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PLATEFORME CULTURELLE DU BURKINA

FASO
(PCBF)

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES,


FINANCIERES ET COMPTABLES

-b

Fvrier 2011

Procdures Administrative et Financire_DDS-PC_MAI_2008

SOMMAIRE
PAGES

Introduction

Prsentation et organisation de la PCBF


8
Analyse des procdures

4-

I
13

Procdures administratives

11 -

II

Procdures particulires
Gestion du matriel de sonorisation

III
22

Procdures comptables et financires

Gestion du personnel et de la paie


Engagements de dpenses
Gestion des immobilisations
Gestion des fournitures de bureau
Gestion des missions
14 - 15
16 -

Organisation comptable
Gestion budgtaire
Gestion de la trsorerie

IV
23

Circuit de circulation de linformation

Annexes

24

-b

INTRODUCTION
Le prsent manuel de procdures administratives, financires et
comptables, rsulte de lexcution dune mission de consultation relative
la formalisation des procdures de gestion administrative, financire et
comptable de la Plateforme Culturelle au Burkina Faso.
Dans le cadre de llaboration de ce manuel, la dmarche suivante a t
adopte.
-

Entretiens avec le Prsident du bureau excutif, lAdministrateur


gestionnaire et la Secrtaire comptable et le technicien de son.
Analyse des circuits de circulation de linformation
Analyse des procdures et de lorganisation de la gestion financire
et comptable
Analyse des procdures de gestion du matriel de sonorisation

Le prsent manuel de procdures, correctement appliqu, constituerait


sans doute, un instrument efficace de gestion et de contrle des
oprations de la PCBF et un gage de transparence mme de rassurer
davantage les partenaires.
Il devra en outre, faire lobjet dune valuation priodique en vue dune
mise jour, dans le sens dune amlioration continue des procdures et
du contrle interne.

-b

PRESENTATION ET ORGANISATION DE LA PCBF

-b

I - Prsentation

La cration de la PCBF est consacre par les actes de lAssemble


Gnrale du 29/09/2007.
Association fdrative, ce jour de cinq structures culturelles, la PCBF
est finance principalement par AFRICALIA Belgium.
Ses objectifs principaux sont :
- (voir statuts)
Les instances de PCBF sont :
- LAssemble gnrale des membres
- Le Bureau Excutif dont la composition est la suivante :
o 1 Prsident(e)
o 1 Secrtaire gnral
o 1 Charg de gestion
Les membres du bureau excutif sont lus pour un mandat de un (1) an,
renouvelable une fois daffil.
Une cellule de gestion appuie le bureau excutif et se compose comme
suit :
- 1 Administrateur gestionnaire qui joue le rle de Charg de gestion
- 1 Secrtaire comptable
- 1 Technicien
Les ressources ncessaires lassociation pour la ralisation de ses
objectifs sont constitues par :
- les cotisations des membres,
- les subventions et
- les produits des activits.
Dans le cadre de la mobilisation des ressources, lassociation loue du
matriel de sonorisation de trs haute performance, achet et mis sa
disposition par AFRICALIA.
II Organisation
6

-b

2.1. Organigramme de la PCBF

PCBF

Assemble Gnrale

Com. aux comptes


BUREAU EXECUTIF

Prsident

Secrtaire gnral

Charg de gestion

CELLULE DE GESTION
Administrateur gestionnaire

Secrtaire comptable

Technicien Sono

-b

2.2. Attributions
2.2.01 Prsident
-

Voir article 10 du Rglement intrieur

2.2.02 Secrtaire gnral


-

Voir article 10 du Rglement intrieur

2.2.03 Charg de gestion


-

Voir article 10 du Rglement intrieur

2.2.04 Administrateur gestionnaire


-

Assure le secrtariat du comit excutif


Dresse les PV des runions
Elabore et gre le budget de la PCBF
Tient les livres comptables
Signe les protocoles de gestion financire avec les structures
Reois les fonds et effectue les paiements
Rdige les rapports financiers et techniques des activits

2.2.05 Secrtaire /Comptable


Sous la supervision et la responsabilit de lAdministrateur gestionnaire :
- Ralise les dpenses, encaisse les recettes et tient les brouillards de
caisse
- Etablit les contrats et les factures de location du matriel de
sonorisation
- Assure le suivi des dpenses sur le site des activits dcentralises
des structures sur la base des protocoles de gestion
- Tient les journaux financiers de caisse et de banque
- Gre les fournitures de bureau
- Assure laccueil au bureau de la cellule de gestion
- Assure le secrtariat : gestion du courrier
2.2.06 Technicien de la sonorisation
Sous
-

la supervision et la responsabilit de lAdministrateur gestionnaire :


Assure lentretien courant du matriel de sonorisation
Effectue ou supervise les rparations du matriel
Sassure de la disponibilit du matriel en cas de demande de
location
- Veille sur les conditions de transport et dutilisation du matriel sur
les sites des activits.
- Sassure du respect des clauses du contrat de location par le
locataire

-b

ANALYSE DES PROCEDURES

11

-b

Les diffrentes procdures dveloppes dans ce recueil sont :


I - Procdures administratives
Gestion du personnel et de la paie
Engagements de dpenses
Gestion des immobilisations
Gestion des fournitures de bureau
Gestion des missions
II - Procdures particulires
Gestion matriel de sonorisation
III- Procdures comptables et financires
Organisation comptable
Gestion budgtaire
Gestion de la trsorerie

12

-b

I - Procdures administratives

13

-b

1.1. Procdures dengagement des dpenses


1.1.1.
Expression de besoin
Chaque agent introduit auprs de lAdministrateur gestionnaire une
Demande dachat ou une Demande de dpense.
La Demande dachat ou la Demande de dpense approuve par
lAdministrateur gestionnaire permet la secrtaire comptable
deffectuer la dpense ou dtablir le Bonde commande.
1.1.2.
Rception de la commande
La Secrtaire comptable rceptionne la commande aprs avoir rapproch
le bon de commande et le bordereau de livraison. Elle signe le bordereau
de livraison
1.1.3.
Rception de la facture et rglement
Le fournisseur introduit sa facture accompagne de loriginal du bon de
commande.
Le rglement se fait par chque, par virement ou en espces.
1.2. La gestion du personnel
La gestion de lensemble du personnel de la PCBF relve de
lAdministrateur gestionnaire, sous la supervision du Prsident du bureau
excutif.
o Participe lorganisation des recrutements : Tests et
entretiens
o Rdige les contrats de travail et assure limmatriculation la
CNSS des agents
o Gre la paye : Bulletins, ordres de virements ou chques,
dclarations IUTS et CNSS
o Classe son niveau les copies de dcisions de congs ou
dautorisations dabsence des agents des entits, dans des
dossiers individuels
o Participe la gestion des conflits sociaux
o Le systme de cong est celui bas sur le code du travail en
vigueur au Burkina Faso et qui prvoit 2,5 jours par mois soit
30 jours calendaires par anne.

14

-b

1.3. La gestion des immobilisations : Elle est assure par la


Secrtaire comptable
o Tenir un classeur des immobilisations dans lequel on
retrouve :
La liste mise jour des immobilisations par nature,
indiquant prix, date dacquisition, fournisseur, lieu
daffectation
Copie des factures
o Codifier les immobilisations
La codification des immobilisations est assure par la Secrtaire
comptable,
sous
la
supervision
de
lAdministrateur,
conformment au systme suivant :
Le code de chaque lment est compos de 9 caractres ;
2
premiers caractres numriques, reprsentant le
numro du compte principal du type dimmobilisation.

23
24

3 caractres alphabtiques qui indiquent la nature de du


matriel.
BAT
MAS
MAB
MAI
MOB
MAT
AMA

Btiment
Matriel de sonorisation

Btiment
Matriel de sonorisation
Matriel de bureau
Matriel informatique
Mobilier de bureau
Matriel de transport
Autre matriel

2
caractres
numriques
qui
indiquent
lanne
dacquisition de llment
(Exemple : 10 pour tous matriels acquis avant 2011 ; 11
pour les acquisitions de 2011)
2 derniers caractres reprsentant le numro lordre
dentre du matriel.

Exemple : Codification dun ordinateur achet en 2011 et qui est le 9 matriel informatique acquis : 24MAI1109

1.4. Gestion des stocks de fournitures de bureau


La Secrtaire comptable gre les fournitures de bureau et dentretien.
1.5. Gestion des missions
Introduction
Par mission il faut entendre tout dplacement prolong pour motif
professionnel hors du lieu daffectation permanente. Le fait de se
dplacer ne doit pas tre une activit ordinaire de la fonction.
Ainsi, une mission suppose un sjour dau moins une nuit.
Prparation de la mission
Les missions du personnel de la Cellule de gestion sont soit ordonnes,
soit autorise par lAdministrateur gestionnaire.
15

-b

Les missions de lAdministrateur gestionnaires sont autorises par le


Prsident de la PCBF.
-

Un Ordre de mission est rempli par la Secrtaire comptable avec


les informations relatives la mission : Lieu, dure, moyen de
transport, frais.
Lordre de mission est tabli est en 3 exemplaires ainsi rparties :
o Caisse : Pice justificative de dpense
o Classement administratif
o Intress.

Frais de mission
Une mission donne lieu au paiement lagent des sommes suivantes :
Lavance pour Frais de transport (sil y a lieu)
Lavance pour Frais de dplacements et autres frais
Lavance pour Frais dhbergement
Les Perdiem
Toutes les sommes reues sont justifier au retour de la mission,
lexception des perdiem.
Toutefois, le dplacement de travail qui a dur la journe entire (sans
passer la nuit) bnficie du perdiem.
Les diffrents frais de mission sont lobjet dun barme approuv.
Retour de la mission
- Le retour dune mission est sanctionn par un Rapport de mission
crit dpos dans les 10 jours ouvrables qui suivent.
- Ce rapport crit est prcd, dun briefing oral ds le lendemain de
la mission.
(Voir Ordre de mission et CR de mission en annexes)

16

-b

II - Procdures particulires

2.1. Procdures de gestion du matriel de sonorisation


2.1.0 Procdure de location du matriel de sonorisation
Contact :
Le client sadresse au technicien permanent, responsable du matriel ou
en cas dabsence, la Secrtaire comptable :
a. Dsignation du matriel dsir
b. Dure de la location
c. Activit animer
d. Lieu dutilisation
Le Technicien responsable du matriel dcide en fonction de la
disponibilit du matriel dsign, en rapport avec ltat de
fonctionnement et la planification de lutilisation de ce matriel.

17

-b

Documents tablir et ventilation :


Sur la base des notes de cet entretien, la Secrtaire comptable
tablit une Fiche de contrat de location de matriel imprime en 3
exemplaires. La fiche est signe par le locataire et par
lAdministrateur gestionnaire ou par dlgation par la Secrtaire
comptable.
-

Aprs lencaissement du prix, la Secrtaire comptable acquitte


les 3 copies qui sont ainsi dispatches :
o Locataire
o Caisse : Pice comptable
o Classement chronologique

(Voir fiche de contrat de location en annexes)


2.1.1 Procdure de rparation et dentretien courant du matriel
de sonorisation
Le Technicien en sonorisation, assure lentretien courant du matriel et
met jour cet effet, un Carnet dentretien pour chaque matriel.
Il exprime le besoin dentretien travers un Etat des entretiens
raliser
imprim en 2 exemplaires et qui contient les prcisions
suivantes :
Lindication du matriel concern
La description de lentretien raliser
La dsignation et la quantification des fournitures ncessaires
Le prix des pices et fournitures ncessaires (prix courants ou selon
proforma)
Ltat est sign par lAdministrateur gestionnaire pour approbation et
acquiert la qualit dautorisation de dcaissement.
La Secrtaire comptable remet la somme indique, sous forme de
dcharge justifier, la personne charge de raliser les achats.
Les pices justificatives vises par le Technicien en sonorisation pour
achats conformes , sont remises la Secrtaire comptable au plus tard
le lendemain des achats.
Le Technicien conserve le 2 exemplaire pour la mise jour des carnets
dentretien.
(Voir Etat des entretiens raliser et Carnet dentretien en annexes)

18

-b

III - Procdures comptables et


financires

19

-b

Introduction
Les activits de la PCBF, dont lEquipe excutive permanente (que nous
appelons ici Cellule de gestion) a la charge de coordonner, se rpartissent
en deux catgories :
Dune part, les activits de lAssociation, et dautre part, les activits du
Programme.
Les activits de lAssociation se rsument actuellement :
- A la gestion du matriel de sonorisation
- Aux rencontres de concertation des responsables des structures,
entrant dans le cadre de la mutualisation des moyens et des
comptences pour la poursuite de lobjectif global de lassociation
Les activits du Programme sont celles inscrites dans le cadre logique du
Programme Pluriannuel (PPA Burkina).
Ces activits peuvent tre leur tour scindes en deux volets :
- Un volet administratif consacr au fonctionnement de la Cellule de
gestion
- Un volet oprationnel, constitu des activits dcentralises des
cinq structures membres de la Plateforme
3.1. OUTILS
DAFRICALIA

DE

GESTION

COMPTABLE

ET

FINANCIERE

Pour la collecte, le traitement et lanalyse de linformation financire,


AFRICALIA a mis la disposition de la cellule de gestion, les outils et
supports suivants :
-

Une liste des codes budgtaires des dpenses :


Investissement
o I1
Matriel roulant
o I2
Bureautique
o I3
Autres
Fonctionnement
o F1
Loyers et charges locatives
o F2
Bureautique (tlphone, tlex, autres)
o F3
Matriel roulant
o F4
Autres
Formations
o VN Se droulant au Nord
o VZ Se droulant au Sud
Missions
o MS Sud>Sud et Sud>Nord
Ressources humaines

20

o R
-

-b

Ressources humaines

Une liste des codes financiers des dpenses


Ces codes qui sont utiliss dans le rapport financier regroupent les
dpenses en 5 rubriques, comme suit :
o A

Investissements
A1 Vhicules
A2 Equipement bureautique
A3 Equipement informatique
A4 Btiment
A5 Mobilier
A6 Camera cinmatographique
A7 .
A8 Frais dexpdition et transit
A9 Autres

Fonctionnement
B1 Loyers et charges locatives
B2 Bureautique et petit matriel ( tl, fax, web)
B3 Fournitures informatiques
B6 Consommables de bureau
B4 Vhicules (entretien, assurance, etc.)
B5 Carburant
B7 Documentation
B8 Frais dexpdition (courrier)
B9 Autres

Formations
C1 Form.
C2 Form.
C3 Form.
C4 Form.
C5 Form.
C6
C7 Form.
C8 Form.
C9 Form.
C10 Form.

o B

o C

o D

au
au
au
au
au

NordNordNordNordNord-

dplacements
frais de subsistance
frais de logement
frais de stage
Autres frais

au
au
au
au

Sud- dplacements
Sud - frais de subsistance
Sud - frais de logement
Sud - Autres frais

Missions
D5 Missions SudSud + Sud Nord - dplacements
D6 Missions SudSud + SudNord frais de
subsistance
D7 Missions SudSud + SudNord frais dhtel
D8 Missions SudSud + SudNord autres.
D9 .

21

D10 Honoraires et rmunrations d e toutes natures

Ressources humaines
F5 Experts locaux longue dure
F6 Personnel local, administratif et financier
F7 Personnel local artistique
F8 Autre personnel local
F9 Autres
F20 Autres
avantages
(chques
repas,
complmt., etc.)

o F

-b

assur.

Un format budget bas sur le PAA Burkina :


Il reprend les subsides allous par anne, chaque Objectif
spcifique, chaque Rsultat intermdiaire et chaque Activit,
tout en indiquant le code dpense budget correspondant et lentit
charge de lexcution de la ligne budgtaire

Une fiche dappel de fonds


La fiche dappel de fonds dtermine le montant du besoin de
trsorerie couvrir un moment donn, par le rapprochement du
total des dpenses programmes avec le solde disponible du
prcdent appel de fonds.

Les formats des rapports suivants


o Rapport intermdiaire
o Rapport Annuel par Rsultat intermdiaire
o Rapport Annuel par Dpenses

Observations sur les outils et les support existant


-

Il manque un support denregistrement et dencodage quotidien


des oprations permettant une synthtisation rapide, en vue de
llaboration des diffrents rapports

Il nexiste pas une nomenclature de codes comptables inspire du


plan comptable gnral. Cela rend impossible certaines
constations comptables (amortissements du matriel, crances,
dettes, etc.)

22

-b

Aucune codification ne permet de rattacher les dpenses


oprationnelles aux structures membres de la PCBF ou la Cellule
de gestion

3.2. PROCEDURES ET OUTILS


FINANCIERE ET MATERIELLE
3.2.1.

LOCAUX

DE

GESTION

ACTIVITES DE LASSOCIATION PCBF

Les activits menes par ou pour le compte de lAssociation PCBF,


doivent viser long terme son autonomie financire, de faon lui
permettre de prendre petit petit en charge, Programme, en
commenant par exemple par le fonctionnement de la Cellule de gestion,
prennisant ainsi les acquis de laide dAFRICALIA.
Pour ce faire, le compte ouvert au nom de lAssociation et dans lequel
sont loges les recettes de la location de matriel et les cotisations des
membres, doit tre stabilis et ne pas supporter de faon dfinitive des
dpenses du Programme.

3.2.1.1. Location du matriel de sonorisation et cotisations des


membres
-

Pas de gestion dune petite caisse permanente


Une caisse spciale (ponctuelle) peut tre alimente pour une
activit prcise, et clture la fin de lactivit
Les recettes sont systmatiquement reverses dans le compte
bancaire ouvert cet effet. Les principales entres enregistres par
ce compte sont :
o Le produit de la location du matriel
o Le produit de manifestations ralises en commun
o Les cotisations des membres de la PCBF
o Les dons et autres subventions au profit de lAssociation
o La rcupration des avances consenties au Programme ou
un membre de la PCBF
Les dpenses dont les principales sont les suivantes, se font par
chques :
o Rglement factures techniciens
o Rglement factures transporteurs
o Rglement factures fournisseurs de pices et produit
dentretien du matriel
o Assurance du matriel

23

-b

o Avance de fonds au compte du Programme (pour le


fonctionnement de la Cellule de gestion ou pour des dpenses
oprationnelles)
o Avance de fonds un membre de la PCBF
o Alimentation dune caisse ponctuelle
3.2.1.2. Fonctionnement du compte bancaire
-

Le compte fonctionne sous la signature conjointe du Prsident de la


PCBF et du Trsorier, avec un pouvoir illimit.
Le compte fonctionne galement sous la signature conjointe de
lAdministrateur gestionnaire et du Prsident ou du Trsorier, avec
un pouvoir limit 100 000 FCFA par opration de retrait.
Les versements en espces sont soumis au Trsorier, partir de
1 000 000 FCFA
Les remises de chques sont endosses par le Trsorier
Le Trsorier doit tre avis sous 48 heures de tout virement reu
sur le compte venant dailleurs quAFRICALIA
Un carnet de reus souches autocopiantes doit servir pour le
recouvrement des cotisations des membres.
Les prfinancements (achats directs) pour le compte du
Programmes sont viter.

3.2.1.3. Supports
Tenue dun journal de banque sous fichier Excel, alliant codes AFRICALIA
et codes comptables gnraux. Son arrt est mensuel. Ses
enregistrements sont soutenus par les pices justificatives, les avis et les
extraits bancaires
3.3. ACTIVITES DU PROGRAMME
Volet Administratif
Le volet administratif excut par la PCBF correspond en termes
budgtaires, aux activits 3 10 du Rsultat intermdiaire 2 du PAA.
Les activits 11 15 sont sous la responsabilit de CARTEL
Volet Oprationnel
Le volet oprationnel local regroupe :
- Rsultat Intermdiaire 4, activits 20, 21 et 22
- Rsultat Intermdiaire 5, activit 23
A titre indicatif, la dotation budgtaire au titre du PAA 2009-2011
excuter localement par la PCBF est de 159 412,00 EUR
3.3.1.

Gestion des fonds

3.3.1.1. Gestion du compte bancaire

24

-b

Le compte bancaire ouvert au nom du Programme reoit les subsides


dAFRICALIA. Il fonctionne sous la signature conjointe du Prsident et du
Trsorier de la PCBF avec un pouvoir illimit.
Il fonctionne galement sous la signature conjointe de lAdministrateur
gestionnaire avec lun ou lautre des deux premiers, avec toutefois un
pouvoir limit 200 000FCFA par opration de retrait.
Dans ce compte sont domicilies exclusivement les subsides reus
dAFRICALIA et aucun fonds tranger ne doit y tre reu, lexception
des avances de fonds du compte de lAssociation.
Les dpenses effectues sur le compte son principalement :
-

Approvisionnement de la caisse permanente de menues dpenses


Rglement des factures de fonctionnement et dquipement de la
Cellule de gestion
Paiement des salaires et charges connexes
Approvisionnement dune caisse ponctuelle
Versement de fonds au profit des structures membres pour le
financement des activits dcentralises, sur la base de protocoles
de gestion signs avec lAdministrateur gestionnaire.
Remboursement des avances de fonds consenties par le compte de
lAssociation
Paiement direct de facture pour le compte dune structure membre
de lAssociation

3.3.1.2. Gestion de la Caisse permanente de menues dpenses


(CMD)
La caisse de menues dpenses est alimente via le compte du
programme, raison de 200 000 maximum par opration et son niveau
dencaisse limit 250 000 FCFA.
Elle sert effectuer les petites dpenses du bureau.
3.3.1.3. Gestion budgtaire et gestion de la trsorerie
Planification des activits et programmation financire
La matrise du budget ncessite une planification annuelle rigoureuse des
activits, soumise une mise jour trimestrielle.
Cette planification des activits est la base dune programmation
financire qui dfinit de faon prcise, les fonds ncessaires par Rsultat
et par ligne budgtaire, pour le trimestre venir.
La planification des activits et la programmation financire se prparent
en concertation avec chaque structure. La consolidation et lapprobation
par la PCBF font lobjet dune runion en assemble gnrale.
La programmation financire est ensuite approuve par AFRICALIA
Appel de fonds

25

-b

Le montant de lappel de fonds correspond au besoin net de trsorerie


dfini comme suit, dans la fiche cre cet effet :
DISPONIBLE sur APPEL DE FONDS PRECEDENT PREVISIONS DE
DEPENSES
Le disponible est en principe la somme de :
Solde du compte bancaire + Solde en caisse + Avances rcuprer
au cours du trimestre
Les prvisions de dpenses
programmation financire.

correspondent

aux

donnes

de

la

Modifications du budget
Les modifications du budget peuvent intervenir deux niveaux.
- La rallocation de fonds entre activits dun mme Rsultat
intermdiaire
La
PCBF
de
faon
concerte,
autorise
de
tels
ramnagements et en informe AFRICALIA
- Le transfert de moyens dun Rsultat intermdiaire un autre
o Ce type de changement budgtaire touche le plan stratgique
et par consquent doit tre autorise pralablement par
AFRICALIA, avant sa validation
3.3.2.
Supports
Tenue dun journal de banque et un journal de caisse, sous fichiers Excel,
alliant les codes suivants :
- Codes AFRICALIA
- Codes Centre dActivits, afin de rattacher les dpenses aux
structures membres concernes
- Codes comptables gnraux.
Les journaux sont arrts par mois et leurs critures sont soutenues
par les pices justificatives, les avis et les extraits bancaires.
La caisse fait lobjet dun arrt mensuel appuy par un PV de caisse
La somme transfre au profit dun Centre dactivits en vue de la
ralisation dune activit programme, est comptabilise en compte
davance justifier. A la rception des justificatifs, la comptable annule
lavance et impute les dpenses conformment aux procdures.
Lexploitation des journaux financiers permet llaboration semi
automatique des rapports financiers intermdiaires et annuels. Elle
permet galement de prsenter des tats de synthse selon les
principes au plan local.
(Voir en annexes : Journal financier, PV de caisse, Liste codes Centre dActivits, liste codes Comptables, Pices
de caisse, Modle facture de prestataire,)

26

IV

-b

CIRCUIT DE CIRCULATION DE LINFORMATION

Le circuit de circulation de linformation est assur par la Secrtaire


comptable. Il est caractris par la gestion linterne et lexterne du:
- Courrier arrive
- Courrier dpart
3.1. Courrier arrive
Tout courrier arriv est dpos au niveau du secrtariat. La secrtaire
procde aux oprations suivantes :
- Apposition du cachet qui indique la date darrive et le numro
chronologique denregistrement du courrier
- Enregistrement au registre arrive , reprenant :
o N denregistrement
o Date darrive
o Adresse de lexpditeur
o Rfrence et date du courrier
o Nature et objet du courrier
- Fiche de transmission : La secrtaire joint chaque courrier une
fiche navette sur laquelle lAdministrateur annote le destinataire et
inscrit ses instructions
- Classement : Il est cr un classeur de courrier arrive .
3.1. Courrier dpart
LAdministrateur gestionnaire signe tout les courriers au dpart de
Cellule de gestion. Les courriers de lassociation sont signs par le
Prsident.
Lexpdition du courrier est assure par la secrtaire qui ralise les
oprations suivantes :
- Apposition du cachet qui indique la date darrive et le numro
chronologique denregistrement du courrier
- Enregistrement au registre dpart , reprenant :
o N denregistrement
o Adresse du destinataire
o Rfrence et date du courrier
o Nature et objet du courrier
- Classement : Il est cr un classeur de courrier dpart dans
lequel est class une copie de chaque courrier.

27

-b

V - ANNEXES

28

Centres d'intérêt liés