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Autor:
Dugarte, Jess
Web: http://www.jesusdugarte.com/
Barquisimeto, Noviembre, 2015
INTRODUCCIN
aborda
elementos
vinculados
con
la
Representacin
ii
NDICE GENERAL
PG.
DEDICATORIA
II
RESUMEN ...................................................................................................... 6
CAPTULO I.................................................................................................... 7
DESCRIPCIN DEL PROYECTO .................................................................. 7
1.
1.1
OBJETIVOS........................................................................................ 20
iii
iv
NDICE DE CUADROS
Nro
CUADRO
PG.
CUADRO DE PRESUPUESTOS...29
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
....ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
RESUMEN
CAPTULO I
1.
1.1
Caracterizacin de la Comunidad
La organizacin hace vida en el sector centro de Barquisimeto, cercano a
de
misiones,
Comunas
en
construccin,
son
las
principales
intermedia
superior,
secretariado
comercial,
formacin
TEXTIL,
INCE
AGRICOLA,
INCE
CONSTRUCCIN,
INCE
10
11
Ley del INCES, aprobada en noviembre de 2014, donde est contenido el Rol
protagnico y responsable del INCES en lo productivo.
El objetivo de la transformacin institucional, se basa en el impacto,
participacin e influencia del INCES en los sectores productivos priorizados del
pas, asumiendo su rol de INCES Productivo en el Sector Agrcola, Tecnologa,
Minera,
Textil,
Turismo,
Industria,
Hidrocarburos,
Construccin,
1.2
12
1.2.1 Metodologa
Toda investigacin de carcter cientfico bebe tener un basamento
terico-prctico donde se especifiquen los procedimientos a seguir para cumplir
una meta, as como lo explican Taylor, S.J. y Bogdan, R (2006) El trmino
metodologa designa el modo en que enfocamos los problemas y buscamos las
respuestas
Posterior al diagnstico situacional se estudi la aplicacin de diversas
metodologas de investigacin, entre las cuales se consider ms viable para el
desarrollo del proyecto, el anlisis descriptivo. Segn Tamayo y Tamayo M.
(Pg. 35), en su libro Proceso de Investigacin Cientfica, la investigacin
descriptiva comprende la descripcin, registro, anlisis e interpretacin de la
naturaleza actual, y la composicin o proceso de los fenmenos. El enfoque se
hace sobre conclusiones dominantes o sobre grupo de personas, grupo o
cosas, se conduce o funciona en presente.
1.2.1.1
Para
la
metodologa
correspondiente
este
trabajo
de
Por otra parte Morn, (2008), afirma que la observacin es por naturaleza una
experiencia sensorial que consiste en captar informacin del medio externo,
teniendo un plan y un objetivo previamente estructurado, esto con el propsito
de realizar registros sistemticos que nos permitan entender los fenmenos
estudiados
b)
15
16
1.3.1.3
asuntos o situaciones que influyen en los procesos que se llevan a cabo dentro
del departamento:
Se observ que el espacio est mal distribuido, principalmente, en el caso
de archivos verticales, los cuales estn ubicados dentro de la oficina de una
manera poco prctica, los documentos desorganizados, propensos al extravo y
al deterioro, ausencia de un mueble o lugar adecuado para el archivo de la
correspondencia, adems de falta de control de la misma, falta de equipos
tecnolgicos actuales para un mejor desempeo, temperatura descontrolada
debido al mal funcionamiento de un equipo de aire acondicionado, adems de
otros equipos tecnolgicos defectuosos, falta de personal que labore en el sitio.
De acuerdo a lo observado, como aspecto positivo destaca que, se puede
inferir una mejor distribucin del espacio donde funciona el departamento,
cuenta con un rea extensa y se pueden atacar las necesidades de espacio,
17
mientras que como aspecto negativo, se puede mencionar que los mobiliarios
destinados al archivo no son los ms idneos para archivar los documentos,
que constituyen la misin del Departamento de Comercio y Servicios del Centro
de Formacin Socialista Jess Gordo Pez.
Esta observacin tambin permiti determinar el
desorden de
2.
1.4
Objetivos
Objetivo General
Organizar la serie de correspondencia del Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, adscrito a la
Gerencia Regional INCES Lara, de Barquisimeto, Estado Lara.
Objetivos Especficos
1.
3.
20
administrativo,
como
de
elemento
integrante
del
patrimonio
documental.
Segn Garca, M. (2004). El Documento a todo objeto susceptible de
representar una manifestacin del pensamiento, con prescindencia de la forma
en que esa representacin se exterioriza.
Para efectos de esta investigacin, basados en los autores anteriormente
citados se puede sealar que un documento es la prueba o testimonio material
de un hecho o acto; es la evidencia de lo ocurrido y el registro formal de un
acontecimiento, la importancia en cuanto a su organizacin y control es
verdaderamente significativa por cuanto representa un testimonio jurdico y
administrativo del ente.
El presente proyecto est enfocado, principalmente, a la atencin de
solicitudes y comunicaciones externas e internas que se procesan con
regularidad
dentro
del
centro
de
21
formacin,
especficamente
en
el
Prez,
M.
(2000).
Por
correspondencia
administrativa
oficial
puede
decir
que
la
organizacin
de
la
serie
documental
los
usuarios
internos
externos,
lo
que
redundar,
c)
d)
e)
Impacto social
La
organizacin
de
la
serie
documental
correspondencias
del
brindar
informacin
verdadera,
eficientemente,
oportunamente,
PNFCI
El proyecto que se lleva a cabo en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, rigindose
bajo la Lnea de Investigacin de Organizacin del Conocimiento del PNF en
Ciencias de la Informacin, insertado en el programa Clasificacin Documental,
es un trabajo en el cual se desarrollaron diversos procesos archivsticos para la
organizacin de la serie documental correspondencias, adems de una base
de datos para el control de documentos.
26
en
la
organizacin
mediante
todos
los
procesos
de
trabajar haciendo uso de la base de datos, junto a los dems estndares que
se han establecido en el archivo general del departamento.
27
CAPTULO II
PLANIFICACIN DEL PROYECTO
2.2 El Producto
La organizacin de las correspondencias con tcnicas archivsticas y el
diseo de una base de datos
2.3 Presupuesto
La organizacin de la serie documental correspondencias se llevar a
cabo en el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez, ser de ndole netamente administrativo,
utilizando solamente el material que se encuentra en el rea de trabajo, por
ende, los gastos que supongan el presupuesto del proyecto, se limitaran a solo
gastos logsticos por parte de los investigadores durante el periodo de creacin
y desarrollo del mismo.
28
Actividad
Costo Aproximado
Transporte
Bs. 6.000,00
Papelera
Bs.4.000,00
Otros
Bs. 5.600,00
TOTAL
Bs. 15.000,00
29
Diagnosticar
Qu
Cmo
Cundo
Visitar el
Departamento de
Comercio y Servicios del
Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo
Pez.
Primera
semana de
Marzo
Aplicar los
instrumentos para la
recoleccin de datos.
Segunda y
tercera
semana de
Marzo.
Aplicacin de la
entrevista
semiestructurada
mediante un
procedimiento
previamente elaborado
Primera
semana de
Abril.
Dnde
Para Qu
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
La tutora
externa y
el grupo
de
proyecto.
Lpiz, papel y un
guin.
Brindar ms
efectividad en los datos
obtenidos en la
investigacin.
El grupo
de
proyecto.
Lpiz y papel.
Cmara.
Conocer de
primera mano, la
situacin presentada con
las correspondencias y
las acciones a llevar a
cabo en el aspecto
organizacional del rea
de trabajo.
La tutora
externa y
el grupo
de
proyecto.
La entrevista
semiestructurada,
computadora,
impresora, papel,
lpiz.
30
Quines
Con qu
Aplicar
Disear
Sensibilizar
Organizacin de la
serie Documental
Correspondencias,
ejecutando procesos
archivsticos definidos
Primera
semana de
Mayo a
ltima
semana de
Julio
Segunda
semana
Agosto
segunda
semana de
septiembre
Mediante una
charla sobre el
funcionamiento de la
organizacin de la serie
documental
correspondencias
ltima
semana de
octubre
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
31
Plasmar las
El grupo
soluciones a implementar de
en la serie Documental
proyecto.
correspondencias.
Hojas, lpiz y
autores referentes
al rea documental.
Llevar un control
digital de todas las
solicitudes atendidas por
el departamento de
comercio y servicios.
El grupo
de
proyecto.
Equipos de
computacin,
Sistema Open
Office.
Informar al
personal administrativo
sobre organizacin de la
serie documental
correspondencias,
adems de la
importancia de los
procesos archivsticos.
El grupo
de
proyecto
Pizarra acrlica,
marcadores, entre
otros
Cronograma de actividades
ACTIVIDADES
-Visitar el
FEB
MAR
ABR
Departamento de Comercio y
de
la
Correspondencias,
serie
Documental
ejecutando
procesos
archivsticos definidos
Disear una base de datos para el control de
correspondencia.
Charla
sobre
el
funcionamiento
de
la
organizacin de la correspondencias
Presentacin del Proyecto
32
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
CAPTULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
una
iluminacin
en
ptimas condiciones en
toda
la
34
CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
de
recepcin,
control
respuesta
de
solicitudes
de
35
consiste en
establecer
secuencias
naturales
36
son las
personas que laboran en el INCES a nivel regional ya que tienen relacin con
un gran nmero de las solicitudes que se atienen en los distintos apartados del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez.
4.4 Metodologa
En la realizacin del producto planteado se consult autores y trabajos
principalmente de la universidad de Sevilla Espaa, donde se puede referenciar
la metodologa para el producto.
Segn Dupla, (1997), la organizacin del archivo conlleva una serie de tareas
concatenadas que podemos definir en dos apartados:
Clasificar los fondos: Consiste en establecer diversas clases o
agregados documentales en funcin de su procedencia, es decir, del
autor que los ha creado.
Ordenar los documentos dentro de cada agrupacin o serie
documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la
unidad de orden establecida para cada caso.
En lo referido a la clasificacin Dupla, (1997), afirma que consistir en
agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo mediante agregados, los
agregados son las clases que se organizan teniendo en cuenta ir de lo general
a lo ms especficos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden
original.
38
dentro
de
la
organizacin
de
solicitudes,
informacin
40
cuyo procesamiento
de
procesamiento
de
Salida:
las
todos
los
entradas:
documentos
correspondencias
resultantes
de
del
solicitudes,
41
43
44
45
FUNCIONAMIENTO
La base de datos, para hacerla sencilla y prctica, cuenta slo con una
tabla de informacin donde se cargan los documentos, al abrir el programa
office se muestra la siguiente pantalla:
46
47
48
Tipos de consultas
-
49
Referencias
Ander Egg (1995). El marco terico de una investigacin. Recuperado el 29
de enero del 2007, de
http://www.fhumyar.unr.edu.ar/escuelas/3/materiales%20de%20catedras
/trabajo%20de%20campo/marco_teorico.htm
Bogdan, R. (2001). Introduccin a los mtodos cualitativos de investigacin.
Recuperado el 4 de noviembre del 2015, de
http://201.147.150.252:8080/xmlui/bitstream/handle/123456789/1216/bo
gdan1988.pdf?sequence=1
Caldern, C. (2011). Avances de la investigacin de la comunicacin en
Venezuela. Recuperado el 11 de diciembre de 2011, de
http://www.saber.ula.ve/bitstream/123456789/34311/6/avances_investiga
cion.pdf
Carvajal. G. (2004). Metodologa de la investigacin cualitativa. Recuperado el
31 de octubre 2009, de http://media.utp.edu.co/centro-gestionambiental/archivos/metodologia-de-la-investigacioncualitativa/investigacioncualitativa.doc
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. (1999). Gaceta Oficial
de la Repblica Bolivariana de Venezuela. N 5453. Extraordinario 24-32000.
52
ANEXOS
53
ANEXO 1
Entrevista Estructurada
tem 1. Es usted la responsable del Departamento Comercializacin y Servicios
del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez del INCES?
R: Si, soy la Jefe de Centro, designada mediante Orden Administrativa N 0142015-02-49, de fecha 10/02/2015, de la Presidencia del INCES.
tem 2. Como responsable de este departamento, mantiene el archivo de
documentos actualizado?
R: No, no existen orientaciones para llevar un archivo de documentos
adecuado y mucho menos actualizado.
tem 3. Este departamento recibe poca, moderada o mucha correspondencia?
R: Mucha correspondencia, como solicitudes de procesos formativos por parte
de comunidades, particulares, solicitudes de espacios para reuniones y otros
eventos, comunicaciones de otras oficinas del INCES.
tem 4. Este departamento genera poca, moderada o mucha correspondencia?
R: Mucha correspondencia, dando respuesta a las solicitudes de procesos
formativos por parte de comunidades, particulares, a las solicitudes de
espacios para reuniones y otros eventos, respondiendo o solicitando
informacin a otras oficinas del INCES.
tem 5. Dnde archiva las correspondencias recibidas y enviadas?
R: Se tienen algunos archivos que contienen informacin de aos anteriores,
de muy vieja data. Los del ao 2014 se encuentran en un mueble que tiene dos
puertas y estn unas carpetas encima de otras. Las del 2015, en su mayora
est en las gavetas y encima de los escritorios, existe muy poca archivada en
carpetas y slo una gaveta de un mueble se utiliza para esas carpetas. Estas
carpetas no tienen un orden especfico de archivo, se archivan en forma
general, como recibidas, enviadas y se tiene una carpeta de requerimientos de
materiales y otros insumos para la oficina.
54
55
ANEXO 2
Registro fotogrfico
Unidades
Documentales
Diversos
documentos
que
presentan
desorganizacin
en
cuanto a su clasificacin.
Foto 1
No
cuenta
con
un
para
las
involucra
reas
que
no
tiene
implementado
ningn
sistema estandarizado.
Foto 2
Infraestructura
del Departamento
de
Correspondencia
Foto 3
56
ANEXO 3
Registro de asistencia
57
Minuta
58
ANEXO 4
Cuadro de clasificacion
59