Vous êtes sur la page 1sur 39

NTRODUCTION

Laccueil et lintgration des nouveaux employs sont des proccupations importantes au sein
des organisations. Les dfis actuels des entreprises du secteur reposent sur la capacit de
rtention des employs et sur ladhsion de ceux-ci la mission de lentreprise. Afin de
mobiliser les nouveaux employs et leur permettre de dvelopper un sentiment dappartenance
face lentreprise, il convient dtablir un mcanisme pour transmettre toutes les informations
ncessaires au moment de leur embauche. La mise en place dune dmarche structure
daccueil et dintgration a un impact important sur la dure en emploi, limplication de lemploy
au sein de lentreprise, ainsi que sur sa mobilisation et son adhsion la mission.
Cest donc suite au processus de slection et dembauche que lorganisation doit prvoir un
accueil qui facilite la transmission et le partage de sa mission, ses valeurs, sa philosophie ainsi
que de ses attentes envers lemploy. Dans le mme sens, plus laccueil dun employ est
structur et efficace, plus ce nouvel employ atteindra un niveau de performance satisfaisant.

Guide de gestion des ressources humaines

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

BJECTIFS
Faciliter et favoriser lintgration sociale et professionnelle de lemploy dans son nouveau
milieu de travail.
Dmontrer au nouvel employ la volont de lentreprise de laider dans son adaptation.
Permettre lemploy dobtenir des rponses ses interrogations et davoir accs
linformation pertinente.
Soutenir lemploy afin quil devienne autonome le plus rapidement possible.
Communiquer lemploy les attentes relatives ses tches, rles et responsabilits.
Sassurer que lemploy connaisse les normes et les politiques de lentreprise.
Familiariser lemploy avec la culture et les valeurs de lentreprise.
Faire connatre lentreprise et contribuer au dveloppement de son image.
Rduire lanxit du nouvel employ qui peut tre cause par le dfi de se familiariser un
nouveau travail, le dsir dtre la hauteur, le besoin dtre accept par sa nouvelle quipe,
etc.

Guide de gestion des ressources humaines

Page 3

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

MARCHE

Page 4

Guide de gestion des ressources humaines

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

NFORMATIONS PERTINENTES

POUR MIEUX CONNATRE LES GNRATIONS

Pour avoir un processus daccueil et dintgration efficace et qui favorise la rtention, il est
important de prendre conscience des diffrences entre les gnrations afin dutiliser les
stratgies les plus appropries chacune. Voici quelques caractristiques intressantes.

Ns entre
Caractristiques

Boomers

1947 et 1964

1965 et 1976

1977 et 1997

Forte estime de soi

Scepticisme

Immdiatet

Optimisme

Cynisme

Dsir davoir de
limpact

Autonomie

Tolrance
la diversit

Ouverture

Altruisme
Facilit avec
la technologie
Multitche

Conception
du travail

Type de gestion
prfre

Source
de motivation

Priorit

Ncessit

Part de leur
identit

Valorisent
lemployabilit

Participative

Par crdibilit

Autonomie

Dcision
par consensus

Axe sur les


rsultats

Collaboration

Pouvoir

Survie

Plaisir

Argent

quilibre travail/vie
personnelle

Dfis

Confort

Guide de gestion des ressources humaines

Lieu de cration
et dexpression
Doit avoir un sens

Aplanissement
des paliers
hirarchiques

Varit

Page 5

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

POUR MIEUX CONNATRE LES GNRATIONS (SUITE)

Conseils
Il faut demeurer prudent avec la catgorisation des gnrations. Il sagit de caractristiques
gnrales qui ne reprsentent pas tous les individus dune mme gnration.
Parmi les solutions envisager afin de faciliter la coexistence harmonieuse des diffrents
groupes dge, il existe diffrentes mesures qui peuvent favoriser une gestion
intergnrationnelle telles que les suivantes :
crer des liens sociaux entre les travailleurs des diffrents groupes dge en instaurant un
programme de mentorat;
effectuer une planification de la main-duvre et un plan de relve afin de permettre au
successeur de faire lapprentissage de son nouveau travail en ctoyant son prdcesseur
un certain temps avant son dpart;
rendre la prolongation de carrire attrayante en enrichissant la tche des seniors, par
exemple en leur accordant la responsabilit de former les nouveaux employs.
Sources
Par, Guy, (2002). La gnration internet : un nouveau profil demploys , Revue
Gestion, vol. 27, no 2.
Simon, Laurent (2006). Confrence Des perspectives intergnrationnelles , Colloque
ASSTSAS.

RFRENCES UTILES
Richards, Rebecca A. Intgration et formation des nouveaux employs, Publications CCH,
2003, 77 p.
Ce livre fournit des outils afin dlaborer une politique dintgration et de formation des
nouveaux employs axe sur les rsultats.
Emploi-Qubec : emploiquebec.net
Ce site offre une section soutien la gestion des ressources humaines comportant
plusieurs fiches qui proposent des trucs pratiques portant entre autres sur la gnration Y et
sur la prolongation de la vie professionnelle des baby-boomers.
Bourhis, Anne. Recrutement et slection du personnel, Gatan Morin diteur : Chenelire
ducation, 2007, 562 p.
Cet ouvrage de rfrence vocation pdagogique comporte un chapitre dtaill sur laccueil
et lintgration des employs.

Page 6

Guide de gestion des ressources humaines

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

http://www.regionautravail.com/employeur/outils.php
Ce site propose une bote outil qui comprend un ensemble de moyens qui supporteront
votre rflexion et vos actions dans votre gestion des ressources humaines, incluant une liste
de vrification utiliser lors de laccueil et lintgration dun employ.
Chaire de gestion des comptences, ESG-UQAM. Projet de recherche sur la socialisation
organisationnelle: Comment russir lintgration et la fidlisation de vos nouveaux
employs?

Guide de gestion des ressources humaines

Page 7

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

TAPES DE LACCUEIL ET LINTGRATION DE NOUVEAUX EMPLOYS

1. CRER LE DOSSIER ADMINISTRATIF DU NOUVEL EMPLOY


Lors de cette premire tape du processus daccueil et dintgration, il est ncessaire de runir
dans un dossier toute linformation concernant lemploy afin de maintenir jour les
renseignements disponibles et daccder cette information rapidement. Cette dmarche
devrait seffectuer de manire uniforme pour chacun des employs afin de sy retrouver
facilement. De plus, il est important de restreindre laccs ces dossiers et dassurer une
confidentialit des informations selon la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Seuls les responsables des ressources humaines ou les gestionnaires devraient y avoir accs.

Il est prfrable de prparer le dossier ds lembauche du nouvel employ, mais la collecte


dinformation peut galement se drouler durant le processus daccueil du nouvel employ,
surtout que certaines fiches ncessitent dtre compltes par ce dernier. Dailleurs, par mesure
de scurit, il est recommand de conserver un document o se retrouve la liste des personnes
rejoindre en cas durgence pour tous les employs. Dans le cas dun incident majeur, il est
plus rapide de rcuprer cette liste que lensemble des dossiers demploys.

Guide de gestion des ressources humaines

Page 9

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

1.

CRER LE DOSSIER ADMINISTRATIF DU NOUVEL EMPLOY (SUITE)

MTHODE
Il existe de nombreuses faons de classer les renseignements, mais la plus simple consiste
sparer les documents du dossier par sujet dans des chemises diffrentes. Voici les quatre
principaux sujets suggrs.
Informations personnelles : fiche de lemploy, curriculum vitae, informations recueillies
lors du processus de slection, historique de travail, informations relatives la paie, etc.
Informations sur la formation : liste des formations suivies par lemploy, attestations de
formation, etc.
Informations concernant les relations de travail : contrat de travail, valuations de
rendement, notes au dossier de lemploy, justification des absences, mesures
disciplinaires, griefs, etc.
Informations portant sur la sant et la scurit : formulaires de dclaration daccident,
rclamations du travailleur, demandes de remboursements, etc.
Voir loutil #26 : Fiche de lemploy (page 9)

Voir loutil #27 : Historique de travail au sein de lentreprise (page 11)

Voir loutil #28 : Notes au dossier de lemploy (page 13)

Voir loutil #29 : Liste des personnes rejoindre en cas durgence (page 15)

RLES ET RESPONSABILITS
Le suprieur immdiat ainsi que le responsable des ressources humaines peuvent
inscrire les informations dont ils disposent au dossier et complter cette information lors de
larrive du nouvel employ.

Page 10

Guide de gestion des ressources humaines

FICHE DE LEMPLOY

OUTIL #26

Nom :
Prnom :
Date de naissance : _ _ / _ _ / _ _ _ _

Assurance sociale : _ _ _ _ _ _ _ _ _

Adresse :
Ville :
Province :

Code postal :

Tlphone maison :

Tlphone autre :

Personne #1 joindre en cas durgence :


Lien :

Tlphone :

Personne #2 joindre en cas durgence :


Lien :

Tlphone :

Date dembauche : _ _ / _ _ / _ _ _ _
Poste occup :
Unit/secteur/dpartement :
Nom du superviseur :
Diplmes/qualifications/certifications pertinentes :

Guide de gestion des ressources humaines

Page 11

HISTORIQUE DE TRAVAIL AU SEIN DE LENTREPRISE

OUTIL #27

Nom :
Poste occup :
Date de dbut :

__/__/____

Dpartement :
Suprieur immdiat :
Salaire :
Commentaires :

Poste occup :
Date de dbut :

__/__/____

Dpartement :
Suprieur immdiat :
Salaire :
Commentaires :
Poste occup :
Date de dbut :

__/__/____

Dpartement :
Suprieur immdiat :
Salaire :
Commentaires :
Poste occup :
Date de dbut :

__/__/____

Dpartement :
Suprieur immdiat :
Salaire :
Commentaires :

Guide de gestion des ressources humaines

Page 13

NOTES AU DOSSIER DE LEMPLOY

OUTIL #28

Nom :
Notes

Date : _ _ / _ _ / _ _ _ _

Notes

Date : _ _ / _ _ / _ _ _ _

Notes

Date : _ _ / _ _ / _ _ _ _

Guide de gestion des ressources humaines

Page 15

LISTE DES PERSONNES REJOINDRE EN CAS DURGENCE

OUTIL #29

Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Personne #2 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Personne #2 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Personne #2 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Personne #2 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Personne #2 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :

Numro de tlphone :

Personne #2 joindre :
Lien :

Guide de gestion des ressources humaines

Numro de tlphone :

Page 17

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

TAPES DE LACCUEIL ET LINTGRATION DE NOUVEAUX EMPLOYS (SUITE)

2.

PRPARER LACCUEIL DU NOUVEL EMPLOY

Il est important de prendre le temps de bien prparer laccueil dun nouvel employ afin dviter
dimproviser et doublier des lments importants la dmarche. Le souci accord la
prparation de larrive du travailleur lui transmet le message que sa place est importante au
sein de lentreprise.

MTHODE
Communiquer la venue du nouvel employ au personnel en place en :
a. rencontrant lquipe de travailleurs pour leur annoncer la venue dun nouveau
collgue;
b. leur faisant une brve prsentation de cette personne et en leur indiquant le poste
quil occupera;
c. faisant appel leur collaboration afin doffrir un accueil chaleureux et un soutien au
nouvel employ.
Organiser lenvironnement de travail.
a. Pour un emploi administratif : amnager un poste de travail, prvoir les fournitures,
lordinateur, le tlphone, configurer une bote vocale, etc.
b. Pour un emploi de production : prvoir un uniforme convenant sa taille, des
accessoires de scurit, une aire de travail, les outils ncessaires, etc.
c. Sassurer que lemploy disposera ds son arrive de codes daccs, cls et cartes
magntiques fonctionnels.

Guide de gestion des ressources humaines

Page 19

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

MTHODE (SUITE)
Planifier le soutien ncessaire au nouvel employ en :
a. choisissant un parrain ou un formateur parmi lquipe, qui pourra rpondre aux
questions du nouvel employ et laider se familiariser avec son travail;
b. planifiant les formations ncessaires afin de rendre lemploy fonctionnel et efficace
dans son travail.
Voir loutil #30 : Aide-mmoire Le choix dun parrain ou dun formateur (page 19)

RLES ET RESPONSABILITS
Le suprieur immdiat a la responsabilit de prparer laccueil du nouvel employ. Il doit
galement choisir parmi son quipe lemploy qui possde les meilleures qualifications pour
remplir le rle de parrain ou de formateur auprs du nouvel arrivant.
La personne responsable des ressources humaines peut apporter un soutien au
gestionnaire par de la formation et des outils pour assurer un accueil bien russi et cohrent
avec la culture de lorganisation.

Page 20

Guide de gestion des ressources humaines

AIDE-MMOIRE LE CHOIX DUN PARRAIN OU DUN FORMATEUR

OUTIL #30

Rle : afin dassumer son rle, le parrain ou le formateur se doit de


fournir les ressources ncessaires.
chercher des chemins pour aider.
connatre les prfrences personnelles du parrain.
partager l'information.
donner la raction constructive (feed-back).
faciliter la rsolution de problmes.
fournir le support appropri.

Qualits : pour tre un bon parrain ou un bon formateur, une personne doit idalement
aimer les gens et les contacts humains.
faire preuve dune certaine diplomatie.
aimer travailler en quipe.
tre claire dans sa faon de transmettre un message.
faire preuve dune trs grande honntet.
tre exigeante envers les autres, sans tre inhumaine.
tre habile dans lcoute active.
donner du feed-back selon les besoins.
tre capable dimpliquer lapprenant et de dvelopper son engagement.
tre capable didentifier les forces et faiblesses de lapprenant.
tre capable de dceler ses besoins de formation.
possder de lexprience et du vcu dans le domaine o elle doit parrainer.
Conseils
Il peut tre pertinent dassigner deux personnes titre de formateurs ou de parrains pour un
nouvel employ. Le premier forme lemploy au niveau de son travail et des aspects techniques
de son travail. Le second accompagne lemploy dans son intgration sociale dans lquipe.
Deux types de personnes peuvent alors tre choisis.

Guide de gestion des ressources humaines

Page 21

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

TAPES DE LACCUEIL ET LINTGRATION DE NOUVEAUX EMPLOYS (SUITE)

3.

ACCUEILLIR LE NOUVEL EMPLOY

Tel une premire impression, laccueil du nouvel employ reprsente la premire image que ce
dernier reoit de son milieu de travail et de son quipe. Cest loccasion de lui transmettre
linformation ncessaire son intgration dans lentreprise. Il faut cependant garder en tte que
lemploy doit assimiler une trs grande quantit dinformation lors de son entre et quil ne
pourra retenir quune partie de ce qui lui est dit. Ainsi, il est utile de lui prparer des documents
crits auxquels il pourra se rfrer dans le futur et de demeurer disponible ses questions.
MTHODE
Accueillir lemploy.
a. Offrir un mot de bienvenue.
b. Effectuer les prsentations mutuelles.
c. Remplir les documents ncessaires (formulaire de dpt de la paie, assurances
collectives, etc.).

Prsenter lentreprise et le fonctionnement.


a. Prsenter la mission, lhistorique, les valeurs et les caractristiques de lorganisation.
b. Prsenter les politiques de paie, de vacances, de congs annuels, etc.
c. Expliquer les politiques de sant et scurit du travail.
d. Parler du programme daide aux employs et de la politique de harclement au
travail.
e. Remettre le manuel de lemploy et les documents corporatifs (ex. : horaire de
travail, etc.).

Visiter le milieu de travail.


a. Identifier les sorties dincendie.
b. Visiter le lieu de la caftria ou cantine.
c. Montrer lespace de repos.
d. Indiquer lendroit des salles de bain, etc.

Guide de gestion des ressources humaines

Page 23

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

MTHODE (SUITE)
Prsenter le personnel.
a. Prsenter le nouvel employ aux membres de lquipe.
b. Effectuer les prsentations entre le nouvel employ et son parrain.
Voir loutil #31 : Aide-mmoire Accueil des nouveaux employs pour les
responsables des ressources humaines et les superviseurs (page 23)

Voir loutil #32 : Aide-mmoire Auto-intgration pour lemploy (page 25)

RLES ET RESPONSABILITS
Le suprieur immdiat est la personne toute dsigne pour procder laccueil du nouvel
employ et pour reprsenter lentreprise afin de transmettre ses valeurs et modes de
fonctionnement.
La personne responsable des ressources humaines joue souvent un rle pour
lintgration administrative, comme la signature des documents, linformation sur les
politiques, etc. (exemple : les lments 1c, 2 et 3 mentionns ci-dessus).

Page 24

Guide de gestion des ressources humaines

AIDE-MMOIRE ACCUEIL DES NOUVEAUX EMPLOYS POUR


LES RESPONSABLES DES RESSOURCES HUMAINES ET LES SUPERVISEURS

OUTIL #31

Expliquer les dbuts/lhistorique de lentreprise.


noncer les objectifs de lentreprise.
noncer les objectifs de son service.
Dcrire la vision de lentreprise et ses plans pour lavenir.
Indiquer la position de lentreprise sur le march.
Dcrire les produits et services que fournit lentreprise.
Dcrire comment les services interagissent pour atteindre les objectifs de lentreprise.
Expliquer ce que fait lentreprise.
Dire qui sont nos clients.
Expliquer limportance de son poste et en quoi il a une incidence sur les autres.
Informer sur les rles et les responsabilits de lensemble du personnel.
Dcrire lamnagement du bureau.
Connatre ses avantages sociaux.
Connatre la dure de la priode de mise lessai.
Savoir quoi faire si lon est en retard ou absent.
Savoir comment les congs saccumulent et quand on a le droit de les prendre.
Savoir qui poser des questions.
Savoir ce quil faut faire en cas de panne des machines ou de lquipement.
Connatre les rgles, les politiques et les mthodes que lon doit observer.
Comprendre les normes minimales en matire de rendement et dattitude.
Comprendre les consquences dun manquement aux rgles.
Savoir interprter le talon de son chque de paie.
Dmontrer comment sacquitter dune ou de deux des responsabilits essentielles lies
sa tche.
Faire fonctionner adquatement tout lquipement sur les lieux de travail, de faon
scuritaire.
Rpondre au tlphone de la manire approprie.
Agir et traiter les autres de la manire approprie.
Prendre des mesures pour bien traiter les plaintes, les cas difficiles ou dautres situations
inhabituelles.

Guide de gestion des ressources humaines

Page 25

AIDE-MMOIRE AUTO-INTGRATION POUR LEMPLOY

Expliquer les dbuts de lentreprise


noncer les objectifs de lentreprise
noncer les objectifs de son dpartement
Dcrire la vision de lentreprise
Dcrire les produits et services

Expliquer limportance de son poste


et en quoi il a une incidence sur les autres
Dcrire lamnagement de son
dpartement
Connatre ses avantages sociaux

Connatre la dure de sa priode de mise


lessai
Savoir quoi faire si on est en retard
ou absent
Savoir comment ses congs saccumulent
et quand on a le doit de les prendre
Savoir qui poser les questions
Savoir ce quil faut faire en cas de panne
dquipement
Connatre les rgles, les politiques
et les mthodes que lon doit observer

Comprendre les consquences


dun manquement aux rgles
Savoir interprter le talon de son chque
de paie
Dmontrer comment sacquitter
des responsabilits essentielles lies
sa tche
Faire fonctionner adquatement tout
lquipement et ce, de faon scuritaire
Se sentir bienvenu, laise et partie
intgrante de lquipe
Sentir que lon peut adopter les objectifs,
la vision et les plans de lentreprise
Source

OUTIL #32

Ressources
(o trouver linformation)
Son gestionnaire, Manuel des employs
Son gestionnaire et ses collgues
Son gestionnaire et ses collgues
Son gestionnaire, la direction
et ses collgues
Son gestionnaire et ses collgues. On peut
aussi sadresser aux dpartements
des ventes et techniques
Description de tches

Son accompagnateur, ses collgues


et son gestionnaire
Directeur des ressources humaines,
conventions collectives, Manuel
des employs, ses collgues
Son gestionnaire, directeur des ressources
humaines, conventions collectives, Manuel
des employs
Son gestionnaire, directeur des ressources
humaines, Manuel des employs
Directeur des ressources humaines, son
gestionnaire, ses collgues, conventions
collectives, Manuel des employs
Son gestionnaire et ses collgues
Son gestionnaire, son accompagnateur
et ses collgues
Son gestionnaire, son accompagnateur,
ses collgues, directeur des ressources
humaines, conventions collectives, Manuel
des employs
Son gestionnaire, directeur des ressources
humaines, conventions collectives, Manuel
des employs
Responsable de la paie des ressources
humaines
Son gestionnaire

Son accompagnateur, ses collgues


et son gestionnaire

Bitumar

Guide de gestion des ressources humaines

Page 27

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

TAPES DE LACCUEIL ET LINTGRATION DE NOUVEAUX EMPLOYS (SUITE)

4.

FORMER LE NOUVEL EMPLOY

Une fois lemploy familier avec lorganisation et son fonctionnement, il faut maintenant lui
transmettre les connaissances ncessaires afin quil puisse accomplir son travail correctement
et efficacement. Cette tape permet de garder lemploy motiv, car il devient rapidement
comptent dans son travail et rencontre moins de difficults. De plus, cela permet dassurer une
qualit du travail accompli et dviter, entre autres, des accidents de travail.

MTHODE
Familiariser lemploy avec son travail.
a. Prsenter les attentes du suprieur immdiat.
b. Dcrire les rles et responsabilits de lemploy.
c. couter les attentes et proccupations du nouvel employ.

Procder lentranement la tche.


a. Remettre les documents de rfrence.
b. Prsenter les outils de travail, les ressources et les principes dintervention.
c. Expliquer les tches spcifiques.
d. Dmontrer des exemples de tches.
e. Permettre lemploy de mettre la tche en pratique.
Voir loutil #33 : Aide-mmoire Prparation de lentranement la tche
(pages 29-30)

Voir loutil #34 : Grille dentranement la tche (page 31)

Voir loutil #35 : Guide pour le responsable de lentranement la tche


(pages 33-34)

Guide de gestion des ressources humaines

Page 29

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

4.

FORMER LE NOUVEL EMPLOY (SUITE)

RLES ET RESPONSABILITS
Le suprieur immdiat est responsable de familiariser lemploy son travail.
Le parrain a la responsabilit du volet plus technique denseigner la tche au nouvel
employ.

CONSEIL
Les heures payes un employ pour la priode durant laquelle celui-ci est en entranement
la tche sont des dpenses admissibles la Loi sur la formation de la main-duvre la
condition que l'apprentissage des tches soit d'une dure spcifique tablie dans le cadre d'un
plan de formation. Le nombre dheures est facilement calculable laide de loutil #34. Le
module 9 portant sur la formation offre aussi plus de dtails sur lapplication de la loi.

Page 30

Guide de gestion des ressources humaines

AIDE-MMOIRE PRPARATION DE LENTRANEMENT LA TCHE

Nom :
Titre de lemploi :
Date :

OUTIL #33

Prnom :
Parrain :

Questions utiles pour la prparation


1. Quelles raisons ont ncessit la mise sur pied dune formation?

2. Quels sont les objectifs de lactivit dentranement?

3. quel moment lentranement doit-il tre ralis?

4. Quelles seront les tches que lemploy devra raliser suite son entranement?

5. Quel est le niveau de connaissances et de comptences de lemploy en formation avant son


entranement?

6. quel moment le nouvel employ devrait-il tre autonome?

7. Quelles sont les caractristiques et les tches relies lemploi (en lien avec le profil de poste)?

Guide de gestion des ressources humaines

Page 31

OUTIL #33

AIDE-MMOIRE PRPARATION DE LENTRANEMENT LA TCHE

8. Quel est le temps de formation requis pour chaque tche?

9. Quels aspects devront tre couverts durant la formation?

10. Quels lments lemploy devra-t-il apprendre pour atteindre les objectifs de la formation?

11. Dans quel ordre ces contenus seront-ils enseigns (selon une logique dapprentissage)?

12. Quelles seront les mthodes de formation utilises


(expos, dmonstration, entranement, discussion, mise en pratique, etc.)?

13. Quels quipements, ressources ou matriel sont ncessaires pour lentranement la tche?

14. Comment lapprentissage des employs en formation sera-t-il vrifi


(test, observation, exprimentation, valuation formelle, etc.)?

Page 32

Guide de gestion des ressources humaines

GRILLE DENTRANEMENT LA TCHE

FORMATION SUR LES TCHES DU POSTE


Jour
1

ACCUEIL ET INTGRATION

RESPONSABLE

OUTILS

Fait
()
( )

Prsenter la compagnie (historique, philosophie,


clientle, produit, etc.)

( )

Prsenter les politiques (thique, etc.)

( )

Prsenter les normes administratives


(horaires, dner, pause, cong, etc.)

( )

Prsenter l'quipe de travail en expliquant le rle


et les responsabilits de chacun

( )
( )
Superviseur

Programme prvention

Informer sur port obligatoire de matriel scuritaire


(bottes, casque, etc.)

( )

Expliquer les normes de scurit sur les chantiers

( )

Prsenter le programme de SST


INTRODUCTION GNRALE AU POSTE

( )
Superviseur

Prsenter les projets en cours

( )

Expliquer l'ensemble des tches du poste

( )

Expliquer les mthodes de travail

( )

Former sur l'utilisation des outils de travail (tlphone,


bote vocale, ordinateur, rseau d'entreprise, etc.)

( )

Expliquer les procdures de lentreprise

( )

Procurer le matriel de travail ncessaire


Jours OPRATION ET ENTRETIEN
3 90
Identifier les donnes ncessaires la production

bre

N
heures

Superviseur/RH

Accueillir le nouvel arrivant

Faire une visite des bureaux en prcisant la fonction


de chacun des dpartements
SCURIT

Jour
2

OUTIL #34

( )
Parrain

Aide-mmoire
( )

dans le devis technique


Effectuer les oprations de production

( )

Analyser les rsultats obtenus et faire les ajustements


si ncessaire

( )

Identifier et signaler toute anomalie concernant


la calandre

( )

Faire linspection complte et lentretien de la calandre

( )

Vrifier si lalimentation en matire premire


de caoutchouc est suffisante

( )

Maintenir les lieux de travail salubres et scuritaires

( )

Sassurer que la qualit des produits finis soit conforme


aux normes de lindustrie et celles de lentreprise
ADMINISTRATION/CONSEIL/GESTION

Jour
91

( )
Parrain

Guide

Maintenir jour les quipements de travail

( )

Sassurer de rdiger le rapport de production

( )

Informer les personnes concernes sur lavancement


de la production

( )

Soumettre des suggestions damlioration

( )

Consulter les personnes-ressources en cas de doute

( )

Sassurer que ses connaissances soient jour


VALUATION ET SUIVI

( )
Superviseur

Rpondre aux questions de l'employ

( )

Faire part l'employ des observations du parrain


et du superviseur

( )

Vrifier son intrt pour l'emploi

( )

valuer sa capacit d'apprentissage

( )
Total des heures dentranement la tche

Guide de gestion des ressources humaines

Page 33

GUIDE POUR LE RESPONSABLE DE LENTRANEMENT LA TCHE

OUTIL #35

Dans la mesure o le rle du parrain ou du formateur est dapporter une contribution qui assure
les conditions de russite de laccueil, ce dernier doit vrifier tout au long du droulement de
lentranement la tche que le travail soit accompli de faon structure. Plus spcifiquement,
voici quelques conseils qui permettent de faciliter laction.
tablir une relation de confiance avec le nouvel employ : le parrain ou formateur explique
son rle et se rend disponible pour rpondre aux questions du nouvel employ. Ils partagent
leurs attentes respectives face lentranement la tche.
Faire une prsentation du poste et des outils de travail : le parrain ou formateur fait une
prsentation gnrale des tches relies au poste. Il fait ensuite lexpos ou la dmonstration,
si ncessaire, du processus ou de lactivit mettre en place. Pour chacune des tches, il est
important dexpliquer comment elles sinscrivent dans la coordination et la squence des
oprations.
Superviser la mise en pratique : le nouvel employ reproduit les gestes et les tapes en
situation relle de travail. Le parrain ou formateur lobserve et sassure quil utilise les bonnes
mthodes de travail et les bonnes faons de faire. Il lui donne une rtroaction continue.
Sassurer du transfert des apprentissages : afin de mieux intgrer les apprentissages, il est
utile de faire rpter plusieurs fois lactivit pratique. Le parrain ou formateur se retire
progressivement, mais demeure disponible pour toute question. Il agit titre de soutien tout au
long de lintgration de lemploy.

Principes dapprentissage
Bien que lapprentissage dune personne dpende en bonne partie de ses aptitudes et de sa
motivation, lapplication de certains principes dapprentissage permet dacclrer le processus
dintgration de la formation. Ces principes sont les suivants.
Participation permettre lemploy de jouer un rle actif dans la formation.
Rptition rpter les points importants de diffrentes faons pour imprimer un modle
des habilets et des connaissances dans la mmoire de lemploy.
Pertinence lier lapprentissage aux tches du poste, aux relations avec les autres postes
et aux objectifs de lorganisation.
Transfert maintenir un lien entre la formation et les futures tches et fonctions que
lemploy devra accomplir.
Rtroaction donner rgulirement du feed-back lemploy pour lui permettre dvaluer
sa progression.
Gestion du temps rpartir le temps de formation en priodes dapprentissage, de mise en
pratique et de repos.
Renforcement stimuler la mise en pratique des apprentissages.

Guide de gestion des ressources humaines

Page 35

OUTIL #35

GUIDE POUR LE RESPONSABLE DE LENTRANEMENT LA TCHE

Stratgies
Tout en respectant ces principes, le parrain ou formateur peut faire appel aux stratgies
suivantes pour maximiser lefficacit de la formation.
1. laborer des objectifs axs sur lapplication. Ces objectifs, qui permettent de dfinir les
comportements attendus de lemploy dans lexercice de ses fonctions, sont axs sur les
comptences et incitent lemploy penser au-del de la formation.
2. Tenir lemploy au courant de ses progrs. Le parrain doit bien expliquer les
comportements vers lesquels lemploy doit tendre. Par la suite, il doit suivre et commenter
les progrs accomplis, en prenant soin de lui indiquer ce quil doit faire pour samliorer et
pour appliquer les acquis une fois en poste.
3. Remettre le plan de formation lemploy et tout autre aide-mmoire pertinent. Ces
aides sont de prcieux outils pour encourager lemploy appliquer les nouveaux acquis et
viter les oublis.
4. viter les interruptions. Le parrain doit avoir comme rgle stricte de ne tolrer aucune
interruption pendant la priode de formation. Les collgues de travail doivent donc tre mis
contribution pour viter tout drangement.
5. Rassigner le travail des employs en apprentissage. Souvent, les employs (parrain et
employs en formation) sinquitent du surcrot de travail qui les attend la fin de
lentranement la tche. Il sagit dune proccupation importante qui peut rduire
considrablement lefficacit de la formation.
6. Reconnatre les acquis de lemploy. Au terme du programme de formation, une
attestation de russite devrait tre remise lemploy. Par ailleurs, lutilisation de ces
nouvelles habilets doit tre souligne et encourage de faon inciter lemploy se
dpasser et acqurir une culture dapprentissage continu.

Page 36

Guide de gestion des ressources humaines

MODULE 4 ACCUEILLIR ET INTGRER DE NOUVEAUX EMPLOYS

TAPES DE LACCUEIL ET LINTGRATION DE NOUVEAUX EMPLOYS (SUITE)

5.

CONFIRMER LEMPLOY EN POSTE SUITE LA PRIODE DE PROBATION

Une fois la priode de probation termine, vient le temps de confirmer lemploy dans son
poste. Pour ce faire, il faut lui offrir une rtroaction sur sa performance jusqu ce jour et
lorienter vers les actions prendre en vue de poursuivre son amlioration. Il est important de
mettre laccent sur les bons coups de lemploy et daborder ses points amliorer de faon
concise et objective (dpourvue de jugement) afin de ne pas le dmotiver dans sa dmarche.
MTHODE
valuer lemploy.
a. Souligner les points forts de lemploy.
b. Lui expliquer les points amliorer.
c. Suggrer des pistes de solutions.
Donner une rtroaction sur lentranement la tche.
a. Donner une apprciation de lapprentissage de lemploy.
valuer la satisfaction de lemploy.
a. couter les commentaires de lemploy, ses difficults, ses suggestions, ses dsirs,
etc.
Identifier ses besoins de formation.
a. la lumire des points amliorer, faire linventaire des formations que devrait
suivre lemploy afin de samliorer et de cheminer dans sa carrire.
Voir loutil #36 : Grille dvaluation de la priode de probation (page 37)

RLES ET RESPONSABILITS
Lvaluation du nouvel employ incombe au suprieur immdiat qui doit se baser sur ses
observations et son jugement afin de donner une rtroaction prcise. Cependant, il est
prfrable quil consulte le parrain au sujet de lentranement la tche puisque ce dernier
a particip activement la dmarche.

Guide de gestion des ressources humaines

Page 37

GRILLE DVALUATION DE LA PRIODE DE PROBATION

OUTIL #36

IDENTIFICATION DE LEMPLOY
Personne #1 joindre :

Date dembauche :
Poste occup :
Dpartement :
Suprieur immdiat :
Fiche remplie par :
FORCES DE LEMPLOY

ASPECTS AMLIORER

ATTEINTE DES OBJECTIFS DE LINTGRATION

CRITRES SOMMAIRES DVALUATION


1

Commentaires

Atteinte des rsultats


Qualit et quantit de travail
Sens de lorganisation
Capacit dadaptation
Engagement/travail dquipe
Autonomie et initiative
NOTES COMPLMENTAIRES

Lgende (cochez la colonne approprie)


1 = Insatisfaisant, 2 = amliorer, 3 = Satisfaisant, 4 = Trs satisfaisant
Signature de la personne ayant rempli la fiche :

Guide de gestion des ressources humaines

Page 39

Vous aimerez peut-être aussi