PLATEFORME CULTURELLE DU BURKINA

FASO
(PCBF)

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES,
FINANCIERES ET COMPTABLES

-

-b

Février 2011

Procédures Administrative et Financière_DDS-PC_MAI_2008

SOMMAIRE PAGES Introduction 3 Présentation et organisation de la PCBF 8 Analyse des procédures 4- I 13 Procédures administratives 11 - II Procédures particulières Gestion du matériel de sonorisation III 22 Procédures comptables et financières Gestion du personnel et de la paie Engagements de dépenses Gestion des immobilisations Gestion des fournitures de bureau Gestion des missions 14 .15 16 - Organisation comptable Gestion budgétaire Gestion de la trésorerie IV 23 Circuit de circulation de l’information V Annexes 24 .

correctement appliqué. financières et comptables. résulte de l’exécution d’une mission de consultation relative à la formalisation des procédures de gestion administrative.- -b INTRODUCTION Le présent manuel de procédures administratives. Analyse des circuits de circulation de l’information Analyse des procédures et de l’organisation de la gestion financière et comptable Analyse des procédures de gestion du matériel de sonorisation Le présent manuel de procédures. constituerait sans doute. la démarche suivante a été adoptée. 4 . Dans le cadre de l’élaboration de ce manuel. l’Administrateur gestionnaire et la Secrétaire comptable et le technicien de son. un instrument efficace de gestion et de contrôle des opérations de la PCBF et un gage de transparence à même de rassurer d’avantage les partenaires. - Entretiens avec le Président du bureau exécutif. faire l’objet d’une évaluation périodique en vue d’une mise à jour. financière et comptable de la Plateforme Culturelle au Burkina Faso. Il devra en outre. dans le sens d’une amélioration continue des procédures et du contrôle interne.

- -b PRESENTATION ET ORGANISATION DE LA PCBF 5 .

les cotisations des membres.1 Secrétaire comptable .(voir statuts) Les instances de PCBF sont : .L’Assemblée générale des membres . Une cellule de gestion appuie le bureau exécutif et se compose comme suit : . renouvelable une fois d’affilé. II – Organisation 6 .Le Bureau Exécutif dont la composition est la suivante : o 1 Président(e) o 1 Secrétaire général o 1 Chargé de gestion Les membres du bureau exécutif sont élus pour un mandat de un (1) an. . l’association loue du matériel de sonorisation de très haute performance. acheté et mis à sa disposition par AFRICALIA.Présentation La création de la PCBF est consacrée par les actes de l’Assemblée Générale du 29/09/2007.1 Technicien Les ressources nécessaires à l’association pour la réalisation de ses objectifs sont constituées par : . Ses objectifs principaux sont : . à ce jour de cinq structures culturelles.- -b I .1 Administrateur gestionnaire qui joue le rôle de Chargé de gestion . Dans le cadre de la mobilisation des ressources.les subventions et .les produits des activités. la PCBF est financée principalement par AFRICALIA Belgium. Association fédérative.

- -b 2. Organigramme de la PCBF 7 .1.

PCBF Assemblée Générale Com. aux comptes BUREAU EXECUTIF Président Secrétaire général Chargé de gestion CELLULE DE GESTION Administrateur gestionnaire Secrétaire comptable Technicien Sono .

- -b 9 .

2.02 Secrétaire général - Voir article 10 du Règlement intérieur 2. Attributions 2.2.Assure le suivi des dépenses sur le site des activités décentralisées des structures sur la base des protocoles de gestion .Assure le secrétariat : gestion du courrier 2.2.Réalise les dépenses.Assure l’accueil au bureau de la cellule de gestion .05 Secrétaire /Comptable Sous la supervision et la responsabilité de l’Administrateur gestionnaire : .Tient les journaux financiers de caisse et de banque .2.03 Chargé de gestion - Voir article 10 du Règlement intérieur 2.06 Technicien de la sonorisation Sous - la supervision et la responsabilité de l’Administrateur gestionnaire : Assure l’entretien courant du matériel de sonorisation Effectue ou supervise les réparations du matériel S’assure de la disponibilité du matériel en cas de demande de location .04 Administrateur gestionnaire - Assure le secrétariat du comité exécutif Dresse les PV des réunions Elabore et gère le budget de la PCBF Tient les livres comptables Signe les protocoles de gestion financière avec les structures Reçois les fonds et effectue les paiements Rédige les rapports financiers et techniques des activités 2.01 Président - Voir article 10 du Règlement intérieur 2. .Etablit les contrats et les factures de location du matériel de sonorisation . encaisse les recettes et tient les brouillards de caisse .2.Gère les fournitures de bureau .2.2.S’assure du respect des clauses du contrat de location par le locataire .Veille sur les conditions de transport et d’utilisation du matériel sur les sites des activités.2.

- -b ANALYSE DES PROCEDURES 11 .

Procédures particulières Gestion matériel de sonorisation III.Procédures comptables et financières Organisation comptable Gestion budgétaire Gestion de la trésorerie 12 .Procédures administratives Gestion du personnel et de la paie Engagements de dépenses Gestion des immobilisations Gestion des fournitures de bureau Gestion des missions II .- -b Les différentes procédures développées dans ce recueil sont : I .

- -b I .Procédures administratives 13 .

1. La Demande d’achat ou la Demande de dépense approuvée par l’Administrateur gestionnaire permet à la secrétaire comptable d’effectuer la dépense ou d’établir le Bonde commande. Réception de la facture et règlement Le fournisseur introduit sa facture accompagnée de l’original du bon de commande. La gestion du personnel La gestion de l’ensemble du personnel de la PCBF relève de l’Administrateur gestionnaire.- -b 1. 14 . o Participe à l’organisation des recrutements : Tests et entretiens o Rédige les contrats de travail et assure l’immatriculation à la CNSS des agents o Gère la paye : Bulletins.3. Expression de besoin Chaque agent introduit auprès de l’Administrateur gestionnaire une Demande d’achat ou une Demande de dépense. ordres de virements ou chèques. Procédures d’engagement des dépenses 1. 1.5 jours par mois soit 30 jours calendaires par année. 1. Le règlement se fait par chèque.1.1. déclarations IUTS et CNSS o Classe à son niveau les copies de décisions de congés ou d’autorisations d’absence des agents des entités. par virement ou en espèces. sous la supervision du Président du bureau exécutif.1. Elle signe le bordereau de livraison 1.1. Réception de la commande La Secrétaire comptable réceptionne la commande après avoir rapproché le bon de commande et le bordereau de livraison.2. dans des dossiers individuels o Participe à la gestion des conflits sociaux o Le système de congé est celui basé sur le code du travail en vigueur au Burkina Faso et qui prévoit 2.2.

La gestion des immobilisations : Elle est assurée par la Secrétaire comptable o Tenir un classeur des immobilisations dans lequel on retrouve :  La liste mise à jour des immobilisations par nature. 1. lieu d’affectation  Copie des factures o Codifier les immobilisations La codification des immobilisations est assurée par la Secrétaire comptable.3. Exemple : Codification d’un ordinateur acheté en 2011 et qui est le 9è matériel informatique acquis : 24MAI1109 1. une mission suppose un séjour d’au moins une nuit.  2 premiers caractères numériques. BAT MAS MAB MAI MOB MAT AMA   Bâtiment Matériel de sonorisation Bâtiment Matériel de sonorisation Matériel de bureau Matériel informatique Mobilier de bureau Matériel de transport Autre matériel 2 caractères numériques qui indiquent l’année d’acquisition de l’élément (Exemple : 10 pour tous matériels acquis avant 2011 . 11 pour les acquisitions de 2011) 2 derniers caractères représentant le numéro l’ordre d’entrée du matériel. représentant le numéro du compte principal du type d’immobilisation. Ainsi. sous la supervision de l’Administrateur.5.- -b 1. Gestion des stocks de fournitures de bureau La Secrétaire comptable gère les fournitures de bureau et d’entretien. conformément au système suivant : Le code de chaque élément est composé de 9 caractères . date d’acquisition. fournisseur. Gestion des missions Introduction Par mission il faut entendre tout déplacement prolongé pour motif professionnel hors du lieu d’affectation permanente. 15 . Le fait de se déplacer ne doit pas être une activité ordinaire de la fonction. indiquant prix.  23 24 3 caractères alphabétiques qui indiquent la nature de du matériel. soit autorisée par l’Administrateur gestionnaire.4. Préparation de la mission Les missions du personnel de la Cellule de gestion sont soit ordonnées.

à l’exception des perdiem.- -b Les missions de l’Administrateur gestionnaires sont autorisées par le Président de la PCBF. L’ordre de mission est établi est en 3 exemplaires ainsi réparties : o Caisse : Pièce justificative de dépense o Classement administratif o Intéressé. Toutefois. .Le retour d’une mission est sanctionné par un Rapport de mission écrit à déposé dans les 10 jours ouvrables qui suivent. Retour de la mission . durée. le déplacement de travail qui a duré la journée entière (sans passer la nuit) bénéficie du perdiem. Les différents frais de mission sont l’objet d’un barème approuvé. - Un Ordre de mission est rempli par la Secrétaire comptable avec les informations relatives à la mission : Lieu. frais. (Voir Ordre de mission et CR de mission en annexes) 16 . Frais de mission Une mission donne lieu au paiement à l’agent des sommes suivantes : L’avance pour Frais de transport (s’il y a lieu) L’avance pour Frais de déplacements et autres frais L’avance pour Frais d’hébergement Les Perdiem Toutes les sommes reçues sont à justifier au retour de la mission. moyen de transport.Ce rapport écrit est précédé. d’un briefing oral dès le lendemain de la mission.

17 . Lieu d’utilisation Le Technicien responsable du matériel décide en fonction de la disponibilité du matériel désigné.1. à la Secrétaire comptable : a.Procédures particulières 2. Durée de la location c.- -b II .0 Procédure de location du matériel de sonorisation Contact : Le client s’adresse au technicien permanent. en rapport avec l’état de fonctionnement et la planification de l’utilisation de ce matériel. responsable du matériel ou en cas d’absence. Désignation du matériel désiré b.1. Procédures de gestion du matériel de sonorisation 2. Activité à animer d.

Il exprime le besoin d’entretien à travers un Etat des entretiens à réaliser imprimé en 2 exemplaires et qui contient les précisions suivantes : L’indication du matériel concerné La description de l’entretien à réaliser La désignation et la quantification des fournitures nécessaires Le prix des pièces et fournitures nécessaires (prix courants ou selon proforma) L’état est signé par l’Administrateur gestionnaire pour approbation et acquiert la qualité d’autorisation de décaissement. - Après l’encaissement du prix. sont remises à la Secrétaire comptable au plus tard le lendemain des achats. la Secrétaire comptable acquitte les 3 copies qui sont ainsi dispatchées : o Locataire o Caisse : Pièce comptable o Classement chronologique (Voir fiche de contrat de location en annexes) 2. assure l’entretien courant du matériel et met à jour à cet effet. à la personne chargée de réaliser les achats. La fiche est signée par le locataire et par l’Administrateur gestionnaire ou par délégation par la Secrétaire comptable.- -b Documents à établir et ventilation : Sur la base des notes de cet entretien. Les pièces justificatives visées par le Technicien en sonorisation « pour achats conformes ». un Carnet d’entretien pour chaque matériel. sous forme de décharge à justifier. (Voir Etat des entretiens à réaliser et Carnet d’entretien en annexes) 18 . Le Technicien conserve le 2è exemplaire pour la mise à jour des carnets d’entretien. La Secrétaire comptable remet la somme indiquée.1 Procédure de réparation et d’entretien courant du matériel de sonorisation Le Technicien en sonorisation. la Secrétaire comptable établit une Fiche de contrat de location de matériel imprimée en 3 exemplaires.1.

Procédures comptables et financières 19 .- -b III .

A la gestion du matériel de sonorisation . se répartissent en deux catégories : D’une part. télex.Un volet opérationnel. – OUTILS D’AFRICALIA DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE Pour la collecte.1. Les activités de l’Association se résument actuellement : . constitué des activités décentralisées des cinq structures membres de la Plateforme 3. Ces activités peuvent être à leur tour scindées en deux volets : . le traitement et l’analyse de l’information financière. AFRICALIA a mis à la disposition de la cellule de gestion.- -b Introduction Les activités de la PCBF.Aux rencontres de concertation des responsables des structures. dont l’Equipe exécutive permanente (que nous appelons ici Cellule de gestion) a la charge de coordonner. les activités du Programme. les outils et supports suivants : - Une liste des codes budgétaires des dépenses : Investissement o I1 Matériel roulant o I2 Bureautique o I3 Autres Fonctionnement o F1 Loyers et charges locatives o F2 Bureautique (téléphone. entrant dans le cadre de la mutualisation des moyens et des compétences pour la poursuite de l’objectif global de l’association Les activités du Programme sont celles inscrites dans le cadre logique du Programme Pluriannuel (PPA Burkina). autres…) o F3 Matériel roulant o F4 Autres Formations o VN Se déroulant au Nord o VZ Se déroulant au Sud Missions o MS Sud>Sud et Sud>Nord Ressources humaines 20 . les activités de l’Association. et d’autre part.Un volet administratif consacré au fonctionnement de la Cellule de gestion .

C2 Form. etc. C9 Form. C10 Form. assurance.frais de subsistance Sud .Autres frais Missions D5 Missions SudSud + Sud Nord . C4 Form. C6 C7 Form.déplacements Sud . web) B3 Fournitures informatiques B6 Consommables de bureau B4 Véhicules (entretien.) B5 Carburant B7 Documentation B8 Frais d’expédition (courrier) B9 Autres           Formations C1 Form.déplacements D6 Missions SudSud + SudNord – frais de subsistance D7 Missions SudSud + SudNord – frais d’hôtel D8 Missions SudSud + SudNord – autres…. D9 ……. comme suit : o A          Investissements A1 Véhicules A2 Equipement bureautique A3 Equipement informatique A4 Bâtiment A5 Mobilier A6 Camera cinématographique A7 ….- o R - -b Ressources humaines Une liste des codes financiers des dépenses Ces codes qui sont utilisés dans le rapport financier regroupent les dépenses en 5 rubriques. 21 . C5 Form. C8 Form. A8 Frais d’expédition et transit A9 Autres          Fonctionnement B1 Loyers et charges locatives B2 Bureautique et petit matériel ( tél. o B o C o D      au au au au au NordNordNordNordNord- déplacements frais de subsistance frais de logement frais de stage Autres frais au au au au Sud. fax.frais de logement Sud . C3 Form.

) 22 . Un format budget basé sur le PAA Burkina : Il reprend les subsides alloués par année. Cela rend impossible certaines constations comptables (amortissements du matériel. dettes. créances. administratif et financier F7 Personnel local artistique F8 Autre personnel local F9 Autres F20 Autres avantages (chèques repas. tout en indiquant le code dépense budget correspondant et l’entité chargée de l’exécution de la ligne budgétaire - Une fiche d’appel de fonds La fiche d’appel de fonds détermine le montant du besoin de trésorerie à couvrir à un moment donné. etc.) o F - -b assur. etc. par le rapprochement du total des dépenses programmées avec le solde disponible du précédent appel de fonds..-  D10 Honoraires et rémunérations d e toutes natures       Ressources humaines F5 Experts locaux longue durée F6 Personnel local. en vue de l’élaboration des différents rapports - Il n’existe pas une nomenclature de codes comptables inspirée du plan comptable général. à chaque Objectif spécifique. à chaque Résultat intermédiaire et à chaque Activité. complémt. - Les formats des rapports suivants o Rapport intermédiaire o Rapport Annuel par Résultat intermédiaire o Rapport Annuel par Dépenses Observations sur les outils et les support existant - Il manque un support d’enregistrement et d’encodage quotidien des opérations permettant une synthétisation rapide.

– PROCEDURES ET OUTILS FINANCIERE ET MATERIELLE 3. et clôturée à la fin de l’activité Les recettes sont systématiquement reversées dans le compte bancaire ouvert à cet effet. de façon à lui permettre de prendre petit à petit en charge.1. LOCAUX DE GESTION ACTIVITES DE L’ASSOCIATION PCBF Les activités menées par ou pour le compte de l’Association PCBF. Pour ce faire.2. 3. pérennisant ainsi les acquis de l’aide d’AFRICALIA. Les principales entrées enregistrées par ce compte sont : o Le produit de la location du matériel o Le produit de manifestations réalisées en commun o Les cotisations des membres de la PCBF o Les dons et autres subventions au profit de l’Association o La récupération des avances consenties au Programme ou à un membre de la PCBF Les dépenses dont les principales sont les suivantes. se font par chèques : o Règlement factures techniciens o Règlement factures transporteurs o Règlement factures fournisseurs de pièces et produit d’entretien du matériel o Assurance du matériel 23 .- - -b Aucune codification ne permet de rattacher les dépenses opérationnelles aux structures membres de la PCBF ou à la Cellule de gestion 3. en commençant par exemple par le fonctionnement de la Cellule de gestion. Programme. Location du matériel de sonorisation et cotisations des membres - - Pas de gestion d’une petite caisse permanente Une caisse spéciale (ponctuelle) peut être alimentée pour une activité précise. doit être stabilisé et ne pas supporter de façon définitive des dépenses du Programme.2.1. doivent viser à long terme son autonomie financière.2.1. le compte ouvert au nom de l’Association et dans lequel sont logées les recettes de la location de matériel et les cotisations des membres.

1. la dotation budgétaire au titre du PAA 2009-2011 à exécuter localement par la PCBF est de 159 412.00 EUR 3. Le compte fonctionne également sous la signature conjointe de l’Administrateur gestionnaire et du Président ou du Trésorier. Gestion des fonds 3. les avis et les extraits bancaires 3.2. 3. Supports Tenue d’un journal de banque sous fichier Excel.3.2.1. Ses enregistrements sont soutenus par les pièces justificatives. Les versements en espèces sont soumis au Trésorier. ACTIVITES DU PROGRAMME Volet Administratif Le volet administratif exécuté par la PCBF correspond en termes budgétaires.1. Gestion du compte bancaire 24 . 21 et 22 .Résultat Intermédiaire 5.3. Les préfinancements (achats directs) pour le compte du Programmes sont à éviter.2. Son arrêté est mensuel. activités 20. avec un pouvoir illimité. activité 23 A titre indicatif. Fonctionnement du compte bancaire - Le compte fonctionne sous la signature conjointe du Président de la PCBF et du Trésorier. avec un pouvoir limité à 100 000 FCFA par opération de retrait.1.Résultat Intermédiaire 4. aux activités 3 à 10 du Résultat intermédiaire 2 du PAA. alliant codes AFRICALIA et codes comptables généraux. à partir de 1 000 000 FCFA Les remises de chèques sont endossées par le Trésorier Le Trésorier doit être avisé sous 48 heures de tout virement reçu sur le compte venant d’ailleurs qu’AFRICALIA Un carnet de reçus à souches autocopiantes doit servir pour le recouvrement des cotisations des membres.- -b o Avance de fonds au compte du Programme (pour le fonctionnement de la Cellule de gestion ou pour des dépenses opérationnelles) o Avance de fonds à un membre de la PCBF o Alimentation d’une caisse ponctuelle 3.1. Les activités 11 à 15 sont sous la responsabilité de CARTEL Volet Opérationnel Le volet opérationnel local regroupe : .3.3.

3. Gestion de la Caisse permanente de menues dépenses (CMD) La caisse de menues dépenses est alimentée via le compte du programme. Gestion budgétaire et gestion de la trésorerie Planification des activités et programmation financière La maîtrise du budget nécessite une planification annuelle rigoureuse des activités.1.3. Remboursement des avances de fonds consenties par le compte de l’Association Paiement direct de facture pour le compte d’une structure membre de l’Association 3. les fonds nécessaires par Résultat et par ligne budgétaire. Cette planification des activités est la base d’une programmation financière qui définit de façon précise. Il fonctionne également sous la signature conjointe de l’Administrateur gestionnaire avec l’un ou l’autre des deux premiers.1. La consolidation et l’approbation par la PCBF font l’objet d’une réunion en assemblée générale. Dans ce compte sont domiciliées exclusivement les subsides reçus d’AFRICALIA et aucun fonds étranger ne doit y être reçu. à l’exception des avances de fonds du compte de l’Association. La programmation financière est ensuite approuvée par AFRICALIA Appel de fonds 25 . à raison de 200 000 maximum par opération et son niveau d’encaisse limité à 250 000 FCFA. Il fonctionne sous la signature conjointe du Président et du Trésorier de la PCBF avec un pouvoir illimité. pour le trimestre à venir. avec toutefois un pouvoir limité à 200 000FCFA par opération de retrait. La planification des activités et la programmation financière se préparent en concertation avec chaque structure.2. sur la base de protocoles de gestion signés avec l’Administrateur gestionnaire. Elle sert à effectuer les petites dépenses du bureau.- -b Le compte bancaire ouvert au nom du Programme reçoit les subsides d’AFRICALIA. 3. soumise à une mise à jour trimestrielle.3. Les dépenses effectuées sur le compte son principalement : - Approvisionnement de la caisse permanente de menues dépenses Règlement des factures de fonctionnement et d’équipement de la Cellule de gestion Paiement des salaires et charges connexes Approvisionnement d’une caisse ponctuelle Versement de fonds au profit des structures membres pour le financement des activités décentralisées.

alliant les codes suivants : .Codes Centre d’Activités. est comptabilisée en compte d’avance à justifier. la comptable annule l’avance et impute les dépenses conformément aux procédures. Les journaux sont arrêtés par mois et leurs écritures sont soutenues par les pièces justificatives. liste codes Comptables.2. avant sa validation 3. Liste codes Centre d’Activités. afin de rattacher les dépenses aux structures membres concernées .Codes comptables généraux.3. dans la fiche crée à cet effet : DISPONIBLE sur APPEL DE FONDS PRECEDENT – PREVISIONS DE DEPENSES Le disponible est en principe la somme de : Solde du compte bancaire + Solde en caisse + Avances à récupérer au cours du trimestre Les prévisions de dépenses programmation financière. Supports Tenue d’un journal de banque et un journal de caisse. Elle permet également de présenter des états de synthèse selon les principes au plan local. autorise de tels réaménagements et en informe AFRICALIA .Le transfert de moyens d’un Résultat intermédiaire à un autre o Ce type de changement budgétaire touche le plan stratégique et par conséquent doit être autorisée préalablement par AFRICALIA. Pièces de caisse.La réallocation de fonds entre activités d’un même Résultat intermédiaire La PCBF de façon concertée.) 26 .- -b Le montant de l’appel de fonds correspond au besoin net de trésorerie défini comme suit. A la réception des justificatifs.Codes AFRICALIA . . correspondent aux données de la Modifications du budget Les modifications du budget peuvent intervenir à deux niveaux. les avis et les extraits bancaires. L’exploitation des journaux financiers permet l’élaboration semi automatique des rapports financiers intermédiaires et annuels. La caisse fait l’objet d’un arrêté mensuel appuyé par un PV de caisse La somme transférée au profit d’un Centre d’activités en vue de la réalisation d’une activité programmée. Modèle facture de prestataire. PV de caisse. (Voir en annexes : Journal financier. sous fichiers Excel.

3. L’expédition du courrier est assurée par la secrétaire qui réalise les opérations suivantes : .Fiche de transmission : La secrétaire joint à chaque courrier une fiche navette sur laquelle l’Administrateur annote le destinataire et inscrit ses instructions . 27 .- IV -b CIRCUIT DE CIRCULATION DE L’INFORMATION Le circuit de circulation de l’information est assuré par la Secrétaire comptable.Courrier « départ » 3. reprenant : o N° d’enregistrement o Date d’arrivée o Adresse de l’expéditeur o Référence et date du courrier o Nature et objet du courrier . reprenant : o N° d’enregistrement o Adresse du destinataire o Référence et date du courrier o Nature et objet du courrier . Il est caractérisé par la gestion à l’interne et à l’externe du: .Classement : Il est créé un classeur de courrier « départ » dans lequel est classé une copie de chaque courrier. Courrier « arrivée » Tout courrier arrivé est déposé au niveau du secrétariat.Apposition du cachet qui indique la date d’arrivée et le numéro chronologique d’enregistrement du courrier .Courrier « arrivée » .Enregistrement au registre « arrivée ». La secrétaire procède aux opérations suivantes : .1. Les courriers de l’association sont signés par le Président.Classement : Il est créé un classeur de courrier « arrivée ».Enregistrement au registre « départ ».1.Apposition du cachet qui indique la date d’arrivée et le numéro chronologique d’enregistrement du courrier . Courrier « départ » L’Administrateur gestionnaire signe tout les courriers au départ de Cellule de gestion.

ANNEXES 28 .- -b V .