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Introduction

L'accs des entreprises aux nouvelles technologies, Internet en particulier, tend


modifier la communication entre les diffrents acteurs du monde des affaires.
Notamment entre l'entreprise et ses clients (Business To Consumer, B2C), le
fonctionnement interne de l'entreprise (Business To Employees, B2E) et la relation de
l'entreprise avec ses diffrents partenaires et fournisseurs (Business To Business, B2B).
On appelle aussi "e-Business" l'ingregration au sein de l'entreprise d'outils bass sur les
technologies de l'information et la communication, en l'occurrence les Progiciels de
Gestion Intgr (PGI) ou Enterprise Ressource Planning (ERP).
Cet outil permet une gestion homogne et cohrente du systme d'information (SI) de
l'entreprise, en particulier pour la gestion commerciale de la chane de production la
vente d'un produit.
Nous verrons tout d'abord une prsentation gnrale des ERP ce qui nous conduira la
description de leur architecture modulaire.

I. Prsentation gnrale des ERP

I-A. Dfinition
L'acronyme ERP signifie "Enterprise Ressource Planning" traduit en franais par Progiciel
de Gestion Intgr ou PGI. ERP est le terme le plus couramment utilis.
Emanant d'un concepteur unique, un ERP est un progiciel qui permet de grer
l'ensemble des processus d'une entreprise intgrant l'ensemble de ses fonctions
comme la gestion des ressources humaines, la gestion financire et comptable, l'aide a
la dcision, la vente, la distribution, l'approvisionnement, la production ou encore du ecommerce.
Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques
correspondant aux diverses fonctions cites prcdemment de manire modulaire
sachant que ces modules sont indpendants entre eux, tout en partageant une
base de donnes unique et commune au sens logique.
L'autre principe qui caractrise un ERP est l'usage de ce qu'on appelle un moteur de
workflow et qui permet, lorsqu'une donne est enregistre dans le SI, de la propager
dans les modules qui en ont l'utilit, selon une programmation prdfinie.
Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en prsence d'un SI compos de plusieurs
applications partageant une seule et mme base de donns, par le biais d'un systme
automatis prdfini et ventuellement paramtrable, un moteur de workflow.

I-B. Les ERP: Pour qui? Pourquoi?

I-B-1. Pour qui?


Les ERP sont principalement destins aux grandes entreprises ou multinationales du fait
d'un cot important. Cependant, le march des ERP tend se dmocratiser vers les
PME/PMI. Certains diteurs conoivent un ERP uniquement pour ce type de structure.
Enfin, il existe des ERP open source ce qui revient moins cher, puisqu'il n'y a pas de
cot de licence (ils sont gratuits). En revanche, il faut inclure dans le calcul du cot
d'acquisition total, les frais de maintenance et l'assistance technique.

I-B-2. Pourquoi?
Concrtement, les avantages de la mise en place d'un ERP sont les suivants:

L'intgrit et l'unicit du SI, c'est dire qu'un ERP permet une logique et une
ergonomie unique travers sa base de donnes, elle aussi unique au sens
"logique". Ceci se traduit par le fait qu'il peut exister plusieurs bases de donnes
"physiques" mais celles-ci respectent la mme structure. En bref, un ERP permet
d'viter la redondance d'information entre diffrents SI de l'entreprise.

L'utilisateur a la possibilit de rcuprer des donnes de manire immdiate, ou


encore de les enregistrer. Un avantage important, les mises jour dans la base
de donnes sont effectues en temps rel et propages au modules concerns.

Un ERP est un outil multilingue et multidevise, il est donc adapt au march


mondial, en particulier aux multinationales.

Pas d'interface entre les modules, il y a synchronisation des traitements et


optimisation des processus de gestion. De mme, la maintenance corrective est
simplifie car celle-ci est assure directement par l'diteur et non plus par le

service

informatique

responsabilit

la

de

l'entreprise.

maintenance

(Celui-ci

volutive:

garde

amlioration

nanmoins
des

sous

sa

fonctionnalits,

volution des rgles de gestion, etc.).

Un ERP permet de matriser les stocks, lment important pour la plupart des
entreprises car les stocks cotent chers.

Par consquent, les ERP grent et prennent en charge plusieurs priodes (pour les
exercices comptables par exemple), plusieurs devises, plusieurs langues pour les
utilisateurs et clients, plusieurs lgislations, plusieurs axes d'analyse en informatique
dcisionnelle.
Mais l'implantation comporte plusieurs risques: des risques organisationnels (le
progiciel et l'organisation de l'entreprise doivent cohabiter), de mise en oeuvre (au
niveau formation utilisateur), fonctionnels (fonctions offertes par le progiciel par
rapport aux fonctions attendues), techniques, contractuels entre l'diteur et
l'entreprise et enfin des risques conomiques du fait de l'investissement.

I-B-3. Architecture technique


Concernant le dploiement d'un ERP, celui-ci est la plupart du temps client/serveur
comme le dcrit le schma ci-dessous:

L'ERP est donc sur serveur. La majorit des ERP sont coupls une base de donnes
ORACLE. De plus, les ERP sont compatibles pack Office, en particulier pour PowerPoint
et Excel. En effet, le premier tant utile pour personnaliser les bureaux ERP en fonction
de l'entreprise et le second pour effectuer les imports/exports de donnes. Enfin, les ERP
sont aussi compatibles avec des outils de reporting (CrystalReport en gnral). Le
reporting tant utilis en particulier pour le module de gestion relation client, que nous
verrons par la suite.

II. Architecture modulaire des ERP


Avant de dcouvrir en quoi consiste une architecture modulaire et ses modules, nous
allons voir les principaux acteurs du march des ERP (au niveau mondial).

II-A. Les principaux diteurs d'ERP


On distingue deux types d'ERP: les ERP propritaires, dits par des socits, ce qui
implique l'achat d'une licence, et les ERP open source qui sont "gratuits". Nous ne nous
intresserons qu'aux ERP propritaires.
Les principaux ERP du march sont:

SAP (leader mondial)

Oracle/PeopleSoft

SAGE ADONIX

Microsoft

SSA Global

GEAC

Intentia/Lawson

Infor Global Solutions

II-B. Architecture modulaire


Un ERP est un ensemble dont toutes les parties fonctionnent les unes avec les autres
d'o l'ergonomie et l'unicit des informations et donc la cohrence du SI.
Un ERP est modulaire dans le sens o il est possible de n'avoir qu'une ou plusieurs
applications en mme temps, ou peu peu. Les applications modulaires telles que les
ERP permettent d'tre sr de la compatibilit des modules entre eux, ils s'imbriquent
comme des blocs de Lego et fonctionnent ensemble (pas de vrification de compatibilit
effectuer).
Voici un exemple d'architecture modulaire qui tend reprsenter tous les ERP:

L'architecture modulaire schmatise ci-dessus intgre plusieurs modules retouchant


aux grandes fonctions d'une entreprise que l'on peut dtailler de la manire suivante: le
module finance, logistique et e-commerce.

II-B-1. Le module finance


Le module finance se divise en 4 voire 5 sous-modules. Il rassemble les donnes
pertinentes (en particulier les donnes comptables de l'entreprise) pour tablir sur un
plan international des comptes annuels. Ce module effectue du contrle de gestion et
des prvisions concernant les objectifs de l'entreprise.
De mme, il permet de faire de la comptabilit tiers, analytique, gnrale, de grer les
immobilisations

(gestion

des

investissements),

les

ressources

humaines,

soit

l'administration du personnel, des frais de dplacement et du temps de travail ainsi que


la gestion de paie et les besoins en postes.
Ce module est complexe car il faut avoir de bonnes connaissances en comptabilit.

II-B-2. Le module logistique


Le module logistique ou encore appel Negoce, est le module le plus convoit par les
entreprises car il permet de grer tout ce qui se rapporte aux ventes/achats, en
particulier la gestion des stocks qui cotent cher aux entreprises.
Ce module gre les commandes clients et les livraisons. Il assure une liaison directe avec
le compte de rsultats et le systme de production. Il permet l'optimisation des
processus de workflow, la gestion prcise des stocks, des contrles qualits et factures.

Suite au contrle qualit, il y a coordination et dclenchement des mesures correctives.


Enfin, il est possible de planifier/grer/suivre la maintenance du matriel.
Les processus gnraux paramtrer dans le module Negoce sont dcrits ci-dessous:

Une commande de vente correspond une vente, donc il y a dcrmentation du stock et


inversement lors d'un retour. Entre le processus de vente et achat, il y a contremarque,
c'est--dire une fabrication d'un article aprs la vente. Enfin, entre le processus vente et
comptabilit gnrale et analytique, il y a les rglements clients ou encore les avoirs.
Ceci correspond donc aux processus de bases connatre afin de paramtrer un ERP.
Remarque: Une entreprise peut avoir des filiales ou encore tre multi-sites.
Les

tiers

impliqus

dans

une

vente

sont:

les

clients,

l'utilisateur

(personnel/

reprsentant), le transporteur, les prospects et les factors/affactureurs (socit qui gre


la facturation).
Nous allons voir ci-dessous les notions de bases au niveau gestion pour paramtrer un
ERP avec pour exemple l'ERP de SAGE ADONIX.

II-B-2-a. Etape 1 : Les profils menus


Dans les ERP, les profils menus correspondent aux menus utilisateurs. Ceux-ci varient
bien sr en fonction des droits accords l'utilisateur (critre de hirarchie ou poste
occup). Ils sont dfinis avant la cration d'un nouvel utilisateur. Voici le chemin d'accs
pour le paramtrage des profils menus et utilisateurs:

Lors de la cration des profils menus (utilisateur, responsable, administrateur par


exemple), le paramtreur doit affecter les menus (en bleus ci-dessus) qu'il souhaite
attribuer chaque profil. Puis, a chaque nouvel utilisateur cr (login, mot de
passe), il doit attribuer le profil menu dsir. Suite cela, un utilisateur avec un
certain profil est cr.

Remarque: Quel que soit l'ERP, il faut toujours le paramtrer et remplir les champs
l'aide de la touche TABULATION, puis enregistrer.

II-B-2-b. Etape 2 : Les donnes de base


Avant d'effectuer toutes action de vente, achat ou autres, il faut implanter dans la base
de donnes ce que l'on appelle donnes de base.
Remarque: La quantit de donnes tant trs souvent importantes, l'import/export est
recommand ( l'aide d'un tableur). Faire dans un premier temps un export vers le
tableur, afin de voir l'aspect des donnes saisir dans celui-ci. C'est un gain de temps et
cela permet d'effectuer un import valide du premier coup.
Voici un aperu du contenu du menu donnes de bases:

Les clients

Afin d'enregistrer des clients en tant que donnes de base, il faut suivre le chemin
suivant : Donnes de base/Tiers/Clients.

Un client est dfini en gnral par : un code, sa raison sociale, liens comptables,
catgories, adresses, tlphone, fax, conditions de paiement, chance de paiement,
devise, etc. Ces informations sont paramtrer dans les diffrents onglets de la fiche
client selon les choix de gestion de l'entreprise.

Les articles

Afin d'enregistrer des articles (produits ou services) en tant que donnes de base, il faut
suivre le chemin: Donnes de base/Articles/Articles.

Ci-dessous donc la fiche article qu'il faut renseigner. Un article est dfini en gnral par :
une rfrence, une ou plusieurs dsignations, famille, type d'article, sous-famille, unit
de stock, unit de vente, poids, etc.
Les tarifs articles doivent tre crs et affects chaque article. Ceux-ci peuvent tre
diffrents selon une priode (si l'article est gr en First Expired First Out, FEFO), de sa
quantit et de sa composition si celui-ci est enregistr en tant que KIT. Pour un kit, il faut
tablir une nomenclature, savoir la composition du KIT. Ceci s'effectue dans la fiche
article.
Enfin, si l'entreprise est multi-site, il faut prciser dans la base le site auquel appartient
l'article. Pour cela, il faut suivre le chemin suivant: Donnes de base/Articles/Articles
Sites. Dans la fiche article site, le paramtreur peut slectionner un article et l'affecter
un site.
Remarque: Concernant les donnes de base fournisseurs ou autres, il faut suivre le
chemin suivant Donnes de base/Tiers.

II-B-2-c. Etape 3 : Le processus vente, la commande de vente


Pour effectuer une commande de vente, c'est--dire une vente, il faut avoir en donnes
de bases: les articles, les clients et les fournisseurs. Ci-dessous est dcrit le processus de
commande de vente connatre afin d'effectuer, dans l'ordre, une commande de vente.

Une vente peut-tre de plusieurs types:

Commande issue d'un devis valid totalement ou partiellement

Commande de vente normale avec certains accs, par exemple, fiche client,
conditions tarifaires, accs aux stocks, etc.

Commande de vente de type march (avec contrat)

Un formulaire de commande de vente se prsente de la manire suivante:

Donc suite une vente, il faut suivre le processus de commande de vente soit: livraison
( dj programmer par dfaut dans l'ERP) puis facturation. Une facture se prsente de la
manire suivante:

Concernant le paramtrage des formulaires de devis, commandes de vente, livraison,


facturation,

ceux-ci

sont

paramtrables

dans

le

menu

Paramtrages/Achats/Transactions d'achats. Le paramtreur doit alors, en fonction


de l'entreprise, afficher ou non certains champs, permettre les modifications ou non etc.
Ceux-ci se slectionnent pour la plupart du temps (sauf pour les champs calculs qui
sont paramtrer avec la formule de calcul voulue).

II-B-2-d. Etape 4 : Le processus stock


Lors d'une vente, d'un achat ou autres, il y a diffrents mouvements internes qui ont une
influence sur le stock:

Les entres diverses

Les sorties diverses

Les changements d'emplacement (d'un article)

Les inventaires

Les contrles qualit

Les transferts inter sites

Les changements de numro de lot ou type de numrotation

Les dclarations de production

Voici une description schmatique qui modlise le processus stock au sein de l'ERP:

Dans un ERP, les stocks sont grs de manire automatique. Le paramtreur doit, par
ailleurs, dfinir en fonction de l'entreprise le type de gestion de stock ainsi que les
quantits

minimales

et

maximales.

Pour

cela,

le

chemin

suivre

est

Paramtrages/Stocks. Il existe deux types de gestion de stocks:

Rapprovisionnement sur seuil

Le rapprovisionnement sur seuil consiste paramtrer un message automatique,


appel suggestion, qui va se dclencher lorsque le seuil, fix par le paramtreur est
atteint. Cette mthode est en fonction de la demande d'un article.

Rapprovisionnement priodique

Cette mthode de rapprovisionnement est priodique, c'est--dire qu'aprs un temps T,


paramtr, une demande de rapprovisionnement suggre est effectue travers une
commande de vente. Cette mthode est utilise lorsque la consommation d'article,
c'est--dire les sorties de stock, sont frquentes.

Voici un exemple de formulaire de gestion de stock. Celui-ci est modifiable/paramtrable


(au niveau des colonnes en particulier, faire apparatre ou non) en suivant :
Paramtrage/Stock.

II-B-2-e. Etape 5 : Le processus achat, la commande d'achat


Le dernier processus connatre afin de comprendre la logique d'un ERP et le
paramtrage est le processus achat ou commande d'achat:

Enfin, le flux suivre pour paramtrer un ERP concernant la commande d'achat est
modlis ci-dessous. Celle-ci est cre aprs un appel d'offre et une demande d'achat,
elle-mme tant gre par des rgles de signatures.

Pour effectuer une commande d'achat, il faut connatre les articles, les fournisseurs, la
quantit commander pour chaque article ainsi qu'un tarif de vente. Par consquent, les
donnes de base manipuler sont donc les fournisseurs, les articles, et les tarifs d'achat
car ces derniers peuvent varier fonction de certains critres (priode, quantit, etc.).

Enfin, concernant le formulaire de la commande d'achat, il suit le mme principe de


paramtrage que pour la commande de vente: Paramtrage/Achats/Transactions
achats. Le paramtreur doit afficher ou non, donner la possibilit de modification ou
non, etc. des champs.

II-B-3. Le module e-commerce


Ce module permet de faire du e-commerce. C'est un logiciel de Gestion Relation
Client (GRC) plus communment appel Customer Relationship Management
(CRM). Il permet d'effectuer les statistiques voulues (sous forme de requtes) sur
tous types de donnes (en particulier clients, vendeurs, production, fournisseurs,...). Un
requteur est disponible et il n'est pas utile que l'utilisateur connaisse le SQL. Mais
sachant le nombre trs important de tables, celui-ci doit donc imprativement savoir
"lire" un Modle Conceptuel de Donnes (MCD) que les diteurs mettent disposition.
Ensuite ses rsultats sont analyss en fonction des besoins de l'entreprise. En particulier
pour ce module, un outil de reporting est associ. Enfin, ce module permet, suite aux
rsultats, d'effectuer du e-mailing, des offres marketing.

Conclusion

Pour conclure, un rappel d'une bonne dmarche suivre:

1. Bien tudier le SI de l'entreprise et le cahier des charges.


2. Effectuer une tude de faisabilit afin de voir ce qu'il y a paramtrer et ce qui
existe dj par dfaut.
3. Ne pas hsiter modliser les processus et flux de gestion et surtout les suivre
tout au long des tapes du paramtrage.
4. Tester les flux paramtrs, avec l'entreprise, en particulier les diffrents
utilisateurs.

Implanter un ERP est un chantier qui demande du temps, de l'argent et de


l'nergie sans pour autant offrir un rsultat assur. Le point sur les bonnes
pratiques du secteur.
Les projets d'ERP. Beaucoup en sont satisfaits, d'autres moins, et certains en
cauchemardent encore. Pourquoi ? Car dployer un progiciel de gestion intgr demande
du temps, un certain investissement et, mal adapt, il aura l'effet inverse du but
recherch : simplifier la gestion de l'entreprise. Quelques conseils simples, voire
lmentaires,

pour

viter

la

cure

d'aspirine.

Premire chose noter : la plupart des ERP proposs sur le march ont largement atteint
leur maturit. Les cas d'chec ou de difficult ne mettent que trs rarement en cause le
logiciel en lui-mme. Une attention toute particulire doit en revanche tre porte au
choix de la solution et la mthode de dploiement.
La mise en place d'un ERP remet en cause nombre d'acquis dans l'entreprise. "L'erreur
parfois commise est de s'imaginer qu'un tel projet de dploiement est purement
informatique. C'est faux : l'ERP a un impact sur les processus de l'entreprise et donc sur
le quotidien des utilisateurs" estime Richard Wolff, directeur du conseil SAP chez Sopra
Group.

De fait, il est impossible d'externaliser l'ensemble de la mise en oeuvre comme cela est
parfois envisageable pour certains projets informatiques. "Une direction fonctionnelle
doit imprativement tre assure en interne par une personne dont la lgitimit ne sera
pas remise en question" prcise le directeur. Et des "utilisateurs-cls" pourront, au fil de
l'eau, apporter un regard pratique au projet.
La prsence d'une assistance matrise d'ouvrage est galement conseille pour les
questions techniques lies la construction et au design de l'application, et leur
pilotage,

le

chef

de

projet

fonctionnel

n'tant

pas

un

homme

de

l'art.

La collaboration des quipes (interne et externe) sera notamment requise pour les
questions de paramtrage et d'intgration. En revanche, la reprise des donnes, moins
critique, pourra intgralement tre confie un prestataire extrieur.
Richard Wolff insiste par ailleurs sur la question des moyens matriels : "si la question
est gnralement bien traite quant aux moyens mettre en oeuvre pour le vie de
l'ERP,

elle

est

trop

souvent

nglige

pour

la

phase

projet".

L aussi, tout est question d'arbitrage : hberger soi-mme, avec les cots que cela
implique ? Faire hberger chez un prestataire ? "Dans tous les cas, il est ncessaire de
s'assurer de la fiabilit des systmes, de la scurit et de l'intgrit des donnes
pendant et aprs le projet" prcise-t-il.
Outre les moyens, humains ou matriels, internes ou externes, mettre en oeuvre, la
dfinition du primtre fonctionnel est une tape indispensable la russite d'un projet
de mise en place d'un ERP. Le primtre d'un ERP se dtermine selon 3 axes principaux :
fonctionnel, organisationnel et gographique.
Spcialiste de ces questions, Richard Wolff met en garde : "il est dangereux de vouloir
tout faire d'un coup. Dans la mesure du possible, il ne faut pas hsiter phaser le projet
en rduisant le primtre sur un des axes". La meilleure solution consistant migrer
vers l'ERP un secteur qui ne touche pas le coeur de mtier. "Dans l'industrie par
exemple, l'entreprise peut commencer par le contrle de gestion pour terminer par la
gestion de production".

Dployer un ERP : les grands principes


Nommer les acteurs-cls du projet en fonction des
1
comptences internes
2
Dlimiter prcisment les contours et phaser le projet
Limiter les dveloppements spcifiques au strict
3
ncessaire
4
Rester attentif l'articulation contractuelle du projet
Malgr leur qualit et leur richesse fonctionnelle, trouver un ERP qui s'adapte
parfaitement tous les processus de l'entreprise est quasi mission impossible. "Il faut ici
rester raisonnable et n'adapter que ce qui est rellement indispensable l'entreprise"
conseille sur ce point le directeur du conseil SAP de Sopra.
En effet, les dveloppements spcifiques ont gnralement tendance "alourdir" le
produit mais aussi sa maintenance future. "Un ERP est un choix dans la dure : les
spcificits dveloppes rendront parfois dlicate l'installation de nouvelles versions"
prvient-il. Avant de poursuivre : "le march des ERP propose dsormais des outils
complets, adapts tous les grands secteurs d'activit. Le choix de l'outil est une tape
dterminante dans la russite du projet".
Obnubile par les questions fonctionnelles, techniques et budgtaires, l'entreprise peut
par ailleurs tre encline ngliger l'aspect juridique. L encore, attention : l'articulation
contractuelle du projet sera un des facteurs cls de sa russite.
Richard Wolff conseille de faire simple en limitant au strict ncessaire le nombre
d'acteurs : "un cabinet de conseil et un intgrateur suffisent dans la plupart des cas".
Les contrats, les plus comprhensibles possibles, devront bien videmment prvoir
l'enveloppe budgtaire, dont le suivi devra tre assur tout au long de la phase projet.
L'tude

prliminaire :

une

tape

indispensable

Quoiqu'il en soit, avant de se lancer, une tude exploratoire prliminaire aura d


dmontrer la pertinence sur le long terme de l'implantation d'un ERP dans l'entreprise,
notamment en termes de retour sur investissement.