Sistema de Gantt

Diagrama de Gantt: es una herramienta que le permite al usuario modelar la

planificacin de las tareas necesarias para la realizacin de un proyecto. Esta
herramienta fue inventada por Henry L. Gantt
Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagrama de Gantt, es utilizada por
casi todo los directores de proyecto en todos los sectores, que le permite realizar
una representacin grafico del progreso del proyecto, pero tambin es un buen
medio de comunicacin entre los diversas personas involucradas del proyecto.
Este tipo de modelo es particularmente fcil de implementaron una simple hoja de
clculo, pero tambin existen herramientas especializadas, la ms conocidas es
Microsoft proyect
Como crear un diagrama de Gantt: es un diagrama de Gantt, cada tarea es
representada por una lnea, mientras que las columnas representan los das,
semanas o meses del programa dependiendo de la duracin del proyecto. El
tiempo estimado para cada tarea se muestra a travs de una barra horizontal cuyo
extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho
determina la fecha de finalizacin estimada. La tarea se puede colocar en cadena
secuenciales o se pueden realizar simultneas.

Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando

una flecha qu desciende de las tareas ms importantes hacia las tareas menos
importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se
haya completado la ms importante.

A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la

representa hasta llegar al grado de finalizacin. As se obtiene una visin general
del proceso del proyecto rastreando una lnea vertical a travs de las tareas en el
nivel de la fecha actual.
PERT (tcnica para la revisin y evaluacin de programas): Es una herramienta de
la Administracin para tener una mejor eficiencia y eficacia a la hora de elaborar
los procesos adecuados para elaborar determinadas estrategias o eventos que
tiene pensado hacer en un futuro. Es un sistema de anlisis de red de tiemposuceso en el que los diversos sucesos de un programa o proyecto son
identificados, comn tiempo establecido para cada uno.
Historia de Pert: Fue desarrollado por la Armada de los Estados Unidos de
Amrica en 1958 para la planeacin y el proyecto Polaris. El empleo de PERT
adelant 2 aos la fecha de terminacin de la construccin de un submarino
nuclear de alta potencia, pero hoy en da, PERT se aplica de manera extensa en el
Gobierno como en la Industria. El Departamento de Defensa de los Estados

Unidos de Amrica, la NASA y otras agencias gubernamentales, exigen a las

compaas de ahora a trabajar con esta herramienta en proyectos especiales
utilizando el Anlisis PERT.
PERT es un, mtodo de PLANIFICACION, REPLANIFICACION y EVALUACION
destinado a ejercer el control apropiado de los principales programas de
investigacin y desarrollo.
PERT no es una metodologa pasajera y su difusin ha sido enorme en todo el
mundo. En Estados Unidos, la Administracin Pblica slo considera ofertas de
empresas privadas que se presenten diseadas siguiendo esta tcnica
Objetivo de Pert.: consiste en ayudar en la planeacin y el control, por lo que no
implica mucha optimizacin directa. El objetivo primario es determinar la
probabilidad de cumplir con fechas de entrega especficas. Tambin identifica
aquellas actividades que son ms probables que se conviertan en dificultades y
seala en que puntos debe hacerse el mayor esfuerzo para no tener retrasos. Un
tercer objetivo es evaluar el efecto de los cambios del programa. Otra aplicacin
importante es la evaluacin del efecto de desviarse de lo programado.
Grfico de Pert
PERT emplean una red de proyecto para visualizar grficamente la interrelacin
entre sus elementos. Esta representacin del plan de un proyecto muestra todas
las relaciones de procedencia, respecto al orden en que se deben realizar las
actividades.

* Cada crculo representa un suceso (un plan de soporte cuya terminacin se

puede medir en un momento determinado, estos crculos estn enumerado en el
orden en que los sucesos ocurren)
* Cada flecha representa una actividad (el elemento que consume tiempo de un
programa, el esfuerzo que debe realizarte entre sucesos)
* El tiempo de la actividad est representado por los nmeros a lado de las
flechas, es el tiempo requerido para completar un suceso
Hay tres tiempos estimados:
* Tiempo optimista: estimativo de tiempo con el cual se lograra una terminacin
ms rpida de la actividad se tiene una posibilidad de 1 en 100 de terminar la
actividad en un tiempo menor
* Tiempo ms probable: tiempo estimado que constituye la mejor suposicin sobre
la duracin de la actividad. Es el tiempo ms probable.
* Tiempo pesimista: tiempo con el cual se tiene muy poca posibilidad de terminar
la actividad en un tiempo menor a este.

Ruta crtica: es la secuencia de suceso que requiere el tiempo ms largo y el que

tiene un tiempo muerto o cort
C.P.M. (mtodo del camino critico): Fue creado en 1957 la compaa Du Pont,
dirigido por J. E.Kelley y M. R. Walker se utilizaba para la Programacin de cierres
de mantenimientos de plantas de procesamiento qumico. El CPM es idntico al
PERT en concepto y metodologa. Su diferencia fundamental es que PERT no
tena en cuenta, la duracin de las actividades con un costo dado. Mientras que el
CPM tiene en cuenta el tiempo con el costo dado.
VENTAJAS Y DEBILIDADES

El PERT tiene 5 ventajas importantes.

Primero, obliga a los administradores a planear, porque es imposible hacer un

anlisis de tiempo-evento sin elaborar planes y ver como las piezas encajan entre
s.

Segunda, obliga a planear en forma descendente por toda la cadena de autoridad,

debido a que cada administrador subordinado debe preparar planes para el
acontecimiento bajo su responsabilidad.

Tercera, concentra la atencin en elementos crticos que quiz necesiten

correccin.

Cuarta, hace posible cierto control a futuro; una demora afectar los
acontecimientos posteriores y posiblemente a todo el proyecto, a menos que el
administrador pueda compensar el tiempo asignado a alguna otra tarea.

Quinta, el sistema de red con sus subsistemas les permite a los ejecutivos dirigir
los informes y la presin para obtener accin en el lugar y nivel precisos en la
estructura de la organizacin, en el momento correcto.

El PERT tambin tiene algunas limitaciones. Debido a la importancia del tiempo de

actividad para su operacin, no es til cuando el programa es impreciso y no se
pueden hacer las estimaciones al azar razonables del programa: sin embargo,

incluso en este caso se puede comprar seguridad mediante prctica como poner
a trabajar en una tarea a 2 o ms grupos de personas, cuando el costo lo permite.

Una desventaja importante del PERT ha sido su insistencia solo en el tiempo, en

perjuicio de los costos. Aunque este enfoque es apropiado para programas en los
que el tiempo es esencial o cuando, como sucede con tanta frecuencia, este y los
costos tienen una relacin estrecha y directa, la herramienta es ms til cuando se
incluyen en el anlisis otras consideraciones.

PERT no es una idealidad de metodologa. No realiza la planeacin, aunque

obliga a planear. No automatiza el control, pero establece un ambiente donde se
pueden apreciar y utilizar los principios correctos del control, a menos, por
supuesto, que el proceso haya adquirido una innecesaria complejidad.

Tecnologa de la informacin:
El desarrollo en la tecnologa de la informacin facilita en mayor grado el control
organizacional a un costo relativamente bajo. El modelo de sistema de la
administracin muestra que la comunicacin es necesaria para realizar las
funciones gerenciales y enlazar la organizacin con su ambiente externo.
La tecnologa de informacin cubre una variedad de tecnologas incluyendo
diversos tipos de hardware, software y tecnologa de cmputo y comunicacin.
La tecnologa de la informacin ha promovido el desarrollo de SIG (sistema formal
para recopilar, integrar comparar, analizar informacin interna y externa a la
empresa de manera oportuna, efectiva y eficiencia para apoyar a los gerentes en
el desempeo de sus tareas)
Expansin de los datos: los administradores necesitan todo tipo de informacin no
contable sobre el ambiente externo, como acontecimientos sociales, econmicos,
polticos y tcnicos. La informacin debe ser cualitativa y cuantitativa, la
computadora ms la investigacin de operaciones, han llevado a una enorme
expansin de la informacin gerencial disponible. En relacin con datos de
marketing, competencia, produccin y distribucin, costo del producto, cambio
tecnolgico y desarrollo, productividad laboral y cumplimiento de metas.
Indigestin de informacin y servicio de inteligencia: los administradores que han
experimentado el efecto de mejor y ms rpido procesamiento de datos estn
justificado en su temor de sufrir una indigestin de informacin. Para resolver
este problema de sobrecarga de informacin est el establecimiento de servicio de
inteligencia, este servicio es proporcionado por especialista que sabe que
informacin necesitan los administradores y como digerirla e interpretarla para uso
gerencial.

El uso de las computadoras para manejar informacin

La computadora almacena, recupera y procesa datos para convertirlos en
informacin. Existen distintos tipos de computadoras:
* La central o mainframe: es una computadora a toda escala, que con frecuencia
cuesta millones de dlares, capaz de manejar enormes cantidades de datos
* La minicomputadora: tiene menos memoria y es ms pequea que la mainframe
* La microcomputadora: es todava ms pequea y puede ser de escritorio, para el
hogar, porttil, o una pequea computadora para un sistema de negocios, estas
son utilizadas por grandes organizaciones, como computadoras independientes o
como parte de una red.
Las computadoras tambin ayudan al diseo e ingeniera una aplicacin que hizo
posible el programa especial de estados unidos, tambin estn el procesamiento
de informacin financiera.
El efecto de las computadoras en las funciones de los administradores de
diferentes niveles organizacionales: la informacin necesita variar a diferentes
niveles organizacionales. A nivel superior las actividades normalmente son muy
programables y repetitivas, en consecuencia el uso de la computadora est muy
difundido a este nivel. Los niveles medio por lo comn son responsables de la
administracin y coordinacin, mucha de la informacin importante est disponible
en un sistema de informacin, algunos creen que las computadoras reducir la
necesidad de los administradores de nivel medio.
Los altos gerentes son responsables de la estrategia y poltica general de la
organizacin. Adems de determinar la direccin general de la compaa, son
responsables de la interaccin apropiada entre la empresa y su ambiente. Los
altos gerentes utilizan la computadora para obtener informacin de una base de
datos para facilitar la aplicacin de modelos de decisin. Esto permite que la
compaa tenga respuesta a cambios en el ambiente externo. El uso de la
computadora tal vez afecte las labores de los altos gerentes.
La aplicacin y efectos de las microcomputadoras: la computadora personal se
vuelve cada vez ms atractivas para los gerentes porque es flexible y
relativamente poco costosa y se puede utilizar con mayor rapidez que la
computadora central o mainframe. Las aplicaciones del creciente uso de la
microcomputadoras son mltiples, existe la necesidad de personal de soporte
especializado, capacitacin de administradores y no administradores y vuelve a
definir tareas
Oportunidades y retos creados por la tecnologa de la informacin:
Prevenir el uso no autorizado de la informacin es uno de los muchos retos creado
por la tecnologa de la informacin. Otros retos, as como oportunidades
producidos por la tecnologa de la informacin incluyen superar la resistencia al

uso de las computadoras. Adaptar dispositivos de reconocimiento de voz de la

comunicacin, instalar redes de computadoras y utilizar internet
Resistencia al uso del computador: algunos gerentes estn renuentes a usar la
computadora porque temen parecer no estar calificados si no son capaces de
comprender la nueva tecnologa o no tienen la habilidad de mecanografa a
menudo necesaria para ingresar datos en la computadora. En el pasado la
mecanografa era considerada la tarea de la secretaria no del gerente.
Dispositivo de reconocimiento de voz: una forma de alentar el uso de la
computadora es atreves de dispositivos de reconocimiento de voz. La meta en
ingresar los datos en la computadora al hablar de manera natural al utilizar el
teclado. Varias compaas trabajan en esos dispositivos.
El reconocimiento de voz es utilizado cada vez ms en centros de llamadas de las
compaas telefnicas, aerolneas y empresas de servicios financieros, tambin en
programas de traduccin. La efectividad de costos de esta tecnologa es uno de
los principales factores de uso creciente. Las computadoras ya son menos
costosas y el acceso a banda ancha, a internet y al internet inalmbrico se han
hecho ms comunes.
Telecomunicacin: el amplio uso de las computadoras y la facilidad de enlazarlas a
travs de lneas telefnicas a la computadora central de una compaa han llevado
a la telecomunicacin, es decir, una persona puede trabajar en una terminal de
computadora en casa, en lugar de desplazarse al lugar de trabajo. Algunas de sus
ventajas son que ofrecen mayor flexibilidad en la programacin de trabajo, evitan
los congestionamientos de trnsito y la necesidad reducida de espacios de oficina.
Toffer contemplo una cabaa electrnico con terminales de computadora
instalada en casa. Naisbitt sugiere que despus de tele comunicar durante un
tiempo. Los trabajadores extraaran los chismorreos de la oficina y la interaccin
humana con colegas.
Con el deterioro del trnsito en especial en reas metropolitana, podemos ver
mayor uso de la telecomunicacin, pero es dudoso que remplace la oficina como
la conocemos hoy.
Redes de computadoras: el amplio uso de las computadoras independiente a
menudo resulta en la diplomatizacin de esfuerzos. Se han desarrollado redes de
computadoras que enlazan las estaciones de trabajo entre s, con computadoras
ms grandes y con equipos perifricos. Esto permite a varios usuarios en
diferentes estaciones de trabajo comunicarse entre ellos y tener acceso a otras
computadoras.
Las estaciones de trabajo se conectan a un costoso hardware que puede estar
subutilizado por un usuario nico.
Hay muchas aplicaciones ms de las redes, de computadoras, como el correo-e y
la recoleccin, diseminacin e intercambio de datos, informacin y conocimiento,

nuevos desarrollos tecnolgicos cambian rpidamente el sistema del manejo de la

informacin.
Internet: es la red de computadoras ms grandes y una red de redes. Va de redes
formales grandes en AT&T, a redes informales que pueden ser consultadas por
cualquiera empez en el departamento de defensa de estados unidos con el
propsito de enlazarla con contratistas de investigacin militar y universidades que
hacan investigaciones para los militares.
Ahora, gobiernos, universidades, compaas, y cualquiera con una computadora y
un modem puede utilizar el internet. Personas privadas a menuda usan un servicio
en lnea para enviar y recibir correo-e, chatear con otras personas en cualquier
parte del mundo y retirar informacin. Pueden revisar el pronstico del tiempo
consultar sobre deportes. Es una excelente herramienta para realizar
investigaciones para la compaa y hacer negocios. Otro uso comn es para
discusiones en foros especficos en algn tema. L propsito de internet es
construir comunidades en lnea. Nadie sabe cuntas personas utilizan internet, y
las cifras siguen subiendo todos los das.
Internet est transformando muchas industrias que van de las telecomunicaciones
a los viajes no es costosa pronto se encontrara en todas partes y es un sistema
abierto. Se han creado muchas compaas relacionada con internet, tambin esta
transformando la manera de cmo se hacen los negocias y se entregan los
servicios. La comunicacin electrnica tambin tiene un fuerte efecto en el idioma
del lenguaje que enlaza al mundo y el idioma ms utilizado es las ingles. Se ha
estimado que el 80% de la informacin almacenada en la computadora esta en
ingles
Tambin internet tiene implicaciones polticas y sociales.
Otros tipos de redes: adems de internet, existen otros tipos de redes, como:
* Internet: es una red que aplica tecnologas de computadoras e internet a una
organizacin o grupo seleccionados dentro de la empresa
* Extranet: utiliza tecnologa de computadoras e internet, pero conecta usuarios
selectos dentro y fuera de la organizacin
Groupware (software de grupo): software que permite a un grupo de persona en
una red colaborar a grandes distancias al mismo tiempo. Permite que un
documente se muestre a varios usuarios en sus monitores y que ellos comenten o
realicen cambios al documento.
Seguridad de la informacin:
Con el creciente uso de la tecnologa de la informacin, la preocupacin por la
seguridad tambin se incrementa. No solo los negocios, si no los individuos son
venerables a alteraciones de un hacker el cual puede alterar hasta destruir
registros bancarios o de otros tipos. La proteccin de las computadoras se hace

atreves de codificaciones, mediante la cual se utiliza un cdigo secreto. el uso de

firewall tambin proporciona proteccin, una gran variedad de programas antivirus
protegen contra virus o gusanos de computadora q causan dao extensos a
computadoras y redes la mayor preocupacin son las personas q trabajan con
sistemas de informacin en las organizaciones esta necesitan ser responsables,
capacitados y responder con penalidades severas por violar las seguridad.
Economa digital, comercio-e y comercio-m
Alan Greenspan declaro en 1999: las innovaciones ms recientes, que llamamos
tecnologa de la informacin han empezado a alterar la manera cmo hacemos
negocios y creamos valor, a menudo de forma q no eran previsibles ni siquiera
hace cinco aos. El comercio-e est cambiando la forma como hacemos
negocios.
La emergente economa digital: La tecnologa de la informacin afecta la mayor
parte del aspecto de los negocios y la vida personal.
La tecnologa de la informacin eleva la productividad, no solo en la produccin y
distribucin de bienes sino de los servicios. La mejora en la productividad, resulta
en estndares de vida ms elevados. El efecto de esta nueva tecnologa es global,
incrementando la competencia y la innovacin. La habilidad de procesar con
facilidad grandes cantidades de datos en investigacin y desarrollo ha acortado el
tiempo de desarrollo de nuevos productos, acelerando su introduccin en el
mercado.
Uno de los efectos ms importantes del internet es la forma de cmo se realizan
los negocios. Las relaciones con proveedores y clientes estn sufriendo enormes
cambios.
La ganancia econmica del comercio-e proviene de los ms bajos costos de las
compaas en lneas, la reduccin en los costos de distribucin y la eliminacin de
intermediarios. Los compradores se benefician de ser capases de comparar
precios y seleccionar la mejor eleccin desde la comodidad de su hogar u oficinas.
El internet facilita cuatro tipos de transacciones
1- Negocios al consumidor: ordenar libros u otros artculos
2- Consumidor a los negocios
3- Consumidor al consumidor: es el sitio de subasta en red, a travs de las cuales
los individuos pueden vender artculos
4- Negocio a negocio: las transacciones de negocios al consumidor
probablemente tendrn el mayor efecto en la economa
Comercio-m y las comunicaciones inalmbricas: surgen para llevar a la tecnologa
a un mas lejos. Dispositivos de varias compaas utilizan un protocolo de
aplicacin inalmbricos (WAP, PDA) las aplicaciones inalmbricas pueden incluir

transacciones de negocios, provisin de informacin financiera y de viajes, sitios

comunitarios para conversar o enviar tarjetas postales-e.
Administracin de las relaciones con los clientes (ARC): Los clientes son la razn
de la existencia de una organizacin: las empresas necesitan enfocarse en las
necesidades de sus clientes, la administracin de las relaciones con los clientes
atiende esta necesidad. Las compaas necesitan de un sistema q reduzca costos
y coordine esfuerzos para brindar una experiencia positiva a sus clientes. Es a
travs del sistema ARC que los datos sobre los clientes son almacenados en una
base de datos centralizada.
La ARC significa promover la interaccin entre el cliente y la compaa al
recolectar, analizar y utilizar la informacin para servir mejor al cliente. Ah
preocupaciones y limitaciones, por una parte se requiere grandes inversiones para
construir y mantener el sistema, se necesita hardware y software y una costosa
capacitacin de los usuarios del sistema, existe una preocupacin por parte de los
clientes a causas de que la informacin recolectada a cerca de ellos pudiera tener
un mal uso.