Websites - offene Flanke der

elektronischen Archivierung?

Archivierung
Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT

CONSULT

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg 2003

Websites - offene Flanke derelektronischen

Archivierung?
Websites - offene Flanke derelektronischen Archivierung?

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer

Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europischen Kommission

Inhalt
Einleitung
Das Internet verndert den Dokument-Begriff
Das Web ein schnelllebiges Medium
Die kaufmnnische Perspektive
Die E-Government-Perspektive
Anforderungen an Archivsysteme fr Webseiten
Die elektronische Archivierung ist das Gedchtnis der Informationsgesellschaft

Einleitung
Die elektronische Archivierung hat sich inzwischen als probates Mittel etabliert, groe
Mengen von Informationen langfristig und sicher aufzubewahren und zu verwalten.
Die Archivierungstechnologie hat sich in mehreren Schben vom Scannen von
Papierdokumenten ber die Speicherung von Office-Dokumenten, die bernahme
von Output-Dateien bis hin zur Speicherung komplexer Objekte entwickelt. Vom
Ansatz her ist es fr ein elektronisches Archivsystem unerheblich, welche Arten und
Formen von Objekten es speichert. In dem Mae wie die elektronische Flut steigt
und zunehmend zum Information Overflow fhrt, gewinnen elektronische
Archivsysteme immer mehr an Bedeutung. Dokumente entstehen in immer grerem
Mae nur noch elektronisch und sind nicht mehr fr eine physische Reprsentation
auf Papier ausgelegt.

Das Internet verndert den Dokument-Begriff

Besonders das Internet trgt derzeit zum exponentiellen Wachstum von Information
bei. Neben den traditionellen DV-Systemen hat sich mit Websites, CMS ContentManagement-Systemen und Portalen eine eigene Welt entwickelt. In dieser neuen
Welt des WCM Web Content Management gelten viele Regeln der Vergangenheit
offenbar nicht mehr. Neuartige Formen von Dokumenten, die dynamisch zur Laufzeit
in unterschiedlichsten Prsentationsformen fr verschiedenste Formen der Nutzung
generiert werden, lassen den Begriff eines statischen Dokumentes immer mehr
verschwimmen. War ein gescannter Beleg immer noch ein authentisches, bildhaftes,
in sich geschlossenes Abbild eines physischen Originals, so wird durch neue
Technologien wie XML der Zusammenhang zwischen Inhalt, beschreibenden Daten
sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelst. Nur so knnen Inhalte fr
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unterschiedliche Nutzungszwecke verwendet, personalisiert und fr verschiedenste
Systemlandschaften bereitgestellt werden. Bei einem solchen Dokument ist nur noch
sehr schwer festzustellen, welche Reprsentationsform eigentlich das Original ist.
Ein Dokument kann heute alles sein ein elektronisches Fax, ein Worddokument,
eine Transaktionsprotokolldatei, eine elektronisch signierte E-Mail, ein
dreidimensionales digitales Modell, eine Web-TV-Aufzeichnung, eine HostDruckdatei, ein JPEG-Photo. eine verlinkte HTML-Seite, usw. Durch die rasante
Weiterentwicklung gerade im Webumfeld wurden die Probleme fr die elektronische
Archivierung, besonders durch dynamisch verknpfte komplexe Objekte, immer
grer.

Das Web ein schnelllebiges Medium

Die Erwartungshaltung an Webangebote ist einfach zu beschreiben Websites
mssen interessant, immer aktuell und einfach zu bedienen sein. Dabei nimmt man
auch in Kauf, das Inhalte einer Webseite berschrieben und verloren gehen. Schon
heute sind eine Vielzahl der Links in Suchmaschinen tot. Sie produzieren den
bekannten 404 Datei nicht gefunden Fehler oder fhren auf einen ganz anderen
Inhalt. Das Internet verndert sich stndig. Zahlreiche frhe Websites sind heute
nicht mehr vorhanden und auch nicht rekonstruierbar. Private Initiativen versuchen
schnappschussartig Teile des Webs zu konservieren, scheitern jedoch an der Menge
der Websites und der Menge der Information. Hinzu kommt die anschwellende
Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen Inhalten und redundant, nur mit leichten
nderungen vorgehaltener Information im Rahmen der Content Syndication. Eine
Suchanfrage ber eine Suchmaschine produziert immer mehr Eintrge ohne dass
man eine Gewhr der Richtigkeit, Vollstndigkeit, Originalitt und Aktualitt der
Information hat. Die Betreiber von Websites nehmen hier ihre Verantwortung auch
nicht sehr ernst und als Nutzer des Internetangebotes hat man sich an diese
Zustnde fast schon gewhnt. Dabei gibt es nicht nur den Anspruch des Historikers
an die Dokumentation von Webinhalten, sondern auch handfeste gesetzliche
Regelungen, die die Betreiber von Webseiten verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu
nachvollziehbar zu dokumentieren.

Die kaufmnnische Perspektive

ber Websites werden zunehmend elektronisch Geschfte angebahnt oder
abgewickelt:
Jeder der auf seine Webseite fr kommerzielle Zwecke Angebote, Preislisten oder
andere handels- und steuerrechtlich relevante Informationen stellt, ist verpflichtet
diese auch zu dokumentieren. Diese Information ist hufig nur noch elektronisch
vorhanden und kann daher auch nur noch elektronisch archiviert werden.
Besondere Anforderungen kommen hinzu, wenn ber die Website oder das Portal
direkt elektronisch Geschfte abgewickelt werden. Der Geschftsgang
dokumentiert sich dann hufig nur noch in einem Datensatz, einer Besttigungs-EMail einer elektronischen Abbuchung und einer elektronischen Auslieferung, sei es
durch bersendung einer Datei oder eines Passwortes. Auch bei der Bestellung
eines physischen Objektes, eines Blumenstraues, eines Buchs oder eines Autos,
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findet der gesamte Geschftsprozess bis zur Auslieferung nur noch elektronisch
statt.
Die Behandlung von Vermittlungsgeschften ber elektronische Plattformen fhrt
zu
weitverzweigten,
nur
aufwendig
nachvollziehbaren
geschftlichen
Verflechtungen mit unterschiedlichen Rechtscharakter. In den USA gibt es bereits
ber 100.000 Hndler, die EBAY als Plattform fr ihre Geschfte nutzen und deren
Abwicklung bis zur Lieferung zu 100% elektronisch durchgefhrt wird. Bei B2BPlattformen wird der gesamte Angebots-, Auswahl-, Bestell- und
Abrechnungsvorgang zwischen mehreren Beteiligten im Rahmen einer SupplyChain nur noch digital abgewickelt. Nach dem ersten Einbruch des Dot.ComBooms zeichnet sich hier die zweite Welle des E-Business ab.
Digital Rights Management fr die bertragung und Berechung von
Nutzungsrechten an elektronischen Inhalten stellt besondere Anforderungen an
die Dokumente selbst als auch an den Nachweis, welche Information mit welchen
Rechten an wen bertragen wurde.
Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten digitale Geschfte eine
neue rechtliche Qualitt, die durch die Signaturgesetzgebung und die damit
verbundene Anpassung anderer Gesetze zur Gleichstellung elektronischer und
papiergebundener Dokumente fhrt. Damit werden vollstndig elektronisch
durchfhrbare Geschfte zwischen Geschftspartnern, die sich nicht kennen,
mglich.
Fr die Dokumentation dieser Geschfte reicht die Versionierung, Historisierung und
Archivierung der Webseiten nicht aus. Sie muss um Transaktionsarchivierung,
elektronische Posteingangs- und Postausgangsbcher, um das Abgreifen der
Aktionen des Nutzers einer Webseite und besonders um die vollstndige Integration
mit den Daten aus den nachgelagerten internen Verarbeitungs- und
Verwaltungshandlungen verknpft werden. Hier beginnt meistens bereits das
Problem: Websites haben hufig ein Eigenleben und sind nicht mit der
betriebswirtschaftlichen Software eines Unternehmens oder einer Organisation
verknpft.

Die E-Government-Perspektive
Durch den MEDIAKOM-Wettbewerb und die BUNDONLINE2005-Initiative ist in das
Thema Webprsenz in der ffentlichen Verwaltung viel Bewegung gekommen. Kaum
eine Kommune oder Behrde, die nicht inzwischen ihre eigene Webseite unterhlt.
Hierbei sind entsprechend dem Inhalt und der Form der Interaktion unterschiedliche
Qualitten zu unterscheiden:
Bei amtlichen Verffentlichungen, die eine gewisse Rechtsverbindlichkeit haben,
ist in jedem Fall zu dokumentieren, welche Inhalte in welchem Zeitraum im Web
verffentlicht worden sind. Hierbei ist auch eine Kennzeichnung des rechtlichen
Charakters der Verffentlichung sicherzustellen. Dies ist besonders wichtig, bei
Vorabverffentlichung von Entwrfen, unterschiedlichen Versionen eines
Dokumentes und anderen sich verndernden Inhalten. Bezieht sich ein Besucher
der Webseite auf ein solches Dokument, muss der Behrde der Nachweis mglich
sein, welche Version mit welcher Rechtsqualitt im Web angeboten worden ist.
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Bei Amtshandlungen, wie z.B. der Beantragung eines KFZ-Kennzeichens, einer
Umzugsmeldung oder einem Passantrag muss die gesamte Transaktion
einschlielich der Authentifizierung des Nutzers gewhrleistet sein. Werden ber
das Web eingegebene Informationen in nachgelagerten Systemen weitergeleitet
und verarbeitet, ist der Nachweis des kompletten Prozesses notwendig um die
Ordnungsmigkeit
und
Nachvollziehbarkeit
des
Verwaltungshandelns
sicherzustellen. Hierzu sind auch elektronische Posteingangsbcher zu realisieren
und bei personalisierten Websites mit individualisierter Gestaltung auch die
Situation, in der der Brger diese Dienste genutzt hat, aufzuzeichnen.
Werden Rechtsgeschfte mit kaufmnnischem Charakter wie z.B. Abrechnung
von Dienstleistungen, Ausschreibungen mit elektronischer Abgabe von Angeboten
und Zuschlagserteilung oder vergleichbare Transaktionen durchgefhrt, mssen
diese analog zu den Anforderungen an die freie Wirtschaft elektronisch
revisionssicher dokumentiert werden. Hierbei spielen elektronische Signaturen
zunehmend eine wichtige
Rolle. Da der Gltigkeitszeitraum von
personengebundenen
qualifizierten
Signaturen
deutlich
unter
den
Aufbewahrungsfristen fr kaufmnnisch oder rechtlich bindende Dokumente liegt,
stellen sich hier besondere Anforderungen an die elektronische Archivierung.
Wird ein Portal einer ffentlichen Verwaltung auch als Trger- und
Vermittlungsplattform fr Dienstleistungen Dritter benutzt, seien es nun stdtische
Betriebe oder Geschftsleute auf einer kommunalen B2B-Plattform, sind hier
natrlich besondere Dokumentationspflichten in beide Richtungen notwendig- zum
nutzenden Brger oder Unternehmen als auch zum anbietenden Dienstleister. Die
ffentliche Verwaltung tritt hier als Kommunikationsdienstleister mit einer ganzen
Reihe von Verpflichtungen auf.
In allen diesen Szenarien spielen besondere Verpflichtungen der ffentlichen
Verwaltung nach dem BDSG, dem TDSG, dem Signaturgesetz und vielen anderen
Verordnungen und Gesetzen eine Rolle. Bei vielen politisch motivierten Projekten
wurde hufig nicht ber die rechtlichen und technischen Konsequenzen eines
Webauftrittes nachgedacht. Bei vielen Webseiten der ffentlichen Hand spielte dies
auch hufig keine eine Rolle, da Transaktionen ber das Web einfach ausgedruckt
und in der Gittermappe auf dem Aktenwgelchen durch die Gnge geschoben, sprich
herkmmlich weiterverarbeitet werden. Der Medienbruch zwischen den
aufgemotzten Webseiten und den internen Verwaltungsablufen ist immer noch
eines der grten Probleme.

Anforderungen an Archivsysteme fr Webseiten

Zu aller erst muss festgehalten werden, dass man keine eigenstndige Archivierung
von Webinhalten und Webtransaktionen betreiben sollte die elektronische
Archivierung ist als Infrastruktur zu betrachten, die allen Anwendungen eines
Unternehmens oder einer Behrde gleichermaen zur Verfgung stehen muss. Ziel
dieses Ansatzes ist, unabhngig von der erzeugenden Anwendung alle Informationen
in ihrem Sach- und Nutzungszusammenhang zu verwalten. Elektronische Archive
sind die universellen Wissensspeicher, die aktions- und prozessbezogen die
bentigten Informationen aktuell, vollstndig, authentisch und im Zusammenhang
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wieder bereitstellen mssen. Fr die Archivierung im Webumfeld mssen folgende
Funktionen vorhanden sein:
Datenbankgesttzte, kontrollierte Verwaltung und Zugriffsmglichkeit auf die
gespeicherten Informationen. Hierbei sind Metadaten fr die sichere und
vollstndige Identifizierung der gespeicherten Objekten, gegebenenfalls aber auch
Suchmglichkeiten ber die Inhalte der Objekte selbst vorzusehen.
Standardschnittstellen zur Einbindung sowohl in Website-Editions-, Nutzungs- und
Verwaltungsprozesse als auch in die internen Anwendungen, die ebenfalls diese
Daten und Dokumente nutzen knnen sollen
Verwaltung einheitlicher Metadaten zur Beschreibung von Webinhalten, die auch
den Zugriff ber das Archivsystem ermglichen, und andere Records Management
Funktionen
Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und Journalfunktionen um
Transaktionsarchivierung, Capturing von Webformularen und elektronische
Posteingangsbcher realisieren zu knnen
Konverter und Rendition-Management, um aus Webinhalten unabhngige
Formate generieren zu knnen, bei denen auch dynamische Verbindungen
eingefroren und dokumentierbar gemacht werden knnen. Diese Tools sind auch
erforderlich, um die Information in unterschiedlichen Umgebungen verfgbar zu
machen.
Versionierung, um Dokumente selbst als auch die Bezge zwischen Dokumenten
verwalten zu knnen
Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken, um unabhngig vom
Erzeuger von Inhalten auf die Dokumente unabhngig, vollstndig und langfristig
zugreifen zu knnen
Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und den zugehrigen
Objekten ber den Lebenszyklus von qualifizierten, personengebundenen
Signtauren hinaus
Revisionssicherheit zum Nachweis der Unverndertheit, Vollstndigkeit und
Authentizitt der gespeicherten Informationen mit einem umfangreichen internen
Kontrollsystem zum Nachweis von Vernderungen am System
Migrationswerkzeuge um die kontrollierte, verlustfreie und richtige berfhrung
von Inhalten auf neue Plattformen und in neue Systeme zu ermglichen
Viele dieser Funktionen gehren zum Standardrepertoire eines professionellen
Archivsystems, einige sind jedoch speziell fr die Belange von Webseiten und
Portalen sowie fr Schnittstellen und Dokumentformate im Internet-TechnologieUmfeld anzupassen.

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Die elektronische Archivierung ist das Gedchtnis der
Informationsgesellschaft
Dieses Zitat von Erkki Likaanen, EU-Kommissar fr die Informationsgesellschaft,
zeigt noch eine andere Dimension des Aspektes Archivierung von Webinhalten und
Webtransaktionen auf - neben rechtlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten sind
fr Webinhalte auch kulturelle und historische Faktoren zu bercksichtigen. Das
Internet ist nicht nur eine weltweite Kommunikations- und E-Business-Plattform, es
ist auch ein gigantischer Informations- und Wissensspeicher, dessen Inhalt es gilt fr
zuknftige Generationen aufzubewahren. In der Vergangenheit war es die Aufgabe
von Archivaren, Registraren und Dokumentaren Information fr die Nachwelt
aufzubereiten, zu bewerten und zu konservieren. Der staubige Archivjob ndert sich
vom Berufsbild immer mehr zum Informationsmanager. Bei der Bewahrung
elektronischer Information kommt der Archivierung von Webinhalten eine immer
grere Bedeutung zu, da immer mehr Dokumente und Daten nur noch fr den
Zweck einer Webprsentation entstehen. Bei der Planung von Webseiten und
Portalen sollten denn auch Archivare Gehr finden, damit von Anfang an die Belange
der elektronischen Archivierung bercksichtigt werden.
Anschrift des Autors
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Oderfelder Str. 17
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Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Profil des Autors

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Grnder und
Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
GmbH,
Hamburg,
eine
der
fhrenden
produktund
herstellerunabhngigen Beratungsgesellschaften fr ECM Enterprise
Content Management, BPM Business Process Management,
Knowledge Management und andere DRT Document Related
Technologies. Er ist Grnder und Managing Partner der PROJECT
CONSULT International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden aller
Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und Einfhrung von
DRT-Lsungen. Von der IT-Zeitschrift ComputerWoche wurde er im
Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von
der Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25
wichtigsten Kpfen der DMS-Branche gezhlt.

Als Grnder und langjhriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und
Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prgte er wesentlich den deutschen Markt fr
Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-Anbieter Fachverband
IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem Zusammenschluss des IMC und
der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den weltweiten Dachverband von Anwendern und
Anbietern von Enterprise Content Management Lsungen, untersttzt. Von 1999 bis 2002 war er
stellvertretender Vorsitzender des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002
Mitglied des internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM
Komitees.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europischen Kommission, leitete das
DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Bacelona 2002 und wirkt als Mitglied im
Steering Committee des DLM-Network of Excellence mit.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische
Archivierung, Records-Management, Dokumenten-Management, Workflow, Rechtsfragen, Business
Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und
internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.
Er verffentlichte zahlreiche Bcher und Artikel, beispielsweise die deutschen Codes of Best Practice
zur elektronischen Archivierung und das Handbuch Dokumentenmanagement Grundlagen und
Zukunft. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers fr elektronisches
Dokumenten-, Records- und Content Management fr den ffentlichen Sektor in Europa. Fachartikel
in mehreren Sprachen und stndige Kolumnen werden regelmig in fhrenden Zeitschriften
verffentlicht.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des
Workflow-, Dokumenten- und Records-Management.