ARQUEO DE CAJA

DEFINICION:
Se define al Arqueo de Caja como la operacin
verificacin del dinero y valores que se
para comprobar si el saldo que arroja los libros
con dicho conteo. El valor que arroja el arqueo
con el libro mayor de caja.

de recuento y la
encuentran en ella,
estn de acuerdo
se debe comparar

En caso de existir diferencias debe registrarse en

las cuentas 4295 si
hay sobrante en caja, pero en caso de existir un
faltante, se buscar
la razn que justifique el faltante, ( un gasto, una
consignacin
que
no
se
registr)
para
hacer
el
ajuste
correspondiente, y
de no haber una justificacin del faltante este
valor generalmente
se registra en la cuenta 1330 como una deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por
cobrar a trabajadores; ya que el dinero que entra y sale de la caja es responsabilidad del cajero.

IMPORTANCIA:
Realizando un arqueo de caja peridicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo en
el cual se verifica la administracin de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros
ingresos, as como por las salidas de ste con un programa adecuado para cancelar proveedores
de bienes y servicios. Con el propsito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e
inconsistencias, as como controlar la adecuada contabilizacin de las partidas, verificar el
cumplimiento de las polticas de la empresa y el desempeo eficiente de los empleados.
Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a clientes,
Prstamos obtenidos, y Ventas de activos
Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de su
administracin, para gastos menores, a la que se le fijar un monto de acuerdo al movimiento de
la empresa, y deber hacerse un reembolso por perodos breves no mayores de un mes, utilizando
comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento.
El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el
efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a quien
realiza la documentacin
Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben considerarse al
momento de hacer el arqueo estn; Vales de cajas, Cheques posfechados y Cheques devueltos
entre otros.
PROCEDIMIENTOS DE ARQUEOS DE CAJA:
Los procedimientos para la realizacin de arqueos de caja son los siguientes:

Los arqueos son programados por la jefatura asignada por la gerencia, estos pueden
desarrollarse ordinariamente (mensual) y extraordinariamente (sorpresivo y
selectivo).
Los arqueos deben ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona
responsable de los fondos y/o documentos materia de arqueo.
Una vez culminado el arqueo a las cajas de la empresa, se deber levantar un acta
en el cual se consignar la conformidad o disconformidad del arqueo, debiendo ser
suscrita por el encargado de la caja y por la persona que haya realizado el arqueo.
Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos debern ser
comunicadas por escrito a las gerencias respectivas, con la finalidad de adoptar
medidas correctivas.

 MBITO DE APLICACIN Y ELEMENTOS DE ARQUEO:

El mbito de aplicacin de los arqueos implica a los fondos en caja central o general (segn la
denominacin que la entidad haya adoptado), documentacin en custodia (valores negociables),
documentos en garanta.
Los elementos de arqueo son:
Efectivo y equivalentes de efectivo (cheques, depsitos, etc.)
Recibos de ingreso de caja
Recibos de egreso de caja
Valores negociables (letras, facturas negociables)
Cheques en cartera
Cartas fianzas
ltimos depsitos efectuados a las cuentas financieras de la empresa
Chequeras (identificando en el rango del perodo a examinar el primer cheque
emitido y el ltimo cheque emitido)
ltima transferencia bancaria realizada por la empresa.
Documentacin de entregas a rendir, viticos, etc.

EL

PASOS A REALIZAR PARA

ARQUEO DE CAJA

1. EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, inicia el procedimiento con la elaboracin del

Acta respectiva.
2. Solicita la ltima documentacin girada para practicar el corte documentario, visando cada uno
de los documentos que lo conforman.
3. EL SUJETO DE ARQUEO, procede, en presencia del trabajador responsable del arqueo, a la
presentacin de la documentacin y los ltimos movimientos en el sistema mecanizado o
manual segn corresponda.
4. EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, procede al conteo y confirmacin del saldo,
visando cada uno de los cierres, efectuando la conciliacin o verificacin del saldo.
5. Efecta el cierre del Acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso, cualquier diferencia que
haya sido detectada y cualquier otra observacin que afecte a la normatividad.
6. Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla, conjuntamente con el sujeto de
arqueo, en seal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera:
Original: Divisin Contabilidad
Copia 1: Sujeto del Arqueo
Copia 2: rgano de Control Institucional
7. La Divisin Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias
8. EXISTEN DIFERENCIAS?

8A No existen diferencias.- Contina en el paso N 11

8B S existen diferencias.- Informa por escrito al Trabajador Sujeto del
Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas.
9. EL SUJETO DE ARQUEO, procede a efectuar descargo por escrito mediante Documento Interno
(Original y 2 copias) distribuyndolo de la siguiente manera:
Original: Divisin Contabilidad
Copia 1: Gerencia de Administracin y
Finanzas
Copia 2: rgano de Control Institucional
10.DIVISIN DE CONTABILIDAD, emite un informe
Gerencia de Administracin y Finanzas sobre
practicado a fin de que tome las medidas
correspondan.

dirigido
a
la
el
arqueo
correctivas que

11.Trmino del procedimiento.

CASO PRACTICO:
La Empresa EL ROSAL S.A ha designado como
manejo de caja chica a la Srta. Carla Avalos
fondo es de S/.10,000 y encarga la Revisin del
a Marcos Reyes miembro del equipo de Auditoria.

responsable del
(cajera),
cuyo
Arqueo de Caja

Durante el arqueo se encontr lo siguiente:

Billetes:
Cantidad

Denominacin

10.00

20.00

50.00

15

100.00

Monedas:
Cantidad

Denominacin

20

2.00

14

5.00

Factura N 001-230 08/10/15 Comercial Rita SA por compra de libros por un valor de S/.150.00
Factura N 001-520 05/10/15 Librera Casas por copias por un valor de S/300.00
Entrega de un vale para compra de tiles de escritorio a Juan Salas por S/.500.00 el 13/10/15
Entrega de un vale por gastos de movilidad a Carmen Torres por S/.1000.00 el 20/10/15
El arqueo se realiz el 31 de octubre de 2015 a las 9h30 y termin a las 10h30 am. Para eso la
responsable del fondo fue advertida por su jefa que le va hacer el arqueo.
SE PIDE:
Realice el arqueo de caja chica correspondiente

EL ROSAL SA
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA
RESUMEN
FONDO

ARQUEAR:
EFECTUADO EL DIA:
HORA INICIO:
RESPONSABLE:
MONTO:

Caja chica
31
MES:
9:30 am

Octubre
HORA TERMINACION:

AO:
2015
10:30 am

S/.10,000.00

------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTADO
I.- Efectivo
II.- Documentos no contabilizados
III.- Vales provisionales

S/.
S/.
S/.

2,600.00
450,00
1,500.00

Total arqueado
Importe de la empresa

S/.
S/.

10,100.00
10,000.00

Diferencia
S/.
( -100.00)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

JUSTIFICACION
El responsable de la Caja el Sr. Francisco Pizarro justifico el faltante de caja indicando que por una
emergencia familiar tomo el dinero
Siendo las 5.30 pm del 09 de Julio 2011 se concluyo con el Arqueo de Caja efectuado al Sr. Francisco Pizarro
responsable todo documento proporcionado fue devuelto conforme.
Firmando el presente, en seal de conformidad:
CONFORME

CONFORME

RESPONSABLE DE ARQUEO

RESPONSABLE DE CAJA

CPC. ENRIQUE CASO LAY FUN

FRANCISCO PIZARRO

EL ROSAL SA
ARQUEO DE CAJA CHICA
EFECTIVO
FECHA : .............................
A SR (A) : ...............................................................
HORA : .............................
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTIC:

- Arqueo de Caja Chica

EFECTIVO :
Billetes
CANTIDAD
10
10
10
15

DENOMINACION
S/.10.00
S/.20.00
S/.50.00
S/.100.00

IMPORTE
S/.100.00
S/.200.00
S/.500.00
S/.1500.00

Monedas
CANTIDAD
25
50

DENOMINACION
S/.2.00
S/.5.00

IMPORTE
S/.50.00
S/.250.00

TOTAL

S/.2600.00

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME CONFORME
--------------------------------------------------- ----------------------------------------------Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado
-----------------------------------------Supervisor de Arqueo

EL ROSAL SA
ARQUEO DE CAJA CHICA
DOCUMENTOS NO CONTABILIZADOS

FACTURAS
FECHA
05/10/15

NRO
023-112

08/10/15

054-204

CONCEPTO
Copias a
Librera Casas
Compra de
libros a
Comercial Rita
SA
TOTAL

IMPORTE
S/.150.00
S/.300.00

S/.450.00

EL ROSAL SA
ARQUEO DE CAJA CHICA
VALES DE PROVISION

VALES PROVISIONALES:
FECHA
13/!0/15
20/10/15

CONCEPTO
Compra de tiles
de escritorio
Gastos
de
movilidad

BENEFICIARIO
Juan Salas

IMPORTE
S/.500.00

Carmen Torres

S/.1000.00

Total

S/.1500.00