Ut11 Aprovisionamiento de Materias Primas

Ofertas gastronmicas
Emilio Alonso Alvarez
UT 11 El aprovisionamiento de materias primas

1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
No todas las empresas pueden disponer orgnicamente de un departamento destinado, nica y
exclusivamente, a todo lo relacionado con las compras y el aprovisionamiento. Los grandes
establecimientos hoteleros disponen de un departamento de Economato y Bodega, cuya misin
alcanza incluso el almacenamiento.
En la unidad anterior hemos visto como se presentaba una ficha de un plato cuyo FOOD COST
podra ser del 35 %, es decir, que de mantenerse esta situacin media, estaramos comprando
por un valor del 35 % de lo que vendemos. No obstante, la realidad del sector nos indica que
las compras en el sector de la Hostelera alcanzan el 23 % de las ventas. Por ello, establecer
una adecuada poltica de compras, o simplemente una buena funcin de compras, puede
determinar:
Que un porcentaje de los beneficios, incluso un 10 %, proceda de ahorros generados

por compras
Que una buena funcin de compras puede aportar un ahorro de un 2-3 %
Por tanto, diremos que el DEPARTAMENTO DE COMPRAS es el departamento de la empresa

cuyo fin es comprar cada vez mejor para mantener de forma permanente y regular el
abastecimiento necesario. Su integracin posterior dentro de un departamento de Economato y
Bodega lleva implcita la necesaria funcin de la distribucin interna.
Por tanto, el departamento de compras, a la hora de realizar su funcin, debe plasmar
necesariamente cuatro objetivos fundamentales:
1. Que la calidad del producto o servicio sea la necesaria para alcanzar sus fines.
2. Que el plazo de suministro sea adecuado.
3. Que el precio sea justo en la relacin con la calidad.
4. Que las condiciones de pago sean ptimas.
Estos parmetros u objetivos principales se descomponen en otros secundarios que emanan
de nuestra poltica de compras y de los condicionantes que deseemos incluir en nuestra
metodologa de evaluacin y seleccin de proveedores.
2.- EL CICLO DE COMPRAS
Conocemos comprar como el mero hecho de adquirir una cosa, pero esta definicin no es
necesariamente til a la hora de referirnos a la gestin de esas compras, que lleva
relacionadas una serie de actuaciones de tipo administrativo irrenunciables. El proceso de
compra empresarial incluye una serie de fases:
a) Determinacin de las necesidades. En esta etapa se toman decisiones acerca de:
Qu hay comprar.
Cunto hay que comprar.
Cundo hay que comprar.

PGINA - 1 -
Lgicamente, esta es una informacin que no procede nicamente del departamento de

compras, sino que emana de otros departamentos de la empresa.
CDIGO
FAMILIA
EXISTENCIAS
20
8
TOTAL
VALORACIN
ARTCULO
SUBFAMILIA
STOCK
MXIMO
MNIMO
LOTE
REPOSICIN
PRECIO COMPRA
PROVEEDOR
0701016
Carnes
UBICACIN
Almacn
Cocina
28
203,28
Solomillo de Ternera
Ternera
Unidad
kilos
40
6
20
7,81
Carnicera Joseln
PRECIO MEDIO
7,26
b) Seleccin de proveedores. No debe confundirse con la evaluacin y seleccin que se hace

de los proveedores para convertirlos en habituales dentro de la organizacin. En este caso se
trata de elegir, en cada momento, y de acuerdo con los parmetros fijados, el que ms nos
interese en cada momento.
Normalmente, en este momento, la empresa dispone de varias ofertas, que debe analizar antes
de escoger el proveedor ms adecuado. La empresa emplear los criterios de valoracin ms
adecuados. Por ejemplo:
1. Cumplimiento de las especificaciones del producto.
2. Precio.
3. Plazo de entrega previsto.
4. Experiencias previas con el proveedor.
5. Equipo humano del proveedor.
6. Garantas que ofrece respecto al producto.
7. Sistema de calidad y certificacin.
8. Solvencia de la empresa.
c) Realizacin de la compra. Esta operacin se har de la forma habitualmente reglamentada
a tal efecto, como veremos posteriormente. Esta fase, adems, no finaliza en el mero acto
administrativo de la peticin, sino que alcanza hasta la recepcin del gnero y su paso a
almacenamiento despus de superar los controles fijados a la hora de la recepcin.
d) Puesta a disposicin de lo comprado para el resto de departamentos que as lo precisen.
As, cuando anteriormente nos referamos al Departamento de Economato y Bodega de un
gran establecimiento hotelero, estamos pensando en una amplia red de distribucin interna en
la cual existen pedidos a almacn que son solventados sin que deba realizarse una compra
externa.
3.- MTODOS PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIN DE GNEROS
Hablaremos en este epgrafe de cuanto supone la emisin y seguimiento del pedido. En primer
lugar, una vez identificadas las necesidades, se proceder a la seleccin del proveedor ms
PGINA - 2 -
adecuado en funcin de un valor muy importante para toda buena empresa que se precie: el
establecimiento de los estndares. Para ello, resulta aconsejable disponer de un Manual de
Especificaciones Tcnicas. Veamos un ejemplo:
ARTCULO
FAMILIA
SUBFAMILIA
CARACTERSTICAS
Lomo de
Ternera
Carnes
Ternera
MANUAL DE
ESPECIFICACIONES
TCNICAS
CDIGO
0701016
PROCEDENCIA
ASPECTO
CONSERVACIN
En este caso presentamos el lomo de ternera. Lo hemos codificado

07........... Familia de Carnes.
01........... Subfamilia correspondiente a las carnes de ternera.
016......... El orden que hace dentro de los artculos procedentes de la ternera.
Anotaremos las caractersticas que presenta junto con el aspecto visual que debe reflejar la
entrega. As, podramos exigir que las piezas no contengan sebo u otras caractersticas
determinadas y anotarlas en la ficha del Manual. Estas caractersticas se deben dar a conocer
a los proveedores para que conozcan claramente las condiciones que deben reunir las piezas
que sirva a nuestra empresa.
Posteriormente, y conocidas las necesidades, es necesario realizar el pedido, utilizando para
ello los medios documentales que sea posible ya sea a proveedor habitual o a travs de
centrales de compras.
La documentacin del pedido debe hacerse de dos formas diferentes, especialmente en las
grandes organizaciones como pueden ser los hoteles donde exista un departamento de
Economato y Bodega. En esta situacin se realiza el pedido, que debe quedar registrado en
funcin de su destino final, en los siguientes documentos:
3.1.- PEDIDO, que ser la existencia adquirida que debe ser recepcionada para su
almacenamiento en Economato Bodega.
Nos referimos al documento que abarca la relacin existente entre la empresa, desde el
departamento de Compras o Economato Bodega, y el proveedor. Sea cual sea el tipo de pedido
y su forma de emisin, podra considerarse como vlido este formulario tipo:
PGINA - 3 -
Restaurante La Escuela
Los Requejos 93
28200 MADRID
PEDIDO
N/Ref
Fecha
CDIGO
Proveedor
Cdigo
CONCEPTO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
IMPORTE
TOTAL
Fecha de entrega prevista
Forma de pago
Los Requejos 93
28200 MADRID
DE
Fecha
CDIGO
ORDEN DE PEDIDO
A
N/REF
CONCEPTO
CANTIDAD
ECONOMATO BODEGA
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
SUMINISTRADO CON FECHA
DE
DE 2.
Firmado__________________
PGINA - 4 -
Firmado_________________
IMPORTE
3.2.- ORDEN O BONO DE PEDIDO

Tambin podemos denominarla PROPUESTA DE PEDIDO o SOLICITUD DE ENTREGA, ya
que puede tratarse de un pedido desde un departamento al almacn. Son, por tanto,
documentos por el que se espera aprovisionar un rea determinada, por ejemplo para el
desarrollo de banquetes. Tiene una triple misin:
1. Impedir las compras no autorizadas.
2. Facilitar la recepcin de los productos y su distribucin.
3. Impedir las compras de ltima hora.
Este documento podra denominarse ORDEN DE PEDIDO Y ENTREGA y proponerse como
documento de ida y vuelta, justificando la solicitud y entrega de materiales.
Los Requejos 93
28200 MADRID
____/______/2.___
CDIGO
CONCEPTO
LISTA DE MERCADO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
IMPORTE
TOTAL
RECIBIDO CON FECHA
DE
RECIBIDO
DE 2.____
VB
EL JEFE DE DEPARTAMENTO
3.3.- LISTA DE MERCADO, que es el documento en el cual quedan registrados aquellos

artculos que entrarn directamente a los departamentos de consumo, como por ejemplo la
cocina, por su naturaleza de perecedero.
Es un documento como la Orden de Pedido pero que sirve para verificar la entrega de
materiales que no pasan por el almacn, sino que se sirven directamente a los departamentos,
como por ejemplo una carne o un pescado que entra directamente a las cmaras de la cocina.
Por tanto, ser en este caso el Jefe de cocina el encargado de supervisar el pedido, la
recepcin y almacenamiento del mismo, comunicando al almacn su llegada y conformidad.
PGINA - 5 -
Recibe este nombre por asemejarse con el pedido al mercado, considerando ste como un
lugar fsico tradicional de venta de productos frescos perecederos.
3.4.- REPORTE DE COMPRAS DIARIO: Es el documento en el cual quedan reflejadas todas
las compras realizadas a lo largo de un da. Este documento sirve para llevar el control de las
compras realizadas y las entregas pendientes. Un diseo vlido sera:
Los Requejos 39
28200 MADRID
PROVEEDOR
Albarn
REPORTE DE COMPRAS DIARIAS

Artculo
Fecha_______
IMPUTACIN DEL CARGO A:

Otros
Cocina
Economato Rte
TOTALES
Conviene destacar, adems, la importancia de disponer de un Manual o Fichas de
Especificaciones Tcnicas de cada producto, tras la entrada en vigor el da 1 de enero de 2005,
del Reglamento 178/2002 del Parlamento europeo y del Consejo de 28 de enero de 2002, por
el que se establecen los principios y requisitos generales de la legislacin alimentaria, se crea
la autoridad europea de seguridad alimentaria y se fijan los procedimientos relativos a la
misma. Esta entrada en vigor implica que las empresas alimentarias deben disponer de un
sistema de TRAZABILIDAD, es decir, el control de un alimento desde todas las etapas de la
produccin, empezando en su origen ( por ejemplo, un animal ), y acabando en el plato de un
consumidor. La trazabilidad servir para detectar, y en consecuencia inmovilizar,
lotes o
partidas problemticas al conocerse todo el movimiento que ha sufrido un alimento.

A la hora de solicitar el gnero a los diferentes proveedores, o incluso de los diferentes
departamentos a Economato Bodega, emplearemos los siguientes mtodos o tipos de
pedido:
a. Pedido verbal: Realizado normalmente a travs del telfono.
b. Pedido en soporte papel: Ya sea en formato predefinido por la compaa o sin formato,
pudiendo adems en este caso proceder con la transmisin de los pedidos a travs del
fax.
c.
Pedido electrnico: A travs de la red, pudiendo ser tambin en formato predefinido por
la compaa o sin formato.
4.- RECEPCIN, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN DE GNEROS

Las empresas necesitan disponer, en el momento oportuno, de los productos necesarios, bien
para su propio consumo (fabricacin) o bien para la venta. Sin embargo, problemas tales como
PGINA - 6 -
los retrasos en los suministros y/o las variaciones en la demanda obligan a las empresas a
aprovisionarse de mercancas para hacer frente a estos riesgos. Surge de esta forma la
necesidad de almacenamiento. Esta situacin es muy habitual en el sector de la hostelera,
especialmente en las empresas de Restauracin, donde la acumulacin de demanda puede
llegar a ser verdaderamente repentina.
El almacn es el lugar donde llega la mercanca adquirida por la empresa (las materias primas
solicitadas por las diferentes secciones del departamento de produccin, si la empresa es
industrial, o artculos para la venta, si la empresa es comercial) y donde la empresa guarda las
mercancas destinadas a los clientes. Tambin se recogen en el almacn las mercancas
devueltas por los clientes y los sobrantes.
En el almacn, las mercancas se encuentran en posicin de reposo, a la espera de ser
llevadas a su lugar de destino. El almacenaje, por tanto, es una fase del proceso productivo o
de distribucin que no aade valor al producto.
Como resumen, diremos que el almacn o el encargado de ese almacn o departamento de
Economato Bodega realiza tres funciones bsicas para garantizar un ptimo funcionamiento:
Recepcin de los pedidos.
Almacenamiento de gneros y actualizacin de datos.
Distribucin de los gneros.
4.1.- Recepcin de pedidos:

La funcin del almacn, desde el punto de vista de la gestin de compras, consiste
bsicamente en recibir los pedidos esperados. Para ello, el responsable del almacn debe
conocer los pedidos realizados por la empresa, donde se detallan las mercancas y su
cantidad, sus especificaciones tcnicas, el proveedor y el plazo de envo.
Una vez contrastados los datos de los albaranes de entrega de los transportistas con los datos
de los pedidos, el encargado del almacn ordena la descarga del material, recuenta los bultos
comprobando que no existan daos externos y notorios (si existen daos, lo comunica al
departamento de compras para que haga la reclamacin oportuna) y acepta la mercanca a
falta del examen final. A este recuento o conteo de las unidades recibidas se le denomina
control cuantitativo. La evolucin tecnolgica y, en concreto, los importantes avances
producidos en el campo de la informtica hacen que este control se efecte utilizando distintos
sistemas que permiten una identificacin rpida y eficaz de los productos.
Las mercancas recibidas deben ser sometidas a un proceso de control de calidad o control
cualitativo antes de darles la entrada de manera definitiva en el almacn. Para ello, se
remiten al departamento de control de calidad, el cual se encarga de verificar si las
mercancas responden a las especificaciones de calidad establecidas en el pedido. Cuando el
nmero de artculos sobre los que hay que realizar el control de calidad es muy elevado, se
recurre al sistema del muestreo.
PGINA - 7 -
El departamento de control de calidad debe emitir un informe favorable sobre la calidad de las
mercancas recibidas para dar la entrada definitiva al pedido.
Una de las funciones ms importantes del almacn es descubrir todos los errores de la
compra: faltas, equivocaciones en los artculos (tipo, cantidad, etc.), daos, defectos, etc., ya
que su deteccin a tiempo evitar muchos de los problemas que ocasiona darse cuenta de
ellos demasiado tarde.
4.2.- Almacenamiento y actualizacin del almacn:
Una vez que la mercanca llega a poder de la empresa hay que almacenarla. Este hecho
genera, adems, una serie de gastos, que posteriormente veremos. El almacenamiento
responde a tres actividades bsicas: reunir, guardar y registrar.
Almacenar supone reunir porque representa el acto de poseer aquello que resultar
necesario en un futuro prximo y en cantidades suficientes para cubrir las necesidades.
Almacenar supone guardar por el hecho de ubicarlo fsicamente en un lugar en el cual se

pueda realizar su vigilancia y cuidado.
Almacenar supone registrar por la obligacin de anotar lo que se guarda, es decir, existir
un control documental del almacn. Estos datos que proceden de la obligacin de registro
suponen la actualizacin de los datos del almacn.
Los costes de almacenamiento o de posesin son los costes que tiene la empresa por el hecho
de tener existencias en el almacn.
Los costes de almacenamiento o de mantenimiento de existencias comprenden los siguientes
elementos:
Costes de capital o financieros. El dinero empleado en mercancas que estn almacenadas

y que podra ser utilizado en actividades de mayor rentabilidad para la empresa tiene un
coste financiero. Este coste se denomina coste de oportunidad del capital.
Costes de servicio. El coste del seguro que cubre las mercancas depositadas en el
almacn.
Costes de almacn. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en el almacn

(luz, agua, telfono, vigilancia, ...).
Costes de riesgos. Dentro de este tipo de costes consideramos los costes por
obsolescencia, que es el coste de tener en el almacn una mercanca que no tiene salida,
debido a los cambios en las modas y en los gustos de los consumidores, y los costes por
daos y desperfectos generados por deterioros, prdidas, caducidad, roturas, etc., que
sufren las mercancas al mantenerlas durante un determinado tiempo en el almacn.
Habitualmente se expresa el coste de almacenaje como un porcentaje anual del valor del
artculo. Este porcentaje se determina calculando los costes de los diferentes elementos que
componen el coste de almacenaje (costes de capital, servicio, obsolescencia, daos,...) y se
utiliza el mismo para todas y cada una de las mercancas del inventario.
PGINA - 8 -
4.3.- Distribucin de gneros:

Es la tercera de las funciones a realizar en un departamento de almacn o Economato
Bodega. Mediante la entrega de la peticin procedente de alguno de los departamentos de un
establecimiento, se procede a la entrega de los gneros solicitados. Este acto provoca en el
almacn una serie de actuaciones:
En el momento de la solicitud de gnero, se comprueba si hay o no existencia suficiente

para cubrir el pedido del departamento afectado.
De no haber gnero suficiente se procede a su pedido.
Se entrega al departamento la cantidad solicitada.
Se actualizan los datos del almacn y se comprueba la eficacia del stock mximo y stock
mnimo fijados.
En el acto de la recepcin, almacenamiento y distribucin de gneros se detecta la necesidad

de ejercer un control documental.
5.- DOCUMENTOS RELATIVOS AL PROCESO DE RECEPCIN DE GNEROS
5.1.- ALBARN:
Es el documento por el cual queda acreditada la entrega de mercancas. Es el documento que
acompaa a la factura en el proceso de compras. Puede reconocerse tambin con el nombre
de Nota de Entrega, pero en cualquier caso, sirve para probar la recepcin del producto por
parte del cliente. Puede ser:
Albarn de entrega o de devolucin, en cuanto al objeto de su existencia.
Albarn parcial o total, sin incluye una parte de la mercanca solicitada o su totalidad, y
siempre en casos en los que la mercanca se entrega dividida.
Albarn valorado o sin valorar, si refleja o no los precios a facturar.
Se divide en las siguientes partes, siempre en relacin de los datos que debe contener:
Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en l deben figurar:
Datos del emisor: Nombre o Razn social, domicilio y C.I.F. como mnimo.
Datos del cliente: Nombre o Razn social, lugar de entrega,...
Identificacin del documento: Nmero y fecha de emisin.
Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artculos entregados. Debe indicar:
Cdigo del artculo o referencia, si los posee.
Denominacin o descripcin del artculo o servicio.
Cantidad entregada.
Precio unitario del artculo y, si se desea, valoracin del documento.
Pi: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son:
Fecha de entrega de la mercanca.
Firma de la persona que la recibe.
Observaciones que deseen indicarse.

PGINA - 9 -
Distribuciones Exclusivas S.L

Avda. de los Patos
28052 MADRID
CLIENTE:
Restaurante La Escuela S.A.
Los Requejos 93
28200 MADRID
CIF: B/28002523
CIF: A- 28520012
ALBARN:____________________
FECHA: ____________________________
CDIGO
CANTIDAD
CONCEPTO
PRECIO
UNITARIO
IMPORTE
CUERPO
ENCABEZAMIENTO
PIE
TOTAL
Fecha de entrega:
Firma:
Observaciones:
5.2.- ACTA DE RECEPCIN:

Es un documento que se emite cuando los requisitos de compra de un producto son complejos,
debiendo pasar la recepcin de los gneros sucesivas conformidades. Se emplea
habitualmente en la Administracin y en casos de adquisicin de maquinaria y similares.
5.3.- FACTURA:
Es el documento mediante el cual el vendedor detalla una operacin comercial. Es tal la
importancia de este documento que est regulado por varias leyes y reglamentos como el
Reglamento del Impuesto de Sociedades, el del Impuesto sobre la Renta de las Personas
Fsicas (IRPF), la Ley y el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Aadido (IVA), pero es
destacable la existencia del Real Decreto 2402/1985, por el que se regula el deber de expedir y
entregar factura que atae a los empresarios y profesionales.
Este Real Decreto alude a la obligacin de expedir las facturas y conservarlas e indica que
podrn incluirse en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en
el plazo mximo de un mes natural. As, por ejemplo, un proveedor de frutas y verduras podr
reunir en una misma factura todos los albaranes entregados en un restaurante a lo largo de un
mes.
PGINA - 10 -
Se divide en las siguientes partes, siempre en relacin de los datos que debe contener:
Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en l deben figurar:
Datos del emisor: Nombre o Razn social, domicilio y C.I.F. como mnimo
Datos del cliente: Nombre o Razn social, resto de datos del cliente, incluido CIF
Identificacin del documento: Nmero y fecha de emisin
Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artculos entregados. Debe indicar:
Cdigo del artculo o referencia, si los posee.
Denominacin o descripcin del artculo o servicio
Cantidad entregada
Precio unitario del artculo y, si se desea, valoracin del documento.
Resumen de totales, desglosado en Base Imponible, IVA, indicando porcentaje y

cantidad, y el Total de la Factura.
Pi: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son:
Resumen de totales, desglosado en Base Imponible, IVA, indicando porcentaje y

cantidad, y el Total de la Factura.
ENCABEZAMIENTO
Forma de pago.
Distribuciones Exclusivas S.L

Avda. de los Patos
28052 MADRID
CLIENTE:
Restaurante La Escuela S.A.
Los Requejos 93
28200 MADRID
CIF: B/28002523
CIF: A- 28520012
FACTURA :____________________
CONCEPTO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PIE
CUERPO
CDIGO
FECHA: ________________
BASE IMPONIBLE...............................
I. V A .
%..............................
TOTAL FACTURA................................
PGINA - 11 -
IMPORTE
El pi de la factura que se muestra es estndar y no siempre es el ms til. De hecho, no

servira si se diera el caso en el que recibisemos artculos cuyo IVA fuese del 4 %, como la
leche o las frutas y verduras, del 7 % como las carnes y pescados, o del 16 % como los vinos y
licores. Por ello se va a proponer a continuacin un pi diferente, ilustrado con un ejemplo en el
cual la base imponible es desglosada en esos tres tipos de impuesto- Adquirimos artculos por
un importe neto de 236,00
PIE
BASE IMPONIBLE.......................
236,00
I. V. A. 4 % sobre
120,00
4,80
I. V. A. 7 % sobre
62,00
4,34
I. V. A. 16 % sobre
54,00
8,64
TOTAL FACTURA........................
253,78
5.4.- FICHA DE INVENTARIO PERMANENTE:

Es el documento o ficha de producto que existe en el almacn para controlar individualmente
los movimientos y valoracin individual de cada producto almacenado. Como posteriormente se
ver, esta valoracin puede hacerse en funcin de deferentes criterios.
Se trata de una ficha individualizada por producto o eferencia del almacn. As, aunque hoy en
da estas operaciones sean realizadas de forma mecanizada, se obtendrn datos histricos
acerca de cada uno de los movimientos habidos. Estas fichas, especialmente en las opciones
informatizadas, dispondrn de datos de alerta acerca del stock mximo y el mnimo
aconsejables para cada una de las referencias del almacn.
A continuacin se expone un ejemplo de lo que podra ser esa ficha:
ARTCULO:___________________________________________ CRITERIO DE VALORACIN______________
DIA
UDS.
ENTRADAS
PRECIO
TOTAL
UDS.
SALIDAS
PRECIO
PGINA - 12 -
TOTAL
UDS.
EXISTENCIAS
PRECIO
TOTAL
5.5.- VALE:
Nota que acredita el movimiento o solicitud de gneros entre diferentes departamentos de un
establecimiento. As, podremos hablar del vale de pedido para el documento que se gira como
solicitud de gnero al almacn, o de vale de entrega para el movimiento de los gneros entre el
almacn y los departamentos. Podremos valorar la existencia de otro al que denominamos
VALE o PARTE DE CONSUMOS DIARIOS, que es un resumen de las entregas efectuadas.
5.6.-INVENTARIO FSICO:
Es el resultado de la actualizacin realizada mediante recuento de todos y cada uno de los
artculos registrados a fin de documentar las existencias reales en el almacn y corregir as las
posibles desviaciones no detectadas por el control administrativo rutinario.
6.- TEST DE RENDIMIENTO:
No ser sta la nica vez que hablemos acerca del test de rendimiento. Por ello, no haremos
todava un estudio muy exhaustivo de su importancia y solamente nos referiremos a su
importancia en cuanto a la hora de poder calcular las necesidades de compra de un
determinado gnero en funcin, como su nombre dice, del rendimiento que es capaz de aportar
a una cocina. Posteriormente, en la Unidad de Trabajo 12 trabajaremos este aspecto con
mayor profundidad y teniendo presentes los costes derivados del rendimiento que ahora
calcularemos. En cuanto a este apartado de los precios, lo ms relevante relacionado con este
captulo ser el hecho de valorar las mercancas de entrada al almacn y su valoracin en el
momento de actualizar los datos de la ficha de inventario permanente.
Veamos un ejemplo.
Adquirimos una merluza para rellenar una vez limpia. Esta merluza tiene un peso de 3.200
gramos entera. Retiraremos 160 gramos de desperdicios que no tienen valor comercial alguno.
Al tiempo retiramos la cabeza, cuyo peso es de 376 gramos, la raspa y la piel, que pesan 200
gramos juntas y la cola, que pesa 240 gramos.
Sabemos que la cabeza, la piel y la raspa se utilizar para elaborar fumet y que en nuestro
inventario permanente estn valoradas a 3 por kilo.
Sabemos adems que la cola se utilizar para desmigar y emplear como farsa y que las
congelamos para mantener en nuestro economato a un coste de 4 por kilo.
Por ltimo, debe saberse que las merluzas de este tipo las pagamos a 12 kilo.
PGINA - 13 -
FICHA ESCANDALLO
ARTCULO:
PESO
3,2 KG
Estado
EN BRUTO
Peso inicial
Desperdicios
Cabeza, raspa y piel
Cola
EN LIMPIO
Merluza limpia
MERLUZA
PRECIO KG.
12,00
IMPORTE
38,40
Peso
Coste Total
Coste Kg.
3.200
160
576
240
100
5
18
7,5
38,40
1,73
0,96
12,00
3,00
4,00
2.224
69,5
35,71
16,06
La elaboracin de este test de rendimiento, ms conocido como escandallo, debe servirnos

para saber:
Cul es el precio por kilo de la merluza limpia y dispuesta para ser empleada?
Sabiendo que cada racin ser de 180 gramos de merluza limpia, cunta merluza debemos
adquirir para servir un banquete de 250 personas?
De la ejecucin de la ficha se desprende que esta merluza tiene un rendimiento del 69,5 %, es
decir, el 69,5 % de la merluza ser utilizable para nuestro fin. Por ello, la valoracin por
kilogramo ser superior a la fijada inicialmente.
En cuanto a la segunda parte del supuesto, sabemos que para que 250 personas consuman
raciones de 180 gramos:
250 x 180 = 45.000 gramos / 2.224 = 20,23 merluzas, es decir, 21 MERLUZAS
7.- LA POLTICA DE COMPRAS:
Dentro del clculo de las necesidades previas al aprovisionamiento es importante destinar un
apartado amplio a lo que debemos denominar Poltica de Compras. Esta es una actuacin a
tener en cuenta en el momento en que la empresa realice las actividades de planificacin. De
hecho, siempre dentro del proceso de planificacin empresarial deben preverse las polticas.
Por ello, entendemos que la poltica de compras es una de ellas. En caso de que esta se dirija
en estos trminos debe estar basada en seis amplios parmetros:
a. La calidad de los gneros.
b. El volumen del pedido.
c.
El precio.
d. Los descuentos y bonificaciones.

e. El plazo de aprovisionamiento.
f.
El plazo de pago.
PGINA - 14 -
7.1.- La calidad de los gneros:

Es el primero de los factores que realmente se tienen en cuenta a la hora de los
aprovisionamientos.
Por
muy tentadores
que
puedan
resultar
otros
aspectos
que
comentaremos, como el plazo de pago, o los descuentos, si stos no se sitan por encima del
poder de la calidad resultar muy complejo que tengan capacidad de decisin de compra.
Definiremos la calidad como aquellas propiedades que hacen de un artculo que ste sea
diferente del resto. Lgicamente no se busca sencillamente esa diferencia, pero s que se
desea que el artculo sirva fielmente a nuestros intereses. De hecho, en una actuacin de un
departamento de compras altamente complejo, ste debera comprar en funcin de las
especificaciones tcnicas que les hiciesen llegar los diferentes departamentos, siendo stos,
lgicamente, los que definiesen la calidad de los gneros culinarios u otros artculos a adquirir.
As, cada vez que el departamento de compra deba adquirir un artculo recibir instrucciones
de compra en funcin de tres aspectos:
Por la marca.
Por estndares o normas comerciales (Normas ISO, por ejemplo).
Por especificaciones.
7.2.- El volumen del pedido:

Este es uno de los grandes dilemas de la actividad de compras en la empresa. Debemos
responder oportunamente a la cuestin: Es ms barato comprar cada da o almacenar?
Ajustar el pedido es una actuacin complicada pero debemos llegar siempre a la conclusin de
adquirir el pedido ptimo que debe ser determinado en funcin de la experiencia y de las
condiciones de cada pedido, como el plazo de reposicin o el coste del almacenamiento.
Diremos que tenemos tres tipos de compras:
a) Compra anticipada: Es la ms habitual. Se emplea para cubrir con las previsiones de
necesidades de adquisicin o con el fin de aprovechar una situacin favorable del mercado.
En este tipo de compra se corre un riesgo escaso de obsolescencia y la posibilidad de fallo
en el suministro es reducida. Normalmente no se emplea para grandes ventajas del
mercado, sino ms bien para ofertas puntuales, que son las que le hacen ser ms
beneficiosa de las frmulas de compra.
b) Compra especulativa: Se realiza para aprovechar los precios bajos del mercado, o
empleando un volumen de compra elevado para bajar los precios. Es, en definitiva, una
compra anticipada que no busca cubrir solamente las necesidades. El error es que no tiene
en cuenta el coste de almacenamiento y el riesgo de roturas o de obsolescencia de
algunos artculos (las caducidades, por ejemplo).
c) Compra de precario: Se compra poco y de forma muy frecuente. Es la forma de intervenir
en mercados de frecuentes fluctuaciones, en el cual una bajada de precios podra provocar
una prdida en el caso de haber acumulado existencias adquiridas a precios superiores.
PGINA - 15 -
7.3.- El precio:
Es, indudablemente, uno de los indicadores ms relevantes a partir de las cuales pueden ser
evaluadas las ofertas de los proveedores. Sin embargo, concederle a este parmetro ms
importancia que a otros puede ser considerado como un error, pues una buena compra en
cuanto al precio de adquisicin de un producto puede ser poco interesante por los plazos de
pago, los plazos de entrega, el volumen exigible en el pedido o la calidad final de lo adquirido,
entre otros.
Antes de decidir la compra, el departamento de compras debe considerar que:
COSTE DE LA COMPRA = PRECIO DE COMPRA + COSTES ADJUDICADOS
Donde los costes adjudicados incluyen el transporte, los embalajes, los seguros,..., si bien
deberamos incluir una deduccin en estos costes: los descuentos.
7.4.- Los descuentos y bonificaciones:
Los proveedores podrn mejorar la oferta final de compra mediante la aplicacin de una serie
de descuentos. Estos pueden ser:
DESCUENTO COMERCIAL: Se aplica sobre el importe bruto de la compra y se fija en

funcin de la consideracin que el proveedor tiene acerca de su cliente.
DESCUENTO POR CANTIDAD: Lo conocemos habitualmente como rappels, nombre que

tambin les otorga el Plan General de Contabilidad. Este descuento tiene que ver con el
volumen de lo adquirido, si bien no se suele aplicar a cada pedido sino a lo largo de un
determinado periodo de tiempo que, generalmente, suele ser un ao.
DESCUENTO POR PRONTO PAGO: Que no tiene por qu tratarse de pago al contado. Es
un descuento que se obtiene al anticipar el momento del pago de un pedido. Este sistema
supone una mejora de la liquidez del proveedor. En muchos casos se llega a considerar
pronto pago hasta en plazos de 30 das. Un ejemplo clarsimo de gestin basada en la
obtencin de liquidez est en las Grandes Superficies que llegan a pagar en plazos que
van desde los 90 hasta los 180 das, cantidades de producto cuya venta
en los
supermercados se realiza en no ms de 20 30 das, con lo cual han pagado un producto

a sus proveedores con el dinero obtenido de su venta.
7.5.- El plazo de aprovisionamiento:
Este es el nombre con el que se denomina al tiempo que transcurre entre que se realiza el
pedido y que ste se entrega al cliente. Este parmetro resulta tambin muy importante a la
hora de realizar el clculo del aprovisionamiento pues rebasar la previsin de plazos puede
suponer la falta de existencias. Por ello, es muy importante tener previstos los plazos de cara al
almacn y en atencin a la posibilidad de obtener mejora de precios. Por ejemplo, para un
proveedor que distribuye una vez a la semana, modificar la fecha de entrega para evitar
nuestra falta de existencia supondr un coste aadido que nos repercutir, a buen seguro. Por
tanto, es muy importante valorar los plazos de aprovisionamiento.
PGINA - 16 -
7.6.- El plazo de pago:

Es el ltimo de los parmetros que consideraremos dentro de la poltica de compras. El plazo
de pago se define como el tiempo que transcurre entre el momento del aprovisionamiento y el
momento en que se hace efectivo. El pago se puede hacer:
AL CONTADO: Que no es necesariamente el pago en efectivo en el momento del

aprovisionamiento. Se trata de pago al contado tambin en caso de remesas mensuales, a
satisfacer mediante transferencias bancarias, recibos o talones bancarios.
APLAZADO: Comercialmente se considera contado hasta 90 das. No obstante, la

consideracin ms lgica dentro del sector de la hostelera, donde son muchos los
productos perecederos, es que a partir de los 30 das estemos en pago aplazado.
8.- LA EVALUACIN PROVEEDORES

En este momento ya podemos asumir que el proceso de aprovisionamiento es un elemento
clave para la buena marcha de un negocio del sector y que existen una gran cantidad de
variedades en cuanto a las calidades de los gneros, las cantidades a aprovisionar, la
composicin de los precios de los lotes, etc. Por tanto, el aprovisionamiento en la empresa
afecta a:
La calidad de los productos finales elaborados en el sector de la hostelera.
El cumplimiento de los compromisos que se adquieren desde la carta y los mens

elaborados.
Los niveles de stock acumulado en almacenes y la composicin de los lotes de reposicin.
La estructura de los costes, especialmente del food cost.
Por ello, la empresa de hostelera y turismo debe asegurar que sus proveedores le aseguren la
efectividad y calidad de los productos, al tiempo que cumple perfectamente las condiciones
econmicas y los plazos de entrega fijados. Para que los objetivos se puedan cumplir en este
particular, es aconsejable que la empresa defina e implante un SISTEMA DE EVALUACIN
DE PROVEEDORES. Esto sistema debe definir:
1. El mbito de la evaluacin, con lo que se determinan los productos y servicios, si proceden,
que van a ser objeto de evaluacin.
2. El sistema de clasificacin, que servir para fijar los niveles por producto y las condiciones
que deben cumplirse en cada particular, por ejemplo, los niveles de calidad de los gneros
culinarios.
3. Los criterios de evaluacin, que definen los criterios que van a valorarse para poder
establecer la evaluacin de cada proveedor, los indicadores a tener en cuenta y la
frecuencia con que van a obtenerse.
4. Las responsabilidades y comunicacin, en las que se fija quien realiza cada rea y como se
traslada la informacin dentro y fuera de la empresa.
PGINA - 17 -
8.1.- El mbito de la evaluacin:

Supone discriminar proveedores y productos que van a ser evaluados. En el sector de la
Hostelera y el Turismo, el nmero de productos que entrar en el almacn es amplsimo, al
igual que con una gran diversidad de proveedores. Evaluarlos a todos ellos supone un costoso
esfuerzo que no siempre es asumible. Por ello, resulta aconsejable establecer un nmero de
productos y proveedores que van a serlo. Es lo que conocemos como el ALCANCE DE
EVALUACIN. Preferiblemente se escogern aquellos productos y proveedores cuya situacin
pueda considerarse como crtica.
8.2.- El sistema de clasificacin:
Se establecen las bandas de clasificacin en funcin de la puntuacin obtenida en la
evaluacin. Por ejemplo, proveedores de tipo A, B y C.
8.3.- Los criterios de evaluacin:
Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluacin cuantitativa y medible. Por
ejemplo:
La calidad de los gneros.
El cumplimiento de los plazos de entrega.
La adaptacin del proveedor a las necesidades de la empresa.
La fiabilidad de los documentos del proveedor, como facturas, albaranes, recibos...
El precio de los productos.
Por ejemplo, una vez fijados estos criterios deben ponderarse:
CRITERIO
Calidad
Plazos de entrega
Adaptacin a la empresa
Fiabilidad documentacin
Precio
TOTAL
PONDERACIN
40 %
20 %
5%
10 %
25 %
100 %
PGINA - 18 -
A modo de ejemplo, se incluye un acercamiento sencillo a una metodologa de evaluacin que

puede resultar ilustrativo:
CRITERIO
Calidad
INDICADOR
PUNTUACIN
% de gneros en mal estado:

Productos defectuosos / productos
suministrados
Si % > 15. Puntuacin = 0

Si % entre 10 y 15. Puntuacin =
1
Si % entre 5 y 10. Puntuacin = 2
Si % < 5. Puntuacin = 3
Plazos de entrega
% de entregas retrasadas:
Nmero de entregas retrasadas/
entregas realizadas

1
Adaptacin a la empresa
% pedidos urgentes atendidos:

Pedidos urgentes atendidos / pedidos
urgentes realizados

1
Fiabilidad documentacin
% documentos con errores:

Documentos con errores/ documentos
emitidos
Precio
Variacin de precios:
Variacin de precios del proveedor/
variacin de precios de todos los
proveedores
Si variacin relativa es > 2.

Puntuacin = 0
Si variacin relativa est entre 1 y
2. Puntuacin = 1
Si variacin relativa es < 1.
Puntuacin = 3
8.4.- Responsabilidades y circuitos de informacin:

Responde a la necesidad de obtener datos dentro y fuera de la organizacin y en distintos
departamentos de la misma. Por tanto, resulta necesario establecer los circuitos de informacin
a travs de los cuales sta pueda ser obtenida y los resultados fruto de cada anlisis
distribuidos para su conocimiento y propuestas de mejora. Ser en este circuito donde se fijen,
adems, las responsabilidades que cada miembro de una organizacin debe asumir.
PGINA - 19 -
Actividades
1) Hoy hemos recibido un pedido que habamos realizado a Distribuciones Exclusivas. El
pedido recibido fue el siguiente:
Una caja de 15 botellas de Ron Bacardi a 9,20 la botella. Su destino es Economato y est
gravado con un IVA del 18 %
Una caja de 100 paquetes de servilletas de doble capa a 2,40 el paquete. Su destino es
la Cocina y est gravado con un 18% de IVA
Una caja de 8 botes de melocotn en almbar con destino cocina. Su destino es el

economato y su precio de 1,95 netos se grava con un 8 % de IVA.
10 cajas de leche, con 12 litros cada caja. El precio unitario es de 0,78 y su IVA es del 4
%. La mitad se destinar a economato y la otra mitad se divide entre la cocina y el
restaurante.
6 cajas de un vino cosechero de Rioja, con 12 botellas cada caja, que adquirimos a un
precio 3,80 la botella. La mitad se ir al economato y la otra mitad al restaurante. Su IVA
ser del 18%.
Se pide:
Realizar la factura del pedido y el reporte de compras diario, siendo sta la nica realizada.
2) Deseamos elaborar un Tourned Rossini para un banquete de 250 personas. Para ello se
adquieren solomillos de 4 Kg cada uno a un precio de 24 / kg. Una vez recibidos en el
establecimiento se procede a su limpieza, tras la cual se retiran 540 gramos de desperdicios.
Del solomillo limpio distinguimos tres piezas:
Cordn, con un peso de 360 gramos
Punta del solomillo, con un peso de 440 gramos
Cabeza y centro del solomillo, que pesan el resto.
Para elaborar el Tourned utilizaremos la cabeza y el centro, mientras que la punta y el cordn
se picarn para steak tartare.
El valor comercial de cada una de las piezas es el siguiente:
Desperdicios: sin valor comercial
El cordn se valora en nuestro almacn a 18 el kilo y la punta a 16 . Si cada racin pesa 240
gramos, cuntos solomillos debemos adquirir?
PGINA - 20 -
3) Debemos realizar la evaluacin de dos proveedores (A y B) que realizan nuestro

aprovisionamiento de forma habitual de frutas, verduras, hortalizas y legumbres. Para ello
observamos diversos datos que pueden generar indicadores que nos ayuden a valorar a cada
uno de ellos de la forma ms representativa para que le otorguemos valor. Una vez analizados
los datos que este supuesto aporta, debe fijar los criterios de evaluacin que va a utilizar y
adjudicarles una determinada ponderacin. Finalmente, otorgue una puntuacin a cada uno de
los indicadores que para cada criterio es capaz de fijar. Los datos que debe analizar son los
siguientes:
DATO A VALORAR
Entregas realizadas por el proveedor
Kilogramos servidos
Kilogramos servidos con alguna unidad defectuosa
Entregas realizadas con retraso
Pedidos urgentes realizados
Pedidos urgentes atendidos
Precio medio por pedido ao anterior
Precio medio por pedido ao actual
PROVEEDOR A
86
1920
24
8
16
15
50
52
PROVEEDOR B
75
2432
26
3
14
12
47
50
El precio medio por pedido de todos los proveedores este ao es de 120 mientras que el ao
anterior fue de 117 .
Una vez analizados estos datos, otorgue una valoracin a cada proveedor.
4) Elaborar una ficha de artculo para cada uno de los siguientes que forman parte del
inventario de un establecimiento de Restauracin:
Tapa de ternera
Merluza 2- 3 kg.
Setas
5) Elaborar para los artculos anteriores, la ficha correspondiente al Manual de Especificaciones

Tcnicas.
PGINA - 21 -

Ut11 Aprovisionamiento de Materias Primas

Transféré par

Informations du document

Description originale:

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Ut11 Aprovisionamiento de Materias Primas

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Ofertas gastronmicas

Emilio Alonso Alvarez

UT 11 El aprovisionamiento de materias primas

Que un porcentaje de los beneficios, incluso un 10 %, proceda de ahorros generados

Que una buena funcin de compras puede aportar un ahorro de un 2-3 %

Por tanto, diremos que el DEPARTAMENTO DE COMPRAS es el departamento de la empresa

Cunto hay que comprar.

Cundo hay que comprar.

Emilio Alonso Alvarez

Lgicamente, esta es una informacin que no procede nicamente del departamento de

b) Seleccin de proveedores. No debe confundirse con la evaluacin y seleccin que se hace

Emilio Alonso Alvarez

En este caso presentamos el lomo de ternera. Lo hemos codificado

Emilio Alonso Alvarez

Emilio Alonso Alvarez

3.2.- ORDEN O BONO DE PEDIDO

3.3.- LISTA DE MERCADO, que es el documento en el cual quedan registrados aquellos

Emilio Alonso Alvarez

REPORTE DE COMPRAS DIARIAS

IMPUTACIN DEL CARGO A:

partidas problemticas al conocerse todo el movimiento que ha sufrido un alimento.

4.- RECEPCIN, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN DE GNEROS

Emilio Alonso Alvarez

Recepcin de los pedidos.

Almacenamiento de gneros y actualizacin de datos.

Distribucin de los gneros.

4.1.- Recepcin de pedidos:

Emilio Alonso Alvarez

Almacenar supone guardar por el hecho de ubicarlo fsicamente en un lugar en el cual se

Costes de capital o financieros. El dinero empleado en mercancas que estn almacenadas

Costes de almacn. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en el almacn

Emilio Alonso Alvarez

4.3.- Distribucin de gneros:

En el momento de la solicitud de gnero, se comprueba si hay o no existencia suficiente

De no haber gnero suficiente se procede a su pedido.

Se entrega al departamento la cantidad solicitada.

En el acto de la recepcin, almacenamiento y distribucin de gneros se detecta la necesidad

Albarn de entrega o de devolucin, en cuanto al objeto de su existencia.

Albarn valorado o sin valorar, si refleja o no los precios a facturar.

Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en l deben figurar:

Datos del cliente: Nombre o Razn social, lugar de entrega,...

Identificacin del documento: Nmero y fecha de emisin.

Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artculos entregados. Debe indicar:

Cdigo del artculo o referencia, si los posee.

Denominacin o descripcin del artculo o servicio.

Precio unitario del artculo y, si se desea, valoracin del documento.

Pi: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son:

Fecha de entrega de la mercanca.

Firma de la persona que la recibe.

Observaciones que deseen indicarse.

Emilio Alonso Alvarez

Distribuciones Exclusivas S.L

5.2.- ACTA DE RECEPCIN:

Emilio Alonso Alvarez

Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en l deben figurar:

Identificacin del documento: Nmero y fecha de emisin

Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artculos entregados. Debe indicar:

Cdigo del artculo o referencia, si los posee.

Denominacin o descripcin del artculo o servicio

Precio unitario del artculo y, si se desea, valoracin del documento.

Resumen de totales, desglosado en Base Imponible, IVA, indicando porcentaje y

Pi: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son:

Resumen de totales, desglosado en Base Imponible, IVA, indicando porcentaje y