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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros

de Andaluca

TRIA

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TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

19
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
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seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
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informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.

ndice
1
Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera................................................................................... 11
El reto de los archivos de las entidades locales ante el
nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral................................................................................................... 37
LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez......................................................................... 55
Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos Pblicos. documentos, archivos e informacin
ante el anteproyecto de ley de transparencia pblica de
andaluca
Esther Cruces Blanco......................................................................................... 77
ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez, Ricardo Manuel Fernndez de la Cruz ................ 107
Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles
para nuevos retos
Julio Cerd Daz................................................................................................... 113
Un paseo por iARXIU: un servicio de preservacin y archivo
electrnico
Raimon Nualart Mercad................................................................................... 125

Normas tcnicas de Interoperabilidad e instrumentos


para el documento electrnico
Miguel A. Amutio Gmez.................................................................................... 151
Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la
gestin
Mnica Martnez Mouton.................................................................................. 185
EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA
Francisco Jos Gallo Len.................................................................................. 191
Simbiosis corporativa entre el archivo de televisin y sus
usuarios
Eugenio Lpez de Quintana Senz..................................................................... 197
El Archivo General de Indias: De las ordenanzas de 1790 a
Internet
Manuel Ravina Martn........................................................................................ 203
LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA E-ADMINISTRACIN
Nuria Amrigo...................................................................................................... 213
Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin
Mayte Lpez Carrillo.......................................................................................... 219
ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada
Margarita Vzquez de Parga............................................................................... 225
DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.
Victoria Isabel Garcs Ibaez............................................................................. 233
El Derecho de acceso a la informacin, la base de las polticas de transparencia:
Victoria Andrica Caffarena.............................................................................. 239

Gestin documental y gobierno


abierto. Nuevos roles para nuevos retos
Julio Cerd Daz

TRIA N 19. 2015


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 115-123

Gestin documental y gobierno abierto.


Nuevos roles para nuevos retos

Julio Cerd Daz

Jefe de Servicio de Archivos y Gestin Documental


Ayuntamiento de Arganada del Rey (Madrid)
1. Introduccin
Nadie duda que estamos asistiendo a una transformacin de la forma de entender
la relacin de la administracin con los ciudadanos que coincide en el tiempo, no es
casual, con los vertiginosos cambios que han originado las tecnologas de la informacin. Es casi imposible no estar permanentemente conectados a la Red, est naciendo
una nueva era donde el mundo real est entretejido con el virtual, tanto es as que es
inevitable que pronto existan ms aparatos online que habitantes. Vivir rodeados de
tecnologa nos va a ayudar a crear servicios que comiencen a romper las barreras que
secularmente han separado la gestin pblica de la sociedad.
Con esta intencin naci la ya lejana Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, que obligaba a las entidades
pblicas a la creacin de canales de comunicacin no presenciales entre la administracin y los ciudadanos, lo que conocemos como e-administracin, y sin apenas dar
tiempo a que pueda ser implantada, aparece un nuevo concepto: gobierno abierto,
que supone una vuelta de tuerca ms a este imparable proceso de revolucin de los
sistemas de gestin de la informacin en nuestras organizaciones.
Poltica y tecnologa en esta ocasin caminan juntas. Sin aplicar las tecnologas
del conocimiento no se pueden tener instituciones que aspiren a ser administraciones
del siglo XXI y que puedan romper con un modelo de gestin que apenas ha cambiado en las ltimas dcadas. Se trata de una nueva forma de entender la gestin pblica
que persigue en ltima instancia el fortalecimiento democrtico, alejndonos de un
sistema de relacin con los ciudadanos de muy baja intensidad, propio de un modelo
burocrtico totalmente agotado.
Un pequeo paso en esta direccin ha sido la aprobacin de la Ley 19/2013, de
9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno.
Pero cuando se habla de transparencia, de trabajar en abierto, hay que pensar en una

Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles para nuevos retos


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va de doble sentido, no est aludiendo solo al hecho de abrir las administraciones


para que se vean desde fuera, sino abrir desde dentro para que entre lo que est fuera,
solo entonces se puede hablar de open government. Un cambio cultural que pretende hacer de la administracin pblica una administracin receptivao relacional,
ligada a los principios de transparencia, apertura, participacin activa y colaboracin.
Tres son sus ejes estratgicos: mejora de la prestacin de servicios, extensin de los
procesos democrticos y dinamizacin de los procesos de gobernanza, de interaccin
con los ciudadanos y agentes sociales.

Figura 1

No est de ms concretar los principios de las polticas de Gobierno abierto, ya


que en muchas ocasiones se llama transparencia a aquello que no lo es o Gobierno
Abierto a polticas que no lo son. Deben contemplarse las siguientes lneas estratgicas (Ramrez Alujas, 2011):
a) Mejorar los niveles de transparencia y acceso a la informacin mediante la apertura de datos pblicos (para ejercer control social y rendicin de cuentas), y la
reutilizacin de la informacin del sector pblico (para promover la innovacin
y el desarrollo econmico);
b) Facilitar la participacin de la ciudadana en el diseo e implementacin de las
polticas pblicas (e incidir en la toma de decisiones);
c Favorecer la generacin de espacios de colaboracin entre los diversos actores, particularmente entre las administraciones pblicas, la sociedad civil y el sector privado, para codisear y/o co-producir valor pblico
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Unos principios que se pueden condensar en tres ideas: la transparencia promueve la rendicin de cuentas, la participacin mejora la eficacia de los poderes pblicos
y la colaboracin incorpora a los ciudadanos a la accin de gobierno. Lo relacional
cobra un especial protagonismo, en su sentido ms amplio, la administracin se abre
a los ciudadanos pero tambin a otras administraciones, una administracin open
es una administracin en red. Y sobre todo, el punto a destacar, hay un elemento
sobre el que pivotan todo estos principios: el derecho a saber y al acceso a la informacin pblica, que abre un prometedor frente de trabajo dentro de la gestin de
documentos: la apertura de datos pblicos, y con un ncleo central, las polticas de
gestin de documentos electrnicos que englobaran tanto los programas de records
managements como de data managements.
Se trata en definitiva de un nuevo ecosistema que est comenzando a cambiar las
formas de trabajar en las administraciones. Naturalmente que exige renovar habilidades, quien piense que son suficientes los conocimientos adquiridos en la dcada
de los ochenta o noventa tiene un grave problema de percepcin de la realidad. Es
imprescindible adaptar las antiguas capacidades a las nuevas necesidades, y casi ineludiblemente una redefinicin de los conceptos, tcnicas y procesos relacionados con
la gestin documental.
2. Los datos como infraestructura
El concepto estrella en las planes de gobierno abierto es la apertura de datos,
se ha llegado a decir que los datos son el nuevo petrleo o la materia prima del
siglo XXI. En una sociedad digital e interconectada los datos se han convertido en
realidad en una nueva infraestructura, desempean una funcin bsica, son ms que
nunca esenciales para el funcionamiento de una administracin. No nos referimos
exclusivamente al open data, con igual o ms fuerza ha surgido el Big data, incluso aparece como lnea estratgica en la Agenda Digital como medio para optimizar las
decisiones y mejorar la productividad, eficiencia y competitividad. Podramos definirlo
como el conjunto de procesos destinados a recopilar y analizar grandes cantidades
de datos de modo que se pueda obtener informacinrelevante de valor estratgico,
prospectivo o tctico para los objetivos de una organizacin.
El Big Data est evolucionando hacia el Smart data, datos que proporcionan
informacin esencial para mejorar la toma de decisiones, capaces de transformar la
forma de gestionar los recursos y servicios pblicos, verdaderamente valiosos si se
pueden adems obtener y analizar en tiempo real. Es una nueva forma de explotar el
enorme flujo de informacin que gestionamos y que por el momento est casi reducido a grandes multinacionales, ya que requiere una arquitectura tecnolgica avanzada
que pueda soportar el procesamiento de grandes volmenes de datos, aunque con las

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soluciones cloud ya no es un requisito tan imprescindible, pero el hecho cierto es que


poco a poco comienza a hacerse presente en el mbito de lo pblico.

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Cuando las administraciones comprendan que una buena infraestructura de datos es una fuente privilegiada para gestionar ms eficazmente surgirn nuevos perfiles
profesionales, como especialista en calidad de la informacin, vinculada tanto al
Record management como al knowledge Management, del mismo modo que ahora
son cada vez ms demandados los especialistas en ciberseguridad o seguridad de la
informacin. La estrategia est clara, trasladar nuestra capacidad y conocimiento en
la gestin de datos y documentos al espacio donde puede ser ms til, en la creacin
de nuevos productos y servicios de claro inters estratgico para la administracin y
para los ciudadanos.
Dentro de la gestin de datos podemos identificar tres posibles mbitos vinculados directamente con facilitar el acceso a la informacin: transparencia administrativa, reutilizacin de datos y accesibilidad de la informacin. Sus distintos objetivos
condicionan el tipo de tratamiento que se hace de los datos pblicos.

Figura 2

Naturalmente que con frecuencia nos encontramos con proyectos que incorporan
elementos de las tres dimensiones, por ejemplo el desarrollo de sistemas de bsqueda y visualizacin de datos muchas veces es el resultado de la posibilidad de su
reutilizacin. Son muchas las iniciativas que estn surgiendo, y donde destacan las
vinculadas con proyectos de reutilizacin de datos que comenzaron a desarrollarse
a partir de la entrada en vigor de la Ley 37/2007 de reutilizacin de la informacin
del sector pblico, y que est siendo impulsada desde la Administracin General del
Estado con el Proyecto Aporta y la iniciativadatos.gob.es.

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Este nuevo marco normativo ha facilitado la liberacin de datos pblicos en formatos digitales, estandarizados y abiertos para ser reutilizados de forma automtica y
de modo gratuito (sin descartar el fin comercial para aquellos datos que puedan ser
utilizados por las empresas infomediarias). Es un rea de la gestin documental que
est comenzando a dar sus primeros pasos y que sin duda tiene una enorme proyeccin, no olvidemos que nos estamos refiriendo siempre a datos pblicos autnticos,
fiables y disponibles a lo largo del tiempo y que requieren por tanto de un tratamiento
especializado a lo largo de su ciclo de vida, unos conceptos que nos son muy familiares a los gestores documentales y que vienen recogidos expresamente en la Norma
Tcnica.
A diferencia de lo que en ocasiones se llama transparencia pasiva, aquella que
obliga al ciudadano a solicitar el acceso a determinada informacin, la reutilizacin
de datos entrara en lo que se conoce como transparencia colaborativa, la que pone
a disposicin de los ciudadanos datasets de informacin pblica para que sea el propio ciudadano o las empresas del sector quienes puedan utilizar y explotar libremente
esos datos.
En cualquiera de los casos, parece evidente que las administraciones se debern
asemejar cada vez ms a espacios pblicos digitales, y en lo que se refiere a la gestin
de datos y documentos es necesario partir de una premisa, los datos que gestionamos
en las administraciones son datos de naturaleza pblica, no son propiedad de sus
administradores, y que liberarlos para una utilizacin en forma de bien pblico es
una exigencia en un contexto de gobierno abierto. Transparencia es mucho ms que
dar acceso, la informacin no puede estar secuestrada en formatos o tecnologas que
impidan usar, reutilizar y compartir esos datos.
Es un tipo de actuacin donde ser imprescindible una labor previa de anlisis de
las actuales plataformas de gestin electrnica y adaptarlas a las nuevas necesidades
derivadas de la gestin de datos. Es una nueva rea de trabajo relacionada con la gestin documental y con los procesos de normalizacin, simplificacin y reingeniera
de procedimientos administrativos. Los datos que van a ser publicados no dejan de
ser la consecuencia o el resultado de la existencia de un sistema de tratamiento de documentos. Ese sistema estaba pensado inicialmente para permitir una gestin eficaz
de los documentos de la organizacin a lo largo de su ciclo de vida, y ahora adems
deber facilitar que esos datos autnticos y fiables, el testimonio de determinadas
actuaciones administrativas, estn tambin disponibles para su reutilizacin, libre
acceso y creacin de nuevos contenidos y servicios. Por tanto, adquieren un nuevo
valor poltico, cultural, social o econmico, se maximizan los beneficios de la gestin
documental, hacindolos extensivos a la sociedad, convirtiendo la gestin de datos
en una res pblica.
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3.- Informacin pblica y gobierno abierto.


No est de ms, y para evitar confusiones sobre los distintos significados del trmino informacin pblica, recordar que por un lado seguiremos gestionando los
datos y la informacin incluida en procedimientos administrativos especficos (que
requieren probar el inters legtimo para ejercer la consulta va sede electrnica o
presencial), y las distinta acepcin que tiene en el mbito del gobierno abierto. En
este caso la informacin que se somete al principio de publicidad activa est unida
a otro concepto el de utilidad, bien sea para facilitar la transparencia de las actuaciones de la administracin, o se trate de informacin que pueda ser considerada
relevante para la sociedad o para potenciar la actividad econmica.
El primer paso ser identificar esa informacin, y del mismo modo que en otros
mbitos de la gestin de documentos nos referimos a Cuadro de Clasificacin o
Catlogos de Procedimientos ahora ser necesario elaborar un Catlogo de Informacin Pblica que ser una herramienta esencial, entre otros usos, para hacer
cumplir el captulo 2 relativo a la publicidad activa de la Ley 19/2013:

Figura 3

Los procesos de identificacin y seleccin de datos, esquemas de metadatos y


atributos de estos metadatos coincidirn en parte con los realizados en el catlogo
de procedimientos, pero con una notable diferencia, no es una cuestin menor, hay
que incorporar toda una serie de elementos nuevos y de identificacin para que esos
datos pblicos cumplan con los requisitos de la Norma Tcnica de Interoperabilidad
de Reutilizacin de Recursos de Informacin entre los que podemos destacar los
siguientes:
Utilizar formatos abiertos, estructurados y reutilizables que faciliten el tratamiento automatizado de la informacin.
Los datasets debern seguir unos esquemas estandarizados de descripcin. Normalizando los atributos de cada uno de los datos, los que son puntos de acceso o los
vocabularios controlados a las que pueden ir vinculados (por ejemplo en los datos
de contratos pblicos). Ser fundamental, pensando en la interoperabilidad y en la
creacin de sistemas unificados de recuperacin, que se puedan aprobar esquemas,
vocabularios y taxonomas de, al menos, los datos pblicos que se consideran clave,
y en especial los vinculados con la Ley 19/2013.
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Todo recurso debe de ser descrito de dos formas complementarias: en formato


legible para las personas habitualmente HTML y en un formato procesable por
las mquinas, el recomendado para la descripcin de recursos es RDFa y utilizar los
estndares definidos por la World Wide Web Consortium (W3C). En el caso de la
consulta semntica se utilizarn el estndar SPARQL, un lenguaje estandarizado para
la consulta y recuperacin de descripciones en RDFa. Una posible lnea de trabajo a
explotar es la utilizacin de repositorios bajo el protocolo OAI-PMH, ISO 15836.
Su mayor potencial es que posibilita su indexacin en buscadores y servicios recolectores de datos, aumentando exponencialmente su difusin, visibilidad y la interoperabilidad semntica de los datos, facilitando su posterior bsqueda y recuperacin,
avanzando as hacia la Web Semntica o de datos enlazados (Linked Data).
Georreferenciacin. Siempre que el tipo de informacin lo haga posible, se indicar la posicin geogrfica a la que est asociado el dato o documento. Los sistemas
de visualizacin de datos sobre el territorio, que estn teniendo un espectacular crecimiento, permiten que la recuperacin de los datos se haga de un modo muy sencillo
e intuitivo (Spatial Data).
Para determinar la informacin que se debe publicar, deberemos seguir en primer lugar la recogida en la Ley 19/2013: informacin institucional, organizativa, de
planificacin, de relevancia jurdica, econmica, presupuestaria y estadstica, pero
es necesario dar un paso ms, identificando informacin pblica que se consideren
relevante en trminos de transparencia, de bienestar social o de impacto econmico,
y que con toda seguridad va a ser muy valorada por los ciudadanos. Si adems incorpora anlisis temporales con series histricas proporcionadas por el archivo, los datos
pueden adquirir un nuevo valor que va a ir mucho ms all de los lmites del derecho
administrativo. A modo de orientacin, las posibles propuestas son innumerables,
podemos mencionar las siguientes:
Informacin sobre normativa y actividad administrativa
Informacin sobre organizacin, personal y retribuciones
Informacin sobre las cuentas y el patrimonio municipales
Informacin sobre contratos y subvenciones
Informacin vinculada a la prestacin de servicios y la gestin de recursos,
como las vinculadas con seguridad ciudadana, salud, actividades econmicas,
medio ambiente, educacin, consumo o servicios culturales y deportivos.
4. Conclusiones
La tecnologa tiene una gran capacidad transformadora, pero queda muy limitada
si no va acompaada de otras medidas de ndole poltico, normativo y organizativo.
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Debemos ir comenzando a dejar atrs el modelo de gestin que ms se ha utilizado,


el modelo ocurrencial, el impulsar proyectos sin una estrategia definida, fruto de la
improvisacin, sin que haya un anlisis previo de su utilidad, viabilidad y sostenibilidad en el medio plazo. Todas las actuaciones relacionadas con la apertura de datos
tienen que estar necesariamente respaldadas por un fuerte liderazgo poltico, una plan
de actuacin y un marco normativo, es la nica va posible para que la cultura de la
transparencia informativa y la apertura de datos pueda ser asumida e interiorizada por
todos los agentes implicados, tanto polticos como tcnicos. De no ser as los principios
del gobierno abierto se pueden convertir en una moda pasajera, de acciones puntuales,
muy mediticas pero con el peligro de ser de muy corto recorrido.
En el mbito estrictamente tcnico, nuestra primera lnea de accin tiene que
estar en el frente de la normalizacin de datos y esquemas de metadatos, en la interoperabilidad semntica y en la colaboracin interinstitucional. La generacin de valor
est en la capacidad de relacionar, en crear Red, ms importante de lo que se tiene o
se hace es lo que se puede compartir. Tenemos una oportunidad histrica para aprovechar el potencial democratizador de las nuevas tecnologas para interoperar entre
administraciones y con la sociedad civil, hacindoles partcipes de reas de gestin
y de datos de inters pblico que tradicionalmente han sido dominio exclusivo del
Estado.
Bibliografa
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31/03/2014]
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de les administracions autonmiques: una proposta de test davaluaci. Mtodos
de Informacin. MEI, II, vl. 3, n 5, p. 205-237. <http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/view/IIMEI3-N5-205238/765>[Consulta 02/03/2014]

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