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SEP 2B juin 20

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Guide mthodologique de calcul


du cot dune prestation

Sommaire

Prambule

Objectif et dmarche

1 Les objectifs de la connaissance des cots

Dfinir et identifier une prestation

Calculer le cot dune prestation

Prendre en compte les facteurs dvolution des cots

3
4

Tableau de mthodologie didentification des cots


dune prestation

Guide mthodologique de calcul du cot dune prestation - SG - octobre 2012

Prambule
Ce guide est le fruit des travaux de reprsentants des directions et du secrtariat gnral des ministres
conomiques et financiers. Il a vocation s'enrichir et tre complt par des apports mthodologiques
nouveaux, des volutions des systmes d'information ou la mise disposition de donnes supplmentaires.
Apprhender et mesurer les cots permet de mieux les matriser et damliorer ainsi lefficacit et lefficience des
services rendus.
La connaissance des cots est un pralable indispensable tout projet de facturation. L'tablissement d'une
mthode d'valuation du cot complet d'une prestation constitue un objectif de transparence pouvant conduire,
le cas chant, une facturation relle ou pro forma. Cette dernire n'est en revanche pas ncessairement
tablie sur la base d'un cot complet notamment si elle intervient au profit d'un service des ministres
conomiques et financiers.
En outre, les facturations internes (qui donnent lieu la technique du rtablissement de crdits par attnuation
de dpenses dans le progiciel budgtaire et comptable Chorus) doivent respecter les principes poss par la
LOLF en matire de spcialit de la dpense, ce qui peut constituer un obstacle la facturation de cots
composites.

Objectif et dmarche
Ce guide propose une mthodologie commune pour calculer et analyser les cots des diffrentes
prestations, matrielles ou de service fournies par les structures du ministre destination d'autres entits
administratives ou d'usagers.
Exemples de prestations : une journe de formation continue pour un stagiaire, la fourniture de l'environnement
bureautique d'un agent, la mise disposition et l'entretien d'une surface immobilire destine un agent, la
ralisation d'un contrle douanier, le recouvrement d'un impt.
Selon les types de besoins et les moyens disponibles, la prestation pourra tre identique pour tous les
bnficiaires ou diffrencie par projet individualis/opration spcifique (exemples : cot d'une prestation
financire identique pour tous les services prescripteurs vs/prestation de communication correspondant une
campagne prcise), dans le respect du principe d'galit de traitement situation juridique identique.
Il s'appuie sur une dmarche pragmatique en s'interrogeant chaque tape sur ce que l'on veut mesurer,
quelle(s) fin(s), dans quel primtre et dans quelle dimension temporelle. Le guide est donc structur autour d'un
raisonnement en quatre temps :
1. Les objectifs de la connaissance des cots
2. Dfinir et identifier une prestation
3. Calculer le cot dune prestation
4. Prendre en compte les facteurs d'volution des cots
Cette approche doit permettre de cibler les analyses conduire et de prenniser ce processus en fonction des
vritables enjeux oprationnels et/ou stratgiques de la structure. Elle n'a pas vocation dfinir des solutions
uniques mais proposer un mode opratoire suffisamment souple pour une appropriation aise par ses
utilisateurs ; elle est destine tre adapte aux cultures et pratiques des diffrentes structures.

Guide mthodologique de calcul du cot dune prestation - SG - octobre 2012

1. Les objectifs de la connaissance des cots

A titre pralable, il convient de s'interroger sur la finalit du calcul du cot de la prestation afin de dterminer
prcisment le type de cot rechercher et les donnes recueillir en amont.

Connaissance du cot dans un objectif de matrise des cots


La connaissance des cots et leur comparaison dans le temps et dans l'espace fait apparatre des carts dont
l'analyse et l'interprtation peuvent tre la source d'actions d'amlioration :
- l'analyse de l'volution du cot dans le temps permet de reprer des volutions atypiques ;
- la comparaison avec d'autres structures internes ou externes ralisant la mme prestation ou des
prestations comparables incite examiner les choix organisationnels qui permettent un cot
matris de la prestation.
Exemple : dans le cas d'une direction rseau, la connaissance du cot de la fourniture de l'environnement
immobilier d'un agent pour chaque direction rgionale est un premier pas vers une optimisation des ressources.
La connaissance de certains cots spcifiques et leur communication interne permet de mieux sensibiliser les
agents sur la consommation de certaines ressources (papier, consommations tlphoniques, etc.) et
d'amliorer leurs pratiques.
Exemple : chaque agent de ladministration centrale des ministres conomiques et financiers reoit chaque
mois un relev de ses consommations tlphoniques avec une comparaison avec la moyenne des cots de sa
structure d'appartenance.

Aide la dcision
La mesure et la bonne connaissance des cots, ainsi que leur comparaison dans le temps et dans l'espace, sont
des lments prcieux pour choisir un mode de gestion, lorsqu'il s'agit par exemple de dcider des modalits de
ralisation de la prestation : maintien de la ralisation de la prestation en interne, mutualisation avec d'autres
services/directions/ministres ou externalisation. Elles sont galement indispensables pour analyser l'impact
financier et/ou le retour sur investissement d'un projet.

Support de l'allocation des ressources


Connatre les cots de certaines prestations est susceptible d'clairer les conditions d'allocation d'une ressource
contrainte.
C'est aussi un lment d'aide la prvision budgtaire, au dialogue de gestion et la justification au premier
euro (JPE).
Il permet de disposer d'une alternative l'application automatique et uniforme d'un pourcentage de taxation
budgtaire pour tous les services/directions d'un mme primtre.

Support de la facturation
L'valuation des cots associs une prestation est un pralable indispensable toute facturation interne ou
externe.
Exemple : pour valoriser le cot d'une campagne de communication ralise pour le compte d'une direction et
paye par elle (campagne impt sur le revenu par exemple), il est ncessaire de justifier prcisment les cots
engags.

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2. Dfinir et identifier une prestation

Il s'agit ensuite de dfinir la prestation dont on veut calculer le cot, c'est--dire d'en identifier les principales
caractristiques.
Le tableau ci-dessous fait apparatre les diffrents items prciser :

Intitul de
la prestation

Unit de
mesure

Lintitul de la prestation (ou d'un ensemble de prestations homognes) doit tre prcis et
explicite (sans abrviations).
Exemples : cot du module de formation XYZ, cot de la formation par agent, cot d'une journe de
formation, cot moyen d'une formation en langues trangres.

Cot (total) d'une prestation ou cot unitaire de cette prestation : prciser.


Un cot total s'applique l'ensemble d'une prestation (exemple : cot de la formation des agents du
service X). Un cot unitaire rapporte le cot total une unit lmentaire (exemple : cot horaire,
cot par agent, cot moyen d'une formation en langues trangres).
Unit de mesure : euro, euro par agent

Charges
incorporables

Cot complet ou cot partiel : choix prciser.


Le cot complet prend en compte la totalit des dpenses ou charges, directes et indirectes.
Le cot partiel ne prend en charge qu'une partie des dpenses ou des charges.
Exemple : cots directs hors charges de personnel.
Si le cot est partiel : le prciser et indiquer les charges incorpores et les charges exclues.

Rfrence
temporelle
de la
prestation

Cot prvisionnel ou cot constat : prciser.


Le cot prvisionnel est le cot estim avant la ralisation de la prestation, le cot constat est le
cot calcul l'issue de la prestation.
Exemple : pour chaque opration engage, les services de communication sont en mesure d'tablir
un devis prvisionnel et de vrifier aprs le droulement de celle-ci le cot constat au moyen des
factures.
Priodicit du calcul : elle peut tre annuelle ou infra-annuelle en fonction de l'objectif recherch.

Primtre
de la
prestation

Niveau de dtail selon lequel le cot de la prestation est calcul.


Afin de permettre un benchmarking pertinent, ce primtre doit tre prcis : direction, service,
programme, catgorie de personnel, etc.
Exemple : cot moyen de formation des agents de catgorie B des ministres conomiques et
financiers ou cot de formation des agents de catgorie B dans le cadre d'une cole des douanes.

Service
prestataire

Direction/service et entit(s) ralisant la prestation

Service
bnficiaire

Direction/service et entit(s) bnficiant de la prestation

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3. Calculer le cot dune prestation

Le cot d'une prestation peut tre dfini en 5 tapes, reprsentes dans le schma suivant :

tapes de calcul du cot dune prestation

Calculer

Identifier

Identifier

Identifier

et valoriser

et rpartir

les cots

les cots

directs

indirects

Affecter le cot
direct la
prestation

Disposer des
cots des
fonctions
supports, les
proratiser entre
diffrentes
prestations afin
de ne retenir
que la part
revenant la
prestation

Scuriser le
calcul des
cots en
facilitant la
traabilit

Calculer le cot
de la prestation

l Cots rels
ou
l Cots
standards : cot
moyen salarial
par la catgorie
et par
programme,
cot d un m
par agent...

l Fiche
didentification
l Fiche de
calcul du cot
de la prestation

l Guide
mthodologique

incorporables

Outils
mthodologiques

les dpenses
(ou charges)

Objectifs

Dfinir le
primtre de
calcul

Documenter
le calcul
des cots

le cot
de la
prestation

tape 1 :
identifier les dpenses (ou charges) incorporables dans le calcul du cot de la
prestation
Il s'agit de dfinir le primtre des dpenses (ou charges) prendre en compte dans le calcul du cot de la
prestation.
Ce primtre dpend la fois de l'objectif poursuivi et des montants financiers en jeu :
- si l'objectif recherch est de comparer les cots avec d'autres entits, il convient de retenir un
primtre quivalent afin de permettre cette comparaison ;
- si certaines dpenses (ou charges) reprsentent un faible volume relatif et ne sont pas aisment
imputables la prestation, il peut tre judicieux de ne pas les intgrer et de se limiter au calcul d'un
cot partiel.
Il convient galement de s'assurer que les informations recherches sont mobilisables ou, tout le moins,
peuvent l'tre dans des dlais et selon des modalits proportionnes l'enjeu de la dmarche.

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tape 2 :
identifier et valoriser les cots directs
n

Identification des cots directs

Les cots directs reprsentent l'ensemble des ressources consacres la ralisation de la prestation et
pouvant tre imputes directement et sans ambigut cette prestation :
- les dpenses de personnel directement imputables la prestation. Pour les fonctions mtier, il peut
exister une rpartition du temps de travail sur plusieurs activits.
Exemple : si on souhaite calculer le cot de la prestation bureautique en administration centrale, on
retiendra un pourcentage du cot salarial des GRID en cot direct (situ entre 70% et 80% selon
les estimations).
- les autres dpenses directes : dpenses sur marchs et factures.
Exemple : si on souhaite tablir le cot du module de formation anim par un consultant-formateur
extrieur, les honoraires de ce dernier constituent un cot direct.

n Valorisation des cots directs


Deux mthodes de valorisation sont possibles, selon l'objectif poursuivi : au rel ou sur la base de cots standards.
Les cots standards sont des cots moyens constats calculs l'avance et disponibles.
L'avantage d'intgrer des cots standards est la grande rapidit dans l'obtention des rsultats ainsi qu'une
certaine stabilit dans le temps qui facilite les comparaisons.

tape 3 :
identifier et rpartir les cots indirects
n

Identification des cots indirects

Les cots indirects sont les ressources qui ne peuvent pas tre imputes exclusivement la ralisation d'une
seule et unique prestation dont on cherche calculer le cot car ils contribuent galement d'autres prestations
- les dpenses de personnel indirectes : cots transversaux induits par les agents des fonctions support
contribuant la ralisation de la prestation considre ;
- les autres dpenses bnficiant galement d'autres prestations (charges mutualises).
A noter :
Les notions de cot direct ou indirect sont relatives : un cot peut tre direct pour l'valuation d'une prestation
donne et indirect pour une autre prestation. Ainsi, le cot salarial des GRID est un cot direct de la dpense
bureautique mais un cot indirect dans le cadre de la dtermination du cot d'autres prestations (cot d'une salle
de runion ou cot d'un projet de dveloppement d'une application informatique).
Lorsque l'on cherche calculer le cot d'une prestation mtier (par exemple le cot d'un contrle
douanier), on retrouve trs frquemment :
- parmi les dpenses de personnel indirectes : la masse salariale correspondant aux personnels
exerant des fonctions transverses de support et de pilotage ;
- parmi les autres dpenses indirectes : les fonctions supports (immobilier, informatique).

Rpartition des cots indirects

Dans le cadre du calcul des cots, les cots indirects posent un problme de rpartition. Ils sont gnralement
rpartis sur la base d'une ou de plusieurs cls de rpartition. Celles-ci doivent tre choisies selon la nature des
dpenses concernes et doivent faire l'objet d'un consensus.
Les cls de rpartition les plus frquemment utilises dans le calcul des cots sont les superficies occupes
(m), les effectifs (exprims en ETP ou ETPT) et le nombre d'utilisateurs (exprim sans tenir compte des temps
partiels).
A noter :
Une mthode permettant de rpartir des dpenses de masse salariale du personnel polyvalent (concourant la
ralisation de plusieurs prestations) ou d'autres dpenses de fonctionnement indirectes consiste mettre en
place des procdures de renseignement de temps pass.
Exemple : pour rpartir certains cots indirects dans le cadre du calcul des cots de la formation, l'IGPDE
dispose d'un suivi du temps pass des agents par dpartement/activit.
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tape 4 :
documenter le calcul du cot (concomitante aux 2 et 3 tapes)
Une fiche d'identification, permettant la traabilit du calcul du cot de la prestation, doit tre labore.
Cette fiche indique :
- les caractristiques relatives la prestation (cf. point 1) ;
- la nature des dpenses (ou charges) incorpores dans le cot final et les comptes PCE associs ;
- pour chaque nature de dpense, le caractre direct ou indirect par rapport la prestation et le cas
chant la cl de rpartition utilise ;
- les sources (systmes d'information) : Chorus, requtes spcifiques, applications mtiers , etc.

tape 5 :
calculer le cot de la prestation
Si on cherche calculer le cot complet (du moins le plus complet possible) de la prestation, il s'effectue en
additionnant les 2 types de cots prcdemment identifis : les cots directs et les cots indirects.
Si on cherche calculer un cot unitaire moyen, une dernire tape consiste diviser le cot total de la
prestation par la volumtrie associe.
Une fiche de calcul du cot d'une prestation doit tre labore.

En rsum :
Cot complet d'une prestation = cots directs + cots indirects
Cot unitaire moyen d'une prestation = cot total de la prestation/unit de mesure
(agent, m2, journe)

4. Prendre en compte les facteurs d'volution des cots

L'volution des cots est souvent lie deux phnomnes principaux :


- un effet prix : augmentation ou diminution du cot des ressources utilises pour la ralisation de la
prestation ;
- un effet volume : augmentation ou diminution de la quantit de ressources utilises.
Il existe par ailleurs diffrents leviers pour agir sur les cots, telle la politique en matire d'achats : choix de
promouvoir tel ou tel matriel en fonction du prix d'acquisition et des cots de maintenance, achat mutualis
avec l'appui du Service des achats de l'Etat, etc.

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5. Mthodologie d identification des cots d une prestation

tape prparatoire : dfinition de la prestation mesure

Objectif du calcul du cot


de la prestation

Dans quel but la mesure du cot de cette prestation est-elle ralise :


renseignement des PAP/RAP, connaissance des cots, passation d'un
march, benchmarking, ?

Intitul de la prestation

Intitul de la prestation, prcise et explicite sans abrviations


non explicites. Il doit tre cohrent avec le primtre, l'unit
de mesure, la rfrence temporelle de la prestation.

Unit de mesure

- Cot total ou cot unitaire : prciser


- Unit de mesure

Charges incorporables

- Cot complet ou cot partiel : prciser aprs identification


des charges incorporables.
- Si le cot est partiel : prciser le primtre

Rfrence temporelle
du calcul

Primtre

Service prestataire

Service bnficiaire

- Cot prvisionnel ou cot constat : prciser


- Priodicit de calcul

Niveau de dtail selon lequel le cot de la prestation est calcul.


Exemple : par catgorie de personnel, par direction d'administration
centrale, par direction rgionale

Direction/service et entit(s) ralisant la prestation

Direction/service et entit(s) bnficiant de la prestation

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tape 1 : identification des dpenses (ou charges) incorporables


dans le calcul du cot de la prestation

Dtermination
des charges
entrant
dans le
calcul du
cot de la
prestation

L'objectif
poursuivi
est de :

Comparer les cots


avec d'autres entits

Il convient de prendre connaissance de la mthode


utilise par ces entits afin de retenir un primtre
quivalent, permettant cette comparaison

Connatre les cots


des fins de
matrise des
ressources,
de pilotage interne,
d'aide la dcision

Aprs avoir tabli l'inventaire des charges


concourant la prestation, il convient
d'carter les charges qui reprsentent un faible
volume relatif et/ou celles qui ne sont pas aisment
imputables la prestation

tape 2 : identification et valorisation des cots directs

Identification
des cots
directs

Valorisation
au cot rel

Valorisation
au moyen de
cots
standards

10

Cot des ressources


consacres la
ralisation de la
prestation et
pouvant tre
imputes
directement et sans
ambigut cette
prestation.

Dpenses de personnel

Cot des agents du service


contribuant la ralisation de la
prestation

Dpenses sur marchs


et factures

Cot des fournitures et services


contribuant la ralisation de la
prestation

Dpenses de personnel

Cot des agents du service ayant


contribu la ralisation de la
prestation.
Lorsque la prestation est ralise en
interne, le calcul de ce cot suppose
la connaissance
de leur rmunration et procde de
l'valuation du temps pass par les
agents du service la ralisation de
la prestation.
Lorsqu'une partie de la prestation
est externalise, il est tabli sur la
base des factures des prestataires.

Dpenses sur marchs


et factures

Dpenses tablies sur la base


des factures des prestataires, du
montant du march ou du montant
affich dans une convention.
Montant TTC

Dpenses de personnel

Cot des agents du service devant


contribuer la ralisation de la
prestation.
Calcul : cot moyen d'agent par
service et catgorie d'emploi A, B et C
(y compris cotisations employeurs)
X temps pass envisag pour
la ralisation de la prestation.

Dpenses sur marchs


et factures

Cot des fournitures et services


devant contribuer la ralisation de
la prestation.
Calcul : cot moyen de la fourniture
de l'environnement bureautique par
agent,cot du m2/agent.

Cot effectivement
constat l'issue
de la ralisation de
la prestation.

Cots obtenus
partir de donnes
connues l'avance.
Ils peuvent tre
infrieurs ou
suprieurs aux
cots rels (selon
les caractristiques
propres du service).

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tape 3 : identification et rpartition des cots indirects

Identification
des cots
indirects

Comparer les cots


avec d'autres entits

Cot des agents sur des fonctions


de pilotage ou transverses

Cots de structure :
loyer, maintenance
du m2 ou informatique,
formation

Mthode de calcul dfinir

Valorisation au moyen
de cots rels

Cf. tape prcdente

Cf. tape prcdente

Valorisation au moyen
de cots standards

Cf. tape prcdente

Cf. tape prcdente

Autres cots de
ralisation cots
supports des
structures

Valorisation

tape 4 : documentation du calcul du cot de la prestation

Indication des
composantes
du cot et des
sources
utilises

Fiche
d'identification,
permettant la
traabilit du calcul

Cette fiche indique :


- les caractristiques relatives la prestation
- la nature des dpenses (ou charges) incorpores
dans le cot final, et les comptes PCE associs
- le caractre direct ou indirect par rapport la prestation
et le cas chant la cl de rpartition utilise
- les sources (systmes d'information) :
Chorus, requtes spcifiques, applications mtiers, etc.

tape 5 : calcul du cot

Cot complet d'une prestation

Cots directs + cots indirects

Cot unitaire moyen d'une


prestation

Cot total de la prestation/volumtrie

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OCTOBRE 2012

SG - SEP2B - 2012

Sous-Direction des Affaires budgtaires et de la performance


Bureau performance et contrle de gestion SAFI 1C