GUIA DE OPERACION

MODULO FACTURACION
PLATAFORMA AP11

Empresa
: Acrus-CCL
Fecha
: Diciembre, 2012
Mauricio Lara G.

Gua de Operacin Mdulo Facturacin P11

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GUIA DE OPERACION DE CONSULTA RAPIDA MODULO FACTURACION

FLUJO OPERACIONAL

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Creacin/Modificacin/Eliminacin de Clientes, Productos, Precios, Contactos,

etc.
1) CLIENTES
a) Actualizaciones/Archivos/Clientes

En este Browse Ud. podr hacer la mantencin del archivo de Clientes (Buscar,
Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Ingresar Contactos asociados a Clientes).
Nota:
Los campos en Azul con asterisco rojo * son obligatorios en el sistema.
En la opcin Acciones Relacionadas>Contactos, es donde se relaciona al cliente
con su(s) Contacto(s). Un cliente puede tener ms de un contacto. El archivo de
contactos es nico y se detalla mas adelante.

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2) PRODUCTOS
a) Actualizaciones/Archivos/Productos

En este Browse Ud. podr hacer la mantencin del archivo de Productos (Buscar,
Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Consultar y Copiar)

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3) LISTA DE PRECIOS
a) Actualizaciones/Archivos/Lista de Precios

Esta funcin permite la inclusin y mantenimiento de las Tablas de Precios.

El precio base de la venta de un producto es definido en el momento de su registro a
travs del campo Precio Venta(B1_PRV1).
La funcin "Tabla de Precio" permite la configuracin de diversos precios a aplicarse en
diferentes situaciones, considerando las condiciones de pago, cliente, perodo,
cantidad, tipo de operacin y otros.
Se pueden incluir hasta 999 listas de precios.
En este Browse Ud. podr hacer la mantencin del archivo de Listas de Precios (Buscar,
Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Copiar, Generar y Reajuste).
Con la tecla F12 se acceden a los parmetros, Cmo quiere ver la Tabla de Precios?:
por Tabla o por Producto.

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Pulse [Flecha p/ Abajo] para incluir otros productos en esta tabla de precios. Se podr
relacionar el mismo producto, diversas veces, en la tabla de precios, creando las
franjas de aplicacin de precios y criterios especficos. Utilice la tecla [DEL] para
marcar/desmarcar un tem para borrar.
Para consultar las Tablas de Precios registradas, vea: Informes/Ventas/Lista de
Precios

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4) CREACION DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS

a) Actualizaciones/Presupuestos/Presupuesto
Esta rutina suministra al usuario una manera simple de negociacin o formacin de
precios junto a sus clientes.
Es posible incluir presupuestos establecidos previamente, por medio de la sugerencia
de venta.

En este Browse Ud. podr hacer la mantencin del archivo de Presupuestos de Ventas
(Buscar, Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Anular, Imprimir y Copiar).
Llenados los campos, observe en el pie de pgina del presupuesto, los campos
referentes al "Total de Presupuesto" y "Descuentos".

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Para hacer la aprobacin de venta:

1. En la ventana de mantenimiento de Aprobacin de Venta, pulse la tecla [F12] para
configurar los Parmetros de la Rutina.
El sistema exhibe la ventana de parmetros.
2. Configrelos y confirme.
3. Site el puntero en el presupuesto deseado y a continuacin, seleccione la opcin
"Efectuar".
El sistema exhibe la ventana con los datos del presupuesto.
4. Confirme.
5. El sistema abre la ventana para actualizacin de los pedidos de venta.
6. Al confirmar, note que el presupuesto estar marcado con el color rojo.

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5) CREACION DE UN PEDIDO DE VENTAS

a) Actualizaciones/Pedidos/Pedidos de Ventas
El pedido es considerado como la pieza fundamental para la facturacin de la empresa.
Por medio de ste, es posible determinar las ventas y demanda de productos y
servicios.
Existen dos tipos de Pedido de Ventas:
a) N = Normal
b) B = Beneficiacin (Usa Proveedor)
Cuando se enva un determinado producto para guarda / reparacin /
beneficiacin en terceros, el sistema hace disponible un control sobre estas
cantidades.
Para efectuar el control en poder de terceros, es necesario que los Mdulos de
Facturacin, Compras y Stock / Costos estn implementados.

En este Browse Ud. podr hacer la mantencin del archivo de Pedidos de Ventas
(Buscar, Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Cdigo Barra, Copiar y Retornar -opcin
usada en Brasil-).

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Cdigo de Barras
El mdulo de Facturacin permite generar Pedidos de Venta por medio del recurso de
Lectura de Cdigos de Barra.
Esto significa que la inclusin de los tems en el pedido se realiza por medio de una
lectora propia para el cdigo de barras.
Borrado
Tan pronto como se haya creado, un pedido de ventas puede ser borrado, no debe
estar facturado o liberado.
Los pedidos liberados estarn marcados en color amarillo, los pendientes en color
verde y en rojo, los pedidos terminados.

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6) APROBACION DE UN PEDIDO DE VENTAS

a) Actualizaciones/Pedidos/Liberacin de Pedidos
Esta rutina evala el pedido en su totalidad, comprobando el crdito del cliente,
bloqueos y cantidad de productos solicitados en stock.
Las opciones disponibles en esta rutina son:

Aprobar (Manualmente):

Muestra cada pedido para comprobacin de sus datos en la ventana y permite

definir la cantidad a facturar, es decir, la "Cantidad Aprobada", que puede ser igual
a la cantidad original o parte de ella.

Automtico:

Aprueba un grupo de pedidos, segn la definicin previa en los parmetros,

apoyndose en la situacin de crdito del cliente, la disponibilidad de producto en
stock y la fecha de entrega del tem del pedido.

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7) DESAPROBACION DE UN PEDIDO DE VENTAS LIBERADOS

a) Actualizaciones/Pedidos/Anu. Lib. Pedidos
Esta funcin permite anular la liberacin de un pedido de venta ya efectuado.

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8) ANALISIS CREDITO DE CLIENTES

a) Actualizaciones/Pedidos/An. Crd.Clientes
Esta rutina realiza el Anlisis/Aprobacin de Crdito por cliente. De esta forma, se
hace posible aprobar todos los pedidos en un nico anlisis de crdito, optimizando el
proceso como un todo.
Si la tabla de clientes se comparte y la administracin de stocks/pedidos de venta es
exclusiva, se podrn aprobar todos los pedidos, en todas las sucursales, en un nico
anlisis de crdito. De esta forma, las instalaciones que posean una nica
administracin financiera para todas las sucursales (familia SE compartida) tendrn
un gran avance en el proceso de anlisis/aprobacin, una vez que, en esta rutina,
podrn efectuar anlisis de crdito sin necesitar cambiar de sucursal.
Sugerimos realizar la rutina de limpieza mensual en el archivo de pedidos aprobados
(tabla SC9) para optimizar el desempeo de la rutina.
Esta opcin permite que se evale cada cliente, consultando sus datos financieros para
aprobar o rechazar el crdito.

Anlisis de Crdito Manual

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Anlisis de Crdito Automtico

En esta opcin el sistema reevala, automticamente, el crdito de los clientes de

acuerdo con los parmetros informados por el usuario.
Esta opcin es muy til cuando se incrementa el lmite de crdito del cliente o tras dar
de baja los ttulos financieros.

Cuando se confirman los parmetros en ese momento, todos los clientes y pedidos se
reevaluarn, con relacin al crdito.

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9) LIBERACION DE STOCK
a) Actualizaciones/Pedidos/Aprobacin Stock
La opcin de aprobacin, permite que el Stock de productos solicitados sea evaluado,
analizando su situacin de bloqueo.
La aprobacin de Stock se efecta solamente si el pedido al que pertenece el tem no
tiene bloqueo de crdito.
Hay dos formas de aprobar el Stock:
1.

Automtica: reevala los contenidos de los Stock.

2.

Manual: analiza pedido a pedido, tem a tem, individualmente.

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ELIMINAR RESIDUOS
b) Actualizaciones/Pedidos/Eliminar Residuos
Cuando un pedido de ventas se factura parcialmente, es decir, la factura se emite con
referencia a slo algunos de los productos o a una cantidad parcial de los pedidos, el
saldo de estos se llama de "Residuo", o sea, para ste no se hizo la entrega al cliente.
Esta facturacin parcial ocasiona valores mnimos que algunas veces no vale la pena
facturar. Estos lmites mnimos varan de regin a regin, pues deben llevarse en
cuenta los costos con el transporte.
Nota:
Los pedidos eliminados no son eliminados del archivo. El sistema graba el cdigo de
bloqueo "R" en estos pedidos. As, el pedido queda bloqueado hasta su depuracin.

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10) GUIAS DE DESPACHOS

a) Actualizaciones/Gua de Despacho/Generar Gua Desp.
Esta funcin generar Guas de Despacho a partir de los pedidos de venta realizados.
Nota:
Solamente se generar este documento basado en los tems del Pedido de Ventas
aprobados (sin bloqueo de crdito o Stock).

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Factura Pedido Por?, Se refiere a que si desea que el documento se genere con la
Moneda del Pedido o con una Moneda Seleccionada.
Si la seleccin es por la moneda del pedido la siguiente pregunta no tiene ningn
sentido de responder. Pero si es por la seleccin de la moneda, entonces tiene que
responder a la siguiente pregunta:
Factura Moneda por?, Debe seleccionar la moneda con la cual se generar la Gua
de Despacho.

Marque los Pedidos de Ventas dos clic sobre el pedido se marcar con X - a los que
requiere generarles Gua de Despacho.
Rojo; Pedido con Gua ya generada
Verde; Pedido sin Gua de despacho.

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11) GUIAS DE DESPACHOS POR DEVOLUCION

a) Actualizaciones/Gua de Despacho/Gua Remisin Vta.
Esta funcin permite la emisin de una Gua de Despacho de devolucin para recibir
mercadera del cliente por concepto de devolucin, o digitar una Gua de devolucin
emitido por el cliente (sin formulario propio).

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12) GUIAS DE DESPACHOS MANUAL

a) Actualizaciones/Gua de Despacho/Gua Desp. De Ventas

La serie de las Guas de Despachos es R. Busque la serie R y haga clic sobre el

nmero para cambiarlo.
La Especie de las Guas es RFN, la cual se asigna por defecto.
Es factible consultar el Stock disponible de un producto en particular. Para ello se debe
seleccionar el producto y hacer clic sobre el botn Acciones relacionadas, opcin
>Stock.

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13) FACTURACION AUTOMATICA

a) Actualizaciones/Facturacion/Generacin de Fact.
Esta funcin debe utilizarse en la generacin de las Facturas de Salida. La generacin
de la facturacin podr efectuarse a partir de una gua de despacho o directamente de
un pedido de ventas.

1. Seleccione la opcin Pedidos para que la facturacin se apoye en los Pedidos

existentes, o en las Guas de Despachos.
3. Verifique los datos y confirme.
4. El sistema exhibe una nueva ventana de parmetros, segn la opcin
seleccionada antes.
5. Ver cuadro ms abajo.
6. Verifique los datos y confirme.
7. El sistema exhibe los pedidos/guas de despacho en color verde, cuando estn
aprobados segn los parmetros informados.
8. Haga doble clic sobre los pedidos o sobre las guas de despacho para marcarlos.
9. Si seleccion guas de despacho, puede elegir una cantidad parcial para
facturar.
10. Enseguida, seleccione la opcin "Facturar".
El sistema exhibe una ventana para informar la secuencia de la numeracin de
las facturas. La cantidad de facturas exhibidas en la ventana est relacionada
con el parmetro que define de qu forma deben agruparse los pedidos/guas
de despacho y con la cantidad de pedidos/guas de despacho marcados.

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11. Mantenga la serie sugerida o informe una nueva (la numeracin se actualizar
automticamente) y confirme.
El sistema iniciar el proceso de generacin de las facturas de salida.
12. Si la numeracin de las facturas es alterada en el proceso de facturacin
(porque el nmero exhibido fue utilizado por otra estacin antes de la
confirmacin), se exhibir una ventana que informar la nueva numeracin de
las facturas.
13. Al finalizar el proceso, el sistema modificar la identificacin/clasificacin del
pedido/guas de despacho, que estar marcado con color rojo.
Despus de facturado, el pedido no puede alterarse o cancelarse. Cuando haya
necesidad de modificarlo, debe anularse la factura y aprobarse nuevamente.

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14) FACTURACION MANUAL

a) Actualizaciones/Facturacion/Facturacin Manual
Esta opcin permite emitir una Factura sin necesidad de crear previamente un
Pedido/Gua.
A travs de los parmetros, el sistema determina el tipo de factura que est
emitindose:

Normal
Beneficio

Para incluir una factura manual:

1. En la ventana de mantenimiento de Factura Manual, el sistema exhibe la ventana
de parmetros de la funcin.
2. Observe los parmetros:

Tipo de Factura
Seleccione el parmetro o tipo de factura que se generar (Normal o Beneficio).
Esta configuracin puede alterarse en cualquier momento en la funcin,
mediante la tecla [F12].

3. Seleccione y confirme.
4. Luego, el sistema exhibir una nueva ventana de parmetros, para que se defina la
configuracin contable y de vnculo con el cliente.

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5. Llene los datos y confirme.

El sistema exhibe las facturas ya emitidas.
6. Seleccione la opcin "Incluir".
El sistema exhibe la ventana de inclusin. En la parte superior de la ventana, se
encuentran los campos que compondrn el encabezamiento de la Factura.
En la parte central constan los tems de la factura y en la parte inferior, las carpetas
de pie de pgina.
7. Digite los datos segn la orientacin del help de campo.
8.

Es factible consultar el Stock disponible de un producto en particular. Para ello se

debe seleccionar el producto y hacer clic sobre el botn Acciones relacionadas
opcin >Stock.

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ANULACION / BORRADO DE FACTURAS

El borrado/anulado de facturas se realiza dentro del men de la Facturacin Manual. La
diferencia est en que en el Borrado de Facturas la factura se elimina de todos los
archivos involucrados y el nmero del documento es posible usarlo nuevamente, en
cambio en la Anulacin de factura NO se puede utilizar el nmero y en Libro de Ventas
figura como FACTURA NULA.
En ambos casos se debe seleccionar la factura a Borrar/Anular se le presenta al usuario
para su confirmacin o cancelacin.

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15) NOTAS DE CREDITOS / DEBITOS

a) Actualizaciones/Facturacin/Notas de Cred./Deb.

Esta opcin permite generar Notas de Crdito/Dbito emitidas para un cliente o

generar Notas de Dbito/Crdito provenientes de un cliente (estas ltimas se llamarn
de "Externas" o con formulario No-Propio y se usarn en casos especiales).
La Nota de Crdito tiene como propsito documentar la devolucin de materiales,
ajustes por diferencia de precios, descuentos, entre otros. La nota puede vincularse o
no a una salida original, sin embargo, sugerimos que el vnculo se realice, para que sea
posible efectuar un control ms exacto de la variacin de costos de los productos
involucrados.
La Nota de Dbito tiene como finalidad documentar el complemento de una nota
emitida antes. El complemento puede darse por varios motivos, entre ellos ajustes por
diferencia de precios, intereses, multas, etc.

NCC - Nota de Crdito de Clientes

Se generar un crdito para el Cliente. Si el TES utilizado en la nota est con "S"
(S) en el campo "Actualizar Stock?" se generar una entrada del producto.

NDC - Nota de Dbito de Clientes

Se generar un Dbito para el Cliente. Si el TES utilizado en la nota est con "S" (S)
en el campo "Actualizar Stock?" se generar una salida del producto.

NCE - Nota de Crdito Externa

Se generar un dbito para el cliente. Si el TES utilizado en la nota est con "S" (S)
en el campo "Actualizar Stock?" se generar una salida del producto.

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NDE - Nota de Dbito Externa

Se generar un crdito para el Cliente. Si el TES utilizado en la nota est con "S"
(S) en el campo "Actualizar Stock?" se generar una entrada del producto.

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