DISTRIBUCIN DE ENVOS

POSTALES

CODIGO: PR-OP-DI001
VERSIN: 4
ACTUALIZACIN:
19/Jul/2012
EMISIN:
01/Sep/2008

1. OBJETIVO
Realizar la entrega de los envos postales al destinatario con el fin de cumplir
con las caractersticas de entrega establecidas para cada servicio.
2. ALCANCE
Aplica para los envos de tipo documentos (hasta 2.000 gramos); Inicia con la
llegada de la ruta de transporte y finaliza con el archivo de planillas de
entrega o entrega de las guas cumplidas a CTP para la entrega a remitente
(de acuerdo al servicio).
Aplica para los servicios:
Envos sin seguimiento:
Normal nacional
Prioritario
Normal internacional
Correo masivo bsico
Envos con Seguimiento sin gua SIPOST:
Certificado internacional
EMS
Cecogramas internacional
Certificado nacional sin gua
Telegrafa sin gua
Aerogramas sin gua
Cecogramas sin gua
Envos con Seguimiento con gua:
Certificado nacional admitido en el sistema SIPOST
Postexpress
Notiexpress personal
Notiexpress por aviso
Al Da
Dirigido
Telegrafa admitido en el sistema SIPOST
Aerogramas admitidos en el sistema SIPOST
Cecogramas admitido en el sistema SIPOST
Correo masivo estndar
Correo masivo dirigido
Masivo dirigido expreso

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1 DEFINICIONES
Al Da: Para clientes que requieran que su correspondencia de carcter
urgente sea entregada el mismo da en determinados destinos del pas.
Cambio de custodia: Momento en el que el correo pasa de ser
responsabilidad de una persona, proceso o seccin a otra.
Correo Certificado: Servicio que a travs de una certificacin vlida
judicialmente, prueba la entrega bajo firma de sus envos en el territorio
nacional y en el mundo.
Correo Normal: Servicio que permite comunicarse a travs del correo, con el
pas y el mundo a una tarifa econmica.
EMS : Servicio de Correo Expreso que conecta de forma rpida con el
mundo, brindando permanente seguimiento y control. El servicio es
nicamente a nivel internacional.
Envo Postal: Sobre, paquete o caja que es admitido con el fin de
entregrselo a un destinatario en el caso de ser masivo el peso del envo no
debe superar los 250 Gramos.(Si le dejamos el peso del Masivo nos pueden
colocan una No Conformidad en una auditoria, porque ya estamos
admitiendo masivos con mayor peso)
Gua: Es el documento que incluye los datos del remitente, destinatario y del
envo como tal. Dado que la gua incluye el nmero de identificacin del
envo, no es adecuado que un envo tenga sticker y gua al mismo tiempo. El
cdigo oficial de la gua segn la UPU es E2, CP72 y CP71, entre otros.
Notiexpress: Servicio de correo para notificaciones judiciales personales o
por aviso, que permite obtener prueba de entrega y copia cotejada de la
notificacin.
Pieza Postal: Es un recipiente (saca, canasta, caja, etc.) en el cual se
agrupan los envos con el fin de transportarlos entre los diferentes puntos del
procesos postal. Su identificacin es un marbete, si es saca consolidada se
identifica con el manifiesto. Es la agrupacin de envos postales con un
mismo origen y un mismo servicio
Planilla de Relacin de Envos: Es el documento que permite registrar
(capturar) la numeracin asignada a los envos que van dentro de la pieza
postal.
Manifiesto de Despacho: Es el documento donde se registran los datos de
las piezas postales y/o paquetes fuera de saca, el cual permite documentar el
cambio de custodia en las diferentes etapas del proceso.
Post Express: Servicio de mensajera entre las principales poblaciones del
pas, con prueba de entrega
Rastreo: Es la capacidad de poder informar en cualquier momento la
ubicacin de un envo postal.

3.2 ABREVIATURAS
A: Actuar
AG: Agencia
AP: Autorizacin de pago
CC: Control de Calidad
CD: Centro de Distribucin
CM: Correista Movil
CO: Correista
CTP: Central de Tratamiento Postal.
CU: Cambio de Custodia
DA: Devolucin Admisin
DE: Distribucin Expreso
dh: Da hbil
DU: Distribucin Urbana
EP: Expendio Particular
H: Hacer
LC: Lista de Correo
NS: Oficina No Sistematizada
P: Planear
PL: Paquetera con Liquidacin
PO: Punto Operativo
PV: Propuesta de valor.
SE: Sector Especial
SIG: Sistema Integrado de Gestin
SIPOST: Sistema de Informacin Postal
SPN: Servicios Postales Nacionales S.A.
UAC: Unidad de Admisin Corporativa

UCC: Unidad de Call center

UEF: Unidad de especies y franqueadoras
UPA: Unidad de Procesamiento Aduanero
UPT: Unidad de procesamiento de transporte
UPX: Centro operativo de exportacin
USC: Unidad de servicio al cliente
V: Verificar

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 PIEZA POSTAL
4.1.1 Cada pieza postal debe estar acompaada con un marbete, Manifiesto
de Despacho y Planilla de Relacin de Envos, los cuales deben coincidir en
la siguiente informacin:
Origen
Destino
Fecha de ingreso
Peso (Kg)
Numero de la pieza
Nmero de precinto
Tipo de pieza postal
Nmero del envo (En caso de existir Planilla de Relacin de Envos)

4.2 MANIFIESTO DE DESPACHO

4.2.1 El Manifiesto de Despacho al momento de ser recibido, debe contener
la siguiente informacin por parte de Centro Operativo de origen y
transportista:
Nombre de la persona que origin el Manifiesto de Despacho y nombre del
transportista.
Nmero de cdula legible
Fecha y hora.

4.3 PLANILLA DE RELACIN DE ENVOS

4.3.1 La Planilla de Relacin de Envos aplica para los servicios con
seguimiento

4.4 VERIFICACIN DE NMERO DE ENVOS

4.4.1 La verificacin de nmero de envos postales con seguimiento se debe
realizar por medio de la Planilla de Relacin de Envos, para los envos sin
seguimiento se debe verificar la cantidad por medio del marbete.

4.5 CRITERIOS PARA ENTREGA O DEVOLUCIN DE ENVOS

*Aplica solo para mensajera expresa

4.5.1 En el evento en que no pueda ser entregado el envo por causal
Cerrado 1era vez o No contactado 1era vez, se deja bajo puerta o en el
buzn, el aviso de llegada (completamente diligenciado) indicando que el
envo tiene un nuevo intento de entrega al siguiente da hbil.
4.5.2 En el evento en que no pueda ser entregado el envo por causal
Cerrado 2da vez o No contactado 2da vez, se deja bajo puerta o en el buzn,
el aviso de llegada (completamente diligenciado) indicando que el envo es
devuelto a remitente o rezagos segn si la gestin se hace a destinatario o
remitente respectivamente.
4.5.3 El sticker de devolucin debe ser adherido en un lugar visible y que no
afecte la informacin contenida en el envo para su identificacin.
4.5.4 Para los envos urbanos se retornan las devoluciones y/o guas
cumplidas volviendo a pasar por una organizacin, clasificacin, registro y
entrega al remitente.

4.6 PRDIDA DE PRUEBA DE ENTREGA

Se debe reimprimir prueba de entrega por parte del funcionario encargado de

la liquidacin.
El Distribuidor motorizado / Distribuidor a pie debe realizar el trmite de
diligenciamiento de la prueba de entrega con la persona que recibi el envo.
La prueba de entrega diligenciada, debe ser entregada al funcionario
encargado de la liquidacin, antes de 3 das hbiles posterior a la perdida y a
su vez debe ser entregada a Control de Calidad para verificar la veracidad de
la informacin.
En caso de no ubicar a la persona que recibi el envo, el Distribuidor
motorizado (Rol Distribucin)/ Distribuidor a pie (Rol Distribucin y Entrega)
debe realizar declaracin juramentada ante la autoridad respectiva por la
perdida de la prueba de entrega y presentar al Profesional Junior (Rol
Distribucin y Entrega) o a quien deleguen para estas funciones.

4.7 PRDIDA DE ENVO

El Distribuidor motorizado (Rol Distribucin)/ Distribuidor a pie (Rol
Distribucin y Entrega) debe realizar declaracin juramentada ante la
autoridad respectiva por la prdida del envo de manera inmediata y
presentarla al Profesional Junior Rol Distribucin y Entrega) o a quien
deleguen para estas funciones.
Diligenciar formato de descargos (documento de la Empresa de Servicios
Temporales), indicando lo sucedido al Profesional Junior (Rol Distribucin y
Entrega) o a quien deleguen para estas funciones.
El Profesional Junior (Rol Distribucin y Entrega) o quien deleguen para
estas funciones, debe generar oficio y/o correo electrnico adjuntando
imgenes de la declaracin juramentada y solicitando se tomen las medidas
disciplinarias a que haya lugar. Adicionalmente indicar a PQR lo sucedido.
El Profesional Junior (Rol Distribucin y Entrega) o quien deleguen para
estas funciones, debe solicitar se tomen las medidas disciplinarias a que
haya lugar a la Empresa de Servicios Temporales.

4.8 REACONDICIONAMIENTO
El reacondicionamiento de un envo postal, est a cargo del Profesional
Junior (Rol Distribucin y Entrega), Supervisor senior (Rol Distribucin y
Entrega) o Coordinador (Rol Distribucin y Entrega), en el puesto asignado,
frente a la cmara de seguridad (si se cuenta con esta) y en presencia o
conocimiento de Seguridad Postal (si se cuenta con el acompaamiento).

4.9 CODIFICACIN
4.9.1 Codificacin del Centro Operativo:
Para la codificacin de los centros operativos se dividen en dos grupos
(regional y ciudad) y el centro operativo

4.9.2 Cdigo Operativo

La estructura del cdigo operativo tiene en cuenta variables como: regional,
tipo de despacho y sector de distribucin.

4.10 OTRAS CONDICIONES

4.10.1 Para los casos en que se requiera cambio de custodia a otro
proceso/subproceso interno o entidad externa, como consecuencia de alguna
actividad fuera del flujo normal, se debe realizar el cargue al sector CU999
4.10.2 En caso de contingencia por fallas en la herramienta SIPOST, se debe
utilizar las herramientas con las que se cuenta como Excel, Access, entre
otros o realizar la operacin manualmente.

4.11 ENVOS FUERA DE ZONA O MAL ENCAMINADOS

4.11.1 Si el envo es mal clasificado, se debe reclasificar y encaminar al
sector correspondiente, continuar con procedimiento Apertura, clasificacin y
despacho de envos.
4.11.2 Si el envo tiene una incorrecta asignacin de cdigo, se debe
encaminar al sector que corresponda de acuerdo a los lmites, retroalimentar
al proceso encargado de Geocodificacin con la informacin de los lmites de

sector asociados a la direccin y el mapa fsico.

4.11.3 Si el envo est mal encaminado, realizar el encaminamiento del envo
a la CTP ms cercana, para ser reclasificado y nuevamente encaminado
Centro Operativo y/o sector de distribucin correcto.

4.12 ENVOS PUBLICADOS EN LISTA DE CORREO

4.12.1 En el caso en que una Agencia no tenga el cubrimiento para la
entrega del envo, sta debe publicar en lista de correo el nmero de envo y
nombre de destinatario en un lugar de alta concurrencia de pblico.
4.12.2 En el caso en que un Punto Operativo no tenga el cubrimiento para la
entrega del envo, este debe publicar en lista de correo el nmero de envo y
nombre de destinatario en un lugar visible en las instalaciones del Punto
Operativo.
4.12.3 Se debe almacenar el envo en un casillero de forma organizada, que
permita su fcil identificacin.
4.12.4 Si el envo publicado en Lista de Correo es reclamado antes de los 30
dh estipulados, el reclamante del envo debe firmar gua y/o Planilla de
Entrega con letra legible y con toda la informacin solicitada.
4.12.5 Para el caso de Agencia, si el envo publicado en Lista de Correo no
es reclamado en los 30 dh estipulados, el da 31 se debe diligenciar sticker
de devolucin con la causal No Reclamado y retornar al Centro Operativo
respectivo.
4.12.6 Para el caso de Centro Operativo, si el envo publicado en Lista de no
es reclamado en los 30 dh estipulados, el da 31, se debe realizar liquidacin
parcial de uno a uno los envos con la causal No Reclamado en el sistema y
diligenciar sticker de devolucin.
4.12.7 El Centro Operativo o Agencia debe retornar el envo a la CTP para su
devolucin a remitente.

4.13 MOTIVOS DE NO ENTREGA

4.13.1 Cada causal de NO ENTREGA tiene una ACCIN, la cual debe
quedar registrada en el Sipost.
Se selecciona la accin a seguir de acuerdo a la programacin de los
controles de calidad y el criterio del responsable del centro operativo.
4.13.2 Desconocido (DE):
Accin:
Devolucin a Remitente: se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que el destinatario es desconocido en ese punto de entrega. Si el
envo tiene datos de remitente se plantea como accin devolver a remitente.
Accin:
Control de Calidad: se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que el destinatario es desconocido en ese punto de entrega. Se plantea
como accin realizar control de calidad y se debe asignar en el siguiente

turno al sector control de calidad.

Accin:
Enviar a Rezagos: se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que el destinatario es desconocido en ese punto de entrega. Si el envo no
tiene datos de remitente, se plantea como accin enviar a rezagos. Esta
causal tambin aplica para los casos en los que no se puede entregar a
remitente debido a que es desconocido en el punto de entrega y el envo se
debe enviar a rezagos.
4.13.3 Rehusado (RE):
Accin:
Devolucin a remitente: Se usa cuando un envo es rehusado por el
destinatario. Si el envo tiene datos de remitente, se plantea como opcin
devolverlo a remitente.
Accin:
Control De Calidad: se usa cuando un envo es rehusado por el destinatario.
En caso que la accin sea control de calidad, este envo debe ser asignado
en el siguiente turno al sector control de calidad.
Accin:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envo es rehusado por el destinatario.
Si el envo no tiene datos de remitente, se plantea como accin enviar a
rezagos. Esta causal tambin aplica para los casos en los que no se puede
entregar a remitente debido a que rehsa el envo por tal motivo este ser
enviado a rezagos.
4.13.4 No reside (NS):
Accin:
Devolucin a Remitente: Se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Si el envo
tiene datos de remitente, se plantea como accin devolver a remitente.
Accin:
Control de calidad: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Se plantea como
accin realizar control de calidad. En caso que la accin sea control de
calidad, este envo debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control
de Calidad.
Accin:
Enviar a rezagos: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Si el envo no tiene
datos de remitente, se plantea como accin enviar a rezagos. Esta causal
tambin aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente
debido a que es desconocido en el punto de entrega y el envo se debe
enviar a rezagos.
4.13.5 No Reclamado (NR):
Accin:
Devolucin a Remitente: se usa cuando un envo que se encuentra en lista
de correo y no es reclamado por el destinatario. Si el envo tiene datos de
remitente se plantea como accin devolver a remitente.
Accin:
Enviar a Rezagos: se usa cuando un envo que se encuentra publicado en
lista de correo y no es reclamado por el destinatario. Si el envo no tiene
datos de remitente, se plantea como accin enviar a rezagos. Esta causal

tambin aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente
debido a que no reclama el envo publicado en lista de correo y por tal motivo
se debe enviar a rezagos.
4.13.6 Direccin errada (DR):
Accin:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que la direccin no tiene datos completos para realizar la gestin de
distribucin. Si el envo no tiene datos de remitente, se plantea como accin
enviar a rezagos. Esta causal tambin aplica para los casos en los que no se
puede entregar a remitente por no tener datos completos para entrega y el
envo se debe enviar a rezagos.
Accin:
Devolucin a Remitente: Se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que la direccin no tiene datos completos para realizar la gestin de
distribucin. Si el envo tiene datos de remitente, se plantea como accin
devolver a remitente.
Accin:
Control de Calidad: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que la direccin no tiene datos completos para realizar la gestin de
distribucin. Se plantea como accin realizar control de calidad. En caso que
la accin sea control de calidad, este envo debe ser asignado en el siguiente
turno al sector Control de Calidad.
4.13.7 Otros:
Corresponde aquellas situaciones que impiden que el objeto postal sea
entregado al destinatario registrado en la gua por fuerza mayor, caso fortuito
u otros eventos que considere necesario el operador, siempre especificando
la respectiva descripcin.
4.13.7.1 Otros - Apartado Clausurado (AP):
Accin:
Devolucin a Remitente: Se usa cuando un envo no se le puede realizar
gestin de entrega debido a que el apartado postal al cual va dirigido se
encuentra clausurado. Si el envo tiene datos de remitente, se plantea como
accin devolver a remitente.
Accin:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando a un envo no se le puede realizar gestin
de entrega debido a que el apartado postal al cual va dirigido se encuentra
clausurado y no tiene datos remitente por lo que se plantea como accin
enviar a rezagos. Esta causal tambin aplica para los casos en los que no se
puede entregar a remitente debido a que rehsa el envo y por tal motivo este
debe ser enviado a rezagos.
4.13.7.2 Otros - Cerrado 1era Vez (C1):
Accin:
Cargar a Siguiente Turno: Se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por primera vez. Esta
causa siempre tiene como accin entregar en el siguiente turno de
distribucin.

4.13.7.3 Otros - Cerrado 2da Vez (C2):

Accin:
Control Calidad: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a que
el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Se plantea como
accin realizar control de calidad. En caso que la accin sea control de
calidad, este envo debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control
de Calidad.
Accin:
Devolucin a Remitente: Se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Si
el motivo tiene datos de remitente, se plantea como accin devolver a
remitente.
Accin:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Si el envo
no tiene datos de remitente, se plantea como accin enviar a rezagos. Esta
causal tambin aplica para los casos en los que no se puede entregar a
remitente por segunda vez y el envo se debe enviar a rezagos.
4.13.7.4 Otros - No existe Numero (NE):
Accin:
Devolucin a Remitente: Se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que la direccin no se encontr en terreno. Si el envo tiene datos
de remitente, se plantea como accin devolver a remitente.
Accin:
Control de Calidad: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que la direccin no se encontr en terreno. Se plantea como accin realizar
control de calidad. En caso de que la accin sea control de calidad, este
envo debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.
Accin:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que la direccin no se encontr en terreno. Si el envo no tiene datos de
remitente, se plantea como accin enviar a rezagos. Esta causal tambin
aplica para los casos en los que no se puede entregar al remitente debido a
que la direccin no se encuentra en terreno y el envo se debe enviar a
rezagos.

4.13.7.5 Otros - Fallecido (FA):

Accin:
Dev. A Remitente: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que la persona a la cual va dirigida el envo falleci. Si el envo tiene datos de
remitente, se plantea como accin devolver a remitente.
Accin:
Control de Calidad: Se usa cuando un envo no se puede entregar porque a
la persona a la cual se envi falleci. Se plantea como accin realizar control
de calidad. En caso que la accin sea control de calidad, este envo debe ser

asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.

Accin:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que, la persona a la cual va dirigido el envo falleci. Si el envo no tiene
datos de remitente, se plantea como accin enviar a rezagos. Esta causal
tambin aplica para los casos en los que no se puede entregar el envo al
remitente debido a que este falleci y debe ser enviado a rezagos.
4.13.7.6 Otros - Fuerza mayor (FM):
Accin:
En Espera: se usa cuando un envo no se puede entregar debido a que la
entidad a la cual va dirigido se encuentra cerrada temporalmente por
vacaciones, traslados, remodelaciones, etc. o hay casos de desastres
naturales que no permitan realizar la gestin de entrega. El envo debe
permanecer por lo menos 15 das en custodia y en caso de no poderse
entregar debe ser devuelto al remitente.
Accin:
Devolucin a Remitente: se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que la entidad a la cual va dirigido se encuentra cerrada
temporalmente por vacaciones, traslados, remodelaciones, etc. o hay casos
de desastres naturales que no permitan realizar la gestin de entrega. Si el
envo tiene datos de remitente, se plantea como accin devolver a remitente.
4.13.7.7 Otros - No Contactado (NC):
Accin:
Cargar Siguiente Turno: Se usa cuando un envo tiene entrega personalizada
y no se puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el
momento de la entrega por primera vez. Esta causa siempre tiene como
accin entregar en el siguiente turno de distribucin.
Accin:
No Contactado 2da Vez-Devolucin a Remitente: Se usa cuando un envo
tiene entrega personalizada y no se puede cargar debido a que el
destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por segunda vez.
Si el envo tiene datos de remitente, se plantea como accin devolver a
remitente.
Accin:
No Contactado 2da Vez-Control de Calidad: Se usa cuando un envo tiene
entrega personalizada y no se puede entregar debido a que el destinatario no
se encuentra en el momento de la entrega por segunda vez. En caso que la
accin sea control de calidad, este envo debe ser asignado en el siguiente
turno al sector Control de Calidad.
Accin:
No Contactado-Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envo tiene entrega
personalizada y no se puede entregar debido a que el destinatario no se
encuentra en el momento de la entrega por segunda vez. Si el envo no tiene
datos de remitente, se plantea como accin enviar a rezagos. Esta causal
tambin aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente
no contactado por segunda vez y el envo se debe enviar a rezagos.

4.13.7.8 Otros - Lista de Correo (LC):

Accin:
Se usa en aquellos casos en que una agencia informa que el envo es
publicado en lista de correo. El envo se debe liquidar con este estado y
pasado el tiempo estipulado (30 das) debe ser liquidado con este estado
Entregado o No Reclamado. Se debe hacer seguimiento para que no quede
pendiente de asignarle estado final.
4.13.7.9 Otros - Saldo a Cargar a siguiente Turno:
Accin:
Se usa cuando un envo no tuvo gestin de entrega porque no sali a terreno
porque al distribuidor le falt tiempo para la entrega. Esta causa siempre
tiene como accin entregar en el siguiente turno de distribucin.
4.13.7.10 Otros - Prdida de Envo:
Accin:
Realizar Denuncio: Se usa cuando el envo fue entregado al distribuidor y al
regresar de su recorrido reporta que el envo se le perdi. La accin siempre
es realizar el denuncio. El distribuidor debe presentar el denuncio por la
prdida del envo mximo al da siguiente hbil.
4.13.7.11 Otros - Prdida de Prueba de Entrega:
Accin:
Realizar Denuncio: Se usa cuando el envo fue entregado al distribuidor y al
regresar de su recorrido reporta que se le perdi la prueba de entrega. La
accin siempre es realizar denuncio. En caso de presentarse este caso, se
debe reimprimir la prueba de entrega para que el distribuidor en el siguiente
turno, consiga el recibido del envo por parte del destinatario. En caso de
conseguir el recibido de la prueba de entrega, el envo debe cargarse de
nuevo al sector y liquidarse como entregado. En caso de no conseguir el
recibido de la prueba de entrega, el envo se debe cargar de nuevo al sector
de distribucin y reportarlo con la causal Perdida de Envo Realizar
Denuncio, el distribuidor debe presentar el denuncio por la prdida del envo
mximo al siguiente da hbil y se debe hacer un control de calidad en
terreno a esta causal con el fin de verificar la entrega.
4.13.7.12 Otros - Devolucin de correo sin seguimiento:
Accin:
Se usa para reportar las devoluciones sin seguimiento. (Correo Normal,
Prioritario, Sacas M, Masivo, etc.).
4.13.7.13 Otros - Pendiente Pago de impuestos aduanero:
Se usa solo para los envos internacionales sujetos a pago de impuestos,
esta causal solo se utiliza en las Centrales de Tratamiento.

4.13.7.14 Otros - Entrega a devolucin a remitente:

Se usa cuando se realiza entrega de la devolucin de un envo al remitente.

4.13.7.15 Otros - Entrega de PE a remitente:

Se usa cuando se realiza la entrega de la prueba de entrega al remitente

4.14 SERVICIO AL DA
4.14.1 Los envos se deben recibir en los puntos de venta hasta las 10:00 de
la maana.
4.14.2 El punto de venta debe comunicar va telefnica o correo electrnico
al subproceso de Distribucin, si se cuenta con envos para su distribucin.
4.14.3 Los envos deben ser recibidos y punteados con el formato
Liquidacin sectores de distribucin SIPOST en el punto de venta por parte
del Distribuidor Motorizado (Rol Distribucin).
4.14.4 Para clientes corporativos, la recepcin de los envos se debe hacer
con la copia de la orden de servicio y comunicada a la UAC a la cual se
encuentra adscrito.
4.14.5 Si el envo tiene destino nacional, se debe trasladar y entregar en el
punto establecido en el aeropuerto para tal fin.

5. REFERENCIA NORMATIVA
NTC GP 1000 Norma tcnica colombiana de calidad en la gestin pblica.
NTC ISO 9001 Norma tcnica colombiana de los requisitos para un sistema
de gestin de la calidad.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

CDIGO

TITULO

CP-OP-001Manifiesto de despacho
FR-006
CP-OP-001Planilla de relacin de envios
FR-007
CP-OP-001Manifiesto de Despacho SIPOST
FR-016
CP-OP-001Planilla de Relacin de Envos SIPOST
FR-017
CP-OP-001Salida de Transporte SIPOST
FR-018
CP-OP-DILista de Correos
001-FR-001

PR-OP-004

Control de Servicio No Conforme

PR-OP-004Reporte no conformidades del servicio

FR-001
PR-OP-DIPlanilla Cambio de Custodia al Distribuidor
001-FR-001
PR-OP-DICambio de Custodia Sector Distribucin SIPOST
001-FR-002
PR-OP-DILiquidacin de Sectores de Distribucin SIPOST
001-FR-003
PR-OP-DIPlanilla de Entrega SIPOST
001-FR-004
PR-OP-DIControl de Despacho SIPOST
001-FR-005
PR-OP-DI006

Control de Calidad

PR-OP-TT011-FR-001

Planilla para la Imposicin de Envios

PR-OP-TT011-FR-007

Orden de Servicio SIPOST

PR-GC-VTGua SIPOST
002-FR-003
N/A

Orden de Servicio

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No.
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIN ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
1.
INICIO
INICIO

2.

la llegada de la ruta de
formato Salida de
cdigo de la ruta, cdigo
de llegada.

Registrar en el sistema
Registrar la llegada de la transporte basado en el
Transporte, indicando el
ruta de transporte
del viaje, fecha y hora

Verificar que cuente con los datos de centro operativo de origen y Conductor
de vehculo correctamente diligenciados.
Esta actividad solo se realiza para Centros Operativos de origen y destino con
sistema de informacin SIPOST.

En caso de encontrar novedad, continuar con el procedimiento Control de

Servicio No Conforme.
TIPO: V
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Salida de Transporte SIPOST
3.
Realizar el descargue y traslado de sacas a la zona
Recepcionar y validar el de captura.
despacho

Validar el peso (con bscula) y precinto (cuando

aplique) Vs el Manifiesto de Despacho.

Realizar la recepcin de despacho en sistema, teniendo en cuenta el cdigo de

Manifiesto de Despacho, las piezas postales y el cdigo de validacin.
En caso de no contar con el sistema, realizar la validacin de la informacin de
forma manual (puntear).
En caso de encontrar la novedad, continuar con el procedimiento Control de
Servicio No Conforme.
TIPO: V
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Control de Despacho SIPOST
Manifiesto de Despacho SIPOST
Manifiesto de despacho
4.

Firmar el Manifiesto de
Despacho

Registrar en el campo de centro operativo de

destino del Manifiesto de Despacho los datos de
nombre legible, fecha y hora.
Entregar el Manifiesto de Despacho a
transportador.

Verificar si existe la pre alerta en el sistema, seleccionando en fecha de inicio

de la bsqueda (por lo menos dos das atrs), Tipo de la pre alerta (Envo,
Despachos o Envo y despachos).
Esta actividad se realiza cuando el envo viene de un Centro Operativo con
sistema SIPOST, de no contar con ella realizar la apertura de forma manual.
En caso de encontrar novedad, continuar con el procedimiento Control de
Servicio No Conforme.
Registrar la novedad en el Manifiesto de Despacho.
Tipo: H
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Manifiesto de Despacho SIPOST
5.

Abrir la Pieza Postal.

Aperturar pieza postal en
el sistema SIPOST y DE Retirar formato Planilla de Relacin de Envos que
viene dentro de la misma y realizar la apertura de
INFORMACIN

la pieza en el sistema.

Para el servicio EMS, el registro se realiza en el

sistema de informacin.
Si se requiere hacer el reacondicionamiento del envo, se realiza de acuerdo a
la condicin general 4.8
Los envos relacionados en formatos SIPOST son recibidos en SIPOST, de lo
contrario se realiza la recepcin manualmente.
Para las pre alertas en sistema tener en cuenta el cdigo del envo y el cdigo
de validacin.
Aplica para Centro Operativo origen con sistema SIPOST.
Tipo: H
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Planilla de Relacin de Envos SIPOST
Planilla de relacin de envios
6.
Registrar en el formato Planilla de Relacin de
Firmar planilla relacin de Envos campo de Centro Operativo de destino los
datos de nombre legible, fecha y hora.
envos

Entregar envos al Distribuidor motorizado /

Distribuidor a pie de cada cdigo postal en la zona
de distribucin.
En caso de encontrar novedad, continuar con el procedimiento Control de
Servicio No Conforme.
TIPO: H
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Planilla de Relacin de Envos SIPOST
Planilla de relacin de envios
7.

Organizar los envos de

acuerdo al sector

Organizar secuencialmente los envos postales con

base al sector asignado (clasificar envos mal
enrutados, en caso de requerirlo), en dos paquetes:

Los envos con seguimiento

Los envos sin seguimiento
Los envos de segundo intento se entregan en el paquete de envos con
seguimiento.
Entregar envos para captura al Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y

Entrega).
El Profesional Junior (Rol Distribucin y Entrega) o a quien deleguen para
estas funciones, verifica la cantidad de los envos que quedan para entrega al
siguiente da en casillero por servicio.
TIPO: H
Distribuidor motorizado (Rol Distribucin)
Distribuidor a pie (Rol Distribucin y Entrega)
8.

Recepcionar los envos

clasificados por sector

Recepcionar los envos con guas (si aplica)

previamente clasificados por sector de distribucin
y organizados
Tipo: H
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y

Entrega)
9.
Seleccionar el sector de distribucin al cual se
Registrar el cargue de los realiza el cargue, escogiendo No. y nombre del
sector.
envos con o sin
seguimiento

Realizar el registro de los envos sin seguimiento,

indicando la cantidad de envos o el peso total de
los mismos.

Realizar el registro de los envos con seguimiento en SIPOST, realizando la

lectura del cdigo mediante el lector de cdigo de barras.
Verificar que todos los envos estn registrados antes de realizar la impresin
del cargue.
Realizar la impresin del formato Planilla de Entregas de y Planilla Cambio de
Custodia al Distribuidor Motorizado / Distribuidor a pie del cargue a sector de
distribucin una vez registrados los envos con seguimiento y sin seguimiento.
El sistema asume automticamente que los envos con seguimiento y sin gua
quedan registrados en una Planilla de Entrega.
Tipo: H
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Cambio de Custodia Sector Distribucin SIPOST
Planilla Cambio de Custodia al Distribuidor
Planilla de Entrega SIPOST
10.
Firmar el formato Planilla Cambio de Custodia al
Firmar cambio de custodia Distribuidor Motorizado / Distribuidor a pie de los

envos cargados al sector, Documento de identificacin, Nombre, Cargo, Fecha

y hora.
El Distribuidor Motorizado / Distribuidor a pie verifica que todos los envos
fsicos estn relacionados en el cambio de custodia.
Tipo: V
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Distribuidor motorizado (Rol Distribucin)
Distribuidor a pie (Rol Distribucin y Entrega)
Cambio de Custodia Sector Distribucin SIPOST
Planilla Cambio de Custodia al Distribuidor
11.
Registrar la informacin faltante en el formato
Entregar los envos en la Planilla de Entrega de envos sin seguimiento y
radicar.
direccin de destino
Realizar la gestin de entrega en la direccin de
destino relacionada en el envo, en las condiciones
mnimas de la direccin (placas en ejes viales y el predio), de acuerdo a la
condicin general No 4.5.
Solicitar al destinatario nombre legible, nmero de identificacin y/o telfono,
fecha y hora en formato Planilla de Entregas o Gua SIPOST.
Diligenciar el formato Lista de Correos con los envos que deben ser
publicados, de acuerdo a la condicin 4.12
Retornar al Centro de Distribucin, Punto Operativo o Agencia.
Tipo: H
Distribuidor motorizado (Rol Distribucin)
Distribuidor a pie (Rol Distribucin y Entrega)
Gua SIPOST
Lista de Correos
Planilla de Entrega SIPOST
12.
Clasificar envos por entregado y no entregado.
Clasificar los envos por
motivos de devolucin Agrupar, Gua SIPOST cumplidas y Planilla de

Entregas.

Agrupar envos por motivos de devolucin.

TIPO: H
Distribuidor motorizado (Rol Distribucin)
Distribuidor a pie (Rol Distribucin y Entrega)
Gua SIPOST
Planilla de Entrega SIPOST
Gua SIPOST

13.

Recepcionar envos y
pruebas de entrega

Recepcionar el formato Planilla de Entregas o Gua

SIPOST y los envos no entregados con su
respectiva causal de devolucin.
Verificar los datos de recepcin de destinatario
(nombre legible, nmero de identificacin y/o

telfono, fecha y hora).

Verificar que el envo cuente con el sticker de devolucin completamente
diligenciado.
Tipo: V
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Gua SIPOST
Planilla de Relacin de Envos SIPOST
14.
Realizar el registro de los envos sin seguimiento
Registrar la liquidacin de teniendo en cuenta la cantidad de envos sin
seguimiento o el peso total de los mismos no
envos con o sin
entregados y asignarle la causal de no entrega
seguimiento

correspondiente a el servicio sin seguimiento.

Realizar el registro de los envos con seguimiento

teniendo en cuenta el cdigo del envo, el estado de no entrega segn la
causal y el estado de la entrega.
Registrar los envos del servicio EMS en sistema de informacin.
Realizar la impresin del formato Liquidacin Sectores de Distribucin SIPOST.
Verificar que todos los envos (con y sin seguimiento) entregados y no
entregados, estn relacionados con sus respectivos estados.
El sistema asume automticamente la impresin del el documento.
Esta actividad aplica solo para los Centros Operativos con sistema SIPOST.
TIPO: H
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
Liquidacin de Sectores de Distribucin SIPOST
15.

Firmar el formato
Liquidacin sectores de
distribucin SIPOST

Firmar el formato Liquidacin de Sector de

Distribucin indicando el No de documento de
identificacin, nombre, cargo, fecha y hora.

Tipo: V
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y
Entrega)
Liquidacin de Sectores de Distribucin SIPOST

16.

Trasladar pruebas de
entrega de los envos a
digitalizacin.

Entregar diariamente la Planilla de Entregas o gua

SIPOST para digitalizacin.

Una vez recibidas las Planilla de Entregas o guas

SIPOST digitalizadas, entregar las copias a Control
de Calidad, escogiendo aleatoriamente una
muestra representativa, definida por el Profesional
Junior (Rol Distribucin y Entrega) o a quien deleguen para estas funciones.
Continuar con el procedimiento Control de Calidad.
TIPO: H
Tiempo de las actividades 2 a 16 : 1 dh
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y Entrega)
17.
El remitente es urbano?
El remitente es urbano?

SI: Continuar con la actividad 18

NO: Continuar con la actividad 19

Operador logstico (rol captura)

18.
Retornar gua SIPOST cumplidas (servicios
expresos y masivos) y los envos devueltos
Retornar guas
cumplidas y/o envos al el remitente (si son envos urbanos)

devueltos al remitente

Tipo: H
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y
Entrega)

19.
Si son envos locales despachar las guas
cumplidas y/o devoluciones a CTP
Retornar guas
cumplidas y/o envos Entregar a la zona respectiva.
devueltos CTP

Tipo: H
Tiempo de las actividades 18 a 19 : 1 dh
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y

Entrega)
20.
FIN
FIN

8. DIAGRAMA DE FLUJO BAJO LA METODOLOGA SIPOC

Flujograma Distribucin de Envos Postales

9 SOFTWARE Y HARDWARE
SIPOST-DE INFORMACIN-Equipo de cmputo-Lector de cdigo de barras

10 RESUMEN DE ACTIVIDADES

11 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

8. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS:
FECHA
VERSIN APROBACI
N

CRITERIO(S)

CAMBIO
Debido al nuevo mapa de procesos, cambia la
codificacin de este documento.

21/Oct/2009

Cdigo

30/Sep/2011

Actividad 2

Se agrega el control de seguridad Postal.

30/Sep/2011

Actividad 4

Se modifica la condicin con el animo de agrupar

varias novedades en una sola.

Actividad 5, 7, 8, Se eliminan debido a la agrupacin de las

9, 10, 11, 12 y 13 novedades en la actividad .

30/Sep/2011

30/Sep/2011

Actividad 6

Se especifica que el formato debe firmarse con

nombre completo y legible.

30/Sep/2011

Actividad 9

Se modifica la condicin con el animo de agrupar

varias novedades en una sola.

30/Sep/2011 Actividad 19 y 20

Se eliminan del procedimiento anterior estas

actividades debido a la agrupacin de novedades.

30/Sep/2011

Actividad 13

Se estipula el rea de reacondicionamiento de

envos de acuerdo a los lineamientos de seguridad
postal.

30/Sep/2011

Actividad 16

Se cambia de siti la actividad ya que los

distribuidores deben primero organizar los envos
antes de pasar a capturar.

30/Sep/2011

Actividad 31

Se agrega el retorno de las devoluciones al

subproceso de tratamiento.

19/Oct/2011

CAPITULO 4.2

Se corrige proceso por subproceso.

19/Oct/2011

NORMATIVAS

Se corrige a NTC GP 1000: 2009

19/Oct/2011

06/Abr/2012

Objetivo

Se actualiz de acuerdo a los propsitos del

subproceso.

06/Abr/2012

Alcance

Se alineo de acuerdo a las especificaciones

requeridas por el subproceso.

06/Abr/2012

06/Abr/2012

Se ajustan los nombres de los cargos de acuerdo a

RESPONSABLE
los manuales de funciones de los aliados
S
estrategicos y colaboradores

Definiciones y
abreviaturas

Condiciones
Generales

Se incluyeron las siguientes definiciones:

Manifiesto de Despacho
Se incluyeron las abreviaturas:
P, H, V, A, AG, AP, CC, CD, CM, CO, CU, DA, dh,
DU, EP, LC, NS, PL, PO, PQR, PV, SE, SIPOST,
UCC, UEF, UPA, UPT, UPX, USC
Se agruparon de acuerdo a los requerimientos y
especificaciones del subproceso, con el objetivo de
dar cumplimiento a la normatividad que administra
dentro de la operacin, se incluye informacin de
los instructivos:
Envos mal encaminados o con direccin
insuficiente
Gestin de devoluciones y pruebas de entrega.
Gestin de entrega de envos documentos
Envos publicados en lista de correo
Se incluyeron las siguientes condiciones:
4.5 Criterios para entrega o devolucin de envos
4.6 Perdida de prueba de entrega
4.7 Perdida de envo
4.8 Reacondicionamiento
4.9 Codificacin

4.10 Otras condiciones

06/Abr/2012

Documentos,
registros
referenciados

Se incluyeron los siguientes registros:

Gua SIPOST
Salida de Transporte SIPOST
Control de Despacho SIPOST
Planilla de Entrega de Envos
Planilla de Entrega SIPOST
Reporte No Conformidades del Servicio
Planilla de Relacin de Envos SIPOST
Manifiesto de Despacho SIPOST
Orden de servicio SIPOST
Cambio de Custodia Sector Distribucin SIPOST
Liquidacin Sectores de Distribucin SIPOST
Lista de Correos
Se incluy el siguiente documento:
Control de Calidad

06/Abr/2012

06/Abr/2012

06/Abr/2012

10/May/2012

Documentacin

Se elimina el instructivo Entrega de Documentos

dado que incluy como condicin general en
procedimiento Distribucin de Envos Postales y
Control de Calidad.

Documentacin

Se elimina el instructivo Devoluciones de Envos

dado que el contenido se incluy como condicin
general en procedimiento Distribucin de Envos
Postales y Control de Calidad.

Documentacin

Se elimina el instructivo Retorno de Guas

Cumplidas dado que el contenido se incluy como
actividades en procedimiento Distribucin de
Envos Postales.

Estructura

Se incluyeron los componentes Flujograma SIPOC,

Software y Hardware utilizado, Resumen de
actividades, Control y seguimiento de
procedimientos de acuerdo a procedimiento
Elaboracin y Estructura de documentos.