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ETAPA 1
Un primer paso es definir con claridad que es lo que vamos a comprender como descripcin
de cargos. Esto es relevante, ya que en el ejercicio profesional, se vuelve muy comn acercarse a
las organizaciones, y darse cuenta que muchos gerentes tiene nociones como "yo tengo claro
que es lo que necesito, alguien que haga bien su trabajo, y genere retorno sobre la
inversin".
Esto puede sonar relativamente coherente, ms no tenemos una herramienta clara de que es lo
que es "el trabajo" y de igual relevancia, como puede hacerlo "bien". Tener claro que es una
descripcin y anlisis, nos permite definir cuales sern los criterios para hablar de una "buena"
descripcin.
Entenderemos descripcin de cargos como una "lista comprensiva de las tareas,
responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo, y responsabilidades de
supervisin de un puesto producto de un anlisis de puestos". Esta lista debe cubrir
contingencias inherentes al trabajo, y debe acercarse lo ms posiblemente a la realidad, con todo
el detalle que sea necesario, siendo una herramienta de comunicacin entre el trabajador y el
empleador.
Por otra parte, entenderemos el anlisis de cargo como el procedimiento por el cual se
determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas que cubrirn
dichos puestos. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se
utilizarn para desarrollar las descripciones de los cargos y las especificaciones del cargo. Es el
proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado.
Evala la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algn grado de certeza las
caractersticas que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una
necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de stas, conociendo
con precisin lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es
importante resaltar que esta funcin tiene como meta el anlisis de cada cargo de trabajo y
no de las personas que lo desempean.
Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con
detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para
hacerlas bien; y para el departamento de personal es bsico el conocimiento preciso de las
numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su funcin estimulante de
la eficiencia y la cooperacin de los trabajadores.
Por qu es importante?
Capacitacin: Tambin se utilizar la informacin del anlisis del puesto para disear los
programas de capacitacin y desarrollo. El anlisis y las descripciones del cargo resultantes
muestran el tipo de habilidades y por tanto de capacitacin que se requieren. Asegurar la
asignacin completa responsabilidades. Puede servir en este caso para determinar un plan
de capacitacin para el cargo una vez que es ocupado, y a raz de la descripcin y anlisis
que se realiz, establecer necesidades y reas de posible crecimiento y desarrollo.
Condiciones Previas
Los siguientes puntos pueden clarificar el ambiente necesario para que existan condiciones aptas y
ptimas para el apropiado desarrollo de una descripcin y anlisis de puestos.
Cabe decir que como todos los procesos en RR.HH se relacionan al cambio en la organizacin, ya
que cada intervencin que se realiza en la organizacin genera condiciones de posible desarrollo y
evolucin, y en general da pie el movimiento en su interior.
B
)
C
)
D
)
Uno de los beneficios de realizar una oportuna descripcin y anlisis de cargos es:
A
)
B
)
A los supervisores, les permite distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada
puesto para explicarlo y exigir ms apropiadamente las obligaciones que supone.
C
)
A los supervisores, les permite buscar nuevas formas de castigar las malas prcticas.
D
)
B
)
C
)
D
)
C
)
D
)
B
)
C
)
D
)
Un organigrama es:
A
)
B
)
C
)
D
)
ETAPA 2
Tcnicas de Aplicacin
Definida ya, que es la Descripcin y Anlisis de cargos, junto con sus principales funciones y
utilidades para la organizacin.
Es este captulo abordaremos los aspectos ms tericos de dichas metodologas, estableciendo
con claridad las fuentes de informacin, y modos de recolectarla, para, en el siguiente capitulo,
detallar paso a paso como realizar un anlisis oportuno y eficiente.
Los siguientes mtodos permiten recabar la informacin necesaria para determinan las principales
funciones que un cargo necesita cumplir, considerando siempre la fuente, que sea oportuna, y que
pueda dar cuenta de la realidad del cargo.
Estas personas son los supervisores directos, encargados del desempeo del cargo, como tambin
profesionales del rea de RRHH, que trabajando en conjunto darn cuenta de la realidad del
puesto en cuestin.
a) La entrevista
Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener datos para el anlisis de cargos:
Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un del desarrollo conocimiento fondo del
puesto que se est analizando.
La entrevista grupal se emplea cuando un gran nmero de personas realiza un trabajo similar o
idntico, de esta manera se obtienen rpidamente y a bajo costo datos sobre el cargo.
Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesin de grupo; si no es as, es
bueno entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y
responsabilidades del cargo.
Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que entrevistado entienda
perfectamente la razn de la misma, ya que existe una tendencia a mal interpretar estas
entrevistas como evaluaciones de eficiencia.
Debe existir tambin una preparacin previa a la entrevista, la cual deber establecer una pauta de
entrevista, abierta a cambios y flexibilidad, pero que permita guiar la entrevista para recabar
informacin respecto al cargo que se analiza. Puntos que pueden resultar claves son:
Si tuviese que enumerar, por relevancia, las cinco principales caractersticas que una
persona que ocupe el cargo debera tener, Cules seran?.
Cules son sus actividades diarias en el horario de trabajo? Por favor sea lo ms
especfico que pueda.
De las actividades que usted me ha mencionado, Cul considera que es ms relevante?.
De las actividades que usted me ha mencionado Cunto tiempo le toma cada una?.
b) Cuestionarios
Otro medio eficaz para obtener informacin en el anlisis del puesto es que los empleados
respondan cuestionarios en los que describan los deberes y responsabilidades relacionadas con su
empleo.
Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las
preguntas que se tienen que incluir.
El cuestionario puede ser abierto y slo se pedir al empleado que describa las actividades
principales o con listas de verificacin muy estructuradas. En la prctica, el mejor cuestionario
suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario tpico de anlisis de cargos puede tener
varias preguntas abiertas as como preguntas estructuradas.
Ventajas
Desventajas
El desarrollo y revisin del cuestionario puede ser un proceso costoso y lento, ya que debe
ser realizado por alguien con las competencias adecuadas.
Si bien permite recolectar mayor cantidad de informacin, debido al gran nmero al cual se
puede aplicar, se pierde la riqueza de la informacin, que una entrevista, por ejemplo,
genera con mayor profundidad.
c) Observacin
La observacin directa es especialmente til en los trabajos que consisten principalmente en
actividad fsica observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de
lnea de ensamblaje y de contabilidad.
Por otra parte, la observacin a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una
gran cantidad de actividad mental difcil de evaluar o con frecuencia se espera que el
empleado participe en actividades importantes que podran ocurrir slo ocasionalmente,
como por ejemplo el de una enfermera que maneja emergencias.
La observacin directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de
hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores. Ciclo es el
tiempo que le llev a realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un empleado de lnea de
ensamblar o 1 hora, un da o ms para trabajos complejos. En este punto se toman notas de
todas las actividades observadas durante el desarrollo del trabajo. Despus de acumular tanta
informacin como sea posible, se entrevista al trabajador.
Es necesario alentar a la persona a aclarar los puntos no entendidos y a que explique las
actividades adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de hacerlo es
observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado realiza su trabajo.
Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta despus de la observacin, ya que eso
permite observar al empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda reduciendo las
posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutina
normal.
d) Mtodo mixto
Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los mtodos anteriores, el comit
debe tomar la decisin de combinarlos para hacer prctico el anlisis de cargos. A la vez, esto
enriquece la informacin, ampliando sus fuentes a la vez que permite comprender el puesto de
trabajo desde variadas perspectivas. Para cargos especficos y de alta complejidad, es
recomendable realizar un anlisis "mixto".
e) Mtodo de informes sucesivos (Bitcora del participante)
Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitcora o listas de cosas que hacen
durante el da. El trabajador debe anotar cada actividad que realice. En trminos generales los
datos que rene el anlisis de cargos se concentra en el cuestionario que se disee. Los datos que
debe obtener son:
1. Identificacin y actualizacin.
2. Deberes y responsabilidades.
4. Niveles de desempeo.
6. Experiencia.
7. Responsabilidad.
3. Responsabilidad
Se especifica la responsabilidad del ocupante con respecto al uso, supervisin y mantenimiento
de las mquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el cargo o sus dependientes
directos.
4. Contexto del cargo
Este comprende la informacin referente a cuestiones como condiciones fsicas, horario de
trabajo, el contexto social y organizacin. Por ejemplo: la gente con la que el empleado deber
interactuar habitualmente. Tambin puede reunirse aqu informacin sobre los incentivos
financieros y no financieros vinculados con el empleo.
5. Requerimientos del puesto
Es usual reunir informacin con respecto a los requerimientos humanos del cargo tales como los
conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educacin, capacitacin, experiencia
laboral), as como los atributos personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad,
intereses) que se requieren.
Evaluacin Captulo 2
El siguiente ejercicio tiene como objetivo fortalecer los aprendizajes del captulo 2.
La idea es posicionarnos como un encargado de realizar un anlisis y descripcin de cargos, y
frente a las alternativas planteadas, proponer metodologas a travs de las alternativas planteadas,
tomando como referencia lo aprendido en el captulo.
El caso es el siguiente: Somos consultores, contratados por una pequea empresa familiar
que ha tenido problemas con los lmites entre sus miembros, ya que aparte de las relaciones
laborales, comparten lazos afectivos. Por lo mismo, el "gerente" ha solicitado describir
todos los cargos con la mayor exactitud posible, con el fin de clarificar los roles de cada
uno.
La empresa es de servicios, con un horario bastante reducido (funciona durante las
maanas solamente). En la organizacin trabajan ocho personas. Debemos realizar la
descripcin de todos los cargos, para lo que contamos con un mes de plazo. Han dispuesto
de todas las tardes del mes para este cometido.
Antes de contestar las alternativas, recordemos que:
Tres vendedores, que estn a cargo de proveer a los clientes del producto, adems de
realizar labores de stock (proveer la tienda de productos desde la bodega).
PREGUNTAS ETAPA 2
Qu tipo de entrevista es la ms adecuada a realizar, considerando nuestro ejemplo?
A
)
Grupales.
B
)
Individuales.
C
)
Con supervisores.
D
)
La supervisin de ventas.
B
)
La encargada de la tienda.
C
)
D
)
Los vendedores.
E
)
El gerente.
B
)
La supervisora de ventas.
C
)
El contador.
D
)
A
)
B
)
C
)
D
)
ETAPA 3
La descripcin del cargo con consecuente, si existe, puede ser un buen punto a partir del cual
podra preparar una descripcin revisada del puesto.
Paso 3
Seleccione posiciones representativas para analizarlas, que guarden la mayor relacin con el
cargo que usted desea describir. Esto es necesario cuando hay muchos cargos similares por
analizar y toma demasiado tiempo el anlisis del puesto por ejemplo las posiciones de todos los
trabajadores de ensamble. Es til tener claridad de qu rea de la organizacin es el cargo,
para as buscar, o bien en otras reas que posean una estructura similar, o bien en la misma
rea, en posiciones similares.
Paso 4
Rena informacin del anlisis de cargo. El siguiente paso es analizar realmente el cargo
obtenido los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requerida a los empleados,
las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o ms
tcnicas de anlisis de cargo (mencionadas en el captulo anterior).
Paso 5
Revise la informacin con los participantes. El anlisis del cargo ofrece informacin sobre la
naturaleza y funciones del puesto. Esta informacin debe ser verificada con el trabajador que lo
desempea y un superior inmediato.
Edificar la informacin ayudar a determinar si es correcta, si est completa y si es fcil de
entender para todos involucrados. Este paso de revisin puede ayudarle a obtener la
aceptacin del ocupante del puesto de los datos del anlisis que se obtuvieron, al darle la
oportunidad de modificar la descripcin de las actividades que realiza.
Paso 6
Elabore una descripcin y especificacin del cargo. En la mayora de los casos, una descripcin
y especificacin de un puesto son dos resultados concretos del anlisis de la posicin. La
descripcin del cargo es una relacin por escrito de las actividades y responsabilidades
inherentes al puesto, as como de sus caractersticas importantes como las condiciones de
trabajo y los riesgos de seguridad. La especificacin del cargo resume las cualidades
personales.
Los puntos que debe considerar en esta descripcin, y en los anlisis realizados
anteriormente son:
1. Nombre del cargo:
El nombre debe representar al cargo de la manera ms real y comprensiva posible.
2. Posicin del cargo en el organigrama
a) Subordinacin: (Indique si en este cargo tiene o no personal subordinado, cuntos son y cul
es el nivel del cargo de los subordinados).
b) Supervisin: (Indique si el cargo tiene supervisin de alguien, a quin le corresponde el rol
indicando el cargo).
Responsabilidad acadmica.
Responsabilidad administrativa.
5. Requisitos tcnicos
6. Aptitudes necesarias
Cules de las aptitudes descritas a continuacin son deseables o esenciales para el
desempeo del cargo y en qu grado?
Agudeza visual.
Agudeza auditiva.
Rapidez de decisin.
Habilidad expresiva.
Coordinacin general.
Iniciativa.
Creatividad.
Aptitud investigativa.
Capacidad de juicio.
Atencin.
Comprensin de lectura.
Clculo.
Redaccin.
Trabajo de equipo.
Liderazgo.
Toma de decisin.
Sociabilidad.
Comunicacin interpersonal.
Orden y organizacin.
Minuciosidad.
Estas aptitudes son slo una muestra, defina con claridad qu aptitudes usted considera necesaria
para el correcto desempeo en el cargo, segn los criterios presentados en el curso.
7. Nivel de desempeo
Qu factores definira usted como fundamentales para medir el desempeo del cargo? (indicar
conductas observables y medibles). Desde su punto de vista, Qu factores identificables
contribuyen significativamente al desempeo adecuado del cargo?
A continuacin, presentaremos una descripcin de cargo que funciona a modo de ejemplo.
Para (actividad)
rea de Aseo
rea de Mantencin
Otros Supervisores
1.5. SUPERVISIN
Supervisa a
Supervisado por
Operarios
Jefe de Turno
Planilleros
1.6. EN CASO DE AUSENCIA
Reemplaza a
Es reemplazado por
Jefe de Turno
Puede ascender a
Capataz
Jefe de Turno
Evaluacin Captulo 3:
El siguiente caso pretende ser un ejemplo lo ms real posible de un anlisis y descripcin de cargo.
Se presentarn fuentes de informacin, y ms adelante se debern responder las alternativas
respecto a lo planteado en el caso prctico.
Fuentes de informacin del cargo: Jefe de Produccin de Clula 1, planta manufacturera.
Organigrama: Organizacin
1. Buscamos una persona proactiva, yo no tengo tiempo de estar controlando todo el tiempo lo
que este tipo va a estar haciendo.
2. Necesito que sepa hablar ingls, pues la mayora de las capacitaciones van a ser en el
extranjero.
3. Tiene que ser un ingeniero civil industrial.
4. Necesito que coordine los procesos productivos de la clula, generando aumento de
productividad pero a la vez resolviendo los problemas que surjan.
5. Necesito que pueda hacer andar los procesos productivos con un mnimo de prdidas.
6. Necesito que sea exactamente como el Juan (Jefe de Produccin Clula 3)
Entrevista con Jefe de Produccin Clula 3
1. Mis labores son sobre todo de coordinar los procesos de produccin, sobre todo controlando
el software que monitorea las mquinas, y establecer en este software, las reas
problemticas de la cadena productiva.
2. Lo que ms tengo que hacer es tomar decisiones sobre prioridad, saber que es lo ms
importante, porque esta pega es muy demandante, y tienes que saber como lograr reducir
las prdidas al mnimo.
3. De lo que aprend en la universidad, creo que lo que ms me ha servido es la planificacin,
ya que siento que debo mantener los procesos con el mayor orden, y eso slo es posible
planificando bien.
4. Debo mantener una buena relacin de informacin con los chicos de control de calidad, ya
que ellos me ayudan a mantener los nmeros en azul.
5. La gente de recursos humanos es clave, ya que me ayuda a tener a la gente de la planta
contenta, y as, yo puedo trabajar bien.
Preguntas Etapa 3
Nivel de educacin requerido:
A
)
Educacin Media.
B
)
Tcnico Profesional.
C
)
Universitaria.
D
)
Subordinacin directa:
A
)
Control de Calidad.
B
)
Gerente de Produccin.
C
)
D
)
Gerente General.
Gerente Recursos Humanos.
Supervisin:
A
)
Control de calidad.
B
)
Gerente de Operaciones.
C
)
Encargado de Clula.
D
)
Contador
B
)
C
)
D
)
Control de calidad, manteniendo una buena relacin de informacin, para asegurar procesos
de altos estndares que cumplan con lo estipulado por la organizacin.
B
)
C
)
D
)