Normas Técnicas de Interoperabilidad e Instrumentos para El Documento Electrónico

Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros
de Andaluca
TRIA
19
TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
19
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
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ISSN: 1134-1602
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No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento
informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.
ndice
1
Presentacin del Presidente de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Jorge Prez Caete.............................................................................................. 7
La ltima versin del Glosario de InterPARES (2014)
Antonia Heredia Herrera................................................................................... 11
El reto de los archivos de las entidades locales ante el
nuevo marco normativo: documentos y archivos, documento electrnico, transparencia, racionalizacin y sostenibilidad.
Ana Verd Peral................................................................................................... 37
LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIN Y BUEN GOBIERNO Y SUS EFECTOS EN EL MBITO DE APLICACIN DEL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACIN
Concepcin Barrero Rodrguez......................................................................... 55
Sin Archivos no hay transparencia ni acceso a los Documentos Pblicos. documentos, archivos e informacin
ante el anteproyecto de ley de transparencia pblica de
andaluca
Esther Cruces Blanco......................................................................................... 77
ACTAS DE LAS VI JORNADAS TCNICAS EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
M Isabel Vila Gonzalez, Ricardo Manuel Fernndez de la Cruz ................ 107
Gestin documental y gobierno abierto. Nuevos roles
para nuevos retos
Julio Cerd Daz................................................................................................... 113
Un paseo por iARXIU: un servicio de preservacin y archivo
electrnico
Raimon Nualart Mercad................................................................................... 125
Normas tcnicas de Interoperabilidad e instrumentos

para el documento electrnico
Miguel A. Amutio Gmez.................................................................................... 151
Los Archivos en la Web. Evidencia o no de un desfase en la
gestin
Mnica Martnez Mouton.................................................................................. 185
EL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA
Francisco Jos Gallo Len.................................................................................. 191
Simbiosis corporativa entre el archivo de televisin y sus
usuarios
Eugenio Lpez de Quintana Senz..................................................................... 197
El Archivo General de Indias: De las ordenanzas de 1790 a
Internet
Manuel Ravina Martn........................................................................................ 203
LOS CONSULTORES DOCUMENTALES EN LA E-ADMINISTRACIN
Nuria Amrigo...................................................................................................... 213
Los archivos, un indicador clave de la calidad de la gestin
Mayte Lpez Carrillo.......................................................................................... 219
ArchiDOC: Diseo conceptual para la gestin archivstica integrada y unificada
Margarita Vzquez de Parga............................................................................... 225
DE LA TRANSPARENCIA AL GOBIERNO ABIERTO.
Victoria Isabel Garcs Ibaez............................................................................. 233
El Derecho de acceso a la informacin, la base de las polticas de transparencia:
Victoria Andrica Caffarena.............................................................................. 239
Normas tcnicas de Interoperabilidad

e instrumentos para el documento
electrnico
Miguel A. Amutio Gmez
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Normas tcnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrnico
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
1. Un marco legal exhaustivo relativo al documento-e; una oportunidad que

haba que aprovechar
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
Servicios Pblicos1 incluy entre las piezas fundamentales de la administracin electrnica el documento electrnico, el expediente electrnico y el archivo electrnico,
tratando, adems, cuestiones relacionadas como las copias.
Ms adelante, el Real Decreto 1671/20092, que desarrollaba la Ley 11/2007,
trat una coleccin de temas relacionados que abarcaba las caractersticas del documento electrnico, la adicin de metadatos a los documentos electrnicos, las copias
electrnicas, las copias en papel, la destruccin de documentos en soporte no electrnico, la referencia temporal de los documentos administrativos electrnicos, las
imgenes aportadas por los ciudadanos, la obtencin de copias por los ciudadanos,
el archivo electrnico, la conservacin de documentos y la formacin del expediente
electrnico. Sin duda una coleccin de temas exhaustiva.
Posteriormente, cuando lleg el momento de elaborar el Esquema Nacional
de Interoperabilidad (ENI), regulado por el Real Decreto 4/20103 de aplicacin
a todas las Administraciones Pblicas, quienes tenan sensibilidad en relacin con el
documento y el archivo electrnico percibieron hacia 2009 que era una oportunidad
singular de las que no se pueden dejar escapar; esta sensibilidad se manifestaba principalmente en el Ministerio de Administraciones Pblicas, despus como Ministerio
de la Presidencia, Archivos Estatales, el entonces Ministerio de Economa y Hacienda y la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Oportunidad que tambin se
1.https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2007-12352
2.https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2009-18358
3.https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2010-1331

hizo obvia para la comunidad de archiveros particularmente a partir de la jornada del

Archivo de Castilla-La Mancha de 5 de junio de 2009.
Esta inquietud dio lugar al captulo X del ENI, cuyos artculos 21 a 24 tratan la
recuperacin y conservacin del documento electrnico como respuesta a la manifestacin de la interoperabilidad en el tiempo.
El artculo 21 establece que las administraciones pblicas adoptarn medidas
organizativas y tcnicas con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacin con
la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su
ciclo de vida. Medidas que suponen un recorrido desde la definicin de una poltica
de gestin de documentos electrnicos, hasta las transferencia o en su caso borrado
o destruccin fsica, pasando por medidas tales como la identificacin nica e inequvoca, la asociacin de metadatos, la clasificacin, la conservacin y recuperacin
de documentos electrnicos, la coordinacin horizontal entre los responsables de
gestin de documentos y los dems servicios interesados, la formacin del personal y
la documentacin de los procedimientos, sin nimo de exhaustividad.
Figura 1. Medidas organizativas y tcnicas para la recuperacin y conservacin del documento electrnico
Vino a reforzar estas medidas el Real Decreto 1708/20114, de 18 de noviembre,

por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su
rgimen de acceso con su artculo 20 relativo a las Condiciones para la recuperacin
y conservacin del documento electrnico, complementado con el artculo 21 relativo
a la Aplicacin de las tecnologas de la informacin y comunicaciones en la gestin y
4.www.boe.es/boe/dias/2011/11/25/pdfs/BOE-A-2011-18541.pdf
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tratamiento de los documentos, que impulsa la utilizacin de sistemas de gestin, el

desarrollo de archivos digitales o repositorios de documentos en soporte electrnico
y la aplicacin de medidas de seguridad entre otras cuestiones.
Tambin establece el citado artculo 21 del Esquema Nacional de Interoperabilidad que las administraciones pblicas crearn repositorios electrnicos complementarios y equivalentes en cuanto a su funcin a los archivos convencionales,
destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrnicos.
El artculo 22 referido a la seguridad establece que se aplicar lo previsto en el
Esquema Nacional de Seguridad en cuanto al cumplimiento de los principios bsicos
y los requisitos mnimos, mediante la aplicacin de las medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que se almacenen los documentos, y atendiendo a
los riesgos a los que puedan estar expuestos, as como a los plazos durante los cuales
deben conservarse los documentos.
El artculo 23 relativo a los formatos de los documentos establece que se aplicarn formatos de documentos electrnicos normalizados y perdurables de acuerdo
con lo previsto en el artculo 11 el Real Decreto 4/2010 sobre estndares aplicables y
en la norma tcnica de interoperabilidad de Catlogo de estndares5.
Finalmente el artculo 24 trata la digitalizacin de documentos en soporte papel que se realizar de acuerdo con lo indicado en la norma tcnica de interoperabilidad de Digitalizacin de documentos.
Adems, la disposicin adicional primera crea las normas tcnicas de interoperabilidad6 y seala una lista en cuales se incluyen varias relativas al documento
electrnico.
El Esquema Nacional de Seguridad7, regulado por el Real Decreto 3/2010,
tambin introduce referencias a la conservacin en el principio bsico de Prevencin, reaccin y recuperacin (artculo 7) que recoge que el sistema garantizar la
conservacin de los datos e informaciones en soporte electrnico; y que de igual
modo, el sistema mantendr disponibles los servicios durante todo el ciclo vital de la informacin digital, a travs de una concepcin y procedimientos que sean la base para la
preservacin del patrimonio digital. Mientras que el requisito mnimo de Proteccin
de informacin almacenada y en trnsito (artculo 21) establece que forman parte de
5.http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#CATALOGOESTANDARES
6.http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#.VChW4VcxhvA
7.http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1330.pdf
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la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperacin y conservacin a

largo plazo de los documentos electrnicos producidos por las administraciones pblicas
en el mbito de sus competencias.
En el mbito comunitario, la segunda versin del Marco Europeo de Interoperabilidad, publicada como anexo de la comunicacin COM(2010) 744 final8, y
que constituye una posicin oficial de la Comisin Europea, incluye entre los doce
principios de los servicios pblicos europeos el relativo a la Conservacin de la informacin (el nmero 8). Dicho principio se refiere al deber de las administraciones
de conservar los documentos de archivo y la informacin en forma electrnica, al objeto de garantizar que dichos documentos y otras formas de informacin conserven
su legibilidad, fiabilidad e integridad y que pueda accederse a ellos durante todo el
tiempo necesario, sin menoscabo de la seguridad ni de la proteccin de la intimidad;
indica que deben seleccionarse formatos que garanticen la accesibilidad a largo plazo,
incluida la conservacin de las firmas electrnicas asociadas; y formula la Recomendacin 5, segn la cual las administraciones pblicas deberan formular conjuntamente
una poltica de conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo relacionados con los servicios pblicos europeos.
2. Las normas tcnicas de interoperabilidad relativas al documento electrnico;
somos conscientes de lo que hemos hecho, de lo que tenemos?
Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad, previstas en la disposicin adicional
primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica, desarrollan una coleccin de aspectos tcnicos sobre los cuales se consider necesario
establecer unas condiciones concretas, especficas, con un nivel de detalle y extensin
y, en algunos casos, con unos requisitos de actualizacin peridica tales que no era
posible, ni adecuado, establecerlos en el propio Real Decreto 4/2010. Vienen, por
tanto, a concretar detalles para facilitar los aspectos ms prcticos y operativos de la
interoperabilidad entre las administraciones pblicas y con el ciudadano.
Se han elaborado mediante un esfuerzo colectivo y multidisciplinar, para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle. Han participado ms de 200 expertos que renen perfiles diversos de conocimiento (jurdico,
administrativo, tecnologas de la informacin, archivos), provenientes de la Administracin General del Estado, las Comunidades Autnomas, las Corporaciones Locales a travs de la Federacin Espaola de Municipios y Provincias (FEMP) y las
Universidades a travs de la Conferencia de Rectores de Universidades Espaolas
8. Comunicacin de la Comisin Hacia la interoperabilidad para los servicios pblicos europeos (COM(2010)
744 final).URL: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2010:0744:FIN:ES:PDF
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(CRUE), ms la colaboracin con el mbito de la Justicia a travs Esquema Judicial

de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS).
Merece la pena sealar que el principio de seguridad jurdica ha presidido el
desarrollo de las normas tcnica de interoperabilidad que, por otra parte, reflejan
prcticas habituales para el tratamiento de cuestiones tcnicas en otros sectores como
puedan ser, por ejemplo, los de telecomunicaciones, edificacin, u obra civil.
En particular, las normas relativas a Poltica de gestin de documentos electrnicos, Documento electrnico, Expediente electrnico, Digitalizacin de documentos,
y de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos responden a lo previsto en el antes citado artculo 21. Por su transcendencia se
exponen a continuacin sus aspectos principales. Hay adems otras normas tcnicas
de interoperabilidad relacionadas como las de Catlogo de estndares, de Poltica de
firma electrnica y certificados de la Administracin y de Reutilizacin de recursos
de informacin.
2.1. Poltica de gestin de documentos electrnicos
La definicin de una poltica de gestin de documentos es la primera de las
medidas indicadas en el artculo 21 del Real Decreto 4/2010. Segn la definicin
incluida en este, una poltica de gestin de documentos electrnicos trata de
orientaciones o directrices que define una organizacin para la creacin y gestin de
documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las
funciones y actividades que le son propias. La poltica se aprueba al ms alto nivel dentro
de la organizacin, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacin, aplicacin,
supervisin y gestin del programa de tratamiento de los documentos a travs de su ciclo
de vida.
La norma tcnica de interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos
electrnicos9 establece las directrices para la definicin de polticas de gestin de
documentos electrnicos en las administraciones pblicas, sobre la base de los criterios, mtodos de trabajo y de conducta generalmente reconocidos, as como los estndares
y buenas prcticas nacionales e internacionales aplicables para la gestin documental.
Por ello, esta norma tcnica establece unas pautas comunes sobre las siguientes
cuestiones:

El contenido y el contexto de la poltica de gestin de documentos electrnicos.
Los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la

poltica de gestin de documentos electrnicos en una organizacin.
9.http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048
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El programa de tratamiento de documentos electrnicos.

Los procesos de gestin de documentos electrnicos.

La asignacin de metadatos de gestin a los documentos electrnicos.

La documentacin, formacin, supervisin, auditora y actualizacin de la
poltica de gestin de documentos electrnicos.
2.2. Metadatos de gestin del documento electrnico
El Real Decreto 1671/200910 dedica su artculo 42 a la Adicin de metadatos a
los documentos electrnicos en el que se define metadato asociado al documento electrnico como cualquier tipo de informacin en forma electrnica asociada a los
documentos electrnicos, de carcter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus caractersticas, con la
finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservacin y la interoperabilidad
del propio documento.
Adems, dicho Real Decreto 1671/2009 asienta la obligacin de que los documentos susceptibles de ser integrados en un expediente electrnico tengan asociados
metadatos mnimos obligatorios que permitan su contextualizacin en el marco
del rgano u organismo, la funcin y el procedimiento administrativo al que corresponde, as como informacin relativa a la firma del documento y la referencia temporal del mismo; seala despus que la asociacin de metadatos a los documentos electrnicos aportados por los ciudadanos o emitidos por la Administracin General del
Estado o sus organismos pblicos ser realizada por el rgano u organismo actuante;
establece limitaciones relativas a la modificacin de los metadatos mnimos obligatorios en fases posteriores del procedimiento administrativo, con las excepciones relativas a la existencia de errores u omisiones en los metadatos inicialmente asignados;
o a metadatos que requieran actualizacin, si as lo dispone el Esquema Nacional
de Interoperabilidad y contempla, finalmente, que se puedan asociar metadatos de
carcter complementario para atender necesidades de catalogacin especficas.
El Real Decreto 4/2010 define, as mismo, metadato de gestin de documentos como informacin estructurada o semiestructurada que hace posible la creacin,
gestin y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creacin. Los
metadatos de gestin de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar
documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean,
gestionan, mantienen y utilizan. Pueden existir otros tipos de metadatos; de hecho, la
definicin genrica de metadato que figura en el Real Decreto 4/2010 es dato que
define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos segn su aplicacin.
10.http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/18/pdfs/BOE-A-2009-18358.pdf
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A la luz de las anteriores referencias, los metadatos se reconocen, por tanto, como
elementos sustanciales del documento y del expediente electrnico y, en consecuencia, se tratan en las normas tcnicas de interoperabilidad relacionadas.
En particular, la norma tcnica de interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos dedica su apartado VII a la asignacin de metadatos; este
apartado trata la manera en que las organizaciones han de gestionar los metadatos y
seala una herramienta de apoyo para ello. En concreto, este apartado VII establece
lo siguiente:
Se ha de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de los
documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones
entre cada documento y sus metadatos.

Cada organizacin disear la implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno, en base a sus necesidades, criterios y normativa especfica.
Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en

esquemas de metadatos que respondern a las particularidades y necesidades
especficas de gestin de cada organizacin.
El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (eEMGDE), que podr ser utilizado como referencia para la adecuacin a los
requisitos de interoperabilidad en materia de gestin documental.
Efectivamente, los metadatos se articulan en un esquema de metadatos, concepto definido en el Real Decreto 4/2010 como instrumento que define la incorporacin y gestin de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos
electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.
El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (eEMGDE)11 establece las siguientes cuestiones:
El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus
propiedades y su lgica subyacente.
La descripcin de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a travs de la descripcin de cada una de sus caractersticas: definicin,
propsito, obligatoriedad, etc.
Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los
elementos de metadatos pertinentes.
11.http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/
pae_Interoperabilidad_Inicio/Esquema_de_metadatos_e-EMGDE-Publicacion_oficial-2012.pdf
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Las referencias a las normas utilizadas como base, as como a otras normas
de posible utilidad.
Figura2. ndice del Esquema de Metadatos para la Gestin

del Documento Electrnico (e-EMGDE)
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El e-EMGDE se basa en un modelo entidad-relacin que reconoce la existencia

de diversas entidades: documento, agente, actividad, regulacin y relacin, y en el
uso de relaciones y eventos para dejar constancia del contexto. De manera que constituye un modelo funcional para la aplicacin de los metadatos como herramienta
de gestin global dentro de una organizacin a travs de una aproximacin multientidad en la que las relaciones entre los documentos y el resto de elementos del
sistema son tratadas como una entidad ms. El e-EMGDE se inspira en el Australian
Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.012, adaptado al mbito espaol y a los requisitos de nuestra normativa.
Figura3. Muestra de la descripcin de un metadato en el e-EMGDE.

(Fuente: Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico)
As, los metadatos del documento y del expediente electrnico pueden definirse
en el marco de un sistema de gestin documental completo desde una perspectiva
multi-entidad en la que, adems de los propios documentos, participan otro tipo de
entidades caracterizadas por sus propios metadatos, como pueden ser agentes, regulaciones o actividades.
12.http://www.naa.gov.au/records-management/publications/agrk-metadata-standard.aspx
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Dicho lo anterior, cabe apuntar que la forma de implementacin de los metadatos de los documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno es
libre y puede ser diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios
y normativa especfica.
Figura 4. Cobertura de los metadatos para la gestin de documentos electrnicos.

(Fuente: Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico)
2.3. Documento electrnico

La Ley 11/2007 define el documento electrnico como informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado, especifica,
en su artculo 29, particularidades de la emisin de documentos administrativos
por medios electrnicos y trata, en su artculo 30 las copias electrnicas, en el 31 el
archivo electrnico de documentos y en el 32 el expediente electrnico.
Posteriormente, el Real Decreto 1671/2009 especifica a lo largo de su Ttulo
VI, artculo 41 y siguientes, disposiciones comunes sobre documentos electrnicos,
consideraciones especficas para documentos administrativos electrnicos, as como
sobre el archivo y conservacin de documentos electrnicos.
Era necesario establecer ciertas pautas para la normalizacin de los intercambios
de documentos electrnicos, respetando la diversidad tanto de las administraciones
pblicas como de sus circunstancias, pues mientras que para algunas la principal necesidad es el manejo e intercambio de grandes volmenes de documentos, para otras
el punto clave es garantizar su conservacin a largo plazo.
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En este contexto, la norma tcnica de interoperabilidad de Documento Electrnico13 recoge las condiciones tcnicas mnimas necesarias para permitir un intercambio de documentos electrnicos normalizado, para lo cual establece los
componentes del documento y la estructura para su intercambio, dado que son las
cuestiones clave para la interoperabilidad de los mismos. Quedan fuera del objeto de
la norma cuestiones tales como establecer una implantacin especfica del documento electrnico ms all de operaciones de intercambio y comunicacin.
En primer lugar, se establecen los componentes del documento electrnico: el
contenido; en su caso, la firma electrnica; y los metadatos del documento electrnico.
El contenido se entiende como el conjunto de datos o informacin de cualquier
naturaleza que es objeto del propio documento electrnico. La norma contempla el
intercambio de documentos electrnicos simples, entendiendo stos como aquellos
que solamente incluyen un fichero de informacin o contenido, una o varias firmas,
si procede, y un conjunto de metadatos asociados. Esta consideracin aunque no
tiene una mencin explcita en los apartados de la norma, se impone en la estructura
XML para el intercambio de documentos electrnicos que incluye su anexo II.
En cuanto a la firma electrnica de los documentos administrativos electrnicos
y, en su caso, de aquellos otros susceptibles de formar parte de un expediente, se remite a lo establecido en la normativa aplicable a tal efecto.
En cuanto a los metadatos la norma establece el conjunto de metadatos mnimos
obligatorios del documento electrnico, que se definen en su anexo I, y que, entendidos como informacin mnima de contexto para un tratamiento automatizado del
documento, estarn presentes en cualquier proceso de intercambio.
Respecto a los metadatos complementarios, entendidos como informacin de
contexto para atender a necesidades de descripcin especficas que estarn contempladas en la gestin interna de documentos electrnicos de cada organizacin, lo
previsto se limita a enmarcar su aplicacin en la norma tcnica de interoperabilidad
de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
En cuanto al formato del documento electrnico, se apunta a la norma tcnica de
interoperabilidad de Catlogo de estndares14; se establece que la seleccin del formato debe ser conforme a la naturaleza de la informacin con el fin de favorecer el acceso a aquella por parte de los interesados; y, adems, con el objetivo de dar cobertura
a especiales circunstancias en que la Administracin se ve obligada a asumir la carga
de la prueba, como puede suceder en relacin con la incautacin de documentos en
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procesos de inspeccin fiscal, se reconoce la posibilidad de que la Administracin

conserve documentos electrnicos en otros formatos, en aras de conservar su valor
probatorio.
En relacin con las condiciones bsicas para el intercambio de documentos electrnicos, la norma establece la obligatoriedad de intercambiar todos los componentes del documento, as como el uso de la estructura normalizada que se incluye como
anexo II de la norma para el intercambio de documentos electrnicos que es el cdigo del esquema XML que integra los componentes del documento electrnico bajo
una estructura normalizada y que permite tambin la aplicacin de otras estructuras
con normativa especfica, como es el caso de la factura electrnica regulada mediante
la ORDEN PRE/2971/200715.
Se contempla la excepcionalidad en la aplicacin de otras estructuras de intercambio que podran ser utilizadas en caso de acuerdo previo entre las partes que, en caso
de ser reenviadas a un tercero, deberan adaptarse a la estructura del anexo II por el
emisor de dicho intercambio posterior.
Se indica la utilizacin preferente de la Red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas, prestada por la Red SARA16, segn las condiciones
previstas en la norma tcnica de interoperabilidad Requisitos de conexin a la Red
de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas17, como medio para
la transmisin de acuerdo con lo establecido en el artculo 43 de la Ley 11/2007 y en
el 13 del Real Decreto 4/2010.
En caso de que el documento electrnico forma parte de un asiento registral, su
tratamiento como documento adjunto al mensaje de datos de intercambio se realizar segn lo establecido en la norma tcnica de interoperabilidad de Modelo de Datos
para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales18.
Seguidamente, con el fin de garantizar las condiciones necesarias para la conservacin permanente, en caso de intercambios que responden a transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de gestin de documentos que deban conservarse
permanentemente, se establece que la verificacin de la autenticidad e integridad de
un documento electrnico se llevar a cabo bajo la responsabilidad del rgano o en15. ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedicin de facturas por medios electrnicos
cuando el destinatario de las mismas sea la Administracin General del Estado u organismos pblicos vinculados o dependientes de aqulla y sobre la presentacin ante la Administracin General del Estado o sus
organismos pblicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.
16.http://administracionelectronica.gob.es/ctt/redsara
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tidad transferidora en el momento en que sta se produzca. Tras dicha transferencia,

el nuevo responsable de la custodia ser el encargado de la conservacin de la autenticidad e integridad del documento electrnico.
Figura 5. XSD de Documento electrnico.
Por ltimo, el apartado sobre acceso a documentos electrnicos desarrolla los aspectos tcnicos para garantizar el ejercicio del derecho del ciudadano a acceder a los
documentos electrnicos, reconocido en el artculo 6 de la Ley 11/2007.
2.4. Expediente electrnico
La Ley 11/2007 define el expediente electrnico como conjunto de documentos
electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el
tipo de informacin que contengan; especifica que el foliado se realiza a travs de un
ndice electrnico, definido a su vez como relacin de documentos electrnicos de un
expediente electrnico, firmada por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn
proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir
su recuperacin siempre que sea preciso; y equipara, a efectos legales, la remisin del
expediente con su puesta a disposicin, teniendo el interesado derecho a obtener
copia del mismo.
Era necesario establecer ciertas pautas para la normalizacin de los servicios de
remisin y puesta a disposicin de expedientes electrnicos, con la vista puesta en
un escenario futuro de transacciones de intercambio de expedientes y documentos
electrnicos en una cierta escala.
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La norma tcnica de interoperabilidad de Expediente Electrnico19 concreta

los aspectos estrechamente relacionados con la formacin y los servicios de remisin
y puesta a disposicin del expediente electrnico. Establece la estructura y formato
del expediente electrnico para su intercambio, as como las especificaciones de los
servicios de remisin y puesta a disposicin de los expedientes electrnicos. Adems, contempla la posibilidad de aplicar lo establecido para expedientes electrnicos
a otros conjuntos de documentos electrnicos formados mediante agregacin que
creados al margen de un procedimiento reglado son fruto de una secuencia de actuaciones coherentes.
En primer lugar, tras el objeto y el mbito de aplicacin, se establecen los componentes del expediente electrnico:
Los documentos electrnicos para los que, como tales, es de aplicacin lo
establecido en la norma tcnica de interoperabilidad de Documento Electrnico sobre estructura y formato. Para facilitar diversas circunstancias de
manipulacin e intercambio de los expedientes, la norma incluye la posibilidad de incluirlos, bien como elementos independientes, bien dentro de una
carpeta, entendida sta como una agrupacin de documentos electrnicos
creada por un motivo funcional, o bien como parte de otro expediente, anidado en el primero.
Figura 6. Ejemplo bsico del ndice electrnico.
El ndice electrnico atiende a lo establecido en el artculo 32.2 de la Ley

11/2007, responde a lo declarado en el apartado b) del artculo 21 del Real
Decreto 4/2010. El ndice electrnico reflejar, al menos la fecha de genera19.http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13170
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166

cin del ndice; para cada documento electrnico su identificador, su huella

digital, la funcin resumen utilizada para su obtencin y, opcionalmente, la
fecha de incorporacin al expediente y el orden del documento dentro del
expediente; y si es el caso, la disposicin de los documentos en carpetas y
expedientes electrnicos anidados.
La firma electrnica del ndice electrnico, que no del expediente electrnico, como mecanismo de garanta de la integridad del expediente y que aplicar lo ya establecido en los artculos 18 y 19 de la Ley 11/2007 en cuanto a
la firma por parte de la administracin pblica correspondiente.
Figura 7. Tabla de metadatos del expediente electrnico.
Metadatos del expediente electrnico. Se establece el conjunto de metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico, enumerados en su
anexo I, y que, entendidos como informacin mnima de contexto para un
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tratamiento automatizado del expediente, estarn presentes en cualquier servicio de remisin o puesta a disposicin, en aras de potenciar su interoperabilidad. Asimismo, se refiere a la posibilidad de asignar otros metadatos
complementarios, como respuesta a necesidades de descripcin especficas
que estarn enmarcadas en la gestin interna de expedientes electrnicos de
cada organizacin.
En relacin con las condiciones bsicas para el intercambio de expedientes electrnicos la norma establece el uso de la estructura normalizada que se incluye como
anexo II de la norma, para el intercambio de expedientes electrnicos; se trata del
cdigo del esquema XML que integra los componentes del expediente electrnico
bajo una estructura normalizada. Adems, para su intercambio, se establece que se
remitir, en primer lugar, la estructura de aplicacin al expediente, seguida de los
documentos electrnicos que lo componen y que se enviarn en el orden indicado
en el ndice.
Figura 8. XSD de expediente electrnico.
Se contempla la excepcionalidad en la aplicacin de otras estructuras de intercambio que podran ser utilizadas en caso de acuerdo previo entre las partes que, en caso
de ser reenviadas a un tercero, deberan adaptarse a la estructura del anexo II por el
emisor de dicho intercambio posterior.
Finalmente, al igual que en el caso del documento electrnico, con el fin de garantizar las condiciones necesarias para la conservacin permanente, en caso de intercambios que responden a transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad
de gestin de expedientes que deban conservarse permanentemente, se establece que
la verificacin de la autenticidad e integridad de un expediente electrnico se llevar
a cabo bajo la responsabilidad del rgano o entidad transferidora en el momento en
que sta se produzca. Tras dicha transferencia, el nuevo responsable de la custodia
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ser el encargado de la conservacin de la autenticidad e integridad del expediente

electrnico.
2.5. Digitalizacin de documentos
El Real Decreto 4/2010 define la digitalizacin como el proceso tecnolgico
que permite convertir un documento en soporte papel o en soporte no electrnico en uno
o varios ficheros electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e integra del documento, y dedica el artculo 24 a la digitalizacin de documento en soporte papel.
Por otra parte, el Real Decreto 1671/2009 establece en sus artculos 44 y 46 consideraciones para la digitalizacin de documentos en soporte papel, as como para su
destruccin.
La norma tcnica de interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos20
establece las reglas para la digitalizacin de documentos en soporte papel o en otro
soporte no electrnico susceptible de digitalizacin a travs de medios fotoelctricos.
Otros soportes, como aquellos que registran sonido, vdeo o ambos, estn excluidos del alcance de la norma, sin perjuicio de su posible inclusin en versiones
posteriores. Tambin se evita la referencia a la destruccin de documentos originales
para evitar que se pueda llegar a interpretar errneamente que la digitalizacin puede
suponer, por s misma, la destruccin de los documentos originales.
Se sientan en la norma unas bases mnimas para procesos de digitalizacin que
pueden ser llevados a cabo, tanto de forma interna por las administraciones pblicas,
como a travs de un tercero y abarcar documentos puntuales o digitalizaciones masivas y que, dependiendo de la finalidad y naturaleza de los documentos a digitalizar,
pueden requerir de condiciones especficas.
Para ello, estas bases mnimas se refieren a los parmetros bsicos de dichos procesos digitalizacin, de manera que se permita la flexibilidad necesaria para su aplicacin por parte de las diferentes administraciones pblicas, pero siempre bajo la
premisa de obtener imgenes electrnicas ntegras y fieles a su documento original.
Se tratan, por tanto, slo los requisitos mnimos de carcter tcnico, siendo responsabilidad de cada organizacin la valoracin de la necesidad de aplicar requisitos
adicionales proporcionales a sus circunstancias especficas y, en cualquier caso, a la
normativa aplicable.
Tras el objeto y el mbito de aplicacin la norma establece los componentes de
los documentos electrnicos digitalizados:
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Imagen electrnica, definida en el Real Decreto 4/2010 como el resultado

de aplicar un proceso de digitalizacin a un documento y que, por tanto, ha de
representar el aspecto y contenido del documento en el soporte origen.
Como documento electrnico, son de aplicacin los metadatos mnimos

obligatorios definidos en la norma tcnica de interoperabilidad de Documento Electrnico.
Dependiendo la naturaleza y finalidad del documento, firma de la imagen
electrnica por parte de la administracin que realiza la digitalizacin, mediante los sistemas de firma electrnica previstos en los artculos 18 19 de
la Ley 11/2007.
Y se precisa que para la conformacin de un documento electrnico digitalizado como copia autntica debe aplicarse la norma tcnica de interoperabilidad de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos,
ya que sta define los requisitos para la obtencin de copias electrnicas autnticas
de documentos papel en respuesta a lo recogido en el artculo 30 de la Ley 11/2007
y el artculo 44 del Real Decreto 1671/2009.
A continuacin, el apartado relativo a los requisitos de la imagen electrnica
trata lo siguiente:
Apunta a la ya citada norma tcnica de interoperabilidad de Catlogo de estndares, puesto que ser sta la que incluya el detalle de los estndares y, en
concreto, de los formatos aplicables a la imagen electrnica del documento
electrnico digitalizado.
Establece el nivel de resolucin mnimo en 200 pxeles por pulgada, tanto
para imgenes obtenidas en blanco y negro, como en color o escala de grises,
ya que esta resolucin proporciona imgenes con detalle suficiente para mantener la fidelidad con el contenido original.
Define pautas adicionales para conservar la fidelidad de la imagen electrnica resultante del proceso de digitalizacin con respecto al documento
original, como las referidas a respetar la geometra del documento origen en
tamaos y proporciones, evitar aadir caracteres o grficos que no figurasen
en el documento origen y aplicar un proceso de digitalizacin que rena unas
condiciones mnimas en cuanto a tareas y calidad.
Tngase en cuenta que la calidad del documento resultado del proceso de digitalizacin ser determinada por la organizacin responsable del proceso, segn las caractersticas o fines del producto de la digitalizacin y la normativa especfica aplicable a
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cada caso, de forma proporcional a las exigencias de fidelidad e integridad especficas

de cada documento en cada caso.

Finalmente, el apartado relativo al propio proceso de digitalizacin define las

tareas tipo a realizar:

Digitalizacin del documento origen a travs de un medio fotoelctrico

para la obtencin de la imagen electrnica que, inicialmente, se registra en la
memoria del sistema asociado al dispositivo.
Optimizacin automtica cuando la imagen obtenida lo requiera para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen
pueda apreciarse y sea vlido para su gestin; esta optimizacin puede consistir en la aplicacin de mecanismos de edicin de imagen tales como la
umbralizacin, reorientacin o eliminacin de bordes.
Asignacin de metadatos y, si procede, de firma electrnica con el fin de

completar los componentes del documento electrnico digitalizado.
Figura 9. Proceso de digitalizacin
2.6. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos

La norma tcnica de interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos21 parte de lo establecido al
respecto en el artculo 30 de la Ley 11/2007 para concretar las reglas relativas a la generacin de copias electrnicas autnticas y a la conversin de formato de documentos electrnicos, teniendo tambin presente las condiciones establecidas en el Real
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Decreto 1671/2009, en sus artculos 43 y siguientes; todo ello sin perder de vista lo
establecido en la normativa anterior, como el Real Decreto 772/199922.
Quedan fuera del objeto de la norma cuestiones tales como establecer una relacin completa de requisitos y tipos de copias de documentos desde el punto de vista
de su valor legal o jurdico, el tratamiento de copias electrnicas a efecto de compulsa, una definicin de organizaciones y entes competentes para la generacin de copias
autnticas o una descripcin de procedimientos de solicitud de copias, plazos de
expedicin y consideraciones especficas a aplicar segn el contenido del documento
sobre el que es necesario generar una copia (datos personales, datos de terceros, etc.).
Se evita tambin la referencia a la destruccin de documentos originales para
evitar que se pueda llegar a interpretar errneamente que la generacin de una copia
autntica o la conversin entre documentos electrnicos pueden suponer, por s mismas, la destruccin de los documentos originales.
Tras el objeto y el mbito de aplicacin, la norma seala en primer lugar las caractersticas generales de las copias electrnicas:
Se recoge el reconocimiento de la eficacia jurdica de documento electrnico
original a las copias electrnicas generadas que, por ser idnticas al documento electrnico original no comportan cambio de formato ni de contenido.
Se definen las copias electrnicas autnticas como nuevos documentos electrnicos que incluyen total o parcialmente el contenido del documento sobre
el que se expiden y que, como documentos electrnicos, han de cumplir
con lo establecido en la norma tcnica de interoperabilidad de Documento
Electrnico que desarrolla las condiciones para su intercambio, y cuyos metadatos mnimos obligatorios tomarn los valores que correspondan en funcin
de las caractersticas propias de cada metadato y de las propiedades especficas
del documento, bajo la responsabilidad del rgano que expida la copia.
Como elemento diferenciador de las copias electrnicas, se establece que la
relacin entre la copia electrnica autntica y el documento origen se reflejar en los metadatos del documento electrnico copia a travs del metadato
Identificador del documento origen. La informacin de contexto a aportar por
los metadatos se concreta para las copias electrnicas en el establecimiento de
esta relacin.
22. Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administracin General del Estado, la expedicin de copias de documentos y devolucin
de originales y el rgimen de las oficinas de registro.
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Se referencia a la firma de las copias electrnicas autnticas, mediante alguno

de los sistemas de firma previstos en los artculos 18 19 de la Ley 11/2007,
en los que se establecen los sistemas de firma electrnica por parte de las Administraciones Pblicas.
Las particularidades de cada tipo de copia se desarrollan en los apartados correspondientes en los que se detalla para cada una de ellas el valor a asignar al metadato
mnimo obligatorio Estado de elaboracin al objeto de reflejar su condicin de copia
autntica, homogeneizando la condicin apuntada en el artculo 43 del Real Decreto
1671/2009 a todas las copias electrnicas autnticas mencionadas en la norma.
Figura 10. Procedimientos de copiado autntico.
El apartado relativo a las copias electrnicas autnticas con cambio de formato, responde al apartado 1 del artculo 30 de la Ley 11/2007 y refleja lo establecido
en el artculo 43 del Real Decreto 1671/2009. Segn esto, para la obtencin de este
tipo de copias, se establece la aplicacin de un procedimiento de conversin que responda a lo establecido en el apartado VIII de la norma para dichos procesos, con el
fin de garantizar la normalizacin de los aspectos bsicos de dicho proceso, as como
la asignacin del valor <<Copia electrnica autntica con cambio de formato>> en el
metadato mnimo obligatorio Estado de elaboracin.
Seguidamente, se trata la obtencin de las copias electrnicas autnticas de documentos papel desarrollando lo dispuesto en los apartados 2, 3 y 4 del artculo 30
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de la Ley 11/2007 y reflejando las condiciones expuestas en el artculo 44 del Real

Decreto 1671/2009. Para la obtencin de copias electrnicas autnticas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrnico, susceptible de digitalizacin
a travs de medios fotoelctricos, se establece la aplicacin de una digitalizacin que
responda a lo establecido en la norma tcnica de interoperabilidad de Digitalizacin
de Documentos, en la que se definen las condiciones bsicas con el fin de garantizar
la normalizacin de los aspectos fundamentales de dicho proceso, as como la asignacin del valor <<Copia electrnica autntica de documento papel>> en el metadato
mnimo obligatorio Estado de elaboracin.
El tratamiento de la obtencin de las copias electrnicas parciales autnticas
responde a una necesidad prctica frecuente en la tramitacin. Atiende a lo dispuesto
en el artculo 49 del Real Decreto 1671/2009 y a lo apuntado en el artculo 9 del
Real Decreto 772/1999 sobre la posibilidad de obtener copias autnticas mediante
extractos del contenido del documento origen que corresponda o a travs de la utilizacin de otros mtodos electrnicos que permitan mantener la confidencialidad
de aquellos datos que no afecten al interesado. En este caso, se asigna el valor de
<<Copia electrnica parcial autntica>> en el metadato mnimo obligatorio Estado
de elaboracin.
La obtencin de copias papel autnticas de documentos pblicos administrativos recoge del artculo 30.5 de la Ley 11/2007 que la autenticidad puede verificarse
mediante el acceso al documento electrnico correspondiente, de acuerdo con lo
establecido en la norma tcnica de interoperabilidad de Documento Electrnico sobre
acceso a los documentos electrnicos.
Finalmente, se establecen las condiciones para la conversin entre documentos
electrnicos, como respuesta a lo establecido en el artculo 23 del Real Decreto
4/2010 que se concretan en:
Definir la conversin entre documentos electrnicos como la generacin de un
nuevo documento electrnico con diferente formato o versin del mismo que, como
tal, cumplir con lo establecido en la norma tcnica de interoperabilidad de Documento electrnico.
Aplicar procedimientos de conversin, definidos en un marco de gestin documental segn la norma tcnica de interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos; diseados en atencin a la conservacin del contenido, contexto
y estructura del documento origen e identificacin de los componentes que requieran, dada su naturaleza, un tratamiento especfico en la conversin, como pueden
ser las imgenes que acompaan un texto; donde el formato del nuevo documento
convertido atienda a los establecidos en la norma tcnica de interoperabilidad de
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Catlogo de estndares y que permita la reproduccin de la informacin contenida

en el documento original minimizando el riesgo de prdida de informacin.
Ms la necesidad de contemplar adicionalmente los requisitos establecidos en los
puntos tercero, cuarto y quinto de la norma cuando el documento resultado de la
conversin deba ser conformado como copia autntica.
Figura 11. Procedimientos de conversin
3. Seguimiento de la adecuacin al ENI, dnde estamos en la prctica?

Desde febrero de 2013 se realiza un seguimiento del progreso de la adecuacin al
Esquema Nacional de Interoperabilidad (y tambin al de Seguridad). El seguimiento
se inici en la Administracin General del Estado y fue extendido progresivamente
a las dems Administraciones Pblicas, especialmente a las Comunidades Autnomas, a travs del Comit Sectorial de Administracin Electrnica, as como a las
Corporaciones Locales, con participacin de carcter voluntario. Dicho seguimiento
se ejecuta mediante sucesivas oleadas de forma trimestral hasta marzo de 2014, y
semestralmente despus, para conocer el estado de situacin del progreso de la adecuacin, identificar aspectos de mayor dificultad, as como para recabar propuestas
y sugerencias.
La participacin de la Administracin General del Estado a travs de sus Departamentos ministeriales, centros directivos y entidades vinculadas o dependientes, est
siendo especialmente intensa, seguida de las Comunidades Autnomas.
Ha de tenerse en cuenta que el esfuerzo de adecuacin a los dos esquemas de
interoperabilidad y de seguridad, se est realizando en condiciones que suponen un
esfuerzo notable por la limitacin y, a menudo, reduccin de recursos econmicos y
humanos en las que se desenvuelve la actividad de las entidades de la Administracin
Pblica.
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El seguimiento del progreso de la adecuacin al ENI se ha basado en un cuestionario23, compuesto por 52 preguntas, 3 de ellas de carcter general y 49 especficas,
disponible en el Portal de la Administracin Electrnica24.
En particular, en relacin con el captulo X de Recuperacin y conservacin
del documento electrnico, se han incluido las 14 preguntas que se indican a continuacin referidas a la poltica de gestin de documentos electrnicos, al documento
y al expediente electrnico, incluyendo tambin aspectos relacionados como la digitalizacin, las copias y la firma electrnica:
X.1. Se dispone de una Poltica de gestin de documentos electrnicos conforme a la NTI.
X.2. Se ha establecido un Repositorio electrnico.
X.3. Se han definido los calendarios de conservacin de documentos-e y de
las series documentales.
X.4. Se generan documentos-e conforme a la NTI de Documento-e.
X.5. Se intercambian documentos-e conforme a la NTI.
X.6. Se generan expedientes-e conforme a la NTI.
X.7. Se intercambian expedientes-e conforme a la NTI.
X.8. Se ha definido la normativa para la atribucin de las competencias en
cuanto a la generacin de copias autnticas.
X.9. Se generan copias autnticas, y en su caso se realizan conversiones,
conforme a la NTI.
X.10. Se aplica el Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010) al repositorio electrnico.
X.11. Los documentos y expedientes-e se firman de acuerdo con la Poltica de firma electrnica y de certificados aplicable.
X.12. Se emplea la firma longeva para preservar la conservacin de las firmas a lo largo del tiempo.
pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad/20140314_ENI_Cuestionario_seguimiento_marzo.xlsx
pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad/20140314_ENI_Cuestionario_seguimiento_marzo.xlsx
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X.13. La conservacin de los documentos-e atiende a lo previsto en los

artculos 11 y 23 del RD 4/2010 y en la NTI de Catlogo de estndares.

X.14. Los documentos se digitalizan segn lo previsto en la NTI de Digitalizacin de documentos.

Son unas cuestiones de una dificultad considerable que deben ser abordadas desde la nocin de los niveles de madurez. Por ejemplo, en relacin con la pregunta
sobre si se dispone de una poltica de gestin de documentos electrnicos habr que
ver la situacin: si no existe, si se ha empezado a elaborar, si existe un acuerdo informal consensuado, si est elaborada pero pendiente de aprobar, y si est aprobada
formalmente y publicada.
A la luz de las respuestas recibidas, se observa un retraso considerable en este captulo relativo al documento electrnico, explicable principalmente por las siguientes
razones:
Se trata de un tema que cabe considerar percibido a menudo como ms novedoso, al menos en mbitos ms all de los expertos en la gestin documental.
Requiere un tratamiento horizontal en la organizacin que implique a los
actores interesados y rena a responsables y expertos de gestin, de archivos
y de tecnologas de la informacin; a la vez que un carcter multidisciplinar
en los comits y grupos de expertos que aborden la cuestin.
Figura 12. Progreso de la adecuacin al ENI. Situacin en marzo de 2014

(Fuente: Seguimiento de la adecuacin a los esquemas nacionales
de seguridad (ENS) y de interoperabilidad (ENI))
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Requiere la elaboracin y aprobacin de la poltica de gestin de documentos

electrnicos que establezca las directrices generales con proyeccin a toda la
organizacin, ms las normas o instrucciones tcnicas que traten las cuestiones de detalle.
Requiere ordenar el posible escenario de herramientas preexistentes en relacin con la gestin documental y la gestin de expedientes, as como la
seleccin de herramientas de gestin de documentos y de archivo, ms las
integraciones entre herramientas que puedan ser necesarias.
Es necesaria la formacin del personal, tanto del responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos, como de aqul implicado en tareas de gestin de documentos
electrnicos.
4. Actuar con instrumentos y herramientas
A la luz de los resultados que ofrece el seguimiento del progreso de la adecuacin al ENI hay una gran tarea por hacer que incluye el esfuerzo de proporcionar
instrumentos y herramientas que faciliten el avance en la gestin de los documentos
electrnicos.
Tras la adopcin de la norma tcnica de interoperabilidad de Poltica de gestin
de documentos electrnicos, se publicaron la correspondiente gua de aplicacin de
la norma y el Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico
(e-EMGDE) ms un ejemplo de aplicacin de ste; no obstante, pronto empezaron
a recibirse expresiones de inters en cuanto a que se ofreciera un modelo o plantilla
de poltica de gestin de documentos electrnicos.
Una exploracin en la red mostr que, a diferencia de lo que ocurre con otros
muchos temas, no se encontraban ejemplos ni referencias de polticas de gestin de
documentos que pudieran ser de utilidad prctica; situacin de escasez que se mantiene a la fecha de la redaccin de este artculo.
Tras diversas consultas con expertos en gestin documental de las administraciones pblicas se decidi la realizacin del Modelo de Poltica de gestin de documentos electrnicos25 que tiene como objetivo servir como plantilla para la elaboracin de una poltica de gestin de documentos electrnicos conforme al Esquema
Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la correspondiente norma
25.http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/pae_
Interoperabilidad_Inicio/NTI_Guia_de_aplicacion_Gestion_de_documento_electronico/20131128_
Modelo_de_politica_de_gestion_de_documentos_electronicos_NIPO_630-13-166-8.pdf
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tcnica de interoperabilidad y en su gua de aplicacin y teniendo en cuenta tambin

las principales normas y buenas prcticas relacionadas.
El modelo se ha articulado para que cada entidad precise para su mbito las cuestiones relativas al alcance, la identificacin de la poltica, los roles y responsabilidades, los procesos de gestin documental, la asignacin de metadatos, la documentacin, la formacin, la supervisin y auditora y la gestin de la poltica. En el modelo
se van indicando los puntos en los que se ha de insertar la informacin especfica de
la entidad.
En particular, algunas cuestiones de calado dentro de la poltica a perfilar en cada
entidad seran las siguientes los roles y responsabilidades, el cuadro de clasificacin
funcional, el esquema institucional de metadatos y las herramientas a utilizar.
Figura 13. ndice de contenidos del Modelo de poltica de gestin

de documentos electrnicos.
En cuanto a las herramientas ser necesaria la extensin de dos grandes tipos: los
sistemas de gestin de documentos electrnicos (SGDE) y los sistemas de gestin de
documentos electrnicos de archivo (SGDEA).
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En primer lugar, los sistemas de gestin de documentos electrnicos (SGDE) que

dan soporte a la gestin diaria de los documentos para el desarrollo de los procesos
de actividad de la organizacin y que orientadas al control, almacenamiento y gestin
de la documentacin de los archivos de oficina, permiten la modificacin de los documentos, la existencia de varias versiones de los documentos, el borrado de los documentos por parte de sus propietarios, controles de retencin de los documentos y
las estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los usuarios.
Dentro de este tipo, la herramienta InSiDe26, desarrollada por el Ministerio de
Hacienda y Administraciones Pblicas, funciona sobre un gestor documental que
cumpla los estndares CMIS para la gestin documental de expedientes y documentos electrnicos, de conformidad con lo especificado en las normas tcnicas de
interoperabilidad. InSiDe se puede implantar en una instalacin local, se puede invocar por medio de servicios web para la integracin con cualquier otra aplicacin
que gestione documentos y expedientes de acuerdo con lo especificado en las normas
tcnicas y se puede utilizar en lnea mediante un navegador.
En segundo lugar, los sistemas de gestin de documentos electrnicos de archivo
(SGDEA) que se caracterizan principalmente por impedir que los documentos de
archivo sean modificados o borrados salvo en circunstancias estrictamente controladas, permitir la existencia solamente de una versin final de los documentos, incluir
controles de retencin rigurosos, as como una estructura de organizacin de los
documentos rigurosa, el cuadro de clasificacin, mantenida por un administrador.
Un ejemplo de herramienta (en el ms amplio sentido de la palabra) de este segundo tipo es iArxiu.
Por otra parte, en el Portal de la Administracin Electrnica se ha abierto un
punto focal de informacin sobre Archivo electrnico27, en el apartado de Estrategias con secciones sobre Archivo electrnico de documentos, Poltica de gestin
de documentos electrnicos, Metadatos, Documento y expediente electrnico,
Herramientas para la gestin de documentos y expedientes electrnicos, as como
Normas (estndares) y buenas prcticas, con enlaces a la informacin general sobre
Archivos y a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Un apartado o seccin pendiente de incorporar a este punto focal de informacin
sobre archivo electrnico, entre otros posibles, sera una relacin de polticas de gestin de documentos electrnicos aprobadas y publicadas, con sus correspondientes
enlaces.
26.http://administracionelectronica.gob.es/ctt/inside
27.http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html#.
VB6mG6MxhvA
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Figura 14. Portal de la Administracin Electrnica, seccin sobre Archivo Electrnico.
5. Conclusiones y retos
Tras un esfuerzo considerable de las administraciones pblicas, a la vez colectivo y
multidisciplinar, nos hemos dotado de una serie de normas tcnicas relativas al documento electrnico que, en respuesta a las previsiones del marco legal de rango superior, y teniendo presentes los referentes de normalizacin y buenas prcticas, desarrollan detalles concretos en cuanto a la poltica de gestin de documentos electrnicos,
los metadatos, el documento electrnico, el expediente electrnico, la digitalizacin
de documentos, el copiado autntico y la conversin de documentos (ms otros
asuntos cercanos como el catlogo de estndares o la poltica de firma electrnica).
Todas estas normas se han acompaado de las correspondientes guas de aplicacin, junto con otra documentacin complementaria en relacin con la poltica de gestin de documentos electrnicos, el esquema de metadatos de gestin del
documento electrnico y los esquemas XML para el intercambio de documentos y
expedientes.
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En consecuencia, el soporte normativo, terico y documental es muy completo

y exhaustivo; sin perjuicio de que la aplicacin prctica de todo lo anterior haya de
poner a prueba su bondad y apunte a posibles aspectos a evolucionar o a aadir,
como, por ejemplo, sera una posible norma tcnica de transferencia de archivos, que
se ha apuntado en alguna sesin de trabajo o la continuidad del esfuerzo relativo a la
documentacin de soporte. Habr que vigilar tambin lo que pueda consolidarse en
la Unin Europea en materia del documento electrnico.
Tambin se avanza en la provisin de servicios y herramientas informticas para
la gestin de documentos electrnicos. Aqu es importante tanto la disponibilidad de
los servicios y herramientas, como la extensin de su uso en el contexto que configuren las correspondientes polticas de gestin de documentos electrnicos.
Lleg, por tanto, el momento de llevar a la prctica todo lo anterior y de hacer
frente, entre todos, a las dificultades que hemos sealado ms arriba en cuanto a
un tratamiento horizontal en la organizacin que implique a los actores interesados y rena a responsables y expertos de gestin, de archivos y de tecnologas de la
informacin; la elaboracin y aprobacin de la poltica de gestin de documentos
electrnicos junto con las normas o instrucciones tcnicas necesarias; la provisin
de herramientas adecuadas para la gestin de documentos; y la formacin, tanto
del responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa de
tratamiento de documentos, como de aqul implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos.
6. Agradecimientos
En la elaboracin de las normas y documentos e instrumentos asociados ha trabajado mucha gente, durante mucho tiempo, muy intensamente y, por momentos,
bajo una presin considerable.
Todo fue posible gracias al trabajo que, bajo el liderazgo sucesivo de MAP, MPR,
MTAP y MINHAP han realizado los dos grupos de trabajo del Esquema Nacional
de Interoperabilidad, el de la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y el del Comit Sectorial de Administracin Electrnica, con
participacin de expertos de la Administracin General del Estado, las Comunidades
Autnomas, las Corporaciones Locales a travs del FEMP, mbito de Justicia a travs
del EJIS y las Universidades a travs de la CRUE.
Cabe destacar el esfuerzo realizado por la Subdireccin General de los Archivos Estatales, a travs del equipo de Severiano Hernndez Vicente, particularmente
de Blanca Desantes Fernndez; de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria,
principalmente a travs de Eloy Ruiz Madueo y Josefina Otheo de Tejada Barasoain; del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, a travs de Gerardo
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Bustos Pretel, Luis Enrique Romea Iruela y Rosa M Martn Rey en el mbito de
los archivos por un lado y de Aitor Cubo y Javier Hernndez en el mbito de los
servicios y herramientas informticas por otro lado; el apoyo de INTECO y de su
equipo tcnico, a travs de D Ana Beln Santos Pintor, D Elena Garca Dez y D
Tatiana Gutirrez Marqus; as como de los expertos D. Joaquim Llans Sanjuan
de la Universidad Pblica de Navarra y D. Alejandro Delgado Gmez, del Ayuntamiento de Cartagena. A todos ellos, a todos los que han participado, les agradezco su
colaboracin, dedicacin y apoyo.
TRIA N 19. 2015

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Normas Técnicas de Interoperabilidad e Instrumentos para El Documento Electrónico

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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros

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