SESIN

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CAPACIDADES EN ESTA SESIN
El participante al final de esta sesin:

Aplica formato de tabla.

Personaliza las opciones de estilo de tabla.
Aplica opciones de filtro y orden sobre las tablas.
Crea un nuevo estilo de Tabla

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN

Formato de tabla

Rango de celdas

Opciones de estilo de tabla

Cambiar tamao

Filtro de datos

Orden de datos

Borrado de estilo de tabla

Crear nuevo estilo de tabla

DEFINICIN DE TABLA
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera
fila contiene los encabezados o cabeceras de las columnas (nombres de los campos), y las dems
filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se
denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos
componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

Ordenar la los registros.

Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. Crear un resumen de
los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.

En versiones ms antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de datos. Incluso es posible
que en algunos cuadros de dilogo, se refiera a las tablas como listas.
En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.

CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
2. Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.

3. Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),

activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados.
4. Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la

pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Columna1

!
3

Columna2

Columna3

Columna4

Columna5

IMPORTANTE:
FELICITACIONES! Ya creaste una tabla, ahora debemos escoger el estilo de tabla ms
adecuado para presentar nuestros datos, as tambin, personalizaremos las diversas opciones
de estilo de dicha tabla, como encabezados, filas, columnas, bandas, etc.

APLICAR ESTILO O FORMATO DE TABLA

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo
uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.

Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional,
etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

Nombre

Direccion

Telefono

C.P.

Email

En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.

CAMBIAR TAMAO DE LA TABLA

Cuando trabajemos con tablas en Excel, en ocasiones necesitaremos ampliar o reducir el tamao
de nuestra tabla.
Excel interpreta automticamente que deseamos ampliar una columna o fila cuando nosotros
ingresamos datos seguidos al final de la fila o columna.

Pero si de eso no se trata, entonces podremos imaginarnos que sedeamos ampliar ms de dos
columnas o filas. Entonces para ello utilizaremos la opcin Cambiar tamao de la tabla que se
encuentra en la pestaa de Diseo cuando tenemos seleccionada parte de nuestra tabla.

Por ultimo volvemos a seleccionar el nuevo rango de celdas y aceptamos.

IMPORTANTE:
FELICITACIONES! Ya cambiaste el tamao de tabla. Ahora ingresa ms datos a la tabla
para que puedas trabajar los otros temas como son ordenar y filtrar datos.

ORDENAR UNA TABLA DE DATOS

Para Ordenar los datos de una tabla podemos hacerlo de la misma forma que ordenamos los
datos en celdas sin ninguna estructura: a travs de los botones Ordenar y Filtrar de la pestaa de
opciones Inicio o a travs de los botones

situados en la pestaa Datos.

Nota: Al estar los datos tan bien delimitados, la ordenacin siempre se realizar sobre la propia
tabla y no sobre columnas completas.

Otra forma es utilizando las opciones de la propia tabla, para ello nos fijamos en los encabezados
de la propia tabla, vemos que contienen una pequea flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos
se despliega un men que nos proporciona las opciones rpidas de ordenacin, as como la
posibilidad de ordenar por colores.

La opcin Ordenar de A a Z, ordena todas las filas

dela tabla de forma ascendente y por la columna
que haya sido seleccionada.
Ordenar columna tipo Texto

La opcin Ordenar de A a Z, ordena todas las filas

dela tabla de forma ascendente y por la columna
que haya sido seleccionada.
La ordenacin por colores no incluye los colores
predefinidos de la tabla, como la que se ve en la
imagen que alterna el color de las filas entre blanco
y Prpura. Sino que afecta a las que han sido
coloreadas de forma explcita, para destacarlas por
algn motivo.

Ordenar columna tipo Nmero

Ordenar columna tipo Fecha

Ordenar por ms de un criterio

El botn Ordenar est ms enfocado a ordenar por ms de un criterio de ordenacin.
Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos seleccionar los campos
por los que queremos ordenar.

En la ventana Ordenar
elegiremos primero la Columna.
Si los datos tienen un
encabezado, Excel mostrar el
nombre del encabezado. Si no,
mostrar los nombres de
columna (columna A, B, C).

Luego deberemos indicar en qu

se basa nuestra ordenacin
(Ordenar segn). Se puede elegir
entre tener en cuenta el valor de
la celda, el color de su texto o
fondo, o su icono.

Por ltimo debemos escoger el

Criterio de ordenacin: Si es
ascendente (A a Z), descendente
(Z a A), de mayor a menor, ms
reciente a ms antiguo.

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como
se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de
que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo
, aumentamos
o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por
el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la
ordenacin.

FILTRAR EL CONTENIDO DE LA TABLA

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla,
seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.
En una tabla, Excel nos ofrece varias formas de filtrar una lista.

Utilizando el Filtro (autofiltro).

Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos
(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos, marcando o desmarcando el botn
Filtro).

Seccin del
men para
realizar filtros en
nuestra tabla

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Nombre, nos aparece un men desplegable
como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro, como se muestra en la
figura anterior.
Por ejemplo, si slo marcamos Angel Ricardo, Excel filtrar todos los registros que tengan Angel
Ricardo en el Nombre y las dems filas 'desaparecern' o mejor dicho se ocultaran en la tabla.
Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo men, donde se despliegan
una serie de opciones:

En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de
texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el
texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila.
Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el
asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo Nombre tenga una o en el
segundo carcter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo),
reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar
filtro

en la pestaa Datos.

AUTOEVALUCIN:
Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso).
a) Una tabla puede cambiar automticamente de Tamao.
b) Ordenar una columna de porcentajes es imposible.
c) No se puede filtrar las celdas vacas.

( )
( )
( )

Que tipos de ordenamiento de tabla existen:

a) Ordenar por letra, ordenar por nmero y ordenar por fecha.
b) Ordenar por tamao, ordenar por color.
c) Ordenar de forma alfabtica, mayor o menor, reciente o antiguo, por color
Como filtramos una columna de nombres que terminan en Z, utilizando los carcter comodin ? *:
a) ?Z
b) *Z
c) ??????Z