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AUDITORA
OPERATIVA
COMO
INSTRUMENTO
DE
CAMBIO
ORGANIZATIVO
(Mas & Ramo, 2009, pg. 331) La auditora operativa y, en general, casi
cualquier tipo de estudio que se emprenda directamente sobre la organizacin,
tiene capacidad de cambio per se, por el mero hecho de estar ah. En
efecto, la organizacin sobre la cual acta el consultor o auditor cambia con el
tiempo, durante la realizacin del estudio (esta es una de las razones para
acortar todo cuanto se pueda la duracin del estudio, ya que de no ser as,
tanto las observaciones como las recomendaciones pierden vigencia) pero
tambin cambia por el efecto perturbador que origina el investigador sobre lo
investigado.
(Mas & Ramo, 2009, pgs. 331, 333) De forma voluntaria o involuntaria,
consciente o inconscientemente, el investigador afecta a la organizacin por
medio de sus indagaciones selectivas, por su eleccin de participantes en la
elaboracin del estudio, por su seleccin de las partes que estarn implicadas
en las propuestas de futuro, etc. Y tambin la afecta segn sea el modelo de
estudio que haya escogido para realizar la investigacin.
(Mas & Ramo, 2009, pg. 333) Los modelos que se derivan son cuatro: el
modelo de la solucin del experto, el modelo del manager de lnea, el modelo
de proyecto participativo y el modelo de proceso. El primero constituye el
(Mas & Ramo, 2009, pg. 333) Se suele escoger este modelo cuando la
iniciativa de cambio es externa, en el sentido de que se genera en el pice
estratgico de la organizacin y no en los niveles operativos y que la
dependencia de las propuestas respecto a una aceptacin activa por parte de
los afectados es baja.
(Mas & Ramo, 2009, pg. 334) Puede decirse que este es el modelo clsico
de los estudios de consultora y de las auditoras sean stas financieras u
operativas.
La eleccin de este modelo presupone tcitamente que el objeto de estudio (e
incluimos aqu a las personas) permanecen inalterables ante la accin del
consultor y, presuncin aun mayor, que las soluciones generadas por el
consultor sern compradas y usadas por los afectados, a pesar de que sean
totalmente ajenos a las propuestas.
Las condiciones de aplicacin son una iniciativa de cambio externa, una alta
dependencia de la aceptacin activa de las propuestas y, especialmente,
unas consecuencias para el personal afectado mayoritariamente negativas.
MODELO DEL MANAGER DE LNEA
(Mas
&
Ramo,
2009,
pg.
335)
Este
modelo
es
recomendable
MODELO DE PROCESO
(Mas & Ramo, 2009, pg. 338) Finalmente, escogeremos el modelo de
proceso cuando la decisin de cambio sea interna y haya un alto grado de
valores compartidos entre el personal de la organizacin.
En realidad se vuelve al modelo del consultor solitario que esta vez no juega
un papel distante y siniestro del modelo de solucin de experto, sino que acta
como catalizador de ideas y organizador de grupos dentro de la organizacin
predispuesta al cambio y en la que reina una entente previa.
El consultor ayuda a los miembros de la organizacin para que den a luz las
ideas de cambio que ya poseen.
Iniciativa
Modelo
Modelo
Modelo proyecto
Modelo de
solucin de
manager de
participativo
proceso
experto
lnea
Prevalece la
Visin
Preestudios,
Preocupacin
visin del
reducida a la
enfoques de
generalizada por
problema del
unidad del
clientes y
los problemas.
manager.
manager
objetivos.
Apoyo de la
impulsor.
direccin.
Anlisis de
Se desea
Basado en la
Se desea
Largo, necesidad
problemas
solucin
percepcin del
solucin corta,
de acuerdo entre
corta, simple
manager lnea.
simple y clara.
varios
y clara.
Propuestas
Especialista.
participantes.
Relacionadas
Coordinacin de
Participacin
con la
propuestas
amplia para
actividad
diversas.
escoger una
corriente.
Implementacin
Solucin de
solucin.
Vencer
Riesgo de
Representativa,
Participacin total y
resistencias,
retraso de
con la
uso opcional de
manipulacin
implantacin.
participacin
especialistas para
, compra y
ponderada de los
perfilar la solucin.
venta.
diferentes grupos.
Persuasin.
conflictos
Resolucin por
Negociacin.
Discusin abierta,
el manager de
valores
lnea.
compartidos.
Concentrado en
Basado en el
Basado en el
Distribuido entre
Personal afectado
managers
estilo de
estilo de
el personal
y amplia
expertos
liderazgo del
management
participante.
participacin.
manager de
de cada grupo
lnea.
integrante.
Baja.
Orientado a la
Orientado al
Orientado a la
solucin.
resultado, a
solucin de
nuevos patrones
problemas y al
de
aprendizaje
comportamiento.
sucesivo.
Implicacin
(Mas & Ramo, 2009, pg. 339) Para completar la exposicin de los cuatro
modelos de estudio expondremos algunos puntos clave de las estrategias que
el consultor/auditor puede aplicar al llevar a cabo el estudio.
Estrategia
Ideologa, valores.
Experto
Mtodos,
Efectos
herramientas.
implementacin.
Poder.
Solucin
Recompensa.
plazo.
Sanciones.
No hay acuerdos.
es lo mejor
Instrucciones.
Racional.
Informacin.
Rpidos.
Lgico.
Formacin.
Intelectuales.
Autoritarismo.
Elitismo
Adiestramiento
El
de
la
corto
Conocimiento.
Proceso
Democracia.
Competencia
Lentos.
Participacin.
Necesidad
Crisis
recursos y tiempo.
Todos
usan
recursos.
los
es
de
desarrollo.
Conflictos
usados
constructivamente.
Preocupacin
por
los problemas.
La recopilacin de antecedentes y la
Planificacin de la auditora en concreto.
Alto
Evaluacin
Bajo
Evaluacin
simple.
selectiva,
de Requiere
poca
confirmacin
buen
funcionamiento
Dbil
de
los sistemas.
Evaluacin amplia y Evaluacin
profunda.
basada en la verificacin
selectiva,
cumplimiento
de
(Mas & Ramio, 2009, pg. 377) El nivel de riesgo se determina en funcin de
un criterio que establezca el auditor: un criterio econmico, de relaciones
humanas, de daos fsicos, entre otros.
El nivel de control se establece a partir de la comprobacin de la existencia o
no de los principios bsicos de un buen sistema de control interno:
y resultados del
En tercer y ltimo lugar, el trabajo de campo sirve para reunir las pruebas que
fundamentarn el diagnstico de auditora.
ACTIVIDADES DE GABINETE POSTERIORES AL TRABAJO DE CAMPO.
(Mas & Ramio, 2009, pg. 377) El segundo gran bloque de actividades de
gabinete se inicia con la integracin de toda la informacin obtenida en el
trabajo de campo, seguida del anlisis de la misma y la consecuente emisin
de un diagnstico de la auditora.
El diagnstico es un complicado proceso intelectual que combina informacin
mltiple, la analiza segn criterios y, finalmente, la traduce en unos resultados
relativamente sencillos y precisos, de los cuales se puede deducir una accin
correctora.
La rapidez y la exactitud del diagnstico dependen no solamente de la facilidad
con la que se haya recopilado la informacin relevante sino tambin de la
eficacia del auditor en sus procesos cognitivos:
La
habilidad
para
seleccionar
correctamente
la
informacin,
para
realizacin de una auditora genera una dinmica nueva que puede influir
negativamente en su rendimiento, en su clima, entre otras, y que debera
contabilizarse como un coste. Este coste es especialmente digno de tener en
cuenta en organizaciones del mbito de la Administracin Pblica.
Algunos de los factores de coste son:
ELEMENTOS DE COSTE DE LA
EQUIPO AUDITOR
UNIDAD AUDITADA
Costes Objetivos
Salarios
Salarios(tiempo dedicado)
Subcontratacin de servicios
Consumo de recursos(recopilacin de
Consumibles
informacin)
Documentacin
Transporte
Diversos
Alquileres
Amortizaciones
Impuestos
Costes Subjetivos
Imagen
Prestigios
Otros
Otros
Una auditora verdaderamente eficiente debera aportar el valor aadido
suficiente para, cuando menos, compensar con los costes que genera y, mejor
an, superarlos.
Cada etapa del proceso de auditora implica unos costos diferentes para los
participantes.
El siguiente cuadro intenta reflejar esta realidad:
Equipo Auditor
Unidad Auditada
de Medios
bajos,
en Bajos. Expresin de
las auditoras.
funcin
de
dimensiones
organizacin.
de En funcin
Recopilacin
antecedentes.
las las
necesidades
de
la auditora.
de
la
de
informacin y medios
Planificacin
disponibles.
la Reunin
de
auditoria.
Elaboracin
planificacin.
y Elaboracin.
cumplimentacin
de Reunin
de
planificacin.
Cumplimentacin.
del
cuestionario de chequeo.
Integracin
de
los Trabajo de gabinete.
antecedentes
del
cuestionario de chequeo.
Entrevistas y observacin Trabajo de campo.
directa.
Cuestionario especfico.
Elaboracin
Pruebas de verificacin.
seguimiento.
Realizacin de
Integracin
de
pruebas.
la Trabajo de gabinete.
Objetos
de
la
entrevista.
y Cumplimentacin.
las Participacin
de
las
pruebas.
informacin.
Anlisis y diagnstico.
Trabajo de gabinete.
Elaboracin
de Trabajo de gabinete.
propuestas.
Elaboracin del informe Trabajo de gabinete.
borrador.
Negociacin
de
las Reunin.
Reunin.
propuestas.
Elaboracin del informe Trabajo de gabinete.
definitivo y presentacin.
Implementacin
y Trabajo de campo.
Implementacin de las
seguimiento
de
las
propuestas.
propuestas.
Evaluacin
de
resultados
e gabinete. Reunin.
incorporacin
auditoras posteriores.
resultados. Reunin.
de
BIBLIOGRAFA