4

Contenido
Presentacin.
Objetivos del curso.

Captulos

1.

Descripcin archivstica: funcin esencial para el tratamiento de

la documentacin archivstica.
1.1. Descripcin: la ms archivstica de las funciones documentales?
1.2. Finalidades de la descripcin.
1.3. Naturaleza y uso de la informacin documental.
1.4. El actor tecnolgico en la descripcin archivstica.

2.

Normalizacin de la descripcin archivstica.

2.1. . Justificacin de la normalizacin descriptiva.

2.2. Normas internacionales: haca la estandarizacin de la descripcin
archivstica.

2.2.1. ISAD(G): algunas pistas metodolgicas.

2.2.2. ISAAR(CPF)

2.2.3. La ISDF.
2.3. Principales beneficios de la normalizacin descriptiva.

3.

Los instrumentos de descripcin archivstica:

consideraciones metodolgicas.
3.1. Instrumentos de descripcin.

3.1.1. Guas, inventarios, catlogos.

3.1.2. Condiciones institucionales y documentales para la

elaboracin de instrumentos descriptivos.
3.2. Ciclo vital e instrumentos de descripcin.

3.2.1. Los instrumentos de descripcin en los archivos de trmite.

3.2.2. Los instrumentos de descripcin en los archivos de


concentracin.

3.2.3. Archivos histricos e instrumentos descriptivos.
3.3. Una breve sntesis.

4.

Hacia un plan de descripcin archivstica.

4.1. Justificacin del plan.
4.2. Propsitos del plan.
4.3. Fases del plan.

4.3.1. Fase de organizacin.

4.3.2. Fase de desarrollo.

4.3.3. Fase de implementacin.

Conclusiones.

Presentacin.
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de Archivos fue realizada

de acuerdo a conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Informacin Pblica Gubernamental y con los Lineamientos Generales para la
Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica Federal, de acuerdo con lo establecido el 20 de
julio de 2007 en el Diario Oficial de la Federacin, artculo sexto, fraccin V, de la
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Produccin e integracin de la
informacin archivstica.

Para quin?

Archivistas y administradores en la produccin

y uso de documentos y archivos.
Archivistas no especialistas.

Objetivos

Qu son?

Para qu?

Contribuir a la generacin de una cultura que

propicie el buen manejo de los archivos.
Dar cumplimiento al mandato constitucional
que establece que los sujetos obligados
debern preservar sus documentos en
archivos administrativos actualizados.

Guas tcnicas metodolgicas que orientan al

conocimiento bsico de los principales procesos
documentales y auxilian a los sujetos obligados
en la construccin, mantenimiento y actualizacin
de sus instrumentos de control archivstico.
Herramientas pedaggicas que apoyan las
acciones de capacitacin archivstica que
emprendan las instituciones gubernamentales.

Ofrecer un panorama general que pone en

perspectiva los sistemas y mtodos esenciales de
la gestin de documentos y la administracin de
archivos.
Favorecer la construccin de la memoria histrica
de las instituciones, la utilizacin de los archivos
como principal herramienta de la gestin pblica y
como recurso esencial en la cultura democrtica de
transparencia, acceso a la informacin y rendicin
de cuentas en Mxico.
Propiciar el reconocimiento de los sistemas,
mtodos e instrumentos de uso cotidiano en los
archivos.
5

cin.
Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descrip
En el presente curso se aborda un tema central en la organizacin y gestin
de documentos: la descripcin archivstica. Consideraremos sus aspectos
metodolgicos medulares, con base en los cuales es posible determinar los
criterios e instrumentos bsicos resultantes de la descripcin.
Los procesos e instrumentos de descripcin documental constituyen una de las
piedras angulares de la actividad que nos atae, pues determinan la organizacin
de los archivos, sobre todo en la vinculacin de estos con sus usuarios tanto
institucionales como sociales.

CAPTULO 1

CAPTULO 2

Marco introductorio general en el

que se sita la descripcin y sus
finalidades como elemento central
para la organizacin de archivos.

Plantea los aspectos que hacen

necesario normalizar los procesos
descriptivos, especialmente a travs
de regulaciones y normas de orden
internacional.

CAPTULO 3

CAPTULO 4

Principales aspectos metodolgicos

para la construccin de los instrumentos
de descripcin y su aplicacin en los
archivos.

Aspectos bsicos para el diseo de

medidas de planeacin descriptiva.

CONCLUSIONES
El contenido que analizar a continuacin, se sustenta en la administracin de
documentos como marco terico y metodolgico para la operacin de los archivos,
por lo que sirve como gua tcnica para integrar las acciones de planeacin,
capacitacin y formulacin de los sistemas, mtodos e instrumentos descritos.
No constituye un recetario acartonado y esquemtico del tema de estudio, ni
pretende abarcar todas las situaciones y contingencias que se presentan en las
instituciones gubernamentales, dadas las diferencias jurdico-administrativas
existentes entre las instituciones pblicas.

Objetivos del curso.

Reconocer
La importancia de la descripcin archivstica como funcin esencial
para la organizacin de archivos.
Describir
La estrecha relacin que hay entre la descripcin archivstica y otros
procesos de organizacin y la gestin documental.
Destacar
La funcin de la descripcin como facilitadora del manejo de la
informacin archivstica y del mejoramiento de los servicios de
referencia y consulta de archivos.
Los aspectos bsicos para la formulacin de un plan de descripcin
archivstica documental en las organizaciones gubernamentales.

[/code4]

Referir
Las principales tendencias de la descripcin en el mbito internacional
de cara a la normalizacin de sus procesos e instrumentos.
Conocer
Los principales instrumentos de descripcin archivstica, de conformidad
con el ciclo vital de los documentos.

1
Descripcin
archivstica:

funcin esencial para

el tratamiento de
la documentacin
archivstica.

1.1. Descripcin: la ms archivstica de las funciones

documentales?

La organizacin tcnica de archivos y la correcta gestin de los documentos a

lo largo de su ciclo vital tiene como columna vertebral los sucesivos procesos
de clasificacin, ordenacin y descripcin archivstica.

La clasificacin dicho sucintamente permite estructurar, a partir de

categoras claramente identificadas y jerarquizadas (fondos, secciones,
series), la informacin documental desde que sta se produce y hace posible
su sucesiva identificacin, agrupacin y sistematizacin; mediante el uso de
un cuadro de clasificacin como instrumento de control del proceso.

La ordenacin, por su parte, como accin complementaria de la clasificacin

efectuada para tener un control material de los fondos, secciones, series y
expedientes; permite la colocacin fsica de estos en el espacio y mobiliario
disponible, con lo cual se facilita su localizacin.

El hecho de que un archivo se encuentre bien

clasificado y ordenado no garantiza, ipso facto,
la posibilidad de consultarlo y acceder de
manera eficaz, a la informacin que contiene.

Quiz el archivista que clasific y orden

un archivo pueda acceder fcilmente a su
informacin, pero eso no necesariamente
implica que otros usuarios potenciales
conozcan su mtodo y que les sea fcil localizar
la informacin que busquen.

Por lo tanto, adems de clasificar y ordenar los

archivos, es necesario describir su contenido.

Esto se logra mediante el diseo, desarrollo y

uso de una serie de instrumentos descriptivos.

10

Clasificar

Ordenar

Describir

Slo es posible describir informacin

que se encuentre debidamente organizada.

La descripcin resulta ser una condicin

esencial para poder efectuar otro tipo de
procesos, como los asociados a la valoracin
documental, la difusin y explotacin
institucional, social y cultural de los archivos.

11

Un archivo del cual no se conozca el contenido, importancia informativa,

procedencia institucional y funciones que dieron lugar a su creacin
y utilizacin, jams podr valorarse, conservarse y difundirse
apropiadamente.

Procesos archivsticos integrados

Administracin de documentos

Procesos archivsticos

Produccin e
integracin de
documentos

Clasificacin
y ordenacin

Descripcin

Valoracin

Conservacin

Si la efectividad de la clasificacin y la valoracin depende en gran medida

de la interaccin constante entre archivistas, productores y usuarios de
la informacin documental; la efectividad de la descripcin depende
fundamentalmente del conocimiento y las habilidades tcnicas del
archivista.

12

Difusin

La descripcin se presenta como la ms archivstica de las funciones.

Los resultados de esta funcin se realizan con

la mira puesta en la utilidad que tendrn para
los usuarios y para los propios archivistas para
ejercer mayor control sobre los acervos.

Una serie de circunstancias han modificado

el desempeo de la funcin descriptiva en las
organizaciones:

El incesante desarrollo tecnolgico y su

incorporacin al universo de los archivos.

La diversidad de usuarios interesados

en ellos.

13

Es por ello que:

El archivista ha tenido que relacionarse e

interaccionar con otros profesionales de la
informacin.

Se han perfilado y emitido en los ltimos aos

una serie de metodologas y regulaciones para
normalizar la funcin descriptiva, tanto de la
informacin en soportes convencionales, como
de la que se produce y usa en el entorno de la
informacin electrnica.

La descripcin documental, a diferencia de lo que ocurre en el terreno de la

clasificacin y la valoracin, ha alcanzado un nivel de desarrollo normativo
altamente especializado que se concentra en la emisin de regulaciones
y metodologas de gran complejidad tcnica. A partir de estas, hoy en da
se ha llegado a importantes acuerdos internacionales, lo que tiende a
estandarizar metodolgicamente el ejercicio de esta funcin.

14

1.2. Finalidades de la descripcin.

La descripcin persigue dos

objetivos: dar informacin a
los dems y facilitar el control
al archivero.

El objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos

documentales.
La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del
trabajo archivstico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la
de la propia documentacin: informar.

La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica isad(g) (por

las siglas en ingls de General International Standard Archival Description)
advierte en su parte introductoria que la finalidad de la descripcin
archivstica es identificar y explicar el contexto y contenido de los
documentos de archivo, con el fin de hacerlos accesibles.

15

La descripcin se orienta al desempeo de actividades como las

siguientes:

Obtener y analizar la informacin contenida en los documentos.

Registrar la informacin que contienen, en forma resumida y eficaz, en

algn medio (instrumento de control).

Facilitar el acceso a la informacin documental mediante los

instrumentos descriptivos.

Facilitar la comprensin del contexto y contenido de los

documentos, es decir, su procedencia, funciones de las que se
deriva su produccin, asuntos y temas que tratan, as como sus
caractersticas, volumen y periodicidad.

Reconocer y controlar el tratamiento archivstico que se le ha dado

a la documentacin tanto en sus procesos previos de clasificacin y
ordenacin, como en los posteriores de valoracin, conservacin y,
sobre todo, difusin de los archivos.

16

1.3. Naturaleza y usos de la informacin documental.

Existen dos factores principales que por su naturaleza influyen en la
eficacia tcnica de la funcin descriptiva:
Las propias caractersticas de la documentacin archivstica.
La incorporacin de tecnologas y el manejo de la informacin en el entorno
electrnico.

La descripcin en el campo bibliotecario difiere de la que se realiza en

los documentos de archivo porque estos representan informacin, por
as decirlo, en movimiento, vinculada y jerarquizada. Este dinamismo y
complejidad se expresa de la siguiente forma:

El volumen de la documentacin incide directamente sobre la calidad

de la descripcin: a mayor volumen, mayores dificultades habr para
realizarla correctamente.
Tratamiento diferenciado de la informacin documental a lo largo de su
ciclo vital.
Diseo de diversos instrumentos descriptivos acordes con la fase del
ciclo vital.
El uso de la informacin archivstica es completamente diferente a lo
largo de su ciclo vital.
As como los usos de la informacin son distintos, los usuarios tambin
lo son.
Con las acciones que hoy en da se llevan a cabo para favorecer la
cultura de acceso a la informacin, transparencia gubernamental y la
rendicin de cuentas; el uso y los usuarios de la informacin, tambin
se han ampliado.

17

La descripcin tiene que responder a todas las circunstancias y retos,

as como enfrentar el manejo y control de la informacin electrnica,
especialmente en el medio gubernamental.

La funcin descriptiva se ejerce de forma limitada (especialmente en

Mxico). Tener en cuenta la argumentacin previa puede favorecer su
eficacia, sobre todo en el marco de un universo documental dinmico,
cambiante y complejo.

18

1.4. El factor tecnolgico en la descripcin archivstica.

La incorporacin de tecnologa de punta en el manejo de la informacin

archivstica, las estrategias electrnicas de gobierno, la migracin
constante de la informacin de los soportes convencionales en papel (a
soportes digitales o micro flmicos); as como la generacin de lenguajes y
programas informticos, y el uso del internet, han potenciado y diferenciado
tambin las prcticas tradicionales de los archivos, su manejo y control.

El archivista abandona su pasiva posicin de custodio de la informacin

para situarse como un dinmico gestor de la misma. La descripcin, en
la actualidad, va ms all de los medios y procedimientos tradicionales
asociados a la consulta de los archivos, se enfoca en su tratamiento
automatizado y la prestacin de servicios de consulta en forma electrnica
y digital.

19

Antiguamente, la relacin entre los archivistas y los usuarios de los archivos

histricos era directa, sin intermediacin alguna. El usuario dispona
tanto de los instrumentos descriptivos elaborados por el archivista, como
de la orientacin, experiencia y conocimiento de ste sobre los fondos
documentales; lo que le permita tener acceso con mayor facilidad a la
informacin que buscaba.

El ejercicio de la descripcin se ha vuelto impersonal, por as decirlo, y ms

preciso y especializado.

20

La descripcin es:

Los archivos administrativos. Se apoyan en la previa existencia de cuadros

de clasificacin formales cuya elaboracin se lleva a cabo en sucesivos
procesos de identificacin, jerarquizacin y codificacin de la informacin
documental.

Los archivos de gestin. Se conciben como un elemento fundamentalmente

de identificacin y localizacin de la informacin documental. sta no
necesariamente explica a detalle el contexto y contenido de los documentos.

Los archivos histricos. Los procesos de descripcin y los instrumentos

en los que se expresan, en cambio, resultan ser ms inteligentes en
virtud de que se consideran elementos que deben explicar y relacionar
el origen estructural de la documentacin, las funciones de las que se
deriva su creacin y su contenido informativo; con el propsito de hacerlos
asequibles a usuarios de la informacin distintos de los institucionales.

En los archivos administrativos, la descripcin se centra en los

expedientes y series; mientras que en los histricos se enfoca en
las categoras superiores de la informacin, es decir, en los fondos,
secciones y series documentales.

21

Independientemente de las estrategias de descripcin que se

elijan, la incorporacin de nuevas tecnologas y el manejo de la
informacin archivstica en el entorno electrnico ha dinamizado
el acceso a los archivos tanto administrativos como histricos;
asimismo, ha potenciado su explotacin a travs de sistemas
automatizados y procesos de comunicacin como el internet y
mediante la generacin de lenguajes estandarizados que precisan
de descripciones completas, coherentes y fiables, basadas en la
experiencia y el conocimiento tcnico de los archivistas.

22

Beneficios de la incorporacin de tecnologa en procesos descriptivos:

La bsqueda y localizacin expedita de la informacin archivstica.

La posibilidad de acceder a la informacin a distancia o en forma

directa.

La consulta simultnea de la informacin archivstica.

El intercambio interarchivstico de la informacin en forma rpida y

econmica.

La generacin de lenguajes homogneos y estandarizados para el

intercambio de informacin.

La especializacin de los procesos e instrumentos descriptivos.

El manejo automatizado de los instrumentos de descripcin, como los

inventarios, catlogos, guas e ndices de referencia.

La posibilidad de potenciar el trabajo grupal en las organizaciones.

La determinacin de mltiples puntos de acceso a la informacin

archivstica, a partir de los cuales se busca, identifica y recupera.

La generacin de metadatos para el acceso controlado y expedito a la

informacin electrnica.

23

Causas del cambio en los procesos documentales y archivsticos:

Caractersticas y naturaleza de la documentacin.

Circunstancias y retos que su produccin, tratamiento archivstico y

uso diferenciado, implican a lo largo de su ciclo vital.

La condicin cambiante de las organizaciones en su estructura y

funciones.

La diversidad de propsitos de los usuarios de la informacin.

La incorporacin de tecnologa.

La incesante produccin de informacin electrnica y digital.

24

2
Normalizacin
de la descripcin archivstica.

25

2.1. Justificacin de la normalizacin descriptiva.

La normalizacin constituye un proceso que

tiende a unificar los criterios, mtodos de
trabajo, polticas e instrumentos, de la gestin
documental. La normalizacin va ms all de
los procesos descriptivos, pero en estos se ha
alcanzado internacionalmente un alto nivel de
desarrollo.

La normalizacin, por otra parte, propicia la

generacin de una terminologa comn para
el tratamiento archivstico de la informacin
documental, ya sea en el ambiente tradicional
o en los nuevos modelos establecidos por el
entorno electrnico.

El esfuerzo de normalizacin en materia

descriptiva se justifica tanto por la propia
naturaleza de la documentacin archivstica
para determinar un curso estandarizado de
accin que permita reconocer sus vinculaciones
y jerarquas como por la incesante, y a la
vez irreversible, incorporacin de nuevas
tecnologas en el universo de los archivos.

26

Adicionalmente, otras razones que justifican los esfuerzos de normalizacin

en el campo de la descripcin, se asocian a las siguientes consideraciones:
La disparidad de modelos, denominaciones, experiencias y
desarrollos normativos formulados en diversos pases, sobre todo
de Europa y Norteamrica.
La desigualdad en la infraestructura tcnica y tecnolgica
incorporada a los archivos; y (la desigualdad) en la formacin de los
recursos humanos en la materia y que prevalece en las acciones de
capacitacin del capital humano.
La necesaria especializacin de la funcin descriptiva ante el embate
tecnolgico y el uso del internet.
El incesante intercambio de informacin, especialmente en los
archivos histricos y entre estos y sus usuarios.
La diversidad de criterios en la bsqueda, localizacin y recuperacin
de la informacin archivstica.
La necesaria diferenciacin de la descripcin archivstica respecto
de otras fuentes documentales (especialmente en el mbito
bibliotecario) y el reconocimiento de sus similitudes.

La normalizacin es, en concreto, un esfuerzo que a partir de diseos

conceptuales cabalmente integrados, persigue el desarrollo de estndares
y la homologacin de criterios metodolgicos generales de orden
internacional, sobre cuya base puedan construirse normas, polticas e
instrumentos descriptivos a nivel nacional en los diversos pases.

27

El Consejo Internacional de Archivos (ICA, por las siglas en ingls de

International Council on Archives) ha sido el principal promotor de los
proyectos de normalizacin descriptiva en materia archivstica. Esto ha
implicado la inversin de recursos y el trabajo intenso de numerosos
especialistas durante varios aos.

Muestra de la complejidad de este proceso, no exento de dificultades y

altibajos, se acredita en el prrafo siguiente:

Sgml-xml-rdf-ead-eac-mets-marc-dc-sad(g)-isaar(cpf )-isdf-isiah-isbdsgarr-gsare-dacs-rad2-crs-mdm-nodac-neda-oda-nobade-nogada-aacr2rda-rc-z39.50-oai-pmh-iso15489-iso23081

Esto no es un algoritmo matemtico incomprensible, sino como bien

afirm Michael J. Fox, director de la Sociedad Histrica de Minnesota,
durante el V Congreso de Archivos de Castilla y Len, el mar de siglas
que se asocia a modelos y proyectos de normalizacin descriptiva.

28

En sntesis:

Nos encontramos ante un escenario en el que el desarrollo tcnico de

la descripcin archivstica y la literatura asociada a ella puede tomar
desprevenido al lector ms acucioso; por eso en este captulo se considera
el anlisis, necesariamente superficial, nicamente de la Norma isad(g)
(Norma Internacional General de Descripcin Archivstica), adoptada por
el Comit de Normas del ica en Estocolmo, Suecia, en 1999, de cara a su
utilizacin en los archivos.
De manera an ms breve se har mencin de las Normas isaar(cpf)
(Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos
a instituciones, personas y familias. Viena, Austria, 2004) y de la isdf
(Norma Internacional para la Descripcin de Funciones, preparada por el
Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales. Dresde, Alemania,
2007), pues ambas tienen una estrecha relacin con la isad(g).

29

2.2. Normas internacionales: hacia la

estandarizacin de la descripcin archivstica.
2.2.1. ISAD(G): algunas pistas metodolgicas.

La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica isad(g)

define la descripcin de la siguiente manera:

Elaboracin de una representacin exacta de la unidad de

descripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante
la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la Informacin
que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los
documentos de archivos, as como su contexto y el sistema que
los ha producido. El trmino sirve tambin para describir los
resultados de este proceso.

30

La isad(g) establece, para la realizacin de esa representacin

exacta de la unidad de descripcin, una serie de reglas cuyos
propsitos esenciales son los siguientes:

a)

Garantizar la elaboracin
pertinentes y fiables.

b)

Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre

los documentos de archivo.

c)

Compartir los datos de autoridad.

d)

Hacer posible la integracin de las descripciones procedentes de

distintos lugares en un sistema unificado de informacin.

de

descripciones

coherentes

31

Las reglas identifican 26 elementos de informacin que pueden

combinarse entre s; stas se han estructurado en siete reas de
informacin descriptiva, como se indica en el cuadro siguiente:
Estructura de la isad(g)
reas

Identificacin

Identifica la Unidad de
Descripcin (UD)

Contexto

Identifica origen y custodia de

la UD

Contenido y
estructura

Identifica objeto y organizacin

de la UD

Acceso y
utilizacin

Identifica accesibilidad de la
UD

Documentacin
asociada

Identifica relaciones
significativas con la UD

Notas

Informacin que no se ha
podido incluir en otras reas

Control de
descripcin

32

Informacin asociada a cada

rea

Cmo, cundo y quin realiz

Elementos que integran la informacin de

cada rea
1. Cdigo de referencia
2. Ttulo
3. Fecha
4. Nivel de descripcin
5. Volumen y soporte de la UD
6. Nombre del productor
7. Historia institucional
8. Historia archivstica
9. Forma de ingreso
10. Alcance y contenido
11. Valoracin, seleccin y eliminacin
12. Nuevos ingresos
13. Organizacin
14. Condiciones de acceso
15. Condiciones de reproduccin
16. Lengua, escritura de los documentos
17. Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
18. Instrumentos de descripcin
19. Existencia y localizacin de originales
20. Copias
21. Otras UD relacionadas
22. Notas de publicaciones
23. Notas generales

24. Notas del archivista

25. Reglas o normas
26. Fecha de la descripcin

A partir de esta estructura resulta factible

realizar el proceso descriptivo y construir los
instrumentos (de descripcin) que constituyen
sus resultados: los registros en los cuales se
expresan las descripciones elaboradas de
acuerdo con la definicin de la norma.

Una de las caractersticas esenciales de la

isad(g) es su capacidad para relacionar las
descripciones archivsticas de lo general
a lo particular, de los fondos a las partes
que lo componen (subfondos, secciones,
series, expedientes, documentos). Con ello
establece sus vinculaciones y jerarquas, as
como informacin pertinente para cada nivel
de descripcin, sin repetir informacin. La
norma denomina este procedimiento como
descripcin multinivel.

En los procesos descriptivos basados en

la isad(g), dependiendo del nivel y la
unidad de descripcin sujeta al proceso, no
necesariamente deben utilizarse todas las
reas y elementos determinados en ella: estos
pueden combinarse como la propia norma lo
advierte, pues se trata de una norma flexible,
esto es una gua de orientacin metodolgica
general que puede emplearse junto con
otras normas establecidas a nivel nacional o
institucional.

33

La estructura de la Norma isad(g) alude a un panorama amplio que tiene

diversas implicaciones; entre ellas el concepto nivel de descripcin y las
partes que la componen, que se relaciona con las diversas categoras de
agrupacin asociadas a la documentacin.

La isad(g) establece los siguientes niveles de descripcin:

a) Fondo

b) Subfondo

a)
b)

c)

c) Serie
d) Subserie

d)

e) Unidad de documentacin compuesta

(expediente)

e)

f ) Unidad de documentacin simple

(documento de archivo)

El nivel de descripcin debe entenderse como la situacin de la unidad

de descripcin en la jerarqua del fondo, mientras que la unidad de
descripcin alude a un documento o conjunto de documentos, cualquiera
que sea su forma fsica, que como tal constituyen la base de una nica
descripcin. La isad(g) no establece el nivel de seccin que, sin embargo,
en Mxico se utiliza frecuentemente. Este trmino es equivalente al de
subfondo, incluido en la norma.

De este modo, utilizando las reglas y elementos de la norma,

es perfectamente factible describir el contexto, contenido y
localizacin de un fondo o cualquiera de sus partes, explicando
sus vinculaciones y relaciones jerrquicas.

Tambin podra describirse cualquier serie documental,

concebida como unidad de descripcin, y vincularla al subfondo
(o seccin) y al fondo documental al que pertenece para
establecer su relacin con ste y la jerarqua que ocupa en el
mismo.

34

f)

Un ejemplo es la Gua simple de archivos, formulada en el marco de la Ley

Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental
y de los Lineamientos para la Organizacin y Conservacin de los Archivos
de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal que
emitieron el IFAI y el AGN.

Constituye un instrumento de
descripcin simple de las series,
basado en la ISAD(G), con algunas
adecuaciones.

Refleja esa representacin exacta de la

unidad de descripcin, que en su caso
corresponde a las series documentales
bajo la jurisdiccin de las dependencias y
entidades de la APF y a la de las partes que
la componen, vinculadas a su vez al fondo al
que pertenecen, el cual se identifica con el
nombre de la dependencia o entidad.

A la Gua se la adjetiv como simple debido a que no explica al

detalle el contexto, contenido y el sistema que ha producido a las
secciones y series que en ella se incluyen. Tampoco se utilizaron
para su elaboracin todos los elementos de informacin ni
las reas de la Norma ISAD(G), sino nicamente aquellos que
se consideraron necesarios para su identificacin y contexto
bsico.

35

La Norma isad(g) es ms apropiada

para utilizarse en archivos histricos o
permanentes.

Documentacin que requiere descripciones

ms detalladas que expliquen el contexto y
contenido de las unidades de descripcin,
dada la posibilidad de intercambiar estas
descripciones con otros archivos o usuarios, ya
sea a travs de los instrumentos descriptivos
tradicionales especialmente las guas
generales de fondos, o bien a travs de
la utilizacin de sistemas de informacin
automatizados, integrados como recursos
de informacin en el marco de la Norma y
distribuidos por medios electrnicos o redes de
comunicacin como el internet.

A la Gua General de Fondos del agn, basada

en la isad(g), se le han integrado diversos
recursos de informacin que permiten el acceso
a dicho instrumento de descripcin a travs de
internet. As, ofrece un amplio panorama a los
usuarios de los fondos, secciones y series que
el agn resguarda.

La isad(g) ofrece la posibilidad de

apoyarse en ella para construir los
instrumentos descriptivos asociados a los
archivos administrativos.

36

2.2.2. isaar(cpf).
La Norma isaar(cpf) se estableci
fundamentalmente para elaborar registros
de autoridad de archivos que proporcionen
descripciones de entidades (instituciones,
personas y familias) asociadas a la produccin
y gestin de archivos.

Los registros de autoridad pueden utilizarse para:

a) Describir una institucin, persona o familia, como unidades dentro
de un sistema de descripcin archivstico.
b) Controlar la creacin y utilizacin de los puntos de acceso en las
descripciones archivsticas.
c) Documentar las relaciones entre diferentes productores de
documentos, y entre estas entidades y los documentos creados por
ellas y/o otros recursos que les conciernen.

La Norma establece las reglas para identificar

a los productores de la informacin; asimismo
ofrece informacin exhaustiva sobre ellos y facilita
la consulta de las descripciones archivsticas al
crear puntos de acceso fcilmente identificables y
fiables, lo que permite relacionarla con la ISAD(G)
de una manera amigable.

El registro de autoridad debe entenderse como

una forma autorizada del nombre, combinada
con otros elementos informativos que permiten
identificar y describir la entidad mencionada [al
productor] y que pueden tambin remitir a otros
registros de autoridad relacionados (authority
record).
El punto de acceso se entiende como
nombre, trmino, palabra clave, frase o
cdigo, que se puede utilizar para buscar,
identificar y localizar descripciones
archivsticas, y que incluye los registros de
autoridad (access point).
37

Al igual que la ISAD(G), la Norma ISAAR(CPF) brinda la posibilidad de

intercambiar informacin a distancia entre diversos archivos o usuarios,
a travs de un formato de comunicacin que lo permita por ejemplo,
el Encoded Archival Context (EAC),lo que la ubica como una norma que
puede usarse con mayor frecuencia en el marco de archivos histricos,
sobre todo nacionales .

La isaar(cpf) es especialmente til en

archivos de personas o familias, pues ofrece
la posibilidad de estructurar la informacin
relevante de los mismos en cuanto productores
de informacin archivstica de trascendencia
histrica se refiere.

Identificacin

Descripcin

La ISAAR(CPF) normaliza, entonces

-a travs de una serie de reglas-, los
elementos de informacin para los
registros de autoridad, los cuales
distribuye en cuatro reas:

Relaciones

Control

Dada su estructura, fcilmente puede utilizarse de manera

conjunta con la ISAD(G), puesto que sta ltima permite
vincular la descripcin de las mismas instituciones o
entidades productoras con la descripcin de documentos de
archivos reguladas por la ISAD(G)
38

2.2.3. La isdf.
Es la base para la
clasificacin, descripcin
y valoracin documental,
en la medida en que el
anlisis y descripcin de las
funciones de las entidades
permita identificarlas
y contextualizarlas en
su relacin directa con
la produccin de los
documentos.

La Norma Internacional
para la Descripcin de
Funciones (isdf)

Puede contribuir a identificar

la procedencia de los
documentos, y con ello, a
afianzar el conocimiento de
su contexto de produccin y
utilizacin en las instituciones.

Contribuye a identificar y
contextualizar las razones de
las que se deriva la creacin
de fondos, series, expedientes
y documentos, como
resultado directo del ejercicio
de las instituciones en cuanto
entidades productoras y
usuarias de informacin
archivstica.

Como bien se indica en la

isadf: esta norma sirve
de gua para elaborar
descripciones de funciones de
instituciones vinculadas con la
produccin y conservacin de
documentos.

Es til tanto para la construccin

de los cuadros de clasificacin
como para emplearse junto con
la isad(g) y la isaar(cpf) en los
procesos de descripcin.

39

As, la descripcin de funciones se concibe dentro del marco de un proceso

ms amplio de descripcin archivstica, a partir de las relaciones dadas
por la ecuacin funcin-institucin-documentacin resultante, tal como
se muestra en el siguiente cuadro, cuyo origen es la propia norma:

Relacin entre las

instituciones, las funciones y
los documentos de archivo

Funciones
realizan

Instituciones

se documentan en

producen y gestionan

son producidos y utilizados por:

40

Documentos de archivo

En el marco de esta norma, el trmino funcin

alude a cualquier objetivo de alto nivel,
responsabilidad o tarea, asignada a una
institucin por la legislacin, poltica o mandato.
Las funciones pueden dividirse en conjuntos de
operaciones coordinadas como subfunciones,
procesos, actividades, tareas o acciones
(function).

Como en el caso de la isad(g) e isaar(cpf),

la ISDF se estructura a partir de reas de
informacin que contienen un conjunto de
elementos, los cuales tambin pueden ser
los puntos de acceso a las descripciones de
funciones que se elaboren. Cada uno de ellos se
identifica con su denominacin, el objetivo que
persigue y las reglas que le son aplicables.

41

reas de informacin
de la ISDF

rea de Identificacin
En la que se incluye la informacin que
identifica unvocamente la funcin y que
define un punto de acceso normalizado

rea de Relaciones
En la que se consignan y describen las
relaciones con otras funciones

42

rea de Contexto
En la que se recoge informacin sobre la
naturaleza y contexto de la funcin

rea de Control
En la que se identifica de forma unvoca
la descripcin de una funcin y se incluye
informacin sobre cmo, cundo y por
cul institucin fue creada y actualizada la
descripcin

Las descripciones ofrecen, a partir de estas reas

y sus elementos, un conocimiento exhaustivo de
las funciones que desempean los organismos
productores. Con ello tambin se facilita el
intercambio de informacin entre diversas
instituciones.

A diferencia de las otras normas que actan

sobre descripciones de documentos ya
generados y sobre la identificacin de sus
productores, la ISDF describe funciones
jerarquizadas y vinculadas, atributos que
legan a los documentos

Auxilia a la identificacin previa de las

categoras de agrupacin documental

Es til tanto para la descripcin de

funciones como para la construccin de los
instrumentos de clasificacin y valoracin

43

2.3. Principales beneficios de la normalizacin

descriptiva.
La estandarizacin internacional de las funciones y
procesos de descripcin archivstica.

La generacin de normas flexibles y complementarias,

en las que se incluye el conocimiento y la experiencia
acumulada de los profesionales de los archivos.

La posibilidad de intercambiar informacin a distancia

sobre productores, funciones y documentos de archivo.

La generacin de metodologas unificadas en materia

descriptiva, para conocer el contexto, contenido
y sistemas que han producido la documentacin
archivstica.

La utilizacin intensiva de tecnologas de la informacin

y comunicacin para la gestin, localizacin y
recuperacin de la informacin archivstica.

44

La utilizacin de las normas para apoyar otros procesos

asociados a la gestin documental, particularmente en
el caso de la clasificacin, la valoracin y la difusin de
los documentos de archivo.

Construir recursos de informacin que permitan

diferenciar los usos de la documentacin a lo largo de su
ciclo vital.

Unificar la terminologa y conceptualizacin de la

descripcin archivstica.

Contar con una gua general para la construccin o

mejoramiento de normas nacionales en la materia.

Elaborar instrumentos de descripcin archivstica que

permitan la exactitud de las unidades de descripcin.

45

3
Los instrumentos
de descripcin
archivstica:
consideraciones
metodolgicas.

46

3.1. Instrumentos de descripcin.

Los instrumentos de descripcin constituyen la llave maestra que vincula, en

la prctica, a los archivos con sus usuarios. Los instrumentos de descripcin,
manuales o automatizados, registran la informacin resultante de los
procesos descriptivos. Su elaboracin, como se vio en el captulo precedente,
puede realizase en diversos niveles, en concordancia con las caractersticas
y relaciones jerrquicas de los fondos, secciones, series, expedientes y
unidades documentales simples y, en su caso, las categoras intermedias que
se determinen (subfondos, subsecciones y subseries).
Los instrumentos de descripcin tienen que reflejar el contexto y contenido de
los archivos, las vinculaciones y jerarquas de los documentos, las entidades
productoras y las funciones de las que se deriva su produccin.

[] los instrumentos de descripcin, en esencia, [son] obras

de referencia que identifican, resumen, y localizan fsica e
intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los
archivos []
.

Lpez Gmez, Pedro

47

Instrumentos descriptivos, vnculo entre los archivos y sus usuarios

Archivos

Instrumentos descriptivos:
guas, inventarios,
catlogos

Usuarios: institucionales o
sociales de los archivos

Conviene tener en cuenta que:

1. El crecimiento explosivo de la informacin documental,
2. La introduccin de tecnologas, y
3. Las propias actividades asociadas a la gestin de documentos durante su
ciclo vital en las organizaciones;
Establecen la necesidad de dar un tratamiento diferenciado a los
documentos, tanto para su organizacin (clasificacin y ordenacin) como
para su descripcin, valoracin, conservacin y difusin.
No es igual, por mencionar un ejemplo, disear un instrumento
descriptivo para los fondos documentales como un conjunto
orgnico de informacin que para una serie documental o un
expediente suelto.

Los instrumentos descriptivos, aun en la lgica de reflejar total

o parcialmente el contexto y contenido de la informacin, son
diferentes.

No son iguales los instrumentos descriptivos requeridos para

acceder a la informacin de los archivos de trmite, que los que se
requieren en los archivos de concentracin o histricos, de acuerdo
con la lgica del ciclo vital y los usos y usuarios de la informacin en
cada una de sus fases.

48

3.1.1. Guas, inventarios y catlogos.

Los instrumentos de descripcin bsicos son los siguientes:

Guas

Inventarios

Catlogos

La nica nota que tienen en comn es su finalidad, que no

es otra que la descripcin, pero ya su objeto los diferencia
esencialmente. Si el inventario describe a las series
documentales, el catlogo hace objeto de dicha descripcin a
las piezas documentales .

Antonia Heredia Herrera, prestigiada archivista espaola.

49

Son las guas y los inventarios los instrumentos

de mayor utilizacin en los procesos
descriptivos, pues ellos permiten conocer
(especialmente las guas) el contexto y
contenido de los documentos y el sistema que
los produjo.

Las guas ofrecen la

posibilidad de especificar el
contexto y contenido de los
fondos.

En la medida en que los documentos poseen

caractersticas que los vinculan y relacionan
jerarquizndolos dentro de conjuntos
orgnicos, la elaboracin de catlogos slo
tiene sentido si los documentos que describen
se vinculan a sus niveles descriptivos
superiores; dada la condicin multinivel de la
descripcin archivstica.

Ofrecen realmente la posibilidad de

especificar el contexto y contenido
de los fondos, por lo que en ellas se
pueden incluir prcticamente todas las
reas de informacin y los elementos
constitutivos de la Norma isad(g).

Los inventarios, a su vez, no alcanzan el

nivel de detalle de las guas para ofrecer
un panorama general de la documentacin
archivstica, ni tampoco el nivel de
especificidad de los catlogos sobre los
documentos simples. En primer trmino,
porque no son su objeto de trabajo, pero
al ofrecer descripciones generales sobre
una parte concreta de la documentacin
asociada a las series, su utilidad como
recurso informativo y como instrumento de
control, acceso y difusin es indiscutible;
especialmente durante las fases activa y
semiactiva del ciclo vital.

As, se constituyen en el instrumento

descriptivo por excelencia de los
archivos de trmite y concentracin.

50

3.1.2. Condiciones institucionales y documentales para la

elaboracin de instrumentos descriptivos.

Para elaborar los instrumentos descriptivos en

las instituciones pblicas de manera eficaz y
planificada, deben tenerse en consideracin una
serie de condiciones o requisitos esenciales, tanto
en el plano institucional como en el documental.

51

Institucionalmente, deben cubrirse las siguientes condiciones:

1
2

Capacitar al personal archivstico en el diseo, desarrollo e

implantacin de los instrumentos de descripcin archivstica
manuales y automatizados y particularmente, en el
conocimiento de las normas de descripcin.

Normalizar, tomando como referencia las normas

internacionales en la materia, los instrumentos institucionales
de descripcin, de conformidad con el ciclo vital de la
documentacin; formalizando su utilizacin en los diversos
niveles de la institucin.

52

Promover la creacin formal de los archivos de trmite, de

concentracin e histricos, atendiendo a su organizacin
y funcionamiento como sistema institucional de archivos,
pues de otra forma los instrumentos de control archivstico,
especialmente en materia de descripcin, tenderan a
ser elaborados en forma automatizada (como productos
individualizados no interconectados) a lo largo del ciclo vital
de la documentacin archivstica.

Introducir tecnologas apropiadas para la integracin de

instrumentos descriptivos automatizados, as como para su
explotacin, uso y control, como recursos de informacin.

Establecer servicios de referencia y consulta de la informacin

archivstica, tanto para facilitar el acceso a la informacin en
forma presencial (en las propias instalaciones de los archivos)
como a distancia, recurriendo ordenadamente a las redes de
comunicacin.

Generar planes de descripcin archivstica en forma

permanente, actualizando (con base en ellos) los instrumentos
de descripcin. Ver en el primer curso la conformacin como
sistema de los archivos de trmite, de concentracin e
histricos.

Documentalmente se requiere, entre otras cosas:

a
b
c
d

Inhibir la produccin masiva de documentos, tanto a partir

del desarrollo de una cultura institucional en la materia,
como del establecimiento de polticas y procedimientos
para el tratamiento integral de la informacin archivstica.
Recuerde que a mayor volumen documental, mayores sern
las dificultades para describirla.

Integrar y estructurar la informacin documental de las

instituciones desde su origen, a travs del establecimiento de
sistemas unificados de clasificacin y ordenacin archivstica.
Esto teniendo en mente que la informacin desestructurada
no permite el correcto desempeo de la funcin descriptiva ni
reconocer el contexto, contenido o sistema que ha creado a
los documentos.

Propiciar el desarrollo normativo de la descripcin, vinculando

sus propsitos con los procesos de valoracin y conservacin
de la informacin documental.

Ejecutar los procesos descriptivos y la generacin de

instrumentos en la materia, de manera vinculada con el
desarrollo de polticas en la difusin permanente de los
archivos, para propiciar el acceso institucional, social y cultural
a la informacin archivstica.

53

3.2. Ciclo vital e instrumentos de descripcin.

3.2.1. Los instrumentos de descripcin en los archivos

Los instrumentos de descripcin son distintos
para las diversas etapas del ciclo vital de los
documentos.

En la fase activa de los documentos, ligada

a la operacin de archivos de trmite. Los
instrumentos descriptivos deben facilitar
principalmente, la consulta de la informacin
documental por parte de sus usuarios
naturales: los productores de la informacin, o
sea, los servidores pblicos.
Si las reas productoras no cuentan con
servicios formales de archivos ni con sistemas,
mtodos o procedimientos para la gestin de
documentos; las acciones de descripcin se
hacen materialmente imposibles en la prctica.

Es frecuente observar que en una sola unidad

administrativa se cuenta con diversos archivos
bajo el resguardo de los propios productores
de la documentacin o del personal de apoyo
secretarial, en lugar de contar con un servicio
unificado de archivo de trmite, como indica la
normatividad a nivel federal en Mxico.

54

de trmite.

En la etapa activa de los documentos, la

bsqueda y localizacin de la informacin,
dependen en grado extremo del sistema de
clasificacin.

La utilizacin del cuadro de clasificacin y la

ordenacin adecuada de los documentos en los
espacios y mobiliario de los archivos facilitar la
elaboracin de inventarios.

El inventario ser entonces, un sencillo

instrumento destinado a la localizacin de la
informacin depositada en los archivos para
poder acceder a su documentacin.

De acuerdo con la legislacin vigente en materia

de transparencia, el acceso a la informacin
por parte de la sociedad puede darse en todas
las etapas del ciclo vital; es decir, se puede
consultar informacin desde los archivos de
trmite y concentracin y no nicamente en los
archivos histricos, como ocurra antes de la Ley
Federal de Transparencia.

De no contarse con estos instrumentos,

el acceso a la informacin pblica
gubernamental podra hacerse, en la
prctica, nugatorio.

nugatorio, ria.
(Dellat.nugatorus).
1.adj.p. us.Que burla la
esperanza que se haba concebido
o el juicio que se tena hecho.

55

Son dos los tipos de inventario bsicos

que se pueden elaborar en los archivos de
trmite:

Inventario de la documentacin activa

Su uso se encuentra vigente en las

oficinas gestoras, el cual por la
movilidad de la documentacin deber
tenerse permanentemente actualizado.

56

Inventario de transferencia primaria

Se encuentra asociado a la valoracin

documental. Es tambin un instrumento
de descripcin con carcter y propsito
distintos: facilitar el control de la
transferencia de los documentos entre
los archivos de trmite y el archivo de
concentracin.

3.2.2. Los instrumentos de descripcin en los

archivos de concentracin.

Los archivos de
concentracin constituyen
las reas encargadas de
la administracin de los
documentos en la fase
semiactiva del ciclo vital.

Tal hecho convierte a los archivos

de concentracin en bodegas de
papeles inservibles ms que en centros
neurlgicos de informacin archivstica,
que sean susceptibles de usarse como
referencia y, posteriormente como
memoria histrica de las instituciones.

Con frecuencia legan los

vicios de origen de la
documentacin.

Suelen ser reas de depsito

de materiales documentales
indebidamente identificados,
agrupados y sistematizados.
La documentacin que llega
a ellos lo hace con frecuencia
en forma desestructurada.

A partir de la normatividad archivstica emitida

por el agn y el ifai, esta tendencia se ha inhibido
significativamente, a pesar de ser frecuente
encontrar en la administracin pblica mexicana
un buen nmero de archivos muertos que
carecen de las ms elementales reglas de
operacin.

Su descripcin se antoja materialmente imposible,

salvo que dichos archivos se reorganizaran a partir
de actividades que permitan reconstruir su origen
estructural y funcional, con base en el principio de
procedencia y orden original de la documentacin.

57

Los tipos de inventarios bsicos que se manejan en los archivos de

concentracin son tres:

1)

De documentacin semiactiva bajo resguardo

del archivo

2)

De transferencia secundaria

3)

De depuracin de archivos

Los inventarios de depuracin, en plena era de la transparencia, pueden ofrecer

informacin fidedigna sobre la documentacin que, avalada por la legislacin
vigente, puede ser eliminada de los archivos pblicos gubernamentales sin
perjuicio alguno para las instituciones y en beneficio de la propia transparencia.
De ah que su descripcin deba ser lo ms completa posible.

58

3.2.3. Archivos histricos e instrumentos

descriptivos.

La descripcin en los archivos histricos constituye, como hemos visto en

los temas precedentes, un proceso altamente especializado. En los archivos
histricos, particularmente en el Archivo General de la Nacin (AGN) y en
los archivos histricos de las entidades federativas de Mxico, los procesos
de descripcin se realizan en forma continua tanto para la documentacin
que se les ha transferido desde los archivos administrativos, como de
materiales documentales de instituciones privadas o particulares.

59

En las dependencias y entidades del Gobierno Federal

es frecuente la inexistencia de archivos histricos
como unidades formalmente establecidas. Muchas
de las instituciones han transferido su documentacin
histrica al Archivo General de la Nacin (AGN), pero
en realidad la mayor parte de ellas no lo han hecho
recientemente ni cuentan con esta figura en su
estructura organizacional. Esto no les permite, por lo
tanto, conducir adecuadamente el ciclo de vida de los
documentos.

En los archivos de concentracin se sigue

conservando documentacin que podra considerarse
histrica, salvo por el hecho de que al no encontrarse
sujeta a procesos de descripcin y valoracin, las
instituciones las conservan, pues desconocen su
utilidad como testimonio y memoria.

La ejecucin de procesos descriptivos en

las instituciones pblicas es muy limitada,
excepto en las que s cuentan con una gran
tradicin archivstica, as como en las que han
establecido formalmente su archivo histrico
institucional.

Dada la alta especialidad de la descripcin

en archivos histricos, que ameritara un
tratamiento ms detallado, en el presente curso
no se formulan modelos descriptivos como
referencia para su uso en las instituciones; slo
se sugiere la posibilidad de apoyarse en las
recomendaciones metodolgicas de las normas
internacionales ya citadas.

60

La prctica descriptiva en
archivos histricos requiere:

Construir las condiciones organizacionales

bsicas para la formacin de archivos histricos
en el marco de la creacin de sistemas
institucionales de archivos y,

paralelamente, sujetar la documentacin a

procesos de valoracin y descripcin, previa
clasificacin de los mismos.

La ejecucin de procesos descriptivos en los archivos histricos puede

apoyarse plenamente en la metodologa sugerida por las normas
internacionales respectivas, particularmente en la isad(g) y en la
isaar(cpf), tomndolas como referencia importante, pues a partir de
las reas de informacin y elementos constitutivos contenidos en dichas
normas, podrn establecerse los criterios institucionales para la elaboracin
de los instrumentos descriptivos de los archivos histricos. Estos deben ser
explicativos del contexto, contenido y de los sistemas que han producido
la documentacin, con la mira puesta en su difusin e intercambio, as
como para atender las necesidades de usuarios metainstitucionales.

61

3.3. Una breve sntesis.

Los instrumentos de descripcin poseen caractersticas especiales, por
lo que su diseo y construccin depende de una serie de circunstancias
y requisitos esenciales, as como del tratamiento tcnico que se d a la
documentacin en las diversas fases del ciclo vital y particularmente a la
construccin formal de sistemas institucionales de archivos.

La utilizacin de las normas internacionales como referencia metodolgica

resulta esencial, pues ofrecen parmetros eficaces en el diseo, desarrollo
e implantacin de los instrumentos descriptivos que se formulen
institucionalmente.
La construccin de poderosas bases de datos relacionales, la generacin
de los instrumentos descriptivos en forma automatizada, el diseo de
descripciones (metadatos) para el manejo de la informacin electrnica
como informacin archivstica, la digitalizacin de documentos de archivo
y el uso eficaz de las redes de comunicacin (como el internet); auxiliarn
los procesos descriptivos en cualquiera de las etapas del ciclo. As se
favorecera tanto la gestin de los documentos como su tratamiento
archivstico y el acceso de todo tipo de usuarios a la informacin de los
archivos.
Las guas, los inventarios y los catlogos son distintos en los archivos
de trmite, concentracin e histrico, pero a pesar de esta distincin su
elaboracin debe hacerse desde la perspectiva de la vinculacin de las
fases del ciclo, con la mira puesta en que los instrumentos descriptivos
formulados en una etapa previa, podrn ser de suma utilidad para las
etapas posteriores del ciclo.

En la construccin de los instrumentos descriptivos debe tenerse siempre

en mente la utilidad que tendrn para los diversos usuarios a lo largo del
ciclo vital.

62

4
Hacia un plan de
descripcin archivstica.

63

4.1. Justificacin del plan.

El establecimiento de un plan de descripcin

archivstica resulta esencial en las
organizaciones pues, como se ha visto en el
presente curso, la descripcin es un proceso
que implica no slo el diseo de instrumentos
descriptivos eficaces, sino el anlisis de la
informacin documental.

El diseo de los instrumentos de descripcin

debe estar atento a la diversidad de usuarios
de la informacin archivstica, as como a
su construccin, utilizando tecnologa que
permita explotar y difundir estos recursos de
informacin para favorecer el acceso.

En la estrategia de planeacin deben tenerse

en cuenta dos tiempos secuenciales:
el primero, destinado a construir las
condiciones organizacionales y tcnicas que
permitan establecer programas continuos de
descripcin archivstica en las instituciones
pblicas; y en segundo trmino, el diseo,
desarrollo, implantacin y mantenimiento
actualizado de los procesos e instrumentos
de descripcin en forma permanente.

Como en el caso de la clasificacin y la valoracin documental, la planeacin

en el mbito de la descripcin debe apoyarse en las tcnicas y supuestos
que toda planeacin estratgica exige para hacer de ste un instrumento
eficaz que permita medir el desarrollo archivstico en las instituciones. Todo
esto justifica plenamente su formulacin que, en el caso de las instituciones
del Gobierno Federal en Mxico, debe estar bajo la responsabilidad de las
reas coordinadoras de archivos, en cuanto autoridad archivstica superior
de las instituciones pblicas.

64

4.2. Propsitos del plan.

El plan de descripcin archivstica tendra los siguientes propsitos, entre

otros:

La formacin de un grupo ad
hoc para el diseo, desarrollo,
implantacin y actualizacin, de
los instrumentos de descripcin a
elaborar.

Determinar los instrumentos de

descripcin archivstica que se
requieren en los distintos archivos
de un sistema institucional.

Automatizar los instrumentos de

descripcin y optimizar su manejo.

Usar las metodologas

universalmente aceptadas para
la formulacin de los procesos
descriptivos [isad(g) e isaar(cpf)].

Establecer las acciones de

capacitacin y asesora tcnica
para la implantacin de programas
descriptivos.

Formalizar los instrumentos de

descripcin institucionalmente.

65

4.3. Fases del plan.

4.3.1. Fase de organizacin.
La fase de organizacin tiene como propsito construir las condiciones
tcnicas para la formulacin continua de programas de descripcin.

Actividades
bsicas:

Formacin de un grupo interdisciplinario para el

diseo, desarrollo, implantacin y formalizacin
del plan de descripcin archivstica. Este
grupo deber estar bajo la direccin del rea
coordinadora de archivos de la institucin.

Identificacin del estado de la cuestin en

materia descriptiva institucional, mediante el
levantamiento de un diagnstico; particularmente
en los archivos de trmite y concentracin, as
como en los histricosen su caso .

Este diagnstico puede formar parte de un

proyecto mucho ms amplio en el cual se
determinen las condiciones organizacionales
de los archivos, de cara a la creacin de los
sistemas institucionales de archivos; as como
para identificar las condiciones asociadas
al tratamiento archivstico de la informacin
documental; particularmente en materia de
clasificacin, valoracin y descripcin.

66

Formulacin de un reporte de la situacin encontrada en materia

descriptiva; particularmente, atendiendo a las consideraciones
siguientes:

Instrumentos de descripcin en
el uso de los archivos de trmite,
concentracin y, en su caso,
histricos.

Vinculaciones operativas de los

instrumentos de descripcin (si
permiten su uso consecutivo en las
diversas etapas del ciclo).

Relaciones de los instrumentos de

descripcin con otros de control
archivstico, particularmente en
materia de clasificacin y valoracin
documental.

Otros recursos disponibles para

promover el acceso y difusin de la
informacin archivstica, ya sea en
forma presencial o a distancia.

Conocimiento del personal

archivstico en materia descriptiva
(especialmente para identificar si
conocen las normas en la materia).

Perfil de necesidades de capacitacin

en la materia.

Uso de tecnologa y programas

para la descripcin archivstica
automatizada en los diversos
archivos institucionales.

Reconocimiento del perfil de usuarios

de la informacin archivstica.

67

68

Una vez obtenida la informacin diagnstica,

deber elaborarse un documento ejecutivo con
sus resultados para difundir institucionalmente
la situacin que prevalece, as como para
proponer las acciones bsicas para el diseo
de normatividad institucional; tomando
como referencia metodolgica las normas
internacionales desarrolladas con el mismo fin.
El documento de difusin debe realizarse con el
propsito de conseguir la aceptacin por parte
de los archivistas y de la autoridad administrativa
para impulsar programas permanentes de
descripcin archivstica y la construccin
estandarizada de los instrumentos de descripcin
que procedan, para su uso en el universo de los
archivos institucionales.

Desarrollo de un diseo para la elaboracin y

normalizacin institucional de los principales
instrumentos de descripcin para los archivos. El
diseo deber ser lo suficientemente explicativo
para su posterior implantacin, por lo que deber
acompaarse de un instructivo o manual de uso.

Diseo de programas para la automatizacin de

los instrumentos descriptivos, en su caso.

4.3.2. Fase de desarrollo.

Acciones:

Elaborado el diseo de instrumentos , se debe capacitar

al personal en forma permanente como parte de un
programa continuo. El propsito es la habilitacin tcnica
del personal para el uso de los instrumentos.

El proceso de capacitacin podr sugerir acciones de

retroalimentacin de los instrumentos diseados, por eso
estas acciones tambin deben verse como un proceso de
consenso respecto a su utilidad y pertinencia.

Formulacin de los instrumentos definitivos de descripcin

y de los mecanismos para su implementacin en los
archivos institucionales.

Establecimiento de un programa de asesoras de apoyo

tcnico, destinado a favorecer la implantacin de los
instrumentos de descripcin archivstica.

Desarrollo, en su caso, de sistemas informticos para el

uso automatizado de los instrumentos de descripcin.

69

4.3.3. Fase de implementacin.

En esta fase se llevar a cabo la implementacin de los instrumentos de
descripcin en forma programada, considerando las siguientes actividades:

a. Talleres de descripcin en los archivos

administrativos y, en su caso, en el archivo histrico
institucional. Asimismo, debe establecerse un
programa permanente de capacitacin.

b. Asesoras in situ para el uso de los instrumentos

descriptivos.

c. En su caso, incorporacin de tecnologas y

programas para el manejo automatizado de los
instrumentos descriptivos.

d. Normalizacin institucional del sistema de

descripcin archivstica: un acuerdo de mayor amplitud
para la gestin de los documentos institucionales.

70

Conclusiones.

71

Conclusiones.
La descripcin archivstica constituye uno de los principales
procesos para la gestin de documentos. Se liga sustancialmente
a la clasificacin y la ordenacin archivstica, en las que se apoya
y encuentra su condicin esencial para la ejecucin ordenada de
otros procesos archivsticos, como la valoracin y la difusin de la
informacin documental.

La ejecucin de los procesos descriptivos tiene como objeto

principal la explicacin del contexto, el contenido y el sistema que
ha producido a la informacin archivstica. As como favorecer la
consulta expedita por parte de usuarios diversos, en las distintas
fases del ciclo de vida de los documentos.

La introduccin de tecnologa y el manejo de informacin electrnica

y digital, as como la diversidad de usos y usuarios de la informacin
(que van desde investigadores especializados hasta ciudadanos
comunes, pasando por los propios administradores pblicos que
precisan de la informacin para el desempeo cotidiano de sus
actividades), ha supuesto el desarrollo de lenguajes, procesos,
mtodos, regulaciones y normas que faciliten el intercambio y la
consulta de informacin internacionalmente.

72

Conclusiones.
Muestra de este desarrollo lo revelan los mltiples esfuerzos,
particularmente encabezados por el Consejo Internacional de
Archivos, para normalizar la funcin descriptiva. El resultado ha
sido la generacin de normas y metodologas como la isad(g), para
la descripcin de los documentos de archivo; la isaar(cpf), para la
descripcin de autoridades en cuanto entidades productoras; y la
isdf para la descripcin de funciones que dan lugar a la produccin
y uso de informacin documental.

Los instrumentos de descripcin no slo deben posibilitar la consulta

de los documentos de archivo, sino tambin explicar las relaciones,
jerarquas e interdependencia de las agrupaciones documentales
(fondos, secciones, series, expedientes y unidades documentales
simples); pues de otra forma no sera posible explicar, a travs
de ellos, el contexto y contenido de los archivos, ni atender con
eficacia las peticiones de acceso ante los usos diferenciados de la
informacin a lo largo de su ciclo vital.

En el diseo, desarrollo, uso e implantacin de los instrumentos

descriptivos, debern tenerse en cuenta algunos requisitos bsicos
de carcter institucional y documental que permitan la ejecucin
ordenada de los procesos descriptivos.
73

Conviene mantener en la mira que la informacin archivstica, ante

la perspectiva de una nueva cultura de transparencia, acceso a la
informacin y rendicin de cuentas; puede ser consultada con fines
y propsitos diversos por usuarios distintos de los administradores
e investigadores. Esto implica favorecer, en beneficio del ciudadano
comn, el desarrollo de instrumentos estandarizados para la
expedita consulta de los archivos.

Finalmente, es necesario recalcar la importancia de establecer un

plan de descripcin archivstica como elemento estratgico para
propiciar institucionalmente el diseo, desarrollo, implantacin y
formalizacin de la descripcin, as como el uso y normalizacin de
los instrumentos descriptivos.
La formacin de un grupo interdisciplinario con este propsito,
el levantamiento de informacin para reconocer el estado de
la cuestin en las instituciones, las acciones de capacitacin y
asesora tcnica, y el desarrollo ordenado de sistemas y programas
informticos; contribuirn al mejor desempeo de la funcin y sus
instrumentos.

74

Glosario y
bibliografa

75

Glosario.
Archivos administrativos. Se apoyan en la previa existencia de cuadros de clasificacin formales
cuya elaboracin se lleva a cabo en sucesivos procesos de identificacin, jerarquizacin y
codificacin de la informacin documental.
Archivos de concentracin. Constituyen las reas encargadas de la administracin de los
documentos en la fase semiactiva del ciclo vital.
Archivos de gestin. Se conciben como un elemento fundamentalmente de identificacin y
localizacin de la informacin documental. sta no necesariamente explica a detalle el contexto
y contenido de los documentos.
Archivos histricos. Elementos que deben explicar y relacionar el origen estructural de la
documentacin, las funciones de las que se deriva su creacin y su contenido informativo; con
el propsito de hacerlos asequibles a usuarios de la informacin distintos de los institucionales.
Descripcin. Elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y de
las partes que la componen, mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de
la Informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de
archivos, as como su contexto y el sistema que los ha producido. El trmino sirve tambin para
describir los resultados de este proceso.
Descripcin multinivel. Procedimiento a travs del cual se relacionan las descripciones
archivsticas de lo general a lo particular, de los fondos a las partes que lo componen
(subfondos, secciones, series, expedientes, documentos). De esta manera establece sus
vinculaciones y jerarquas, as como informacin pertinente para cada nivel de descripcin, sin
repetir informacin.
Funcin. Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea, asignada a una
institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos
de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones.
Instrumentos de descripcin. Vinculan, en la prctica, a los archivos con sus usuarios y registran
la informacin resultante de los procesos descriptivos. Su elaboracin puede realizase en
diversos niveles, en concordancia con las caractersticas y relaciones jerrquicas de los fondos,
secciones, series, expedientes y unidades documentales simples y, en su caso, las categoras
intermedias que se determinen (subfondos, subsecciones y subseries). Tienen que reflejar el
contexto y contenido de los archivos, las vinculaciones y jerarquas de los documentos, las
entidades productoras y las funciones de las que se deriva su produccin.
Inventario de transferencia primaria. Es un instrumento de descripcin cuyo propsito es el
de facilitar el control de la transferencia de los documentos entre los archivos de trmite y el
archivo de concentracin.
Nivel de descripcin. Situacin de la unidad de descripcin en la jerarqua del fondo.
Normalizacin. Es un esfuerzo que a partir de diseos conceptuales cabalmente integrados,
persigue el desarrollo de estndares y la homologacin de criterios metodolgicos generales
de orden internacional, sobre cuya base puedan construirse normas, polticas e instrumentos
descriptivos a nivel nacional en los diversos pases.
Nugatorio. Que burla la esperanza que se haba concebido o el juicio que se tena hecho.
Punto de acceso. Se entiende como nombre, trmino, palabra clave, frase o cdigo; que se
puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivsticas, y que incluye los
registros de autoridad.
Registro de autoridad. Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos
informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada (al productor) y que
puede tambin remitir a otros registros de autoridad relacionados.
Unidad de descripcin. Documento o conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma
fsica, que constituyen la base de una nica descripcin.

76

Autores recomendados.
Heredia Herrera, Antonia.
Lpez Gmez, Pedro.

Lecturas recomendadas.
Gua simple de archivos. Formulada en el marco de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental
y de los Lineamientos para la Organizacin y Conservacin de los Archivos
de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal emitida por el IFAI y el
Archivo General de la Nacin.

77