Manuel Gestion Des Subventions

Gestion des subventions
Version intgrale disponible en ligne
1000-FR(313)
Table des matires

Introduction
Sance 1 : Concevoir une action
Sance 2 : Demande de subvention mondiale
Sance 3 : Mise en uvre, suivi et valuation de laction
Sance 4 : Rapports
Annexes*
A Feuille de travail Protocole daccord du club
B Protocole daccord du club
C Protocole daccord du club (ressources)
D Modle de protocole daccord avec une organisation partenaire
E noncs et objectifs des axes stratgiques
F Subventions mondiales Plan de suivi et valuation
G Supplment Bourses dtudes
H Orientation pr-dpart pour les boursiers et les quipes de
formation professionnelle
I Principes de prennit
J Action de microcrdit Supplment la demande de subvention
K Action de microcrdit Supplment au rapport de subvention
L quipes de formation professionnelle Itinraire
* Note: Les annexes peuvent ne pas tre toutes disponibles immdiatement.
Ces annexes et les Modalits des subventions de la Fondation sont disponibles
sur www.rotary.org/fr/grants.
1000-FR(313)
Les subventions mondiales soutiennent les efforts des Rotariens qui apportent leur
expertise, leurs comptences et leur soutien financier pour aider les communauts
rpondre aux besoins critiques: eau potable, scurit conomique, sant et
protection contre les maladies mortelles, ducation et paix. Ce manuel explique
comment concevoir une action aux rsultats durables et mesurables, effectuer une
demande de subvention mondiale et assurer une gestion responsable des fonds.
Ilcomprend aussi des ressources pour aider le club mettre en uvre le protocole
daccord du club. Il sadresse principalement aux Rotariens participant au sminaire
de district sur la gestion des subventions mais aussi aux districts effectuant une
demande de subvention mondiale.
Les informations contenues dans ldition 2012 de ce manuel sont issues du

protocole daccord du club, des modalits des subventions mondiales et de
district, et du Rotary Foundation Code of Policies. Tout changement ultrieur
apport ces documents par le conseil dadministration de la Fondation remplace
les directives prsentes dans cette publication.
En cas de questions contacter :

Gestion des subventions et certification qualification@rotary.org
Subventions de district et mondiales
contact.center@rotary.org
Publications et formation
leadership.training@rotary.org
Les subventions de la
Fondation Aperu
La Fondation propose trois types de subventions : les subventions de district, les
subventions mondiales et les subventions cl en main. Bien que ce guide mette
essentiellement laccent sur les subventions mondiales, chaque type est brivement
abord ci-dessous.
Subventions de district
Se rendre sur
learn.rotary.org
pour suivre le cours
Vision pour lavenir
Prsentation pour vous
aider valuer votre
action et dterminer la
subvention lui convenant
le mieux.
Elles financent des actions et activits locales ou internationales court

terme, soutenant la mission de la Fondation. Le district gre et alloue les
fonds en fonction des demandes des clubs.
Chaque district tablit ses propres modalits de demande et dallocation
des fonds aux clubs. Contacter la commission Fondation de district pour en
savoir plus.
Subventions mondiales
Elles financent des actions et des activits de grande envergure qui:
sinscrivent dans au moins un axe stratgique

rpondent un besoin identifi par les bnficiaires
impliquent activement la communaut bnficiaire
sont conues pour autonomiser la communaut aprs la conclusion de
laction
produisent des rsultats mesurables
Gestion des subventions 0.1 Les subventions de la Fondation Aperu
AXES STRATGIQUES
Prvention/rsolution des conflits

Prvention et traitement des maladies
Eau et assainissement
Sant de la mre et de lenfant
Alphabtisation et ducation de base
Dveloppement conomique et local
Types dactivits:
Actions humanitaires apportant des rsultats durables et quantifiables.
quipes de formation professionnelle constitues de professionnels qui se rendent
ltranger soit pour y donner une formation dans leur domaine dexpertise soit pour y
approfondir leurs connaissances professionnelles. Ce type dactivit peut tre organis en
conjonction avec une action humanitaire.
Bourses dtudes finanant des tudes universitaires des tudiants dont les objectifs de
carrire sinscrivent dans au moins un axe stratgique.
Subventions cl en main
Elles permettent aux clubs de travailler avec les partenaires stratgiques de la Fondation
sur des activits et des actions dj conues et finances entirement par le Fonds
mondial et les partenaires stratgiques.
Comparatif Subventions de district/subventions

mondiales
Dans cette publication
lectronique, la prsence
dun lien vers
www.rotary.org/fr est
indique en orange.
Subventions de district
Subventions mondiales
Entrent dans la cadre de la mission

de la Fondation
Sinscrivent dans au moins un des

axes stratgiques
Pas de budget minimum
Budget minimum de 30000

dollarsUS
Impact court terme
Impact long terme et durable
Bourses pour des tudiants de tous

niveaux souhaitant tudier dans
leur pays ou ltranger
Bourses pour des tudiants

souhaitant obtenir un master
ltranger
Participation active des Rotariens
Participation active des Rotariens
Conformes aux modalits des

subventions
Conformes aux modalits des

subventions
Rsultats mesurables
Certification du club
La certification garantit la Fondation que votre club a les mcanismes de
contrle financier en place pour grer avec succs les fonds de subvention.
La gestion des subventions concerne tant la slection des actions/activits et
la demande de subventions que la bonne gestion des fonds, lvaluation de
laction et la remise de rapports.
Considrer envoyer
plusieurs membres
du club au sminaire
afin dlargir lexpertise
du club.
Les clubs doivent tre certifis chaque anne par leur district afin de pouvoir
prsenter des demandes de subvention mondiale ou cl en main. Par contre,
cest votre district de dcider si la certification est ncessaire pour que ses
clubs aient accs aux fonds de la subvention de district. Afin dtre certifi,
un Rotary club doit :
1. Envoyer le prsident lu ou un reprsentant au sminaire Gestion des
subventions
2. Approuver le protocole daccord du club en remettant au district un
exemplaire sign par le prsident et le prsident lu du club
3. Accepter les critres supplmentaires de certification imposs par le
district.
Pour rester certifi, un club doit respecter les termes du protocole daccord
du club (annexe B) et des modalits des subventions. Le protocole daccord
du club est un contrat liant le club son district et expliquant les critres
minimum de la Fondation en matire de gestion des subventions. Votre club
devra galement agir conformment ses directives et la lgislation locale.
Pour toute question, contacter la commission Fondation de district.
1. Concevoir une action

Avant de dposer une demande de subvention mondiale, les clubs doivent concevoir
une action rpondant des besoins prcis, reposant sur un partenariat solide, avec des
objectifs ralistes, quantifiables et durables.
Partenaires
Les subventions mondiales exigent la fois un parrain local et un parrain
international. En raison de ses connaissances et de sa proximit, le
partenaire local ralise en gnral lvaluation des besoins et gre la mise en
uvre de laction et les dpenses.
Former un partenariat avec une autre organisation (non-gouvernementale,
association, agence gouvernementale) est galement possible. Cette
organisation agissant en tant que troisime partenaire peut, entre autres,
apporter une expertise technique ou des infrastructures, effectuer un travail
de plaidoyer ou dispenser des formations. Les parrains doivent sassurer au
pralable que lorganisation partenaire jouit dune bonne rputation et lui
faire signer un protocole daccord avant toute participation une action
(voir Annexe D).
Les actions finances par

la Fondation doivent tre
inities et contrles par
des Rotariens.
Une communication constante entre les partenaires de laction est

essentielle pour permettre des prises de dcision communes, assurer une
meilleure supervision de laction et des fonds, et favoriser des partenariats
solides pour de futures actions. Prvoir un plan de communication au sujet
de laction et de ses avances.
O trouver des partenaires:
ProjectLINK
Amicale daction du Rotary en rapport avec un des axes stratgiques
Convention du Rotary
Matchinggrants.org/global
LinkedIn
Foires aux actions
Dplacements personnels
Dirigeants du district (ils peuvent faire la promotion de votre action lors
de runions internationales)
Connexions-Actions pour nouer des contacts avec des partenaires

ltranger pour une action internationale, trouver des fonds, des volontaires
ou des dons en nature.
Gestion des subventions 1.1 Concevoir une action
valuation des besoins de la

collectivit
Phase prliminaire toute planification, elle permet dobtenir des
informations sur les ressources et les besoins, de savoir si et comment des
rponses sont apportes aux problmes et didentifier le type dactions qui
simposent.
Nous vous encourageons respecter ces principes gnraux:
Inviter toutes les parties concernes. Obtenir les perspectives dun

chantillon reprsentatif de la collectivit, y compris les personnes qui
seront impliques dans la planification et la mise en uvre de laction et
celles qui en bnficieront.
Faire confiance au savoir-faire local. Identifier les besoins qui importent

vraiment la population.
Utiliser les ressources humaines disponibles. Les ressources financires

alloues une action ne permettront pas de tout rsoudre. Demander
vos interlocuteurs ce quils peuvent accomplir pour aider la collectivit.
Lensemble des participants peuvent et doivent apporter leur pierre
ldifice.
Penser au long terme. Impliquer les membres de la collectivit dans la

rflexion visant dgager des objectifs long terme qui assureront que
laction se poursuivra une fois les fonds de subvention puiss.
Si plusieurs besoins sont identifis, choisir votre action en fonction de leur
importance pour la population ainsi que de lexpertise et des capacits de
votre club. Parmi les facteurs prendre en compte : comptences techniques
des Rotariens, site de laction, temps ncessaire sa ralisation, ressources
financires, etc.
Consulter Outils dvaluation dune collectivit (605C) pour dautres conseils.
Lorsquun parrain
international contacte
des clubs locaux avec un
projet prdfini, certains
nosent pas le froisser
et acceptent son offre
mme sils nont pas
les comptences ou la
volont pour en assurer
le succs. Les actions
bases sur les besoins
de la collectivit locale
ont plus de chance dtre
acheves et poursuivies
par les Rotariens locaux
et les bnficiaires.
Plan de mise en uvre

laborer un plan dtaillant la mise en place de chaque tape de laction et
comment les directives de la Fondation et du Rotary seront respectes. Ce
plan indiquera les tches accomplir, leurs responsables, leur cot et un
calendrier des dpenses et des activits.
Nommer une commission

Chaque club/district parrain doit former une commission compose dau
moins trois Rotariens charge de connatre les dtails de laction, de
prendre les dcisions qui simposent, et de superviser laction et lutilisation
des fonds. Il convient aussi de dsigner un contact principal qui aura la
responsabilit de correspondre avec la Fondation sur toutes questions
relatives la subvention.
Rles et responsabilits. Il sagit dassigner tches et responsabilits aux membres des

commissions mais galement aux contacts principaux, organisations externes (le cas
chant) et bnficiaires.
Conflit dintrt. Veiller viter tout conflit dintrt, rel ou peru (cf. Protocole daccord
du club, partie 1C). Les Rotariens ayant un intrt particulier dans laction (ex.: employ
ou administrateur dune organisation partenaire, propritaire dune entreprise qui vendra
des matriaux utiliss pour laction, administrateur dune universit o un boursier
prvoit dtudier) ne peuvent siger une commission daction et tout conflit dintrt
potentiel doit tre divulgu dans le dossier de demande.
Continuit. tablir une procdure pour remplacer si besoin est un membre de commission
et sassurer dans la mesure du possible que le contact principal sera impliqu du dbut
la conclusion de laction. Si un club souhaite impliquer son prsident, il peut songer le
nommer la commission.
Mettre en place des solutions durables

Les subventions mondiales visent tablir un changement durable. Des actions durables
peuvent prendre des formes diffrentes mais ont les caractristiques suivantes:
BESOINS DE LA COLLECTIVIT: Pour tre durable, une action doit tre bien tudie,
impliquer la collaboration de plusieurs participants et rpondre aux besoins et aux
valeurs des bnficiaires. Les parrains doivent:
dmontrer comment lavis des bnficiaires a t recueilli

identifier les organisations et groupes locaux ou les agences gouvernementales
impliqus dans la coordination des activits de laction.
MATRIAUX/TECHNOLOGIE: une action durable favorise lutilisation de matriaux
durables accessibles, faciles utiliser et sans impact ngatif sur lenvironnement. Les
parrains doivent:
indiquer si les matriaux sont achets localement

confirmer quil est facile de se procurer des pices de rechange (le cas chant).
FINANCEMENT: une action durable sassure de lexistence dune source fiable de fonds
pour prenniser les rsultats aprs la conclusion de laction. Les parrains doivent:
proposer ou encourager des activits gnratrices de revenus rguliers permettant

daider la collectivit poursuivre laction
dmontrer la prsence de sources de financement prexistantes.

CONNAISSANCES: une action durable aide la collectivit acqurir de nouvelles
comptences et connaissances, et modifier les comportements. Les parrains doivent:
sassurer que les nouvelles initiatives seffectuent en coordination avec des campagnes
de formation, dducation ou de sensibilisation
dmontrer comment seffectuera le transfert des comptences de futurs bnficiaires.

MOTIVATION: une action durable incite la collectivit sapproprier laction et ses
rsultats. Les parrains doivent:
confirmer que les bnficiaires ont un rle bien dfini dans latteinte des objectifs de
laction
identifier des leaders locaux qui seront chargs de suivre les rsultats et de sassurer de
la continuit des services.
SUIVI/VALUATION: une action durable est conue pour obtenir des rsultats prcis et
mesurables. Les parrains doivent:
tablir des objectifs clairs et des donnes de rfrence (situation de dpart) pertinentes
identifier des indicateurs dimpact et les mthodes qui seront utilises pour collecter
les donnes.
Les actions finances par des subventions mondiales doivent inclure ces pratiques
durables et les parrains doivent pouvoir dmontrer comment elles se concrtisent dans le
cadre de services existant dans la collectivit.
Pour des exemples daction intgrant ces principes de prennit, se connecter
learn.rotary.org et consulter le cours Subventions mondiales Monter une action ou
contacter le personnel de la Fondation.
Consulter des experts techniques

Les partenaires doivent travailler avec des Rotariens qualifis de leur club ou rgion pour
planifier les aspects techniques de laction (par exemple, consulter un ingnieur du gnie
civil pour une action dapprovisionnement en eau) et ainsi sassurer de sa faisabilit.
De plus, les Rotariens peuvent travailler avec des organisations externes disposant de
lexpertise ou des ressources ncessaires pour aider la planification et la mise en
uvre de laction.
Les conseillers techniques de la Fondation sont des Rotariens bnvoles qui offrent une
expertise technique la Fondation et aux Rotariens montant des actions dans le monde
entier. Ils permettent la Fondation de sassurer que les subventions vont financer
des actions ralistes et bien planifies, et que les fonds sont utiliss comme prvu. Ils
effectuent des valuations de dossiers de subventions, des visites de site et des audits.
valuer les rsultats

Lors de la planification, les parrains doivent dterminer comment seront mesurs
les rsultats. Pour se fixer des objectifs, consulter lannexe E, noncs et objectifs des
axes stratgiques. Slectionner des indicateurs dimpact appropris (voir la liste des
indicateurs officiels de la Fondation en annexe E), en choisir des supplmentaires pour
rpondre aux besoins spcifiques de laction et collecter des donnes.
Crer un plan de suivi et dvaluation des rsultats :
Dterminer les donnes de rfrence (situation de dpart). Les activits, le site et le

public cible identifis lors de lvaluation des besoins doivent pouvoir vous fournir des
donnes et une image prcise de la situation de dpart. Les donnes runies par la
suite y seront compares pour valuer les rsultats de laction.
tre spcifique. Identifier clairement les bnficiaires de laction et son droulement.

tablir des indicateurs pour valuer les progrs de laction.
Choisir des mthodes de mesure.
Cinq dix pour cent du budget de laction devraient financer les activits de suivi et
dvaluation. Cela vous permet de couvrir les dpenses lies aux dplacements, aux
services extrieurs et aux fournitures. Les dpenses de suivi et dvaluations sont ligibles
et attendues dans les budgets de subventions mondiales.
Exemple de plan de suivi et dvaluation

Donnes de
rfrence
Objectifs concrets de laction
Dans un camp
de rfugis,
10000 enfants
nont pas accs
des activits
qui transcendent
les barrires
religieuses ou
ethniques.
Mthode de mesure
dimpact
Lors de la premire anne, 1000 enfants

rfugis auront pris part au moins une
des activits organises regroupant des
participants de tous horizons.
Recenser le nombre
de participants en
prenant soin de ne
pas compter plusieurs
fois le mme enfant.
Recueillir des donnes
dmographiques sur
chaque enfant.
Lors de la premire anne, tous les

groupes religieux ou ethniques seront
reprsents parmi les participants.

sur lappartenance
religieuse et ethnique
des participants.
Lors des six premiers mois, une

commission compose de reprsentants
des principaux groupes religieux et
ethniques sera forme et se runira
chaque mois.
Enregistrer la
composition de la
commission.
la fin de laction (2 ans), 2 000 enfants

rfugis auront pris part au moins une
des activits organises regroupant des
participants de tous horizons.
Recenser le nombre
de participants aux
activits en prenant
soin de ne pas compter
plusieurs fois le mme
enfant.
Tenir un compte-rendu
des runions et du
nombre de participants.

dmographiques sur
chaque enfant.
Un hpital
local a un taux
de mortalit
infantile de 15%
et seulement 2
sages-femmes
formes.
Dans les deux premires annes de

laction, 20 personnes seront formes
dont 10 comme sages-femmes qui seront
employes dans lhpital. Les soins
prnataux prventifs seront inclus au
programme de formation.
Suivre le taux
de russite de la
formation. tudier
les statistiques du
service du personnel de
lhpital.
Dans les deux premires annes de

laction, une chelle dhonoraires sera
tablie pour tous les services prnataux
et daccouchement.
tudier le systme
de facturation et
la comptabilit de
lhpital. Passer en
revue les dons et
identifier ceux effectus
par des diplmes.
Dans les trois premires annes de

laction, le taux de mortalit infantile
sera infrieur 8%.
Examiner les dossiers

mdicaux de lhpital.
Plan de gestion financire

Les clubs doivent avoir un plan de gestion financire en place avant de
recevoir les fonds afin de garantir leur bonne gestion, promouvoir la
transparence et rduire les risques derreurs involontaires et les possibilits
de mauvaise utilisation des fonds.
Il doit prvoir :
Les districts ont aussi

un plan de gestion
financire en place. Ils
doivent lvaluer chaque
anne et prsenter un
compte-rendu aux clubs
du district dans les trois
premiers mois de lanne
rotarienne.
Le district doit tenir

ses clubs informs de
lutilisation annuelle de
son Fonds spcifique de
district.
une procdure de distribution des fonds pendant laction

la tenue de documents comptables
la gestion dun compte bancaire contrl par le club.
En cas de mauvaise utilisation des fonds, le club devra y remdier.
Budget
Prendre en compte les objectifs de laction ainsi que la capacit des
clubs collecter des fonds. tablir un budget provisoire et le modifier
ventuellement en fonction du Fonds spcifique du district et des liquidits
disponibles. Un budget dtaill doit tre fourni dans le dossier de demande.
Pour dterminer le cot des biens et services et obtenir les meilleurs prix,
raliser un appel doffres et obtenir au moins trois devis. Une fois lappel
doffres lanc, sassurer quaucun Rotarien associ au fournisseur ne sige
la commission de laction et faire preuve dimpartialit. Conserver les
devis reus dans les dossiers ainsi que des documents justifiant le choix des
fournisseurs.
Financement
Les clubs et les districts disposent des options suivantes pour financer leurs
actions et activits :
Fonds spcifique de district. Contrepartie de 100 % verse par la Fondation

Contributions en espces (dons immdiats la Fondation provenant
de Rotariens ou de collectes de fonds organises par des Rotariens).
Contrepartie de 50 % verse par le Fonds mondial (minimum
15000dollars)
Contributions non-rotariennes en espces (dons provenant dautres

organisations ou groupes autres que les organisations partenaires ou les
bnficaires de laction)
Les contributions envoyes la Fondation ne doivent en aucun cas provenir
de la collectivit bnficiaire. Il est interdit aux Rotariens de collecter des
fonds auprs des bnficiaires en change dune subvention ou pour les
inclure aux dons donnant droit une contrepartie.
Les parrains peuvent demander aux bnficiaires un apport minimal afin
dencourager leur adhsion laction, mais ces fonds ne doivent en aucun
cas servir financer laction. Ces fonds doivent tre utiliss pour fournir des
services supplmentaires (par exemple, chaque foyer recevant un tuyau peut
tre factur un dollar en vue de payer pour des rparations futures).
Les contributions en espces adresses la Fondation doivent toujours

tre crdites aux personnes ayant fait le don. Il est interdit aux Rotariens
de recueillir des fonds auprs dautres individus et ensuite deffectuer un
don en leur propre nom moins den avoir reu lautorisation expresse des
donateurs et den prsenter la preuve. Pour plus dinformations, contacter
contact.center@rotary.org.
Compte bancaire
Un compte chque
facilite le paiement des
dpenses de laction et
permet de disposer de
relevs de compte.
Disposer dun compte bancaire sous le contrle du club et destin

exclusivement recevoir et dpenser des fonds de subvention de la
Fondation. Chaque subvention en cours devrait avoir son propre compte. Le
compte ne doit si possible pas tre rmunr mais peut nanmoins ltre
dans le cas o le taux dintrt est faible. Lintitul du compte doit identifier
le club et les signatures de deux Rotariens sont requises pour toutes les
transactions.
Prvoir le cas o un des signataires nest plus en mesure de remplir ses
fonctions et informer la Fondation lorsque le signataire dun compte change.
Archivage
Avoir des dossiers complets permet au club de se conformer au protocole
daccord du club, la lgislation locale et de bonnes mthodes de gestion.
Faire des photocopies de tous les documents permet dviter des problmes
en cas de perte due un incendie ou autre sinistre. Si la lgislation locale
vous oblige fournir les originaux la Fondation, vous aurez en faire des
photocopies pour vos dossiers.
Conserver tous les documents tels que requis par le protocole daccord
du club dans un endroit connu et accessible par plus dune personne. Les
originaux des documents relatifs aux dpenses finances par la subvention
(reus, factures, relevs bancaires, etc.) doivent tre conservs pendant au
moins cinq ans aprs la fin de laction ou plus si la lgislation locale lexige.
Les boursiers et les quipes de formation professionnelle doivent conserver
les justificatifs pour les dpenses dau moins 75dollars US autorises par
votre budget. Consulter lannexe G, Supplment Bourses dtudes pour des
exemples de budgets.
Inventaire
tablir un systme dinventaire pour les quipements et autres actifs achets
avec les fonds de subvention et enregistrer les biens achets, produits
ou distribus dans le cadre des activits dune subvention (en incluant
notamment le nom du propritaire). Il est interdit pour un Rotary club
dtre propritaire dun actif achet avec une subvention. Ces actifs doivent
tre la proprit des bnficiaires. De plus, il est ncessaire de conserver
des documents indiquant lemplacement de ces actifs. Par exemple, le
gouvernement peut avoir tester la qualit de leau de puits construits grce
une subvention et doit donc pouvoir les localiser facilement.
Exemples de documents conserver

Subventions mondiales, de district et cl en main
Toute correspondance y compris les e-mails

Documents Bnficiaires dont
valuation des besoins
Contrats
Documents Fournisseurs dont

Devis
Contrats
Reus et factures
Documents Boursiers dont

Reus et factures
Contrats
Documents quipes de formation professionnelle dont

Reus et factures
Contrats
Documents lis laction dont

Documents financiers
Relevs bancaires
Devis
Reus et factures
Inventaire
Photos
Documents reus des clubs pour les subventions de district

dont
Demandes de fonds de subvention
Devis des fournisseurs
Reus et factures
Rapports
Autres documents exigs par le district
Lgislation locale
Si la Fondation sefforce de saligner sur le droit international, la lgislation de certains
pays ou rgions peut savrer plus stricte. Les clubs et les districts parrains locaux ou
internationaux ont la responsabilit dagir en conformit avec la lgislation locale. Les
directives de la Fondation constituent des normes minimum. Si la lgislation locale est au
contraire moins stricte, le club se doit de respecter les directives de la Fondation.
Les situations pour lesquelles la lgislation locale est incompatible avec les directives de
la Fondation (exemple: intitul dun compte bancaire) seront traites au cas par cas. Pour
en savoir plus, contacter le personnel de la Fondation.
Considrer les questions suivantes :

Comment lactivit sintgre-t-elle dans les axes stratgiques ?
Comment assurer la prennit de laction ?
Laction bnficie-t-elle dun fort soutien local ?
Comment les rsultats seront-ils mesurs ?
Quels sont les bnficiaires de laction ?
2. Demande de subvention
mondiale
Les subventions mondiales sont administres par la Fondation et la procdure de
demande comporte deux tapes.
Phase prliminaire
Cette premire phase permet aux parrains de sassurer que leur activit remplit les
critres dligibilit.
Il est recommand de discuter de lactivit et des options de financement avec le
responsable Fondation de district avant de prsenter une demande de subvention
mondiale.
Demande de subvention mondiale

Les pages suivantes donnent des exemples du type de questions poses dans la demande
de subvention mondiale pour chacun des trois types dactivits. Ces questions sont
susceptibles de changer et peuvent tre diffrentes de celles poses dans la procdure de
demande en ligne.
La demande de subvention sera disponible sur www.rotary.org/fr/grants en janvier 2013.
Gestion des subventions 2.1 Demande de subvention mondiale
Actions humanitaires
Objectifs
Brve description des objectifs de laction.
Quels en seront les bnficiaires?
O se situe laction?
Quelle est la date prvue?
quels besoins locaux votre action rpondra-t-elle et comment ces besoins ont-ils t identifis? Veuillez
fournir des donnes ou les rsultats de vos enqutes.
Prsentez comment laction rpondra aux besoins identifis.
Comment les membres de la collectivit ont-ils t impliqus dans la planification de laction? Votre
action complmente-t-elle dautres initiatives locales en cours?
Dcrire tout programme de formation, ducatif ou de sensibilisation, le cas chant, et qui les dirigera.
Comment les bnficiaires seront-ils choisis?
Axes stratgiques
Les subventions mondiales doivent soutenir les objectifs dau moins un axe stratgique du Rotary. Il vous
sera demand dindiquer laxe stratgique et les objectifs concerns.
Comment comptez-vous atteindre ces objectifs?
Comment allez-vous mesurer limpact? (vous aurez indiquer une chelle, une mthode et un calendrier
de mesure, une cible)
Qui sera responsable de la collecte des informations pour le suivi et lvaluation?
Le document Action de microcrdit Supplment la demande de subvention mondiale doit tre galement
soumis pour toute demande de subvention mondiale incluant des activits de microcrdit dans le cadre
de laxe stratgique Dveloppement conomique et local.
Participants
Commission Subvention mondiale
Fournir les informations sur le club/district dans le pays o laction aura lieu (parrain local principal) et
le club/district en dehors de ce pays (parrain international principal). Chaque parrain doit nommer une
commission compose de trois Rotariens dont un sera le contact principal.
Lister les membres de la commission et signaler tout conflit dintrt potentiel.
Organisation partenaire
Ajouter le nom de lorganisation partenaire. *
Tlcharger le Protocole daccord sign entre les parrains principaux et lorganisation partenaire (Format
PDF).*
Dcrire comment vous avez choisi cette organisation? Quelles ressources ou comptences apportera-telle? *
Partenaires
Lister les autres partenaires ventuels (clubs, Units de dveloppement communautaire ou individus). *
Dplacements de volontaires
Le dplacement en lien avec laction de deux personnes maximum afin dapporter une formation ou de
mettre en uvre laction est autoris lorsque le club local a confirm que leurs expertises ntaient pas
disponibles sur place. *
Identifier les responsabilits de ces personnes et leurs tches spcifiques. *
Tlcharger leur CV (format PDF). *
Tlcharger un emploi du temps dtaill du dplacement (voyage, formation, activits de mise en uvre
de laction). *
*Le cas chant
Participants suite
Participation des Rotariens
Dcrire le rle des Rotariens locaux et leurs responsabilits spcifiques.
Dcrire le rle des Rotariens internationaux et leurs responsabilits spcifiques.
Dcrire le rle des membres de la collectivit locale dans la mise en uvre de laction. Quels moyens avezvous prvus pour encourager la participation locale (compensation, prix, diplmes, promotion)?
Identifier les personnes locales qui seront charges de suivre les rsultats et de garantir la continuit des
services. Comment allez-vous soutenir ces personnes pour les aider dans leur rle?
Budget
Fournir un budget dtaill indiquant les dpenses prvues (hbergement, fournitures, suivi et valuation,
personnel, gestion du projet, publicit, signaltique, voyage, frais de scolarit,).
Soumettre tout document en rapport avec les dpenses (appels doffres, factures pro-forma,).
Pensez-vous acheter des articles/matriel localement? Avez-vous lanc un appel doffres pour
slectionner les fournisseurs? Ces articles/matriel correspondent-ils la culture et aux standards
technologiques locaux?
Comment les bnficiaires vont-ils assurer la maintenance de ces articles? Le cas chant, confirmer que
les pices de rechange sont disponibles localement et que les bnficiaires ont les comptences pour faire
fonctionner les quipements.
Qui sera propritaire des articles achets (biens, quipements, matriel) avec les fonds de subvention une
fois laction termine? Les Rotariens ou les clubs ne peuvent pas tre propritaire de tels articles.
Financement
Lister toutes les sources de financement.
Avez-vous identifi une source de financement locale qui garantira la continuit long terme de laction?
Allez-vous proposer des suggestions pour gnrer des revenus pouvant contribuer la continuit de
laction?
quipe de formation professionnelle

Objectifs
Informations sur lquipe (nom, lieu de la formation, dates, recevant ou dispensant une formation).
quels besoins de formation locaux votre action rpondra-t-elle et comment ces besoins ont-ils t
identifis ? Veuillez fournir des donnes ou les rsultats de vos enqutes.
Dtails des objectifs spcifiques de la formation, y compris les rsultats attendus sur les connaissances,
comptences et aptitudes des participants.
Comment les membres de la collectivit ont-ils t impliqus dans la planification de la formation?

Complmente-t-elle dautres initiatives locales en cours?
Comment comptez-vous assurer la formation continue et la mise jour des connaissances des
bnficiaires?
Soumettre en ligne lemploi du temps de lquipe en incluant le voyage et les activits de formation.
Axes stratgiques
Comment allez-vous mesurer limpact? (vous aurez indiquer une chelle, une mthode et un calendrier
de mesure, une cible)
Qui sera responsable de la collecte des informations pour le suivi et lvaluation?
Participants
Membres de lquipe de formation professionnelle

Lister les membres de lquipe.
Le chef dquipe doit en principe tre un Rotarien. Si il y a des avantages avoir un chef dquipe nonrotarien, veuillez expliquer pourquoi.
Organisation partenaire
Ajouter le nom de lorganisation partenaire. *
Tlcharger le Protocole daccord sign entre les parrains principaux et lorganisation partenaire (Format
PDF). *
Dcrire comment vous avez choisi cette organisation? Quelles ressources ou comptences apportera-telle? *
Partenaires

*Le cas chant
Budget
personnel, gestion du projet, publicit, signaltique, voyage, frais de scolarit,).
Pensez-vous acheter des articles/matriel localement? Avez-vous lanc un appel doffres pour
slectionner les fournisseurs? Ces articles/matriel correspondent-ils la culture et aux standards
technologiques locaux?
Comment les bnficiaires vont-ils assurer la maintenance de ces articles? Le cas chant, confirmer que
les pices de rechange sont disponibles localement et que les bnficiaires ont les comptences pour faire
fonctionner les quipements.
Qui sera propritaire des articles achets (biens, quipements, matriel) avec les fonds de subvention une
fois laction termine? Les Rotariens ou les clubs ne peuvent pas tre propritaire de tels articles.
Financement
Avez-vous identifi une source de financement locale qui garantira la continuit long terme de laction?
Allez-vous proposer des suggestions pour gnrer des revenus pouvant contribuer la continuit de
laction?
quipe de formation professionnelle Candidature

Chaque membre de lquipe doit remplir la demande en ligne et fournir:
Informations et coordonnes personnelles
Contacts en cas durgence
Assurance
Nom de la compagnie dassurance
Numro de police
Numro de tlphone
Aptitudes linguistiques
Lister les langues que vous parlez, y compris votre langue maternelle.
Informations gnrales
Expliquer en quoi votre ducation et/ou vos comptences professionnelles se rattachent laxe stratgique
concern.
Quel est votre rle dans la formation et comment allez-vous y participer?
Tlcharger un curriculum vitae rcent (en version PDF).
Bourses dtudes
Objectifs
Quelles sont les dates prvues?
Comment avez-vous choisi ce candidat?
En quoi ce candidat est-il le candidat idal pour recevoir cette bourse?
Axes stratgiques
Participants
Boursier
Fournir les informations sur le boursier.
Conseiller hte
Le conseiller hte aide le boursier avant et pendant sa scolarit. Indiquer les coordonnes du conseiller
hte assign ce boursier.
Participants suite
Partenaires

Budget
publicit, signaltique, voyage, frais de scolarit,).
Financement
*Le cas chant
Bourse dtudes Candidature

Les boursiers doivent remplir une demande en ligne et fournir:
Informations et coordonnes personnelles
Contacts en cas durgence
Assurance
Nom de la compagnie dassurance
Numro de police
Numro de tlphone
tudes
Indiquer les deux derniers tablissements dtudes frquents (ville, diplme obtenu, domaine dtudes).
Aptitudes linguistiques
Lister les langues que vous parlez, y compris votre langue maternelle.
Programme dtudes vis

Nom de ltablissement
Ville
Pays
Langue(s) denseignement

Programme souhait
Dates prvues de dbut

et de fin des tudes
Lister les cours auxquels vous assisterez ainsi que les liens pertinents relatifs au programme sur le site de
ltablissement.
En quoi votre objectif de carrire professionnelle est-il en phase avec laxe stratgique choisi?
Quels sont vos plans immdiats la conclusion du programme ?
Tlcharger la preuve de ladmission ltablissement dtudes (en version PDF).
3. Mise en uvre, suivi et

valuation de laction
Plan de mise en uvre
Une communication entre les partenaires de laction, les bnficiaires,
les membres du club et les autres parties intresses est ncessaire pour
sassurer que les activits se droulent comme prvues et permettre de
rsoudre rapidement et conjointement les problmes et difficults qui
peuvent survenir.
Les parrains local et international dune subvention doivent au minimum:
Communiquer souvent sur les progrs raliss

Contacter la Fondation en cas de problme
Obtenir une autorisation rciproque ainsi que de la Fondation lorsque des
changements doivent tre apports au champ ou au budget de laction
Envoyer des rapports la Fondation.

tudier rgulirement le plan pour vous assurer que la mise en uvre de
laction seffectue conformment aux dcisions des partenaires.
Suivi et valuation
Pour des conseils de
rdaction de compterendu, consultez
Comment monter une
action [605A-FR].
Durant laction, vous devrez vrifier quelle se droule conformment au

plan de mise en uvre, apporter les changements ncessaires pour garantir
son succs et tirer des leons pour de futures actions. Si ces changements
affectent le champ ou le budget dune action finance par une subvention
mondiale, vous devrez obtenir lautorisation pralable de la Fondation.
Se reporter aux objectifs dfinis durant la phase de planification pour valuer
le succs et limpact de votre action et tablir un systme de collecte de
donnes pour assurer le suivi. Des valuations priodiques permettront
didentifier les forces et les faiblesses de vos activits afin de dterminer les
meilleures pratiques utiliser lors de futures actions. Les donnes recueillies
vous aideront aussi rendre compte des rsultats aux bnficiaires, aux
donateurs, aux membres du club, aux districts et la Fondation.
Consulter le supplment Subventions mondiales Suivi et valuation.
Le supplment Subventions mondiales Bourses dtudes contient des
recommandations sur lvaluation des bourses dtudes finances par une
subvention mondiale.
Gestion des subventions 3.1 Mise en uvre, suivi et valuation de laction
Plan de gestion financire

Les fonds ne peuvent
pas tre grs par ou
transfrs des entits
non rotariennes telles
que des bnficiaires
ou une organisation
partenaire.
Le plan de gestion financire aide les clubs grer les fonds, permet de
garantir la transparence et protge des possibilits de mauvaise utilisation
des fonds. Il amliore aussi la qualit des rapports et sert de guide pour la
comptabilit.
Distribution des fonds

Une fois votre dossier de subvention mondiale approuv, la Fondation
versera les fonds directement votre club. Le coordinateur charg de votre
dossier Evanston sera votre contact principal.
Comptabilit
Distribuer et utiliser les fonds de subvention dans les dlais en fonction du
plan dallocation des fonds.
Les contrats de
subvention sont passs
exclusivement entre la
Fondation et des clubs
ou districts et sont
rgis par la lgislation
de ltat de lIllinois
(la Fondation est une
entit enregistre
dans lIllinois) et des
tats-Unis. Les parrains
doivent se conformer
aussi la lgislation de
leur pays.
Effectuer les paiements de prfrence par chque. Conserver une trace des
virements lectroniques indiquant quils ont t approuvs par les deux
signataires. Enregistrer toute transaction (date, montant, objet) et conserver
les reus lappui. Garder aussi trace des entres telles que les intrts
perus et les recouvrements.
tudes, visites de sites et audits

En plus dapporter leur expertise technique, les conseillers techniques de
la Fondation valuent les dossiers de demande de subvention mondiale au
nom des administrateurs de la Fondation. Les valuations suivantes peuvent
donc avoir lieu pendant toute la dure de votre action :
tude technique valuation sur dossier de la faisabilit de laction

propose (ne comprend pas de visite de site ou de communication avec les
parrains de laction).
Visite de site valuation sur place de la faisabilit de laction propose

(visite pralable de site), de la mise en uvre de laction (visite de contrle
intermdiaire) ou de limpact de laction acheve (visite de contrle finale).
Un conseiller technique se rend sur le site de laction et rencontre ses
parrains et les membres de la collectivit bnficiaire.
Audit valuation de la supervision et de la gestion des fonds de laction.

Un conseiller technique se rend sur le site de laction et rencontre ses
parrains et les membres de la collectivit bnficiaire.
Les dossiers de subvention mondiale sollicitant une contrepartie du Fonds
mondial de plus de 100000dollars feront automatiquement lobjet dune
visite pralable de site et devront tre approuvs par les administrateurs de
la Fondation. Ceux sollicitant entre 15000 et 100000 dollars en feront lobjet
en fonction de lenvergure ou de la difficult technique de laction.
De plus, un certain nombre dtudes et de visites dactions sont effectues au
hasard chaque anne.
Gestion des subventions 3.2 Mise en uvre, suivi et valuation de laction
4. Rapports
Les parrains principaux dune subvention doivent rendre compte de
lutilisation des fonds et soumettre des rapports la Fondation via Accs
Membres. Les rapports intermdiaires sont envoyer tous les douze mois
( partir de la date du versement initial) pendant toute la dure de laction,
le rapport final devant tre remis la Fondation dans les deux mois suivant
sa conclusion. Les fonds de subvention non utiliss doivent tre rembourss
dans les meilleurs dlais la Fondation. Les nouvelles demandes de
subvention ne seront pas acceptes si lun des parrains na pas fourni de
rapport intermdiaire ou final dans les dlais.
Les chances de remise de rapports sont listes dans le systme en ligne.
La Fondation a aussi mis en place un systme de courriers de rappel aux
parrains principaux de laction. Une copie des courriers est envoye aux
responsables de zone, de district et de club pour les informer de la situation
et leur permettre de satisfaire au plus vite aux exigences en matire de
rapports:
18 mois : Premier rappel envoy aux clubs parrains principaux leur

indiquant quau moins 18 mois se sont couls depuis le versement de la
subvention ou la rception du dernier rapport sans quaucun rapport nait
t reu.
24 mois : Deuxime rappel envoy aux clubs parrains principaux leur

indiquant quils courent le risque dtre radis sils ne respectent pas les
exigences en matire de rapports dans les 6 mois.
30 mois : Courrier informant les clubs parrains principaux que la

Fondation recommande au conseil dadministration du Rotary de les
radier.
Les fonds de subventions

non utiliss retourns
la Fondation sont verss
au Fonds mondial.
Pour les bourses et les quipes de formation professionnelle, le club ou

district parrain est responsable de lutilisation des fonds par les bnficiaires
non rotariens et de lenvoi de comptes rendus la Fondation. Sassurer que
les rcipiendaires connaissent galement ces responsabilits et garder un
contact rgulier avec eux pour tre sur que les fonds sont utiliss comme
prvu. Pour en savoir plus, consulter lannexe Supplment Subventions
mondiales Bourses dtudes.
Note: Si vous effectuez une demande de subvention mondiale pour financer
une bourse mais que vous ou votre partenaire tes en retard dans la remise
de rapports, aucuns fonds ne pourront tre verss au boursier.
Gestion des subventions 4.1 Rapports
lments dun rapport de subvention

mondiale
Objectif de la subvention
Objectifs de laction ou activit
valuation des objectifs et de la manire
dont ils sinscrivent dans le cadre des
axes stratgiques
Rsultats du plan de suivi et dvaluation

Implication des diffrents partenaires
Nombre de bnficiaires et impact sur les
lments supplmentaires
pour les bourses dtudes
et les quipes de formation
professionnelle
Rapport remettre au club
ou district parrain tous les
12 mois
Rapport final individuel

remettre dans le mois
suivant le retour dans le
pays dorigine
bnficiaires
Ventilation des dpenses, y compris les

noms des fournisseurs
Rle des organisations partenaires (le cas

chant)
Relevs de compte indiquant la fermeture

du compte de laction ou que tous les
fonds de subvention et intrts ventuels
ont t dpenss.
Les formulaires se trouvent sur le systme en ligne.
Gestion des subventions 4.2 Rapports
Un clic suffit!
Connectez-vous Accs Membres pour
Vous informer sur le Rotary grce des modules
de formation
Mettre jour les donnes de votre club et
tlcharger des rapports
Consulter le rapport semestriel de votre club (SAR)
et payer les cotisations
Renseigner les objectifs annuels de votre club et
suivre vos progrs
Connectez-vous Accs Membres en cliquant en haut
droite de la page daccueil du site Web du Rotary. Un clic
tout faire.
www.rotary.org/fr/memberaccess
One Rotary Center

1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 tats-Unis
www.rotary.org
1000-FR(313)

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Table des matires

Les informations contenues dans ldition 2012 de ce manuel sont issues du

En cas de questions contacter :

Elles financent des actions et activits locales ou internationales court

sinscrivent dans au moins un axe stratgique

produisent des rsultats mesurables

Gestion des subventions 0.1 Les subventions de la Fondation Aperu

Prvention/rsolution des conflits

Gestion des subventions 0.2 Les subventions de la Fondation Aperu

Comparatif Subventions de district/subventions

Entrent dans la cadre de la mission

Sinscrivent dans au moins un des

Pas de budget minimum

Budget minimum de 30000

Impact court terme

Impact long terme et durable

Bourses pour des tudiants de tous

Bourses pour des tudiants

Participation active des Rotariens

Participation active des Rotariens

Conformes aux modalits des

Conformes aux modalits des

1. Concevoir une action

Les actions finances par

Une communication constante entre les partenaires de laction est

Connexions-Actions pour nouer des contacts avec des partenaires

Gestion des subventions 1.1 Concevoir une action

valuation des besoins de la

Inviter toutes les parties concernes. Obtenir les perspectives dun

Faire confiance au savoir-faire local. Identifier les besoins qui importent

Utiliser les ressources humaines disponibles. Les ressources financires

Penser au long terme. Impliquer les membres de la collectivit dans la

Plan de mise en uvre

Nommer une commission

Gestion des subventions 1.2 Concevoir une action

Rles et responsabilits. Il sagit dassigner tches et responsabilits aux membres des

Mettre en place des solutions durables

dmontrer comment lavis des bnficiaires a t recueilli

indiquer si les matriaux sont achets localement

proposer ou encourager des activits gnratrices de revenus rguliers permettant

dmontrer la prsence de sources de financement prexistantes.

dmontrer comment seffectuera le transfert des comptences de futurs bnficiaires.

Gestion des subventions 1.3 Concevoir une action

Consulter des experts techniques

valuer les rsultats

Dterminer les donnes de rfrence (situation de dpart). Les activits, le site et le

tre spcifique. Identifier clairement les bnficiaires de laction et son droulement.

Exemple de plan de suivi et dvaluation

Objectifs concrets de laction

Lors de la premire anne, 1000 enfants

Lors de la premire anne, tous les

Recueillir des donnes

Lors des six premiers mois, une

la fin de laction (2 ans), 2 000 enfants

Recueillir des donnes

Dans les deux premires annes de

Dans les deux premires annes de

Dans les trois premires annes de

Examiner les dossiers

Gestion des subventions 1.5 Concevoir une action

Plan de gestion financire