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Lectura y procesamiento de archivos XML de Nminas

Modificado

ManejareltemadelosXMLdenminarequierepreviamentedeunaconfiguracinsencillayrpida.Trabajar
demanerasemejantealosXMLdesusproveedoresyacreedores.

LerecordamosquesiempreutiliceunacopiadelosXMLoficiales,yqueustedeselresponsabledelresguardo
desusarchivosoriginales.

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/complemento_nomina.aspx

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Configuracin
Copia de archivos XML de nmina
UnacopiadelosarchivosXMLdenminadeberguardarlaenlacarpetaespecfica(queyacreo)paraestefin,
yqueenesteejemplosellamaCFDIPRVS,yselocalizardentrodelacarpetadeProscai.Recuerdequeenesta
carpetaseencuentranregistradaslascarpetasErroresyYA.
1.

DentrodelacarpetaCFDIPRVSagregueunacopiadelosarchivosdenminadesusempleados.

RecuerdequeProscaienviaralacarpetacorrespondiente,enestecasoYAoErrores,losarchivosunavezque
loshayaledo,validadoyprocesado.

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Proveedores
Ser necesario registrar un proveedor especial para que sea a quien se le cargue la cuenta por pagar de la
nminaypuedanservinculadoslosrecibosdenminaconesosdocumentosgenerados.
2.

En el mdulo de Proveedores, registre un proveedor NPP, llamado NOMINA POR PAGAR, marcado como
acreedor y con cuenta contable correspondiente a acreedores diversos o deudores, (consulte con su
contador).

3.

Tambinesnecesarioqueseencuentrenregistradossusacreedoresdiversos(incluyendoasusempleados),
para que puedan generarse las cuentaspor pagar y las plizas correspondientes, incluyendo su respectiva
cuentacontable.Paraesteejemploqueddelasiguientemanera:

Cdigo
IMSS
INFO
VPP
ISR
E218
E220
E231

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Nombre
IMSS

INFONAVIT
VALESDEDESPENSA
ISR
EstherVeraRosales
MirandaMaloMartinez
JorgeCurleMonroy

Cuenta
6101008
6101012
6101031
6101015
2103002001
2103002002
2103002003

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Catlogo de conceptos de nmina

Es necesario que el contador le facilite el catlogo de conceptos de nmina que maneja (percepciones y
deducciones)paraingresarloaProscaiyrelacionarloconsucuentacontablecorrespondiente.Porejemplo:

Percepciones
P001 Sueldos
P002 Aguinaldo
P003 UtilidadesPTU
P005 Primavacacional
P006 Valesdedespensa
P008 Comisiones
P009 Fondodeahorro
P021 Bonodeproductividad

Deducciones
D001 ImpuestoISR
D002 CuotaIMSS
D003 Incapacidad
D004 PrestamosPersonal
D006 Incidenciasnojustificadas
D007 DescuentoporFondodeahorro
D010 PensinAlimenticia
D094 CrditoINFONAVIT

1.

DelmenDatosGenerales,elijalaopcinCatlogos;elijalaopcinMsyseleccioneConceptosNmina.

2.

RegistresuCatlogodeconceptosconlaclaveindicada,agreguelacuentacontabledeafectacin.Enelcaso
de las Deducciones registre el cdigo del acreedor que presta el servicio * (deber estar registrado en
proveedores),dedndesededuceyenlacolumnaDocumentopodragregaralgndatoparareferencia.

*En el caso de los conceptos que desee llevar un acumulativo de los movimientos por empleado, registre el
signo=
3.

SolamenteenlapercepcindeValesdedespensa,sregistreelproveedor.

4.

RegistretambinelconceptoNPPNOMINAPORPAGARylacuentacorrespondiente.

SielXMLincluyeraunconceptoquenosehayaregistradoenestecatlogo,almomentodegenerarlaplizael
sistemausarlacuentaPuente(registradaenDatosGenerales),yademsregistrarelconceptoenelcatlogo,
posteriormenteydeformamanualdeberasignarlelacuentacorrespondientealconcepto.

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Registro de empleados
SernecesarioregistrarenProscaiatodosycadaunodesusempleados,comoUsurarios.
1.

DelmenDatosgenerales,seleccioneCatlogosyelijalaopcinUsuarios.

2.

Registre a cada empleado. Aquellos que no tienen acceso a Proscai, se recomienda asignarles un mismo
grupoquenoseutilice.

Esnecesarioqueasigne,singuionesniespacios,elRFCdecadaempleadoparaquepuedanservinculadoscon
elXMLysimanejacentrosdecostostambinindquelo.Elmanejodecentrosdecostoayudaradeterminarla
rentabilidadporcentrodenegocios,departamentosotiendas.
Revise en el tema Importacin de empleados (en ventana ADE) si desea registrar masivamente a sus
empleados.

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Lectura de XML de nmina

1.

En el mdulo de Contabilidad, abra la ventana del Administrador de Documentos Electrnicos (ADE) para
leeryvalidarlosarchivosdenmina.

2.

HagaclicenelbotnCargaDocumentos.

En automtico carga todos los archivos que encuentre en la carpeta CFDIPRVS y que sern trasladados a la
carpetaYA,oERRORESsifueraelcaso.

Enestaventanapodrtener3tiposdiferentesdearchivos:
TIPO

DESCRIPCIN

RE

Recepcindemercanca

RG

Recepcindegasto

NO

Nmina

Los documentos que ya han sido ledos y vinculados, mostrar informacin en la columna Documento. Para
esteejemploestnpendientesvariosarchivos.

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3.

AhoravayaalmdulodeRecepciones,seleccionedelmenRecepcioneselcomandoVisualizaNMINA.

DelladoizquierdoenlistatodoslosarchivosXMLdenminacargados.
4.

HagaclicenelbotnCargaXMLSparaqueProscaicargueydesgloselainformacindetodoslosXMLledos.

Del lado derecho de la ventana le muestra el detalle de los documentos; observe que tambin se agreg la
lneaNPPparacuadrarlainformacinporXML.
Delladoizquierdoseindicanlafecha,RFCynombredelempleado,ascomolosconceptosdelasdeducciones
y percepciones con importes por empleado, indica el centro de costo al que pertenece y la cuenta a la que
aplica.

5.

AhorahagaclicenelbotnGeneraPlizaparaquesegenerenlaplizacorrespondiente.

Enestosmomentoslaventanaquedavaca.

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6.

Reviselasplizasgeneradas.

Elsistemagenerarunapliza,dondeidentificalosconceptosporempleadoyporcentrodecostos.Lafecha
queregistracorrespondealadelaemisindelarchivoXMLyconbaseaello,agrupalainformacin.
Observetambinqueseencuentrandetalladascadaunadelaspercepcionesydeduccionesporempleado.

YasehageneradotambinlacuentaporcobrardelproveedorNPPNminaporpagar,yserecomiendautilizar
laopcindePROGRAMARPAGOS.
7.

RevisenuevamentelaventanaAdministradordedocumentoselectrnicos(ADE).

Observe que aparece el nmero de documento, el folio que saca del consecutivo de los XML y agreg una
referencia interna en la columna Descripcin. En el campo Ruta indica que los archivos fueron movidos a la
carpetaYA.

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8.

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Revisealgunodelosproveedores,paraesteejemploserINFONAVIT,dondeapareceelimporteabonado
deltrabajadoraE231JorgeCurleMonroy.

9.

ConsultetambinlaventanaMovimientosdealgunodesusempleados.

Enelcasodesusempleados,podrconsultarlosabonosquevaacumulando.Enesteejemplo,aparecenlos
abonosasuprstamopersonal,loscorrespondientesalFondodeAhorroPatronal/Trabajadoryelabonoala
compradecelular.

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Otroejemplo,escuandonoencuentraunconceptoregistradoensuCatlogodenmina,paraesteejemplose
utilizarelXMLcorrespondienteapagodeRepartodeutilidades.
10.

Valideelarchivo.

EnlacolumnaDocumentoseindicaelconsecutivodearchivosXMLdeempleadosledosyobservequeenla
columnaDescripcinseindicaelconsecutivodeplizasdenminagenerados.
11.

EnlaventanaVisualizaXMLnmina,sealaunerrorenlacuentadelrepartodeutilidades.

ElconceptodeRepartodeutilidadesconlaclaveP011,sondatosqueextraedirectamentedelarchivoXML.
Recuerdequesucatalogonoincluaeseconcepto.

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12.

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HagaclicenelbotnValidaConceptos,leavisaquediodealtaunconceptoyleasignlacuentapuentede
formatemporal,peroqueesnecesarioqueasignelacuentacorrespondiente.

AlrevisarsuCatlogodeconceptosdenmina,seobservaas:

Solo si sale y regresa a la ventana Visualiza XML Nomina y vuelve a Cargar XMLS, observar que
momentneamentehaasignadolacuenta9.

Se recomienda asignar la cuenta correspondiente antes de generar la pliza para que ya se genere
correctamente,deformanormal.

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|12

13.

Sinofueraposible,generelaplizautilizandomomentneamentelacuentaPuente.

14.

Registrelacuentacorrespondienteensucatlogodeconceptosdenmina.

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15.

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Posteriormente corrija la pliza haciendo clic en el botn Cambio y borre la informacin del campo
Referencia.

Laplizaquedaentoncesconlacuentacorrecta.

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|14

16.

Pararealizarelpago,enelmendeProveedoreselijalaopcindeProgramarpagos.Filtreporproveedor
NPPparafacilitarelprocedimiento.

17.

Almomentodegenerarelpago,utiliceelbotnPagaN.

18.

Elija la opcin Transferencia consolidada si usted hace el pago global y desee que el banco realice la
dispersin.

19.

Sielpagoespersonalizado,hgaloatravsdelaopcinTransferencia.

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Registrar empleados a partir de su XML

Si debido al nmero de empleados en su compaa es poco prctico registrarlos uno por uno, existe un
mecanismoconelcualsedarndealtaautomticamentealmomentodeleerlosarchivosXMLdelanmina,
incluyendosuRFCparaquepuedanservinculados(procesoidealparalacargainicial)yposteriormenteasignar
elcentrodecostocorrespondientedeformamanual.

1.

Agregue una copia de los XML de nmina de sus empleados (no registrados como usuarios), a la carpeta
CFDIPRVS.

2.

AbralaventanaAdministradordedocumentoselectrnicosADE.HagaclicenelbotnAltaEmpleados.

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3.

MuestraelnombreyRFCdelempleado.HagaclicenelbotnAltaEmpleados.

ElsistemaregistrarelRFCdesuempleadoenelcatlogodeusuariosgenerandounconsecutivoconelprefijo
USXXXX.

Elsistemaleindicaqueregistrunusuariosinclaveensucatlogodeusuariosyleasignelgrupo39.
4.

HagaclicenelbotnOKdelmensaje.

YconotromensajeleindicaqueregistreacadaempleadosuCentrodecosto.

5.

HagaclicenelbotnOKdelmensaje.

Serecomiendaasignarelcentrodecostoscorrespondientealosusuarios,antesdegenerarlaplizaparaque
stasalgacorrectamente.

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6.

VayaasucatlogodeUsuariosybusquealempleado.

ObservequesucdigoesUS0001,registraelnombre,leasignaelgrupo39yyaaparecesuRFC,estosdatoslos
obtienedelarchivoXML.

7.

AtravsdelbotnCambioregistreelcentrodecostoscorrespondientedesuempleado,paraquelapliza
segenerecorrectamente.

Silodesea,agreguelosdemsdatosdelempleado.

Podrcontinuardeformanormal,cargandolosarchivosXML.

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Alta masiva de empleados

Otraformadedardealtaasususuariosesimportandounarchivodetexto,locualagilizarsuregistro.

Ellayoutdelarchivoseparadoportabuladoreses:

Nuevo

RFC

NOMBRE

CENTRODECOSTO

1.

VayaalaventanaAdministradordedocumentoselectrnicosADE,delmdulodeContabilidadyhagaclicen
elbotnAltaEmpleados.

EstodesplegarlaventanaAsignacindeproveedores

2.

HagaclicenelbotnImportaEmpleados.

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3.

Enlaventanaquedespliega,hagaclicenelbotnCargayseleccioneelarchivo.

Cargalosdatosenlaventana.
4.

HagaclicenelbotnValidar.

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Leenvaunmensaje.

5.

HagaclicenelbotnProcesa.

Envaotromensaje

6.

HagaclicenelbotnOK.

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