D REVIEWED FOR INFORMATION ONLY

Authorization to proceed does not relieve Contractor/Supplier of its

responsibility or liability under the Contract and or Purchase Order.

By NIck Tullan on Feb 25, 2014

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

GEN/PRO-01
Rev (Revision)
Fecha (Date)
Pg. (Page)

INDEX

INDICE

1.

PROPSITO.

1.

PURPOSE

2.

ALCANCE.

2.

SCOPE

3.

DOCUMENTOS REFERENCIALES.

3.

REFERENCE DOCUMENTS

4.

DEFINICIONES.

4.

DEFINITIONS

5.

RESPONSABILIDADES.

5.

RESPONSIBILITIES

6.

PROCEDIMIENTO.

6.

PROCEDURE

7.

REGISTROS.

7.

RECORDS

8.

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

8.

REVISION HISTORY

9.

ANEXOS.

9.

ANNEXES

9
15/01/13
2 de 14

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

1.

PROPSITO

1.

3.

ALCANCE

Rev (Revision)
Fecha (Date)
Pg. (Page)

9
15/01/13
3 de 14

PURPOSE
This document has the objective to describe the methodology
that TECNICAS METALICAS INGENIEROS S.A.C. will use to
control, update, review, approve and distribute all documents
related to their Quality Management System.

Este documento tiene como objetivo describir la metodologa

que emplear TECNICAS METALICAS INGENIEROS S.A.C.
para controlar, actualizar, revisar, aprobar y distribuir todos
los documentos relacionados con su Sistema de Gestin de
Calidad.

2.

GEN/PRO-01

2.

SCOPE

Este procedimiento es aplicable a los documentos

considerados como documento controlado y que describan
sistemas, funciones, procesos, actividades y requisitos que
afectan a la Calidad, como: Polticas, Declaraciones,
Manuales,
Planes,
Procedimientos,
Instructivos,
Especificaciones Tcnicas, Documentos Externos, etc.

This procedure applies to documents considered as controlled

and documents describing systems, functions, processes,
activities and requirements that affect the Quality such as
Policies, Statements, Manuals, Plans, Procedures, Work
Instructions, Technical Specifications, External Documents,
etc.

Los Registros, al igual que los Planos, considerados tipos

especiales de documentos, se controlarn de acuerdo a los
Procedimientos de Control de Registros y Control de Planos,
respectivamente.

Records and drawings which are considered a special type of

documents must be controlled according to the Procedures for
Records Control and Drawings Control respectively.

DOCUMENTOS REFERENCIALES
a. Norma ISO 9001:2008.
b. AISC Certification Standard for Steel Building Structures
Elemento 8.

3.

REFERENCE DOCUMENTS

a. ISO 9001:2008.
b. AISC Certification Standard for Steel Building Structures Element 8.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

4.

4.

DEFINICIONES

5.1

Responsables de Proceso:
a. Elaboracin,
modificacin
documentos.

5.1
y

actualizacin

de

Pg. (Page)

9
15/01/13
4 de 14

DEFINITIONS

e. Uncontrolled Document: document distributed with

informative purposes
f. Obsolete document: a document previous revision

5.

RESPONSABILIDADES

Rev (Revision)
Fecha (Date)

a. Document: information and its means of support. The

means of support may be paper, magnetic disk, optical or
electronic,
photographic,
standard
sample, or a
combination thereof.
b. External Document: are the documents that have not
been developed by the Organization are generally
normative or serve as a reference for the development of
processes or activities. Can be: Laws, regulations,
technical standards, codes, client format, etc.
c. Archives: the place where the documents are stored. It
can be physical or digital.
d. Controlled Document: a document that usually contains
the logo of the company, coding and elaboration, revision
and approval by each instance; with their signatures on
originals and in pdf format with security. This document is
subject to change, so must be properly identified and its
distribution have to be controlled, to ensure that just
current versions are being used.

a. Documento: informacin y su medio de soporte. El medio de

soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o
electrnico, fotografa o muestra patrn, o una combinacin
de stos.
b. Documento externo: son los documentos que no han sido
elaborados por la Organizacin generalmente son normativos
o sirven de referencia para el desarrollo de procesos o
actividades. Pueden ser: Leyes, Reglamentos, Normas
Tcnicas, Cdigos, Formato del Cliente, etc.
c. Archivo: lugar en donde se guardan los documentos. Puede
ser fsico o digital.
d. Documento controlado: documento que generalmente
contiene el logotipo de la empresa, codificacin y las
instancias de elaboracin, revisin y aprobacin, con sus
respectivas firmas en originales y en formato pdf con
seguridad. Dicho documento est sujeto a cambios, razn por
la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado en
cuanto a su distribucin, para asegurar que no se utilicen
versiones no vigentes.
e. Documento No controlado: documento distribuido con fines
informativos.
f. Documento obsoleto: documento correspondiente a una
versin no vigente.

5.

GEN/PRO-01

RESPONSIBILITIES
Responsible for the Process:
a. Document generation, modification and updating.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

5.3

6.

Responsable de Control de Documentos:

a. Elaboracin,
modificacin
y
actualizacin
de
documentos.
b. Tramitar la revisin y aprobacin de los documentos.
c. Identificar y mantener un registro actualizado de los
documentos.
d. Distribuir y archivar los documentos.

5.2

Gerencias, Jefaturas:
a. Revisin y aprobacin de documentos, de acuerdo a la
tabla presentada en este procedimiento.

5.3

6.1

6.1

Elaboracin:
6.1.1 Cualquier miembro de la empresa puede solicitar la
elaboracin, modificacin o actualizacin de un
documento con el V B de su Jefatura o Gerencia.
6.1.2 El responsable de control de documentos, elabora y
emite el documento segn las pautas establecidas por
el responsable de proceso. Una vez definido el
documento se enva un borrador al responsable de la
revisin.
6.1.3 Para los procedimientos: la estructura del documento
elaborado deber contener:
a. Encabezado

de

pgina:

logo

de

la

empresa,

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9
15/01/13
5 de 14

Responsible for Document Control:

a. Document generation, modification and updating.
b. Process the review and approval of documents.
c. Identify and maintain an updated register
documents.
d. Distribute and archive documents.

6.

PROCEDIMIENTO

Rev (Revision)
Fecha (Date)

b. Responsible for custody, maintenance and validity of

the original external documents (laws, regulations,
manuals, etc.)

b. Responsables de la custodia, conservacin y vigencia

de los documentos externos originales (leyes, normas,
manuales, etc)
5.2

GEN/PRO-01

of

Managers, Chiefs:
a. Review and approve of documents, according to the
chart presented in this proceeding.

PROCEDURE
Generation
6.1.1 Any member of the company can request the
generation, modification or update of a document with
the approval of its chief or management.
6.1.2 The document control responsible generates and
issues the document along the established lines by the
responsible for the process. Once the document is
generated, a draft has to be sent to the responsible
person for its review.
6.1.3 For the procedures: the structure of the generated
document must contain:
a. Document Header: logo of the company, the

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

nombre del documento, fecha de vigencia, nmero

de revisin del documento, codificacin propuesta
y nmero de pgina (para todas las hojas).
b. Cartula: Encabezado, Centro de pgina: cdigo y
nombre del documento; Pie de pgina: nombre,
cargo y firma de, Elaborado por, Revisado por,
Aprobado por.
c. ndice: 1. Propsito, 2. Alcance, 3. Documentos
Referenciales,
4.
Definiciones,
5.
Responsabilidades, 6. Procedimiento, 7. Registros,
8. Hoja de Control de Cambios, 9. Anexos; en el
orden que se indica. Luego detallar cada una de los
puntos segn corresponda. En los casos de
documentos que as lo requieran, el ndice podr
variar previa coordinacin con el responsable de
control de documentos.

GEN/PRO-01
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Fecha (Date)
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document name, time of validation, number of

revision of the document, coding and page number
(for all the sheets).
b. Cover: document header, Center of page: code and
name of the document; Footer: name, title and
signature, Prepared by, Reviewed by, Approved by.
c. Index: 1. Purpose, 2. Scope, 3. Reference
documents, 4. Definitions, 5. Responsibilities, 6.
Procedure, 7. Records, 8. Revision History and 9.
Annexes: in the order given. Detail each of the
items as appropriate. In cases of documents that
require it, the index may vary prior coordination
with the responsible for document control.

del

6.1.4 For the quality manual: the structure of the generated

document must contain:

a. Encabezado de pgina: logo de la empresa,

nombre del documento, fecha de elaboracin,
nmero de revisin del documento, codificacin
propuesta y nmero de pgina (para todas las
hojas menos la caratula).
b. Cartula: Encabezado (Dibujo referente a la
empresa); Logo de la empresa, Nombre del
documento (Manual de Calidad); logo de
certificacin, direccin de la empresa, datos de la
certificacin, fecha de primera versin, de la
revisin actual y el responsable de dicha
aprobacin.
c. Tabla de contenido: 1. Presentacin de la empresa,
2. Objetivo, alcance y diagrama de procesos, 3.

a. Document Header: logo of the company,

the
document name, and date of generation, number
of revision of the document, coding and page
number (for all the sheets less the cover).

6.1.4 Para el manual de calidad: la estructura

documento elaborado deber contener:

b. Cover: Header (Drawing referring the company);

Center page: Logo of the company, Document
Name (Quality Management Manual); Certification
Logo, company address, information of the
certification, date of first version, of the current
review and the person in charge of the above
mentioned approval.
c. Table of Contents: 1. Company presentation, 2.
Objective, scope and process diagram, 3.

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(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

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7 de 14

Definiciones y abreviaciones, 4. Sistema de gestin

de calidad, 5. Responsabilidad de la direccin, 6.
Gestin de los recursos, 7. Realizacin del
producto, 8. Medicin, anlisis y mejora, 9. Control
de Cambios y 10. Anexos; en el orden que se
indica. Luego detallar cada una de los puntos
segn corresponda.

Definitions
and
abbreviations,
4.
Quality
management system, 5. Directors Responsibilities,
6. Resource management, 7. Product completing,
8. Measurement, analysis and improvement 9.
Annexes; in the order given. Then, detail each of
the items as appropriate.

6.1.5 Para documentos de proyectos especficos,

la
estructura del documento elaborado deber contener:

6.1.5 For specific project documents, the structure of the

document must contain:

a. Encabezado de pgina: logo de la empresa,

nombre del documento (ttulo del documento,
proyecto, cliente), fecha de aprobacin, nmero de
revisin del documento, codificacin propuesta y
nmero de pgina (para todas las hojas).
b. Cartula: Encabezado, Centro de pgina: cdigo y
ttulo del documento; Pie de pgina: nombre y
cargo de, Revisado por, Aprobado por.
c. ndice: el ndice podr variar segn cada
documento.

a. Page Header: logo of the company,

document
name (document title, project, client), date of
approval, document revision number, coding
proposed and page number (for all the sheets).

6.1.6 Los documentos del sistema de gestin de calidad

debern ser presentados en dos idiomas de la
siguiente manera: En espaol en el lado izquierdo del
documento y en el derecho en ingls (letra cursiva), la
orientacin de las pginas ser horizontal. Para los
formatos la traduccin al ingls deber figurar en letra
cursiva.
6.1.7 La codificacin de documentos est establecida en el
instructivo GEN/INS-01: Codificacin de documentos.

b. Cover: Head, Center of page: code and title of the

document; Footer: name and title of Reviewed by,
Approved by.
c. Index: the index may vary according to each
document.
6.1.6 Documents of the quality management system
must be submitted in two languages as follows: In
Spanish on the left side of the paper and on the right
in English (italics), the orientation of the pages will be
horizontal. For formats; the English translation should
appear in italics.
6.1.7 The encryption of documents is established in the
instructive GEN/INS-01: Codifications of documents.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

6.2

6.2

Revisin:

6.3

Aprobacin:
La aprobacin del documento la realizan los cargos
indicados en el cuadro adjunto. En caso de tener
observaciones lo enviar al responsable de control de
documentos para su revisin y modificacin respectiva.

DOCUMENTOS DEL SGC

Poltica
y
Objetivos,
Declaraciones (Misin, Visin,
Planes
Directivos
y
etc.),
Manual de Calidad.
Diagrama de Procesos, Planes
Generales
de
Mejora,
Procedimientos
Organigrama,
Obligatorios del Sistema de
Gestin de Calidad.
Procedimientos, Instrucciones,
Formatos y Documentos del
en
SGC
de
aplicacin
determinada rea y Perfiles de
puesto.

NIVEL DE APROBACIN

Gerencia General

Representante de la
Direccin

Responsable de Proceso,
Jefe o Gerente de rea

Rev (Revision)
Fecha (Date)
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15/01/13
8 de 14

Revision:
The person responsible for review analyzes the content.
In case of observations returns it to the responsible
documents control for editing.
After obtaining V B the review it is sent for the
approval.

El responsable de la revisin analiza el contenido. En caso

de tener observaciones lo devuelve al responsable de
control de documentos para su modificacin.
Luego de obtener V B la revisin se enva para la
aprobacin.
6.3

GEN/PRO-01

Approval:
The approval of a document will be done by the people
specified in the attached table. In case there were any
comments, they will be sent to the responsible for
document control for its review and modification
respectively.

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

LEVELS OF
(QMS) DOCUMENTS
APPROVAL
Policy and Objectives, Declarations
(Mission, Vision, etc.),
General Management
Managers Plans and Quality Manual.
Processes Diagram, Improvement
Master Plans, Organizational chart, Management
Mandatory Procedures of the Quality Representative
Management System.

Procedures,
work
instructions,
formats and documents of the Responsible for the
Quality Management System that Process,
may apply in a given area and job Area Manager or Head
descriptions

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

Distribucin, Archivo y Mantenimiento:

a. La distribucin del Manual de Calidad y de los

procedimientos se realiza a travs de la carpeta
electrnica K:\TMI\02_Manual_Calidad y
K:\TMI\03_Procedimientos respectivamente.
b. La distribucin de los formatos se realiza a travs de la
carpeta electrnica K:\TMI\04_Formatos.
c. El rea de QA es responsable de la actualizacin de estas
carpetas.
d. Las carpetas mencionadas en los puntos a y b deben
encontrarse con acceso de slo lectura para todos los
usuarios a excepcin de los usuarios del rea de QA, que
tendrn control total de documentos.
e. El Responsable de Control de Documentos debe mantener
un Listado Maestro de Documentos (GEN/PRO-01/REG-03)
donde se indican los datos como: nombre, cdigo,
clasificacin, nmero y fecha de la ltima revisin, el
mismo que se encuentra para acceso directo a los
documentos para todos los usuarios en la ruta K:\ISO GLOSARIO\LISTA MAESTRA DE DIRECCIONES.xlsx
f. Los documentos se mantienen en dos tipos de medios:
papel y electrnico. Los documentos en
papel se
mantendrn en original en archivadores debidamente
organizados por el rea de QA y en el caso de documentos
electrnicos se mantendrn centralizados como indica el
punto e.
g. Cualquier otro documento no mencionado en los puntos
anteriores y de requerir ser de conocimiento por algn

Rev (Revision)
Fecha (Date)
Pg. (Page)

9
15/01/13
9 de 14

After the review and approval of the draft document, the

official document is printed with the effective date and
then signed and distributed under the document control
matrix.

Luego de la revisin y aprobacin del documento en

borrador, se procede a imprimir el documento oficial con
la fecha de vigencia para que sea firmado y distribuido.

6.4

GEN/PRO-01

6.4

Distribution, Storage and Maintenance:

a. The distribution of the Quality manual and of the

procedures is realized across the electronic folder
K:\TMI\02_Manual_Calidad y K:\TMI\03_Procedimientos
respectively.
b. The distribution of the formats is realized across the
electronic folder K:\TMI\04_Formatos
c. The area of QA is responsible for the update of these
folders.
d. The folders mentioned in the points a and b they must
meet access of only reading for all the users with the
exception of the users of the area of QA, who will have the
total control of documents.
e. The Person in charge of Control of Documents must
support a Main List of Documents (GEN/PRO-01/REG-03)
where the information is indicated as: name, code,
classification, last review and date of the last revision, this
one that is found to direct access to documents for all
users in the next link K:\ISO - GLOSARIO\LISTA MAESTRA
DE DIRECCIONES.xlsx
f. The documents are kept in two types of media:
paper
and electronic. The paper documents in original form are
kept in filing cabinets properly organized by the area of
QA and in the case of electronic documents will remain
centralized like it indicates the point e.
g. Any other documents not mentioned in the above items
and its knowledge be required by some area of the

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

Cambios y Actualizaciones:
a. La solicitud de modificacin de los documentos, puede ser
realizada por cualquier persona que pertenezca a la
organizacin y est involucrada en el proceso.
b. La modificacin de los documentos y formatos se solicita
directamente al rea de QA y/o al responsable de control
de documentos.
c. La modificacin de un documento se registra en el punto
8 (hoja de control de cambios) y genera un nuevo nmero
de revisin y fecha. En el caso del manual de calidad los
cambios se registran en el punto correspondiente a
Control de Cambios en el documento.
d. La difusin de la versin actualizada se har va e-mail al
personal involucrado directamente en los procedimientos,
instructivos y/o otros documentos y a todo TM en caso el
rea de QA lo considere. Se convocara a reunin para la
difusin de la versin actualizada si este lo amerita.
e. Los documentos del SGC, manual, procedimiento,
instructivos, polticas y otros se revisarn como mnimo
una vez cada ao, sin embargo, en caso de ser necesario
se realizar su revisin.
f. La revisin anual no genera un nuevo nmero de revisin
de no haber modificaciones.

Rev (Revision)
Fecha (Date)

9
15/01/13

Pg. (Page)

10 de 14

company specify the path where that information is

shared through an email, in case there is the need of it to
be aware by all TM will be spread through the email
todotm@tecnicasmetalicas.com.pe indicating the path
where said information is shared.

rea de la empresa se especificara la ruta donde se

encuentra compartida dicha informacin a travs de un
correo, en el caso de requerir ser de conocimiento de todo
TM
se
difundir
a
travs
del
correo
todotm@tecnicasmetalicas.com.pe indicando la ruta
donde se encuentra compartida dicha informacin.
6.5

GEN/PRO-01

6.5

Changes and Updates:

a. The requirement for documents modification could be

done by any person belonging to the organization involved
in the process.
b. The modification of the documents and formats is directly
requested to QA area and/or the person in charge of
control of documents.
c. The modification of a document registers in the point 8
(Revision History) and generates a new number of review
and date. In case of the quality manual the changes
register in the point corresponding to Control of Changes
in the document.
d. The diffusion of the updated version will be done via email to staff directly involved in the procedures,
instructions and/or other documents and to all TM in case
is considered by the QA area . Convening a meeting for
the diffusion of the updated version if it warrants.
e. The documents of the QMS, manual, procedures,
instructive, policy and other will be checked as minimum
once every year, nevertheless, in case of being necessary
its review will be realized.
f. The annual review does not generate a new number of
reviews of there being no modifications.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

6.6

Documentos Externos:

6.6

a. El control de documentos externos, es responsabilidad del

jefe de rea o responsable de proceso.
b. Los documentos de origen externo se identifican en la
matriz de control de documentos externos y se controlar
su distribucin.
c. Se mantendr un archivo digital unificado con las
matrices de control de documentos externos de las reas.

7.

REGISTROS

8.
8.

Rev (Revision)
Fecha (Date)

9
15/01/13

Pg. (Page)

11 de 14

External Documents:

a. The control of external documents is responsibility of the

head of the area or the responsible for the process.
b. Documents from external sources are identified in the
matrix for control of external document and its distribution
will be tracked.
c. A unified digital file will be maintained with the matrix for
control of external document of the areas.

7.

a. GEN/PRO-01/REG-02: Matriz de control de documentos

externos (archivo digital).
b. GEN/PRO-01/REG-03: Listado Maestro de documentos
(archivo digital).

GEN/PRO-01

RECORDS
GEN/PRO-01/REG-02: Matrix for control of external
documents (digital file).
b. GEN/PRO-01/REG-03: Document Control Matrix (digital
file).
a.

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

REVISION HISTORY

Rev.

Fecha

N Cap.

Prrafo

Adicin /
Supresin

11/09/07

-----

-----

-----

18/12/07

-----

-----

-----

Texto modificado
Documento Inicial
Inicial Document
Modificacin del proceso de cambios y actualizaciones.
Inclusin de formato del manual de gestin de calidad.
Definicin de control de documentos obsoletos.
Inclusin de los registros: Matriz de control de documentos externos y lista maestra de documentos
externos.
Modification in the process of changes and updates.
Inclusion of format of the Quality Management Manual.
Definition of control of obsolete documents.
Inclusion of records: Matrix for Control of External Document, External Document Master List.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

GEN/PRO-01
Rev (Revision)
Fecha (Date)

9
15/01/13

Pg. (Page)

12 de 14

17/10/08

------

-----

-----

Actualizacin nivel de aprobacin. Inclusin de confirmacin de recepcin y periodo de revisin de

documentos. Modificacin proceso de cambios y actualizaciones, inclusin de formato. Eliminacin de
lista maestra de documentos externos.
Level of approval updated. Inclusion of receipt confirmation and review period for documents.
Modification in the process of changes and updates, including format.
Elimination of External Documents Master List.

05/03/09

a.

S+A

Actualizacin de la Norma ISO 9001:2000 por la Norma ISO 9001:2008

Iso 9001:2001 update for ISO 9001:2008

S+A

Se modific la estructura de los documentos incluyendo un nuevo punto (8. Hoja de control de
Cambios)
The structure of the documents was modified including a new point (8. Revision History)

11/03/09

6.1.3

18/08/09

6.4

19/03/10

a.
La distribucin del Manual de Calidad y de los procedimientos se realiza a travs de la carpeta
electrnica \\192.168.3.5\data\ISO\03_Proc_Dist
b.
La distribucin de los formatos se realiza a travs de la carpeta electrnica
\\192.168.3.5\data\ISO\04_Formatos
c.
El rea de QA&HSE es responsable de la actualizacin de estas carpetas.
d.
Los documentos impresos y firmados, son los que deben grabarse en la carpeta mencionada
en el punto a. como archivos pdf con el pie de pagina que indique y con seguridad que no permita
cambios.
e.
Las carpetas mencionadas en los puntos a y b deben encontrarse con acceso de slo lectura
para todos los usuarios a excepcin de los usuarios del rea de QA&HSE.
f.
El Responsable de Control de Documentos debe mantener un Listado Maestro de Documentos
donde se indican los datos como: nombre, cdigo, ltima revisin y fecha de la ltima revisin.
g.
La revisin anual no genera un nuevo nmero de revisin de no haber modificaciones.
A.
The distribution of the Qualit manual and of the procedures is realized across the electronic
folder \\ 192.168.3.5\data\ISO\03_Proc_Dist
B.
The distribution of the formats is realized across the electronic folder \\
192.168.3.5\data\ISO\04_Formatos
C.
The area of QA*HSE is responsible for the update of these folders.
D.
The printed and signed documents, they are those who must be recorded in the folder
mentioned in the point to. As files pdf with the foot of page that indicates and safely that should
not allow changes.
E.
The folders mentioned in the points to and b they must meet access of only reading for all
the users with the exception of the users of the area of QA*HSE.
F.
The Person in charge of Control of Documents must support a Main List of Documents where
the information is indicated as(like): name, code, last review and date of the last review.
G
The annual review does not generate a new number of review of there being no modifications
Revisin sin modificaciones
Revision without modifications

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

21/09/10

01/04/11

6.4

28/06/11

6.4
6.5

C, E, G
F

d
g

A+S

S
A

04/01/12

6.5

S+A

04/01/12

6.4

S+A

6.4

S+A

04/01/12

Rev (Revision)
Fecha (Date)

9
15/01/13

Pg. (Page)

13 de 14

Revisin sin modificaciones

Revision without modifications

GEN/PRO-01

04/01/12

6.4

04/01/12

6.1.7

--

Se cambio de QA&HSE a QA
It changes of QA&HSE to QA
Se cambio el nombre de Cdigo a Listado debido a que se cuenta con un formato ya dado
Changed the name of Codea List because it has already given format
Se elimin el captulo 6.4 prrafo d. (ya que no est alineado con el principio de Control de
Documentacin en el sistema de gestin de calidad)
En el punto e. del captulo 6.5 se agreg:
Los documentos del SGC, manual, procedimiento, instructivos, polticas y otros se
revisarn como mnimo una vez cada ao, sin embargo, en caso de ser necesario se realizar
su revisin.
Removed section 6.4 paragraph d. (Because its not aligned with the principle of Document Control in
the quality management system)
In point f. of chapter 6.5
The documents of the QMS, manual, procedures, instructive, policy and other will be
checked as minimum once every year, nevertheless, in case of being necessary its review will
be realized.
En el captulo 6.5 punto d que dice El responsable de control de documentos informa sobre las
nuevas versiones de los documentos segn los puntos de distribucin. Esto se reemplaz por lo
siguiente La difusin de la versin actualizada se har va e-mail al personal involucrado directamente
en los procedimientos, instructivos y/o otros documentos y a los coordinadores de calidad. Se
convocara a reunin para la difusin de la versin actualizada si este lo amerita.
In chapter 6.5 point d says The responsible for document control informs the documents new
revisions according to the distribution points. This was replaced by the following The diffusion of the
updated version will be done via e-mail to staff directly involved in the procedures, instructions and /
or other documents and quality coordinators. Convening a meeting for the diffusion of the updated
version if it warrants.
En el capitulo 6.4 punto a dice \\192.168.3.5\data\ISO\03_Proc_Dist, esto se reemplaz por
\\192.168.3.5\DATA\ISO\TMI\03_Proc_Dist.
In chapter 6.4 point a said \\192.168.3.5\data\ISO\03_Proc_Dist this was replaced by the following
\\192.168.3.5\DATA\ISO\TMI\03_Proc_Dist.
En el capitulo 6.4 punto a dice \\192.168.3.5\data\ISO\04_Formatos, esto se reemplaz por
\\192.168.3.5\DATA\ISO\TMI\04_Formatos,
In chapter 6.4 point b said \\192.168.3.5\data\ISO\03_Proc_Dist this was replaced by the following
\\192.168.3.5\DATA\ISO\TMI\04_Formatos,
En el captulo 6.4 punto e, se adicion clasificacin.
In chapter 6.4 point e, we add classification.
En el captulo 6.1.7 se adicion La codificacin de documentos est establecida en el instructivo
GEN/INS-01: Codificacin de documentos.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(QUALITY MANAGEMENT SYSTEM)
PROCEDIMIENTO (PROCEDURE)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(DOCUMENT CONTROL)

GEN/PRO-01
Rev (Revision)
Fecha (Date)

9
15/01/13

Pg. (Page)

14 de 14

In chapter 6.1.7, we add The encryption of documents is established in the instructive GEN/INS-01:
Codifications of documents.

9.

04/01/12

6.4

04/01/12

6.4

15/01/13

6.4

S+A

15/01/13

6.4

15/01/13

6.5

b.

S+A

15/01/13

6.5

d.

S+A

ANEXOS
-

No Aplica

En el captulo 6.4 punto d se adiciono Que tendr control total de documentos.

In the chapter 6.4, point d we added who will have the total control of documents.
En el captulo 6.4 punto e se adiciono El mismo que se encuentra para acceso directo a los
documentos para todos los usuarios en la ruta
\\192.168.3.5\DATA\ISO\TMI\13_Control_Documentos\LISTA MAESTRA\LISTA MAESTRA DE
DIRECCIONES.xlsx.
In the chapter 6.4, point d we added this one that is found to direct access to documents for all users
in the next link \\192.168.3.5\DATA\ISO\TMI\13_Control_Documentos\LISTA MAESTRA\LISTA
MAESTRA DE DIRECCIONES.xlsx.
Se actualizo los hipervnculos de las rutas donde se encuentran los documentos del SGC.
The hypirlinks of the routes were the QMS are found were updated
Se agreg el punto g.
Item g. was added
Se remplazo al final La modificacin de los documentos y formatos se solicita directamente al rea
de QA y/o al responsable de control de documentos.
It was replaced at the end The modification of the documents and formats is directly requested to QA
area and/or the person in charge of control of documents.
Se remplaz en el punto d. La difusin de la versin actualizada se har va e-mail al personal
involucrado directamente en los procedimientos, instructivos y/o otros documentos y a todo TM en
caso el rea de QA lo considere. Se convocara a reunin para la difusin de la versin actualizada si
este lo amerita.
It was replaced in point d. The diffusion of the updated version will be done via e-mail to staff directly
involved in the procedures, instructions and/or other documents and to all TM in case is considered
by the QA area . Convening a meeting for the diffusion of the updated version if it warrants.

9.

ANNEXES
-Not Applicable