11/11/2015

RV: OBSERVACION ES A LA EVALUACiN CONVOCATORIA

P BLlCA 003 - 2015 - H IS

De: Bibian Moreno Mayorga [bibianm@digitalware.com.co]

Enviado el: lunes, 09 de noviembre de 2015 05:30 p.m.
Para: Javier Pardo Perez; David Uribe Katz; Leidi Milena Acevedo Hernadez; Rodrigo Benitez; Camilo Gomez Uribe
Asunto: OBSERVACIONES A LA EVALUACIN CONVOCATORIA PBLICA 003 - 2015 - HIS

Buenas tardes:
De la forma ms respetuosa nos permitimos adjuntar nuestras observaciones a la evaluacin emitida por
ustedes el pasado 04 de Noviembre respecto a nuestra propuesta en el proceso de licitacin del asunto.
Quedamos atentos.

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Seores
Hospital Simn Bolvar 111 Nivel ESE
Subgerencia Administrativa
Ciudad
Asunto: Observaciones
No. 003 DE 2015

a la CONVOCATORIA

PBLICA

Respetados Seores:
Por medio del presente escrito y encontrndonos en trmino para ello, me permito presentar
observaciones al informe de evaluacin publicado el pasado 04 de Noviembre de 2015 del
presente mes y ao, en los siguientes trminos:

l.

DEL CRONOGRAMA

ESTABLECIDO

Sea lo primero manifestar el error en el que ha incurrido La Entidad, violando el derecho

de defensa y el debido proceso, al desconocer las fechas establecidas en El
Cronograma, modificado mediante Adenda NO.001-2015, por medio de la cual se
reformaba el Cronograma inicialmente establecido, publicada el 5 de octubre de 2015
en la pgina WEB del hospital, el cual seala lo siguiente:

ACTIVIDAD
Respuesta a observaciones y/o aclaraciones
mediantes publicacin en la pgina WEB
http://www-esesimonbolivar.gov.co.
Recepcin de propuestas en la sede Calle 165
NO.7-06 piso 1 oficina de correspondencia.
Evaluacin requisitos habilitantes (Jurdica y
Financiera)
Publicacin de habilitados y no habilitados en
la pgina WEB
del hospital http://wwwesesimon bolivar. gov. co.
Demostracin
funcional
y operativa del
software ofertado (pruebas concepto)
Recepcin de subsanaciones en la sede Calle
165
No.
7-06
piso
1
oficina
de
correspondencia

FECHA
07
octubre
2015
20
octubre
2015
22
octubre
2015
23
octubre
2015
27
octubre
2015
28
octubre
2015

HORA
de
de
de
de

De 8:00 am4:00p.m

de
de
de
de
de
de

En la hora
programada

de
de

De 8:00 am4:00p.m

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blieaein de los resultados de las

respectivas subsanaciones en la pgina WES
del
hospital
http://wwwesesimonbolivar.
ov.co.
Evaluacin tcnica y econmica en la pgina
WES
del
hospital
http://wwwesesimonbolivar.
ov.co.
Publicacin informe final de calificacin

hanges!?l'

Recepcin
de observaciones
al informe
final,
mediante
comunicaclon
formal
radicada en la sede de la Calle 165 No. 7-06
o
al
correo
http://wwwesesimonbolivar.
ov.co.
Respuesta a las observaciones al informe de
evaluacin a travs de la pgina WES del
hos ital htt ://www-esesimonbolivar.
ov.co.
Publicacin de resultados definitivos en la
pgina WES
del hospital http://wwwesesimonbolivar. ov.co.
Comunicacin
al seleccionado remitido al
correo registrado en la oferta
Suscripcin del contrato - Oficina contratacin
piso 8 de la Calle 165 No. 7-06
Fecha de inicio del contrato

29
octubre

de
de

[CADOR
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050
publlcJ l1"l e 1l\i.ldo y Sli~ ,
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de

noviembre
de 2015

05

de
noviembre
de 2015
09
de
noviembre
de 2015

11

De8:00am4:00p.m

de

noviembre
de 2015

12

de

noviembre
de 2015

12

de

noviembre
de 2015

18

de

noviembre
de 2015

23

de

noviembre
de 2015
(subrayado y negrilla fuera de texto)
Violando dicha oportunidad, la Entidad, profiere un Acto Administrativo, declarando desierto
el proceso, sin que se hubieran agotado las etapas del Proceso y en consecuencia
vulnerndose nuestro derecho de defensa y de contradiccin e incurriendo en una violacin
al debido proceso.
11.

6, Piso 1

fAX (S71) H~ 1620

BCQot~ D (

www.dlltalwue.(om.co

2015
04

tw

n No 11

RESPECTO A LA PROPUESTA DE DIGITAL WARE.

El Comit evaluador, en reunin celebrada el 3 de Noviembre del ao en curso,
encontr que nuestra propuesta no cumple, argumentando que la sociedad que
represento, no se pronunci sobre si se cumpla con algunos requisitos tcnicos.
Al respecto, me permito manifestar que dicha manifestacin no se encuentra acorde
a lo declarado en nuestra propuesta, ya que a Folio QOi. Carta de Presentacin y
con la Pliza de Seriedad de la propuesta, nos estamos comprometiendo
al
cumplimiento de los requisitos tcnicos exigidos en los trminos de referencia.
Sea lo primero reiterar que nuestro software CUMPLE con todas las exigencias
legales definidas en los trminos de referencia.

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Changes

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PE~e:'lgJwalmanera al final del ANEXO 1A, claramente se lee:

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A. RC'publ ((1
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RTA DIGITAL WARE S.A.:I ENTENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIENDO.

wwwdulltatw.are,com.co

En stos trminos y valindonos de las oportunidades para ACLARAR las

propuestas, me permito manifestar en mi calidad de representante legal que nuestro
SOFTWARE SI cumple y adjuntamos al presente escrito el ANEXO 1A completo,
sin que ello implique una modificacin o adicin a la propuesta inicial, por cuanto,
como ya se ha manifestado dichas funcionalidades existen y son aceptadas desde
la presentacin misma de la propuesta.
Los espacios que se encuentran en blanco, en el Anexo, corresponden a un error
de carcter formal, que en nada afecta la valoracin objetiva de las propuestas, por
cuanto, como ya lo hemos dicho, estaba siendo aceptado desde la carta de
presentacin y no implica condicionamiento alguno de nuestra propuesta, como
expresamente si lo hizo el proponente UT HOSPITAL SIMON BOLlVAR 111 NIVEL

2015.
Para el efecto, cabe resaltar lo manifestado por el Consejo de Estado 1:
ti

En algunos pronunciamientos,

para

subsanar

las

esta Corporacin ha sealado que la oportunidad

inexactitudes

o falencias

de

aquellos RTArequisitos

no

necesarios para la comparacin de las ofertas que se presentan en el curso de la

licitacin pblica es la sealada en el numeral 7 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993,
que dispone:

ti

De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantfa del contrato, en los

pliegos de condiciones
dentro
jurdicos

[o trminos de referenciaj22, se sealar el plazo razonable

del cual la entidad deber elaborar los estudios

necesarios

tcnicos,

econmicos

para la evaluacin de las propuestas y para solicitar a los

lCONSEJO DE ESTADO
SALA
DE
LO
CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO
SECCiN
TERCERA
A"
SUBSECCIN
11

Consejero Ponente:
Alberto
Carlos
Zambrano
Barrera
Bogot, D.C., doce
(12) de noviembre de
dos
mil
catorce
(2014).

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Av !lfpubl (. del $Jlv"dor y $u.".

(h~rbrDp(s)l11entes
las aclaraciones v explicaciones que se estimen indispensables" (suDraya,316065m b197
QUito

mel a del texto), de manel a que es en ese momento cuando las entidades

deben

a los oferentes para que subsanen las deficiencias o las falencias que se

requerir
presenten

en cuanto a los documentos

subsanables,

segn

lo anotado

y requisitos que por su naturaleza

son

y para solicitar al oferente las

en precedencia

y justificaciones que se consideren necesarias para llevar a feliz trmino

ilustraciones
el proceso

de seleccin, como sucede, por va de ejemplo,

explicacin

respecto

cuando

se le pide

de una oferta que tiene visos de precios artificialmente

bajos,

etc; sin embargo, la experiencia indica que, en /a prctica, no siempre se observa que
en los pliegos de condiciones est prevista esta etapa, pues las entidades muchas
veces

optan

por

rechazar

in limine la oferta

posibilidad de subsanar los requisitos

formular

las

observaciones

sin permitir

a los oferentes

la

y documentos "subsanables" y tan slo permiten

despus

de

estar

elaborados

los informes de

verificacin y evaluacin (numeral 8 de la norma en cita), pero sin permitirles, en esta

nueva oportunidad, enmendar las falencias advertidas en los requisitos y documentos
subsanables, conducta que es violatoria del debido proceso administrativo consagrado
en el artculo 29 de la Constitucin.
A este respecto, ha dicho te jurisprudencia de esta Corporacin:

"De conformidad con esta norma, para evitar el rechazo in limine

de las
ofertas, las entidades estatales tienen la carga de buscar claridad a los
aspectos dudosos que surjan durante la evaluacin de las ofertas. Por tanto, si
no comprende algo, si existe contradiccin, si un requisito fue omitido, etc., la
entidad solicitar 'a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se
estimen
indispensables',
comportamiento
que realiza el principio
de
economfa vertido en el arto 25. 15, de manera que la entidad no puede
rechazar de plano la propuesta sin solicitar previamente que se aclare.

"De esta manera, cabe advertirle a la administracin que la posibilidad de

aclarar y corregir la oferta no es un derecho que tiene la entidad, sino un
derecho que tiene el contratista; as que para aqullas se trata de un deber,
de una obligacin, para que los oferentes logren participar con efectividad en
los procesos de seleccin, para bien del inters general. Por tanto, si las
entidades no conceden a los proponentes la oportunidad de corregir la
oferta incompleta o que no se ...comprende -slo en aquellos aspectos

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de corregirse- violan el derecho
incumplirn la obligacin que les asigna la ley.

del oferente

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"En conclusin, que las ofertas se pueden corregir y aclarar lo confirma el arto
30.7 de la Ley 80. Si no se pudiera, para qu 'solicitar a los proponentes las
aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables', si lo que
respondieran no se pudiera tener en cuenta?" 23 (subraya fuera del texto) .
.. ... Cuando en desarrollo de un proceso de seleccin una entidad estatal advierta la
existencia de posibles irregularidades en el contenido de la informacin del Registro,
que puedan afectar el cumplimiento de los requisitos exigidos al proponente dentro del
proceso de que se trate, podr suspender el proceso de seleccin e impugnar ante la
Cmara de Comercio la clasificacin y calificacin del inscrito, para lo cual no estarn
obligadas a prestar caucin. Para el trmite y adopcin de la decisin las Cmaras de
Comercio tonaren un plazo de treinta (30) das. De no haberse adoptado una decisin
en el trmino anterior, la entidad reanudar el proceso de seleccin de acuerdo con la
informacin certificada en el RUP .... ".

Al respecto, sea lo primero manifestar que teniendo en cuenta que con el presente escrito,
estamos ACLARANDO el sentido y contenido de nuestra propuesta, pero que EN
SUBSIDIO, si no se tuviere ello como una ACLARACION, se d aplicacin al principio de
SUBSANABILlDAD, de conformidad al criterio del mismo Consejo de estado en la sentencia
antes anotada, segn la cual, todo aquello que no otorgue puntaje, SU PRUEBA, es
susceptible de ser subsanado, hasta ANTES DE LA ADJUDICACiN.
En ste mismo sentido se ha pronunciado COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, en la Circular
013, manifiesta:
11

B. Subsanablidad

de requisitos

e informe de evaluacin

Si en un Proceso de Contratacin 17ayoferentes que no acreditaron con la presentacin de

la oferta requisitos que no afectan la asignacin de puntaje, la Entidad Estatal en el informe
de evaluacin debe indicarlo y advertir que la oferta correspondiente no ser evaluada hasta
que el oferente acredite tales requisitos. El oferente puede subsanar lales requisitos en
cualquier momento antes de la adjudicacin o de la subasta.
Si el oferente subsana y acredita tales requisitos oportunamente, la Entidad Estatal debe
actualizar el informe de evaluacin y publicarlo en el SECOP incluyendo en la evaluacin
la oferta objeto de subsanacin5. Las Entidades Estatales tambin deben dar a conocer el
nuevo informe de evaluacin en la audiencia de adjudicacin si hay lugar a esta audiencia,
y pueden recibir las observaciones pertinentes hasta la adjudicacin.
Con base en el principio de economa y el objetivo de eficiencia del sistema de compras y
contratacin pblica, la Entidad Estatal debe decidir si es necesario otorgar un trmino para
la presentacin de observaciones sobre el nuevo de informe de evaluacin6 .... .,

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del

Contrario a lo sealado en la Adenda antes transcrita, el 4 de noviembre del presenta=v

ao, se decide Declarar DESIERTO el proceso de Convocatoria Pblica NO.003 de 2015
con la cual se pretende contratar la adquisicin, instalacin y puesta en funcionamiento
de un Sistema de Informacin Hospitalario (HIS) con todos sus componentes integrados
para el Hospital Simn Bolvar E. S. E. 111 Nivel.
Lo anterior vulnera ostensiblemente el derecho de defensa y debido proceso de los
Proponentes, pues se estn omitiendo los pasos inicialmente estipulados, como son:

La
La
de
La

Recepcin de observaciones al informe final prevista para el 9 de noviembre

Respuesta a las observaciones al informe de evaluacin prevista para el 11
noviembre
Publicacin de resultados definitivos prevista para el 12 de noviembre

Es de pblico conocimiento que el efecto que se busca en el procedimiento de

contratacin es la adjudicacin, para llevar adelante el contrato; y por lo tanto, la
declaratoria de desierta de una convocatoria, se hace solo de manera excepcional y por
unas causales previamente establecidas y claramente examinadas. En el presente
caso, la Entidad decidi declarar desierto el proceso omitiendo la recepcin de
observaciones al informe final.
El derecho constitucional al debido proceso, consagrado en el artculo 29 de la Carta
Poltica, consiste en que los actos y actuaciones de las autoridades deben ajustarse al
ordenamiento jurdico y normas constitucionales. Por lo tanto a travs de este derecho
se pretende garantizar el correcto ejercicio de la administracin pblica a travs de la
expedicin de actos administrativos que no resulten arbitrarios.
"toda autoridad tiene sus competencias definidas dentro del ordenamiento jurdico y
debe ejercer sus funciones con sujecin al principio de legalidad, a fin de que los
derechos e intereses de los administrados cuenten con la garantfa de defensa
necesaria ante eventuales actuaciones abusivas, realizadas por fuera de los
mandatos constitucionales, legales o reglamentarios viqentes"
Este derecho, comprende otros principios, tales como el de legalidad y el derecho de
defensa, los cuales constituyen tambin derechos fundamentales.
A travs de la Resolucin que decreta la Declaratoria de Desierto del presente proceso,
se dice que DIGITAL WARE no cumple con las funcionalidades mnimas requeridas en
el punto 9 del numeral 4.6.1 del Pliego de Condiciones, sin permitrsele el derecho de
defensa y contradiccin.
Con todo esto, no solo se estn vulnerando derechos constitucionales
Estatuto y Manual de Contratacin de la Entidad.

IV.
2

sino tambin el

DEL ESTATUTO Y MANUAL DE CONTRATACiN

Corte Constitucional.

Sentencia T-1341 del 11 de diciembre de 2001 (M.P. Alvaro Tafur Galvis).

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A.v RepubllCo del S.Jlvoctor y SuC'C'a

Al proferir la declaratoria de desierto omitiendo el cronograma inicialmente

eliminando la posibilidad de los proponentes de su derecho de contradiccin
Entidad est infringiendo los siguientes artculos consagrados en El
Contratacin del Hospital Simn Bolvar 111
Nivel ESE, regulado en el Acuerdo

~Ha~)y

estab
60~' Be ~~~~
y defensa, g,talw.re.(om(o
Estatuto De
009 De 2014:

Artculo 3.PRINCIPIOS QUE REGIRN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES.

Los principios que regirn las actuaciones contractuales de la Empresa Social del
Estado son:
3.1. PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO: Las actuaciones contractuales de la
Empresa Social del Estado se adelantarn de conformidad con las normas de
procedimiento y competencia establecidas en la Constitucin y la ley, con plena
garanta de los derechos de representacin, defensa y contradiccin
3.4. PRINCIPIO DE BUENA FE: Se presumir el comportamiento leal y fiel de
oterentes, contratantes y contratistas en el ejercicio de sus competencias, derechos
y deberes.
3.5. PRINCIPIO DE MORALIDAD: En el proceso de contratacin,
personas estn obligadas a actuar con rectitud, lealtad y honestidad

todas las

3.17.
PRINCIPIO
DE
LA
INTERPRETACION
DE
LAS
REGLAS
CONTRACTUALES: En la interpretacin de las normas sobre contratos estatales,
relativas a procedimientos de seleccin y escogencia de contratistas y en la de la
clusula y estipulaciones de los contratos, se tendrn en consideracin los fines y
principios de contratacin arriba enunciados, los mandatos de la buena fe, la
igualdad y el equilibrio entre prestaciones y derechos, que caracterizan a los
contratos conmutativos
10.3.3. Convocatoria Pblica: Adems de las exigencias contempladas en los
trminos de condiciones este proceso deber cumplir previamente con los
siguientes requisitos:
(.. .)
e) En cada proceso de seleccin, se proceder a la evaluacin de las ofertas
preentadas por parte de los grupos o funcionarios delegados para tal fin y que
participaron en la elaboracin de los trminos, mediante la utilizacin de los formatos
unificados que se adopten por parte de la Gerencia para estos procedimientos,
teniendo en cuenta los criterios: jurdico, tcnicos, financieros y econmicos.
f) Realizadas las respectivas evaluaciones, se pondrn en conocimeinto de los
proponentes, para que presenten las observaciones a que hubiere lugar.

As mismo, la Entidad est violando la Matriz, cuadro de Actividades y Responsabilidades,

contemplada en el Manual De Contratacin -Resolucin 376 De 2014:
Realizar
cuadro
comparativo
y
anlisis de ofertas

De acuerdo a las cotizaciones allegadas al Hospital, se elaborar el

respectivo cuadro comparativo, en donde se indique cul es la mejor
oferta para el Hospital teniendo en cuenta condiciones de precio,
pagos, plazos de entrega, cumplimiento de re_guisitostcnicos. Para

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el caso de las cotizaciones recibidas mediante la Plataforma 5 .Ivddo. y 50<'<

PB~ 1\9,) ~\) {365 _ 1']61~]

Electrnica, se convocara al lder del area solicitante y a la
Q to
Subgerente Administrativa para realizar el proceso de seleccin-de tatware.ccrn
los proveedores para cada uno de los tems puestos a cotizar.
Cuando corresponda a contratacin por solicitud pblica o trminos
de referencia.

(O

Solicitar
cotizaciones
respectivas
documentos
soportes

v.

las

los

Realizar la solicitud de cotizaciones requeridos a los oferentes

segn lista de chequeo, mediante la Plataforma dispuesta para
las compras electrnicas mediante publicacin en la pgina
web del Hospital. Si los oferentes no allegan los documentos en
un trmino mximo a tres (3) das hbiles de acuerdo al trmino
establecido en los estudios previos. Se entender que no quieren
adelantar el proceso con el Hospital, por lo que se proceder con
al menos un oferente. En caso de no existir otro oferente se
proceder al reintegro del CDP y se informar al lder del rea
solicitante.

DE LA SEGURIDAD JURDICA

El principio de seguridad jurdica contempla que Las autoridades slo pueden hacer aquello
que est permitido por la ley -de manera que no pueden crear formas jurdicas-. Este
principio constitucional est plenamente ligado con el principio de seguridad jurdica, de
manera que al cumplir con las formalidades y procedimientos ya establecidos, se aseguran
las garantas de las personas.
Sobre esta institucin, la Corte Constitucional en Sentencia T-020 de 24 de enero de 2000,
Magistrado Ponente Jos Gregario Hernndez Galindo expres lo siguiente:

"Le confianza legtima es un principio que, como lo ha destacado la Corte, deriva

de los postulados constitucionales de seguridad jurdica, respeto al acto propio y
buena fe, y busca proteger al administrado frente a las modificaciones

intempestivas que adopte la Administracin, desconociendo antecedentes en

los cuales aqul se fund para continuar en el ejercicio de una actividad o en
el reclamo de ciertas condiciones o reglas aplicables a su relacin con las
autoridades.
Como lo destac esta Corte en el Fallo C-478 de 1998 (M.P.: Dr. Alejandro Martinez
Caballero), "se trata de situaciones en las cuales el administrado no tiene realmente
un derecho adquirido, pues su posicin jurdica es modificable por las autoridades",
pero, "si la persona tiene razones objetivas para confiar en la durabilidad de la
regulacin, y el cambio sbito de la misma altera de manera sensible su situacin,
entonces el principio de la confianza legtima la protege", toda vez que "en tales
casos, en funcin de la buena fe (C. P. arto 83), el Estado debe proporcionar al
afectado
tiempo y medios
que le permitan
adaptarse
a la nueva
situacin. "(Subrayado y negrilla fuera del texto)

COLO~IBIA
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DigitalWare
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ll~

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2601
FAX 1~71) n, 2610

Edl {lo~lctroPlm.

'wnll1< :~;U:;~~;

assoesas (esdeber de la Entidad continuar con lo acordado en el Pliego de Con~~~i~qrl~~,~~dO\~i~~~'

y sus Adendas modificatorias y proceder a recibir las observaciones de los propon~ntes,
QUite
frente al ltimo informe de Evaluacin.
www.d,gltolworo,omeo

RODRIGO O
NDO BENITEZ INFANTE
Represen nte legal
DIGITAL
ARE