UNIVERSIDAD TCNICA

FEDERICO SANTA MARA

Direccin General de
Investigacin y Postgrado

Manual Normas y Procedimientos

Escuela de Graduados

Procedimiento
1.

Cdigo : PEG-09
Revisin: 01
Fecha : 30/04/2014
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Proceso de Graduacin

Objetivo

Describir el proceso de graduacin de los estudiantes adscritos a un Programa de

Doctorado o de Magster, desde que el estudiante est en vas de completar su
programa de estudios hasta la resolucin de grado.
2.

Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los estudiantes que estn en vas de

completar su programa de estudios en un Programa de Doctorado o de Magster
de la Universidad. En este procedimiento, el trmino tesis hace referencia a tesis
como a tesina, en tanto examen de grado a ste como a examen de graduacin.
3.

Responsabilidad

La responsabilidad de aplicar este procedimiento es de:

- Tutor (en su ausencia Director de Programa de Postgrado), es el
responsable de guiar al estudiante a lo largo de sus estudios.
- Director de Tesis, debe supervisar el desarrollo de la tesis y velar por su
correcto progreso, promoviendo el adecuado cumplimiento de sus
exigencias y caractersticas.
- Director de Programa de Postgrado, responsable de la correcta ejecucin
de cada etapa del proceso de graduacin, y de la entrega oportuna de la
informacin correspondiente.
- Coordinador de Investigacin y Postgrado, responsable de velar por el
cumplimiento de las normas vigentes al interior de su departamento.
- Comit de Tesis, responsable de evaluar el trabajo de tesis del estudiante y
realizar el examen de grado asociado.
- Director de Gestin de Postgrado, responsable de verificar el cumplimiento
de todas las exigencias acadmicas y administrativas del candidato a
graduarse.
- Director de Postgrado, debe resolver sobre cualquier controversia en el
transcurso de la aplicacin de este procedimiento.
- Comit de Coordinacin y Desarrollo de Investigacin y Postgrado,
responsable de la nominacin de un miembro externo para el comit de tesis
del estudiante.

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Proceso de Graduacin

Definiciones Especficas

Tesis/Tesina: Se refiere a un trabajo personal de investigacin o aplicacin, en la

lnea de especialidad del estudiante y segn el grado, carcter (cientfico o
profesional) y objetivos del Programa de Postgrado.
Tutor: Profesor designado por el Departamento, idealmente del rea de inters del
estudiante, que tendr la misin de guiarlo durante el desarrollo de su Programa;
podr, idealmente, ser el gua de tesis.
Director de Tesis: Profesor patrocinante de tema de tesis elegido por el estudiante,
idealmente puede ser el tutor. El Director de Tesis tiene la misin de supervisar el
desarrollo de la Tesis y velar por su correcto progreso, promoviendo el adecuado
cumplimiento de sus exigencias y caractersticas.
CoDirector de Tesis: profesor que ejerce funciones complementarias a las del
Director de Tesis, segn est descrito en el Reglamento Interno de cada Programa
de Postgrado.
Comit de Tesis: Grupo de al menos tres expertos evaluadores de la tesis
conformado segn est descrito en el Reglamento Interno de cada Programa de
Postgrado.
Miembro Externo: Experto ajeno a las Instituciones participantes en el Programa
de Postgrado, integrante del comit de tesis.
5.

Registros Asociados

El Expediente de Graduacin ser registrado y archivado en forma permanente en

una carpeta de antecedentes, confeccionada para cada estudiante, y en forma
electrnica; en los archivos Generales de la Escuela de Graduados. El Expediente
de Graduacin del estudiante consta de:
Datos personales (incluye fotocopia de Rut o Pasaporte),
Plan de estudios,
Certificado de notas,
Convenio especfico de codireccin de tesis (si hubiese),
Acta de examen de calificacin (slo Doctorado),
Acta de inscripcin de tesis,
Acta de defensa del tema de tesis (slo Doctorado cuando aplica),
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Proceso de Graduacin

Solicitud de revisin de tesis,

Acta de evaluacin de tesis y examen de grado (dos originales),
Autorizacin de publicacin de la tesis,
Resumen de estado financiero (dado por el Departamento de Finanzas de la
Universidad), y
Registro de firmas situacin administrativa al da.
El trabajo escrito de tesis, en CD-ROM, ser registrado y archivado en forma
permanente en la carpeta de antecedentes del estudiante; en los archivos
Generales de la Escuela de Graduados. Las dems copias fsicas y/o electrnicas
respondern a lo requerido por Biblioteca de la Universidad, que las registra y
almacena.

Identificacin

Responsable
Director de Postgrado

Expediente de
Graduacin

Tesis

Director de Gestin
de Postgrado
Secretaria

Archivo
Electrnico

Director de Gestin
de Postgrado

Archivo
Electrnico

Secretaria

1
Documento
impreso

Biblioteca

6.

Formato
Carpeta
con hojas
Impresas

Almacenamiento
Lugar

Tiempo

Secretara EG

Permanente

Secretara EG
Permanente
Biblioteca

Documentos Anexos

NEG-01

Codireccin de Tesis de Postgrado.

PEG-09-F01 Formulario Acta de Examen de Calificacin.

PEG-09-F02 Formulario Acta de Inscripcin de Tesis.
PEG-09-F03 Formulario Acta de Examen Defensa del Tema de Tesis.
PEG-09-F04 Formulario Solicitud de Revisin de Tesis.
PEG-09-F05 Formulario Acta de Evaluacin de Tesis y Examen de Grado.
PEG-09-F06 Formulario Autorizacin de Publicacin de la Tesis.
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Proceso de Graduacin

PEG-09-F07 Formulario Administrativo para Obtencin de Grado.

7.

Indicadores de Gestin

PEG-09-I01 Nmero de estudiantes con tesis inscrita.

PEG-09-I02 Nmero de estudiantes con tesis inscrita versus Nmero de
estudiantes de la cohorte.
PEG-09-I03 Nmero de estudiantes con codireccin de tesis versus Nmero de
estudiantes con tesis inscrita de la cohorte.
PEG-09-I04 Nmero de estudiantes graduados versus Nmero de estudiantes de
la cohorte.

8.

Descripcin del Proceso

A continuacin se describen las etapas que se siguen, desde que el estudiante

est en vas de completar su programa de estudios hasta su graduacin.
8.0

Contexto
Los Planes de Estudios de los Programas de Doctorado y Magster, estn
constituidos por un Programa de Estudios y una Actividad de Graduacin;
sta, en el caso de Doctorado, corresponde a la realizacin de una Tesis, y
en el caso de Magster a una Tesis o Actividad Formativa Equivalente
(Tesina).
El proceso de la Tesis, se especifica en el Reglamento de Graduacin para
Grados de Doctor y Magster aprobado por Consejo Acadmico de fecha 15
de Noviembre de 2010. Los Programas de Magster profesional que
consideran Actividad Formativa Equivalente, especifican en su Reglamento
Interno la correspondiente aprobacin e inscripcin de tema, desarrollo,
presentacin del trabajo y examen de graduacin.
En el caso de Doctorado, previo a la inscripcin del tema de tesis el
estudiante debe aprobar un Examen de Calificacin, especificado en el
Reglamento General N 47 (Reglamento General de los Estudios de
Postgrado) Arts. 33 y 34.

8.1

Inicio del proceso de graduacin

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Proceso de Graduacin

Tanto para Programas de Doctorado como de Magster, el proceso se inicia

normalmente cuando el estudiante ha completado satisfactoriamente su
Programa de Estudios. Sin embargo, excepcionalmente un estudiante en
vas de completar su Programa de Estudios, podra iniciar el proceso con la
autorizacin de su tutor.
Toda la informacin que se genere en el proceso de graduacin del
estudiante, ser incorporada en su Expediente de Graduacin.
8.2

Aprobacin del Examen de Calificacin (slo Doctorado)

En el caso de Programas de Doctorado, el estudiante debe aprobar un
Examen de Calificacin dentro de los 3 primeros aos de permanencia en el
Programa, requisito para la inscripcin del tema de tesis.
Dependiendo del Programa de Doctorado, el Examen de Calificacin
considera una de las siguientes tres modalidades:
1. Examen de los conocimientos y habilidades adquiridos en la etapa de
asignaturas de Programa; detallado y regulado por cada Programa en
su Reglamento Interno.
2. Examen basado en la defensa de un tema a ser desarrollado como
tema de tesis.
3. Examen que considera una combinacin de las dos modalidades
anteriores.
Si la modalidad es 1, existe posteriormente un examen de defensa de su
Tema de Tesis, ante una comisin compuesta por al menos tres profesores
nominados por el Comit de Programa o Departamento que incluye un
experto no perteneciente a las Instituciones participantes en el Programa de
Doctorado. La oportunidad en que se rinde este examen depende de cada
Programa; sin embargo su aprobacin, que se registra en el Formulario
Acta de Defensa del Tema de Tesis (PEG-09-F03), es requisito para hacer
entrega formal del escrito de la Tesis.
La informacin y resultado del Examen de Calificacin (aprobado o
reprobado), se registra en el Formulario Acta de Examen de Calificacin
(PEG-09-F01). Inmediatamente finalizado este Examen, el Director de
Programa de Postgrado enva a la Escuela de Graduados el Formulario
respectivo debidamente firmado.

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8.3

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Proceso de Graduacin

Inscripcin del tema de tesis

En un plazo mximo de 1 semestre a contar, en el caso de Programa de
Doctorado, de la aprobacin del Examen de Calificacin, y en el caso de
Programa de Magster de la culminacin del Programa de Estudios, el
estudiante debe presentar el tema de tesis para su aprobacin formal por
parte del Comit de Programa o Departamento, en la forma por ste
solicitada. El estudiante que exceda dicho plazo, deber solicitar su
reincorporacin al Programa de Postgrado para continuar en proceso.
El estudiante que no aprueba su tema de tesis, tiene una segunda y ltima
oportunidad para presentar un nuevo tema de tesis.
Una vez aprobado, el estudiante inscribe formalmente su tema de tesis
tanto en el Departamento como en la Escuela de Graduados, utilizando el
Formulario Acta de Inscripcin de Tesis (PEG-09-F02).
En el caso de codireccin de tesis con un profesor de un programa externo
a la Universidad, dicha inscripcin debe estar precedida y respaldada por
un convenio especfico para el estudiante, suscrito por el Rector de la
Universidad y por su equivalente de la institucin externa autnoma.
8.3.1 Doble Grado
Respecto del grado otorgado por la UTFSM (en forma independiente
o en forma conjunta con otras instituciones):
La UTFSM otorga un grado acadmico, al estudiante admitido y
matriculado en un programa de postgrado de la Universidad, que ha
cumplido con el correspondiente plan de estudio aprobado por el
Consejo Acadmico y las dems exigencias previstas por la
Universidad para la graduacin, de acuerdo a las normas
establecidas para este efecto.
Respecto del grado otorgado por una institucin socia externa a la
UTFSM:
La UTFSM reconoce la codireccin de tesis como mecanismo para la
obtencin de doble grado por parte del estudiante, es decir, la
obtencin del grado otorgado por la Universidad y de un grado similar

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Proceso de Graduacin

otorgado por la institucin socia a la cual pertenece el profesor gua

o co-gua de la tesis.
Este esquema de doble grado, se establece para un estudiante
mediante un convenio especfico firmado por el Rector de la
Universidad, en el cual deben definirse y detallarse (entre otros) las
condiciones de desarrollo conjunto de las actividades
correspondientes.
Ver Norma para la Codireccin de Tesis de Postgrado (NEG-01).
8.4

Aprobacin del trabajo escrito de tesis

El estudiante desarrolla su trabajo de tesis bajo la supervisin de su director
de tesis, y de su co-director de tesis si lo hubiere.
El escrito correspondiente al trabajo de tesis debe ser redactado en idioma
espaol o ingls; siguiendo, en cuanto a estructura y formato, las normas
generales para la presentacin de la Memoria de Titulacin de la
Universidad Tcnica Federico Santa Mara, publicadas en la pgina web
institucional (http://www.bib.utfsm.cl/web/?page_id=682).
Una vez que el estudiante ha cumplido con las exigencias del Programa de
Postgrado y de su Director de Tesis, puede presentar formalmente el escrito
de la tesis terminado; dichas exigencias incluyen la productividad
acadmica asociada al trabajo de tesis solicitada en el reglamento interno
del programa de postgrado, y (slo Doctorado), si procede de acuerdo al
apartado 8.2, aprobacin del examen de defensa del tema de tesis
registrada en el Formulario Acta de Defensa del Tema de Tesis (PEG-09F03).
La presentacin formal del escrito de la tesis terminado, ser efectuada en
la Escuela de Graduados por parte del estudiante, con el patrocinio de su
Director de Tesis y del Director del Programa, en formato digital
acompaando en el acto el Formulario Solicitud de Revisin de Tesis (PEG09-F04). Si de acuerdo a lo indicado en este Formulario, la tesis puede dar
origen a patente(s), la Escuela de Graduados informa a la Direccin de
Investigacin y Gestin de Proyectos para que se comunique con el
estudiante, director de tesis y director del programa tal que se resguarde la
propiedad intelectual e industrial de acuerdo a la normativa institucional.

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Proceso de Graduacin

El Comit de Programa o Departamento nomina a los miembros del Comit

de Tesis, integrado al menos por
a.

Un profesor/investigador que puede o no ser un acadmico del

Programa.
b.
Un miembro externo.
c.
El Director de Tesis.
El Director del Programa designa, de entre los miembros del Comit de
Tesis a quien lo preside, no pudiendo recaer esta responsabilidad en el
Director de Tesis.
La Escuela de Graduados verifica que el estudiante ha cumplido con los
requisitos acadmicos y administrativos de su Programa, y el Director de
Gestin de Postgrado realiza la consulta a los miembros del CCDIP para la
aprobacin del miembro externo. Si el CCDIP no lo aprueba, el Comit de
Programa o Departamento debe proponer otro referente externo.
Una vez aprobado el miembro externo, la Escuela de Graduados ratifica
formalmente el Comit de Tesis, reflejndolo en el Formulario Acta de
Evaluacin de Tesis y Examen de Grado (PEG-09-F05), y enva el
Expediente de Graduacin del estudiante al Director del Programa o
Coordinador de Investigacin y Postgrado.
El Comit de Tesis tiene como funcin, dejando constancia en el Formulario
Acta de Evaluacin de Tesis y Examen de Grado (PEG-09-F05): aprobar,
rechazar y pronunciarse sobre eventuales modificaciones respecto del
trabajo de tesis; pudiendo solicitar la comparecencia del estudiante durante
el proceso.
Si el Comit de Tesis rechaza el trabajo de tesis, debe establecer las
razones, y precisar si se requiere modificar el tema de tesis inscrito con
anterioridad, lo cual determina una nica oportunidad para que el estudiante
presente un nuevo tema de tesis.
El estudiante completa su plan de estudios o egresa una vez aprobado el
trabajo escrito de tesis.
8.5

Aprobacin del Examen de Grado

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Proceso de Graduacin

El Director de Programa de Postgrado debe solicitar a la Escuela de

Graduados la realizacin del Examen de Grado, y luego convocarlo con al
menos siete das hbiles de antelacin.
El Comit de Tesis tiene como funcin realizar el Examen de Grado,
dejando constancia en el Formulario Acta de Evaluacin de Tesis y Examen
de Grado (PEG-09-F05).
El Examen de Grado se realiza, necesariamente, en alguno de los Campus
o Sedes de la Universidad en que el Programa de Postgrado est
implementado, a menos que un convenio especfico de codireccin de tesis
determine otro.
El Examen de Grado es pblico y consiste en una presentacin y defensa
oral de la Tesis por parte del estudiante, acto en que ste y cada uno de los
miembros del Comit de Tesis deben estar fsicamente presentes; a menos
que la Direccin del Programa estime la presencia de alguno a travs de
videoconferencia, en cuyo caso debe solicitar la aprobacin de la Escuela
de Graduados, la cual de acceder nombra un ministro de fe quien
firmar el Formulario Acta de Evaluacin de Tesis y Examen de Grado
(PEG-09-F05) en su representacin.
El Comit de Tesis evala en conjunto el trabajo de tesis y su defensa oral.
El Examen de Grado se da por aprobado con calificacin mayor o igual a
85. Si la calificacin es menor, el Comit de Tesis, dentro de los 5 das
hbiles siguientes a su realizacin, determina conceder o no una ltima
oportunidad para que el estudiante lo rinda nuevamente en un determinado
plazo.
8.6

Validacin y entrega de resolucin de grado

Inmediatamente finalizado el proceso de rendicin de Examen de Grado
(aprobado o reprobado), el Director de Programa de Postgrado enva a la
Escuela de Graduados el respectivo Expediente de Graduacin, con toda la
informacin y debidamente firmado.
En caso de aprobacin del Examen de Grado, se exige al estudiante la
entrega del escrito final de su tesis: una (1) copia en CD-ROM, y el
nmero de copias fsicas y/o electrnicas requerido porpara Biblioteca
de la Universidad, coherente con los requisitos de forma y presentacin

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Proceso de Graduacin

establecidos; acompaando en el acto el Formulario Autorizacin de

Publicacin de la Tesis (PEG-09-F06). El escrito final de la tesis ser de
acceso pblico; sin embargo, en funcin de consideraciones relacionadas
con la proteccin de propiedad intelectual, dicho escrito puede, respecto del
trabajo de tesis, ser total o parcial.
Si el estudiante no registra deudas con la Escuela de Graduados, puede
solicitar en sta el Formulario Administrativo para Obtencin de Grado
(PEG-09-F07), para el registro de firmas que deber obtener de diversas
dependencias de la Universidad, que le permite acreditar al estudiante
situacin administrativa al da.
Una vez que la Escuela de Graduados recibe conforme el registro de
firmas, tramita la resolucin de grado ante Secretara General.
Finalmente la Escuela de Graduados entrega una copia de la resolucin de
grado al estudiante que la solicita, y el original en la ceremonia de
graduacin; y refleja esta calidad en los sistemas correspondientes
(ceremonia de graduacin, carpeta del estudiante, SIGA, etc.).
8.6.1 Diploma de Grado
Grado UTFSM:
Habiendo culminado el proceso de graduacin descrito, la UTFSM
entrega un nico diploma, que incluye el escudo institucional y
firmas de las autoridades competentes.
Grado Conjunto con otras Instituciones:
Habiendo culminado el proceso de graduacin descrito, la UTFSM en
forma conjunta con otras instituciones, harn entrega de un nico
diploma, que incluye los escudos institucionales y firmas de las
autoridades competentes.
Doble Grado:
Cuando la codireccin de tesis conduce, a la vez, a un grado
otorgado por una institucin externa a la Universidad, la UTFSM (en
forma independiente o en forma conjunta con otras instituciones) por
una parte, y la institucin externa por otra, emiten sus documentos
oficiales (resoluciones, certificados, diploma, etc.) asociados al grado
por cada parte otorgado, independientemente de la otra parte y sin
mencin alguna a sta.
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Proceso de Graduacin

Diagrama de Flujo: Proceso de Graduacin

Notas

Inicio

Estudiante
ha
completado
Programa
de Estudios

No

Se refiere a terminar
satisfactoriamente
Director de
todas las
asignaturas exigidas Gestin de
en su Programa de Postgrado
Estudios.

Estudiante
requiere
autorizacin de
su tutor

No

Si

Si

Tutor
autori
za

Estudiant
e de
Doctorad
o

Tutor

No
1

Si

Tiene
menos de 3
aos de
permanenci
a en el
Programa

No

Estudiante debe
abandonar el
Programa

Estudiante rinde
Examen de
Calificacin

No

Se fija nueva
fecha para repetir
Examen

Si
2

Preparado por: Equipo Direccin de Postgrado

El Examen de
Calificacin debe
ser aprobado dentro
de los 3 primeros
Director de
aos de
Gestin de
permanencia en el
Postgrado
Programa.
Estudiante podra
continuar un
programa de
Magister.

Fin

Aprueba
Examen

Responsables

Aprobado por:

Director de
Postgrado

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Proceso de Graduacin

Ha
transcurrido
ms de 1
semestre
desde la
culminacin
del Programa
de Estudios

Si

Si

Estudiante
debe solicitar
reincorporacin
al Programa

No

Ha
transcurrido
ms de 1
semestre
desde la
aprobacin del
Examen de
Calificacin
No

Si
Se acepta
reincorporaci
n
No

Dependiendo si se
trata de un
estudiante de
Magster o
Doctorado
respectivamente.
Director de
Gestin de
Postgrado
El estudiante debe
cumplir con las
exigencias
Estudiante
acadmicas en los
plazos establecidos.
En caso contrario
deber solicitar su
continuacin en el
EG,
Programa.
Departamento
Estudiante de
Doctorado tiene la
opcin de continuar
un programa de
Magster.

Estudiante debe
abandonar el
Programa

Director de
Postgrado

Fin

Estudiante
presenta tema de
tesis

4
No

Si

Estudiante
presenta nuevo
tema de tesis

Se
aprueba
tema de
tesis
Estudiante
inscribe tema
de tesis

Se aprueba o no el
proyecto de tesis.
No

Si
Se
aprueba
nuevo
tema de
tesis

Preparado por: Equipo Direccin de Postgrado

Estudiante
debe
abandonar
el Programa

Fin

Aprobado por:

Tesis debe ser

inscrita en el
Departamento y en
la EG.

Departamento

Estudiante

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Proceso de Graduacin

No

Estudiante
complet
exigencias de
tesis

Estudiante ha
cumplido con las
exigencias del
Programa de
Postgrado y de su
Director de Tesis;
las cuales incluyen
examen de defensa
del tema de tesis (si
aplica) y productos
acadmicos
asociados a la tesis.

Estudiante
contina el
desarrollo de
su tesis

Si
Estudiante remite escrito de su
tesis

Estudiante

Estudiante
Se propone Comit de Tesis
que incluye miembro externo

Departamento
EG realiza la
consulta a los
miembros del
CCDIP para la
aprobacin del
miembro externo.

Se informa Comit de Tesis y se

solicita Expediente de Graduacin

No

Se aprueba
miembro
externo.

Depto. debe
proponer otro
referente
externo.

No

No
Comit de Tesis
aprueba escrito de
tesis

CCDIP

Si

Requier
e
modifica
r tema
de tesis

Si

Preparado por: Equipo Direccin de Postgrado

Estudiante,
DPP o CIP

Aprobado por:

Comit de Tesis
puede aprobar,
rechazar y
pronunciarse sobre
modificaciones al
trabajo de tesis.

Comit de
Tesis

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Proceso de Graduacin

Una vez aprobado el

trabajo de tesis, el
Comit de Tesis
realiza el Examen
de Grado.

Estudiante rinde
Examen de Grado

Si

Estudiante
aprueba
Examen de
Grado
No

Se otorga
una
segunda y
ltima
oportunidad

Si

Se fija nueva
fecha de
Examen

No

Estudiante debe
abandonar el
Programa

El Examen de
Grado se realiza
necesariamente en
alguno de los
Campus o Sedes de
la Universidad en
que el Programa de
Postgrado est
implementado, a
menos que un
convenio especfico
de codireccin de
tesis determine otro.
Director de
Programa enva
inmediatamente a la
EG el respectivo
Expediente de
Graduacin con la
decisin del Examen
de Grado.

Fin

Preparado por: Equipo Direccin de Postgrado

Aprobado por:

DPP o CIP

Comit de
Tesis

DP

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Proceso de Graduacin

Ha presentado

No

Tesis final

Debe regularizar
trmite.

El estudiante
entrega la tesis final
de acuerdo a los
requisitos de forma
y presentacin
establecidos.

Estudiante

Si

Est al da
con las
deudas.

No

Debe regularizar
trmite.

Si

Ha
completado
su registro de
firmas.

No

Debe regularizar
trmite.

Estudiante completa
registro de firmas de
diversas
Estudiante,
dependencias.
Secretaria, DGP.

Si
Se tramita resolucin de
grado ante Secretara
General.

DGP, DP, Secretara

General

Se entrega Resolucin de
Grado al estudiante.

EG

Fin

Preparado por: Equipo Direccin de Postgrado

Aprobado por: