Metodologas para el Diseo y Mejora de

1
Procesos - MSV

Las instituciones estn fracasando debido a que sus gerentes

desconocen los principios de organizacin efectiva, ellos
carecen de una mente abierta a nuevos conocimientos
culturales porque dudan que pueda existir una ciencia
competente que les ayude a tener conocimiento de esos
principios.
Beer (1974)

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

Principios de la Ciberntica Organizacional

Sistema estructuralista
Los sistemas complejos tienen una naturaleza
recursiva. Es decir, los sistemas existen en
jerarquas y la forma organizacional ms alta
puede encontrarse repetida en niveles ms bajos.

Viabilidad
Sistema viable: capaz de mantener una existencia
separada.
Todos los sistemas viables exhiben caractersticas
organizacionales similares.
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

6
Procesos - MSV

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

Modelo Jerrquico

Dr. Agustn Prez Araos

Modelo Recursivo

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

Principios
Variedad

En todo sistema se presenta variedad

Variedad El nmero de estados posibles que
guarda una situacin.

Equilibrio

Las variedades deben ser equilibradas La

atenuacin de la variedad de sistemas de altavariedad y la amplificacin de la variedad de sistemas
de baja-variedad, a travs de retroalimentacin
positiva o negativa

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

9
Procesos - MSV

Retroalimentacin Negativa
Meta
Deseada

Comparador

Entrada

Activador
(Ajuste)

Proceso

Medicin

Salida

Objetivo: Contrarresta desviaciones del objetivo

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

10
Procesos - MSV

Retroalimentacin Positiva
Meta
Deseada

Comparador

Proceso

Eo

Medicin

Ef

Amplificador

Objetivo: Amplificar desviaciones del objetivo

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de Procesos - MSV

11

Amplificar: incrementar la variedad

Atenuar: reducir o controlar la variedad
amplificar

Actividad

Interaccin
(Medio Ambiente)

atenuar

Las operaciones deben responder a los cambios en el

medio ambiente, requiriendo capacidad para reaccionar de
forma autnoma.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

12
Procesos - MSV

Tareas de amplificacin

Tareas de atenuacin

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

13

Grados de comprensin interna

White Box

Nivel de
conocimiento

Gray Box

Black Box

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

14
Procesos - MSV

Modelo del Sistema Viable (MSV )

El modelo es un arreglo funcional

basado en la idea de que todo sistema
debe realizar cinco funciones bsicas:
1.
2.
3.
4.
5.

Transformacin
Coordinacin
Control y auditoria
Inteligencia
Identidad

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

15
Procesos - MSV

Sistema 1. Transformacin
amplificar

Interaccin
(Medio Ambiente)

amplificar

Operacin

atenuar

Administracin

atenuar

La administracin debe controlar las operaciones para

obtener las metas planteadas.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de Procesos - MSV

16

Modelo del Sistema Viable

Sistema 1 - Transformacin
Son los elementos y actividades directamente responsables
del proceso de transformacin.
Lleva a cabo directamente las tareas relacionadas con los
propsitos.
Cada parte es autnoma (capaz de tomar decisiones propias).
Cada unidad es viable en si misma. Debe desarrollarse con su
propia poltica, control operacional y funciones de
coordinacin e implementacin. Esto con el objetivo de que
respondan a cambios en sus ambientes segn sus propias
prioridades.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

17
Procesos - MSV

Modelos de Sistema Viable

Sistema 1 - Transformacin

Las nicas restricciones sobre la autonoma de los

elementos del sistema 1 provienen del
requerimiento de que continen funcionando como
parte de toda la organizacin.
Para este fin reciben confirmacin de sus objetivos y
metas desde el sistema 5 de acuerdo a los objetivos
y estrategias del sistema 3, bajando el canal vertical y
son sujetos a coordinacin y auditora por el sistema
2 y 3 respectivamente. Ellos devuelven un reporte
sobre el desempeo al sistema 3.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de Procesos - MSV

18

Modelos de Sistema Viable

Sistema 1 - Transformacin
Es fcil ver al MSV como un modelo jerrquico y a estas
restricciones sobre la libertad de las partes del Sistema 1
como limitantes.
Sin embargo, el MSV reconoce el sistema 1 como el ms
importante de la organizacin y a los sistemas 2 a 5, algunas
veces llamados metasistemas como facilitadores para una
buena operacin del sistema 1.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de Procesos - MSV

19

Modelos de Sistema Viable

Sistema 2 (Coordinacin)
1

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

20
Procesos - MSV

Modelos de Sistema Viable

Sistema 2 (Coordinacin).
Realizar la coordinacin de los diferentes S1
Asignar recursos a los diferentes S1 y atena oscilaciones entre
ellos, es decir, resuelve conflictos entre dichas unidades.
El elemento B no puede comprender sus objetivos si estn
desestabilizados por las acciones de A, C, o D. De aqu surge la
necesidad de una coordinacin del sistema 2.
El sistema 2 cumple con una funcin de coordinacin, formada
por diferentes reglas y regulaciones que aseguran que las partes
del sistema 1 acten cohesivamente y no entren en conflicto
unas con otras, incluye cualquier reglamento que debe ser
cumplido. Ejemplo: cumplimiento de horarios, reglas
estndares, cumplimiento del plan de produccin.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

21
Procesos - MSV

Modelos de Sistema Viable

Sistema 3 (Control y Auditora).
3. Control y
Auditora
1

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

22
Procesos - MSV

Modelos de Sistema Viable

Sistema 3 (Control y Auditora).
Mantener la estabilidad interna del sistema, realizando la funcin de
control.
Interpretar las polticas decididas por el S5 de forma tal que queden
claras a los S2 y S1.
Asegurar la implementacin adecuada de tales polticas.
Realizar la funcin de auditora del sistema. El sistema 3 tiene un
acceso directo, sobre una base peridica, en los indicadores de
desmpeo de los elementos operacionales (Sistema 1), on el objetivo
de verificar con mayor rapidez el desempeo, calidad, adaptacin a
regulaciones financieras, mantenimiento etc.

El Rol del sistema 3 es el control operacional del sistema 1 y los

servicios de administracin tales como recursos humanos y
presupuesto, etc.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

23
Procesos - MSV

Administracin Automtica
Los sistemas 1,2 y 3 componen lo que Beer llama la
Administracin Automtica de la organizacin. Ellos
pueden mantener estabilidad interna y optimizar el
desempeo dentro de un marco establecido sin
referencia a una administracin superior.
Sin embargo, la administracin automtica no posee una
visin ntegra del ambiente de la organizacin y es por
esto incapaz de responder a las amenazas y
oportunidades revisando la estrategia corporativa, es por
ello que los sistemas 4 y 5 son necesarios.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de Procesos - MSV

24

Administracin Automtica

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

25
Procesos - MSV

Ambiente

Modelos de Sistema Viable

Sistema 4 (Inteligencia)
4

3
1

C
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

26
Procesos - MSV

Modelos de Sistema Viable

Sistema 4 (Inteligencia)
El desarrollo del sistema 4 tiene lugar en la organizacin en donde la
informacin interna, procedente del sistema 3, conjuntamente con la
informacin acerca del ambiente total de la organizacin, es presentada
de tal forma que facilita la toma de decisiones.
Se encarga de obtener un modelo de las condiciones ambientales y la
distribucin de informacin hacia los diferentes sistemas de la
organizacin.
Si la organizacin ha de igualar la variedad del ambiente que enfrenta,
necesita entonces un modelo de tal ambiente que permita hacer las
predicciones acerca de su probable estado futuro. El sistema 4 debe
proporcionar este modelo y comunicar al sistema 3 si se requiere una
accin rpida o al sistema 5 si tiene implicaciones a largo plazo.
Algunas actividades del sistema 4
son: direccin, planificacin
corporativa, marketing, investigacin y desarrollo, relaciones pblicas, etc.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

27
Procesos - MSV

5.

Sistema 5
(Identidad)

Ambiente
3

C
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

28
Procesos - MSV

Modelos de Sistema Viable

Sistema 5 (Identidad)
Es responsable de la definicin de Misin y Visin a largo plazo de la
organizacin, as como de establecer las normas de operacin, estndares,
estrategias y acciones. Y de resolver cualquier pugna existente entre los
diferentes sistemas.
Es responsable de la direccin de toda la empresa. Establece las polticas en base
a la informacin recibida del Sistema 4 y es transmitida descendentemente al
sistema 3.
Una tarea esencial es equilibrar las frecuentes demandas conflictivas internas y
externas que tienen lugar en la organizacin.
El sistema 5 tiene que asegurar que la organizacin se adapte al ambiente
externo tanto como sea necesario pero manteniendo los beneficios a lograrse a
partir de la estabilidad interna.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

29
Procesos - MSV

Modelos de Sistema Viable

Sistema 5 (Identidad)
Beer recomienda que el sistema 5 aumente su variedad empleando
un equipo de trabajo integrado y organizndose como un
ensamblaje de gerentes interactivo multinodo. La toma de
decisiones necesita formalizarse y los efectos de las decisiones
deben ser monitoriadas sin amenazar la flexibilidad de interaccin
en el multinodo.
El sistema 5 puede tambin en ocasiones buscar la mejora de su
variedad reclutando expertos o empleando consultores.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

30
Procesos - MSV

Sistema de Informacin
Es crucial para el MSV el funcionamiento apropiado del
flujo de informacin que prescribe, dada la importancia
de la retroalimentacin negativa para el control de la
informacin acerca de cmo las diferentes divisiones o la
organizacin como un todo esta siendo relacionada con
sus objetivos.
Los sistemas de informacin involucrados necesitan estar
diseados para reducir la variedad que los gerentes
tienen que manejar.
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

31

Metodologa de Implementacin del

MSV
Pasos:
I. Identificacin del Sistema Enfoque
II. Diagnstico del Sistema
III. Enumeracin de errores
IV. Midiendo el xito del sistema

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

32

I. Identificacin del sistema

1. Identificar el propsito principal del sistema a seguir
(usando un enfoque de participacin apropiado por
ejemplo CATWDA).
2. Determinar el sistema relevante para lograr el
propsito (esto es llamado el sistema de enfoque y se
dice que esta en nivel de recursin 1)
3. Especificar el sistema del cual el sistema de enfoque es
parte (sistema y ambientes ms amplios), esto est en
el nivel de recursin 0.
4. Especificar las partes viables del sistema en enfoque
operaciones o funciones principales (estn en nivel de
recursin 2).

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

33
Procesos - MSV

Niveles de Recursin
Nivel 0

Departamento
De Ingeniera
Industrial

Nivel 1

Nivel 2

Dr. Agustn Prez Araos

Depto de Ingeniera Industrial

Depto de Mecatrnica
Depto de Computacin
Depto de Ciencias Bsicas
Depto de Ing. Civil

Impartir clase de PMO

Impartir clase AP1
Impartir clase de ADE
Impartir clase de CEC

EIAS

Sistema
Enfoque

Profesores

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

34

5. Director
General

Ambiente

Ejemplo

4. Director de
la EIAS

3. Director de
Divisin

1
PMO

Director de
Departamento
De IN

AP1

ADE
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

35
Procesos - MSV

Ambiente

Ejemplo
Campus GDL

36

Niveles de Recursin
Nivel 0

Ciudad Obregn
Guadalajara
Irapuato
Quertaro
Sinaloa
Sonora Norte
Len

Nivel 1
Campus GDL

Nivel 2

Dr. Agustn Prez Araos

EIAS
ENH
Posgrados
Preparatoria

Rectora

Sistema
Enfoque

reas Acadmicas

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

37

Ambiente

Ejemplo
Rectora occidente

38

II. Diagnstico del sistema

II.1 Estudio del sistema 1
del sistema de enfoque
Para cada parte del sistema 1, detallar su ambiente, operaciones y
administracin localizada.
Asegurar que cada parte del sistema 1 tenga la capacidad de ser
viable con su propio destino.
Estudiar las restricciones impuestas sobre las partes del sistema 1
por una administracin superior
Preguntar cmo la responsabilidad es ejercida por cada parte y qu
indicadores de performance se estn usando.
El modelo del sistema 1 de acuerdo al diagrama del MSV.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

39
Procesos - MSV

II.2 Estudio del sistema 2 del sistema en enfoque

Listar las fuentes posibles de
perturbacin o conflicto.
Identificar los diferentes
elementos del Sistema 2 que se
necesitan para asegurar la
armona y la coordinacin.
Preguntar cmo el sistema 2 es
percibido en la organizacincomo amenazante o facilitante.
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

40
Procesos - MSV

II.3 Estudio del sistema 3 del sistema de

enfoque:
Listar las actividades del sistema 3
del sistema de enfoque.
Preguntar cmo el sistema 3 ejerce
autoridad - es ste visto como
autocrtico o democrtico en el
sistema 1 y cunta libertad poseen
los elementos del sistema 1?.
Cuan bueno es el sistema 3 en
trasladar la poltica general dentro de
los planes operacionales?
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

41
Procesos - MSV

 Cmo se lleva a cabo el recurso

de negociacin con las partes
del sistema 1?.
Quin supervisa el desempeo
de las partes en el sistema 1?.
Estn todas las actividades de
control claramente facilitando el
logro del propsito?

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

42
Procesos - MSV

II.4 Estudio del sistema 4 del sistema de

enfoque:
Listar todas las actividades
del sistema 4 del sistema de
enfoque.
Esta el sistema 4
monitoreando lo que est
pasando en el ambiente y
evaluando tendencias?
Cun adelantadas estn las
actividades consideradas?
Garantizan estas
actividades la adaptacin al
futuro?
Est el sistema 4 abierto a
las novedades?
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

43
Procesos - MSV

 Proporciona el sistema 4 un lugar como

centro de operaciones y administracin,
trayendo al mismo tiempo informacin
externa e interna y proporcionando un
ambiente para la toma de decisiones?
Realiza adecuadamente el sistema 4 el
proceso, filtro y distribucin de
informacin relevante?
Estn todas las actividades de
desarrollo claramente facilitando el
logro del propsito?
Cmo se mide el performance de los
elementos del sistema 4 en hacer
posible el logro del propsito?

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

44
Procesos - MSV

II.5 Estudio del sistema 5 del sistema de

enfoque.
Quin es responsable de la poltica y
como acta?
Provee el sistema 5 una identidad
apropiada y transmite propsitos
claros para el sistema de enfoque?
Cmo afecta el conjunto de valores
del sistema 5 a la percepcin del
sistema 4?
Cmo afecta el conjunto de valores
del sistema 5 a la relacin entre el
sistema 3 y al sistema 4- es
enfatizada la estabilidad o el cambio?
El sistema 5 est organizado para
que se comporte creativamente?
El sistema 5 comparte una identidad
con el sistema 1 o pretende ser algo
diferente?
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

45
Procesos - MSV

III. Enumeracin de errores

Verifique que todos los canales de
informacin y los enlaces de control, estn
apropiadamente diseados.
Realice una lista de errores frecuentes
descubiertos en organizaciones cuando el
MSV es utilizado.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

46

Errores comunes en las organizaciones revelados

por el MSV
1. Los errores en clarificar los propsitos del sistema
enfoque y los consiguientes niveles de recursin ,
por ejemplo no se da la atencin que merece a un
elemento crucial operacional para el xito total.
2. Es una falla conceder autonoma a los elementos
del sistema 1 sin realizar coordinacin ni auditoria.
3. Los sistemas 2,3,4 5 buscan llegar a ser viables en
su propio rumbo mas que servir al sistema entero.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

47
Procesos - MSV

4. Cualquiera de los sistemas 1 al 5 estando ausentes o no

trabajando apropiadamente , pero particularmente:

El sistema 2 es demasiado dbil, de tal manera que pone en

peligro la coordinacin.
El sistema 4 es demasiado dbil, de tal manera el sistema 5
colapsa en el sistema 3 y se interesa demasiado en los
asuntos diarios.

5. El flujo de informacin no corresponde a aquellos que se

crean necesarios en cualquier sistema viable.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

48
Procesos - MSV

14 Principios de Administracin
Henry Fayol
1. Divisin del Trabajo: Cuanto ms se especialicen las personas, con mayor eficiencia
desempearn su oficio.
2. Autoridad/Responsabilidad: Los gerentes tienen que dar rdenes para que se hagan las
cosas. Si bien la responsabilidad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre
obtendrn obediencia, a menos que tengan tambin autoridad personal (Liderazgo).
3. Disciplina: Los miembros de una organizacin tienen que respetar las reglas y convenios que
gobiernan la empresa. Esto ser el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de
acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y
sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
4. Unidad de Direccin: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por
un solo gerente que use un solo plan.
5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operacin particular
solamente de una persona.
6. Subordinacin de inters individual al bien comn: En cualquier empresa el inters de los
empleados no debe estar sobre los intereses de la organizacin.
7. Remuneracin: La compensacin por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como
para los patronos.
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

49

14 Principios de Administracin
Henry Fayol
8. Centralizacin: Los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero tambin necesitan
dar a sus subalternos autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El
problema consiste en encontrar el mejor grado de Centralizacin en cada caso.
9. Jerarqua: La lnea e autoridad en una organizacin representada hoy generalmente por
cuadros y lneas y lneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta
los niveles ms bajos de la empresa.
10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento
adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posicin ms adecuados para l.
11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.
12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotacin del personal no es conveniente para el
eficiente funcionamiento de una organizacin.
13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun
cuando a veces se cometan errores.
14. Espritu de equipo: Promover el espritu de equipo dar a la organizacin un sentido de
unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicacin verbal en lugar de la
comunicacin formal por escrito, siempre que fuera posible.

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

50

IV. Midiendo el xito del sistema

El xito de la mayora de las organizaciones se mide en
trminos de dinero el criterio de xito es hasta que punto
los beneficios son maximizados.
Para Beer esto no es considerado como satisfactorio
porque omite los beneficios que la organizacin esta
logrando en trminos de preparacin para el futuro
invirtiendo en investigacin y desarrollo, en trminos de
recursos ms abstractos como el entrenamiento y la
moralidad de los empleados.
El xito de esta manera no consigue revelar al gerente que
el recorte del presupuesto, buscando ganancias inmediatas,
daa el futuro de la organizacin a largo plazo.
Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

Procesos - MSV

51

IV. Midiendo el xito del sistema

Beer aconseja adoptar tres niveles de medicin del xito:
Actualidad: es lo que estamos haciendo ahora, con recursos existentes
y bajo limitaciones existentes.
Capacidad: es lo que podemos lograr ahora si nosotros realmente
trabajamos en esto con los recursos existentes y bajo limitaciones.
Potencialidad: es lo que podramos lograr desarrollando nuestros
recursos y quitando impedimentos, aunque todava estemos operando
dentro de lmites de lo que ya se conoce como factible.

Estos niveles de xito pueden ser combinados para dar tres

ndices:
Productividad =
Latencia =
Desempeo=
Dr. Agustn Prez Araos

Actualidad/Capacidad
Capacidad/Potencialidad
Latencia x Productividad
Metodologas para el Diseo y Mejora de
Procesos - MSV

52

IV. Midiendo el xito del sistema

Medidas de Desempeo
Potencialidad

Latencia

Capacidad

Desempeo

Productividad

Actualidad

Dr. Agustn Prez Araos

Metodologas para el Diseo y Mejora de

53
Procesos - MSV