ORGANIZACIN Y MTODOS

Momento 3: Actividad Colaborativa

Presentado a:

Ingeniera
CARMEN SOFA GMEZ SILVA
Tutora

Presentado por:

CLAUDIA PATRICIA CRUZ VALDERRAMA

Cdigo: 20484332
KAREN ALEJANDRA MORENO
Cdigo:
NELSON GIL ORJUELA
Cdigo:
HECTOR RENE GALEANO
Cdigo: 1122131791
DEISY CATALINA LOZANO
Cdigo:

GRUPO 102030_12

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS BSICAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES,
ECONMICAS Y DE NEGOCIO
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
Noviembre de 2015

INTRODUCCIN
La medicin y control oportuna de las actividades realizadas permite a las
empresas la realizacin de actividades cada vez ms precisas y por lo tanto mas,
eficientes, lo que genera ahorro importante de recursos y mayor volumen de
fabricacin.
El presente trabajo permite que sea evaluada desde la ptica de la NTPD una
accin sencilla como lo es aparentemente la compra de materias primas, para de
esta forma evaluar los puntos dbiles del proceso y mejorarlos.

OBJETIVOS
Determinar los procesos que no generan valor agregado, a la hora de realizar las
compras requeridas en una empresa y a su vez, plantear soluciones para llevar
este proceso delante de la manera ms eficiente

TABLA DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

Grupo 102030_ 12
NOMBRES Y
APELLIDOS

Rol asumido

Tareas o funciones realizadas

Responsabilidad

Evaluador

Asegurar
que
el
documento
contenga los criterios presentes en
la rbrica. Debe comunicar a la
persona encargada de las alertas
para que informe a los dems
integrantes del equipo en caso que
haya que realizar algn ajuste
sobre el tema.

Compilador

Consolidar el documento que se

constituye como el producto final
del debate, teniendo en cuenta que
se hayan incluido los aportes de
todos los participantes y que solo
se incluya a los participantes que
intervinieron en el proceso. Debe
informar a la persona encargada de
las alertas para que avise a quienes
no hicieron sus participaciones, que
no se les incluir en el producto a
entregar

Asumo la responsabilidad de Evaluador

para esta actividad colaborativa, por lo
anterior me comprometo a cumplir con
las tareas y funciones correspondientes
a este Rol. Cuenten conmigo para lo
que necesiten y al igual tambin espero
de todos ustedes el cumplimiento de
sus responsabilidades para que as
podamos construir un excelente trabajo
colaborativo.
(El estudiante que selecciona este rol
registra
su
responsabilidad
y
compromiso ante la actividad)

Revisor

Asegurar que el escrito cumpla con

las normas de presentacin de
trabajos exigidas por el docente

Me comprometo a estar atento al

desarrollo del trabajo, para garantizar
que en trminos de forma, el trabajo
cumpla con el requerimiento.

Entregas

Alertar sobre los tiempos de

entrega de los productos y enviar el
documento
en
los
tiempos
estipulados, utilizando los recursos
destinados para el envo, e indicar
a los dems compaeros que se ha
realizado la entrega.

Me comprometo a enviar el trabajo

consolidado en el tiempo estipulado, y
a su vez informar a mis compaeros de
cuando realice el envio.

Asegurar que se avise a los

integrantes del grupo de las
novedades en el trabajo e informar
al docente mediante el foro de
trabajo y la mensajera del curso,
que se ha realizado el envo del
documento

Me comprometo a estar revisando

novedades o cambios en el trabajo
colaborativo y comunicarles a tiempo.

CLAUDIA PATRICIA
CRUZ
VALDERRAMA

KAREN
ALEJANDRA
MORENO

NELSON GIL

HECTOR GALEANO

ALERTAS

CATALINA LOZANO

Adems, me comprometo a realizar a

portes para la consolidacin del trabajo.

Todos los estudiantes participantes son responsables de investigar y proporcionar todo el material y
las herramientas necesarias para el desarrollo de la actividad.

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO: TCNICAS DE MEDICIN DE TIEMPOS

MATRIZ CQA

MATRIZ CQA

ASPECTOS SOBRE TCNICAS DE MEDICIN DEL TRABAJO

QUE CONOZCO?

QUE QUIERO CONOCER?

QUE APREND?

Quiero conocer todas las tcnicas

utilizadas en la medicin del trabajo ya
que pienso que todas tienen una
efectividad
y
unos
resultados
diferentes y se pueden aplicar para
medir y calibrar la realizacin de
cualquier trabajo comercial, industrial
etc. Pienso que la introduccin de un
nuevo sistema de medicin del trabajo
en cualquier organizacin es vital para
definir y medir la cantidad y calidad de
rendimiento que se espera de un
trabajo o tarea.

Aprend que si no existen

tcnicas para la medicin del
trabajo
un
negocio
o
empresa no podr crecer en
su rentabilidad ya que uno
de
los
factores
ms
importantes
es
la
productividad
y
si
se
incrementa la productividad
aumenta la produccin por
hora de trabajo.
En
conclusin el instrumento
fundamental que origina una
mayor productividad es la
utilizacin de mtodos y el
estudio de tiempos para lo
cual
debe
existir
una
planeacin y un anlisis de
procesos.

Manera prcticas y eficientes para

comprobar el tiempo y movimientos
realizados por mi y el equipo que un
futuro deba dirigir, a fin de agilizar los
procesos y obtener el mejor y mayor
resultado posible.

Aprend que la medicin del

trabajo es fundamental en
toda organizacin y no solo
en las encargadas de
manufactura
como
uno
podra llegar a pensar,
adems, aprend que acerca
del registro bsico de la
medicin del trabajo.

ESTUDIANTE
Conozco que entre las tcnicas de medicin del
trabajo tenemos como aspecto muy importante el
estudio de tiempos el cual requiere de unas tcnicas o
procedimientos utilizados para determinar el tiempo
que invierte un trabajador en llevar a cabo una tarea.
El estudio de tiempos es muy importante para
determinar que un proceso funcione bien y que no
exista tiempo improductivo. Existen muchos mtodos
CLAUDIA
para la medicin de los tiempos de trabajo, pero hay
PATRICIA
uno que es importante resaltar y es el mtodo de
CRUZ
datos estndar ya que ayuda a la medicin de un
VALDERRAMA trabajo especfico. Tambin conozco herramientas
como el diagrama de Operacin del Proceso DOP
que sirve para seguir paso a paso mediante una
representacin grfica todas las actividades realizadas
en un proceso y el Diagrama de Anlisis del Proceso
DAP que se utiliza para registrar por medio de
smbolos todas las operaciones realizadas durante un
proceso para luego ser analizadas y poder presentar
mejoras en los errores cometidos.

HECTOR
GALEANO

En cuanto a la medicin del trabajo y las tcnicas

empleadas mi desconocimiento era general, ya que
aunque haba escuchado de este tema, pensaba que
solo se refera a tomar el tiempo con un cronometro y
esforzarse por realizarlo mejor la siguiente vez.

TCNICAS 5Ws+H
Nombre

Medida Correctiva

Why Por qu?

What Qu?

Where
Dnde

When
Cuando?

Who
Quin?

How Cmo
ocurre?

Hector
Galeano

Claudia Cruz

Accin de mejora

No esperar una
semana para
realizar las
compras

Porque el
Accin de mejora:
proveedor se
Para estas demoras
demora mucho
se debe implementar
tiempo en
un sistema de mejora
entregar la
de mtodos de
factura al auxiliar
trabajo, utilizacin del
de Contabilidad y
tiempo y Planificacin
esto retrasa el
en gestin de
proceso ya que
compras, seleccin de
es una demora
proveedores y
que causa un
capacitacin al
retraso en el
personal
proceso

Aumentar el
nmero de
reuniones
del comit
de compras

Paso 18

Demora de
dos das en
entregar la
factura al
auxiliar de
contabilidad

Esto
ocurre
en el
proceso
de
compra
dentro
de la
empresa

Reunindos
e Martes y
Viernes

Inmediatament
e

Comit de
compras

Ocurre en
cualquier da
de la semana
en la tarea o
actividad # 38

El Proveedor
hace
entrega de
Proveedor, la factura al
auxiliar de
auxiliar de
Contabilida contabilidad
d
pero para
este proceso
se demora 2
das

HIPTESIS O TEORAS PLANTEADAS PARA DAR SOLUCIN AL PROBLEMA

LLUVIA DE IDEAS
Nelson Gil

Al realizar las solicitudes por parte de las dependencias el Analista de

Compras es u intermediario entre la solicitud y el Analista de Inventarios.

El Comit de Compras se realiza semanalmente, las rdenes de compra

nicamente son avaladas por este Comit, esto puede ser un cuello de
botella puesto que las compras peridicas de materias primas podran tener
un aval de parte de algn miembro del Comit para no retrasar una semana
la compra.

En la actividad 7, se describe el escenario cuando no hay existencias se

debe seleccionar mnimo tres proveedores, esto es un poco ineficiente
puesto que son compras que se realizan de forma frecuente, porque
evaluar en cada solicitud de compra los proveedores. Generalmente se
tiene el Proveedor titular y en caso de presentarse una contingencia se
recurre a los dems proveedores seleccionados

Claudia Cruz

La tarea 12 (Espera las cotizaciones 1 da) Esta tarea ocasiona una espera de 1
da mientras se esperan las cotizaciones por parte del proveedor, por lo tanto est
retrasando el proceso, por otra parte pienso que el auxiliar de proveedores est
realizando muchas tareas innecesarias ya que la empresa debe tener un base de
datos de proveedores ya confirmados y que tengan la disponibilidad de productos
necesarios.

La tarea 18 (Comit de compras se lleva a cabo cada martes Tiempo promedio

de espera para ingresar al comit 2 das.). Es demasiado tiempo para aprobar
una solicitud, teniendo en cuenta que si es negada o aplazada se devolver por
cualquier error que se haya cometido en procesos anteriores. Por otra parte los
comits de compras se estn realizando cada 8 das y me parece que este es un
periodo muy largo de espera.

La tarea 38 (El proveedor hace entrega de la factura al auxiliar de contabilidad. 2

das), ocasiona una demora en el procedimiento ya que son dos das de espera
para que el proveedor entregue la factura al auxiliar de contabilidad.

Deysi Lozano

No hay un anlisis detallado de los tiempos requeridos especficos para el

desarrollo de cada actividad por funcionario.

No hay un aporte significativo en la cantidad de actividades y en todos los

involucrados en el proceso (solicitud, autorizacin, compra) tardando mas
del tiempo necesario.

La falta organizacin de procesos que realmente se requieren para que el

proceso se haga ms fcil, rpido y eficiente, involucrando las personas o
reas oportunas que garanticen el xito y un feliz trmino de la compra de
producto requerido.

Karen Moreno

El Auxiliar de Compras, verifica la informacin recibida (15 minutos) del

Analista de Inventarios y del Auxiliar de Proveedores e imprime (2 minutos)
la informacin para ser presentada en el Comit de Compras, que se lleva a
cabo cada martes. (Tiempo promedio de espera para ingresar al Comit 2
das). Esta parte del proceso debera ser analizada de inmediato ya que del
comit depende que aprueben o rechacen las solicitudes, en caso tal de
que nieguen alguna solicitud se van a demorar en darle respuesta a los
clientes y adicionalmente ser para transmitirles que no pudo ser atendido
su requerimiento, de esta forma causan molestias e inconformidades al
cliente.

El Jefe de Compras, verifica (25 minutos) que las rdenes de compras

correspondan a las autorizadas en el Comit de Compras. Si encuentra
inconsistencias las devuelve (2 minutos) al Auxiliar de compras para que la
elabore nuevamente. Si no hay errores, las firma y registra sello (30
segundos) del departamento de compras y las entrega (1 minuto) al Auxiliar
de Compras. En este paso lo que causa retrasos es que devuelvan alguna
orden de compra por errores en su debido diligenciamiento y gasten ms
tiempo en elaborarla nuevamente, en el caso de que ya sea ms de una el
tiempo es ms extenso y ms se retrasa su gestin.

El Proveedor hace entrega (2 das) de la factura al Auxiliar de Contabilidad,

quin espera (1 da) a recibir la documentacin que evidencia el
cumplimiento de la entrega del pedido realizado, por parte del Auxiliar de
Inventarios. En este paso deberan gastarse menos das en la entrega de la
documentacin del registro de compra, as sea parte de archivar, continua

retrasando la gestin en los procesos internos de la empresa

independientemente de que el cliente ya no se encuentre involucrado en
esta fase directamente.
Hector Galeano

Paso 18: Los comits solo se renen un da a la semana

Paso 23: El jefe de compras firma despus de pasado cierto tiempo del
comit
Paso 24: Las rdenes de compra no se elaboran en el comit

HIPTESIS
Claudia Cruz

La implementacin de un estndar de tiempo en los diferentes procesos sera

adecuada para corregir las esperas, para esto se deben simplificar las tareas con
menos tramitologa en las tareas asignadas a cada trabajador para evitar
movimientos innecesarios y actividades improductivas.
Para estos casos debe existir Planeacin, por ende la definicin de los objetivos
estratgicos, de los proyectos, de las metas y de los indicadores es determinante
para establecer tiempos y procesos en las cadenas de suministros por lo tanto
siempre ser necesario tener un plan b y un plan c por si el alternativo llegara a
fallar. Con lo anterior me refiero a tener una buena cantidad de proveedores
disponibles para no estar buscando a ltima hora. Por otra parte, quisiera
agregar que es importantsimo para estos procesos tener un software integral que
permita manejar los tiempos y los lugares de la operacin desde el origen de la
orden de compra hasta el recibo de la orden de compra y registro de la misma
para el pago.

Para estos procedimientos de compras es necesario que exista una logstica que
identifique los errores que se estn presentando durante el proceso, esto con el
propsito de que las soluciones dadas a estos inconvenientes sean preventivas y
no operativas.

Con una adecuada previsin de errores sobre el proceso se est garantizando

que cualquier punto dbil sea solucionado de la mejor manera.

Deysi Lozano

La implementacin de un sistema de interaccin y comunicacin en tiempo

real con todas las reas involucradas para as agilizar el proceso y no

esperar tanto tiempo a que pase por cada uno, con el fin de aprovechar
tiempo y lograr el resultado en el menor tiempo posible.

La planeacin de un presupuesto que garantice que la compaa se

abastezca de una manera ms eficiente, y que a su vez se tenga control de
lo que se tiene en la bodega y de lo que esa necesita le ara tomar acciones
ms oportunas a tiempo.

Karen Moreno

La solucin a este retraso es cambiar la metodologa en que funciona el comit

y sus das hbiles, se podra contemplar la posibilidad de que el comit se
realice por lo menos dos veces a la semana y as optimizaran su tiempo a
partir de este paso en adelante y los resultados se veran pronto ya que el
proceso estara fluyendo a la mitad del tiempo aproximadamente.

Para esta parte del proceso la solucin puede ser que se aplique el mtodo de
parar y observar, con el cual se podra determinar en dnde est el error y en
que parte del diligenciamiento de las rdenes fallan con ms frecuencia y as
poder darle una pronta solucin para que no se generen errores o disminuyan
favorablemente.

La solucin para este inconveniente puede ser una tabla MTM, en la cual se
plasman en detalle cada uno de los procedimientos que se realizan y el tiempo
exacto que conlleva ejecutar cada accin. Si esto se implementa para
encontrar la razn por la cual la entrega de la factura tarda 3 das en total hasta
llegar a su destino el tiempo podra ser menor y se podra lograr optimizar esta
parte del proceso.

Hector Galeano

Realizar los comits de compras ms de una vez por semana

En los comits se deben realizar las rdenes de compra y firmarlas

RESUMEN SISTEMAS DE NORMAS DE TIEMPO PREDETERMINADAS NTPD

Hoy en da las empresas no solo estn preocupadas por producir, ya que, aunque
esta es su labor y meta, no es suficiente para lograr ser la mejor en su cuota de
mercado. A fin de llegar a un mercado ms amplio y consolidar el que se tiene, se
debe ofrecer al consumidor productos cada vez mejores, que a su vez sean ms
asequibles.
En concordancia con lo anterior las empresas deben encontrar procesos
productivos ms eficientes para reducir costos y a su vez con el mnimo de
esfuerzo alcanzar el mximo de beneficio. Con el fin de lograr esto se disearon
las NTPD.
El NTPD es el Sistema de Normas de Tiempos Predeterminados (por sus siglas en
ingles Network Time Protocol Daemon)
a) En qu consiste?
Es un sistema para la medicin del trabajo, y del tiempo que el mismo conlleva
para su culminacin con xito. Por medio de la medicin y anlisis de los
movimientos bsicos humanos se puede de manera segura estimar el tiempo que
una accin lleva a cabo y como reducir el mismo para la optimizacin y eficiencia
de los procesos.
b) Cmo se realiza el anlisis?
El anlisis se realiza a partir de los movimientos bsicos de cada ser humano de la
siguiente manera:

c) Ejemplo
Para poner un lpiz de un lugar del escritorio a otro:

1. Estirar el brazo 2. Agarrar el lpiz 3. Trasladar el lpiz al sitio deseado 4.

Colocar el lpiz 5. Soltar el lpiz 6. Recoger la mano
Conclusin
El sistema NTPD es una manera eficiente de controlar los pasos para realizar una
labor de manera ptima y de a su vez, capacitar al empleado, a fin de que pueda
concentrarse en las labores que debe realizar estrictamente, para el ahorro de
energa y tiempo, que a la final se ver reflejado en la productividad del mismo.

CONCLUSIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS