Gua para diligenciar el acta fsica

Instrucciones Generales
1. El acta de visita debe ser diligenciada en letra imprenta, clara y legible, sin
borrones ni enmendaduras.
2. No se deben utilizar abreviaturas o siglas en ninguno de los espacios del acta, con
excepcin de las direcciones.
3. La ortografa es crucial para la utilidad de la informacin consignada. Asegrese de
escribir todo correctamente.
4. Es indispensable hacer las inspecciones necesarias para obtener la informacin
completa y veraz.
5. El acta debe ser diligencia en su totalidad, con tinta.
6. Todos los campos son importantes para la completa evaluacin de los lugares
abordados y, en lo posible, deben ser totalmente diligenciados.
Contenido
El acta est dividida en tres partes:
a. La primera (numeral 1) comprende todo lo concerniente a los datos de
identificacin del establecimiento, as como los datos de la visita.
b. La segunda parte (numerales 2 al 6) corresponde a los tems a ser evaluados durante
la inspeccin.
c. La tercera parte (numerales 7 al 10) concluye la actuacin, con el concepto, el
plazo, las medidas sanitarias y las respectivas firmas.
Primera Parte: Datos de Identificacin
Tipo de Establecimiento
Marque con una X la opcin que ms se ajuste a las caractersticas del establecimiento de acuerdo a
la siguiente descripcin:
(F) FBRICA:

Lugares donde la actividad principal consiste en la transformacin

fsico-qumica de materias primas, derivndose de ello su riesgo
principal.

(D) DEPSITO

Establecimientos donde el mayor riesgo asociado a su

funcionamiento se debe al almacenamiento de grandes cantidades
de sustancias.

(EX) EXPENDIO

Locales en los que las operaciones de transvase de sustancias y su

comercio traen consigo los mayores riesgos asociados.

(EA) EMPRESA APLICADORA

Actividades econmicas en las cuales el desarrollo de los servicios
ofrecidos implica la manipulacin y aplicacin de sustancias
qumicas.
(C) CULTIVO

Terreno dedicado a la agricultura urbana rural

Empresa Social del Estado

Escriba el nombre del Hospital que representa el funcionario que hace la visita.
Localidad
Escriba el nombre y nmero de la localidad donde est ubicado el establecimiento.
Fecha
En nmeros arbigos, escriba la fecha completa: da, mes y ao (dd/mm/aaaa)
Fecha de la ltima Visita
De igual manera consigne, de existir, cundo se realiz la anterior intervencin al establecimiento.
No de Acta de Inspeccin Sanitaria
Este nmero viene dado segn el consecutivo del acta en el momento de la impresin. Toda acta
debe tener un consecutivo.
1. IDENTIFICACIN DEL ESTABLECIMIENTO
Razn Social
Registre en letra clara el nombre o razn social de la empresa en la cual se realiza la visita. En caso
que el lugar no cuente con Razn Social, capture el nombre del Representante Legal o Propietario.
Direccin
Este campo es de vital importancia para el posterior anlisis de la informacin. En el momento de
tomar el dato, tenga presente que:
Calle: Se codifica como CL: Es la va cuya direccin predominante es de Oriente a Occidente. La
numeracin de Las calles aumenta hacia el norte a partir del origen del sistema, o hacia el sur
acompaado del sufijo SUR
Carrera: Se codifica como KR es la va cuya direccin predominante es de Norte a Sur. La
numeracin de Las carreras aumenta hacia el occidente a partir del origen del sistema, o hacia el
oriente acompaado del sufijo Este.
Diagonal: Se codifica como DG, Va que tiene el mismo sentido de la Calle, pero no es paralela
a sta, presentando un ngulo Mayor a 22.5 y menor de 45 con relacin a la direccin de la Calle.
Transversal: Se codifica como TV, Va que tiene el mismo sentido de la carrera, pero no es
paralela a sta, presentando un ngulo Mayor a 22.5 Y menor a 45 con relacin a la direccin de
la Carrera.
Avenida: Va que por sus caractersticas de diseo est destinada al trafico intenso de vehculos,
pueden ser avenidas calles a avenidas carreras se codifica como AC y AK respectivamente.
Cuadrante Es el tercer componente de la nomenclatura vial, que toma los valores S (SUR) E
(ESTE) dependiendo del cuadrante en el que se encuentra la va y del tipo de va de la misma. As,
si la va se encuentra en el sur o ste de la ciudad se emplearn los sufijos de acuerdo a lo siguiente:
l

El sufijo SUR (S), se emplea para las vas con tipo de va Avenida Calle, Calle
Diagonal

El sufijo ESTE (E), se emplea para las vas con tipo de va Avenida Carrera,
Carrera Transversal.

Los ejes lmite de los cuadrantes son sobre la carrera primera (KR 1) y la calle
primera (CL 1).

NIT
Escriba el nmero de Identificacin Tributaria. En caso de no poseerlo consigne el nmero de
cdula del propietario sin dgito de verificacin (es decir, el nmero que va despus del guin).
Sede No.
Si el establecimiento tiene ms de una sede, escriba el nmero o nombre respectivo de la sede que
est siendo visitada. En caso de no tener otras instalaciones escriba NICA.
Telfono y Fax
Registre el nmero del telfono y/o Fax del establecimiento.
Barrio
Consigne el nombre del barrio donde se encuentra ubicado el establecimiento.
E-Mail
En caso de contar con correo electrnico, escriba la direccin del mismo.
Representante Legal
Consigne nombre(s) y apellido(s) de la persona que aparece inscrita ante la Cmara de Comercio
como representante legal (principal o suplente).
Actividad Econmica
Escriba la actividad econmica, industrial o servicio que presta el establecimiento de acuerdo a lo
informado por el encargado de la empresa o lo consignado en Cmara de Comercio.
Producto o Servicio
Especifique la informacin de la actividad econmica, en caso de ambigedad en ella, asigne el
nombre comn o genrico del establecimiento (i.e. fbrica de autopartes, estacin de servicio, etc.).
rea m2

rea total que ocupa el establecimiento en metros cuadrados. Si no encuentra en terreno algn
documento que contenga el dato exacto, consigne una estimacin.
Vivienda
Escriba Si o No, si dentro del rea ocupada por la empresa existe vivienda.
CIIU
Registre el nmero correspondiente a la Clasificacin Industrial Internacional Unificada. Se trata de
un nmero de cuatro dgitos, que se puede encontrar en el formulario del Registro nico Tributario
(RUT). En caso de tener varias actividades econmicas, capture la que est ms relacionada con los
riesgos asociados al funcionamiento del establecimiento.
Objeto de la Visita y Fecha
Diligencie las casillas: da, mes y ao en el que se realiza la visita, indicando si la visita es inicial o
de control (1er o 2do control)
Motivo de la Visita
Marque el motivo al cual corresponde la visita realizada: (VO) Visita de Oficio, (NC) Notificacin
Comunitaria, (AB) Asociada a Brote, (SI) Solicitud del Interesado o (SO) Solicitud Oficial.
No. de Trabajadores
Escriba el nmero total de trabajadores que laboran actualmente en el establecimiento.
Menores de Edad
Indique del total de trabajadores, cuntos son menores de edad.
Administrativos y Operativos
Escriba el nmero de trabajadores hombres y mujeres que se consideren como administrativos u
operarios segn el caso.
Das Laborales por semana
Consigne la cantidad de das que el establecimiento labora en la semana.
No. de Turnos
Escriba la cantidad de turnos determinados por el establecimiento.
Horas por Turno
Registre la cantidad de horas trabajadas en cada turno.

Segunda Parte: tems a ser evaluados durante la inspeccin

Las secciones dos al cinco contienen un listado de caractersticas a ser revisadas y evaluadas
durante la visita de inspeccin, vigilancia y control. Indique con una X al frente de cada tem la
calificacin de acuerdo al cumplimiento (Total, Parcial o No cumple), con sus respectivas
observaciones y recomendaciones en la casilla de enfrente. Comentarios adicionales sobre aspectos
no contemplados en los descriptores pueden ser escritos en este espacio. La valoracin de estos
tems es producto de una evaluacin organolptica de las condiciones del establecimiento.

2. CONDICIONES LOCATIVAS
Pisos
Paredes
Techos
Escaleras y Rampas
Ventilacin natural y artificial
Iluminacin y/o artificial
Temperatura
Zona de almacenamiento
3. CONDICIONES DE SEGURIDAD
Ubic. Dist. Maquinaria - Equipo
Estado de Maquinaria - Equipo
Sealizacin y demarcacin de reas
Sistema contra incendio
Equipo de comunicacin
Elementos de proteccin personal
Sistema elctrico-proteccin
Sistema de produccin de energa
Sistema de conduccin fluidos
4. CONDICIONES SANITARIAS
Abast. y almacenamiento de Agua
Drenajes: Cajas, canales, sifones
Servicios Sanitarios y vestieres
Orden y limpieza
Residuos slidos-disposicin
Vertimientos-tto previo
Presencia de polvos orgnicos e inorgnicos
Presencia de olores, gases, humos,otros
Presencia de animales (artrpodos, roedores, aves, caninos, felinos, otros)
5. SALUD OCUPACIONAL, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
Afiliacin a ARP
Afiliacin a EPS
Afiliacin a ARS
Programa de Salud Ocupacional
Medicina del Trabajo
Ruido
Vibracin
Planes de Contingencia
Hojas de Seguridad/ Fichas de Emergencia
6. ASPECTOS A VERIFICAR SUSTANCIAS QUMICAS
Se tienen en cuenta sustancias utilizadas, almacenadas, producto terminado y clase de residuo, en
las cuales debe escribirse nombre comercial y nombre genrico al frente; marque con una X si el
estado fsico de la sustancia es slido, lquido o gaseoso; escriba en nmeros arbigos la Relacin
de Cantidad Mensual. Por ltimo, capture a continuacin el nmero ONU de la sustancia.
Para cada uno de estos datos tenga en cuenta las siguientes recomendaciones.

El Nombre Comercial corresponde al nombre con el cual es conocido el producto

en el mercado.
El Nombre Genrico es el del principio activo o de la sustancia qumica en
cuestin. Una buena gua es el nombre asignado en la hoja de seguridad de la

sustancia, tambin es importante familiarizarse con el inventario anual presentado

por la lnea.
El estado fsico de todas las sustancias debe verificarse y ser seleccionado en el
acta.
A toda sustancia qumica consignada debe serle adjudicada la cantidad
correspondiente. Use unidades de peso (Kilogramos) y de no ser posible, en unidad
de volumen (Litro). Emplee slo unidades estndar. Toda cantidad escrita sin
unidad ser asumida como kilogramo.
El nmero ONU de toda sustancia qumica se encuentra en la seccin 14 de la Hoja
de Seguridad, apartado relativo al transporte, o en la Tarjeta de Emergencias (de
acuerdo al Decreto 1609 de 2002 del Ministerio de Transporte y las Normas
Tcnicas Colombianas 4532 y 4435). Si no le proporcionan en la visita estos
materiales, gestione su consecucin.
Para la familiarizacin con el nmero y nombre ONU, as como con el sistema
globalmente armonizado (SGA) para la clasificacin y etiquetado, y con la Gua de
Respuesta a Emergencias, se pueden consultar sus textos en las siguientes pginas
electrnicas:http://www.unece.org/trans/danger/publi/unrec/rev14/14files_sp.html,h
ttp://www.unece.org/trans/danger/publi/ghs/ghs_rev01/01files_s.html,http://www.tc
.gc.ca/canutec/Spanish/ERGO2004_SP/ergo_sp.htm

Si en la Hoja de Seguridad se expresa que no tiene nmero de clasificacin para el

transporte, escriba en este campo el nmero 9999.

Otras recomendaciones generales, producto de la experiencia en la captura de sustancias qumicas,

son las siguientes:
Toda sustancia qumica que se encuentre en solucin, depende de su concentracin
para determinar su clasificacin dentro de las ONU, as como su densidad.
Para los gases se debe especificar si est comprimido o enfriado, y si se trata de
una mezcla.
El uso de frmulas condensadas no es una forma vlida de llenar el campo.
En los casos en los que el metal (o elemento de transicin) de un compuesto
qumico pueda tener varias valencias, la nomenclatura debe reflejarlo.
Es necesario prestar atencin al estado de hidratacin de las sustancias qumicas
reportadas, pues dependiendo de este pueden variar los riesgos relacionados.
No se ponen las tildes a las palabras que las precisan y, en consecuencia, estas
pequeas diferencias no permiten sumar las cantidades de las respectivas sustancias
qumicas mal notadas.
Los plaguicidas estn divididos, en la clasificacin ONU, por sus grandes grupos,
por lo cual es necesario revisar con cuidado la hoja de seguridad para poder asignar
el cdigo, puesto que por el nombre no se va a encontrar. De igual manera, pueden
estar clasificados por el solvente en el que se encuentran, lo que tambin es
evidente en su nmero ONU.
Varios compuestos pueden estar entre las clasificaciones generales de la ONU, es
decir, las que incluyen sustancias no contempladas en clasificaciones especficas, y
no poder ser evidenciado hasta conseguir la MSDS.
La clasificacin de los metales depende de su presentacin (polvo, lingote, color)
La captura de la unidad Libras en terreno, slo tiene sentido si se trata de libras
inglesas.

 Para registrar los residuos es importante consignar el nombre con el que se conoce
el desecho y el material qumico del que proviene.
En la casilla Observaciones y Recomendaciones, en caso de ser necesario, relacinelas por
seccin del acta.
Adems indague y consolide si estn utilizando sustancias qumicas de uso controlado, restringido
(estupefaciente).
En clase de residuo determinar si es: txico, voltil, inflamable, reactivo, explosivo, peligroso,
combustible.
Tercera Parte: Conclusin de la actuacin
7. CONCEPTO
Marque con una X el concepto correspondiente a la visita.
8. APLICACIN DE MEDIDAS SANITARIAS
Con base en el concepto anterior, marque con una X la aplicacin de la medida sanitaria de
seguridad as:
(CT): Consiste en poner fin a las tareas o procesos que se desarrollan por la existencia de hechos o
conductas contrarias a las disposiciones sanitarias.
(CP): Consiste en el cierre parcial del funcionamiento de todo el establecimiento o de una de sus
reas cuando se considere que est causando un problema sanitario.
(SP) o (ST): Consiste en la orden de cese de actividades cuando estas violen las disposiciones
sanitarias. La suspensin podra ordenarse sobre todo o parte de los servicios.
(DC): Es la incautacin del producto, materia prima o residuo que no cumple con los requisitos de
orden Sanitario. Los productos decomisados podrn quedar en custodia mientras se defina su
destino final.
(CG): Es el hecho de impedir la venta, empleo o vertimiento de un producto, materia prima o
residuo que se presume est originando problemas sanitarios, mientras se toma una decisin
definitiva, para ser sometido a un anlisis en el cual se verifique que sus condiciones se ajustan a las
normas sanitarias.
(DT): Consiste en la inutilizacin de un producto o artculo, aplicando medios fsicos, qumicos o
biolgicos, tendientes a modificar la forma, las propiedades o las condiciones de un producto o
artculo para inutilizarlo.
9. FUNCIONARIO DE SALUD FUNCIONARIO DEL ESTABLECIMIENTO
Escriba en letra clara, la firma, nombre, cdula, cargo, cdigo, profesin y nombre de la institucin
del funcionario de salud que diligenci el acta; as mismo consigne la firma, nombre, profesin,
cargo y cdula del funcionamiento del establecimiento que atendi la visita.
NOTA: La firma del funcionario de salud que expide el acta, conlleva su responsabilidad civil,
penal y tica. (En el acta ir consignada la informacin que el funcionario de la empresa
suministre, se partir del principio de la buena fe)