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PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE:

Un sistema de informacin contable debe abarcar al menos los siguientes
elementos y no algunos de ellos:

HARDWARE DONDE SE PROCESA LA INFORMACIN

SOFTWARE PROPIAMENTE DICHO
RECURSOS HUMANOS
POLITICAS Y NORMAS CONTABLES ADOPTADAS POR LA ENTIDAD

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE:

Un SISTEMA CONTABLE es el eje alrededor del cual se toman la mayora de las
decisiones financieras. Debe enfocarse como un sistema de informacin que
rene y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad econmica
de una empresa a una fecha o por un perodo determinado.
Las principales tareas que lleva acabo el sistema son:
INGRESO DE LOS DATOS
VALIDACIN DE LOS DATOS
ACTUALIZACIN DE REGISTROS
EMISIN DE REPORTES.
El esquema de funcionamiento contable sera:
Comproban
te de diario

Listado de
validacin

Diario General

INGRESO DE DATOS VALIDACION ACTUALIZACION

DE REGISTROS

Balance General

EMISION DE
REPORTES

INGRESO DE LOS DATOS:

En un sistema contable se realiza a travs de un comprobante de diario y cada
comprobante tiene varios registros.
VALIDACION DE DATOS:
Verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parmetros previamente
establecidos para el control de los datos desde el punto de vista de su

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consistencia. Se asegura que no fallen los controles sobre integridad de los
datos.
Uno de los mayores problemas que puede presentar un sistema contable es que
no se capturen todas las transacciones, que haya poca confianza en que las cifras
reveladas en los estados financieros sean razonablemente correctas.
El control sobre los datos debe efectuarse en todas las etapas relacionadas con el
tratamiento de los datos: validacin, actualizacin y emisin de reportes, sin
embargo, todos los errores que pueda generar inconsistencia en la informacin,
deben ser detectados en el momento de la validacin Ej. Parmetros en el plan de
cuentas, manejo de varias monedas.
Al tratar sobre la validacin de los datos, debe ponerse nfasis no solo en el tipo
de control, sino en la calidad de los procedimientos manuales que se establezcan
para realizarlos EJ: Verificar la secuencia numrica de los comprobantes,
correlatividad numrica por fecha o perodo.
Un programa de validacin debe estar en capacidad de poder determinar sin un
comprobante no ha sido grabado en el sistema , para esto el programa debe
verificar la secuencia numrica de estos documentos.
En muchos sistemas, en la fase de validacin de datos se producen listados de
excepciones que son reportes en donde se le detalla al usuario todos lo datos
para los cuales se tiene algn tipo de discrepancia y observacin.
Ej: de tipos de excepciones:
Error en la secuencia de comprobantes
Fecha de documento no vlida
Cuenta de mayor no existe
Movimiento sin referencia de documento como nmero del cheque por ej.
ACTUALIZACION DE REGISTROS:
Consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las
cuentas de mayor., Esta actualizacin puede efectuarse de dos maneras:
INTERACTIVAMENTE hace que los movimientos del diario se contabilicen en el
momento en que el operador est grabando el detalle de cada una de las
transacciones , la informacin debe ser validada en el momento en que sea
capturada. Debe existir fuetes controles en este proceso.
EN LOTE implica la validacin previa de los datos y esta se realiza por lotes de
registros, es decir, al final del da por ejemplo, se acumulan las transacciones, se
resume y luego son actualizadas.
EMISION DE REPORTES:
Es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el
procesamiento de la informacin que ha sido grabada, validada y actualizada.:

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GENERADOR DE REPORTES: Se requiere muchas veces que la informacin
sea presentada bajo ciertos parmetros, clasificacin o detalle. Para poder cumplir
con esta necesidad , un software debe tener incorporada la opcin en la que el
usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes.
INDICES FINANCIEROS Y GRAFICOS:
PROCESAMIENTO EN LOTE VS PROCESAMIENTO EN LINEA:
El procesamiento de la informacin consiste en realizar las siguientes operaciones
en un sistema:

OPERACIONES DE ENTRADA
OPERACIONES DE PROCESAMIENTO
OPERACIONES DE ALMACENAMIENTO
OPERACIONES DE SALIDA
OPERACIONES DE MANTENIMIENTO DE LOS DATOS.

PROCESAMIENTO EN LOTE: Tambin conocido como procesamiento en

batch se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y
almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento .
PROCESAMIENTO INTERACTIVO: Es una forma de procesar la informacin en
un sistema de cmputo que consiste en actualizar la informacin de forma
inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja es la rpida capacidad de
respuesta que tiene el sistema. Los sistemas interactivos tambin son llamados
sistemas on-line o sistemas en lnea.

PREGUNTAS:
1. Cules son las principales caractersticas de un sistema contable?
2. Cules son las tareas que lleva a cabo un sistema contable?
3. Cules son los controles que se pueden llevar a cabo sobre el ingreso de
los datos?
4. Qu es un listado de excepciones?
5. Cules son las formas en las cuales puede ser actualizada la informacin?
6. Qu reportes bsicos debe emitir un sistema contable?
7. En que consiste la opcin de generador de reportes?
8. Que diferencia hay entre procesar la informacin en lotes o en lnea?