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mtodos con el fin de lograr polticas adecuadas para la empresa, y de esta manera
salvaguardar los recursos invertidos y obtenidos en el rea central y razn de ser la
compaa.
Para un adecuado control en esta rea se deben utilizar los siguientes documentos
como esenciales:
Facturas
Notas de crdito
rdenes de Despacho
Cada uno de estos documentos debe tener copias suficientes para ser distribuidas en
los diferentes departamentos, para el rea de bodega y en el caso de ser necesario
para el departamento de cobranzas. Esto bajo la circunstancia que la compaa no
cuente con un sistema que le permita verificar la informacin de la factura y que esta
se genere como una cuenta por cobrar.
Es por ello que resulta necesaria la elaboracin y control por separado de ambos
presupuestos
Para todo modelo de control se crea una ecuacin para medir las posibles
desviaciones como la diferencia entre los objetivos y la realidad.36
De este anlisis salen dos tipos de desviaciones, unas por la cantidad presupuestada y
otras por los mrgenes de utilidad obtenidos. Esta desviacin econmica no es
ilustrativa de la gestin comercial, pues los mrgenes de ventas tienen la variable del
costo de venta, que esta fuera de la influencia de la gestin comercial.
Es un rea prioritaria dentro de la entidad, ya que genera y hace posible llevar a cabo
la razn de ser de la entidad, tomando en cuenta que
Cadbury se dedica a la
Los resultados obtenidos por la empresa se deben en gran parte por la gestin del
rea comercial y el departamento de ventas. Este departamento es el que se encarga
de la distribucin y venta de los productos y dar seguimiento da a da de las
36
www.wikipedia.org/control%de%ventas
El rea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambin por su
gestin para mejorar las estrategias comerciales, mediante la obtencin de
informacin en el Punto de venta.
En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestin del Punto de Venta desde un
punto de vista nicamente comercial, se implementan sin visualizar el potencial que
se desprende de un buen anlisis logstico.
37
http://www.gestiopolis.com/marketing-2/importancia-informacion-gestion-punto-ventagpv.htm
La evaluacin del control interno para el rea comercial, se realizar en base a las
polticas y procedimientos ya establecidos, para determinar y verificar su
cumplimiento, as como el acatamiento de la legislacin tributaria, a la que est
sensiblemente atado el rea.
Segregacin de Funciones
Las principales funciones que cumple el rea comercial de la empresa son las
siguientes:
Esto es una
Costos y Presupuestos de Ventas: Se realiza con el fin de controlar los gastos, los
gerentes de ventas de cada canal, con ayuda del rea de planificacin financiera,
deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cules sern los costos
en los que van a incurrir para todo el ao, esto a nivel de gastos indirectos como
sueldos, viajes, suministros, incentivos, comisiones, etc., ms no en lo referente al
costo por temas promocionales.
Salvaguardar todos los recursos asignados al rea comercial, para cumplir con
las actividades a esta asignada, a travs de puntos de control como asignacin
de custodias, vigilancia del cumplimiento de polticas y seguimiento del buen
uso de los recursos.
Crear una cultura de control en los colaboradores del rea comercial para que
vivan las polticas, los valores y los imperativos de la entidad, de tal forma
que protejan los bienes como suyos propios.
Tomando en cuenta que el control es un proceso cclico y repetitivo, este debe estar
compuesto de cuatro elementos que se suceden:
Para realizar la medicin del riesgo de control del rea comercial, se deben analizar
algunas variables, tanto externas como internas, que influyen en un adecuado control
Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas, ya que este debe
llegar a Crditos y Cobranzas, tal como fue entregado por el cliente.
Descripciones narrativas
flujogramas
Probabilidad
Matriz de riesgo
Frecuente
Alto
Alto
Alto
Moderado
Medio
Medio
Alto
Poco
Frecuente
Bajo
Medio
Alto
Leve
Moderado
Impacto
Alto
Preguntas
Existe control
presupuestario de los gastos
incurridos en el
departamento de ventas?
Los supervisores y
ejecutivos de ventas,
reciben del personal a su
cargo un reporte peridico
de actividades?
Se estimula el crecimiento
profesional del personal de
venta?
Para los eventos de la
compaa se toma en
cuenta a todo el personal de
la Fuerza de Ventas,
incluso a las mercaderistas,
prevendedores, etc.?
NO
Observaciones
La
comunicacin
de las polticas
solo se realiza
a nivel de
supervisores y
ejecutivos, el
resto de
personal no
tiene esta
comunicacin
Riesgo
Estndar
No existe un control
presupuestario de los
gastos incurridos en
el departamento de
ventas
La administracin
realiza un adecuado
control
presupuestario de
todos los gastos del
rea
La comunicacin de
las polticas solo se
No se comunican las
realiza a nivel de
polticas corporativas
supervisores y
existentes a todo el
ejecutivos, el resto
personal de ventas
de personal no tiene
esta comunicacin
Los supervisores y
ejecutivos de ventas,
no reciben del
personal a su cargo
un reporte peridico
de actividades
No existe
estimulacin al
crecimiento
profesional del
personal de venta
No se toma en cuenta
a todo el personal de
la Fuerza de Ventas
en los eventos
realizados por la
compaa
Impacto Probabilidad
L M A F M PF
Nivel de
Riesgo
X Bajo
Alto
Bajo
X Bajo
X Bajo
Fuerza de Ventas
en su todo es el
personal ms
tomado en cuenta
dentro de la
compaa
Preguntas
NO
Nivel de riesgo
Alto Medio Bajo
De acuerdo al
procedimiento,
los revisa el
personal de
Trade
Marketing
La persona
tiene una
adecuada
capacitacin
con respecto a
los temas
tributarios y
sus
actualizaciones
Observaciones
Los reportes
son aprobados
nicamente por
montos en el
sistema
En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido
cargados, verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las
actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de
ventas.
Si los valores son razonables, el Gerente General o los gerentes de ventas, aprueban
los reportes, caso contrario los rechazan a travs del sistema y explican las razones
del porqu el rechazo. Cuando el reporte ha sido rechazado, el colaborador de ventas
puede acercarse a su aprobador y explicar el porqu el gasto, en caso que este sea
justificado el rubro ser aprobado.
Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccin, la cual contabiliza
automticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas.
Cuando las cuentas por pagar estn reconocidas, el shared service en conjunto con
Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas, ya sea por transferencia
bancaria o por cheque, tal como se observ en el proceso de Cuentas por pagar en el
captulo II.
SShhaarreeddSSeerrvvicicee/ /CCXXPP
rreeaassddeeDDirireecccciinn
TTrraaddeeMMaarrkkeetitningg
FFuueerrzzaaddeeVVeenntatass
Incio
Presenta los
reportes de gastos
por viticos
Justifica los
valores al
aprobador
Revisa y verifica
que los soportes
estn correctos y
corrige
asignaciones
contables
S
El reporte de gastos se
presenta hasta la 3era
semana del mes?
Los soportes se
encuentran correctos?
No se aprueban
los documentos
que no correctos y
se los devuelve al
colega
Fin
S
No se procesan ni
reciben los
reportes de gastos
Fin
Se cargan los
reportes en el
sistema Dinnero
Se aprueba el
reportes de gastos
Se rechaza el
gasto y se informa
al colega de la
FFVV
Contabiliza el
gasto en SAP
desde dinnero
Gestiona el pago
para el colega de
acuerdo al proceso
de CXP
Fin
196
Riesgo
Estndar
Impacto Probabilidad
L M A F M PF
Nivel de
Riesgo
La persona est
informada de los
cambios en forma
X
vaga y no recibe una
capacitacin continua
Bajo
Bajo
Los aprobadores no
revisan fsicamente los
reportes antes de
aprobarlos
Los aprobadores no
revisan fsicamente
los reportes, sin
embargo, el personal
de Trade marketing se
encarga de realizar los
controles con polticas X
administrativas y los
controles tributarios,
los aprobadores
verifican que los
valores sean
razonables
Bajo
La compaa si cuenta
No se tiene una poltica
con una poltica de
de movilizacin para
movilizacin
X
controlar los gastos de
aplicable para la
la Fuerza de Ventas
Fuerza de Ventas
Bajo
No se verifican los
cupos de movilizacin
de todo el personal de
ventas
Los cupos de
movilizacin son
verificados previo a la X
aprobacin de los
reportes de gastos
Bajo
197
Preguntas
Las ventas se registran en
los resultados en momento
de efectuar la facturacin?
Se graba el costo de venta
en forma simultnea a la
venta?
Los comprobantes de
venta tienen autorizacin
vigente emitida por rentas?
Los pedidos son
adecuadamente controlados
y aprobados?
Se realizan
circularizaciones peridicas
entre los clientes para
determinar si no existe
jineteo de dinero por parte
de la Fuerza de Ventas?
Se han firmando contratos
de exclusividad con los
USO Promotores?
NO
Observaciones
El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes,
luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a travs de sus palms. En la bodega
se corre una transaccin denominada el packing list, para verificar la disponibilidad
de los inventarios.
198
tass
FFuueerrzzaaddeeVVeennta
Inicio
Recoger pedidos
de clientes
Ingresar los
pedidos en el
sistema
Despachar los
pedidos
tossyyCCoobbrraannzzaass
CCRRdditio
BBooddeeggaa
CCoorrre
aa
cc
kk
inin
gglilsis
t t
rerrPP
ppaara
ravveiierirfiifcicaarr
disponibili
dad de
disponib lidad de
ininvveenntatariroioss
CCoorrre
l lppro
rerree
rocceessoo
de facturacin
de facturacin
Emitir Facturas
AAlis
listatarrppeeddididoossddee
acuerdo
acuerdoaalala
fafacctutura
racciinn
Se encuentra de
acuerdo a la factura
Fin
Volver a verificar la
mercadera de la
factura para el
despacho
VVeerirfiifcicaarrlalaccaartretera
ra
vveennccididaa
LLibibeera
rarrlolossppeeddididooss
ppaara
rafafacctutura
rarr
RReetetenneerree
l lppeeddididoo
hhaasstataqquueeccuummpplala
ccoonnlolossppaaggooss
199
Riesgo
Estndar
Impacto Probabilidad
L M A F M PF
Las ventas no se
registran en los
resultados en
momento de
efectuar la
facturacin
Nivel de
Riesgo
Bajo
Bajo
Los comprobantes
de venta no tienen
la autorizacin
vigente emitida por
rentas
Todos los
comprobantes de
venta poseen la
autorizacin vigente X
emitida por rentas,
la que se renueva
cada ao
Bajo
Los pedidos de
mercadera no son
adecuadamente
controlados y
aprobados
Bajo
No se realizan
circularizaciones
peridicas entre los
clientes para
determinar si no
existe jineteo de
dinero por parte de
la Fuerza de Ventas
Crditos y cobranzas
realiza un
seguimiento
peridico de sus
cuentas para evitar
X
que la Fuerza de
Ventas se quede
con dinero de los
clientes
Bajo
Se mantienen
contratos de
No se han firmando exclusividad ya que
contratos de
los USO promotores
X
exclusividad con los trabajan a su vez con
USO Promotores
fuerza de ventas
directa de la
compaa
Bajo
Preguntas
El establecimiento de
cuotas para la Fuerza de
ventas se realiza de
acuerdo a un anlisis y
sobre una base racional?
Los incentivos para las
gerencias de ventas, se
encuentran en el rango
establecido para estos
cargos a nivel regional?
Los incentivos
entregados se realizan
nicamente cuando se han
alcanzado las metas?
Se realizan visitas de
campo sorpresivas para
verificar el cumplimiento
de las rutas de la Fuerza
de ventas?
Los incentivos se
consideran como ingresos
imputables en el rol de
pagos?
Se elaboran
peridicamente informes
de ventas y sus avances
con respecto a las metas
establecidas?
NO
Observaciones
Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado, el personal de la Fuerza de
Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal
de Trade Marketing, quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la
Fuerza de ventas, contra la meta establecida, y verifica con el informe del colega, en
caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacin
del sistema. En el caso que la meta se haya alcanzado al 100% se calcula un 3,4%
201
Los valores por incentivos son informados a Nmina y estos son incluidos en el rol
de pagos.
Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente, que deben
estar acorde con el presupuesto anual de ventas, en la reunin mensual de Forecast, y
que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado.
tass
FFuueerrzzaaddeeVVeennta
miti
tggeerreenncciaiall
CCoom
Inicio
Maarrkkeetitningg
TTrraaddeeM
Fin
Elabora informe de
su cumplimiento en
metas y se lo
entrega a Trade
Mkt
mininaa
NNm
Informa a la
Fuerza de Ventas
Obtiene del
sistema las ventas
alcanzadas por
colega
Verifica con el
informe entregado
por el colega de la
FFVV
Concilian con el
colega, de acuerdo
a la informacin
obtenida en el
sistema
Se calculan los
incentivos de
acuerdo a lo
establecido en la
poltica de beneficios
a la FFVV
Ingresa los
beneficios en el rol
del personal de la
FFVV
203
nicamente se
recoge la solicitud
del personal de
ventas, no se cuenta
con las
aprobaciones ni
anlisis de los
supervisores
El
BBooddeeggaa
isi
inn ddee VVeennttaass
SSuuppeerrvvis
Incio
Solicitud de
Material
promocional
Elaborar
recomendacin
para obtener el
material prom.
Entrega del
material
promocional al
cliente
Revisar si la
recomendacin se
ajusta a la poltica
de asignacin de
material prom.
Fin
Negar la entrega
de Material
promocional
Cumple las
condiciones de la
poltica?
Aprobar la entrega
de material
promocional
Elaborar la orden
de despacho
205
Riesgo
Estndar
Impacto Probabilidad
L M A F M PF
Los supervisores de
ventas no aprueban
ninguna solicitud
para la entrega del
material
promocional y la
bodega entrega con
la simple solicitud
de la Fuerza de
ventas
Se mantienen
contratos de
confidencialidad con
todos los
X
proveedores que
fabrican materiales
promocionales
exclusivos
No se verifica el
cumplimiento de la
poltica para
asignacin de
material promocional
y las autorizaciones
correspondientes
No se firman
contratos de
confidencialidad con
los proveedores que
fabrican el material
promocional a la
compaa
El cumplimiento de
No se ejecuta un
los contratos es
adecuado seguimiento
supervisado por el
del cumplimiento de
personal de Trade
estos contratos
Marketing
El material
promocional
asignado, tiene un
seguimiento para
comprobar su estado
en el cliente
X X
Nivel de
Riesgo
Alto
Bajo
Bajo
Se verifica el
cuidado del material
promocional
entregado a los
X
clientes en cada
visita para la toma
de pedidos de venta
Bajo
Preguntas
Los descuentos
comerciales son
analizados en el
presupuesto anual de
actividades y plan
operativo?
NO
Observaciones
Nivel de riesgo
No.
Preguntas
Los descuentos
otorgados que no se
encuentran en el
presupuesto cuentan con
la respectiva aprobacin
del Gerente de ventas y
del planificador
Financiero?
NO
Observaciones
nicamente
cuentan con la
aprobacin del
Planificador
Financiero, esto
afecta a las
ventas netas y el
Gerente de
Ventas no tiene
conocimiento
del particular
Inicia con el anlisis que realiza Planificacin financiera acerca de los descuentos
que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto, por promociones o
incentivos, si estn en el presupuesto se consideran planificados, en el caso que no
estn en el presupuesto se informar siempre y cuando exista un colchn en el
presupuesto de ventas.
Una vez que haya ejecutado el anlisis si es viable elaborar la propuesta comercial
para presentarla al Gerente General, quien deber aprobar la propuesta en el caso que
207
Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones
establecidas, Trade Marketing solicitar a Crditos y cobranzas que emita la nota de
crdito correspondiente, y la Fuerza de ventas, o el gerente de ventas se encargar de
hacerla llegar al cliente.
CCrrdditito
o yy
CCoobbrraannzzaass
PPlalannifiifcicaacciinn
FFininaannccieierraa
Analiza
descuentos
promocionales
Incio
Existe un colchn en
el presupuesto de
ventas?
Fin
Emite la nota de
crdito
S
TTrraaddeemmaarrkkeetitningg
DDirireecccciinnddeeVVeenntatass
DDirireecccciinnGGeenneerraall
Verifica el logro de
las metas por parte
de los clientes
El cliente lleg a la
meta?
Fin
Se solicita a
Crditos emitir la
N/C
Realiza la campaa
entre los clientes de
la promocin,
apoyado en la
FFVV
Entrega al
Supervisor de
Ventas para su
entrega al cliente
No se otorga el
descuento
Fin
Comunica a trade
marketing para
iniciar la
promocin
Se analiza su
necesidad de
acuerdo a una
estrategia
comercial
Elabora la
propuesta
comercial para los
descuentos
Aprueba la
propuesta?
Se cierra la
propuesta
Fin
209
Riesgo
Estndar
Impacto Probabilidad
L M A F M PF
Nivel de
Riesgo
Los descuentos
comerciales no son
analizados en el
presupuesto anual
de actividades y
plan operativo
El presupuesto anual
de ventas contempla
los descuentos
X
comerciales
planificados al inicio
del ao
Los descuentos
otorgados que no se
encuentran en el
presupuesto no
cuentan con la
respectiva
aprobacin del
Gerente de ventas y
del planificador
Financiero
Los descuentos
otorgados que no se
encuentran en el
presupuesto
nicamente cuentan
con la aprobacin
del planificador
Financiero, quien las
presenta
directamente al
Gerente General
No se cumplen con
los parmetros de
entrega de
descuentos por
promociones a los
clientes
Bajo
No se les comunica
a los clientes los
descuentos a los
que tienen acceso
de acuerdo a sus
condiciones de pago
y montos de compra
Toda promocin es
comunicada a los
clientes en forma
previa de iniciar
Bajo
X X
Bajo
Alto
210
Preguntas
La recepcin de
mercadera devuelta se
hace previa verificacin
de la factura de venta?
La recepcin de la
mercadera devuelta se
recibe directamente en
las bodegas de la
compaa?
Antes de ejecutar la
devolucin de la
mercadera esta es
aprobada por los
supervisores de ventas?
El supervisor de ventas
solicita un justificativo
del porqu la
devolucin?
NO
Observaciones
La mercadera se
recibe sin
verificar antes la
venta realizada
con anterioridad.
Una vez aprobada la devolucin se informa a la bodega para que coordine el retiro de
la mercadera. Cuando recibe la mercadera en la bodega, se afecta la Nota de
Crdito a la ltima factura emitida al cliente. Esta nota de crdito es entregada a la
Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente.
211
BBooddeeggaa
tass
DDirireecccciinnddeeVVeennta
SSuuppeerrvvisisiinnddee
tass
VVeennta
tass
FFuueerrzzaaddeevveennta
Incio
Recoge la solicitud
de devolucin del
cliente
Entrega la nota de
crdito al cliente
Fin
Verificar el
producto a
devolver, se
acuerdo a su buen
o mal estado
Aprueba la
devolucin
Cumple las
condiciones de la
poltica?
Rechaza la
devolucin
Coordina la
recoleccin de la
mercadera
devuelta
Emite la nota de
crdito
212
Riesgo
Estndar
Impacto Probabilidad
L M A F M PF
Nivel de
Riesgo
La recepcin de
mercadera devuelta
se hace sin previa
verificacin de la
factura de venta
La mercadera
devuelta se recibe
sin verifica sin
revisar la factura de
venta en la que se
origin
La recepcin de la
mercadera devuelta
no se recibe
directamente en las
bodegas de la
compaa
La bodega realiza la
logstica para
recoger la
X
mercadera de la
devolucin
Bajo
La devolucin de la
mercadera no es
aprobada por los
supervisores de
ventas
Los supervisores de
ventas verifica todas
las devoluciones que
van a ser recibidas, X
estas son aprobadas
por las gerencias de
ventas
Bajo
El supervisor de
ventas no solicita un
justificativo del
porqu se realiza la
devolucin
El supervisor de
ventas elabora un
informe de la
X
devolucin para ser
entregado al gerente
de ventas
Bajo
X X
Alto
213
Condicin:
Criterio:
Causa:
Efecto:
Conclusin:
214
A la Gerencia General:
Establecer procedimientos de control para que la Fuerza de
Ventas verifique que la mercadera que se va a recibir, haya sido
vendida por la compaa, para lo cual se deber incluir esta
Recomendacin: informacin en el informe entregado a las Gerencias de ventas.
Exigir a la Bodega que se realice una investigacin de la factura
que deber ser afectada con la devolucin previo a la emisin de
la Nota de crdito.
Causa:
Efecto:
Conclusin:
215
A la Gerencia General:
Supervisar que los lineamientos implementados por la propia
Recomendacin: administracin se cumplan, generando una adecuada
comunicacin entre los departamentos de Finanzas y ventas,
generando el respeto de la independencia e interrelacin de las
funciones de cada una de estas reas
Causa:
Efecto:
Conclusin:
216
A la Gerencia General:
Ejecutar una adecuada comunicacin al personal de ventas,
Recomendacin: referente a los aspectos corporativos importantes, as como
desarrollar una planificacin para realizar por lo menos una vez
al ao una comunicacin colectiva a todas las personas que
necesitan conocer estas polticas, recordndoles su alcance y
puntos importantes.
Causa:
Efecto:
217
Conclusin:
218
Qu se va a
Medir?
Conocimiento de
la Visin
Aceptacin de la
Visin
Conocimiento de
la Misin
Aceptacin de la
Misin
Objetivo:
Establecer cuantos
empleados de la
compaa conocen
su visin
Determinar cuntos
empleados de la
entidad estn de
acuerdo con su
visin
Fijar cuntos
empleados de la
compaa conocen
su misin
Determinar cuntos
empleados de la
entidad estn de
acuerdo con su
misin
Nombre del
Indicador:
Parmetros:
# de empleados del departamento
Financiero que Conocen la Visin
de la Empresa
Visin
Total empleados del departamento
de Ventas
Visin
Misin
Misin
Comparativos: Aplicacin
Resultado
83%
El conocimiento de la visin
es aceptable por la entrega y
divulgacin del plan
estratgico en el 2009, el
desconocimiento es del
personal ingresado desde
febrero 2010
83%
83%
El conocimiento de la visin
es aceptable por la entrega y
divulgacin del plan
estratgico en el 2009, el
desconocimiento es del
personal ingresado desde
febrero 2010
83%
82
Mnimo
aceptable 85%
99
82
99
82
99
82
99
Comentarios
219
Qu se va a
Medir?
Objetivo:
Establecer la
Eficacia de los
eficacia en el
Metas planteados alcance de las metas
planteados
Nivel de eficacia
en las metas
propuestas
Nombre del
Indicador:
Fijar el nivel de
liderazgo que posee
el personal en
general
Aceptacin del
liderazgo de la
compaa
Medir la aceptacin
del estilo de
liderazgo
establecido en la
compaa
Comparativos:
Direccin y
liderazgo
Resultado
12
100%
12
Mnimo
aceptable 95%
2.360.000,00
Comentarios
El departamento de ventas ha
alcanzado las metas de ventas
durante todos los meses del
ao
Aplicacin
Mnimo
aceptable 92%
12
Determinar sobre el
100% en que
porcentaje promedio Metas
han sido alcanzadas
las ventas propuestas
Nivel de
liderazgo del
personal de la
compaa
Parmetros:
12%
85%
12
Mnimo
aceptable: 10%
99
84
Mnimo
aceptable: 90%
99
220
A. OBJETIVO Y ALCANCE
B. DEFINICIONES
221
C. RESPONSABLES
Responsable
Actividad
Supervisor de Ventas
Gerentes de canal de
Ventas
Fuerza de ventas
Bodega
D. METODOLOGA
222
E. SEGUIMIENTO
A. OBJETIVO Y ALCANCE
B. DEFINICIONES
Material promocional: Son obras audiovisuales y grficas, as como todas las partes
componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las
campaas difundidas a travs de cualquier medio y soporte considerados como
convencionales
Exhibidores:
Constituye
material
promocional
diseado
para
mejorar
la
Sectores High income: Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen
un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compaa, as como los productos
que se comercializan en estos lugares, son de costos altos.
Sectores low income: Son sectores en los que los niveles de ventas de la compaa
son bajos y los productos consumidos son econmicos.
223
C. RESPONSABLES
Responsable
Fuerza de ventas
Supervisor de Ventas
Bodega
Actividad
Elaborar informe acerca de la asignacin del
material promocional, en el caso de exhibidores, el
tamao solicitado, el sector donde se ubica el
cliente, el espacio y la seguridad con el que contar
el exhibidor, y el monto de ventas que consume el
cliente, y cuanto podr mejorar con el apoyo de la
exhibicin.
Verificar y aprobar el informe presentado por el
personal de la Fuerza de ventas.
Entregar una copia de la aprobacin a la bodega
para que el material sea entregado
Entregar el material promocional nicamente con el
informe aprobado por el supervisor de ventas
Emitir la orden de despacho para el adecuado
control de los inventarios de material promocional y
solicitar la firma del recib confirme por parte del
cliente
D. METODOLOGA
E. SEGUIMIENTO
224
A. OBJETIVO Y ALCANCE
B. DEFINICIONES
Descuentos Estacionales: Descuento otorgado para una estacin o plan del ao. Por
ejemplo, verano, inverno, Navidad, Vacaciones, etc.
225
C. RESPONSABLES
Responsable
Planificacin Financiera
Gerentes de canal de
Ventas
Supervisor de Ventas
Crdito y cobranzas
Gerente General
Actividad
Debe analizar las actividades dentro de presupuesto
en los referente a los descuentos entregados por
promociones basados en concursos establecidos por
los clientes
Verificar la posibilidad de entregar promociones
adicionales de acuerdo a los colchones en el
presupuesto de ventas
Determinar, coordinando con la Gerencia de ventas
y el rea de Trade marketing, la viabilidad de
establecer los descuentos promocionales
Verificar que el rea de Trade Marketing realice la
comunicacin adecuada y publicidad
correspondiente para hacer conocer a los clientes el
beneficio y condiciones de la promocin.
Conciliar los montos cumplidos por los clientes
para emitir las notas de crdito.
Verificar que los clientes reciban sus notas de
crdito.
Emitir las notas de crdito posterior a la
comprobacin de la informacin entregada por
Trade Marketing.
Aprobar las actividades a realizar fuera del
presupuesto para otorgar descuentos comerciales.
D. METODOLOGA
226
Una vez alcanzadas las metas por los clientes, crditos y cobranzas deber
emitir las notas de crdito, y el supervisor de ventas se encargar de verificar
que estas sean recibidas por el cliente
E. SEGUIMIENTO
A. OBJETIVO Y ALCANCE
B. DEFINICIONES
Reportes de gastos: Son documentos a travs de los cuales los empleados de una
compaa pueden solicitar la devolucin de los valores desembolsados por ellos,
siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades
que contengan un ingreso para la compaa, provocado o mejorado por dichos
desembolsos.
227
Viticos: Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el
desempeo de sus funciones, cuando deban de trasladarse por un perodo mayor de
24 horas a lugares distintos al de su residencia. Estos valores los gastos por concepto
de alimentacin, hospedaje y gastos menores inherentes al viaje.
Sistema Dinnero: Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes
a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams, tanto para la solicitud de anticipos
como para presentar sus gastos por viticos.
C. RESPONSABLES
Responsable
Gerencias
Analista de Trade
Marketing / Analista de
Cuentas por pagar
Contador general
Actividad
Debern verificar que los valores presentados como
reembolsos por parte de los colegas sean racionales
y que estos estn relacionados directamente al
trabajo que ellos desempean antes de generar las
aprobaciones en el sistema.
Revisar la documentacin fsica que soporta los
gastos presentados por el colega y solicitados para
reembolso, as como que el reporte est lleno en
forma correcta, de acuerdo a la poltica corporativa
de viajes y que cumpla con los requerimientos
establecidos en el reglamento para la aplicacin de
la Ley de rgimen tributario interno en su artculo
27, que norma las liquidaciones de viaje
Mantener actualizados de todas las reformas
tributarias emitidas por la autoridad fiscal a los
Analistas de Trade Marketing y de Cuentas por
pagar con el fin de minimizar las contingencias
tributarias
D. METODOLOGA
228
Instructivo:
229
Descripcin del gasto: Identificacin del tipo de gasto, Ej. Alojamiento nacional.
Valor en moneda del documento: Determinar el valor completo del soporte del
gasto, en caso sea moneda extranjera, en el caso de tratarse de dlares ir el mismo
valor en las dos ltimas columnas.
Valor en dlares: Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda
extranjera diferente de dlares.
Los dos analistas mencionados debern revisar que los documentos que
respaldan el gasto contengan la siguiente informacin: fecha del documento,
el local y el detalle del consumo realizado, valor detallado en forma clara, los
documentos no deben tener enmendaduras, tachones ni borrones, estar
presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y
que no contengan consumos no permitidos en la poltica corporativa de
viajes.
Las gerencias debern aprobar a travs del sistema Dinnero los reportes de
gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso. En el caso que
los valores estn fuera de los rangos normales para el gasto presentado, este
deber ser rechazado en el sistema Dinnero, informando al colega el porqu
del rechazo.
E. SEGUIMIENTO
230
A. OBJETIVO Y ALCANCE
Delimitar prcticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad
de la compaa, que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean
abocados a realizar actos ilcitos o no ticos con el fin de alcanzas las metas
planteadas por la administracin, en el territorio Ecuatoriano.
B. DEFINICIONES
Incentivos: Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de
Ventas, por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas.
Demanda: Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los
viajes de los Colegas de Cadbury Adams, tanto para la solicitud de anticipos como
para presentar sus gastos por viticos.
C. RESPONSABLES
Responsable
Gerente General
Actividad
Llamar a reunin al comit gerencial para establecer
en conjunto y consenso el presupuesto de objetivos
de ventas
Revisar y verificar todos los escenarios posibles
para la consecucin de las ventas, frente al sistema
poltico inestable en el pas.
Determina reuniones para realizar verificaciones
mensuales de las metas establecidas y de ser el caso
ejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad que
la empresa y el pas vivan en ese momento.
231
Planificador Financiero
Gerente de marketing
Gerente de Ventas
Planificador de la
Demanda
D. METODOLOGA
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E. SEGUIMIENTO
Observar la poltica de control para Nmina, con el fin de respetar las fechas
de entrega de la informacin de los incentivos para que los empleados reciban
sus haberes a tiempo.
233
Costos generados:
Capacitaciones
240,00
750,00
990,00
234
Honorarios a terceros
Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadsticas
salariales de compaas multinacionales
1.200,00
3.000,00
4.200,00
Materiales y Suministros
Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo el
personal, aproximadamente 3 veces al ao por los constantes
actualizaciones fiscales
714,00
500,00
1.214,00
6.404,00
Beneficios:
13.000,00
500,00
2.500,00
16.000,00
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