Manual de usuario

Gmail

ndice
1. Introduccin
2. Gmail
2.1. Acceso y pantalla principal de Gmail
2.1.1. Barra de bsquedas y perfil
2.1.2. Barra de etiquetas
2.1.3. rea de correo electrnico
2.2. Bandeja de entrada
2.3. Crear un mensaje nuevo
2.4. Enviar un mensaje
2.5. Responder, responder a todos, reenviar
2.5.1. Reenviar a uno solo de la conversacin
2.6. Imprimir
2.7. Buscar mensajes de correo electrnico
2.8. Etiquetar un correo electrnico
2.8.1. Qu son y qu aportan las etiquetas?
2.8.2. Creacin de una nueva etiqueta
2.8.3. Administracin de etiquetas
2.9. Filtrar correo electrnico
2.10. Traductor de correo
2.11. Escribir en nombre de
3. Contactos
3.1. Pantalla de Contactos
3.2. Creacin de un nuevo contacto
3.3. Modificacin de contactos
3.4. Tipos de contacto
3.5. Crear grupo de contactos
4. Calendario

4.1. Pantalla principal de calendario
4.2. Crear un evento
4.3. Invitar a gente a tu evento
4.4. Crear calendarios
4.5. Compartir los calendarios
5. Labs
5.1. Incluir Labs en Gmail
5.2. Funciones de Labs Gmail
5.3. Incluir Labs en Calendar
5.4. Funciones de Labs Calendar

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1. Introduccin
Gmail es la aplicacin de correo electrnico de Google Apps, y podemos acceder a ella a travs de la direccin web: https://mail.google.com/mail/
La aplicacin de Gmail est constituida por tres herramientas:
El correo electrnico.
Los contactos.
Las tareas.
En este documento te mostraremos cmo utilizar las principales funcionalidades de cada una de estas herramientas, desde los aspectos ms sencillos para un uso bsico,
hasta las funciones ms avanzadas.
De igual forma, podrs conocer cmo estas herramientas comparten entre ellas informacin fundamental para facilitar la gestin de tus mensajes de correo, tanto la clasificacin de los mismos como la generacin de nuevos mensajes, o para optimizar la toma de decisiones (por ejemplo, la posibilidad de consultar la disponibilidad de la
persona a la que se quiere enviar una convocatoria de reunin).

2. Gmail
En este apartado te detallamos cmo llevar a cabo las principales acciones que se realizan en el da a da con el correo electrnico, a travs de funcionalidades algo ms
avanzadas como el uso de filtros para clasificar y categorizar los mensajes de correo electrnico, o incluso la posibilidad de enviar mensajes en nombre de un responsable al que prestes servicio, o un compaero que no se encuentra presente en ese momento pero es necesario que alguien atienda su buzn de correo electrnico.
Puedes ver cmo realizar estas acciones en los siguientes apartados.

2.1. Acceso y pantalla principal de Gmail

El acceso a Gmail es muy sencillo, la entrada a la aplicacin y la pantalla principal es intuitiva y fcil de utilizar.
Para acceder a Gmail tan solo es preciso que dispongas de acceso a internet y que introduzcas la siguiente direccin: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

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En este momento, el sistema te llevar a la pantalla principal de Gmail, que nosotros hemos dividido en tres zonas principales para poder mostrarte mejor las capacidades de cada una de ellas:
1. Barra de bsquedas y perfil.
2. Barra de etiquetas.
3. rea de correo electrnico.
En la siguiente imagen te mostramos su ubicacin dentro de Gmail:

2.1.1. Barra de bsquedas y perfil

La barra de bsquedas tiene el siguiente aspecto:

Puedes observar en el lado izquierdo el logotipo que nos indica que estamos en una cuenta administrada por nuestra empresa. En el
centro, puedes encontrar una barra de bsquedas que ms tarde veremos en ms detalle
Este icono es el men de todas las aplicaciones que tienes asociadas a tu correo electrnico dentro del paquete de Google Apps
Desde estos iconos puedes acceder a las distintas herramientas de Google Apps.

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2.1.2. Barra de etiquetas

Esta barra que nos aparece en el lado izquierdo tiene varias funcionalidades importantes.
La primera te dice en qu herramienta te encuentras ya que dentro de Gmail tenemos tres herramientas de
las que no hemos hablado an: Correo electrnico, Contactos y Tareas.
Lo ms importante de esta barra est en las etiquetas mostradas, a modo de carpetas, que en Gmail no
existen. Pero aun a pesar de no existir, puedes ordenar tus correos electrnicos con etiquetas, con la
ventaja de poder colocar un correo electrnico en distintas etiquetas (cuando trabajamos con carpetas no
podemos meter un objeto en dos carpetas al mismo tiempo). Las etiquetas las trataremos en un captulo
ms adelante.
Por ltimo aparece el Chat, desde el que puedes buscar, invitar, y ponerte en contacto con todos tus compaeros, e incluso con gente fuera de la empresa.
Ejemplo: clientes, facilitando la comunicacin y la colaboracin. El chat se ha fusionado con Hangout, proporcionando muchas
ms utilidades de las que proporcionaba por defecto. Tambin lo veremos ms adelante en este manual.

2.1.3. rea de correo electrnico

Dentro del mbito del correo electrnico te puedes encontrar con una serie de elementos en la siguiente parte de la pantalla:
En esta parte de la pantalla se muestran los correos electrnicos recibidos, o segn la etiqueta seleccionada, te mostrar los correos
electrnicos que contengan dicha etiqueta.

La barra de herramientas te muestra distintos iconos para el uso del correo electrnico que tienes en pantalla, o para los que seales
con la siguiente marca:
El primer icono ser para archivar el correo electrnico. El segundo marcara el correo electrnico como SPAM. El tercero eliminar todo el correo electrnico.

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El icono de la carpeta, significa mover, aunque no existe el concepto de carpeta, podremos cambiar la etiqueta, para que te
aparezca como si estuviera en una carpeta. El icono de la etiqueta, es para poder etiquetar el correo electrnico. Estos dos
conceptos los veremos ms adelante.
En el icono de Ms encontrars las opciones de:

Marcar como ledo

Marcar como irrelevante
Aadir a las tareas
Destacar
Filtrar mensajes similares
Silenciar

De estas opciones resaltaremos la de Marcar como no ledo, que te puede ser muy til para marcar un correo electrnico en negrita, para su posterior revisin. Y tambin la opcin de Filtrar mensajes similares que ser otra forma de crear un filtro, que veremos ms tarde.

2.2. Bandeja de entrada

La bandeja de entrada por defecto te muestra lo que tengas etiquetado como Recibido. El sistema etiqueta de esta manera todo el correo electrnico entrante. Como
excepcin a esto, puedes crear un filtro para que un determinado correo electrnico no sea etiquetado como Recibido, por lo que no lo vers en la bandeja de entrada.

2.3. Crear un mensaje nuevo

Para redactar un nuevo correo electrnico solo tendrs que pulsar el botn de Redactar.
Una vez realizado, te mostrar una nueva ventana en la parte inferior derecha que te dejar interactuar con la pantalla de Gmail que se queda en segundo plano.
Como en cualquier cliente de correo electrnico, te puedes encontrar con los siguientes campos:

Para: para indicar el destinatario.

CC: para insertar los destinatarios en copia.
Cco: para insertar los destinatarios en copia oculta.
Asunto: para insertar el titulo del correo electrnico.

En la parte central puedes redactar el contenido del correo electrnico, y en la parte inferior puedes encontrar unos iconos que te
ayudarn a la edicin del correo electrnico.
A continuacin puedes encontrar unas imgenes con esos iconos para facilitar la edicin del correo. El primer botn es el de
Enviar, que te permite enviar el correo electrnico a las personas seleccionadas.

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Al pulsar el siguiente icono, te muestra otra barra de herramientas adicional, con iconos que te permitirn cambiar el tipo de letra, el tamao, negrita, cursiva, subrayado,
color, alineacin del texto, listados, sangras, citar un texto, o eliminar todo el formato, respectivamente.

El icono del clip, sirve para adjuntar archivos que tengas en tu ordenador u otras ubicaciones fsicas. Te aparece una nueva ventana de donde puedes elegir la ubicacin
de dicho archivo.
El siguiente icono te indica que puedes adjuntar archivos que tengas guardados en Drive, de este modo solo tendrs que enviar un link con lo que conseguirs que el
correo electrnico sea mucho ms ligero, y podrs utilizar las funcionalidades de Drive.
El icono que aparece a continuacin se puede utilizar para aadir fotografas, bien que tengas guardadas en tu equipo, o aadiendo la URL donde se encuentren.
Para que algn texto del correo electrnico redireccione a otra URL, tienes que pulsar Enlace e incluir la URL que desees.
Tambin puedes insertar Emoticonos, pulsando el icono que aparece a la derecha.
La papelera elimina el correo electrnico. Cuando empezamos a redactar un correo electrnico por defecto se guarda una copia en Borradores. Si queremos eliminar
este correo electrnico porque no lo vamos a enviar, si no pulsamos en el icono de la papelera, se guardar en Borradores.

2.4. Enviar un mensaje

La finalidad de todo cliente de correo electrnico es enviar correo electrnico, como hemos visto en el punto anterior. Una vez redactado el correo electrnico solo tendrs que pulsar el botn de color azul de Enviar.

2.5. Responder, responder a todos, reenviar

Cuando recibes un correo electrnico de otra persona, con copia a nuestra direccin de correo electrnico o con copia a ms gente, puedes optar a las siguientes opciones:
Responder: contestar solo a la persona que te ha escrito, sin que el resto de los receptores del correo electrnico original tengan copia de tu contestacin.
Responder a todos: contestar con copia a todos los que estaban incluidos en el mensaje original. Si alguien est incluido en Cco: no se aadir como destinatario
de la respuesta, ya que se desconoce quin va en ese campo Cco:.
Reenviar: reenviar el correo electrnico a una tercera persona que no estaba incluida en el mensaje original.

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Es en el icono de la flecha mostrado en la siguiente imagen donde podemos seleccionar estas opciones.

2.5.1. Reenviar a uno solo de la conversacin

No hemos hablado todava de las conversaciones, una nueva manera de ver los correos electrnicos en Google, asociando conversaciones a asuntos de tal manera que
todos los correos electrnicos que llevan un mismo asunto los ana, y nos indica la cantidad de correos electrnicos adheridos a esa conversacin. Es una manera ms
fcil de ordenar el correo electrnico.
As se muestra en la bandeja de entrada:

Y as cuando lo abres:

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Si solo necesitas reenviar, contestar, contestar a todos, etc. de uno de los correos electrnicos de la conversacin sin necesidad de que sea el ltimo, te puedes posicionar en el correo electrnico sobre el que quieres contestar.

2.6. Imprimir
Para imprimir un correo electrnico existen dos modos. Una vez abierto el correo electrnico aparece un icono y un men donde encontraremos la opcin de Imprimir,
como mostramos en la siguiente imagen.

O bien en las opciones del correo tenemos una opcin de Imprimir.

2.7. Buscar mensajes de correo electrnico

La Barra de Bsquedas de la que hablamos en el apartado 2.1 contiene una flecha que si pulsas sobre ella despliegas
todas las posibilidades de bsqueda.
En esta barra puedes encontrar cualquier correo electrnico est donde est etiquetado. Te ofrece las siguientes opciones:

De: si buscamos por remitente.

Para: si buscamos por destinatario.
Asunto: por asunto del correo electrnico.
Contiene las palabras: que contenga las palabras indicadas, en cualquier campo.
No contiene: que no contenga dichas palabras en ningn campo.
Tenemos la opcin de buscar por los que contienen archivos adjuntos.
Por un Rango de fechas.

Puedes disponer de la opcin de escribir directamente sobre la Barra de Bsquedas, y se incluir en Contiene las palabras.
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2.8. Etiquetar un correo electrnico

Para etiquetar un correo electrnico debes abrir el correo y presionar el botn de Etiqueta para despus seleccionar la etiqueta que quieras asignarle:

2.8.1. Qu son y qu aportan las etiquetas?

Las etiquetas de Google ayudan a organizar de una manera fcil e inteligente todo el correo electrnico de nuestro
buzn. En otros clientes de correo electrnico se trabaja con carpetas, pero Google innova la forma de organizacin y
nos presenta las etiquetas.
La forma ms visual de entender el uso de las etiquetas es la siguiente:
Puedes poner tantas etiquetas en un correo electrnico como quieras, para que sea ms fcil su identificacin. Se puede poner la etiqueta de Jefe, Importante, Pendiente, o las que queramos. A la hora de buscar podremos, de un
solo clic, encontrar todo el correo electrnico que tenga dicha etiqueta.
En este caso no encontramos la limitacin de las carpetas donde solo podemos archivarlas en una sola carpeta, aqu
podemos poner mltiples etiquetas.
Las etiquetas aparecern en el lado izquierdo de la pantalla, en la Barra de etiquetas.
Las primeras etiquetas que aparecen son las enumeradas a continuacin:
Recibidos.
Destacados.
Enviados.
Borradores.
Son etiquetas que son creadas por defecto y que no se pueden modificar.
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2.8.2. Creacin de una nueva etiqueta

El resto de etiquetas las puedes crear desde dos lugares indicados a continuacin:
Una vez marcado un correo electrnico sobre el botn de etiqueta, puedes desplegar y elegir la opcin Crear nueva
etiqueta.
En la Barra de etiquetas, la ltima opcin es Ms. Si pinchas en ella, se despliega un men donde puedes encontrar un
enlace de Crear etiqueta nueva.
Una vez que hemos pulsado crear una etiqueta nos aparecer la siguiente pantalla.

En dicha pantalla tendrs que introducir un nombre para tu etiqueta, y te ofrece la posibilidad de anidarlas con otras que ya
tengas (a modo de carpeta y subcarpeta).
Ejemplo: Etiqueta PROYECTO, y anidada a esta etiqueta todas las etiquetas que tengan relacin con PROYECTO.

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2.8.3. Administracin de etiquetas

Para administrar el uso de etiquetas, con la posibilidad de editarlas, si te posicionas sobre una etiqueta te aparece una flecha que puedes desplegar y te da las siguientes opciones:
Mostrar: muestra siempre fija la etiqueta.
Mostrar si hay sin leer: solo aparecer en la lista si hay correo nuevo sin
leer, e indicar el nmero de correos (por ejemplo, BORRADO).
Ocultar: no aparece en la lista a no ser que le pulses al botn Ms que
vimos en el punto anterior.
Color de la etiqueta: ofrece la posibilidad de poner distintos colores para
que sea ms fcil su identificacin.

2.9. Filtrar correo electrnico

Si volvemos a la imagen de la Barra de bsquedas observaremos que despus de todos los campos que ya hemos visto, aparece Crear un filtro con estos criterios
de bsqueda.
Ejemplo: si rellenamos el campo De: todos los correos que en el
De: contengan la direccin nombrada, sern los que cumplan el filtro
y a los que podrs poner las siguientes reglas.

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En la siguiente ventana tendrs que elegir qu tarea quieres que se realice al entrar un correo que cumpla la primera premisa. Las acciones que se podrn elegir se enumeran a continuacin:
Omitir de Recibidos (Archivado): para quitar la etiqueta de Recibidos. Desaparece el correo electrnico indicado, y solo lo encontraremos en la etiqueta que tiene (si lo hemos marcado con alguna etiqueta), o
bien en Archivados, qu son todos los que no tienen etiqueta de Recibidos.
Marcar como ledo.
Destacar.
Aplicar la etiqueta.
Reenviarlo a.
Eliminar.
No marcar nunca como spam.
Marcar siempre como importante.
No marcar nunca como importante.
Clasificar como (Elige una categora).

2.10. Traductor de correo

En nuestro da a da podemos recibir correo electrnico en otros idiomas, y no siempre vamos a poder comprender el contenido. Gmail nos ayuda con esta tarea. Cuando recibes un correo electrnico en otro idioma te aparece un enlace que te da la opcin de traducir, y elegir los idiomas en los que lo quieres traducir (aunque interpreta
en qu idioma est escrito, nos da la opcin de elegirlo).
Esta opcin la presta siempre que detecta que est en otro idioma, y puedes desactivarlo en el caso que no quieras que te d la opcin, pulsando en el enlace Desactivar para:.

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2.11. Escribir en nombre de

La funcin De: te permite utilizar Gmail para enviar mensajes en nombre de alguien. Esto puede ser en nombre de otra de tus direcciones de correo electrnico o del
de una persona que te autorice a escribir en su nombre. Para poder utilizar esta funcin primero tienes que logarte con tu usuario y despus seguir los siguientes puntos:
1. Haz clic en el icono de la rueda dentada en la parte superior derecha, y selecciona Configuracin.
2. Selecciona la pestaa Cuentas.

3. En Enviar mensaje como selecciona Aadir otra direccin de correo tuya.

4. Introduce tu nombre y direccin de correo electrnico.

5. Para continuar haz clic en Aadir cuenta.

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6. Ahora presiona el botn de Enviar verificacin. Gmail

enviar un mensaje de verificacin a tu otra direccin de
correo electrnico para confirmar que es tuya.

7. Ahora tienes que acceder al correo electrnico por el que vas a escribir de vez en cuando. Despus tienes que aceptar la confirmacin para obtener el permiso y as
escribir en nombre de esa persona.
Ahora explicaremos como enviar un correo en nombre de la otra persona desde nuestro correo electrnico:

1. Para enviar un mensaje con la otra direccin de selecciona el men desplegable del campo De: y elige la nueva direccin.
2. Para reenviar un correo, utiliza el mismo mtodo que en el punto anterior.

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3. Para editar el nombre, la configuracin o la direccin de respuesta de una entrada existente, tienes que seleccionar Editar informacin junto a la direccin que aparece en la pestaa Cuentas.

4. Si quieres eliminar una cuenta solo tenemos que hacer clic en eliminar.
5. Puedes configurar la forma de responder a los correos segn te interese:

6. Si quieres dejar como predeterminada una cuenta haz clic en establecer como predeterminada junto a la direccin que aparece en la pestaa Cuentas.

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3. Contactos
Igual que una libreta de direcciones online, el administrador de contactos te permite acceder de forma sencilla a las personas con las que quieres ponerte en contacto.
Es donde se almacenan todos tus contactos de correo.
Todos los contactos que creemos sern contactos personales, de los que seremos propietarios. Nadie ms podr ver nuestros contactos a no ser que les demos permisos.

3.1. Pantalla de Contactos

Dentro de Gmail, en la esquina superior izquierda de la pgina, selecciona Contactos para acceder y modificar la
informacin de tus contactos.
La nueva ventana se abre sobre la propia de correo que tenemos, con lo que no podremos, de una manera fcil, tener
abierta las dos ventanas.
La pantalla de Contactos la describimos a continuacin:

En la Barra de bsquedas podremos buscar por el nombre de usuario o por cualquier otro dato que tengamos registrado del contacto. Te puedes encontrar dos iconos:
Este Icono crea nuevo usuarios. Cuando despliegas el icono te da la opcin de meter el nombre de un usuario, buscar por si lo tienes dentro del listado de empresa, o
por si quieres aadirlo a Mis Contactos.

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El siguiente icono de Ms te ofrece ms opciones que se pueden realizar con los contactos:
Combinar contactos.
Eliminar contactos.
Administrar la configuracin de delegacin.
Importar.
Exportar.
Imprimir.
Buscar y combinar duplicados.
Restablecer contactos.
Ordenar por: Nombre y Apellidos.

3.2. Creacin de un nuevo contacto

Adems de como hemos visto en el punto anterior, tambin puedes crear un usuario partiendo de cero pulsando el botn de Contacto nuevo.
Este botn te abre directamente la ficha del contacto para poder rellenar los campos de informacin del mismo.

Puedes ir dando de alta los datos que se solicitan en cada campo, e incluso puedes aadir ms campos en el botn Aadir.
Cuando realices las bsquedas podrs buscar por todos aquellos campos que tengas rellenos de los contactos.
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3.3. Modificacin de contactos

Para modificar contactos solo tienes que pulsar sobre ellos y se te abrirn sus datos y podrs editarlos. Vemos un ejemplo a continuacin.
Una vez abierto, al posicionar el ratn sobre cualquier parte, se convierte en editable y puedes modificar el dato correspondiente.

3.4. Tipos de contacto

Los contactos que puedes consultar son de varios tipos aunque hasta ahora solo hemos creado usuarios dentro de Mis contactos.
Si dentro de la ficha del contacto, debajo del nombre, le marcas la estrella lo situars dentro de
Destacados.
Ms contactados incluye las 20 direcciones que utilizas con ms frecuencia. Gmail actualiza
automticamente esta lista para que puedas consultarla de forma fcil y rpida.
Otros contactos incluye los contactos que an no estn incluidos en Mis contactos u otros
grupos de contactos.
Directorio: son los contactos que vienen impuestos por el administrador del dominio, corresponden con los usuarios de nuestra empresa.

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3.5. Crear grupo de contactos

La creacin de grupos dentro de los contactos es una forma muy til de organizar y agrupar direcciones de correo dentro de los contactos.
Ejemplo: Si yo habitualmente trabajo con un grupo de cinco personas, y cuando mando correos tengo que escribir a las cinco direcciones puedo crearme un grupo y de este modo solo con poner en nombre del grupo en el Para: se le mandar automticamente a todos los componentes del grupo.
Si pulsas sobre la opcin de Grupo Nuevo, te aparece la siguiente opcin,
para que puedas introducir el nombre del grupo que creas.

Una vez introducido el nombre del grupo tendrs que ir incluyendo las direcciones de usuarios que quieras que lo compongan, pulsando obre el mismo
botn de Aadir ms usuarios, pero dentro del grupo pruebas.

Si tienes toda una lista de usuarios de cualquiera de las que hemos tratado
anteriormente, puedes marcar los usuarios que te interesen y se te habilitar
un icono que te dejar incluir los elegidos dentro de los grupos que desees,
e incluso crear nuevos grupos desde ah.

4. Calendario
El calendario de Google es otra de las herramientas que se har, si no lo es ya, una aplicacin imprescindible en nuestro trabajo. Con ella podrs tener una agenda dinmica y actualizada en todo momento de tu trabajo, del trabajo de un grupo o del de un compaero.

4.1. Pantalla principal de calendario

Cuando entras en la pantalla principal del calendario te puedes encontrar con una estructura similar al correo: en la parte superior la Barra de bsquedas y de Configuracin. En el lateral izquierdo, adems de un pequeo calendario por mes, tendrs acceso a todos los calendarios que tengas tanto personales como aqullos que
han sido compartidos contigo. Por ltimo, en la parte central, la visibilidad de todas tus citas, teniendo la posibilidad de agruparlas por das, semanas, mes, o tipo de
agenda. Puedes ver un ejemplo en la imagen siguiente.
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4.2. Crear un evento

Comenzamos a utilizar el calendario aadiendo un evento. Para crear un nuevo evento hay varias posibilidades, pero la ms sencilla es pulsando el botn de Crear.
Cuando pulsas el botn de Crear, te lleva a la pantalla de creacin de evento donde puedes introducir en primer lugar un ttulo (lo ms descriptivo que sea posible) para
el evento.
Lo siguiente ser marcar el horario que va a tener el evento; puedes indicar una fecha de inicio y una de finalizacin, e incluso la fecha del da de comienzo y de finalizacin.
Tambin tienes la posibilidad de marcar Todo el da si el evento se va a extender durante toda la jornada.
Dentro del evento existen dos fichas. Una de ellas muestra la Informacin del evento,
que mostramos en la imagen anterior; y la otra viene identificada por Ver Disponibilidad,
donde puedes consultar la disponibilidad de todos los invitados al evento (incluso las
salas).
El evento se puede mostrar como Disponible u Ocupado. A este respecto, indicamos
la posibilidad de tener un evento programado a una hora a la vez que se est disponible
para otra cosa que se considere ms importante.
Se puede marcar la privacidad del evento como Privado y Pblico. En Privado solo
se muestra si ests libre u ocupado pero no se muestra cul es el ttulo del evento. En
Pblico, todo el que tenga derecho a ver tu calendario, podr tambin ver el ttulo del
evento.
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4.3. Invitar a gente a tu evento

Si quieres invitar a algn contacto, solo tienes que introducir el correo electrnico de las personas que quieres invitar, en la zona derecha de la pantalla. Tambin puedes
Editar el evento, Invitar a otros contactos o Ver la lista de invitados:

4.4. Crear calendarios

Para crear un calendario tan solo tienes que hacer clic en la flecha que hay en el apartado de Mis calendarios y pulsar en el botn de Crear nuevo calendario:

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Te aparecer la siguiente ventana, en la que tienes que rellenar los datos que se indican para poder completar la creacin del nuevo calendario:

Los campos de informacin que puedes completar en esa pantalla son los siguientes:

Nombre del Calendario: en este apartado puedes incluir el nombre que quieras asignarle a tu calendario.
Organizacin: en este campo puedes escribir el nombre de tu organizacin.
Descripcin: puedes utilizarlo para aadir una pequea descripcin sobre tu calendario.
Ubicacin: puedes escribir el nombre de tu ciudad.
Zona horaria del Calendario: puedes seleccionar tu pas para tener clara la hora exacta en la que tengas cada uno de los futuros eventos.
Compartir este calendario con otros: puedes optar por compartir tu calendario pblicamente o que solo lo puedan ver todas las personas de tu organizacin.
Compartir con determinadas personas: en este campo puedes aadir direcciones de correo electrnico para compartir tu calendario.
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4.5. Compartir los calendarios

Puedes compartir el calendario de varias formas. Una de ellas es en el momento de crear el nuevo calendario y la otra es haciendo clic en la flecha que aparece cuando
pasamos el ratn por encima de tu calendario y seleccionando Compartir este calendario:

Tienes que rellenar los datos como hemos explicado anteriormente en el apartado 4.4:

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5. Labs
Los Labs son programas que estn incluidos tanto en Gmail como en el Calendario de Google. En la actualidad no se han dejado de
crear nuevos Labs pero podemos hacer uso de los que vienen incluidos por defecto.
Los Labs son aplicaciones que nos facilitan la forma de trabajar, tanto en Gmail como en el Calendario.

5.1. Incluir Labs en Gmail

Puedes incluir Labs en Gmail dndole a la rueda dentada y seleccionando Configuracin.
Posteriormente te aparecer una ventana con varias pestaas y tendrs que seleccionar Labs. Es ah donde puedes Habilitar
cualquiera de las funciones. Para guardar tienes que ir a la parte inferior de la pantalla y pulsar el botn de Guardar cambios.

Hay que tener en cuenta que dependiendo de la funcin que hayamos activado, habr que configurarla o no. A continuacin veremos algunas de las funciones de Labs
en Gmail.

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5.2. Funciones de Labs Gmail

En la tabla que incluimos a continuacin, puedes encontrar un resumen de cada funcin:
Funcin

Resumen

Formato de nombre

La opcin de formato de nombre permite especificar el modo en que se muestran los

nombres en la aplicacin del correo electrnico, por ejemplo, en Recibidos y al utilizar la
funcin de autocompletado.

Gmail sin conexin

La funcin Gmail sin conexin permite a los usuarios acceder a toda la aplicacin de
Gmail sin tener que conectarse a Internet.

Gmail Labs

Gmail Labs ofrece a tus usuarios acceso a nuevas funciones experimentales de Gmail que
pueden habilitar o inhabilitar segn les convenga. Puesto que se trata de funciones en
fase de prueba, cabe la posibilidad de que cambien, dejen de funcionar o desaparezcan
en cualquier momento.

Acceso POP e IMAP

Si habilitas el acceso POP e IMAP, se puede utilizar clientes POP e IMAP para descargar
Gmail en los equipos desde los servidores de Google. Si inhabilitas dicho acceso, solo
se podr acceder a Gmail desde la Web. Cuando el acceso est habilitado, los usuarios
ven las opciones Descarga correo POP y Acceso IMAP en la configuracin de Gmail y
pueden ajustarlas segn sus necesidades. Cuando est inhabilitado, no ven estas opciones en la configuracin de Gmail. Si el acceso est habilitado y se inhabilita, los usuarios
que utilizaban clientes POP o IMAP ya no podrn acceder a Gmail a travs de ellos

Delegacin de correo

Si se habilita esta opcin, los usuarios pueden otorgarse acceso mutuamente a sus respectivas cuentas de Gmail. Esto permite que determinados usuarios puedan consultar el
correo de una cuenta que no es la suya y enviar mensajes en nombre de sta. La delegacin es muy til para ofrecer acceso a la cuenta a un colaborador o para permitir que un
usuario utilice una cuenta cuando su propietario se encuentre de vacaciones

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5.3. Incluir Labs en Calendar

Con Labs tienes la oportunidad de probar las nuevas funciones experimentales de Google Calendar. Para habilitar Labs en Calendar, tienes que ir a la pgina de configuracin de Labs, hacer clic en la rueda dentada y seleccionar la pestaa de Labs. Ah puedes habilitar cualquier funcin y editarla:

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5.4. Funciones de Labs Calendar

En la siguiente tabla te informamos sobre las funciones de Labs:
Funcin

Resumen

Imagen de fondo

Personaliza la cuadrcula de tu calendario aadindole una imagen. Puedes centrar la imagen, hacer que aparezca en mosaico o adaptarla al tamao del calendario.

Usos horarios

Ten siempre a mano la hora local de varias zonas horarias. Adems, si haces clic en un
evento, este gadget te muestra la hora de ese evento en los distintos husos horarios. Ahora s que es fcil programar eventos en zonas horarias distintas.

Ir a la fecha

Ve rpidamente a fechas determinadas, tanto pasadas como futuras. La vista del calendario (Da, Semana o Mes) no se modifica, solo muestra la fecha elegida.

Prxima reunin

Una cuenta atrs muy til que te indica cunto tiempo falta para el prximo evento del calendario. Ten presente que solamente se muestran los eventos de tu calendario principal.

Disponible u ocupado/a

Si un amigo comparte un calendario contigo, puedes saber sus planes escribiendo su direccin de correo electrnico. Si quieres utilizar esta funcin, es imprescindible que tengas
el acceso adecuado para ver el calendario de tu amigo.

Vista de ao

Esta funcin es perfecta para hacer planes con antelacin, dado que te permite ver el ao
entero en Google Calendar. Escribe el ao que te gustara ver y haz clic en Ir para que se
muestre ese ao entero. Si haces clic en una fecha concreta de la vista del ao, vers los
eventos de ese da.

Quin es el otro asistente de Si tu evento solo tiene un invitado aparte de ti, esta funcin muestra su nombre al lado del
ttulo del evento. Ya no tendrs que hacer clic en los detalles del evento para saber con
la reunin a solas?
quin has quedado.

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Funcin

Resumen

Imagen de fondo

Personaliza la cuadrcula de tu calendario aadindole una imagen. Puedes centrar la imagen, hacer que aparezca en mosaico o adaptarla al tamao del calendario.

Recordatorios discretos

Los recordatorios que te pone Google Calendar en mitad de la pantalla a veces pueden
resultar molestos. Con esta funcin de Labs, el ttulo del evento se pone intermitente en la
barra de ttulos del navegador o en la ficha que tengas abierta de Google Calendar.
Si quieres impedir que los recordatorios discretos se acumulen en la ventana emergente,
selecciona Ignorar el recordatorio discreto cuando el evento termine en Configuracin >
Recordatorios discretos (Labs).
Tambin puedes activar notificaciones sonoras: ve a Configuracin > Recordatorios discretos (Labs) y marca la casilla Reproducir una notificacin de audio junto con los recordatorios (requiere Flash).
Adems, si eres usuario de Google Chrome, puedes utilizar las nuevas notificaciones de
escritorio flotantes con Recordatorios discretos. Si se detecta un navegador compatible,
en el apartado Recordatorios discretos (Labs) de Configuracin vers la casilla Mostrar
notificaciones de escritorio flotantes. Nota: la primera vez que utilices Google Calendar en
una instalacin nueva de Chrome (en tu ordenador de casa o del trabajo, por ej.), te seguirn apareciendo los recordatorios discretos hasta que permitas las notificaciones de escritorio. En ese caso, vers el enlace Permitir que todos los sitios muestren notificaciones de
escritorio en Configuracin > Recordatorios discretos (Labs).

Rechazar eventos automticamente

Con esta funcin, puedes bloquear ciertas horas de tu calendario en las que no ests disponible. As, todas las invitaciones que recibas para eventos celebrados en ese momento
se rechazarn automticamente. Solo tienes que crear un evento en tu calendario que
abarque el tiempo que no estars disponible y seleccionar la opcin Ocupado (rechazar
invitaciones) del men desplegable Mostrar como en la pgina de detalles del evento.

Archivos adjuntos de los

eventos

Quieres que los asistentes lean un informe o el orden del da antes de una reunin?
Adjunta a tu evento un documento de Google, una hoja de clculo o una presentacin,
o incluso sube un archivo de tu ordenador. Para habilitar esta funcin de Labs y adjuntar
archivos a eventos, debes tener una cuenta de Google Docs. Si solamente quieres ver
documentos que otros hayan adjuntado a eventos, no te hace falta ninguna cuenta de
Google Docs.
Los invitados al evento no obtienen automticamente el permiso para ver los archivos de
Google Docs adjuntos. Tienes que compartir los documentos adjuntos con los invitados
uno por uno.
Manual de usuario Gmail 29

Funcin

Resumen

Ocultar seccin de maana y

noche

Tienes muchos planes para las 3:00 de la madrugada? Y a las 11:00 p.m.? Si no es as,
esta funcin de Labs te ser muy cmoda.
Al ocultar la maana y la noche, puedes personalizar la cuadrcula de tu calendario para
ver nicamente los eventos de la franja horaria que elijas.
A los laterales de tu cuadrcula, donde se sealan las horas, aparecen barras grises. Solo
tienes que arrastra la barra hacia arriba hasta la hora inicial del intervalo horario y hacia
abajo hasta la hora final.
Si quieres cambiar el intervalo horario o fijar la cuadrcula predeterminada, ampla el intervalo horario reducido. Para expandir un intervalo que hayas reducido, haz clic en el cuadro
gris claro de encima o debajo de la cuadrcula de tu calendario

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