LABORATORIO DE PEACHTREE

Prctica No.1
Creacin de la Empresa
El registro de una nueva compaa al establecimiento en Peachtree sera de acuerdo a una Gua
para establecer una compaa
New company setup wizard. Para acceder a la gua al establecer una nueva compaa
New company setup wizard, hay dos formas de hacerlo; el primer mtodo es seleccionar Establecer
una nueva compaa/ Setup a new company desde la Ventana inicio/ Star screen.

Haga clic sobre el botn yes para mantener la compaa existente abierta y abrir otra compaa o
crear una nueva o clic en no para cerrar la compaa abierta y continuar con el proceso.
El segundo es seleccionar desde la barra de men, el titular del Archivo / File, y hacer clic sobre la
opcin de Nueva compaa/ New Company.

INFORMACIN DE LA EMPRESA
Usted solo necesitar ingresar un mnimo de informacin para establecer una nueva compaa en
Peachtree. Esta informacin incluye el Catlogo de cuentas, el mtodo de contabilidad, el mtodo de
posteo y el periodo contable.

Esta es la primera ventana del proceso de establecimiento de una nueva compaa.

Ella lista las reas que tendr que configurar durante el avance de la gua.

Lea la informacin introducida dentro de esta ventana y haga clic sobre el botn de Siguiente/Next,
para continuar con el establecimiento de su nueva compaa.
Para el establecimiento de su nueva compaa, usted deber ingresar el nombre de la compaa /
Company name, direccin/adress, nmero telefnico/ telephone, nmero de fax/ fax tipo de negocio /
business type.

Tips: Una vez haya creado la nueva compaa, usted podr acceder a ella desde la barra de men,
en el titular de mantenimiento/ maintain, haciendo clic sobre la opcin de informacin de la
compaa/company information, cada vez que necesite revisar o actualizar la informacin de su
compaa.

SELECCIN DE CATALOGO DE CUENTA

Usted puede ver en pantalla el catlogo de cuentas de cada una de las compaas que usted tiene
dentro del sistema, de manera tal que usted pueda seleccionar el que ms se asemeje y adaptarlo a
la nueva compaa que est por crear.

Hay cuatro opciones para seleccionar el codificador de cuentas para la compaa que se est
creando:

Utilice una de las compaas de ejemplo que empareje de cerca a su compaa/ Use a simple
type that closely matches your company.
Copiar la configuracin de una compaa existente en Peachtree Accounting Company.
Convertir una compaa de otro programa de contabilidad/ Convert a company from another
acconting program.
Confeccionar su propia compaa/ Build your own company.
Consolidar compaas existentes en Peachtree/Consolidate existing Peachtree Accounting
companies.

SELECCIN DEL MTODO CONTABLE

Peachtree Accounting require que usted seleccione un mtodo contable. Usted puede escoger
entre el mtodo de Recibido/Cash o Devengado/Accrual.
El mtodo de Recibido/ Cash, registra los ingresos cuando se recibe el dinero y los gastos cuando
se pagan. El mtodo Devengado/Accrual, registra los ingresos cuando se devengan y los gastos
cuando son incurridos. Ante tal circunstancia, usted debe consultar con su contador antes de escoger
uno de los dos mtodos.

Advertencia: No es posible cambiar el mtodo contable despus de haber terminado de crear la

compaa.

SELECCIN DEL MTODO DE POSTEO

Peachtree permite que usted escoja uno de los tres mtodos de posteo, Tiempo real/ Real time,
Temporal/ Batch o SmartPosting (aplica solo para versiones Quantum)
Cuando usted utiliza el mtodo de Tiempo real/Real time, las transacciones actualizarn el mayor
general cuando usted las haya salvado. Si usted escoge el mtodo de Posteo temporal/Batch

posting, usted tendr que postear los diarios para poder actualizar el mayor general y cuando utiliza
el mtodo posteo SmartPosting las transacciones son salvadas en un temporal, luego el servicio
SmartPosting las postea automticamente al mayor general, esto le permite trabajar a varios usuarios
a la vez en el mismo mdulo sin crear conflictos al momento de salvar una transaccin.
Tiempo real y SmartPosting postea actualizando el mayor general cada vez que sea ingresada una
transaccin, cuando usted revise los reportes en Peachtree siempre reflejar la situacin financiera
actual de la empresa. Por esta razn Peachtree recomienda la utilizacin del mtodo de Tiempo real.
(En caso de versiones que no sean Quantum) y SmartPosting en caso de versiones Quantum.

PERIODOS CONTABLES
En la ventana de perodos contables usted le indica al sistema el perodo fiscal que usted utiliza y el
mes en que usted va a iniciar los registros contables; usted puede introducir al sistema un perodo
especial si as lo necesita.

PERIODO FISCAL
En esta ventana usted escoge cul es el primer mes y en que ao van a comenzar los registros.

FINALIZACIN DEL PROCESO

Seleccione Fin Finish para crear su nueva compaa y abrir Peachtree Complete Accounting. El
siguiente paso es configurar el Checklist que ser desplegado en la pantalla. Seleccione close
para saltarse ese paso. Luego usted recibir un mensaje explicndole con retornar al Ckecklist ms
adelante seleccione Close para continuar en el escritorio de Peachtree.

Prctica No.2
ESTRUCTURA CONTABLE:

Una vez terminad la creacin de la empresa, se requiere elaborar el codificador de cuentas; como
parte de la estructura contable de la empresa.

Pasos a seguir:
Se procede a introducir los datos de la cuentas, se pasa en el men principal y selecciona Mantain
y luego Chart of account, posterior registran las notas atendiendo los ttulos cada columna.

Account ID/
Cdigo de
Cuenta
1111-00
1112-00
1120-00
1134-00
1313-00
1313-01
2130-00
2140-00
2210-00
3100-00
3200-00
4100-00
5100-00
6100-00
6200-00
6300-00

Description/

Account Type/

Nombre de la cuenta

Tipo de cuenta

Caja
Banco
Cuentas por Cobrar
Inventarios de Mercancas
Equipo de Tienda
Dep. Acum. De E. de Tienda
Proveedores Por Pagar
ITBMS Tesoro Nacional
Prstamos Por Pagar
Capital Social
Ganancia Acumulada
Ventas
Costo de Ventas
Salarios
Servicios Bancarios
Gastos de Alquiler

Cash
Cash
Accounts Receivable
Inventory
Fixed Assets
Accumulated Depreciation
Accounts Playble
Accounts Playble
Accounts Playble
Equity Doesnt close
Equity Retained Earnings
Expenses
Expenses
Expenses
Expenses
Expenses

Monto

600.00
15,000.00
9,700.00
1,000.00
3,000.00
650.00
2,100.00
750.00
7,800.00
10,000.00
8,000.00

Practica No. 3
CREACION DEL IMPUESTO DE ITBMS

Desde el men de Mantain, creamos los impuestos; la opcin de Sales Taxes; sale un cuadro de
dialogo y selecciona Set up new sales tax, para indicar que estamos creando un nuevo impuesto.
Desarrolle:

Set up a new sales tax:Para que nos lleve al cuado de dialogo donde asignaremos el
procentaje del impuesto What the total rate that you will charge?
Add Sales tax Agency; Identificamos el nombre de la Agencia que se encarga de recuadar
los impuestos. Sales tax agency ID; identificamos el nombre del impuesto; posterior la Agencia
y la cuenta de proveedor donde se registra los montos por pagar, no se aplicar formulas para
este impuesto; Select an account to track sales taxes; En esta opcin seleccionamos la cuenta
de proveedores de ITBMS TESORO NACIONAL
Cdigo/*sales tax agency ID: Dentro de este campo usted va a colocar el cdigo /ID del
impuesto que va a crear (ITBMS).
Descripcin /Sales tax agency name: usted va a poner la descrpcin del impuesto (el cual
no debe ocupar ms de 30 caracteres). Impuesto por Pagar del Mayor General/*Selecta n
account to track sales taxes: Esta va ha ser la cuenta contable del mayor general que va
acumular el ITBMS.
Sep Up Sales Tax: En esta ventana se nos indica que hemos incorporado con xito un
impuesto para las ventas y que podemos dar un clic para finalizar y guaradr, el impuesto sobre
las ventas el cual puede ser cargado en las facturas, cotizaciones y otras formas.
Sales Tax Entered: En esta registra el nombre del impuesto (ITBMS 7) y el nombre de la
agencia (ANIP)

Prctica No.4
VENTANA DE MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES
La ventana para mantenimiento de proveedores se explica de la siguiente imagen:

CAMPOS

Cdigo de Proveedor/Vendor ID: El cdigo del proveedor es un cdigo alfanumrico UNICO

para cada proveedor. Este cdigo es utilizado en las diferentes ventanas de cuentas por
pagar y en los reportes. Un cdigo de proveedor puede extenderse hasta no ms de 20
caracteres.
Nombre del Proveedor/Name: Ingrese el nombre completo del proveedor. Este nombre es el
que el sistema utilizar para imprimir en los cheques. Este espacio tiene capacidad hasta 30
caracteres.
Inactivo/Inactive: Si usted tiene en sus planes eliminar aquellos proveedores que no va a
utilizar ms, solo marqie con un clic en su casilla y el sistema lo inactiva, de manera tal que al
cierre del perodo fiscal, los proveedores inactivos sean eliminados del sistema. Si un
proveedor ha sido inactivado y es utilizado en la ventana de compras o de cheques, ser
desplegado un mensaje de error, advirtindole que ha utilizado un proveedor inactivo y que es
una operacin ilegal.

Pestaa General
Contacto/Contact: Ingrese el nombre de la persona con quien hace contacto donde el
proveedor.
Nmero de Cuenta/Account Number: Ingrese el nmero de cuenta que el proveedor le ha
asignado a su compaa.

 Direccin, Telfonos, etc./Adress, City, ST, Zip, Country, Telephone 1 y 2, Fax: En estos
campos y en este mismo orden ingresamos la direccin, apartado postal, ciudad, telfonos
1 y 2 y el nmero de fax.
Tipo de proveedor/Vendor Type: Este es un campo opcional que agrupa a proveedores con
caractersticas similares, con el propsito de mantener una clasificacin en los reportes.

Pestaas de Direcciones (Addresses)

Un proveedor puede tener varias direcciones, Peachtree permite registrar hasta 20

direcciones por proveedor.

Pestaa de historial del cliente (History tab)

En esta ventana se muestra el historial mensual de compras y desembolsos realizados al
proveedor. Esta informacin se registra automticamente por el sistema; slo basta con
entrar a la ventana de History y observaremos el movimiento. Adems nos detalla desde
cuando son sus clientes, ltima factura de compra, ltimo pago, etc.

Pestaa Purchase Defaults

Cuenta Compras/Purchase Acct: Esta es la cuenta del mayor que se afectar al utilizar
este proveedor en las ventanas de compras o pagos.
Los proveedores no
necsariamente son siempre por compras, tambin pueden serlo por gastos
acumulados, suministros, servicios pblicos, etc.
Impuestos/Tax ID: En este campo colocamos las siglas del ITBMS se las compras a
este proveedor son gravadas con este impuesto. Este rengln es para referencia,
nicamente.
Mtodo de Envo/Ship Via: Aqu escogeremos el mtodo ms comnmente utilizado al
recibir las compras. Si usted no tiene ningn mtodo predeterminado en el mdulo del
inventario, puede dejar este campo en blanco.

Trminos de pago/Terms: Ingrese los trminos de pago que usted ha acordado con su
proveedor. Para poder establecer el trmino de pago personalizado, quite el gancho en Use
Standard Terms Box y quedar libre para poder predeterminar sus propios trminos de pago.

Pestaa de Trminos y Crditos/Terms and Credit

Trminos de pago (Terms): Los trminos de pago son configurados al momento de instalar el
programa. Para cambiar los trminos de manera individual, haga un Clic en el botn de
Terms, luego haga otro clic en la casilla de Use Standard Terms y se desbloquearn las
opciones de configuracin, y entonces usted podr establecer sus trminos de manera
individual.
C.O.D.: Quiere decir que al proveedor se le pagar de inmediato cuando el bien o el servicio
se haya recibido efectivamente.
Prepaid: Quiere decir que al proveedor se le debe pagar por el bien o servicio antes de
haberlo recibido.
Due in number of days: Vencimiento en un nmero de das: Este es un mtodo muy utilizado.
Seleccionando el vencimiento en nmeros de das que concede el crdito por parte del
proveedor. Cuando usted selecciona esta opcin, debe especificar cundo se vencer el
pago neto (en nmero de das)
Due on day of next month: Seleccione esta opcin cuando los pagos al proveedor deben ser
recibidos cada mes y a una misma fecha.
Due at end of month: Seleccione esta opcin cuando los pagos a los proveedores deben ser
recibidos al final de cada mes.
Net Due in Days: Cuando usted selecciona el trmino de vencimiento en nmero de das,

debe ingresar el nmero de das despus de emitida la factura.

INGRESANDO SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES
(Entering beginning balance for vendors)
Para colocar los balances iniciales de los proveedors:
Luego de haber creado y salvado el proveedor, se dirige con el cursor a Beginning
Balances que aparece en la pestaa de Histori y con un clic ingresa a la ventana que
se observa en la parte de arriba de la hoja.
En la pantalla, el sistema habilita los campos para que sean llenados por usted.
o Invoice Number: Nmero de la factura o facturas.
o Date: Fecha de la factura, mes/da/ao
o Purchase Order Number: Nmero de la orden de compra que origin la factura.
o Amount: Monto de la factura
o A/R Account: Cuenta contable de cuentas por pagar que se acreditara al
realizar el pago.

Laboratorio No.2

Establezca el impuesto del 7%; segn los pasos

Establezca los saldos de los Proveedores. De papel

o

Proveedor # 10 Panamea de Papel saldo $1,800; segn factura 1200 del 31

de diciembre de 2013. Direccin Va Tocumen, Edificio Marco Polo; Telfono
223-9801, ciudad de Panam, cuenta en el mayor Costo de Ventas. Lmite de
crdito $3,000
Proveedor # 08GLOBAL BER $300, segn factura 512, del 14 de diciembre de
2012; telfono 305-1892, Edificio Magno, local #14. Lmite de crdito $2,500

Establezca saldo de los Clientes: lmite de crdito $5,000

o Cliente #10 Cielo Papel; Ro Abajo, cl 47; edificio Proyect; telfono 512-4513,
ciudad de Panam; saldo segn factura 512 $5,000
o Cliente #11 GLOGAS S.A.; San Antonio, Pedregal, cl 52; telfono 225-1478,
ciudad de Panam, factura 610 $2,500.
o Cliente #12 Mega Zin; Catedral de Panam, Cl 14 Juan Daz, ciudad de
Panam telfono 214-4763, saldo segn factura 680 por $2,200

CUENTAS POR PAGAR Y CONCILIACIN BANCARIA

Ventanas del mdulo de cuentas por pagar:

Orden de compra/purchase order: Le permite elegir un nmero de criterios que

determinan que artculos del inventario aparecen en las rdenes de compras.
Compras- Recibo de inventario/ Purchase- Receive Inventory: Permite alimentar el
inventario, llevar el registro auxiliar del proveedor y tambi sirve para hacer los registros de
los prstamos y otras obligaciones por pagar.
Cuentas / Bills: Esta disponible en el men de las tareas de peachtree este le permite
incorporar y pagar cuentas de proveedores.
Seleccin de pagos/ select for payment: Seleccionar al proveedor que desea pagarle
Contado y cheques/payments: Registra todos los desembolsos por medio de cheques y
aquellos desembolsos que estn vinculados con la cuenta de banco.
Cheques viajeros/ write checks: Permite que se incorpore rpidamente la informacin
del cheque sin tener que hacer distribuciones individuales.
Notas de crdito/ Vendor credit memo: Permite aplicar una nota de crdito o devolucin
de mercanca de cualquier proveedor.

Ingresando facturas de proveedores/Entering purchase/receive inventory

La ventana de compras/recibo de inventario/purchase-receive inventory; es utilizada para registrar las

facturas de los proveedores y el inventario que recibimos de los suplidores y proveedores.

Cdigo de proveedor/vendor ID: Se ingresa el cdigo del proveedor.

Nmero de factura/Invoice: Registre el nmero de factura.
Fecha/date: Ingrese la fecha de la factura.
Esperando por la factura del proveedor/ waiting on bill from vendor: Si recibimos los
productos de inventario sin la factura del proveedor, marque con un clic en esta casilla. Las
cuentas por pagar no sern actualizadas hasta que no remueva el gancho.
Ship to: En este campo se detalla la direccin en la cual se recibir el producto, tiene varios
campos adicionales para otras direcciones alternas a la principal.
Trminos de pago/displayed terms: trminos de pagos
Cdigo del proveedor: ingresanos el cdigo del proveedor.
Cdigo de cuenta por pagar/AP Account: esta cuenta viene predeterminada segn default
information, la cual puede ser reemplazada con solo dirigirse a la lupa y escoger otra
cuenta.
Cantidad/quantity: Ingrese la cantidad de productos que se compran segn el detalle de la
factura.
Producto/item: seleccione el producto de inventario.

Descripcin/description: ingrese la descripcin en este campo.

Cuenta del mayor general/GL Account: Se despliega la cuenta de compras del mayor
general la cual ha sido predeterminada en el mantenimiento de productos.
Precio unitario/unit price: El precio unitario predeterminado es tomado del ltimo costo
unitario por el cual se compr el producto la ltima vez.
Monto/amount: Aparece el resultado de la multiplicacin del valor en el campo de cantidad
por el precio unitario.
Ingresando notas de crditos a los proveedores

Ingrese a la ventana de nota de crdito o vendor credit memo para ingresar aquellas
devoluciones de mercancas o crditos aplicados a la cuenta del proveedor.

Usted puede aplicar una nota de crdito a una factura de compra ecistente o aplicarlo
directamente al saldo del proveedor.

Ingresando pagos a proveedores

Usted seleccione la opcin select for payment desde el men de tareas, utilice esta ventana
para seleccionar el filtro para el pago de facturas de proveedores, segn el criterio o poltica de la
organizacin para los pagos.

Asientos de Diario

Los asientos de diario se utilizan para ingresar transacciones de cuentas especficas del mayor
general, las cuales se dividen entre dbitos/debits y crditos/credits. Antes de salvar/save la
transaccin, el total dbito debe ser equivalente al total de crditos.

Para ingresar un asiento de diario, seleccione la opcin de asiento de diario/general journal entry
desde el men de tareas task o seleccione general journal entry de general ledger en la barra de
herramientas.

Fecha/date: Ingrese la fecha de la transaccin desde el calendario el da/mes de la

transaccin.

Referencia/reference: ingrese una referencia para la cual solo le acepta 20 caracteres

alfanumricos. El nmero de rereferncia puede ser utilizado para identificar los tipos de
asientos que se reflejan en los reportes.
Revervar transacciones/reverse transaction: verifique esta casilla para una transaccin
sea reversada automticamente .
Cuenta de mayor general/GL Account: seleccione una cuenta del mayor general desde
la lupa. Ambos dbitos y crditos pueden colocarse primero.
Descripcin/description: Ingrese en este la explicacin de la transaccin.
Cantidad/amount: Agregue el monto que deba ser debitado o acreditado. Asegurese que
ha ingresado las cantidades en la columna correcta. Este programa automticamente
aumenta o disminuye el balance de la cuenta, dependiendo del tipo de cuenta que es
afectada. Los signos negativos no son necesarios.

CONCILIACIN BANCARIA

Desde el men de tareas tareas/task selecciones la opcin conciliacin banacaria/account reconciliation, esto
asu vez el programa le permite reconciliar aquellas cuentas de efectivo y bancos del mayor general contra el
estado de cuenta bancaria mensualmente.

Normalmente, usted podr reconciliar aquellas cuentas de banco y efectivo, como: cuentas en caja menuda,
banco y tarjetas de crdito. De igual forma puede reconciliar sistemticamente las cuentas por periodos, lo que
le va a permitir detectar errores bancarios. A continuacin descibimos los campos de la conciliacin bancaria:

Fecha de estado de cuenta/statement date: Para ingresar la fecha del estado de cuenta del banco.
Solamente se utiliza como referencia.
Estado/Status: Seleccione esta casilla para indicar que la transaccin listada aparaece tambin en el
estado de cuenta bancario. Lo que a su vez indica que la transaccin a completado el ciclo de
compensacin y la eliminara del lsitado de transacciones cuando el periodo contable cambie de manera
que solo quedaran aquellas transacciones que no hayan sido marcadas en el campo de estado.
Ingresos por intereses/interest income: Ingrese en este campo un solo monto de ingresos por
intereses, fecha y cdigo de cuenta de mayor general aplicada para registrar este monto.
Cargos por servicios/service charge: Ingrese en este campo un solo monto de cargos por servicios
bancarios, fecha y cdigo de cuenta del mayor general aplcada para registrar este monto. Para registrar
en forma detallada varios cargos por servicios bancarios, hgalo desde el botn de Ajuste/Ajust.
Diferencia por conciliar/ Unconcilied diference: Despliega la diferencia por conciliar del saldo
bancario al corte, menos cheques en circulacin, ms depsitos en trnsito. Cuando todas las
transacciones listadas en el estado de cuenta bancario son ingresadas y cotejadas en peachtree y las
transacciones en circulacin hayan quedado pendientes para el siguiente periodo, este valor debe ser
igual a cero.

A continuacin los comandos que se encuentran dentro de la Conciliacin Bancaria:

Account to Reconcile/cuenta de la reconciliacin: Aqu podemos ver todas las cuentas de la

empresa y para el caso de la conciliacin bancaria debemos escoger la cuenta del banco en que
estamos conciliando.

Show: Nos permite determinar si queremos ver solo el listado de los cheques, listado de depsitos o
ambos.

Status/Estado del cheque o depsito: Podemos observar si el cheque o depsito ya ha sido

marcado, esto nos indica si el mismo esta circulacin. Al hacer clic en Status podemos ver en orden
todos los cheques y depsitos que han sido conciliados con el banco y los que se encuentran en
circulacin.

Beginning Transactions: Esta opcin se utiliza una sola vez, pues en ella se registran los cheques en
circulacin y depsitos en trnsito de la conciliacin anterior. Una vez que son registrados esta opcin
no usara ms.

Ajustes por cargos bancarios/adjust

En el mdulo de Conciliacin Bancaria, Peachtree introduce un icono en la barra de men de la ventana de

reconciliacin bancaria /account reconciliation, este icono nos permite ir al diario general/general journal y
efectuar los ajustes por los cargos bancarios que aparecen en el Estado de Cuenta del banco y no han
registrados en nuestros libros.