social de aprendizaje (SENA)
El instituto de bienestar familiar (ICBF)

APOTRES PARAFISCALES

NOTA: la dotacin se debe dar en especie. Es necesario hacer firmar al empleado que
recibe la dotacin. Esta se debe dar cada cuatro meses en unos mese fijos previstos por
la ley.
4.4.5 Cmo calcular las provisiones para las obligaciones laborales?
1. determino el salario de los trabajadores
Trabajadores con remuneracin fija sumo el sueldo mensual o salario bsico mas el
subsidio de transporte.
Ejemplo:
El trabajador recibe $60.000 mensuales de salario bsico y $5.000 de subsidio de
transporte.
60.000 + 5.000 = 65.000 (salario)
2. multiplico el salario por el valor de las obligaciones laborales
CONCEPTO

BASE

Cesantas

65.000

Intereses a la cesanta

5.415

vacaciones

PORCENTAJE

TOTAL OBLIGACION LABORAL

8,33%

5.415

1%

54

60.000

4,17%

2.502

primas

65.000

8,33%

5.415

I.S.S
Cajas de compensacin
familiar

65.000

13%

8.450

65.000

4%

2.600

SENA

65.000

2%

1.300

65.000
TOTAL

3%

1.950
27.685

I.C.B.F

4.4.6 Relacin de los costos fijos y los gastos de administracin de la empresa.


GASTOS DE ADMINISTRACION
CONCEPTO
VALOR
sueldos admn. y ventas $
prestaciones sociales
$
transportes y fletes
$
publicidad
$
depreciacin
$
mantenimiento
$

COSTOS FIJOS DE PRODUCCION


CONCEPTO
VALOR
mano de obra
$
prestaciones sociales $
servicios pblicos
$
depreciacin
$
arrendamiento
$
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arrendamiento oficina
gastos financieros
servicios pblicos

$
$
$

otros
TOTAL GASTOS DE
ADMON

mantenimiento
transportes y fletes
otros
TOTAL COSTOS
FIJOS

$
$
$
$

TOTAL COSTOS FIJOS Y GASTOS DE ADMINISTRACION = $


5. EL PUNTO DE EQUILIBRIO
5.1 Qu es el punto de equilibrio?
Es el volumen de ventas necesario para sostener el negocio sin ganar ni perder dinero.
Total ventas = total costos y gastos.
5.2 Cmo calculara el punto de equilibrio?
1. calculo el margen de contribucin de cada producto
2. calculo el margen de contribucin total de la empresa
3. sumos los costos fijos mensuales mas los gastos administrativos de la empresa
4. calculo el punto de equilibrio
Para calcularlo, divido el total de costos y gastos fijos mensuales por el porcentaje de
margen de contribucin de la empresa.
COSTOS Y GASTOS FIJOS
MENSUALES
% MARGEN DE CONTRIBUCION

PUNTO DE
EQUILIBRIO

6. LOS INVENTARIOS
El inventario es el recuento y la valorizacin de los bienes que la empresa tiene para
consumir, para procesar, o para vender.
En otras palabras quiere decir: clasificar, contar, medir o pesar y averiguar el costo
variable de un determinado conjunto de bienes.
6.1 Cmo se hace el inventario?
A. cuento, mido o peso lo que tengo de cada producto
- nmero de unidades
- nmero de metros
- nmero de libras, kilos o arrobas
- nmero de litros galones
- etc.
B. Determino el costo variable de cada unidad de producto con base en la hoja de costos
o en las ultimas facturas
- costo variable por unidad
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- costo variable por metro


- costo variable por libra, o por kilo o por arroba
- etc.
C. Determino el costo variable total de cada producto
- multiplico el nmero de unidades por el costo por unidad
D. Averiguo el costo variable total de todos los productos.
- sumo los resultados de todas las multiplicaciones.
6.2 Hay varias clases de inventarios
- inventario de mercancas
- inventario de materias primas
- inventario de repuestos y suministros
- inventario de productos terminados
- inventario de productos en proceso
LOS INVENTARIOS SE HACEN CON BASE EN EL PRECIO DE COMPRA, DE LA
ULTIMA FACTURA. NUNCA SE UTILIZA EL PRECIO DE VENTA.
6.3 El inventario de productos en proceso
1. reno y cuento los productos comenzados que estn en la misma etapa del proceso de
fabricacin.
Ejemplo:
- camisas cortadas
- camisas cosidas sin mangas, puos, cuellos ni bolsillo
En el caso de las empresa de servicios, se puede hablar de servicios en proceso,
cuantificando el porcentaje del trabajo realizado.
2. determino el costo variable por unidad de los productos terminados, de acuerdo con la
hoja de costos
Ejemplo: el costo variable de cada camisa es de $6.950
3. Calculo en cuanto por ciento estn terminados los productos en proceso
Ejemplo: una camisa cosida con mangas y puos, pero sin cuello ni bolsillo esta
terminada en un 90% y si se trata de la reparacin de un motor puedo calcular tambin
que tanto por ciento del trabajo se ha hecho.
4. multiplico las unidades que tengo de los productos en un misma etapa del proceso de
fabricacin por el costo variable del producto terminado y multiplico el resultado por el
porcentaje de terminacin.
Ejemplo: 10 camisas cosidas, sin cuello ni bolsillo
10 X $6.950 X 90% = $62.550
5. lleno el formato
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO

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PRODUCTOS
CANTIDAD
EN PROCESO

COSTO
PORCENTAJE
VARIABLE
DE
POR UNIDAD TERMINACION

COSTO VARIABLE
TOTAL

camisa talla 16

12 6.950

60%

50.040

camisa talla 16
pantalones
talla 32

8 6.950

80%

44.480

12 5.200

80%

49.920

blusas talla s
20 4.780
50%
VALOR TOTAL DEL INVENTARIO EN PROCESO

47.800
192.240

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