SECTOR

ENERGA

Ecopetrol gestiona sus activos fsicos de manera

eficiente optimizando sus recursos

CASO Ecopetrol - Mincom

Este caso pertenece al libro Estrategia, Tecnologa y Negocios - Casos de xito - Productividad al 100% de Channel Planet Inc.

La solucin de software Ellipse de Mincom le permite generar grandes ahorros en costos

de mantenimiento e inventario e incrementa la productividad de la empresa al administrar
y suministrar la informacin necesaria para la toma de decisiones acertadas y a tiempo
anticipndose a las necesidades y minimizando el impacto del riesgo propio del negocio

Brindar un apoyo efectivo y

eficiente para asegurar la continuidad de
una operacin es fundamental para
cualquier compaa especialmente si es
una empresa del sector de
hidrocarburos, cuya operacin incluye
extraccin, recoleccin, tratamiento y
almacenamiento, y posee el 59% de la
produccin de barriles de petrleo diarios
de su pas.
Ecopetrol S.A., petrolera Colombiana, es
la primera empresa del pas por
exportaciones, ingresos totales y
utilidades netas; una de las cuatro ms
importantes en Latinoamrica y la
nmero 35 entre las petroleras del
mundo, segn el ranking publicado en
diciembre de 2005 por PIW (Petroleum
Intelligence Weekly). La empresa decidi
hace una dcada, tener un sistema de
informacin que permitiera administrar
adecuadamente las actividades de
mantenimiento y materiales. Despus de
hecha la evaluacin necesaria de sus
necesidades, realiz una licitacin que
fue ganada por la solucin Ellipse de la
empresa Australiana Mincom.
La
solucin con sus mdulos de
administracin de mantenimiento, de
materiales y financiera que convirti en
una herramienta de apoyo a la operacin
y la productividad.

Imagen cortesa de Ecopetrol

CASO Ecopetrol - Mincom

Este caso pertenece al libro Estrategia, Tecnologa y Negocios - Casos de xito - Productividad al 100% de Channel Planet Inc.

Nacionales e Internacionales, Catlogo, y Bodega e inventario, que se manejaban a

travs de la solucin Ellipse de Mincom.

El sistema Mincom Ellipse est diseado para

brindar eficiencia en los procesos facilitando
la administracin de operaciones, materiales
y mantenimiento a travs del conjunto de
aplicaciones que permite integrar las
funcionalidades propias de las industrias
intensivas en activos como las petroleras, las
empresas de los sectores: minero, transporte
e industria entre otros.

Hoy en da todos los aspectos relacionados con Inventarios y bodegas se administran a

travs de la solucin Ellipse de Mincom.

El reto: la optimizacin
administrativa de materiales
y mantenimiento

Aproximadamente 80 personas de este proceso son usuarias de Ellipse en diferentes

etapas como: Catalogacin, Planeacin de la demanda, Reposicin de inventario, Recibo
de Materiales, Almacenamiento, Despacho, Inventario fsico, Optimizacin y Manejo de
Excedentes. De todas las partes del proceso completo de materiales, el nico que no se
administra con Ellipse es el de Compras.

Ecopetrol es una sociedad pblica por

acciones vinculada al Ministerio de Minas y
Energa. Es dueo absoluto o tiene la
participacin mayoritaria de la infraestructura
de transporte y refinacin en Colombia. Su
red de transporte est conformada por 8.124
kilmetros de oleoductos y poliductos. En el
2005 la produccin diaria de barriles de
petrleo de Ecopetrol fue de 311.000,
aproximadamente el 59% del total de barriles
producidos en el pas. Ese mismo ao la
empresa logr ventas por 15.512.903
millones de pesos, unos 6.600 millones de
dlares.
Operativamente, Ecopetrol tiene cinco
negocios soportados por igual nmero de
vicepresidencias -Exploracin, Produccin,
Refinacin y Petroqumica, Transporte, y
Suministro y Mercadeo dedicadas a los
procesos del negocio y cada una con su
propia rea de mantenimiento y necesidades
diferentes.

En el 2003 se hizo una reforma y Compras pas al rea administrativa, mientras que
Inventario y bodega, responsable del Mantenimiento, sigui haciendo parte del rea
operativa

La operacin de mantenimiento es esencial para el funcionamiento de la compaa. Son

cientos de actividades las que se requieren para que todo funcione de la manera
adecuada. Por ejemplo, en la refinera de Cartagena se realizan aproximadamente entre
200 y 300 tareas semanales de mantenimiento, mientras que en la de Barrancabermeja
se realizan unas 1000 semanales. La empresa administra y controla con Ellipse en
promedio unas 2000 tareas semanales de mantenimiento incluyendo las paradas de
planta.
El catlogo de la petrolera est conformado por unos 270.000 tems -de los cuales 50.000
son histricos-, de materiales, repuestos (ej.: vlvulas) o partes para ensamblar (Ej.
balineras) y qumicos o materias primas que se deben tener en existencia para el normal
funcionamiento de las operaciones o la elaboracin de productos para el mercado.
Tambin cuenta con ms de 100.000 unidades de equipos que soportan la operacin
empresarial.

La operacin petrolera implica un exigente

soporte logstico intensivo en materiales y
mantenimiento de las mquinas necesarias
para los distintos negocios. Si una mquina
de produccin se detiene es mucho el dinero
que la compaa deja de percibir. Los equipos
petroleros se distinguen por sus altos costos
de funcionamiento, directamente
proporcionales a los altos precios
del
petrleo que hoy por hoy supera los 70
dlares por barril. Esto mismo sucede con
los equipos que intervienen en Refinacin,
Transporte y los dems procesos, cada uno
con sus propias necesidades logsticas de
operacin.
El reto es que todo opere normalmente; que el
desempeo de las mquinas sea el mejor
minimizando sus fallas o previndolas y
tomando las acciones de contingencia
necesarias; que los materiales sean de la
mejor calidad y estn disponibles cuando y en
el lugar se necesitan; que las operaciones de
mantenimiento estn perfectamente
programadas y que sus costos sean los ms
favorables para la empresa.
Antiguamente la compaa tena una
estructura organizacional diferente a la actual
y el rea operativa era responsable del
mantenimiento de activos que inclua las
divisiones de Materiales, Compras

Ecopetrol administra
unos 270.000 tems
de materiales y el
mantenimiento de ms
de 100.000 equipos
con Mincom Ellipse

Imagen cortesa de Ecopetrol

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CASO Ecopetrol - Mincom

Ellipse es un habilitador de
la productividad de Ecopetrol
Daniel Ortiz Plata, Lder Inventarios
y Bodegas de la empresa.

Campo La Cira. Imagen

cortesa de Ecopetrol

Ellipse: apoyo ante las contingencias

Los inventarios de materiales calculados
a diciembre de 2005 eran
aproximadamente el 1.45% del valor de
los activos y costaban unos 100 millones
de dlares. La administracin completa
de los inventarios es realizada a travs
de la herramienta.
Mantenimiento crea los materiales en
Ellipse, se solicitan a travs de la
herramienta, en la bodega se revisa si
hay existencias o cul ser la accin que
debe ejecutarse para asegurar la
continuidad de las operaciones.
Ellipse suministra datos histricos del
consumo de los materiales, de daos de
equipos y de mantenimiento, para
calcular la vida til de los mismos; datos
sobre las necesidades en
aprovisionamiento, reposicin de
inventario, informacin sobre los
excedentes materiales prximos a
vencerse, de lento movimiento, chatarra
o sobre stock-; as como los costos que
se le deben cargar al funcionamiento de
cada equipo; todos estos datos
fundamentales para el normal desarrollo
de las operaciones. Tambin se conoce
oportunamente la disponibilidad de
equipos de procesamiento de gas y
generacin elctrica, as como
estaciones de bombeo.

Gracias al sistema de informacin es posible ubicar equipos situados en cualquiera de las

refineras y los campos de operacin de la empresa con el fin de trasladarlos a otro lugar
evitando la parada de operaciones. De hecho esto ha sucedido en Ecopetrol. Un caso de
ejemplo ocurri cuando en Cartagena la compaa sufri el dao de una mquina
especializada, bastante costosa y de 700 caballos de fuerza. El riesgo de prdida por falta de
operacin era cercano al milln de dlares. En el rastreo de los equipos que hizo el equipo de
mantenimiento usando Ellipse, entre los ms de 100.000 equipos de Ecopetrol, se encontr
que haba 4 mquinas de esta capacidad y caractersticas, tres de ellas en Cartagena
operando en el mismo sistema de las cuales una era la que acababa de sufrir el dao, una
estaba daada y en proceso de ser reparada y la otra se encontraba con riesgo de dao en el
corto plazo, por lo cual estaba programada para mantenimiento. La cuarta se encontraba
operando en la refinera de Barrancabermeja.
Aunque mover la mquina de Barrancabermeja a Cartagena, no era tarea sencilla era la mejor
decisin que poda tomar el equipo humano de mantenimiento y gerencial, el cual pudo
analizar rpidamente cmo resolver la situacin minimizando el riesgo de impacto econmico
y de productividad que implicaba. La contingencia funcion afectando de forma mnima a los
dos negocios.
Si la compaa no tuviera un control estricto de sus equipos, si no supiera en cual estado estn
sus equipos de backup, ni tuviese un perfecto control de tiempos de la duracin de un
mantenimiento, del traslado, reemplazo y puesta en marcha de un equipo, del personal
necesario para efectuar la operacin y en general de todas las actividades ligadas a la
superacin de una contingencia, a la empresa, y por ende al pas, le hubiese sido muy costosa
esta situacin. Situaciones como sta aceleran el retorno de la inversin en un proyecto
tecnolgico como la implementacin de Mincom Ellipse.
De acuerdo con Daniel Ortiz Plata, actual Lder Inventarios y Bodegas,
anteriormente administrador funcional del sistema Ellipse por cinco aos y usuario de
soluciones Mincom desde 1995, la misin de mantenimiento es entregar la mayor
disponibilidad al costo ptimo para el negocio segn la necesidad operacional; por esta razn,
la ptima administracin de sus recursos es importante para la compaa, pues permite
asegurar la continuidad, protegerse contra posibles riesgos o incertidumbres. El tener una
informacin oportuna permite minimizar errores y optimizar el tiempo.

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CASO Ecopetrol - Mincom

Imagen cortesa de Ecopetrol

El ejecutivo indica que no es suficiente con
entregar disponibilidad, pues se requiere
entregarla basados en una adecuada
confiabilidad, esto es, minimizar que un
equipo falle en un tiempo determinado. La
confiabilidad debe ser inherente a la
disponibilidad
Tambin explica que si mantenimiento falla
adems de generar problemas econmicos
para la empresa al detener la operacin,
puede causar daos al medio ambiente e
incluso poner en riesgo la salud y la vida de
sus funcionarios pues si un equipo falla puede
causar lesiones o problemas ms graves en
sus operarios. Por esto la empresa trabaja
todos los das en minimizar los riesgos, para
lo cual hace un cuidadoso anlisis de los
mismos en cada negocio dada la diferencia
en sus operaciones, en exigencias de
mantenimiento y en rentabilidad.
El rea de mantenimiento debe analizar las
consecuencias de las fallas y compararlas
con su probabilidad de ocurrencia. De esta
manera determina sus prioridades
Segn este ingeniero mecnico que conoce

muy bien la solucin de Mincom, los

sistemas de informacin deben verse
como una planta ms de la compaa. Es
la Planta Procesadora de Datos para que
el negocio obtenga utilidad de la
informacin.
Esa planta necesita
ingeniera de proceso para convertir datos
en informacin y generar conocimiento en
sus usuarios; requiere mantenimiento
constante, actualizacin de sus operarios
y mejora continua.
Refuerza la anterior expresin indicando
que Un sistema de informacin de
mantenimiento es un proyecto vivo, que
exige conocimiento y soporte constante,
no puede simplemente adquirirse y ya.
Aunque hay usuarios inquietos que
exploran y llegan a conocer la herramienta
muy bien, la capacitacin especializada y
continua es indispensable para ser an
ms productivos y reducir el tiempo de
retorno de la inversin. La empresa est
hoy en el proceso de actualizar la versin
del sistema y gracias a las lecciones
aprendidas, garantizar la capacitacin y el
soporte necesarios para el ptimo
aprovechamiento de esta herramienta.

Beneficios
Gracias a la adecuada administracin del
Mantenimiento y del Inventario y
Bodegas se logr reducir el Costo Total
de Mantenimiento que se traa antes de la
implementacin de la herramienta y se
mejoraron la productividad de la
compaa y el servicio del rea.
Para el ingeniero Ortiz Ellipse es un
habilitador de la productividad en
Ecopetrol. El sistema permite optimizar
la relacin de mantenimiento preventivo y
correctivo indispensable para minimizar
el impacto del riesgo y administrar la
continuidad del negocio.
A travs de Ellipse se administran y
controlan los recursos humanos y los
materiales de mantenimiento, pues en el
sistema se cargan rdenes de trabajo
que permiten la adecuada planeacin,
programacin, ejecucin y seguimiento.

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Se optimiza la distribucin de personal y

el flujo de rdenes de trabajo. Esto
redunda en productividad empresarial.
Ortiz es claro en indicar que con el uso de
herramientas tecnolgicas para la
administracin de mantenimiento se
aumenta la oportunidad de la
informacin, se minimizan los errores y
todos los usuarios del sistema tienen la
misma informacin en tiempo real.
El ahorro de dinero ante los costosos
riesgos inherentes a la operacin
petrolera es uno de los grandes
beneficios de tener un sistema de
informacin confiable para administrar y
controlar con certeza las
aproximadamente 2000 tareas
semanales de mantenimiento.

Ficha Tcnica:
Mincom Ellipse es una solucin de
Planificacin de Recursos para
Empresas - ERP -especialmente
orientada a empresas intensivas en
activos y por ende en capital.
Su mdulo de Administracin de
Materiales habilita a las organizaciones a
efectuar balances de inventarios
mientras se satisfacen las necesidades
operacionales.
Estrechamente
integrada con las poderosas funciones
administrativas de otros mdulos como
mantenimiento y finanzas (e incluso con
Recursos Humanos, aunque no es el
caso de Ecopetrol), provee un
mecanismo para el control de los niveles
de inventario, administracin eficiente de
las existencias mantenidas,
administracin de los abastecedores y la
lnea de flujo de los procesos de
adquisicin, incluyendo la obtencin de
los tems necesarios y negociaciones de
los arreglos contractuales.
El mdulo ofrece una plataforma de
parmetros definibles por los usuarios
para que establezcan y mantengan
polticas de inventario, polticas legales,
automaticen la reposicin de materiales,
y aseguren la administracin de bodegas
y proveedores.

Algunas de sus caractersticas de la

nueva versin del sistema incluyen:
Amplia y metdica identificacin y
descripcin de tems individuales de
materiales, los cuales ahorran tiempo a los
usuarios y esfuerzo cuando estn
identificando necesidades.
Mtodos flexibles para administracin de
tems mantenidos dentro del inventario,
incluyendo administracin de los tems
para ser pedidos cuando se necesitan o
mantenidos como existencia en
consignacin. Esto tambin incluye
administracin de los items en existencia
por lotes, vida en estantera, nmero de
equipo, o nmero de serie donde sea
apropiado. Todo esto contribuye a una
administracin de inventario ms eficiente
y con mayor efectividad de costos.
Contabilidad y control de todos los tems
mantenidos como inventario, incluyendo
provisiones de mltiples bodegas y
mltiples ubicaciones para cada tem en
existencia, para asegurar una satisfaccin
por servicio ms eficiente y con efectividad
de costos .
Identificacin de las partes necesitadas
para un trabajo particular de mantenimiento
o para el acondicionamiento de una pieza
particular de equipo, como la base para
solicitudes posteriores y procesos de
control de inventario.
Proceso amigable para la solicitud de
tems en existencia, mercaderas y
servicios para apoyar el desarrollo de estas
actividades cuando sea deseado por la
organizacin
Mecanismo para colocar lmites sobre la
actividad de requisicin en trminos de
cantidad solicitada, cantidad mxima de un
tem solicitado dentro del perodo
especificado o mximo valor del tem
solicitado dentro de un perodo especifico
Amplias facilidades para administracin
de proveedores e informacin a clientes,
incluyendo seguimiento estadstico.
Ordenamiento de rdenes catalogadas o
de cobro directo (mercaderas y servicios)
con un mnimo de intervencin de personal
administrativo.

Negociacin y administracin de
acuerdos en avance para compra de
bienes y servicios con el objeto de
ahorrar tiempo y dinero, y asegurar que el
desempeo de los proveedores est en
acuerdo con los niveles de servicio
Costeo de los materiales y provisin de
servicio a las rdenes trabajo, equipos y
proyectos como sea apropiado para
proveer visibilidad e informes como sea
requerido
Administracin de los recibos de bienes
en ubicaciones distintas al destino final y
despacho y transporte de los bienes a la
destinacin final
Archivo y control de sobre
abastecimiento, bajo abastecimiento y
daos en ambos casos sobre recepcin
de rdenes de compra o sobre
inspeccin de los items de existencias,
de acuerdo con provisiones para el
retorno de las mercaderas a los
proveedores cuando sea necesario.
Visibilidad de los tems mientras estn
en inventario y distribucin posterior,
incluyendo una historia completa de los
movimientos de los tems seleccionados.
Integracin con el proceso de las
cuentas por pagar y por recibir para
asegurar que siempre sean pagados los
montos correctos.
Administracin de reparaciones
tomadas por los proveedores para los
tems catalogados o los no catalogados.
Actividades de apoyo asociadas con
programas de reduccin de existencias
con el objeto de reducir los pasivos de
inventario dentro de la organizacin.
Junto con un sistema de ayuda para
toma de decisiones basado en PC para
el clculo de los niveles ptimos de
mantenciones en inventario, Mincom
Ellipse puede mejorar los niveles de
servicios y reducir los niveles de
mantenimiento en inventario y costos de
inventario a travs de la aplicacin de
tcnicas de administracin de Materiales
avanzadas.

Este caso pertenece al libro Estrategia, Tecnologa y Negocios - Casos de xito - Productividad al 100% de Channel Planet Inc.

CASO Ecopetrol - Mincom

Este caso pertenece al libro Estrategia, Tecnologa y Negocios - Casos de xito - Productividad al 100% de Channel Planet Inc.

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El Mdulo de Administracin de Mantenimiento de Mincom

Ellipse permite administrar el ciclo de vida completo de los activos
desde las necesidades de identificacin, la compra, la
administracin de activos durante su vida operacional hasta su
dada de baja; as como la administracin de trabajo y operacin y
medicin de desempeo.

El mdulo de Administracin Financiera de Mincom Ellipse

suministra una extensa e inmediata informacin acerca de los
resultados financieros de las actividades comerciales de la empresa.
Provee a los clientes de herramientas especficas de la industria para
aislar y analizar reas de problemas rpidamente e implementar accin
correctiva.

Este mdulo tambin provee la habilidad de modelar y ejecutar su

estrategia de mantenimiento preferida, incluyendo Mantenimiento
Centrado en Confiabilidad (RCM), basada en la condicin, y
estrategias de mantenimiento preventivo. El sistema apoya la
optimizacin de los costos:

Las caractersticas adicionales incluyen:

Reduciendo el costo del ciclo de vida del activo.

Mejorando la utilizacin de recursos mediante la posesin de las
habilidades correctas, los repuestos correctos, en los lugares
correctos, en el tiempo correcto.
Incrementando la productividad de planta y equipos.
Administrando tareas complejas de mantenimiento que incluyen
detenciones de la planta y salidas a terreno.
Caractersticas adicionales incluyen:
Asignacin y archivo de equipos nicos y nmeros de planta

Funcionalidad financiera completamente integrada incluyendo un

extenso y flexible cuadro de las facilidades contables.
Amplios informes y herramientas analticas para informacin
financiera.
Captura puntual de informacin (otros flujos generan
automticamente las transacciones financieras solicitadas)
Funciones contables de pagos estrechamente integradas con
componentes de adquisiciones y recepcin de Mincom Ellipse para
asegurar el correcto procesamiento de pago.
Funciones de recepcin contable estrechamente integradas con el
componente de clientes de Mincom Ellipse para asegurar el
procesamiento correcto de reclamos.
Amplio costeo de proyectos, funcionalidad de control y presentacin
de informes.

Trabajos estndares
para proveer plantillas de tareas
recurrentes.
Programas de tiempo de mantenimiento (preventivos),
incluyendo detenciones de equipos mayores.

Amplias facilidades de categorizacin de costos

Validacin en tiempo real.

Mantenimiento fuera de programa para reparar las siguientes

fallas de equipos.

Administracin de los costos de mano de obra contra las rdenes de

trabajo, proyectos, equipos, etc.

Estadsticas de archivos de operacin y produccin para asistir a

la automatizacin de los programas de tiempo de mantenimiento.

Apoyo a la informacin desde otras funciones fcilmente visualizada

dentro del General Ledger en lnea y del informe estadstico.

Monitoreo de las condiciones configurables de los equipos y

componentes reparados para estimar tiempo de vida y proveer
alertas con anticipacin a la falla.

Poderosos procesos de reasignacin de costos para el informe de fin

de mes.

Anlisis de la historia del equipo y costos.

Habilidad para integrar informacin operacional /estadsticas con la

funcionalidad del General Ledger.

Planificacin de recursos y programacin, para asegurar que los

recursos apropiados y conjuntos de habilidades se encuentran
disponibles para desarrollar las tareas.

Apoyo para presupuesto monetario mltiple, obtencin de capital y

anlisis estadstico.

El Sistema de Soporte de Mantenimiento Estratgica provee la

plataforma para la administracin de los resultados de los
programas y herramientas de anlisis RMC.

Poderosa funcionalidad en administracin de contacto que apoya la

administracin de trabajos, servicios y contratos de abastecimiento.

Todos los mdulos estn perfectamente integrados entre s y con

mdulos adicionales optimizando las labores de mantenimiento y
Administracin de Trabajos de Construccin incluyendo
administracin de materiales, impactando positivamente la
Solicitudes de Trabajo, Unidades Compatibles, Estimaciones,
productividad de la empresa y apoyando la continuidad de la operacin.
Paquetes de Trabajo y Administracin de Trabajo.
Identificacin y Fuentes de Recursos requeridos para trabajos
personas, equipos, y materiales.
Ayuda para las fuerzas mviles de trabajo incluyendo Despacho
de Trabajo.

CONTACTO:
Fernando Lee
Gerente General
Mincom International Ltda.
Fernando.Lee@mincom.com
PBX: (57) 5 3686645
Cel. (57) 310 361 2848
Carrera 54 No.68 - 196 Of. 302 Edificio Prado Office Center
Barranquilla, Atlntico
Colombia.

www.mincom.com
www.spanish.mincom.com/products/ellipse/default.asp