GESTIN DE LA CALIDAD SEGN LA ISO 9001 EN LOS INVENTARIOS DE

ACTIVOS FIJOS

DANIELA ANDRADE ALZATE

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD TCNICA Y TECNOLGICA
CENTROS REGIONALES DE EDUCACIN SUPERIOR
PROGRAMA TECNOLOGA EN GESTIN EMPRESARIAL
CANDELARIA VALLE
2009

GESTIN DE LA CALIDAD SEGN LA ISO 9001 EN LOS INVENTARIOS DE

ACTIVOS FIJOS

DANIELA ANDRADE ALZATE

Pasanta para optar al ttulo de Tecnlogo en Gestin Empresarial

Director
JUAN ESTEBAN ARIAS
Administrador de Empresas

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD TCNICA Y TECNOLGICA
CENTROS REGIONALES DE EDUCACIN SUPERIOR
PROGRAMA TECNOLOGA EN GESTIN EMPRESARIAL
CANDELARIA VALLE
2009

Nota de Aceptacin

Aprobado por el Comit de

Grado en cumplimiento de
los requisitos exigidos por
la Universidad Autnoma
de Occidente para optar al
ttulo de Tecnlogo en
Gestin Empresas.

JUAN ESTEBAN ARIAS

Director

Candelaria Valle, 21 de Julio del 2009

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios ya que es quien me da vida y salud, a mis padres que fueron mi
principal apoyo; a las personas que creyeron en m y dieron todo lo mejor de ellos
para que esto fuera una realidad.

A ellos mil gracias.

CONTENIDO
Pg.
RESUMEN

INTRODUCCIN

JUSTIFICACIN

1. CAPTULO I: LA EMPRESA

10

1.1 RESEA HISTRICA

10

1.2 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

12

1.2.1 Misin

12

1.2.2 Visin

12

1.2.3 Valores Corporativos

13

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

13

2. CAPTULO II : PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

14

2.1 MOTIVOS DE LA PASANTA

14

2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

14

2.3 OBJETIVO GENERAL

14

2.4 OBJETIVOS ESPECFICOS

15

3. CAPTULO III: METODOLOGA

16

3.1 MARCO TERICO

16

3.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

16

4. CAPTULO IV: DESARROLLO DE ACTIVIDADES

18

4.1
DIAGNSTICO GENERAL DEL ESTADO DE LA EMPRESA CON
RESPECTO A LOS INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Y LOS
PROCESOS IMPLICADOS

18

4.2
REPLANTEAR LA ORGANIZACIN DE LOS INVENTARIOS DE
ACTIVOS FIJOS EN LA INSTITUCIN EDUCATIVA

18

4.3 PLAN DE COMUNICACIONES

59

4.4 INFORME FINAL

62

5. CONCLUSIONES

63

6. RECOMENDACIONES

64

BIBLIOGRAFA

65

FIGURAS

66

TABLAS

67

ANEXOS

69

RESUMEN
El siguiente trabajo muestra la aplicacin del Sistema de Gestin de Calidad al
manejo y control de los Inventarios de los Activos Fijos de una empresa, que para
este caso es una Institucin Educativa.
Se hace anlisis de comportamiento, organizacin y funcionamiento del manejo de
inventarios antes de realizar la pasanta, y se sacan conclusiones que permiten al
pasante plantear las bases en que elabora su trabajo.
Antes de iniciar una orientacin al Sistema de Gestin de Calidad, se da un orden
al inventario de manera que facilite la aplicacin de lo anterior y el manejo y
control del mismo sea mucho ms cmodo para el personal que este ejerciendo la
labor.
Partiendo de un orden y un lineamiento especifico, es mas adecuado el empleo y
concentracin de documentos, procesos, procedimientos, manuales y formatos, en
el ejercicio del Manejo de Inventarios.
As como todo los actividades o algunas de ellas se orientan a la Calidad, es
importante no excluir al recurso humano, de ah que se hace indispensable
involucrarlo e instruirlo para que contribuya adecuadamente en el desarrollo del
Sistema de Gestin de Calidad en al empresa.

INTRODUCCIN
De las exigencias de agentes externos a la empresa (como la competencia) nace
la prioridad de estar en un mejoramiento y aprendizaje continuo a nivel
organizacional, de ah que se toman herramientas que contribuyan al hecho, una
de las cuales se aplica en el desarrollo de la pasanta, esta es la Gestin de
Calidad, pues a travs de ello se caracteriza la Institucin Educativa como una
entidad eficiente, eficaz, efectiva y de calidad.
El Colegio Ricardo Nieto dentro de su entorno es una empresa posicionada y
reconocida por su excelente calidad acadmica y disciplinaria.
Para lograr una excelencia empresarial es conveniente que los resultados se
obtengan de procesos elaborados, orientados y desarrollados a la Calidad. De ah
que se alinearon aspectos relevantes hacia la Gestin de la misma.
Se implementa procedimientos, manuales y documentos que soportan los distintos
procesos que se evidencia en el Control de Inventarios de Activos fijos de la
Institucin, tambin se da una organizacin para un ms fcil manejo de los
mismos, con lo cual se logra controlar las cantidades, sus disposiciones y estados
para toma de decisiones oportunas y asertivas.

JUSTIFICACIN
Partiendo del punto de vista que la Certificacin en Calidad es de vital importancia
para el crecimiento, desarrollo y sostenimiento de todo tipo de empresa, se aclara
el motivo por el cual la pasanta es de gran relevancia para el Colegio Ricardo
Nieto.
Un posicionamiento en el mercado no solo se logra por ejecutar una excelente
publicidad, sino por dar un excelente producto, y para este caso La Educacin es
la mejor carta de presentacin de la Institucin Educativa, pues en este mbito es
la mejor en su regin, adicionando la calidad disciplinaria.
Asociando todos los aspectos antes nombrados, se resume que los resultados de
cualquiera de las actividades de la empresa, debe ser producto de una excelente
organizacin, basada en rdenes de ejecucin y accin, todo documentado para
que en el futuro sea la evidencia de lo obtenido.

1. CAPTULO I: LA EMPRESA
1.1 RESEA HISTRICA
En el ao 1981 se decide suprimir la bsica primaria del Colegio TOMAS
CARRASQUILLA, por lo que los PEDRO ZUIGA CONSTAIN, ALBA NERY
PATIO ESCOBAR y RUTH MARINA PATIO ESCOBAR de acuerdo con el
Rector del colegio Sr. LUIS EDUARDO ORTIZ CANO, ceder a dichos profesores
el nivel de bsica primaria en sus cinco grados, con lo que se da inicio a la
formacin de una nueva entidad educativa.
El profesor PEDRO ZUIGA CONSTAIN inici las inscripciones para el nuevo ao
escolar que iniciara en el mes de septiembre el da lunes 1 de 1981.
Para distinguir el colegio de bsica primaria del nivel de secundaria del Liceo
TOMAS CARRASQUILLA, se acord con el seor Rector de dicho plantel,
cambiarle el nombre escogindose el nombre del poeta Vallecaucano RICARDO
NIETO, cuya vida no solo como poeta sino como educador puede ponerse de
ejemplo a la juventud que se esta formando.
Los socios distribuyeron los cargos administrativos de la siguiente manera:
PEDRO ZUIGA CONSTAIN- director; ALBA NERY PATIO subdirectora y
RUTH MARINA PATIO secretaria tesorera.
A partir del ao lectivo 1982 comenz a funcionar en el local que hoy ocupa Calle
8 N 15-33 Barrio La Cabaa. El centro docente ha sido visitado por los seores
supervisores del Distrito N 2de Palmira y el 11 de enero de 1983 la Secretaria de
Educacin Departamental le otorga a este establecimiento la Licencia de Iniciacin
de Labores Resolucin N 0055. En este periodo el Colegio saca la primera
promocin de alumnos veintiocho (28) en total.
Desde la fecha hasta nuestros das el colegio ha entregado trece (13)
promociones. El seis (6) de abril de mil novecientos ochenta y seis (1986) fue
practicada una visita a este plantel por los seores supervisores GERARDO
PARDO ARCE, ASCENETH TANGARIFE DE RIVERA y JULIO CESAR SOTO
MANZANO.

El colegio cuenta con suficiente material didctico, los mismos que los enseres de
la oficina indispensables para su buena administracin y funcionamiento
acadmico.
Cuenta tambin con la colaboracin de un personal docente idneo capacitado en
el desempeo de su labor, tambin con una asociacin de padres de familia que
esta tramitando la personera jurdica.
Hasta el momento el colegio ha funcionado interrumpidamente y teniendo en
cuenta los aspectos bsicos de organizacin, disciplina, la escuela, el nio y la
comunidad en general.1

COLEGIORICARDONIETO.PlandeEducacinInstitucional.Florida,2000.1Archivodecomputador.

1.2 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

La labor que ejerce la empresa es educar a la comunidad que llega a ser parte de
la institucin, para brindar a la sociedad personas capaces de ayudar y colaborar
con el crecimiento y desarrollo del municipio.
La educacin que se brinda parte desde varios aspectos, como lo son: Cultura
General, Disciplina y Responsabilidad.
Se orienta al estudiante hacia el espritu emprendedor, se resalta la importancia de
ser generador de bienestar a la sociedad, que puede ser a travs de creacin de
empresas, o colaboradores de ellas a fin de propiciar un buen desempeo,
desarrollo y crecimiento social, econmico y poltico de nuestra regin.

1.2.1 Misin
El colegio RICARDO NIETO tiene como misin contribuir a la formacin de cada
educando mediante el cumplimiento consiente de la responsabilidad, honradez,
honestidad, la satisfaccin por el trabajo, la constancia, la puntualidad, la correcta
presentacin personal, el sentido de la convivencia basado en la tolerancia, el
respeto a la ley y las ideas ajenas, al constante deseo de superacin, al desarrollo
de la formacin en la fe y en el amor, al desarrollo intelectual, cientfico,
tecnolgico, fsico y cultural basados en los postulados de la pedagoga moderna y
al fomento de actitudes de liderazgo en el orden empresarial, cultural, social y
poltico a fin de que las utilice y las mejore en su inmediato futuro.
Jvenes entrenados, capacitados, formados para asumir con brillantez y
propiedad el simple ejercicio de vivir, ya como colaboradores de empresas
pblicas o privadas, como ejecutivos de negocios o como lderes en el ejercicio
intelectual de la comarca.2

COLEGIORICARDONIETO.PlandeEducacinInstitucional.Florida,2000.1Archivodecomputador.

1.2.2 Visin
En el colegio RICARDO NIETO se construir una disciplina fundamentada en el
trabajo, en una formacin integral centrada en la persona y sus valores
comprometindolo y preparndolo para su desempeo familiar, laboral y
comunitario, desarrollndole no solo sus competencias sino tambin sus valores
que le permitan una sana convivencia.3
1.2.3 Valores Corporativos

Servir con tica, vocacin y responsabilidad.

Brindar bienestar y confianza a nuestros estudiantes.
Ser honestos.
Trabajar en equipo.
Inculcar la solidaridad.
Fomentar el respeto.

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Figura 1. Organigrama Actual

Fuente: La autora

COLEGIORICARDONIETO.PlandeEducacinInstitucional.Florida,2000.1Archivodecomputador.

2. CAPITULO II : PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 MOTIVOS DE LA PASANTIA
El desarrollo de este proyecto en la Institucin Educativa Ricardo Nieto es de gran
aporte a la misma, debido a que adelanta una parte del arduo proceso de Gestin
de Calidad.
Toda empresa debe cumplir requisitos internos y externos que soporten y ayuden
al crecimiento organizacional, de ah es que se parte para empezar a dar un orden
mas especifico y con lineamientos al Sistema de Gestin de Calidad.
El mejoramiento continuo en los procesos es de gran conveniencia, pues esta
gestin va en pro de lograr un mximo reconocimiento de la institucin a nivel
municipal, regional y nacional. Contribuye tambin a la obtencin de resultados
ptimos en los proyectos a corto, mediano y largo plazo.
Con el proyecto se pretende dar soporte a la calidad del la institucin en aspectos
que influyen en los procesos de operacin dentro de la misma y continuar
mejorando en el aspecto mas importante, sin dejar a un lado los que aportan al
primero.
2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa no posee una organizacin ptima en los inventarios, ni una
orientacin mnima a la Gestin de Calidad dentro de los ejercicios laborales
despeados en la institucin educativa.
2.3 OBJETIVO GENERAL
Organizar los inventarios de activos fijos de la institucin de tal manera que
cumplan los parmetros de gestin de calidad segn la ISO 9001, promoviendo a
su vez la cultura de la misma en la comunidad educativa.

2.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Replantear la organizacin de los inventarios de activos fijos en la institucin
educativa.
Disear un plan de comunicaciones que busque generar en las personas
implicadas la cultura de calidad.

3. CAPITULO III: METODOLOGA

3.1 MARCO TERICO
Para el desarrollo de la pasanta se tomo como base determinados documentos
que definieron puntos de partida y sistemas de desempeo para la elaboracin del
Sistema de Calidad dentro del Manejo de Inventarios de Activos Fijos.
Los documentos como la NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 9001:2000,
GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 200 y CERTIFICACIN COLEGIOS
MINISTERIO NACIONAL DE EDUCACIN. (Ver Bibliografa).
3.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Tabla 1. Tabla de Actividades

ACTIVIDAD

DURACIN
(Semanas)

1. Realizar un diagnostico general del estado de la empresa

con respecto a los inventarios de activos fijos y los procesos
implicados.

2. Replantear la organizacin de los inventarios de activos

fijos en la institucin educativa.

3. Disear un plan de comunicaciones que busque generar

en las personas implicadas la cultura de calidad.

4. Elaboracin del informe final.

Fuente: La autora