METODOLOGA

Change Management en la
Implementacin de
Soluciones Tecnolgicas

Junio 2012

Procesos

Tecnologa

Personas y
Cultura

Metodologa de Change Management en la

Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

Objetivos
Comprender las dinmicas de los procesos de
cambio y cmo actuar sobre ellos.

Tomar decisiones sobre una buena estrategia

de cambio.

Aplicar herramientas y conceptos para mitigar

impactos del cambio en la organizacin.

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

El Desafo del Proceso de

Cambio

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

Proceso de Cambio
CURVA DEL NIMO

Reacciones Frente al Cambio

Facilitar el
proceso
de cambio

EXPERIENCIA DE TRANSICIN ORGANIZACIONAL

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

Metodologa de Gestin Cambio

(La Receta)

Metodologa de Change Management en la

Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

ETAPA 1

ETAPA 2

ETAPA 3

ETAPA 4

ETAPA 5

Decisin

El
Problema y la
Solucin

Diagnstico

Implementacin

Monitoreo y
Medicin

Definir la visin y el
sentido de urgencia

Definicin de
Requerimientos

Diagnstico de
Predisposicin al
Cambio

Plan de Gestin del

Cambio

Evaluacin de las
Soluciones

Definicin de la
Estrategia de
Gestin del Cambio

Cumplimiento de
Objetivos

Seleccin de la
Solucin

Seguimiento

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

Definir la visin y el
sentido de urgencia

CREAR NECESIDAD
Necesidad de cambiar ahora
Cul es el Riesgo de No Cambiar
Cules son los Beneficios del
Cambio

VISION DE FUTURO
Expresar un Futuro que otros
fcilmente puedan comprender
Crear y compartir un propsito claro
que entusiasme a actuar
Asegurar que sea simple y
entendible

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

Definicin de
Requerimientos
Evaluacin de las
Soluciones
Seleccin de la
Solucin

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

FASE 4

FASE 1

FASE 2

FASE 3

MADUREZ DE LA
ORGANIZACIN

ANLISIS DE
STAKEHOLDERS

ANLISIS DE
RIESGOS

ESTRATEGIA DE
GESTIN DEL
CAMBIO

Riesgos asociados a una

implementacin
Tecnolgica

Definir una Estrategia

Capacidad de adopcin
y aprendizaje al cambio

Stakeholders

Cultura para trabajar

proyectos

Sponsors

Potencial para trabajar

en equipo
colaborativamente
Comunicacin de la
Organizacin

Project Charter

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Diagnstico
gestin de
proyectos

Diagnstico
perfil cultural

Diagnstico
adopcin
tecnologa e
Innovacin

Anlisis de
Stakeholder

Mapa de
Riesgo

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

Anlisis de
Stakeholder

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

FALTA DE APOYO GERENCIAL

Falta de Recursos
SPONSORS
Alineacin con otras iniciativas

HARDWARE, SOFTWARE
Arquitectura de Sistema
Perfomance
Sizing
Seguridad
Etc.

Ejecutivo
Gestin de
Proyectos

Tcnico

Riesgos
Funcionales
Organizacional
Recursos

ALINEAMIENTO ORGANIZACIONAL
Comunicacin
Alineacin con la estrategia del
negocio

Mapa de
Riesgo

ADMINISTRACIN DEL PROYECTO

Metodologas
Proceso de toma de decisiones

REQUERIMIENTOS FALTANTES
Entendimiento de los procesos
Expectativas de Funcionalidad
Confiabilidad, Usabilidad
Integracin con Sistemas Legacy

GESTION DE RECURSOS
Presupuestos
Disponibilidad
Perfiles

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Implementacin de Soluciones Tecnolgicas

Project Charter
Gestin del Cambio

Despliegue de la ESTRATEGIA de la
GESTIN DEL CAMBIO.
Sirve como una carta fundacional

PLAN DE
GESTION DEL
CAMBIO

DIAGNOSTICO

PROJECT
CHARTER

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PROJECT CHARTER GESTIN DEL CAMBIO

COMUNICACIN
Canales de comunicacin
Formatos
Mensaje, contenido y posicionamiento

CAPACITACIN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Modalidad y metodologa (presencial, eLearning, semi presencial)
Bases de conocimientos, sistemas colaborativos
Formadores de facilitadores (Train Trainners)

GESTIN DE STAKEHOLDERS
Compromisos y persuasin, identificacin de lderes de cambio

MOTIVACIN
Plan de incentivos (auto desarrollo, reconocimiento, estabilidad laboral etc. )

GESTIN DE RIESGOS
Plan de prevencin, mitigacin y resolucin de riesgos

EQUIPO DE PROYECTO
Definir organizacin del equipo de trabajo, perfiles, roles, alcance del equipo de proyectos.

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Inicio del
proyecto

Termino el
proyecto

PROYECTO DE IMPLEMENTACIN SOLUCIN TECNOLGICA

ACTVIDADES DE GESTIN DEL CAMBIO

COMUNICACIN
CAPACITACIN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

GESTIN DE STAKEHOLDERS
MOTIVACIN
GESTIN DE RIESGOS
EQUIPO DE PROYECTO

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Transferencia de
conocimiento
QUE (ACTIVIDAD)

FORMATO

CUANDO

A QUIEN VA DIRIGIDO

RESULTADOS
ESPERADOS

Workshop Equipo de
proyecto

Reuniones de
Avance

1 vez a la semana

Equipo de Proyecto

Controlar Avances

Gerentes

Compromiso Gerentes

Equipo Ejecutivo
Supervisores
Promotores Internos
Otros Evaluados impactados

Compromiso

Todos

Mantener Expectativas

Todos

Motivar Usabilidad

Presentacin
Demostrativa
(DEMO)

Presentaciones
Breves y
Demostrativas

Utilizar las sesiones de

presentacin de avance del
proyecto para mostrar el
Sistema.
Presentacin 1:
En AMBIENTE DE QA.

(QUICK WINS)

Reuniones de
Trabajo

Presentacin 2:
En Ambiente de
Produccin, antes de GO
LIVE.
Durante las reuniones de
trabajo programadas.

Cursos E-Learning
(QUICK WINS)

Cursos interactivos
relevantes Ca,

Entrando a GO LIVE Learning

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Seguimiento al plan de
Gestin del Cambio
TIPOS DE FACTORES

COMUNICACION

CAPACITACION Y TRANSFERENCIA
DE CONOCIMIENTO

MOTIVACIN

Variables que podemos

medir

Nmero De participantes
Nmero de reuniones realizadas
Reaccin de la audiencia frente
al mensaje (Malo- IndiferenteBueno)
Nmero de comunicaciones de
logros tempranos (quick wins)

Aprendizaje del contenido

Aplicacin en el trabajo de los
aprendido
Horas o costo de capacitacin
por empleado
Empleados capacitados versus el
total de empleados a capacitar

Percepcin del nivel de orgullo

de los empleados por trabajar
en la empresa
Nmero de desacuerdos y
problemas abordados
oportunamente y resueltos
Nmero de acciones de
reconocimiento formales (email,
discurso, etc.)
Percepcin respecto a la calidad
de las compensaciones y
servicios entregados al personal

Cmo?

Formularios de participacin
Encuesta cuantitativa y
cualitativa
Focus group
Acciones acordadas versus
acciones realizadas

Encuestas individuales
Observacin en el trabajo / uso
de competencias aprendidas
Eventos donde se utiliz la
competencia
Cumplimiento de eventos
programados

Encuestas cuantitativas y
cualitativas
Focus group

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ETAPA 1

ETAPA 2

ETAPA 3

ETAPA 4

ETAPA 5

Decisin

El
Problema y la
Solucin

Diagnstico

Implementacin

Monitoreo y
Medicin

Diagnstico y medicin

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