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Cmo constituir

una Entidad
Sin nimo
deEstado
Lucro
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por el

GUA

de Entidades sin nimo de Lucro


Cmo constituir una Entidad Sin nimo
de Lucro ESAL

INFORMACIN GENERAL

Qu es una entidad sin nimo de lucro o ESAL?


Las Esales son personas jurdicas que se constituyen por la voluntad de asociacin o creacin de otras personas
(naturales o jurdicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras personas o de la
comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. (Decretos 2150 de 1995 y
427 de 1996 y Circular nica de la Superintendencia de Industria y Comercio).
Cmo se constituye una entidad sin nimo de lucro o ESAL?
Una entidad sin nimo de lucro o ESAL se puede constituir mediante los siguientes documentos:

Por acta de constitucin junto con los estatutos: los asociados pueden realizar una reunin donde se
decide crear o reconstituir la Esal. Se elaborar un acta de constitucin, que debe contener los estatutos
que van a regir el ente, o los mismos pueden adjuntarse en documento anexo indicando que hacen
parte integral del acta. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y
secretario de la reunin, ambas firmas deben ser reconocidas ante Notario, o con presentacin personal
ante juez o ante el secretario de la Cmara de Comercio al momento de radicar el documento.

Por documento privado: Los constituyentes o sus apoderados, anexando el poder correspondiente,
pueden optar por crear la entidad mediante documento privado, que debe contener los estatutos, los
mismos pueden adjuntarse en documento anexo indicando que hacen parte integral del documento, con
los requisitos que ms adelante se sealan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario,
o realizar la diligencia de presentacin personal ante juez o ante el secretario de la Cmara de Comercio,
al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes, o sus apoderados.

Por escritura pblica: se puede constituir por escritura pblica ante una Notara, a ella deben comparecer
todos los asociados o fundadores, en forma personal o mediante apoderado, anexando el poder
correspondiente, a suscribir el instrumento pblico que debe contener los estatutos con los requisitos
que ms adelante sealan. La entidad sin nimo de lucro utilizar esta formalidad de manera obligatoria
nicamente siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble.

GUA de entidades sin nimo de lucro


Es importante tener en cuenta que el nombre de los constituyentes, la identificacin y el domicilio debe
coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o escritura pblica donde se haga referencia a
ellos. Ej. Constituyentes, firmas y nombramientos.
Qu requisitos debe contener el documento de constitucin de la entidad sin nimo de lucro o ESAL?
El nombre, identificacin y domicilio (Ciudad o Municipio donde desarrolla de manera habitual sus
actividades) de las personas que intervengan como otorgantes y constituyentes puede ser diferente al
domicilio de la Entidad.

Nombre de la Esal previo el control de Homonimia que puede realizar por la pgina del RUES (.Registro
nico Empresarial y Social).

Clase de persona jurdica (Fundacin, Cooperativa, etc.).

Domicilio de la entidad que puede o no ser diferente al domicilio de los constituyentes y debe ser indicado
de manera independiente (Con el fin de determinar la competencia de la Cmara de Comercio de Bogot)

Objeto. Es la relacin de los fines a los que se va a dedicar la sociedad, se verificara que no se encuentre
en las actividades exceptuadas previstas en el decreto 2150 de 1995 y 427 de 1996 sin embargo no se
puede negar la inscripcin cuando en el objeto se establezcan entre otras actividades aquellas que estn
exceptuadas del registro. As mismo de acuerdo con la circular 012 de 2012 de la SIC, se deben inscribir
todas las entidades del sector solidario, sin importar que su objeto se encuentre excluido.

Patrimonio y la forma de hacer los aportes. (Es necesario indicar el patrimonio inicial de la entidad en
caso de que lo haya), tenga en cuenta que en el caso de las fundaciones, las mismas deben contar con un
patrimonio inicial.

Recuerde que cuando se aporten bienes inmuebles al patrimonio de la entidad, debe hacerse una
descripcin clara de cada inmueble que incluye linderos y nmero de matrcula Inmobiliaria y acreditar
el pago del impuesto de registro en la oficina de Registro de Instrumentos Pblicos (Copia del recibo de
pago emitido por la Beneficencia de Cundinamarca o Certificado de libertad en el que conste la inscripcin
de la escritura pblica. En este caso es obligatorio elevar a escritura pblica el documento de constitucin.

La forma de administracin con indicacin de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo
la administracin y representacin legal. No es obligatoria la composicin del rgano de administracin
como junta directiva o consejo de administracin, bastar con el representante legal. Indicando el cargo y
el o los nombramientos de los mismos conforme aparecen creados en los estatutos allegados.

La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habr de convocarse a reuniones
extraordinarias por cada rgano de direccin o administracin creados estatutariamente.

La duracin precisa de La entidad y las causales de disolucin. En el caso de las fundaciones y las entidades
del sector solidario se debe sealar que la vigencia es indefinida.

La forma de hacer la liquidacin una vez disuelta la corporacin o fundacin.

Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. (Si el cargo est creado en los estatutos de
cada entidad, se debe realizar el nombramiento),

Nombre e identificacin de los administradores y representantes legales.

Aceptaciones de las personas designadas en los cargos de administradores, representantes legales y


revisores fiscales si figura el nombramiento. (Articulo 42 del Decreto- Ley 2150 de 1995).o En el documento
se debe indicar si las personas designadas aceptaron los cargos de administradores, representantes legales
y revisores fiscales, si figuran nombrados. Si las personas designadas no suscriben el documento de
constitucin deben anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el nmero de Identificacin,
pas de origen si es pasaporte

Cmo constituir una Entidad Sin nimo de Lucro


Fotocopia del documento de identificacin de las personas designadas como administradores o revisores
fiscales.

Nombre de la entidad que ejercer la inspeccin y vigilancia.

Le recomendamos incluir, si es del caso las siguientes clusulas:


Las facultades y obligaciones del revisor fiscal. Para las entidades del sector solidario es de creacin legal.
Para las dems es facultativo de la entidad crear el cargo y asignarle funciones, no obstante lo anterior
para aquellas entidades del sector solidario que cumplan con los requisitos de la Circular 007 de 2008
de la Supersolidaria no es necesario realizar el nombramiento si cumple con los mismos y as se indica
expresamente en el respectivo documento sujeto a inscripcin.

Clusula compromisoria. La clusula compromisoria le permite solucionar conflictos eventuales entre


los constituyentes a travs del arbitraje; mecanismo por medio del cual las partes involucradas en un
conflicto de carcter transigible, defieren su solucin a un tribunal arbitral, el cual queda transitoriamente
investido de la facultad de administrar justicia, profiriendo una decisin denominada laudo arbitral. Pactar
la clusula compromisoria le da acceso a una solucin ms rpida, econmica, eficaz, reservada e idnea
de sus conflictos.

Cmo efectuar el registro del documento de constitucin de una ESAL?


Presente el documento de constitucin

Allegue una copia original o autentica del documento, del acta de constitucin o la escritura pblica de
constitucin (menos la primera copia) o una fotocopia autenticada ante notario, con los requisitos antes
enunciados.
Verifique que los documentos de constitucin que presenta para inscripcin sean legibles y completos.
EN EL CASO DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO. El documento de constitucin de cualquier
E.S.S deber allegarse suscrito por todos los asociados fundadores y tener constancia de la aprobacin de
los estatutos indicando que hacen parte integral del acta si no estn contenidos en el mismo documento de
constitucin (Artculo 143 del Decreto-Ley 2150 de 1995; Ley 79 de 1988 y 454 de 1998; Decretos 2150 de 1995
y 427 de 1996; Decreto ley 019 de 2012).
La presentacin de una constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante
legal, en la cual manifiesta haber dado acatamiento a las normas especiales y reglamentarias que regulan a la
Entidad que se constituye.
Adjuntar la certificacin de acreditacin de educacin solidaria (Decreto ley 019 de 2012 art 146) deben ser
instituciones aprobadas por la Unidad Administrativa especial para entidades solidarias que contengan el
numero de la Resolucin que autoriza.
Nombramiento de revisor fiscal a no ser que se acoja a la circular 7 de 2008 Superintendencia de economa
solidaria.
Vigencia indefinida.
COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO O COOPERATIVAS DE EDUCACIN,
requiere acto administrativo que acredite su reconocimiento por parte de la entidad que ejerce inspeccin
y vigilancia en donde indique a) El cumplimiento de los requisitos previstos en la ley, b) La autorizacin del
rgimen de trabajo y de compensaciones expedida por el Ministerio de Trabajo

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PRECOOPERATIVAS, la vigencia es de 5 aos, prorrogables (Ley 79 de 1988 Art 125) (circular Externa 8 de 2012
Superintendencia de Industria y Comercio).
Las entidades del sector solidario, deben indicar la informacin sobre la direccin, el telfono, el fax y el correo
electrnico, estos 2 ltimos solo sern obligatorias si los hubiere (circular Externa 8 de 2012 Superintendencia
de Industria y Comercio).
Es preciso sealar que, las entidades del sector solidario que manejen, aprovechen o inviertan recursos
de asociados o terceros o que desarrollen cualquier actividad que requiera autorizacin o reconocimiento
especial, debern obtenerlos y presentarlos previamente, para que proceda la respectiva inscripcin y registro
ante la entidad competente para tal fin.(Circular 008 de 2012. SIC)

Formularios:

La ausencia en la presentacin de los formularios, o la presencia de errores en los mismos no impiden la


inscripcin del documento de constitucin. Sin embargo la informacin no podr ser enviada a la Direccin
de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para efectos de asignacin del NIT, caso en el cual una vez inscrito el
documento de constitucin debe solicitarse la asignacin del NIT directamente en la DIAN.

Formulario Registro nico Empresarial y Social

El formulario Registro nico Empresarial y Social lo puede adquirir en forma impresa en cualquiera de nuestros
puntos de atencin o a travs de nuestra pgina web www.ccb.org.co - Servicios en lnea, Formularios en Lnea.
Cuando diligencie el formulario Registro nico Empresarial y Social verifique:



El formulario debe ser diligenciado conforme las instrucciones anexas al mismo.


Que se haya diligenciado el nombre y la sigla (esta ltima en el caso que se tenga) de la Esal en forma
correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos junto con la clase de entidad a constituir. (El nombre
o razn social debe ser igual al del documento de constitucin y los dems formularios).
Que est firmado por el Representante Legal o su apoderado, anexando poder.
Que el nmero de telfono informado sea el mismo del formulario Pre- RUT.
Que la direccin informada coincida con el formulario Pre- RUT y el recibo de servicio pblico que se debe
anexar.
Que no contenga tachones ni enmendaduras, as mismo que se diligencia de forma legible (Le sugerimos
leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo).
Formulario de Registro con otras entidades:

Este formulario debe ser diligenciado para suministrar la informacin que no se encuentra en el formulario
Registro nico Empresarial y Social y que es requerida para realizar su inscripcin en el Registro nico Tributario
RUT y para la asignacin de su Nmero de Identificacin Tributaria NIT administrados por la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN; as mismo, para realizar su inscripcin en el Registro de Informacin
tributaria RIT ante la Secretara de Hacienda Distrital (cuando la actividad a desarrollar sea gravada con ICA).
Para el diligenciamiento del formulario es importante:



Que se hayan diligenciado todas las casillas correctamente.


Que est diligenciado el nmero de formulario DIAN.
Indicar la fecha de inicio de actividades (la cual debe ser del mismo da en que se hace la solicitud o con
fecha futura).
Que el formulario se encuentre firmado por el representante legal o apoderado, anexando poder.

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Formulario RUT

Formulario del Registro nico Tributario RUT: Ingrese al portal www.dian.gov.co: Seleccione la opcin
solicitud de inscripcin RUT y en la ventana TIPO DE INSCRIPCIN seleccione CAMARA DE COMERCIO. Si no
tiene NIT y no ha guardado el borrador de un formulario pulse el botn continuar, se desplegar el formulario
del Registro nico Tributario en blanco para que sea diligenciado.
De igual forma podr realizar el trmite con ayuda de nuestros asesores en cualquiera de las sedes de la Cmara
de Comercio de Bogot.
Imprima el formulario RUT que saldr con la leyenda Para trmite en Cmara el cual contiene el nmero de
formulario que debe ser registrado en el formulario Adicional de Registro con Otras Entidades, en la casilla
correspondiente al Nmero de Formulario DIAN
Personas autorizadas para realizar la solicitud:
a) El representante legal de la entidad interesada en realizar la inscripcin.
b) Apoderado del interesado (poder otorgado por el representante legal) debidamente acreditado mediante
poder.
No se acepta documento de autorizacin a un tercero diferente al poder.
El poder puede ser especial o general, ya sea por Escritura Pblica o Documento Privado, y decir expresamente
que tiene facultad para realizar el trmite de matrcula y/o asignacin del NIT o con las ms amplias facultades
de representacin.
Documentos que debe allegar para asignacin del NIT:
a) Fotocopia de documento de identidad de quin realiza el trmite con exhibicin del original.
b) Cuando el trmite se realice mediante poder la persona debe adjuntarlo en original o fotocopia.
c) Formulario borrador del Rut (Pre- RUT), el cual debe contener la anotacin Para Trmite en Cmara.

Pagos

Realice los siguientes pagos:

Cancele el valor de los derechos de inscripcin por el acta de constitucin, documento privado, la
escritura pblica, segn el caso.

La inscripcin de documento de constitucin causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor


del Departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogot, en una tarifa del 0,7% sobre el
valor del patrimonio. Este rubro no se causar si se aportaron bienes inmuebles al patrimonio de la
entidad, por lo que en este caso debe anexar documento que acredite la cancelacin del impuesto de
registro en la Oficina de Instrumentos Pblicos.

Tenga en cuenta que el Decreto 650 de 1996 estableci que se tiene como mximo dos meses si han sido
otorgados en el pas, a partir de la fecha de emisin del documento de constitucin para presentarlo a registro.
De presentarse por fuera de ese trmino, se cobrar una sancin por mora, que liquidar el sistema de manera
automtica, teniendo en cuenta la fecha del documento.

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Tenga en cuenta que

La falta del documento de constitucin impide la radicacin de la solicitud.

La falta de uno o ms de los requisitos del documento de constitucin, son causales que impiden, la
inscripcin de la constitucin y ocasionan la devolucin de los documentos por parte de la Cmara de
Comercio.

La falta de pago de los derechos de inscripcin y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el
Registro de la constitucin.

La Cmara de Comercio de Bogot al efectuar la inscripcin, remitir a la DIAN la informacin para que le
asignen el NIT, el cual quedar consignado en el certificado de inscripcin. Recuerde que para quedar
formalizado en la DIAN deber obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad. Tambin lo
podr solicitar en nuestras sedes por primera y nica vez el representante legal de la Entidad sin nimo de
lucro o su apoderado, anexando poder.

Cuando solicite ante el secretario de la Cmara de Comercio la diligencia de presentacin personal debe
presentar el original del documento de identificacin o la contrasea certificada si es por primera vez que
se solicita por la Registradura Nacional del Estado Civil.

CONSULTAS
Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de constituir la entidad sin nimo de lucro o ESAL.
Aunque no son obligatorias, si son importantes para brindarle la informacin adecuada para el buen
funcionamiento de su entidad y el correcto diligenciamiento de los documentos y formularios para evitar
futuros problemas.
Consulta de nombre:
Valide que el nombre de la entidad que va a crear no haya sido registrado anteriormente, por lo que le
sugerimos consultar.


En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.


La consulta de nombre tambin la puede realizar a travs de las Notaras de la ciudad.
En la pgina institucional del RUES (www.rues.com.co)

Consulta de actividad econmica:


Identifique el cdigo que le corresponde a la actividad econmica que va a desarrollar, de acuerdo al sistema
internacional de identificacin de actividades CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de
los formularlos, y puede ser consultado:

En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.

En nuestra pgina web institucional www.ccb.org.co.

Consulta de marca:
Si la entidad va a utilizar una marca para un servicio o un producto verifique que no est ya registrada. La
consulta la puede realizar en:

Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot

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Nuestra pgina electrnica www.ccb.org - Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresas o en la
direccin electrnica www.cae.cbb.org.co.

Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante la Superintendencia
de industria y Comercio, dicha consulta tiene un costo establecido por la mencionada Entidad.

Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios dirjase al abogado de la sede quien le ofrecer
informacin sobre este tema.
Consulta de uso de suelo:
Verifique que la actividad econmica que va a ejercer pueda ser desarrollada en la ubicacin escogida (direccin)
tanto para usted como para el establecimiento comercial, si lo tiene. La consulta la puede realizar en:

Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.

Nuestra pgina electrnica www.ccb.org.co Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa, o digite
la direccin electrnica www.cae.ccb.org.co.

Por qu es importante registrar la ESAL









Con el certificado expedido por la Cmara se acreditan la existencia de la entidad y los nombres de los
administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.).
La inscripcin es una fuente de informacin a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la
entidad, como actividad econmica y patrimonio.
Evita que otras entidades con el mismo nombre puedan inscribirse en el registro de ESALES.
Facilita el proceso de inscripcin en el Registro de Proponentes.
Permite ingresar a la gran base de datos de la Cmara de Comercio de Bogot.
Facilita la obtencin de crditos en el sector financiero.
Facilita la celebracin de convenios o negocios con los sectores pblico y privado.
Lo acredita como una entidad cumplidora de sus deberes legales.

Recuerde que una vez constituida la entidad debe:


Inscribir los libros de actas de asamblea y registro de asociados exigidos por la ley para las entidades sin
nimo de lucro o ESAL.

Si la ESAL es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la matrcula de cada uno de ellos.
Ver gua del registro mercantil.

Realizar los trmites de seguridad laboral e industrial, ante:

Entidades promotoras de Salud

Cajas de compensacin familiar

Ministerio de Trabajo

Ministerio de Salud

Si es del caso, solicitar la licencia ambiental ante el Departamento Administrativo del Medio Ambiente
DAMA de Bogot o ante la Corporacin Autnoma Regional - CAR, si se va a desarrollar la actividad en otro
municipio de Cundinamarca.

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Servicios

en lnea CCB

La Cmara de Comercio de Bogot tiene un espacio diseado para que a travs de nuestros
Servicios en Lnea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales:

Renovacin de matrcula mercantil


Calculadora valor renovacin matrcula mercantil o inscripcin ESAL
Consulta para el trmite de actualizacin de la actividad econmica (Cdigo CIIU)
Asistencia virtual para la elaboracin de actas, donde podr resolver todas sus inquietudes a travs de un chat en lnea
con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas
y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cmara de Comercio de Bogot
Trmites virtuales para el Registro nico de Proponente (Nuevo)
CERTIFICADOS ELECTRNICOS

Podr adquirir los siguientes Certificados Electrnicos de las personas jurdicas, naturales y establecimientos de comercio,
inscritos en la Cmara de Comercio de Bogot:



Certificado de Matrcula.
Certificado de Existencia y Representacin Legal.
Certificado del Registro nico de Proponentes
Certificado Especial Negativo de Libros.

Certificados que pueden ser solicitados en nuestra pgina web, con total celeridad, seguridad y validez tcnica y jurdica,
tanto el mundo fsico como en el electrnico.

Mayores informes
019003318383 - www.ccb.org.co
Este documento contiene informacin y orientaciones de
carcter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los
actos y documentos sujetos a inscripcin en el Registro Pblico.
El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la
aplicacin de la misma
Fecha de publicacin septiembre de 2013.

Cdigo 827-1