ALMACEN QALIWARMA - NAMORA

ALMACN
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa
comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.
CARACTERSTICAS DE LOS ALMACENES
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas industriales
o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en las dos etapas del flujo de
materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las actividades
importantes para el funcionamiento de la empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada
por considerrsele como la bodega o depsito donde se guardaban los materiales que
produccin o ventas requera.
Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los
materiales y por eso se destinaba a trabajar en l personal de confianza de los dirigentes.
1.

FUNCIN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIN

1.1. FUNCIONES DEL ALMACN
La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios
factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de
descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo,
para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:

Recepcin de Materiales

Registro de entradas y salidas del Almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

1.2. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN

Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que preste a las
funciones productoras de utilidades: produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de
entrada y salida, o sea una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del
producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias
con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una solo persona en cada almacn.

El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin,

almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.

Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su
debido control).

Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.

La identificacin debe estar codificada.

Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y
conocido de compras, control de inventario y produccin.

Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en

pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin
debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al almacn.

Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn
sistemas existentes.

La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y
estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de
inventarios.

La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.

Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.

La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.


2.

El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.
TIPOS DE ALMACN

El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de
consumo.
Los almacenes se pueden diferenciar segn:
A.

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso

cuando del establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes, mientras que
se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares.
En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales
nicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un
local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace ms
difcil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanteras que
dificultan la visibilidad.

B.

Organizacin: Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos

distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, mviles) ms o menos elevado
y almacenes sin mecanizacin.

C.

Movimiento de Material
El Techo

Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de proteccin y para
los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.

Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea
durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin.

D.

Segn las Operaciones

Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:

Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de
llegada y estancia eventual (a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en
espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepcin donde
tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numrico y de control).

Espera de las mercancas, antes de la conformidad de la verificacin.

Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados
a tal exigencia.


E.

Almacenamiento propiamente dicho.

Tipo de Material

La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la siguiente:

3.

Almacn de Materia Prima y Partes Componentes: Este almacn tiene como funcin
principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los
departamentos de produccin.

Almacn de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos

son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para
envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas,
envases, etc.

Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la
programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.

Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos terminados presta servicio

al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de
despachar los productos a los clientes.

Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un

encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan
a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe
mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.
LAS REAS DEL ALMACN

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres reas
en el almacn, como base de su planeacin:

Recepcin.

Almacenamiento.

Entrega.
El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la
organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e
independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.
3.1 rea de Recepcin

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere
de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
Las condiciones que impiden el flujo rpido son:

Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.

Medios de Manejo de Materiales Deficiente.

Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que
se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corta
posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se pasan
del vehculo del proveedor al almacn.
3.2 rea de Almacenamiento:
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las
finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de
almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda
actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.
a) Caractersticas de la Zona de Almacenamiento:
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya
elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores:

Entidad a la cual se va servir.

El espacio de que se dispone.

Los artculos que en l se van a guardar.

3.3 rea de Entrega:
La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega
debe:

Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.

Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una factura.


4.

Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el documento de

salida.
PROBLEMAS EN LOS ALMACENES

El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los materiales y aumentar la
eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difcil la
rotacin de los materiales, favoreciendo la acumulacin de mercancas superadas y de difcil
venta. Puede tambin ser inoportuna la atencin de los pedidos, lo crear dificultades a la
organizacin de las ventas.
a) El Espacio y el Personal es insuficiente.
Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento
determinado; la plantilla del personal se dispone en funcin de estas necesidades extremas, con
lo cual lo nico que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una
situacin de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.
b) El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.
Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningn
tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera
memorista o segn el parecer del operario. As se originan trayectos largo se intiles adems de
la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemtica.
c) El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin.
En el almacn se espera demasiado tiempo, se espera por ejemplo con los documentos
relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de
transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala
organizacin.
d) Deficiente colocacin de la mercadera que dificulta la localizacin rpida para acomodar
y/o surtir la demanda.
e) Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado.
5. ORGANIZACION TIPICA DE UN ALMACEN

Gerente
Logstico
Jefatura de
Almacen

Secretari
a
Control
de stock

Asesores

Recepcio
n de
stock

Almacen
amiento

VISITA ALMACN QALIWARMA

Distribuci
n

1. Cul es el objetivo del encargado del almacn?

El objetivo es que el inventario se realice mensualmente y con xito, y la buena recepcin
del bien de acuerdo al orden de compra.
2. Cunto tiempo es la demora para el pago a los proveedores?
La demora del pago a sus proveedores en la municipalidad es de 3 das.
3. De qu manera les motivan a los trabajadores del almacn?
Con capacitaciones y el buen trato entre el jefe y los trabajadores.
4. Cul es el documento de comprobante de salida?
El comprobante de salida es el PECOSA.
5. Mediante que procedimiento se hace la distribucin del bien?
Con una orden de salida, cantidad de producto y lugar de destino.
6. Qu es el CARDEX?
Significa:
- Codificacin
- Orden de ingreso del producto
- Caractersticas del producto
- Distribucin del producto
7. Cul es el proceso de Gestin de un Almacn?
- Planificacin y Organizacin
- Recepcin
- Almacn
- Movimiento
- Informacin
8. Que es lo que busca con una adecuada distribucin en el almacn?
Se busca encontrar el equilibrio ptimo entre los costos de manejo de materiales y los costos
asociados con el espacio del almacn.

GALERIA DE FOTOS DE LA VISITA AL ALMACEN QALIWARMA NAMORA

FOTO N 01

FOTO N 02

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N 03

FOTO N 04

FOTO N 05

FOTO N 06

FOTO N 07

FOTO N 08