Procesos Creacion Empresas Helisa GW - Enfasis Manejo de Inventarios

WILSON MARQUEZ
Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano
PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA

1. Clic derecho sobre una empresa ya creada
2. Oprimir la tecla INSERT o INS
3. Llenar la hoja de vida para la nueva empresa; teniendo mucho cuidado en los 3
siguientes campos, pues una vez creada la empresa no los dejara cambiar por el usuario:
CODIGO (numero asignado a la empresa en la tabla de cupos disponibles)
PERIODO INICIAL, se debe crear un mes antes del inicio de movimiento de la
empresa.
NOMBRE, nombre del responsable ante la DIAN de la empresa, ya sea persona
jurdica o persona natural; aqu no va el nombre comercial de la empresa, para
eso esta el campo llamado LOCAL
Los campos (cajones en blanco) tienen un nombre al lado izquierdo del mismo;
aquellos que estn en negrilla son de carcter obligatorio llenarlos, los dems es a
opcin del usuario tener actualizadas sus diferentes tablas.
Cuando se est creando la empresa no debemos llegar al logo porque se daa la base
de datos del software contable.
4. DEFINIR ESTRUCTURA PLAN DE CUENTAS
Parmetros
Particulares
Contabilidad
Estructura del cdigo contable
5. CREACION PLAN DE CUENTAS,
Administrador
Contabilidad General
Cartilla de cuentas
Aqu aparece un mensaje donde nos informa que podemos copiar el plan de cuentas
de otra empresa, as sea la primera empresa que estoy creando debo decirle que SI
y entonces aparece un cuadro con los diferentes planes de cuenta disponibles: Salud,
comercial, gubernamental, etc.
Doy doble clic sobre el plan de cuentas que se acomoda a nuestra empresa, a
continuacin aparecen todo el PUC, ante lo cual oprimo nuevamente clic derecho y
tomo la opcin MARCAR TODO, se coloca sombreado todo el plan de cuentas y
luego nuevamente clic derecho y tomo ahora la opcin de COPIAR SELECCIN
Ahora debo hacer la PRIMERA TAREA la cual consiste en depurar el plan de
cuentas:
Eliminar con clic derecho las cuentas que no corresponden a la actividad
propia de la empresa;
Modificar los nombres de las cuentas a criterio de la empresa;
Crear los cdigos contables que sean utilizados por la empresa y no existan
en el plan de cuentas ejemplo: un cdigo contable por cada tarifa de
impuesto (IVA, retencin en la fuente, reteiva, reteica, etc.)
Calle 7 N 59 - 40 Santa Ines del Reposo Telfono 6770105 Fax 6492488 Celular 315 8227985 Bucaramanga
WILSON MARQUEZ
6. LIGAR CUENTAS CON TERCEROS Esto se hace con el fin de activar todos los
informes en el modulo de IMPUESTOS Y TERCEROS, pues si las transacciones no
tienen un responsable, obviamente no se expedirn los diferentes informes de terceros
con relacin a las cuentas.
Administrador
Contabilidad general
Cartilla de cuentas
Se le da clic derecho sobre cada uno de los cdigos de CLASE (1 Activo, 2 Pasivo, 3
Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Costos de ventas, etc.) y se toma la opcin de
TERCEROS, ante dicha accin aparecer un visto bueno frente a cada uno de los
cdigos contables.
7. CREACION DE USUARIOS Esto es para decidir quien esta autorizado a entrar al
programa y que actividades puede desarrollar en el mismo, el Administrador del
programa puede a voluntad por ejemplo dejar un usuario trabajando un solo documento
y sin consultar los dems mdulos.
Parmetros
Globales
Lista de usuarios
Aqu como en toda parte del software damos clic derecho para que nos muestre las
opciones que tenemos, entre esas Crear.
8. LISTA DE CONCEPTOS FRECUENTES Cuando estamos haciendo los diferentes
registros de documentos, hay conceptos que se repiten constantemente, por ejemplo:
Paga fras No.; Abono a fra. No.; pago primera quincena mes de; pago segunda quincena
mes de y etc. Para ahorrarnos ese tiempo de estar digitando cada vez la misma frase
utilizaremos esta herramienta. La cual se llama desde el documento en el campo
concepto oprimiendo la tecla CTRL y la techa asignada al concepto grabado, o si se
nos olvido cual tecla asignamos entonces oprimimos la tecla CTRL y la BARRA
ESPACIADORA ante lo cual aparecer un cuadro conteniendo todas los conceptos
frecuentes que haya creado. Los pasos para crearlos son:
Parmetros
Globales
Lista de conceptos frecuentes
9. CREACION DE B ANCOS Y SUCURSALES BANCARIAS En este software no hay
necesidad de crearle un cdigo contable a cada cuenta bancaria para poder saber su
movimiento en forma independiente y su saldo, pues contamos con el modulo de
BANCOS para que el funcione debemos crear el banco y la sucursal donde tenemos
nuestra cuenta bancaria. Se procede a crearlos de la siguiente manera:
Parmetros
Globales
Bancos y Sucursales
Clic derecho, crear.
10. CREACION DE CUENTAS BANCARIAS Despus de haber creado el banco y la
correspondiente sucursal bancaria, procedemos a ir al modulo de Bancos para crear cada
WILSON MARQUEZ
una de las diferentes cuentas bancarias corrientes y de ahorro que poseemos en los
diferentes bancos.
Administrador
Bancos
Cartilla de cuentas bancarias
Clic derecho, crear
11. CREACION DE FORMAS DE PAGO Aqu le indicamos al software cuales sern las
diferentes formas de pago que utilizare tanto para los deudores como para los
acreedores.
Parmetros
Globales
Formas de pago, clic derecho, crear
1. Negociable Esta forma de pago no tiene fecha sugerida, es para aquellos
clientes especiales que son ocasionales y llegan a un acuerdo especial
para pagar en periodos de pago no iguales, por ejemplo: abono a los tres
das, otro abono a los 4 das, etc.
2. Fija En esta forma de pago se pueden asignar desde el mismo documento
varias cuotas de pago con una periodicidad igual en das, por ejemplo: 3
cuotas de 10 das cada una. Se debe tener cuidado pues la fecha de la
primera cuota no se la asigna automticamente ya que aun no se sabe
como ser el negocio y cuando pagara la primera cuota, a los 15 das o a
los 7 das, por lo tanto el usuario debe indicarle al software cuando se
vencer la primera obligacin, de no hacerlo as, quedara mal registrado,
pues grabara que la primera cuota se vence el mismo da de generada la
deuda.
3. Da X Esta forma de pago es parecida a la negociable solo que divide
en numero de cuotas el valor de la deuda e igualmente se le debe indicar
cuando es el vencimiento de la primera cuota.
4. Esquemtica Esta forma es especial, pues aqu puedo indicarle que la
deuda se divida en cuotas y cada una de ellas se le puede indicar que se
cobre nicamente el primer lunes de cada semana, o el tercer mircoles
de cada quincena y as sucesivamente cualquier combinacin.
5. Normal Y por ultimo esta forma de pago, donde el usuario debe indicarle
en cuantas cuotas se divide, de cuantos das se conforma cada cuota y que
porcentaje de la deuda debe cancelar hasta que complete el 100% de la
deuda.
Cuando es por primera vez que se crea la empresa debemos eliminar estos tipos de formas de pago y
crearlos nuevamente.
12. REPRESENTANTE LEGAL, CONTADOR, REVISOR FISCAL: Aqu le digo al
software quienes son los funcionarios que deseo aparezcan para incluirlos en los
balances contables. A quienes tienen el modulo de Gestin de Ventas Aqu le indico
quienes van a ser mis vendedores para asignrselo a los clientes y poderles liquidar las
comisiones por ventas o cobros,
WILSON MARQUEZ
Parmetros
Particulares
Lista de funcionarios
Clic derecho, crear
13. CREACION DE TIPOS DE DOCUMENTOS A UTILIZAR Aqu creo los tipos de
documentos que voy a utilizar, ser sugiere para el mayor aprovechamiento de las
herramientas del software, que a cada transaccin comercial se le cree un tipo de
documento independiente, ejemplo:
FV
Factura de Venta
FC
Factura de Compra
FG
Factura de Gastos
CE
Comprobante de Egreso
RC
Recibo de Caja
NC
Nota Crdito
ND
Nota Debito
CA
Cancelacin Cuentas de Resultado
AJ
Ajustes por inflacin
Para crear cada tipo de documento se utilizan las iniciales del documento como se
indica en el ejemplo anterior.
Cuando se estn creando los tipos de documentos se le debe indicar a que
MODULO corresponde: Contabilidad, Gestin de Ventas, Gestin de Compras,
Inventarios, y a continuacin a que CLASE, es decir si estoy creando el RC recibo
de caja, debo indicarle que pertenece al modulo de Contabilidad y la clase es Recibo
de caja, as de sencillo.
14. CDIGOS CONTABLES ESPECIALES PARA LOS BALANCES GENERALES
Y EL DOCUMENTO AUTOMATICO DE CANCELACION DE CUENTAS DE
RESULTADO Es en esta tabla donde debo revisar que estn creados los cdigos
necesarios para estos procedimientos normales de la contabilidad, aunque el software le
avisara si alguna de estas cuentas no esta creada, pero para evitar esta incomodidad es
recomendable despus de depurar mi plan de cuentas revisar esta tabla y dejarla acorde
con nuestro PUC.
Parmetros
Particulares
Contabilidad
Cuentas de uso especifico
15. DEFINICION DEL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS Aunque la mayora
de contadores no utiliza esta opcin debido al poco manejo practico para acomodar los
subtotales y totales del informe, ya que no es como en EXCELL donde puedo incluir
formulas y maquillar al gusto la presentacin final del informe para presentarlo al
Gerente. De todas formas para quien quiera trabajarlo, debe tener en cuenta las
codificaciones: C (cuenta); T (totales), cada vez que utilice una de estas opciones debe
irlas numerando para poder tomarlas como celdas o campos referencias al sumarlas o
WILSON MARQUEZ
restarlas en el esquema del informe. Se pueden guiar por el esquema que viene con el
software.
Parmetros
Particulares
Contabilidad
Estado de resultados clasificado
16. DEFINICION TABLA DE AJUSTES INTEGRALES POR INFLACION Aunque a
partir del ao 2007 ya no se utilizara esta opcin, de todas formas se les indica como
funciona:
Parmetros
Particulares
Contabilidad
Ajustes integrales por inflacin
1. Concepto Aqu se coloca el nombre de la cuenta a la que se le va a
aplicar el ajuste por inflacin;
2. Rubro a ajustar Aqu se coloca el cdigo contable de donde se va a
tomar el valor para aplicarle el PAAG;
3. Debito Aqu el software colocara el valor resultante de aplicarle el PAAG
al rubro a ajustar;
4. Crdito Aqu el software colocara la respectiva contrapartida del ajuste
por inflacin
5. Excepciones Si dentro del cdigo contable que voy a aplicarle el ajuste
por inflacin, hay un rubro o cdigo que no deseo se le aplique el PAAG,
es aqu donde debo colocarlo.
17. CREACION TABLA DE IMPUESTOS Debo crear un cdigo contable por cada tarifa
de impuestos que maneje la empresa, as sea que solo se maneje una sola tarifa debe
crersele una subcuenta, esto para que cuando haya necesidad de crear una nueva tarifa,
el software nos deje crearle una subdivisin a la cuenta mayor. As mismo se deben crear
las tablas para los descuentos en ventas y compras, devoluciones en ventas y compras, y
los valores bases ( las diferentes cuentas de ingreso o ventas que voy a manejar para que
el programa sepa a que cifra se le deben liquidar los diferentes impuestos, descuentos y
devoluciones.)
Parmetros
Particulares
Terceros e impuestos
Impuestos, descuentos y valores
Clic derecho, crear
Se llenan los campos de acuerdo al impuesto, ejemplo:
Descripcin
IVA 16%
Tipo
IVA
Clase de tarifa
Porcentaje
Tarifa
16
Base
0
WILSON MARQUEZ
Redondear
Naturaleza
Cuenta debito ventas
Cuenta debito compras
Cuenta crdito ventas
Al peso
Crdito
24080202
24080201
24080101
24080102
Esto para cuando cada campo debito o crdito tiene un cdigo contable especial para
esa operacin, pues cuando es Retencin en la Fuente por ejemplo, seria de la
siguiente forma:
Descripcin
RteFte Compras 3.5%
Tipo
Retencin en la fuente
Clase de tarifa
Porcentaje
Tarifa
3.5
Base
566000
Redondear
Al peso
13551501
23654001
13551501
Cuenta crdito compras
23654001
Como podrn observar solo hay dos cdigos y no cuatro como en el caso del IVA,
pues en este caso se coloca en las casillas de ventas el mismo cdigo y lo mismo
sucede con el cdigo de compras como podrn apreciar en el ejemplo anterior.
Y si no hay un cdigo equivalente como seria por ejemplo la retencin en la fuente
de Honorarios cuando me los prestan pero yo no vendo esa clase de servicios,
entonces seria as:
Descripcin
RteFte Honorario 10%
Tipo
Retencin en la fuente
Clase de Tarifa
Porcentaje
Tarifa
10
Base
0
Redondear
Al peso
23652501
23652501
23652501
23652501
Como se podr observar en este ultimo caso, se coloca el mismo cdigo contable en
todos los cuatro campos.
WILSON MARQUEZ
As seria para crear la tabla de los DESCUENTOS en ventas y compras:

Descripcin
DESCUENTOS
Tipo
Valor Base (0%)
Clase de Tarifa
Tarifa
Base
0
Redondear
Al peso
530535
421040
530535
421040
As seria para crear la tabla de los VALORES BASE en ventas y compras:
Descripcin
VALOR BASE
Tipo
Valor Base (0%)
Clase de Tarifa
Tarifa
Base
0
Redondear
Al peso
417501
143501
413501
143501
En el caso del Valor base para que el programa sepa a que valor se le debe
aplicar los impuestos y cual es el que debe afectar el ingreso. Aqu mismo se
coloca cual cdigo afecta en caso de una devolucin en ventas y cuando es
una venta normal, pero en el caso de las compras, ambos campos afectar el
cdigo de inventario, pues cuando compro se carga al inventario y cuando
hay una devolucin se descarga del mismo.
18. CDIGOS CONTABLES ESPECIALES PARA LAS LIQUIDACIONES E
INFORMES DE IMPUESTOS Es en esta tabla donde debo indicarle como voy a
manejar los cdigos contables del IVA: lineal o grupal; los de reteiva, retefuente y los
cdigos contables con terceros a cancelar en cada ao para que no pase el saldo a los
nuevos aos.
Parmetros
Particulares
19. CONCEPTOS TRIBUTARIOS Aqu se parametrizan los informes anexos para las
declaraciones de renta, con sus respectivos topes mnimos de acuerdo a la
WILSON MARQUEZ
reglamentacin colombiana para determinar si un comerciante o empresa esta obligada a

declarar renta u otros requerimientos.
Parmetros
Particulares
Conceptos tributarios
1. Clic derecho, crear
2. Se escribe el nombre del concepto tributario
3. En el siguiente campo se digita el valor mnimo o tope segn el concepto
a crear y ENTER
4. Despus de creado el concepto se da clic derecho sobre el mismo y se
toma la opcin de LIGAR CUENTAS y se da ENTER sobre ella
5. Aparece en un cuadro al lado derecho el plan de cuentas, digito la cuenta
o cuentas que van ligadas a este concepto y nuevamente oprimiendo clic
derecho tomo la opcin de LIGAR u oprimo la tecla INSERT, si lo
hicimos en forma correcta este cuenta quedara sombreado y frente a el
aparecer el cdigo del concepto al cual quedo ligado.
Estos informes se elaboran por el Modulo de Terceros e Impuestos
20. DEFINICION DE FORMATOS PARA EL MODULO DE IMPUESTOS Y
TERCEROS El software viene con un formatos prediseados para que los informes del
respectivo modulo funcionen, lo nico que se debe hacer es entrar a este lugar y copiar
cada uno de los diferentes formatos que hay:
Certificados de Retencin en la Fuente
Certificado de Retencin de IVA
Detalle de Retencin de IVA
Certificado de ICA
Certificado de Ingresos y Retenciones
Carta de entrega Certificado de Retencin
Carta de entrega Certificado ICA
Carta de entrega Certificado IVA
Carta solicitud de certificado
Rtulos
Para llegar a copiarlos se debe ir a:
Parmetros
Particulares
Definicin de formatos
21. PARAMETRIZACION INFORME DE INGRESOS Y RETENCIONES As como
en la definicin de los conceptos tributarios, lo mismo sucede con este informe. Aqu
debe crear los diferentes conceptos a ser incluidos en este informe y luego se ligan a los
cdigos contables de donde tomara los valores para imprimir el correspondiente
certificado de ingreso para el empleado.
Parmetros
WILSON MARQUEZ
Particulares
Ingresos y retenciones
2. Se escribe el nombre del concepto, ejemplo SALARIOS y se oprime
ENTER
3. Se da clic derecho sobre el concepto creado y se toma la opcin LIGAR
CUENTAS
4. Aparece el plan de cuentas, se digita la o las cuentas de donde se tomara
la informacin para este concepto y se oprime la tecla INSERT sobre
cada una de ellas, las cuales quedaran sombreadas y con el cdigo del
concepto al frente de la cuenta. De esta forma ya queda listo para luego
sacar e imprimir el informe por el modulo de Terceros e Impuestos.
22. PARAMETRIZACION INFORME DE CONCEPTOS PARA DECLARACION
DE IVA As como en la definicin de los conceptos tributarios, lo mismo sucede con
este informe. Aqu debe crear los diferentes conceptos a ser incluidos en este informe y
luego se ligan a los cdigos contables de donde tomara los valores para imprimir el
correspondiente informe en el Modulo de Terceros e Impuestos.
Parmetros
Particulares
Conceptos para declaracin de IVA
2. Se escribe el nombre del concepto, ejemplo IVA EN VENTAS y se
oprime ENTER
CUENTAS
23. PARAMETRIZACION INFORME DE CONCEPTOS PARA DECLARACIN
DE RETENCION As como en la definicin de los conceptos tributarios, lo mismo
sucede con este informe. Aqu debe crear los diferentes conceptos a ser incluidos en este
informe y luego se ligan a los cdigos contables de donde tomara los valores para
imprimir el correspondiente informe en el Modulo de Terceros e Impuestos.
Parmetros
Particulares
Conceptos para declaracin de Retencin
2. Se escribe el nombre del concepto, ejemplo Retefuente Compras 3.5%
y se oprime ENTER
WILSON MARQUEZ

CUENTAS
24. DEFINIR ESTRUCTURA CENTROS DE COSTOS Al igual que antes de crear el
Plan de cuentas de la empresa, si voy a trabajar esta opcin debo decirle como va a ser
creada, cuantos niveles y cuantos dgitos por cada nivel
Parmetros
Particulares
Centros de Costos
25. LIGAR CUENTAS CON CENTROS DE COSTOS Ahora le decimos al software
cuales cdigos contables deben exigirme centro de costo para su posterior anlisis.
Administrador
Contabilidad general
Cartilla de cuentas
Selecciono a cuales cdigos contables deseo activarles el requerimiento de Centros
de costos, doy clic derecho y tomo la opcin de CENTROS DE COSTO.
26. DEFINICION CUENTAS DE TRATAMIENTO ESPECIAL: DEUDORES A la
empresa no solo le deben los CLIENTES, tambin hay otros conceptos como
deudores varios, deudores empleados, deudores socios, anticipos y avances a
trabajadores, etc. Por lo tanto debo indicarle al software a quienes adems de los clientes
debo llevarles el control de las deudas con sus respectivos estados de cuenta, fechas de
vencimiento e historial.
Parmetros
Particulares
Cuentas por cobrar
Conexiones y tipos de cartera
Clic derecho, crear
En el campo nombre coloco el nombre de la cuenta deudora
Y en el campo Conexiones digito el cdigo contable que va a tener ese
tratamiento especial con relacin a los dems cdigos contables del PUC
27. CUENTAS DE USO ESPECIFICO DEUDORAS Por defecto ya vienen los cdigos
contables que se utilizaran en caso de que se les liquide intereses por mora y solo
quedara verificar que los cdigos existan en el plan de cuentas y decirles si se les va a
liquidar IVA a los intereses.
Parmetros
Particulares
Cuentas por cobrar
WILSON MARQUEZ
28. DEFINICION DE FORMATOS INFORMES DE CUENTAS POR COBRAR El

software viene con un formatos prediseados para que los informes del respectivo
modulo funcionen, lo nico que se debe hacer es entrar a este lugar y copiar cada uno de
los diferentes formatos que hay:
Estados de cuenta
Circulares personalizadas
Rtulos
Estado de cuenta Edad 1
Parmetros
Particulares
Cuentas por cobrar
29. DEFINICION CUENTAS DE TRATAMIENTO ESPECIAL: ACREEDORES La
empresa no solo le debe a los PROVEEDORES, tambin hay otros conceptos como
obligaciones laborales, costos y gastos por pagar, acreedores varios, salarios por pagar,
aportes a salud, pensin, riesgos profesionales, etc. Por lo tanto debo indicarle al
software a quienes adems de los proveedores debo llevarles el control de las deudas
con sus respectivos estados de cuenta, fechas de vencimiento e historial.
Parmetros
Particulares
Cuentas por pagar
Conexiones y definicin de trminos
En el campo Conexiones digito los cdigos contables que van a tener ese
tratamiento especial con relacin a los dems cdigos contables del PUC
30. DEFINICION DE FORMATOS INFORMES DE CUENTAS POR PAGAR El
software viene con un formatos prediseados para que los informes del respectivo
modulo funcionen, lo nico que se debe hacer es entrar a este lugar y copiar cada uno de
los diferentes formatos que hay:
Estados de cuenta
Circulares personalizadas
Rtulos
Parmetros
Particulares
Cuentas por pagar
INVENTARIOS
WILSON MARQUEZ
31. CREACION DE LISTAS DE PRECIOS: Cuando manejo el modulo de inventarios,

es posible que un mismo articulo tenga varios precios de venta dependiendo a quien se
lo estoy vendiendo: Mayoristas, minoristas, publico en general, etc. En este caso debo
crear una lista de precios por cada uno de ellos e indicarle hasta que fecha esta vigente
esta lista de precios.
Parmetros
Particulares
Lista de precios
Clic derecho, crear
32. CREACION TIPOS DE UNIDAD DE INVENTARIO: De la mano de la persona
responsable del manejo del inventario, debe definirse como se va a manejar el
inventario:
Unidad
Metros
Kilos
Centimetros
Litros,
Etc.
33. CREACION VALORES BRUTOS o BASE, DESCUENTOS:
Aqu debemos
regresarnos al punto 17 de este manual,
CREACION TABLA DE IMPUESTOS Se deben crear las tablas para los
descuentos en ventas y compras, devoluciones en ventas y compras, y los valores
bases ( las diferentes cuentas de ingreso o ventas que voy a manejar para que el
programa sepa a que cifra se le deben liquidar los diferentes impuestos,
descuentos y devoluciones.)
Parmetros
Particulares
Impuestos, descuentos y valores
Clic derecho, crear
Se llenan los campos de acuerdo al CONCEPTO, ejemplo:
As seria para crear la tabla de los DESCUENTOS en ventas y compras:
Descripcin
DESCUENTOS
Tipo
Valor Base (0%)
Clase de Tarifa
Tarifa
Base
0
Redondear
Al peso
530535
421040
530535
WILSON MARQUEZ
421040
As seria para crear la tabla de los VALORES BASE en ventas y compras:

Descripcin
VALOR BASE
Tipo
Valor Base (0%)
Clase de Tarifa
Tarifa
Base
0
Redondear
Al peso
417501
143501
413501
143501
En el caso del Valor base para que el programa sepa a que valor se le debe
aplicar los impuestos y cual es el que debe afectar el ingreso. Aqu mismo se
coloca cual cdigo afecta en caso de una devolucin en ventas y cuando es
una venta normal, pero en el caso de las compras, ambos campos afectar el
cdigo de inventario, pues cuando compro se carga al inventario y cuando
hay una devolucin se descarga del mismo, ya que estamos manejando un
INVENTARIO PERMANENTE.
En el caso de que se manejen varios cdigos contables para ventas, por
ejemplo: uno para ventas gravadas, otro para ventas excluidas, otro para
ventas exentas, etc. Se debe crear un VALOR BASE por cada uno de estos
cdigos contables y de esta forma asignarlos en los correspondientes grupos
de inventario.
34. DEFINIR ESTRUCTURA CDIGO DEL GRUPO DE INVENTARIOS Al igual
que antes de crear el plan de cuentas y la estructura de centros de costos, debo tener
claro como voy a manejar mi inventario, as como la bodega donde guardo mis artculos,
los tengo clasificado por lneas o caractersticas similares en estantes o escaparates, as
mismo debo organizar dicha estructura incluso separndolos por si algn articulo se
vende con IVA o a veces EXENTO, en cuyo caso debo crear dos grupos de inventario,
uno gravado y otro exento, y en esos dos grupos debo crear el mismo articulo con
diferente cdigo para que el software sepa cuando debe liquidarle el IVA y cuando no.
Puedo trabajar hasta diez niveles, pero con el ejemplo siguiente podrn observar que no
es necesario llegar hasta tanto.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Estructura del cdigo del Grupo
1. Niveles 1
2
Se pueden crear 99 Grupos
WILSON MARQUEZ
2. Niveles 2
Se pueden crear 99 subgrupos

por cada uno de los 99 grupos del nivel 1
Y as sucesivamente al seguir activando niveles, como podrn observar no hay

necesidad de ampliar tanto la subdivisin
Ejemplo:
1
PASTILLAS GRAVADAS 16%
0101
Analgsicos 16%
0102
Reconstituyentes 16%
0103
Vitaminas 16%
2
PASTILLAS EXENTAS
0201
Analgsicos Exentas
0202
Reconstituyentes Exentos
0203
Vitaminas Exentas
3
UNGUENTOS o CREMAS 16%
0201
Analgsicos 16%
0202
Desinflamatorios 16%
35. GENERALIDADES INVENTARIOS:
METODO DE CONEXIN A
CONTABILIDAD Aqu se le indica al software como deseo manejar mi inventario, hay
tres opciones:
En Lnea Requiere un estricto control del inventario, disciplina en el orden
cronolgico de entrada y salida de mercancas y no permite el manejo de saldos
negativos. No permite modificaciones o eliminacin de las ventas, compras o
devoluciones.
Por lotes Las transacciones se manejaran por documentos y se contabilizan de
igual forma. El hecho de ser un traslado por lotes tiene la facilidad de corregir
costos mal calculados y se permite administrar costos negativos. ES EL
RECOMENDADO.
No conectar El programa da la facilidad de imprimir el asiento contable para
que sea posteriormente digitado en contabilidad. En otras palabras no esta ligado
el modulo de Inventarios a la contabilidad.
36. GENERALIDADES INVENTARIOS: POR LOTES
Si escogi el mtodo de conexin por lotes, se activa la forma como quiero que el
programa envie dicha informacin a contabilidad:
1. Globales: Se enviaran todas las facturas de ventas, devoluciones en
ventas, etc en un nico movimiento como si fuera la interfaz contable:
dos renglones, uno para la 14 inventario y otro para el costo 61, pero no
se sabra que nmeros de documentos ni tipo de documentos movieron las
ventas.
2. Grupo: En esta opcin nos mostrara el mismo movimiento unificado
que la anterior opcin, con la diferencia que nos separa dicha
WILSON MARQUEZ
informacin por cada uno de los grupos de inventario que movio las
ventas.
3. Articulo: Aqu nos enviara a contabilidad un documento con dos lneas
(costo de ventas e inventario) por cada articulo vendido en el periodo
seleccionado para enviar los costos del inventario a la contabilidad,
(normalmente un mes). Una opcin poco recomendada, sobre todo en las
empresas que venden muchos artculos, seria un documento demasiado
extenso y difcil de manipular contablemente.
4. Documento: La opcin recomendada a manejar, ya que nos permite
hacer una auditoria por cada documento y de ser necesario hacer alguna
modificacin, es mas fcil eliminar una sola factura de venta y volverla a
digitar, que eliminar todo el movimiento del mes para hacer una
correccin.
5. Tipo de documento: Aqu nuevamente esta agrupando el movimiento de
ventas pero esta vez por tipo, es decir un resumen por facturas de venta,
otro resumen por devoluciones en ventas, etc.
37. GENERALIDADES INVENTARIOS: CAPTURA DE CENTROS DE COSTO
Por lnea: cada vez que facture un articulo o un servicio dentro de una factura,
me exigir un centro de costo, especial para aquellas empresas que manejan
procesos de fabricacin o de proyectos de ingeniera y que dentro de la misma
factura se manejan varios procesos.
Por documento: En esencia es el mismo concepto anterior, pero con una
diferencia, la empresa esta organizada de tal forma que maneja dichos procesos
de fabricacin o proyectos de ingeniera por separado, documentos de ventas o
devoluciones por procesos sin mezclarlos en ningn momento.
Ninguno: Cuando no se van a manejar centros de costos en facturacin de
ventas.
38. LISTA DE CUENTAS A UTILIZAR EN INVENTARIOS Cuando trabajo el modulo
de inventarios el software no me va a preguntar que cdigo contable voy a afectar con la
operacin, sino que articulo voy a comprar, vender o devolver segn sea el caso. Es por
eso que necesitamos asignarle a las diferentes transacciones de inventario los cdigos
contables que va a afectar cuando traslade los costos de inventario a contabilidad.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Lista de cuentas a utilizar
Aqu deben crearse las cuentas de:
Inventario
14
Costo de ventas
61
Cuenta puente
75
Debo tener bien claro el concepto de contabilidad: Partida doble o sumas
iguales. Cual cdigo contable va a ser debitado y cual va a ser acreditado. Y si
uno de estos documentos carga un saldo, cual documento lo descarga, visualizo
el caso:
WILSON MARQUEZ
EB Entrada a Bodega
14
75
SB Salida de Bodega
75
14
De esta forma cuando le de la entrada carga el inventario y la contrapartida
seria la cuenta puente en compras. Y cuando de la salida de bodega
descargara el inventario y la contrapartida seria la cuenta puente para
equilibrar el proceso.
Si no le pongo la lgica a los procesos que realizo, no voy a entender los
informes y empezare a decir que el software no funciona. Un ejemplo de cmo
seria incorrecta la misma operacin seria la siguiente:
EB Entrada a Bodega
14
75
SB Salida de Bodega
61
14
En este caso con la entrada a bodega estara cargando el inventario y la
contrapartida seria la cuenta puente en compras.
Y con la salida de bodega estara descargando el inventario y la contrapartida
seria COSTO DE VENTAS.
Como podr observarse, aparentemente estara bien, pues esta moviendo el
costo de ventas al salir la mercanca, pero y si no la estoy vendiendo? Pues
de venderlo lo hara con una factura de venta y no con una salida de bodega
Y adems estara dejando un saldo pendiente en la cuenta puente de compras.
39. CREACION CARTILLA DE GRUPOS DE INVENTARIO Es aqu donde creamos
la estructura u organigrama de mi inventario.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Cartilla de grupos
Y aqu de acuerdo a la estructura que le defin a cada nivel empiezo a crear los
diferentes grupos y sus subgrupos segn el ejemplo en esta cartilla:
Ejemplo:
1
PASTILLAS GRAVADAS 16%
0101
Analgsicos 16%
0102
Reconstituyentes 16%
0103
Vitaminas 16%
2
PASTILLAS EXENTAS
0201
Analgsicos Exentas
0202
Reconstituyentes Exentos
0203
Vitaminas Exentas
3
UNGUENTOS o CREMAS 16%
0201
Analgsicos 16%
0202
Desinflamatorios 16%
Donde 01 Pastillas Gravadas 16% , 02 Pastillas Exentas y 03 Ungentos o cremas
16% serian los grupos
Y 0101 analgsicos 16%, 0102 reconstituyentes 16%, 0103 vitaminas 16%, 0201
analgsicos Exentas, 0202 Reconstituyentes Exentos, etc, serian los subgrupos o
divisiones del inventario.
WILSON MARQUEZ
Hay que aclarar que estos no son los artculos a facturar.

Estos serian: Aspirina, desenfriol, rodaxan, canesten, etc.
Al crear cada grupo y despus de asignarles el cdigo como el ejemplo anterior y
darle su nombre, aparecen una serie de pestaas las cuales debemos revisar una a
una para indicarle lo que deseamos que haga ese grupo en particular
Caractersticas Ac le puedo colocar que clase de informacin del producto en
particular deseo visualizar cuando este facturando, por ejemplo: color, tamao,
referencia, proveedor, etc.
Informacin Adicional
1. Tipo: puede ser facturacin o de consumo
2. Negativos: si voy a facturar sin existencias
3. Nivel del grupo: el mismo software lo asigna
4. Impuesto al consumo: para quienes venden bebidas
5. IVA: Se le indica si los artculos que van a pertenecer a este grupo se les
va a liquidar el impuesto y que tarifa, o si es exento no se le asigna nada.
6. Decimales en unidad: Su nombre lo indica, es para ver cuantos
decimales voy a manejar en los artculos.
Contabilidad
1. Aqu aparecen todos los documentos que corresponden al modulo de
inventarios.
2. Y al frente de cada uno de ellos aparecen las columnas Cta. Debito y
Cta. Crdito
3. En la parte inferior de la pantalla el software le esta indicando cual
cdigo debe asignar, solo es buscarlo dando clic en el botn con los tres
puntos para que le muestre cuales son las cuentas de donde debe
seleccionar la indicada.
4. Debemos analizar para que los documentos cuando carguen una cuenta,
haya otro documento equivalente para que descargue dicha cuenta.
(Mirar el ejemplo que se hizo con los documentos entradas y salidas de
bodega)
Impuestos En esta pestaa aparecen los documentos de Gestin de Ventas y
Gestin de Compras, y a cada uno de ellos debo asignarles un cdigo contable a
los rubros que se van a manejar y sus respectivos impuestos, los cuales salen de
la tabla que creamos en Parmetros / Particulares / Terceros e impuestos /
Impuestos, descuentos y valores. De tal forma que si no encuentro alguno de los
que necesito para asignar en esta pestaa, ya se donde debo ir a terminar de
crearlos. Esto debe hacerse en cada uno de los grupos que aqu sean creados.
40. CREACION CARTILLA DE BODEGAS Es aqu donde creo la bodega de mis
inventarios, o bodegas si manejo mas de una.
Parmetros
Particulares
WILSON MARQUEZ
Inventarios
Cartilla de Bodegas
Clic derecho, crear
1. Nombre: nombre de la bodega
2. Ubicacin: cuando manejo varias bodegas, necesito la direccin donde
esta ubicada cada una de mis bodegas
3. Negativos: ac le indico si voy a manejar existencias negativas en esta
bodega, es decir, que si puedo facturar una venta aunque no tenga
existencias de inventario.
4. Responsable: quien es la persona que responde por cada una de mis
bodegas ubicadas en las diferentes direcciones
5. Usuarios: esta pestaa aparece cuando son varias las personas que
manejan el software y por lo tanto debo indicarles si pueden o no trabajar
las diferentes opciones o mens del programa.
41. CREACION CARTILLAS DE FAMILIAS DE INVENTARIO Esta es una
herramienta para cuando quiero analizar mi inventario segn el proveedor o la lnea del
producto, por ejemplo seria la familia de BAYER, el cual vende productos como:
insecticidas, detergentes, aromatizantes, etc. O el caso de FAMILIA, quien tiene
productos como: papel higinico, servilletas, paales, toallas, etc.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Cartilla de Familias
Clic derecho, crear
42. CARGA FABRIL para el modulo de Ensamble de Productos Es aqu donde creo los
diferentes cargos para las formulas del modulo de ensamble de productos.
Parmetros
Particulares
Inventarios
Carga Fabril
Clic derecho, crear
1. Cdigo: el software lo asigna
2. Nombre: el nombre del cargo del empleado
3. Cuenta rubro: debo seleccionar una de las cuentas creadas en LISTA
DE CUENTAS A UTILIZAR en este mismo modulo de inventarios. Si
no existe debemos ir a crearla: Parmetros / Particulares / Inventarios /
Lista de cuentas a utilizar
4. Naturaleza: aqu selecciono se es neto o porcentual el valor a asignarle.
5. Operacin: Y es aqu donde le digo que se va a hacer con ese valor, si
se suma o se resta.
43. Definicion de formatos de Inventario
Aqu el usuario puede crear si desea los rtulos para cada referencia de artculos
de inventario.
WILSON MARQUEZ
44. CREACION ARTICULOS: Una vez lista la parametrizacin, el siguiente paso es

crear la cartilla de artculos para utilizar en la facturacin de compras y ventas.
Administracin de Inventarios
Cartilla de Artculos
Crear artculos
Una vez entro aqu, si es la primera vez, en forma inmediata me pedir que cree un
articulo, de lo contrario, daremos clic derecho y tomaremos la opcin de crear.
GRUPO: Desplegaremos este campo y escogeremos a cual de los grupos de
inventario que cree pertenece dicho articulo.
ARTICULO
1. Cdigo: Aqu se coloca el numero del consecutivo de la lista de artculos
que iremos creando, 1,2,3,4,5, etc
2. Nombre del Articulo:
Aqu escribiremos el nombre con el que
identificaremos este articulo, el cual ser el que aparecer en la factura
correspondiente.
3. Referencia:
Escribiremos la codificacin o referencia del articulo,
algunos le asignan el mismo cdigo de barras cuando lo tiene, ES UN
CAMPO OBLIGATORIO, de no tenerlo el articulo DEBE SER
CREADO POR EL USUARIO y ASIGNADO A LOS QUE NO LO
TENGAN.
4. Articulo Facturable: El programa nos permite no solo controlar el
movimiento de los artculos que vendo, sino tambin me permite
controlar los que uso para consumo: lpices, lapiceros, hojas, escobas,
traperos, etc.
5. Articulo Pesable: Cuando lo compra un supermercado y utiliza una
bascula para la carne, los vegetales, las frutas y se venden por peso.
6. Clase de Medida:
o rea
o Longitud
o Peso
o Unidad
o Volumen
o Etc.
7. Unidad:
o Centmetros,
o Metros,
o Gramos
o Litros
o Sacos
o Etc.
8. Familia: Para cuando el usuario o empresa quiere llevar un control
adicional al inventario adems de los grupos de inventario.
WILSON MARQUEZ
9. Caracterstica de familia: Alguna informacin adicional que diferencie

a las familias.
DESCRIPCION ARTICULO
1. Nombre largo: Para aquellos artculos como los medicamentos que
tienen un nombre cientfico extralargo y diferente al que por el cual
normalmente lo conoce el cliente.
2. Cdigo de Barras: Para aquellos artculos que lo posean, se da un clic
en este campo y luego se le pasa la pistola lectora del cdigo de barras al
articulo para que aparezca el numero que lo identifica aqu y se pueda
usar al comprar o vender.
3. Descripcin del artculo: En el caso de los medicamentos o partes del
servicio automotriz, que hay artculos similares en nombre y se pueden
usar para varias enfermedades o marcas de vehculos segn sea el caso.
IMPUESTOS
1. Tarifa de I.V.A. Si esta gravado el articulo, aqu se coloca la tarifa
correspondiente tomada de la tabla de Terceros e Impuestos
2. Tarifa de Impuesto al Consumo: Para aquellos artculos de cigarrillos y
licores.
LISTA DE PRECIOS
1. Precio base:
o Fijo: Esta opcin es para cuando se utilizan la proyeccin de las
listas de precios generadas por el programa, en este caso es el
usuario el que define cual es el valor o precio base al cual se le
debe agregar el porcentaje de utilidad. ESTO DEBE SER
DEFINIDO O EXPLICADO POR EL CONTADOR DE LA
EMPRESA, ya que le compete a el la orientacin y proyeccin de
la empresa.
o Ultimo costo: Cuando la empresa opta por usar el ultimo valor
por el cual se compro el articulo, para luego incrementarle el
porcentaje de Utilidad, en este caso no se esta teniendo en cuenta
los gastos operacionales de la empresa. Este tema debe ser
explicado por el CONTADOR de la empresa quien es el que se
encarga de asesorar al empresario.
o Costo Promedio: Cuando la empresa opta por tomar el costo
promedio de los artculos para luego aplicarle el porcentaje de
utilidad.
2. Nombre de Lista: Aqu aparecern las listas de precios creadas por el
usuario.
3. Listas de precios:
o Precio Fijo: Aqu se colocara el Valor Base al cual se le aplicara
el porcentaje de incremento o rentabilidad
o Porcentaje al precio: El porcentaje en que se incrementara el
valor base para venta
WILSON MARQUEZ
o Margen de negociacin:
El porcentaje de control para no
exceder el calculo del precio de venta. Si vale 1.000 pesos el cien
por ciento seria que no se podra vender en ms de 2.000 pesos.
Es un campo obligatorio, Normalmente se le coloca 100.000 en
porcentaje para que el usuario tenga la libertad en calcular el
precio de venta.
o Redondeo: Para que el usuario escoja si va a manejar centavos, o
aproximar al peso, o a la decena, centena o miles el precio de
venta.
4. Simulacin de precios de venta:
o Aqu el programa le mostrara el resultado de la parametrizacin
anterior, liquidndole el IVA si es gravado, mostrando el valor
resultante del porcentaje de utilidad, de impuesto al consumo de
haber sido asignado y el total de cuanto seria el precio de venta,
para que el usuario haga los ajustes necesarios hasta encontrar el
valor que desea en la venta del producto. Es aqu donde se refleja
la diferencia de la parametrizacin de la lista de precios:
Incremento:
Tomara el precio base y le sumara el
porcentaje de incremento, Ejemplo:
Precio Base
1,000,000.00
Incremento 40%
400,000.00
Precio de Venta
1,400,000.00
Rentabilidad: Tomara el precio base y lo multiplicara
por el 100% de si mismo, luego tomara el 100% del
precio base y le restara el porcentaje de rentabilidad,
luego tomara el resultado de la primera formula y la
dividir por el resultado de la segunda formula para
darnos el precio de venta. Ejemplo:
Precio Base
1,000,000.00
Rentabilidad 40%
400,000.00
Porcentaje 100%
1,000,000.00
Precio Base
1,000,000.00
Por el 100%
1,000,000.00
Sub Total
1,000,000,000,000.00
100% Precio Base

1,000,000.00
Menos 40% Rentabilidad
400,000.00
Sub Total
600,000.00
WILSON MARQUEZ
Precio de Venta =
Precio base * 100%
1,000,000,000,000.00
100% menos Rentabilidad
600,000.00
Precio de venta =
(Pb*100) / (100%-Rentabilidad)
1,666,666.67
5. I.V.A. Incluido: Si deseo que el software me haga la operacin de al
colocar el precio de venta, haga el calculo inverso para desglosar aparte
el IVA, es decir, si escribo el precio de venta de 116.000 el programa
calculara y contabilizara el valor de venta en 100.000 y el IVA en 16.000
6. Impuesto de consumo incluido: Se aplicara el mismo concepto de IVA
Incluido
BODEGAS
1. Nombre de la bodega: Aqu aparecern todas las bodegas creadas por
el usuario
2. Localizacin: Cuando las bodegas no estn en la misma direccin o
domicilio de la empresa, aqu se colocara dicha ubicacin en la ciudad o
municipio.
3. Tope Mnimo: Se coloca cuanto es lo mnimo en existencia que debe
haber de dicho articulo para hacer el pedido al proveedor
correspondiente.
4. Tope Mximo: Se coloca cuanto es lo mximo en existencia que debe
haber de dicho articulo para no mantener dinero congelado en las
bodegas.
5. Punto de reorden: Cuanto es la cantidad que debe haber antes de llegar
al Tope Mnimo y hacer el pedido correspondiente.
DESCUENTOS
1. Descuento Bsico: En el caso de que se vaya a dar descuento sobre el
artculo aqu le asignamos ya sea liquidar un PORCENTAJE o un VALOR
FIJO.
2. Descuento Adicional:
En aquellas empresas que manejan doble
descuento liquidado al mismo tiempo en las facturas, si el usuario no
comprende el concepto, ES MEJOR QUE LO IGNORE o consulte con su
CONTADOR o ASESOR DE PRODUCCION o ASESOR DE VENTAS,
quienes deben dominar el tema, es algo parecido a la diferencia que hay
entre Utilidad por Incremento y Utilidad por Rentabilidad explicado
arriba.
45. REFERENCIAS ALTERNAS DE ARTCULOS
Esta opcin fue creada para aquellas empresas donde si no hay un articulo
especifico, otros pueden hacer la misma funcin. Por ejemplo, hablemos de un
taller de vehculos automotores, pastillas para frenos de Renault
1. Reco
2. Renosa
3. Safrenos
WILSON MARQUEZ
Todas las anteriores hacen la misma funcin, los diferencia es el fabricante, la

vida til de las mismas, y obviamente el precio de venta.
46. GRABACION O INCLUSION DE SALDOS INICIALES DE INVENTARIO
Una vez creados la cartilla de los artculos de inventario que la empresa va a
manejar, ya sean productos terminados o materia prima. Esto lo decide la
persona encargada del manejo del mismo, quien deber tener claro que es lo que
desea manejar por medio del programa, el cual solo es una herramienta y
depender del usuario, pues si el mismo no tiene claro lo que quiere, el software
no le dir como hacerlo.
Procederemos a entrar por la opcin de ASENTAR LIBROS el cual es la nica
forma de alimentar el software HELISA.
Alli utilizaremos el tipo de documento SALDOS INICIALES DE
INVENTARIO, el proceso es como cualquier otro documento contable, la
diferencia es que no le va a pedir cdigos contables, sino:
1. Tipo:
Escoger el tipo de documento que le asigno al crear los
documentos en Parmetros / particulares / Lista de documentos, el cual
deber pertenecer al Modulo de Inventarios, Clase Saldos inciales, por si
no existe el usuario es quien debe ir a crearlo.
2. Nmero: El consecutivo a llevar en este tipo de documentos, 1, 2, 3, 4,
etc.
3. Fecha: La fecha de elaboracin del inventario.
4. Concepto: El concepto con el cual desean grabar el documento, saldos
inciales, o el que desee escribir el usuario.
5. Capturar ajuste por inflacin: A pesar de que ya no se manejan en
Colombia los ajustes por inflacin, esta opcin sigue activa por si algn
da el Gobierno desea volverlos a activar, all se deber tomar la opcin
de: Por articulo
6. Nombre del articulo: Aqu escribir o pulsare el botn de tres puntos
seguidos para desplegar la cartilla de artculos y seleccionar el que desee
7. Bodega: Aqu escoger a que bodega pertenece el articulo que estoy
incluyendo
8. Cantidad: Colocare aqu cuantas unidades del articulo estoy incluyendo
9. Precio Unit.: Aqu debo colocar el costo unitario del articulo SIN
INCLUIR EL IVA. La persona que maneja el inventario as no sepa
contabilidad, sabe que el inventario no maneja impuestos.
10. Ajuste Ini. Aqu no escribiremos nada, solo daremos otro ENTER para
que nos pase a la siguiente lnea y sigamos incluyendo los dems
artculos del inventario inicial.
11. Cuando se termine solo se da ENTER en el rengln vacio y el nos
preguntara Termino el documento? De ser as, solo le daremos ENTER
o daremos clic en el botn que dice SI
12. ESTE DOCUMENTO NO SE DEJA ELIMINAR O ANULAR, si es
necesario hacerle alguna modificacin, se tomara:
o El mismo tipo de documento
WILSON MARQUEZ
o El mismo numero de documento

o La misma fecha del documento
13. Y el programa se encargara de colocar la totalidad del documento en
pantalla para proceder a hacer las modificaciones pertinentes, PERO,
repito no podremos eliminar una lnea o un articulo incluido en este
documento, podremos corregir
o El costo unitario,
o La bodega,
o La cantidad, no podemos dejarla en CERO
14. Si necesitamos dejarlo en CERO deberemos hacer un documento de
SALIDA DE BODEGA con la misma fecha para dejar la existencia en
CERO
El inventario se mueve de la siguiente manera:
1. Factura de Compra: Cuando le compro al proveedor y cargo los
artculos a mis bodegas.
2. Factura de Venta: Cuando vendo a los clientes y descargo de mis
bodegas los artculos vendidos.
3. Entradas a bodegas: Cuando se mueve el inventario por motivos
diferentes a las compras, como procesos de produccin, donde la persona
encargada tendr diseada su esquema de cmo manejara estos procesos
con salidas de materia prima y entradas de producto terminado. Para lo
cual deber crear tantos documentos como tenga su esquema de
produccin.
4. Salidas de bodegas:
Cuando se mueve el inventario por motivos
diferentes a las ventas, como procesos de produccin, salidas por dao de
mercanca, cada uno de estos procesos deber tener un tipo de
documento diferente que mueva el inventario: parmetros / particulares
/ lista de documentos / Modulo inventarios / clase: entradas, salidas,
traslados, etc.
5. Traslado entre bodegas: Cuando se manejan diferentes bodegas y se
necesita mover artculos de una a otra bodega.
6. Traslado de costos de inventarios a contabilidad: Este proceso se
recomienda ejecutarlo al finalizar el mes y una vez se haya confirmado
que no falta ninguna factura de compra o documentos de inventario sin
registrar. El se encargara de trasladar los costos de cada uno de los
artculos movidos dentro del mes a contabilidad para los
correspondientes informes financieros.
7. Parametrizacin de documentos de inventario:
o En el tem No. 38 Listas de cuentas a utilizar en Inventarios
o En el tem No. 39 Creacion de cartilla de grupos de inventario
o Se explica como debe asignrsele a estos documentos los cdigos
contables correspondientes para contabilizar todos los procesos de
inventario.
WILSON MARQUEZ
GESTION DE VENTAS
47. CREACION DE VENDEDORES: Aqu le indico quienes van a ser mis vendedores
para asignrselo a los clientes y poderles liquidar las comisiones por ventas o cobros, asi
mismo aqu le digo al software quienes son los funcionarios que deseo aparezcan para
incluirlos en los balances contables: Representante legal, contador, revisor fiscal.
Parmetros
Particulares
Lista de funcionarios
Clic derecho, crear
48. SELECCION DE VENDEDORES Aqu le indico quienes son mis vendedores, les
asigno las listas de precios para venta de artculos y servicios y si se les va a liquidar
comisiones por venta o cobro.
Parmetros
Particulares
Gestin de ventas
Seleccin de vendedores
1. Marco con un clic las casillas VENTA y RECAUDO frente a los
vendedores
2. Adicionalmente doy clic derecho sobre el vendedor y tomo la opcin de
lista de precios asignada
3. Aparecen las diferentes listas de precios creadas y al frente de cada una
de ellas estn dos casillas que corresponden a Artculos y Servicios, les
doy clic para marcarlas.
4. Oprimo nuevamente clic derecho y tomo la opcin de regresar
5. Oprimo la tecla ACEPTAR
6. De esta forma estaremos listos para registrar ventas
49. TABLA DE COMISIONES GESTION DE VENTAS
Parmetros
Particulares
Gestin de ventas
Tabla de comisiones
Pongo los valores y al frente el porcentaje si se va a liquidar segn la proporcin
a lo vendido o cobrado, o coloco un valor en el campo bonificacin si se le va a
pagar un valor fijo segn el rango de lo vendido o cobrado
50. GENERALIDADES GESTION DE VENTAS
Generalidades
1. En esta pestaa le indico quien es el usuario encargado de facturacin en
este punto de red Helisa;
WILSON MARQUEZ
2. Si los descuentos afectaran el menor valor del ingreso

3. Si cada tem o lnea facturada va para un centro de costo diferente el uno
del otro dentro de la misma factura (para las empresas fabricantes o de
ingeniera)
4. Capturar estilo de punto de venta como si fuera un POS
5. Validar precio de venta por debajo del costo, para ayudar a controlar
errores de digitacin y se vaya a vender mas barato de lo que se compro
6. Si va a utilizar cajn monedero al facturar
7. Si desea incluir algn producto con precio cero pesos
8. Y si va a usar cajn monedero cual es el comando a utiliza para abrirlo en
el momento de cancelar la factura de venta
Cuentas
1. En esta pestaa le indico cuales son los cdigos contables para las
diferentes formas de pagar la factura de venta:
o Cuenta contable para efectivo
o Cuenta contable para tarjetas debito
o Cuenta contable para tarjetas crdito
o Cuenta contable para cheques
o Cuenta contable para bonos
Descuentos
1. Maneja descuento bsico: Si se desea que al hacer una factura de venta
podamos liquidar un descuento bsico, es decir el que normalmente
manejan todas las empresas, debo activarlo dndole un clic frente a la
casilla para que aparezca un visto bueno o chulito como desee llamarlo el
usuario, inmediatamente se activa la casilla inferior y all debo abrir
dicho cajn y tomar el concepto DESCUENTO que debi haber sido
creado con anterioridad en la cartilla de IMPUESTOS, DESCUENTOS Y
VALORES ubicada en PARAMETROS / PARTICULARES /
TERCEROS E IMPUESTOS. Y cuya instruccin esta en paginas
anteriores de este manual.
2. Maneja descuento adicional: Esta opcin se ofrece cuando se activa el
descuento anterior. Solo lo manejan algunas empresas y su nombre lo
dice todo: es cuando adems de dar el descuento normal, quiere liquidar
otro descuento adicional (la repeticin de la repetidera) Normalmente
algunos usuarios se confunden y no entienden este concepto, de ser asi es
porque las polticas de la empresa no lo manejan, asi que no
COMPLICARSE la vida omitiendo este paso. De querer usarlo, pues le
da clic frente a la casilla para activarlo y tomar el concepto inferior de
DESCUENTOS
Ensamble
1. Ensamble automatico: Aquellas empresas que hayan adquirido dicho
modulo, el cual SIN SER UN SOFTWARE DE PRODUCCION, lo
asimila, en el cual se le da una formula de la fabricacin del producto:
materia prima, y hasta cuatro obras de mano a sumar. Luego se le da la
WILSON MARQUEZ
orden de Ensamble y a continuacin el ensamble en si. Para evitar este

engorroso paso se creo esta opcin, de tal forma que solo le dices al
programa cuantos productos terminados vas a vender y el se encarga solo
de hacer la orden de ensamble y terminarla para que el usuario solo la
incluya en la factura de venta.
2. ACLARACION: Solo sirve para aquellos productos de formulas
simples, sin variaciones en mano de obra, pues AL NO SER UN
SOFTWARE DE PRODUCCION, no tiene en cuenta en la formula
original incluida por el usuario las diferentes eventualidades que se
puedan presentar en los procesos de fabricacin, para la cual se le
recomienda la adquisicin de uno especializado que esta rondando los
($50.000.000) CINCUENTA MILLONES DE PESOS en adelante y la
empresa PROASISTEMAS no distribuye.
Kit
1. Armado automatico: Este modulo es similar al anterior y deben

adquirirlo por separada las empresas, la diferencia entre este y el
Ensamble es que no maneja MANO DE OBRA o CARGA FABRIL, solo
se encarga de reunir varios productos terminados en un solo, por ejemplo:
las canastas navideas.
Ley 1231
1. Para dar cumplimiento a la ley, aquellas empresas que facturan por medio
del programa imprimiendo completamente la factura, deben incluir estas
opciones, repito, las que imprimen y tienen resolucin de facturacin de
la DIAN, no asi aquellas que imprimen solo el contenido en formas
preimpresas en una litografia.
51. CREACION DE LISTA DE SERVICIOS EN GESTION DE VENTAS
Aqu ya no estaremos en parmetros, sino en el modulo propiamente, y es aqu
donde si vamos a facturar algn servicio lo creamos.
1. GESTION DE VENTAS
2. LISTA DE SERVICIOS
3. CLIC DERECHO / CREAR
o Cdigo: Un numero consecutivo dentro de la tabla: 1, 2, 3, etc a
medida que vas creando servicios a vender
o Se seguirn los mismos procesos que al crear un articulo.
GESTION DE COMPRAS
52. Generalidades Gestion de Compras
Afectar los descuentos como menor valor de las compras y costo en
inventario: En esencia su nombre lo dice y no necesita ser explicado. Significa
lo que dice.
WILSON MARQUEZ
1. Capturar centro de costo por concepto: Si cada tem o lnea facturada

va para un centro de costo diferente el uno del otro dentro de la misma
factura (para las empresas fabricantes o de ingeniera)
2. Utiliza cajn monedero al facturar: Si el cajero registra compras de
contado, en este caso activara dicha opcin.
3. Comando para abrir el cajn monedero: Aqu se incluye las lneas o
comandos para abrir el cajn monedero por cada venta de contado.
Cuentas: Aqu se incluyen los cdigos contables de la empresa para cada una de
las opciones que use en compras de: efectivo, tarjetas debito, tarjetas crdito,
cheques y bonos.
Descuentos:
1. Maneja descuento bsico: Si se desea que al hacer una factura de
compra podamos liquidar un descuento bsico, es decir el que
normalmente manejan todas las empresas, debo activarlo dndole un clic
frente a la casilla para que aparezca un visto bueno o chulito como desee
llamarlo el usuario, inmediatamente se activa la casilla inferior y all
debo abrir dicho cajn y tomar el concepto DESCUENTO que debi
haber sido creado con anterioridad en la cartilla de IMPUESTOS,
DESCUENTOS Y VALORES ubicada en PARAMETROS /
PARTICULARES / TERCEROS E IMPUESTOS. Y cuya instruccin
esta en paginas anteriores de este manual.
2. Maneja descuento adicional: Esta opcin se ofrece cuando se activa el
descuento anterior. Solo lo manejan algunas empresas y su nombre lo
dice todo: es cuando adems de dar el descuento normal, quiere liquidar
otro descuento adicional (la repeticin de la repetidera) Normalmente
algunos usuarios se confunden y no entienden este concepto, de ser asi es
porque las polticas de la empresa no lo manejan, asi que no
COMPLICARSE la vida omitiendo este paso. De querer usarlo, pues le
da clic frente a la casilla para activarlo y tomar el concepto inferior de
DESCUENTOS
53. CREACION DE LISTAS DE SERVICIOS EN GESTION DE COMPRAS
Cuando la empresa no solo compra artculos para vender o procesar, sino
tambin servicios, es aqu donde los crea siguiendo el mismo procedimiento que
al crear Servicios para vender
1. GESTION DE COMPRAS
2. LISTA DE SERVICIOS
3. CLIC DERECHO CREAR
54. DEFINICION DE PROVEEDORES
Una vez creada la cartilla de artculos para poder digitar o entrar compras al
inventario, debemos primero que nada decirle al software contable quien es el
que me vende dicho articulo, esto es necesario debido a que PUEDO
COMPRARLE UN MISMO PRODUCTO A VARIOS PROVEEDORES, y en
lugar de crear un articulo por proveedor siendo el mismo, se decidi activar esta
WILSON MARQUEZ
utilidad y as obtendremos informes por la compra de cada proveedor, para su

anlisis respectivo.
1. GESTION DE COMPRAS
2. ADMINISTRACIN DE PROVEEDORES
3. DEFINIR PROVEEDORES
Una vez all, la pantalla se divide en DOS
1. En la parte superior nos mostrara las hojas de vida de todos los
acreedores incluyendo los proveedores, as que si debo crear un NUEVO
PROVEEDOR debo crearlos en:
o ADMINISTRADOR
o CUENTAS POR PAGAR
o ADMINISTRAR LAS HOJAS DE VIDA
2. En la parte inferior de la pantalla es donde asigno los Artculos /
Servicios que cada proveedor me suministra.
3. Debo dar un clic sobre el nombre del proveedor y en la parte inferior doy
clic derecho para que me aparezca la opcin de: Agregar artculos /
servicios
4. Al dar clic sobre esta opcin, me aparecer la lista de los artculos
creados y los servicios, escoger los que me suministra dicho proveedor,
dare doble clic u oprimir la tecla INS sobre ellos para marcarlos y a
continuacin oprimir la tecla ENTER para completar el proceso
5. El siguiente paso es ir a la opcin de ASENTAR LIBROS y proceder a
registrar la compra en forma normal.
CONSULTAR SALDO O MOVIMIENTO CUENTAS
1.
2.
3.
4.
CONTABILIDAD
CONSULTAR LOS LIBROS
CARTILLA Y BALANCES
Aparece CARTILLA DE CUENTAS, dar clic sobre la flecha negra frente a esta opcin y
seleccionar BALANCE DE PRUEBA
5. Ubicarse sobre el cdigo contable a analizar y dar enter o doble clic sobre el para visualizar que
documentos hicieron el movimiento
IMPRIMIR BALANCE DE PRUEBA
1.
2.
3.
4.
CONTABILIDAD
ELABORAR LOS INFORMES
LIBROS PRINCIPALES
BALANCE DE PRUEBA
a. En la pestaa Cartilla de Cuentas se puede seleccionar una o varias cuentas,
nicamente oprimiendo la tecla INSERT o dando doble clic sobre ellas para marcarlas
o seleccionarlas
WILSON MARQUEZ
b. Revisar la pestaa parmetros y acomodar el informe segn se desee, ya sea entre varios
meses o cualquier otra seleccin
IMPRIMIR LIBRO AUXILIAR
2.
3.
4.
5.
CONTABILIDAD
LIBROS DE MOVIMIENTO
LIBRO AUXILIAR
a. Cuando al ir a elaborar un informe observemos la pestaa CONFIGURACION quiere
decir que debemos indicarle al software que campos quiero visualizar, pues el por
defecto incluye todos los campos en el informe y al imprimir no veremos los valores,
pues nos limita el tamao del papel. Es por eso que debemos dar clic derecho en el
cuerpo de esta pestaa y deseleccionar los campos que no deseamos en ese momento
imprimir, luego colocamos el puntero del Mouse sobre las lneas de divisin de los
ttulos: FECHA, DOCUMENTO, CONCEPTO, etc. y dando un clic sostenido podemos
cambiar el ancho de las columnas como si estuviramos en EXCELL
MODIFICAR O BORRAR DOCUMENTOS GRABADOS
1. UTILITARIOS
2. MODIFICAR Y BORRAR ASIENTOS
3. CONTABILIDAD
a. Nos aparecen todos los documentos grabados, dndole clic derecho sobre alguna
transaccin podemos eliminar ese registro o modificarlo
b. Pero si lo que deseamos es borrar todo el documento escogemos la ultima opcin del
clic derecho: Borrar el documento
HACER ABONOS O PAGOS
Sin importar si son pagos de DEUDORES o ACREEDORES, al digitar el valor en la columna
correspondiente, el software desplegara en una ventana nueva los tipos y nmeros de documentos que
ese tercero debe o se le debe, DEBO APLICAR EL ABONO O PAGO sobre la factura ubicndome
frente a la factura a afectar y OPRIMIENDO LA TECLA TAB, para que actualice el estado de
cartera correspondiente.
MODIFICAR SECUENCIA NUMERACION DOCUMENTOS
Si eliminamos un documento grabado y deseamos registrarlo nuevamente con el mismo nmero,
debemos ir a:
PARAMETROS
PARTICULARES
WILSON MARQUEZ
LISTA DE DOCUMENTOS
Sobre el documento deseado se da clic derecho y se le indica que numero deseo seguir grabando
o desactivo la numeracin automtica si es el caso.
CREAR SERVICIOS PARA FACTURAR
Cuando necesite crear un nuevo SERVICIO PARA FACTURARLO A LOS CLIENTES, debe ir a:
GESTION DE VENTAS
LISTA DE SERVICIOS
INSERT o Clic derecho: crear
En el campo Cdigo se coloca el numero de servicio a crear, o sea que si he creado 5 y voy a
crear uno nuevo, este seria el 6
En la pestaa lista de precios debo colocar en el campo: margen de negociacin el valor de
1000, esto es obligatorio, pues el programa lo exige, significa que el usuario puede dar
descuentos por encima o por debajo del costo del producto o servicio.
En el campo redondear se aconseja seleccionar la opcin Al peso, esto es para no manejar
centavos
En la pestaa IMPUESTOS, a cada documento que aparece all debo adjudicarle el valor
Bruto y el IVA. Esto es obligatorio pues son los cdigos contables que el contabiliza al
terminar de hacer la factura de venta
CREAR ARTICULOS PARA COMPRAR Y VENDER
INVENTARIOS
CARTILLA DE ARTICULOS
CREAR ARTICULOS
Aqu debo seleccionar a que grupo pertenece y siempre debo tomar el grupo de detalle, por
ejemplo si existe el 01 y luego el 0101, debo tomar el ultimo 0101 y no el 01 solo, pues no le
dejara facturar ya que no se mueven las cuentas mayores sino las de detalle
Al igual que en la creacin de servicios, el cdigo es el numero de orden de creacin de
artculos en este caso, algunas empresas lo utilizan como una segunda referencia (pero no
admite letras, solo nmeros)
En el campo nombre del articulo, aqu colocamos como deseamos salga impreso en la factura
En el campo referencia colocamos la del articulo si la tiene, de lo contrario debemos crearle
una, pues es como el numero de cedula para identificar el articulo entre los dems.
En los dems campos de esta pestaa, prcticamente le decimos que el articulo es facturable,
que clase de medida es y el tipo de unidad
De ah podemos saltar directamente a la pestaa LISTA DE PRECIOS y en el campo margen
de negociacin colocamos 1000 y en el campo redondeo seleccionamos Al peso para no
manejar centavos
WILSON MARQUEZ
TRASLADAR COSTOS INVENTARIO A CONTABILIDAD
Al finalizar cada mes debemos registrar el documento tipo TICO Traslado costos inv a
contabilidad, esto es para cuando vendemos artculos, el software haga el traslado
correspondiente a nuestra contabilidad, esto generalmente se hace cuando termino el mes y ya
no vamos a facturar mas en el mismo, y obviamente la fecha del documento es la del ultimo da
del mes
CERRAR PERIODO O CREAR NUEVO MES
Cuando terminamos un mes calendario y debemos continuar con los registros del nuevo mes o periodo,
vamos a:
UTILITARIOS
CIERRE DE PERIODO
EJECUTAR
Si por cualquier motivo debemos regresar a registrar una nueva transaccin pendiente o modificar
algn documento lo nico que debo hacer es darle doble clic sobre el nombre de la empresa (para que
cierre todos los mens abiertos en ese momento) y oprimir la tecla de la flecha que apunta hacia mi
izquierda para devolverme en los meses y ejecutar la accin deseada
GRABAR UN DOCUMENTO O TRANSACCION COMERCIAL
Cuando necesito registrar una venta, compra, recibo de caja, comprobante de egreso o cualquier otra
operacin normal de nuestra empresa, lo nico que debo hacer es dar doble clic sobre la empresa si
estn abiertos los mens, esto para que los cierre y luego oprimir nuevamente doble clic o ENTER, si
sabemos el tipo de documento que vamos a registrar lo digitamos en el campo tipo o de lo contrario
podemos dar nuevamente ENTER y el software me desplegara todos los tipos de documentos que
puedo registrar
GUARDAR DOCUMENTO REPETITIVO O INCOMPLETO
Cuando estoy grabando un documento demasiado extenso o no tengo todos los datos, no necesito
perder la informacin para poder salir del software y apagar el equipo, tambin para cuando una
transaccin se repite todos los meses, por ejemplo el pago de nominas, causar los diferentes honorarios,
las provisiones de obligaciones laborales, etc. Procedo de la siguiente forma:
Teniendo el documento en pantalla, oprimo clic derecho y tomo la opcin ENVIAR A LA

LIBRERA
En el campo nombre coloco una palabra o frase que me recuerde el contenido de esta
transaccin, para llamarlo cuando lo necesite
Luego oprimo enter
WILSON MARQUEZ
Ahora si puedo salir ignorando el documento si no esta completo o grabndolo si esta listo para
contabilizarlo en ese mes
LLAMAR DOCUMENTO DE LA LIBRERA
Cuando necesite seguir trabajando el documento que guarde en librera:
Entro normalmente a grabar un documento

Selecciono el tipo de documento
Selecciono la fecha
Doy Enter
Y en lugar de escribir el cdigo contable que corresponda, oprimo clic derecho y tomo la
opcin: LLAMAR DE LA LIBRERA
En ese momento me aparece el documento grabado con todas sus transacciones, debo ubicarme
en el primer cdigo contable y REPISARLA O REPASARLA dando enter hasta llegar al
ultimo registro, esto es para que se integre en el movimiento mensual
REEMPLAZAR CONCEPTO DE UN DOCUMENTO
Si al llamar un asiento guardado en librera necesito cambiarle una o varias palabras al contenido del
concepto, solo debo oprimir clic derecho y tomar la opcin de REEMPLAZAR CONCEPTO
LIQUIDAR IMPUESTOS DESDE EL DOCUMENTO
Si lo que deseo es liquidar un impuesto desde la grabacin del documento, solo debo registrar la
primera lnea con su respectivo cdigo contable y valor
A continuacin doy clic derecho y escojo el tipo de impuesto que voy a liquidar y oprimo la
tecla ACEPTAR
CREAR UN CDIGO CONTABLE MIENTRAS SE GRABA UN DOCUMENTO
Si al estar haciendo un registro contable de cualquier documento, veo que no existe un cdigo contable
que necesito, lo puedo crear desde el mismo documento, solo necesito tener desplegada la cartilla de
cuentas, esto se hace dndole un clic sobre el botn de los tres puntos seguidos debajo del campo
CUENTA y al desplegarse la cartilla oprimo la tecla INSERT y procedo a crear el cdigo
necesario.
CREAR UN BENEFICIARIO MIENTRAS SE GRABA UN DOCUMENTO
Si al estar haciendo un registro contable de cualquier documento, veo que no existe un beneficiario que
necesito, lo puedo crear desde el mismo documento, solo necesito tener desplegada la cartilla de
BENEFICIARIO, esto se hace dndole un clic sobre el botn de los tres puntos seguidos debajo del
WILSON MARQUEZ
campo BENEFICIARIO y al desplegarse la cartilla oprimo la tecla INSERT y procedo a crear la

hoja de vida del deudor o acreedor segn sea.
DEFINIR PROVEEDORES
Para decirle al software cuales son las empresas o personas que me venden productos o
artculos, debo crearlos primero en el modulo de CUENTAS POR PAGAR
Y luego procedo a ir al modulo GESTION DE COMPRAS
ADMINISTRACION DE PROVEEDORES
DEFINIR PROVEEDORES
All me aparecen todos las hojas de vida de quienes cree en el modulo CUENTAS POR PAGAR
en la ventana superior,
Me ubico sobre cada una de las hojas de vida de los proveedores y en la pantalla inferior doy
clic derecho y tomo la opcin de: AGREGAR ARTCULOS / SERVICIOS
Le aparecer una nueva ventana en la parte derecha con la cartilla de Servicios y Artculos, all
le dar doble clic o insert sobre lo que me venda este proveedor
Despus le dar nuevamente clic derecho y tomare la opcin de agregar
De esta forma podr salir y registrar una compra al proveedor, pues el programa solo me
mostrara a quienes les adjudique artculos o servicios, los dems sern solo acreedores
CONSULTAR ESTADO DE CUENTA DEUDORES
CUENTAS POR COBRAR

CONSULTA DE CUENTAS POR COBRAR
ESTADOS
Clic derecho sobre el deudor interesado y seleccionar estado de cuenta o cualquiera otra de
los opciones a voluntad
Este mismo procedimiento es para consultar estado de acreedores, solo que se entra es al modulo de
CUENTAS POR PAGAR
IMPRIMIR ESTADO DETALLADO POR EDADES DE DEUDORES
CUENTAS POR COBRAR

INFORMES DE CUENTAS POR COBRAR
ESTADO DE CARTERA
ESTADO DETALLADO POR EDADES
EN LA PESTAA CLASIFICACION marco con un clic la cartera que deseo analizar o
imprimir, y si solo deseo algn deudor en particular, en el campo condicin doy clic para que
me despliegue las opciones, luego en el campo texto que somete a condicin escribo el
nombre del deudor a revisar
WILSON MARQUEZ
CUANDO VOY A ELABORAR UN INFORME SIEMPRE DEBO REVISAR CADA UNA DE

LAS PESTAAS QUE SE ME OFRECEN PARA PERSONALIZAR EL INFORME AL
GUSTO DEL USUARIO, PUES EL SOFTWARE POR DEFECTO MUESTRA TODA LA
INFORMACION Y NO SIEMPRE ES LO QUE DESEA EL USUARIO.
PLANILLA PARA COBROS DE DEUDORES
CUENTAS POR COBRAR

INFORMES DE CUENTAS POR COBRAR
INFORMES COMPLEMENTARIOS
PLANILLA PARA COBROS
EN LA PESTAA CLASIFICACION marco con un clic la cartera que deseo analizar o
imprimir, y si solo deseo algn deudor en particular, en el campo condicin doy clic para que
me despliegue las opciones, luego en el campo texto que somete a condicin escribo el
nombre del deudor a revisar
En la pestaa Parmetros, debo colocar en el campo: PROXIMOS DIAS A INCLUIR los
das de cobro a realizar, es decir si quiero revisar a quienes se les vence la deuda en el
transcurso de la semana, debo colocar 8 o sea imprima los deudores con saldos vencidos y los
que se van a vencer en los prximos 8 das y as sucesivamente
AUDITORIA FORMATO MOVIMIENTO

Para cuando necesito la informacin de alguien en particular pero no recuerdo todos sus datos
CONTABILIDAD
LIBROS PARA AUDITORIA
AUDITORIA FORMATO MOVIMIENTO
En la pestaa clasificacin doy clic en la columna condicin frente al concepto que
conozco parcialmente y tomo la opcin de Que incluya, luego al frente en el campo texto
que somete a condicin escribo la informacin que se, puedo hacer varias combinaciones:
nombre de beneficiario, cdigo de cuenta, etc.
En la pestaa calendario escojo las fechas a revisar
En la pestaa parmetros en el campo:
o Nivel de totales
PRIMERO
o Columnas a mostrar
Debito; crdito
Y en la pestaa configuracin armo el informe a mi gusto, es decir debo dar clic derecho para
deseleccionar lo que no deseo ver en el informe y luego acomodo el tamao de las columnas
colocando el puntero del Mouse entre las lneas que dividen los campos del titulo y con clic
sostenido arrastro hasta el ancho deseado para el informe
WILSON MARQUEZ
CUANDO SE MODIFIQUE O ELIMINE UN DOCUMENTO

Siempre que hagamos una modificacin a un documento grabado o eliminamos un documento grabado,
debemos efectuar el siguiente proceso:
UTILITARIOS
REVISAR Y REAFECTAR LOS LIBROS
DARLE CLIC SOBRE LA PALABRA AZUL MODULOS
DARLE CLIC SOBRE LA PALABRA AZUL MESES
OPRIMIR LA TECLA EJECUTAR

Procesos Creacion Empresas Helisa GW - Enfasis Manejo de Inventarios

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Procesos Creacion Empresas Helisa GW - Enfasis Manejo de Inventarios

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

WILSON MARQUEZ

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

As seria para crear la tabla de los DESCUENTOS en ventas y compras:

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

reglamentacin colombiana para determinar si un comerciante o empresa esta obligada a

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

3. Se da clic derecho sobre el concepto creado y se toma la opcin LIGAR

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

28. DEFINICION DE FORMATOS INFORMES DE CUENTAS POR COBRAR El

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

31. CREACION DE LISTAS DE PRECIOS: Cuando manejo el modulo de inventarios,

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Cuenta crdito compras

As seria para crear la tabla de los VALORES BASE en ventas y compras:

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Se pueden crear 99 subgrupos

Y as sucesivamente al seguir activando niveles, como podrn observar no hay

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Hay que aclarar que estos no son los artculos a facturar.

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

44. CREACION ARTICULOS: Una vez lista la parametrizacin, el siguiente paso es

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

9. Caracterstica de familia: Alguna informacin adicional que diferencie

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

100% Precio Base

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Todas las anteriores hacen la misma funcin, los diferencia es el fabricante, la

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

o El mismo numero de documento

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

2. Si los descuentos afectaran el menor valor del ingreso

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

orden de Ensamble y a continuacin el ensamble en si. Para evitar este

1. Armado automatico: Este modulo es similar al anterior y deben

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

1. Capturar centro de costo por concepto: Si cada tem o lnea facturada

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

utilidad y as obtendremos informes por la compra de cada proveedor, para su

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

TRASLADAR COSTOS INVENTARIO A CONTABILIDAD

Teniendo el documento en pantalla, oprimo clic derecho y tomo la opcin ENVIAR A LA

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

Cuando necesite seguir trabajando el documento que guarde en librera:

Entro normalmente a grabar un documento

Distribuidor autorizado Nororiente Colombiano

campo BENEFICIARIO y al desplegarse la cartilla oprimo la tecla INSERT y procedo a crear la

CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR