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PLATEFORME CULTURELLE DU BURKINA

FASO
(PCBF)

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES,
FINANCIERES ET COMPTABLES

-

-b

Février 2011

Procédures Administrative et Financière_DDS-PC_MAI_2008

15 16 - Organisation comptable Gestion budgétaire Gestion de la trésorerie IV 23 Circuit de circulation de l’information V Annexes 24 .SOMMAIRE PAGES Introduction 3 Présentation et organisation de la PCBF 8 Analyse des procédures 4- I 13 Procédures administratives 11 - II Procédures particulières Gestion du matériel de sonorisation III 22 Procédures comptables et financières Gestion du personnel et de la paie Engagements de dépenses Gestion des immobilisations Gestion des fournitures de bureau Gestion des missions 14 .

financière et comptable de la Plateforme Culturelle au Burkina Faso. financières et comptables. résulte de l’exécution d’une mission de consultation relative à la formalisation des procédures de gestion administrative. constituerait sans doute. l’Administrateur gestionnaire et la Secrétaire comptable et le technicien de son.- -b INTRODUCTION Le présent manuel de procédures administratives. Analyse des circuits de circulation de l’information Analyse des procédures et de l’organisation de la gestion financière et comptable Analyse des procédures de gestion du matériel de sonorisation Le présent manuel de procédures. dans le sens d’une amélioration continue des procédures et du contrôle interne. - Entretiens avec le Président du bureau exécutif. Il devra en outre. la démarche suivante a été adoptée. faire l’objet d’une évaluation périodique en vue d’une mise à jour. Dans le cadre de l’élaboration de ce manuel. 4 . un instrument efficace de gestion et de contrôle des opérations de la PCBF et un gage de transparence à même de rassurer d’avantage les partenaires. correctement appliqué.

- -b PRESENTATION ET ORGANISATION DE LA PCBF 5 .

1 Secrétaire comptable .Présentation La création de la PCBF est consacrée par les actes de l’Assemblée Générale du 29/09/2007. Ses objectifs principaux sont : . II – Organisation 6 .1 Administrateur gestionnaire qui joue le rôle de Chargé de gestion .les cotisations des membres. Une cellule de gestion appuie le bureau exécutif et se compose comme suit : .1 Technicien Les ressources nécessaires à l’association pour la réalisation de ses objectifs sont constituées par : .les subventions et .- -b I . renouvelable une fois d’affilé. Dans le cadre de la mobilisation des ressources.les produits des activités. acheté et mis à sa disposition par AFRICALIA. à ce jour de cinq structures culturelles. l’association loue du matériel de sonorisation de très haute performance.(voir statuts) Les instances de PCBF sont : . Association fédérative.L’Assemblée générale des membres . la PCBF est financée principalement par AFRICALIA Belgium.Le Bureau Exécutif dont la composition est la suivante : o 1 Président(e) o 1 Secrétaire général o 1 Chargé de gestion Les membres du bureau exécutif sont élus pour un mandat de un (1) an. .

Organigramme de la PCBF 7 .- -b 2.1.

PCBF Assemblée Générale Com. aux comptes BUREAU EXECUTIF Président Secrétaire général Chargé de gestion CELLULE DE GESTION Administrateur gestionnaire Secrétaire comptable Technicien Sono .

- -b 9 .

.2.2.04 Administrateur gestionnaire - Assure le secrétariat du comité exécutif Dresse les PV des réunions Elabore et gère le budget de la PCBF Tient les livres comptables Signe les protocoles de gestion financière avec les structures Reçois les fonds et effectue les paiements Rédige les rapports financiers et techniques des activités 2. Attributions 2. encaisse les recettes et tient les brouillards de caisse .Assure l’accueil au bureau de la cellule de gestion .2.2.2.01 Président - Voir article 10 du Règlement intérieur 2.Assure le suivi des dépenses sur le site des activités décentralisées des structures sur la base des protocoles de gestion .Tient les journaux financiers de caisse et de banque .Réalise les dépenses.2.S’assure du respect des clauses du contrat de location par le locataire .05 Secrétaire /Comptable Sous la supervision et la responsabilité de l’Administrateur gestionnaire : .2.2.Veille sur les conditions de transport et d’utilisation du matériel sur les sites des activités.Etablit les contrats et les factures de location du matériel de sonorisation .Assure le secrétariat : gestion du courrier 2.03 Chargé de gestion - Voir article 10 du Règlement intérieur 2.Gère les fournitures de bureau .06 Technicien de la sonorisation Sous - la supervision et la responsabilité de l’Administrateur gestionnaire : Assure l’entretien courant du matériel de sonorisation Effectue ou supervise les réparations du matériel S’assure de la disponibilité du matériel en cas de demande de location .02 Secrétaire général - Voir article 10 du Règlement intérieur 2.

- -b ANALYSE DES PROCEDURES 11 .

- -b Les différentes procédures développées dans ce recueil sont : I .Procédures comptables et financières Organisation comptable Gestion budgétaire Gestion de la trésorerie 12 .Procédures particulières Gestion matériel de sonorisation III.Procédures administratives Gestion du personnel et de la paie Engagements de dépenses Gestion des immobilisations Gestion des fournitures de bureau Gestion des missions II .

Procédures administratives 13 .- -b I .

1. Le règlement se fait par chèque. Elle signe le bordereau de livraison 1. sous la supervision du Président du bureau exécutif.2.1. La Demande d’achat ou la Demande de dépense approuvée par l’Administrateur gestionnaire permet à la secrétaire comptable d’effectuer la dépense ou d’établir le Bonde commande. Expression de besoin Chaque agent introduit auprès de l’Administrateur gestionnaire une Demande d’achat ou une Demande de dépense.1. Réception de la commande La Secrétaire comptable réceptionne la commande après avoir rapproché le bon de commande et le bordereau de livraison. La gestion du personnel La gestion de l’ensemble du personnel de la PCBF relève de l’Administrateur gestionnaire. 1.2. 1. 14 . o Participe à l’organisation des recrutements : Tests et entretiens o Rédige les contrats de travail et assure l’immatriculation à la CNSS des agents o Gère la paye : Bulletins.5 jours par mois soit 30 jours calendaires par année.3. déclarations IUTS et CNSS o Classe à son niveau les copies de décisions de congés ou d’autorisations d’absence des agents des entités. ordres de virements ou chèques. dans des dossiers individuels o Participe à la gestion des conflits sociaux o Le système de congé est celui basé sur le code du travail en vigueur au Burkina Faso et qui prévoit 2.1.- -b 1.1. Réception de la facture et règlement Le fournisseur introduit sa facture accompagnée de l’original du bon de commande. Procédures d’engagement des dépenses 1. par virement ou en espèces.

- -b 1.5. Préparation de la mission Les missions du personnel de la Cellule de gestion sont soit ordonnées. soit autorisée par l’Administrateur gestionnaire. Ainsi.4. indiquant prix. Gestion des stocks de fournitures de bureau La Secrétaire comptable gère les fournitures de bureau et d’entretien. 11 pour les acquisitions de 2011) 2 derniers caractères représentant le numéro l’ordre d’entrée du matériel. date d’acquisition. La gestion des immobilisations : Elle est assurée par la Secrétaire comptable o Tenir un classeur des immobilisations dans lequel on retrouve :  La liste mise à jour des immobilisations par nature. sous la supervision de l’Administrateur.  23 24 3 caractères alphabétiques qui indiquent la nature de du matériel. fournisseur. 1. Exemple : Codification d’un ordinateur acheté en 2011 et qui est le 9è matériel informatique acquis : 24MAI1109 1. conformément au système suivant : Le code de chaque élément est composé de 9 caractères .  2 premiers caractères numériques. lieu d’affectation  Copie des factures o Codifier les immobilisations La codification des immobilisations est assurée par la Secrétaire comptable. 15 . BAT MAS MAB MAI MOB MAT AMA   Bâtiment Matériel de sonorisation Bâtiment Matériel de sonorisation Matériel de bureau Matériel informatique Mobilier de bureau Matériel de transport Autre matériel 2 caractères numériques qui indiquent l’année d’acquisition de l’élément (Exemple : 10 pour tous matériels acquis avant 2011 . Le fait de se déplacer ne doit pas être une activité ordinaire de la fonction. Gestion des missions Introduction Par mission il faut entendre tout déplacement prolongé pour motif professionnel hors du lieu d’affectation permanente. représentant le numéro du compte principal du type d’immobilisation.3. une mission suppose un séjour d’au moins une nuit.

moyen de transport. (Voir Ordre de mission et CR de mission en annexes) 16 . durée. - Un Ordre de mission est rempli par la Secrétaire comptable avec les informations relatives à la mission : Lieu.- -b Les missions de l’Administrateur gestionnaires sont autorisées par le Président de la PCBF. le déplacement de travail qui a duré la journée entière (sans passer la nuit) bénéficie du perdiem.Ce rapport écrit est précédé. Retour de la mission . Frais de mission Une mission donne lieu au paiement à l’agent des sommes suivantes : L’avance pour Frais de transport (s’il y a lieu) L’avance pour Frais de déplacements et autres frais L’avance pour Frais d’hébergement Les Perdiem Toutes les sommes reçues sont à justifier au retour de la mission. Toutefois. L’ordre de mission est établi est en 3 exemplaires ainsi réparties : o Caisse : Pièce justificative de dépense o Classement administratif o Intéressé. frais.Le retour d’une mission est sanctionné par un Rapport de mission écrit à déposé dans les 10 jours ouvrables qui suivent. d’un briefing oral dès le lendemain de la mission. . à l’exception des perdiem. Les différents frais de mission sont l’objet d’un barème approuvé.

Activité à animer d.0 Procédure de location du matériel de sonorisation Contact : Le client s’adresse au technicien permanent. en rapport avec l’état de fonctionnement et la planification de l’utilisation de ce matériel. 17 .Procédures particulières 2. responsable du matériel ou en cas d’absence.- -b II . à la Secrétaire comptable : a. Lieu d’utilisation Le Technicien responsable du matériel décide en fonction de la disponibilité du matériel désigné. Procédures de gestion du matériel de sonorisation 2.1. Durée de la location c.1. Désignation du matériel désiré b.

à la personne chargée de réaliser les achats. Le Technicien conserve le 2è exemplaire pour la mise à jour des carnets d’entretien.1 Procédure de réparation et d’entretien courant du matériel de sonorisation Le Technicien en sonorisation. Il exprime le besoin d’entretien à travers un Etat des entretiens à réaliser imprimé en 2 exemplaires et qui contient les précisions suivantes : L’indication du matériel concerné La description de l’entretien à réaliser La désignation et la quantification des fournitures nécessaires Le prix des pièces et fournitures nécessaires (prix courants ou selon proforma) L’état est signé par l’Administrateur gestionnaire pour approbation et acquiert la qualité d’autorisation de décaissement.1. La Secrétaire comptable remet la somme indiquée. - Après l’encaissement du prix. assure l’entretien courant du matériel et met à jour à cet effet. sont remises à la Secrétaire comptable au plus tard le lendemain des achats. sous forme de décharge à justifier. (Voir Etat des entretiens à réaliser et Carnet d’entretien en annexes) 18 . La fiche est signée par le locataire et par l’Administrateur gestionnaire ou par délégation par la Secrétaire comptable. Les pièces justificatives visées par le Technicien en sonorisation « pour achats conformes ». la Secrétaire comptable établit une Fiche de contrat de location de matériel imprimée en 3 exemplaires. un Carnet d’entretien pour chaque matériel. la Secrétaire comptable acquitte les 3 copies qui sont ainsi dispatchées : o Locataire o Caisse : Pièce comptable o Classement chronologique (Voir fiche de contrat de location en annexes) 2.- -b Documents à établir et ventilation : Sur la base des notes de cet entretien.

- -b III .Procédures comptables et financières 19 .

entrant dans le cadre de la mutualisation des moyens et des compétences pour la poursuite de l’objectif global de l’association Les activités du Programme sont celles inscrites dans le cadre logique du Programme Pluriannuel (PPA Burkina). Ces activités peuvent être à leur tour scindées en deux volets : . les outils et supports suivants : - Une liste des codes budgétaires des dépenses : Investissement o I1 Matériel roulant o I2 Bureautique o I3 Autres Fonctionnement o F1 Loyers et charges locatives o F2 Bureautique (téléphone. AFRICALIA a mis à la disposition de la cellule de gestion.Un volet opérationnel. constitué des activités décentralisées des cinq structures membres de la Plateforme 3. autres…) o F3 Matériel roulant o F4 Autres Formations o VN Se déroulant au Nord o VZ Se déroulant au Sud Missions o MS Sud>Sud et Sud>Nord Ressources humaines 20 . se répartissent en deux catégories : D’une part. le traitement et l’analyse de l’information financière. et d’autre part.Un volet administratif consacré au fonctionnement de la Cellule de gestion .A la gestion du matériel de sonorisation . Les activités de l’Association se résument actuellement : .1.- -b Introduction Les activités de la PCBF. dont l’Equipe exécutive permanente (que nous appelons ici Cellule de gestion) a la charge de coordonner.Aux rencontres de concertation des responsables des structures. les activités de l’Association. télex. – OUTILS D’AFRICALIA DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE Pour la collecte. les activités du Programme.

C2 Form.- o R - -b Ressources humaines Une liste des codes financiers des dépenses Ces codes qui sont utilisés dans le rapport financier regroupent les dépenses en 5 rubriques. C3 Form. comme suit : o A          Investissements A1 Véhicules A2 Equipement bureautique A3 Equipement informatique A4 Bâtiment A5 Mobilier A6 Camera cinématographique A7 …. fax. A8 Frais d’expédition et transit A9 Autres          Fonctionnement B1 Loyers et charges locatives B2 Bureautique et petit matériel ( tél.déplacements D6 Missions SudSud + SudNord – frais de subsistance D7 Missions SudSud + SudNord – frais d’hôtel D8 Missions SudSud + SudNord – autres…. C8 Form.Autres frais Missions D5 Missions SudSud + Sud Nord . D9 …….frais de logement Sud . assurance. C4 Form. 21 . web) B3 Fournitures informatiques B6 Consommables de bureau B4 Véhicules (entretien. o B o C o D      au au au au au NordNordNordNordNord- déplacements frais de subsistance frais de logement frais de stage Autres frais au au au au Sud. etc.frais de subsistance Sud . C6 C7 Form. C10 Form. C5 Form. C9 Form.) B5 Carburant B7 Documentation B8 Frais d’expédition (courrier) B9 Autres           Formations C1 Form.déplacements Sud .

- Les formats des rapports suivants o Rapport intermédiaire o Rapport Annuel par Résultat intermédiaire o Rapport Annuel par Dépenses Observations sur les outils et les support existant - Il manque un support d’enregistrement et d’encodage quotidien des opérations permettant une synthétisation rapide. Cela rend impossible certaines constations comptables (amortissements du matériel. tout en indiquant le code dépense budget correspondant et l’entité chargée de l’exécution de la ligne budgétaire - Une fiche d’appel de fonds La fiche d’appel de fonds détermine le montant du besoin de trésorerie à couvrir à un moment donné. complémt. créances. administratif et financier F7 Personnel local artistique F8 Autre personnel local F9 Autres F20 Autres avantages (chèques repas. à chaque Objectif spécifique. dettes.) 22 .) o F - -b assur. à chaque Résultat intermédiaire et à chaque Activité..-  D10 Honoraires et rémunérations d e toutes natures       Ressources humaines F5 Experts locaux longue durée F6 Personnel local. etc. en vue de l’élaboration des différents rapports - Il n’existe pas une nomenclature de codes comptables inspirée du plan comptable général. etc. par le rapprochement du total des dépenses programmées avec le solde disponible du précédent appel de fonds. Un format budget basé sur le PAA Burkina : Il reprend les subsides alloués par année.

– PROCEDURES ET OUTILS FINANCIERE ET MATERIELLE 3. Les principales entrées enregistrées par ce compte sont : o Le produit de la location du matériel o Le produit de manifestations réalisées en commun o Les cotisations des membres de la PCBF o Les dons et autres subventions au profit de l’Association o La récupération des avances consenties au Programme ou à un membre de la PCBF Les dépenses dont les principales sont les suivantes. en commençant par exemple par le fonctionnement de la Cellule de gestion. pérennisant ainsi les acquis de l’aide d’AFRICALIA.1. 3. doivent viser à long terme son autonomie financière. Pour ce faire. se font par chèques : o Règlement factures techniciens o Règlement factures transporteurs o Règlement factures fournisseurs de pièces et produit d’entretien du matériel o Assurance du matériel 23 . Location du matériel de sonorisation et cotisations des membres - - Pas de gestion d’une petite caisse permanente Une caisse spéciale (ponctuelle) peut être alimentée pour une activité précise.2. doit être stabilisé et ne pas supporter de façon définitive des dépenses du Programme.1. LOCAUX DE GESTION ACTIVITES DE L’ASSOCIATION PCBF Les activités menées par ou pour le compte de l’Association PCBF.- - -b Aucune codification ne permet de rattacher les dépenses opérationnelles aux structures membres de la PCBF ou à la Cellule de gestion 3.2. Programme.1. de façon à lui permettre de prendre petit à petit en charge. le compte ouvert au nom de l’Association et dans lequel sont logées les recettes de la location de matériel et les cotisations des membres.2. et clôturée à la fin de l’activité Les recettes sont systématiquement reversées dans le compte bancaire ouvert à cet effet.

3. Supports Tenue d’un journal de banque sous fichier Excel. Gestion des fonds 3.Résultat Intermédiaire 4. ACTIVITES DU PROGRAMME Volet Administratif Le volet administratif exécuté par la PCBF correspond en termes budgétaires. Les activités 11 à 15 sont sous la responsabilité de CARTEL Volet Opérationnel Le volet opérationnel local regroupe : . les avis et les extraits bancaires 3.00 EUR 3.1. Les préfinancements (achats directs) pour le compte du Programmes sont à éviter. activités 20. la dotation budgétaire au titre du PAA 2009-2011 à exécuter localement par la PCBF est de 159 412.Résultat Intermédiaire 5. 21 et 22 . à partir de 1 000 000 FCFA Les remises de chèques sont endossées par le Trésorier Le Trésorier doit être avisé sous 48 heures de tout virement reçu sur le compte venant d’ailleurs qu’AFRICALIA Un carnet de reçus à souches autocopiantes doit servir pour le recouvrement des cotisations des membres. 3.3. alliant codes AFRICALIA et codes comptables généraux.1. activité 23 A titre indicatif.- -b o Avance de fonds au compte du Programme (pour le fonctionnement de la Cellule de gestion ou pour des dépenses opérationnelles) o Avance de fonds à un membre de la PCBF o Alimentation d’une caisse ponctuelle 3. Les versements en espèces sont soumis au Trésorier.2. avec un pouvoir limité à 100 000 FCFA par opération de retrait.2.1.2.1.3. Fonctionnement du compte bancaire - Le compte fonctionne sous la signature conjointe du Président de la PCBF et du Trésorier. Son arrêté est mensuel. Gestion du compte bancaire 24 .3.1. avec un pouvoir illimité. aux activités 3 à 10 du Résultat intermédiaire 2 du PAA. Ses enregistrements sont soutenus par les pièces justificatives. Le compte fonctionne également sous la signature conjointe de l’Administrateur gestionnaire et du Président ou du Trésorier.

Dans ce compte sont domiciliées exclusivement les subsides reçus d’AFRICALIA et aucun fonds étranger ne doit y être reçu.2.1. Gestion de la Caisse permanente de menues dépenses (CMD) La caisse de menues dépenses est alimentée via le compte du programme.- -b Le compte bancaire ouvert au nom du Programme reçoit les subsides d’AFRICALIA.3. Les dépenses effectuées sur le compte son principalement : - Approvisionnement de la caisse permanente de menues dépenses Règlement des factures de fonctionnement et d’équipement de la Cellule de gestion Paiement des salaires et charges connexes Approvisionnement d’une caisse ponctuelle Versement de fonds au profit des structures membres pour le financement des activités décentralisées. La consolidation et l’approbation par la PCBF font l’objet d’une réunion en assemblée générale. Remboursement des avances de fonds consenties par le compte de l’Association Paiement direct de facture pour le compte d’une structure membre de l’Association 3.3. Elle sert à effectuer les petites dépenses du bureau.1. Il fonctionne sous la signature conjointe du Président et du Trésorier de la PCBF avec un pouvoir illimité. Il fonctionne également sous la signature conjointe de l’Administrateur gestionnaire avec l’un ou l’autre des deux premiers. soumise à une mise à jour trimestrielle. Cette planification des activités est la base d’une programmation financière qui définit de façon précise. à raison de 200 000 maximum par opération et son niveau d’encaisse limité à 250 000 FCFA. 3. La planification des activités et la programmation financière se préparent en concertation avec chaque structure. avec toutefois un pouvoir limité à 200 000FCFA par opération de retrait. les fonds nécessaires par Résultat et par ligne budgétaire.3. La programmation financière est ensuite approuvée par AFRICALIA Appel de fonds 25 . à l’exception des avances de fonds du compte de l’Association. pour le trimestre à venir. sur la base de protocoles de gestion signés avec l’Administrateur gestionnaire. Gestion budgétaire et gestion de la trésorerie Planification des activités et programmation financière La maîtrise du budget nécessite une planification annuelle rigoureuse des activités.

dans la fiche crée à cet effet : DISPONIBLE sur APPEL DE FONDS PRECEDENT – PREVISIONS DE DEPENSES Le disponible est en principe la somme de : Solde du compte bancaire + Solde en caisse + Avances à récupérer au cours du trimestre Les prévisions de dépenses programmation financière. Liste codes Centre d’Activités. correspondent aux données de la Modifications du budget Les modifications du budget peuvent intervenir à deux niveaux.La réallocation de fonds entre activités d’un même Résultat intermédiaire La PCBF de façon concertée.Codes Centre d’Activités.2.- -b Le montant de l’appel de fonds correspond au besoin net de trésorerie défini comme suit.Le transfert de moyens d’un Résultat intermédiaire à un autre o Ce type de changement budgétaire touche le plan stratégique et par conséquent doit être autorisée préalablement par AFRICALIA. Pièces de caisse. Supports Tenue d’un journal de banque et un journal de caisse. PV de caisse.) 26 . autorise de tels réaménagements et en informe AFRICALIA . L’exploitation des journaux financiers permet l’élaboration semi automatique des rapports financiers intermédiaires et annuels.3. avant sa validation 3. . A la réception des justificatifs. la comptable annule l’avance et impute les dépenses conformément aux procédures. est comptabilisée en compte d’avance à justifier. Modèle facture de prestataire.Codes comptables généraux.Codes AFRICALIA . afin de rattacher les dépenses aux structures membres concernées . Les journaux sont arrêtés par mois et leurs écritures sont soutenues par les pièces justificatives. alliant les codes suivants : . liste codes Comptables. Elle permet également de présenter des états de synthèse selon les principes au plan local. sous fichiers Excel. La caisse fait l’objet d’un arrêté mensuel appuyé par un PV de caisse La somme transférée au profit d’un Centre d’activités en vue de la réalisation d’une activité programmée. les avis et les extraits bancaires. (Voir en annexes : Journal financier.

L’expédition du courrier est assurée par la secrétaire qui réalise les opérations suivantes : .1. reprenant : o N° d’enregistrement o Adresse du destinataire o Référence et date du courrier o Nature et objet du courrier .1.Apposition du cachet qui indique la date d’arrivée et le numéro chronologique d’enregistrement du courrier . reprenant : o N° d’enregistrement o Date d’arrivée o Adresse de l’expéditeur o Référence et date du courrier o Nature et objet du courrier .- IV -b CIRCUIT DE CIRCULATION DE L’INFORMATION Le circuit de circulation de l’information est assuré par la Secrétaire comptable.Courrier « arrivée » . Les courriers de l’association sont signés par le Président. Il est caractérisé par la gestion à l’interne et à l’externe du: .Enregistrement au registre « arrivée ». La secrétaire procède aux opérations suivantes : .Classement : Il est créé un classeur de courrier « arrivée ».Classement : Il est créé un classeur de courrier « départ » dans lequel est classé une copie de chaque courrier. Courrier « départ » L’Administrateur gestionnaire signe tout les courriers au départ de Cellule de gestion.Fiche de transmission : La secrétaire joint à chaque courrier une fiche navette sur laquelle l’Administrateur annote le destinataire et inscrit ses instructions .Courrier « départ » 3. 3.Apposition du cachet qui indique la date d’arrivée et le numéro chronologique d’enregistrement du courrier . 27 .Enregistrement au registre « départ ». Courrier « arrivée » Tout courrier arrivé est déposé au niveau du secrétariat.

- -b V .ANNEXES 28 .

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