EMPRESA

CREACIONES VALDEZ Y SUAREZ

CONTENIDO

PRIMERA PARTE

INTRODUCCIN........................................................................................................................................ 5
OBJETIVO.................................................................................................................................................. 5
JUSTIFICACIN.......................................................................................................................................... 5
RESEA HISTORICA.................................................................................................................................. 5
ACTIVIDAD ECONOMICA........................................................................................................................... 6
PRODUCTOS Y SERVICIOS..................................................................................................................... 7
ORGANIZACIN DE LA RADIO................................................................................................................... 7
SISTEMA FINANCIERO ADMINISTRATIVO............................................................................................. 7
SISTEMA PRODUCCION......................................................................................................................... 8
ORGANIGRAMA GENERAL......................................................................................................................... 9
ORGANIZACIN FORMAL....................................................................................................................... 9
ORGANIZACIN INFORMAL.................................................................................................................. 10
DISEO ORGANIZACIONAL POR ESPECIALIZACIN.................................................................................10
Ramos Generales / Departamento de Produccin...............................................................................11
Departamento Tcnico........................................................................................................................ 12
Departamento de Programacin......................................................................................................... 13
Recursos Humanos............................................................................................................................. 14
Departamento de publicidad............................................................................................................... 15
Departamento Contabilidad................................................................................................................ 16
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FUNCIONAL......................................................................................... 17
ESTRUCTURA ORGANICA..................................................................................................................... 17
TRAMO DE CONTROL.................................................................................................................... 17
CENTRALIZACIN Y DESENTRALIZACIN................................................................................................18
TIPO DE FORMALIZACIN....................................................................................................................... 18

SEGUNDA PARTE

ESTRUCTURA ORGANICA........................................................................................................................ 18
ORGANIGRAMA GENERAL....................................................................................................................... 19
FUNCIONES POR CARGO..................................................................................................................... 19
FORMATOS PARA EL MANUAL DE ORGANIZACIN DE LA RADIO............................................................20

Venta..................................................................................................................................................... 21.
1.1 Objetivo:....................................................................................................................................... 22
1.2 Procedimiento de Venta:............................................................................................................... 23
1.3 Flujo del procedimiento de ventas:............................................................................................... 24
Cobranza................................................................................................................................................ 24
1.1

Objetivo:................................................................................................................................... 25

1.3.

Procedimiento de Cobranza:..................................................................................................... 25

1.3. Flujo del procedimiento de cobranza:..........................................................................................26

FACTURACION......................................................................................................................................... 26
1.2.

Objetivo:................................................................................................................................... 27

1.3.

Procedimiento de Cobranza:..................................................................................................... 27

1.3. Flujo del procedimiento de cobranza:..........................................................................................27

PRIMERA PARTE:
INTRODUCCIN

La creacin de nuestra empresa, con o sin fines de lucro con la necesidad de emprender nuevos
proyectos en el Pas, por cuanto se necesita de organizacin para cada paso que se va a dar
para cada procedimiento ya que si no es ordenada corre el riesgo de fracasar, quebrar, o no llegar
al objetivo previsto.

OBJETIVO

El origen del presente, es la aplicacin de los conocimientos adquiridos en el transcurso de

nuestra carrera Administracin de empresas, que se lo pondr en prctica en la empresa
escogida realizando manuales de organizacin y de procesos.

JUSTIFICACIN

La meta de los manuales a continuacin detallados es la aplicacin de lo aprendido en la duracin

de nuestra carrera y como funciona cada uno de los temas aprendidos en nuestras clases en
clases, es decir poner en prctica y aportar para el mejoramiento a la empresa para la cual
prestamos un servicio.

RESEA HISTORICA

Igual que los individuos y que las sociedades, las instituciones y las empresas deben su
actual personalidad a todo un proceso de vida en el cual han ido conformando su sello
caracterstico que los identifica en el presente.
Nacimos en 2015 bajo la visin emprendedora de la seorita Gardenia Valdez y su socio
seor Holger Suarez quienes tuvieron la feliz iniciativa de llamarle Creaciones Valdez y
Suarez la nueva empresa dedicada a la confeccin de calzado.
Desde hace 5 meses patentamos nuestro slogan como La mejor industria en el
mercado. A partir de entonces, innumerables han sido los logros, metas y sueos
alcanzados que han permitido ir creciendo al ritmo acelerado y pujante a nivel nacional.
Radio Amrica se posiciona en el mercado brindando un servicio y atencin a quiteos,
ecuatorianos y migrantes como referente de trabajo y servicio denodados en favor de toda
una comunidad.
5

ACTIVIDAD ECONOMICA

Creaciones Valdez y Suarez, es una prestigiosa empresa que brinda servicios ofreciendo
a nuestra gran clientela la venta de nuestro producto diseados con nuestros mejores
materiales, comercializando productos a travs de la produccin de zapatos, la funcin
principal es ser la primera en todo nuestro Pas y ser reconocida a nivel internacional.
Esta empresa se encuentra regida y controlada por la Superintendencia de Compaas,
Ministerio de Relaciones Laborales, SRI, IESS, para cubrir posibles daos ocasionados al
medio ambiente a causa de una mala gestin o asesoramiento; incapacidad econmica
para ejercer sus funciones o fallo en el plan de negocio.

PRODUCTOS Y SERVICIOS

Creaciones Valdez y Suarez dispone de varios productos y servicios:

Comercializacin de la mercadera dentro y fuera del Pas

Venta de nuestro producto al por mayor y menor

Atencin al cliente en nuestras 2 sucursales ubicadas en la Ciudad de Quito

ORGANIZACIN DE LA EMPRESA
SISTEMA FINANCIERO ADMINISTRATIVO

rea: Recursos Humanos

ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

Suministros y Materiales

Revisin de hojas de vida

Contratacin de personal

Papelera

Distribucin a los
departamentos

Cumplimiento de
distribucin de papelera

Equipos de Oficina

Revisin Presupuesto

Cumplimiento de
Presupuesto

Equipo de computacin

Tabla #1

Tabla # 2

rea: Dpto. Contabilidad

ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

Suministros y
Materiales

Facturacin

Cobro de facturas

Programa informtico

Contabilizacin de entradas y
salidas

Estados Financieros

Equipos de Oficina

Revisin Presupuesto

Cumplimiento de
Presupuesto

Papelera

Tabla # 3

rea: Dpto. Mantenimiento

ENTRADAS
Suministros
Materiales
Equipo
mantenimiento
Equipos de Oficina

PROCESOS
y Mantenimiento de oficinas

de Limpieza de oficinas

Limpieza y mantenimiento

Papelera

SALIDAS
Atencin a clientes

Atencin al cliente

Duracin del equipo

SISTEMA PRODUCCION

rea: Produccin
ENTRADAS

PROCESOS

Suministros de Oficina

Estudio de Cliente

Vehculo

Estudio de Mercado

Papelera

Estudio de Competencia

SALIDAS
Mercados

Cliente Referido
Tabla #5

Tabla #6

rea: Programacin
ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

Equipos de
computacin

Software

Papelera

Impresin menciones

Programacin

ORGANIGRAMA GENERAL

ORGANIZACIN FORMAL

La organizacin formal se da para establecer que es el primero que esta la mando de la empresa,
quien ser en determinar la decisin, adems de quien dar los parmetros en los cuales se
estipulan los procesos dados en cada rea y el tiempo de solucin a los mismos, para que una
sea una empresa competitiva y estable.

ORGANIZACIN INFORMAL

La organizacin informal, es la que se d entre reas que no tienen nada en comn, son
afinidades que se encuentran entre compaeros en la empresa, tales es as que extra curricular,
deciden intercambiar ideas, temas personales, y de otro mbito totalmente diferente al laboral.

DISEO ORGANIZACIONAL POR ESPECIALIZACIN

En la organizacin subdividen los departamentos en reas especializadas a cada ramo, esto

permite que se sigan los lineamientos que la empresa necesita, para cumplir objetivos especficos
de forma ms gil y rpida.

Grfico #1

RAMOS GENERALES / DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN

Ramos Generales: responsable de todo lo que se produzca en la empresa tanto internamente como
externamente, es el rea encargada de la parte medular de la empresa, ya que es la parte creativa de la
misma.
10

Departamento de Produccin: Diseada exclusivamente para dar los mejores diseos que sern
reconocidos dentro y fuera de Pais.

Grfico #2

DEPARTAMENTO TCNICO

11

Encargado de dar mantenimiento a las mquinas de fabricacin.

Grfico #3

DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIN
12

Se encarga de realizar la distribucin de nuestros productos viendo as necesidades de nuestros

cientes.

Grfico #4

RECURSOS HUMANOS

Se encarga del personas, de seleccin, contratacin, verificar el desarrollo de cada uno de ellos y
despidos.
13

Grfico # 5

DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD

Est enfocado a la contratacin de publicidad, aqu se encargan de la contratacin de personal

para a pubicida de nuestra empresa .

14

Grfico # 6

DEPARTAMENTO CONTABILIDAD

Responsable por la informacin de la compaa: Estados Financieros, Reportes requeridos por

los entes de control, elaboracin de nmina, manejo de cobranzas de comisiones, pagos de
proveedores, conciliaciones bancarias, compras, caja chica, reposicin de gastos, coordinacin
de actividades de mensajera y archivo.

15

Grfico # 7

16

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANICA

(Cadena de Mando Departamento Masivos)

1. Direccin general
1.1. Gerencia de Produccin
1.1.1. Departamento de Produccin
1.1.2. Departamento Tcnico
1.1.3. Departamento de Programacin
1.2. Gerencia Administrativa
1.2.1. Recursos Humanos
1.2.2. Departamento de Publicidad
1.2.3. Contabilidad
1.2.4. Mantenimiento

TIPO DE FORMALIZACIN

La empresa CREACIONES VALDEZ Y SUAREZ Quito la formalizacin en el 100% del manejo

general de la empresa es Rgida, ya que mantienen un estndar en calidad en atencin,
cumplimiento y servicio hacia sus clientes; esto ha permitido que haga la diferencia en el poco
tiempo llevndola a estar situada entre una de las primeras de Quito .

17

18

SEGUNDA PARTE:
creaciones Valdez y Suarez

ANTECEDENTES DEL MANUAL OPERATIVO

19

Una de las caractersticas ms importantes de una empresa que avanza hacia sus metas y objetivos,
es su fuerte orientacin a los procesos y su necesidad de mejorarlos permanentemente. Esta
necesidad obedece a que no existe un producto o servicio que no sea resultado de un proceso.
El proceso podemos definir como un conjunto de operaciones conectadas a un flujo de materiales e
informacin que transforman insumos, en productos de mayor valor agregado. Toda Empresa es un
conjunto de pocos o muchos procesos de distinto porte e importancia. Para mejorarlos en forma
organizada y significativa, aplicando la administracin por procesos.
La empresa que utiliza la metodologa de la Administracin por procesos para mejorar sus procesos,
tiene como objetivo que los procesos sean eficientes, no generen derroche, sean eficaces y satisfagan
las necesidades de sus clientes, sean estos internos o externos, cambiando de esta manera los viejos
procedimientos obsoletos e ineficientes, usados por la empresa en ese momento.

ALCANCE DEL MANUAL OPERATIVO

El aseguramiento de calidad no equivale al concepto tradicional de calidad del producto, o producto
libre de defectos, sino a la calidad de a Empresa, es decir, Empresa libre de defectos, reprocesos,
desperdicios, retrasos. Las normas ISO 9000 son una familia de normas que tiene que ver con
aseguramiento de la calidad, es decir estamos hablando de unas normas que las empresas aplican con
la intencin de asegurar la calidad de las empresas.
En los procesos descansan todas las necesidades y exigencias del cliente externo y los clientes
internos, los cuales se disean o se redisean de acuerdo a dichos requerimientos y a las
polticas institucionales, las mismas que en su mayor parte se despliegan por medio del planeamiento
estratgico.( Villacis V., Juan, 1999, A.P.V Administracin por procesos y valores).

1.1. PRODUCTO:
Nombre Producto
VENTA AL POR MAYOR O
MENOR EN CALZADO

Proveedor
BRINDAR UN SERVICIO
ATENCION AL CIENTE

1.2. TARGET DE LA EMPRESA:

20

Contrato
Contrato eventual o definido

TENIENDO COBERTURA EN VENTAS EN PEQUEOS NEGOCIOS:

Quito, San Rafael, Cumbay, Aloag,
Tumbaco,
Pifo, El Quinche, Guayllabamba,
Pullaro,
Machachi,
Pomasqui,

Cayambe, Tambillo,

Los Bancos, Caldern,

Nanegalito,

Nanegal,

Otavalo, Atuntaqui, Ibarra, Mira, San

Lorenzo,
Lita, Borbn, Limones, Valle del Chota,
Salinas, Cotacachi, Ambuqu, Lasso,
Latacunga, Salcedo, Lago Agrio,
Sucumbos,
Nueva Loja, Papallacta, Pacto.

21

VENTA
1.1 OBJETIVO:

Establecer mecanismos controlados que generen un adecuado proceso de venta del /los
producto /s definidos en el numeral 1, desde la oferta del producto hasta el manejo apropiado
de los que se generan en cada venta.
1.2 PROCEDIMIENTO DE VENTA:

Producto
VENTA DE
CALZADO

Canal de venta
Venta a nuestros clientes comisin para las mismas.

Moneda
Dlares

N
ACT

Posicin

Descripcin de la Actividad

Agencia

Solicitud de pautar

Asistente Operativo

Informar al socio sobre el producto y condiciones

Asesor de servicio al cliente y/o

Asistente Operativo

Ingresar datos de venta a sistema Aon Explorer

Contabilidad

Registrar datos de venta

Asesor de servicio al cliente y/o

Asistente Operativo

Imprimir certificado de los productos 2 copias de cada uno

Asesor de servicio al cliente y/o

Asistente Operativo

Pautar hora, lugar y fecha de entrga

Contabilidad

Entrega de Factura

Cobranza

Cobro del Servicio

22

1.3 FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE VENTAS:

COBRANZA

1.1

OBJETIVO:

Establecer mecanismos controlados que apoyen la gestin de recaudo y cobranza a los clientes
en la empresa CREACIONES VALDEZ Y SUAREZ que hayan adquirido el /los producto /s
definidos en el numeral 1.
1.2. PROCEDIMIENTO DE COBRANZA:
N
ACT

Posicin

Descripcin de la Actividad

Contabilidad

Emisin De factura

Encargado de cobranza

Revisin de plazo a clientes

rea de cobranza

Cumplimiento de pago

rea cobranza

Informe de clientes pendientes de cobro

Gerencia Administrativa

Orden de cobro

Contabilidad

Cobro de facturas pendientes

Contabilidad

Recepcin de cheque

Contabilidad

Deposito en las cuentas bancarias de la institucin

1.3. FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA:

FACTURACION

1.2. OBJETIVO:
Implantar mecanismos de control de facturacin para verificar los clientes que tengan sus
facturas y monitoreos a tiempo para un mejor servicio y una pronta certificacin.
1.3. PROCEDIMIENTO DE COBRANZA:
N
ACT

Posicin

Descripcin de la Actividad

Asesor de servicio al cliente y/o

Asistente Operativo

Vender producto a travs de la herramienta

Programa Contable

Registrar datos de venta

Ejecutivo

Rescatar informacin de Programa Contable

Ejecutivo

Generar archivo Excel con listado de dbitos a generar

Ejecutivo de

Enviar archivo Excel con listado de dbitos mediante correo

electrnico al departamento de operaciones de la empresa

Departamento operaciones

Generar dbitos correspondientes a las cuentas de los socios

asegurados

Departamento operaciones

Enviar confirmacin de dbitos realizados y pendientes

Ejecutivo

Actualizar archivo Excel con dbitos realizados y pendientes

(semanalmente todos los das )

Ejecutivo

10

Ejecutivo

11

Ejecutivo

No existe socios con dbitos pendientes

Si existen socios con dbitos pendientes
No existen socios con dbitos pendientes por ms de 1 mes
Si existen socios con dbitos pendientes por ms de 1 mes
Informar a las agencias sobre socios con dbitos pendientes para
seguimiento

1.3. FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA:

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Este proyecto est basado en la aplicacin de los conocimientos en lo aprendido en el

transcurso de nuestra carrera Administracin en Empresas en el cual nos hemos basado
en el conocimiento adquirido a medida que avanzamos en nuestras clases, as como
tambin en varias fuentes de investigacin como el internet, libros, folletos, afiches etc.
Debemos tomar en cuenta que es de mucho comprender este proceso ya que nos
ensea a ser futuros empresarios tomar decisiones buenas para el crecimiento de la
empresa.
Con nuestro saber de cada da adquirimos nuevos conocimientos que nos permiten llevar
a cabo muchas cosas en nuestro mbito profesional.

BIBLIOGRAFIA

https://www.google.com.ec/search?
q=flujogramas+de+procesos&espv=2&biw=1024&bih=499&tbm=isch&tbo=u&source=
univ&sa=X&ei=BayUVICZEYygNqqTgpAE&ved=0CBsQsAQ
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo
http://www.unesr.edu.ve/index.php?
option=com_content&view=article&id=239:organizacion-ysistemas&catid=40:licenciatura-en-administracion&Itemid=89
http://www.freelibros.org/tag/diagramas-de-flujo
http://www.famp.es/racs/observatorio/DOC%20INTERES/MANUALPROY.pdf