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C,4
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PARA:
DE:
MARZO 1 DE 2011
Supergilancia
-4.11=.71.Zi.;;Z:1711;
1.
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MITIMMI
Para los efectos de esta Circular, se entiende por riesgo de Lavado de Activos y Financiacin
del Terrorismo la posibilidad de prdida o dao que puede sufrir una entidad vigilada por su
propensin a ser utilizada directamente o a travs de sus operaciones como instrumento para el
Lavado de Activos y/o canalizacin de recursos hacia la realizacin de actividades terroristas, o
cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
2.
2.1.
Politices
Son los lineamientos generales que deben adoptar las empresas transportadoras de valores,
empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad en relacin con el SARLAFT, que se
traducen en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuacin de la entidad, frente
a sus funcionarios, a sus clientes y a sus accionistas.
En todo caso, las polticas deben determinar como mnimo la obligatoriedad que tienen los
rganos de administracin y de control de las empresas transportadoras de valores y empresas
de vigilancia que operan con dicha modalidad, el oficial de cumplimiento, as como de todos los
funcionarios, para asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y dems disposiciones
relacionadas con el SARLAFT sealando las consecuencias y sanciones que genera su
incumplimiento.
Las polticas deben incorporarse en un cdigo de conducta de la entidad vigilada en esta
materia, de acuerdo con los parmetros establecidos en la presente instruccin.
2.2.
Procedimientos
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha
modalidad, deben establecer los procedimientos que se requieren para la adecuada
implementacin y funcionamiento de los elementos del SARLAFT. Los procedimientos que en
esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mnimo, con los siguientes requisitos:
a. Polticas de control y canales de comunicacin de las sucursales y agencias, cuando
stas existan.
b. Atencin de requerimientos de informacin por parte de las autoridades competentes.
c. Verificacin de listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el
derecho internacional.
Carrera lo No. 26-71 tnt o6, 2, 3 Y 4 PISO /PBX: (5W 3 2 7 40 oo / FAX: (73 2740 22
www.supervigilancla.gov.co
Bogot D.C., Colombia
SuperVigilancia
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modalidad deben adoptar mecanismos que les permitan conocer a sus clientes actuales y
potenciales, conocer el mercado, identificar y analizar las operaciones inusuales y determinar y
reportar las operaciones sospechosas, y por tanto debern:
El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y
oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, as como para verificar la informacin y
los soportes de la misma, para lo cual las entidades vigiladas que deben cumplir con las
disposiciones de esta circular, deben disear y adoptar formularios de solicitud de vinculacin
de clientes, as como adoptar mecanismos que permitan conocer sus operaciones y el perfil de
riesgo de los mismos. e pueden considerar como aspectos o labores que conforman el
conocimiento del cliente los siguientes:
Identificacin
Diligenciamiento de formularios
Solicitud de documentos soporte
Verificacin de datos
Consulta de listas especiales
Asignacin del perfil y ubicacin en el segmento del mercado
Seleccin del cliente
Solicitud de declaracin jurada
Conservacin y organizacin de la informaCin
Consolidacin de operaciones
Actualizacin de datos
El conocimiento del cliente no solo debe adelantarse antes y durante la etapa de su vinculacin,
sino que deber mantenerse durante toda la relacin contractual.
El formato de vinculacin de clientes deber incluir como mnimo, la siguiente informacin:
Para personas jurdicas:
a. Razn social
b. Nmero de identificacin tributaria NIT
c. Certificado de existencia y representacin legal con fecha de expedicin no mayor a un
mes.
d. Actividad econmica.
e. Declaracin de origen de los bienes y/o fondos, segn el caso (puede ser un anexo).
f. Domicilio, direccin y telfono
Carrera lo No. 26 21.Int. 206, 1, 3 y 4 piso / PRX: (57/2 327 yo 001 FAX: (57)1327 40 22
www.supervigilancia.gov.co
Bogot D.C., Colombia
SuperVigilancia
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SuperVigilancia
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In. ~Mann .
con el SARLAFT debern constar en documentos y registros garantizando con ello la integridad,
oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la informacin all contenida.
Para efecto de garantizar el deber de conservacin los documentos deben:
1. Contar con un respaldo fsico y magntico
2. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta solo por
quienes estn autorizados
3. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservacin de la misma.
2.4.
Estructura organizacional
Carrera lo No. 26 -71Int. 2.o6, 2, 3y 4 piso / PBX: (57)a 327 40 007 FAX: (57)1327 40
www.supeivigilancia.gov.co
Bogot D.C., Colombia
22
SuperVigilancia
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Carrera lo No. o6-7. Int. 106, 2 13 Y 4 piso / PBX: (57)1327 40 Oo / FAX: (57)1327 40
www.supervigilancla.gov.co
Bogot D.C., Colombia
SuperVi9ilancia
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5. Las polticas y programas adoptados para la actualizacin de la informacin de los
clientes y el avance que se haya logrado sobre el tema en cada uno de los productos
y servicios ofrecidos por la empresa supervisada o vigilada;
6. La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas
para corregir las fallas;
7. Las tendencias que se observen en las operaciones reportadas como sospechosas y
las medidas adoptadas para la administracin del riesgo asociado a stas.
8. Los casos especficos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad
vigilada, asi como, los resultados de las ordenes impartidas por la Junta Directiva o
quien haga sus veces en este campo.
9. Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualizacin
o mejora de los mecanismos e instrumentos de proteccin.
i.
Disear y coordinar los planes de capacitacin necesarios, para que los diferentes
funcionarios de la institucin estn debidamente informados y actualizados en la gestin
del riesgo de Lavado de Activos. El diseo y coordinacin de los planes de capacitacin
sobre el tema de prevencin y deteccin deberan ser al menos una vez al ao
j.
Carrera
10
22
SuperVillancia
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El revisor fiscal de cada entidad deber elaborar trimestralmente reportes especiales dirigidos a
la Junta Directiva o al rgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones
obtenidas en el proceso de evaluacin del cumplimiento de las normas sobre prevencin y
deteccin del Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo.
2.5.
Infraestructura tecnolgica
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha
modalidad deben contar con la tecnologa y los sistemas necesarios para garantizar la
adecuada administracin del riesgo de LA/FT. Para ello deben contar con un soporte
tecnolgico acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamao, que cumpla como
mnimo con las siguientes caractersticas:
a) Contar con la posibilidad de captura y actualizacin peridica de la informacin de los
distintos factores de riesgo.
b) Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los
criterios establecidos por la entidad.
c) Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en
forma particular a cada uno de los clientes.
d) Generar en forma automtica los reportes internos y externos, distintos de los relativos a
operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UlAF sean
enviados en forma electrnica.
2.6.
Divulgacin de la informacin
Las entidades vigiladas deben disear un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes
tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los
requerimientos de las autoridades competentes, aclarndose que los reportes externos son los
que se dirigen de manera exclusiva a la UlAF.
A. Reportes internos
Los reportes internos son de uso exclusivo de la entidad.
- Operaciones inusuales:
Se entiende como operacin inusual aquella cuya cuanta o caractersticas no guardan relacin
con la actividad econmica del cliente, o que por su nmero, por las cantidades transadas o por
sus caractersticas particulares, se salen de los parmetros de normalidad establecidos por la
entidad respectiva.
En el caso de identificacin y anlisis de las operaciones inusuales, las entidades debern
determinar cules de stas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que la exponen,
basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
Las entidades deben dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas,
as como del responsable o responsables de su anlisis, la determinacin de las razones por las
que califica este tipo de operaciones y los resultados del mismo.
Operaciones sospechosas: Es toda operacin realizada por una persona natural o jurdica, que
por su nmero, cantidad o caractersticas no se enmarca dentro de los sistemas y prcticas normales de
los negocios de una industria o sector determinado y que de acuerdo con los usos y costumbres de la
actividad que se trate, no haya podido ser razonablemente justificada."
-
Carrera 10 No. z6- 71 Int. 106, 2, 3 y y piso! PBX: (57)1 317 yo oo / FAX: (57)1317 4o
www.superyigilancia.gov.co
Bogot p.c., Colombia
22
SuperVigilancia
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7EVIT.I1171=1,1711~2111,rti..(1111119,W111741.1.1,11(1.1.1.
individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos
asociados.
Los administradores de la entidad en su informe de gestin al cierre de cada ejercicio contable,
deben incluir una indicacin sobre la gestin adelantada en materia de administracin de riesgo
de LA/FT.
B. Reportes externos que se dirigen a la UlAF
2.6.1. Operacin sospechosa
Se debe entender por operacin sospechosa, toda operacin realizada, intentada o rechazada
por una persona natural o jurdica, que por su nmero, cantidad, o caractersticas no se
enmarca dentro de los sistemas y prcticas normales de los negocios de una industria o sector
determinado y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no haya
podido ser razonable.
2.6.1.1
Corresponde a todas las entidades vigiladas reportar a la UlAF en forma inmediata y directa las
operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo del Anexo
Tcnico. As mismo, las entidades debern reportar las operaciones intentadas o rechazadas
que contengan caractersticas que les otorguen el carcter de sospechosas e igualmente
debern reportar la tentativa de vinculacin que realicen los clientes que tenga elementos de
sospecha".
De otra parte, las entidades debern reportar como sospechosas las tentativas de vinculacin
comercial que realicen los clientes.
Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos
establecidos por la entidad.
Se entiende por inmediato el momento a partir del cual la entidad vigilada toma la decisin de
catalogarlo como tal. Todo esto deber realizarse durante un tiempo razonable.
En estos casos no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad
delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales
actividades.
Las entidades vigiladas y sus funcionarios no podrn dar a conocer a las personas que hayan
efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a la UlAF
informacin sobre las mismas, y debern guardar reserva sobre dicha informacin.
De acuerdo a lo consagrado en el articulo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones
sospechosas no dar lugar a ningn tipo de responsabilidad para la persona jurdica informante,
ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su deteccin y/o
reporte.
Los documentos originales de soporte se conservarn con las debidas seguridades, a fin de que
puedan hacerse llegar de manera completa y oportuna, a las autoridades competentes que los
requieran.
Carrera lo No. 26 72 Int. 206, 2 * 3 y 4 Piso / PBX: (57)2 327 400o l FAX: (57)2327 40 22
www.supervigilancia.gov.co
Bogot D.C., Colombia
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SuperVgilancia
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b.
c.
B.
Todas las operaciones al interior del pas, de transporte de efectivo en moneda local o
extranjera realizadas con clientes donde no intervenga
una entidad vigilada por la
Superintendencia Financiera de Colombia, cuyo monto sea superior a cincuenta millones
de pesos ($50.000.000) o veinticinco mil dlares (US $ 25.000) o su equivalente en otras
monedas, segn la tasa representativa de mercado del da en que se realice la
operacin, publicada por la Superintendencia Financiera de Colombia
en su pgina en
Internet.
Todas las operaciones de transporte en donde se involucren operaciones de importacin
o exportacin de ttulos y/o bienes valores, sin que importe la cuanta.
Todas las operaciones de transporte de ingreso y salida de efectivo del pas deben ser
reportadas a la UlAF, sin que importe la cuanta.
Estn constituidas por todas aquellas transacciones de transporte de efectivo al interior del pas,
en moneda local o extranjera realizadas con clientes donde no intervenga una entidad vigilada
por la Superintendencia Financiera de Colombia, durante un (1) mes calendario, por o en
beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen doscientos cincuenta
millones de pesos ($250.000.000) o ciento veinticinco mil dlares (US$125.000) su equivalente
en otras monedas, segn la tasa representativa de mercado del da
en que se realice la
operacin, publicada por la Superintendencia Financiera de Colombia en su pgina en Intemet.
2.6.2.2. Reporte de transporte de metales, joyas, piedras preciosas, objetos de arte y
antigedades para empresas transportadoras de valores y empresas de
vigilancia con modalidad de transporte de valores
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que tengan dicha
modalidad, debern reportar dentro de los diez (10) primeros das calendario siguientes al mes
respectivo a la UlAF todas las operaciones de trasporte de metales, joyas, piedras preciosas,
objetos de arte y antigedades. Para efectos del reporte se deber referenciar con exactitud el
valor declarado por el cliente, en cada operacin individual de transporte de acuerdo a lo
establecido en el Anexo Tcnico.
Si dentro de uno de los meses del ao, no se ha determinado la existencia de operaciones de
transporte de metales, joyas, piedras preciosas, objetos de arte y antigedades con las
caractersticas mencionadas, las entidades debern informar de este hecho a la UlAF dentro de
los diez (10) primeros das calendario siguientes al mes respectivo a travs del reporte de
ausencia de operaciones de transporte de acuerdo con lo establecido en el Anexo Tcnico.
2.6.3. Ausencia de Reporte de Operaciones Sospechosas
Stiperlancia
sZtil=i;;;I
.
rsZall p7Z;
neurm~nmumemntwwfiin.M..... ~1
Innumurnusmelmonamtnniy.~ op
Cada destinatario de la presente Circular deber definir en sus procedimientos sus seales de
alerta, entendiendo por estas todos aquellos hechos o circunstancias que rodean la realizacin
de operaciones propias de los clientes y/o usuarios de las entidades vigiladas reportantes y que
indican o sugieren un mayor anlisis, las cuales deben ser objeto de un estudio cuidadoso y
detallado por parte de dichas entidades y sus reas de cumplimiento.
2.8.
Capacitacin
c.
d.
e.
Periodicidad anual.
Ser impartidos durante el proceso de induccin de los nuevos funcionarios y a los
terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratacin en los
trminos de la presente circular.
Ser constantemente revisados y actualizados.
Contar con los mecanismos de evaluacin de los resultados obtenidos con el fin de
determinar la eficacia de dichos programas y e! alcance de los objetivos propuestos.
Sealar el alcance de estos programas, los medios que se emplearn para
ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarn para evaluarlos. Los programas
deben constar por escrito.
3.
Sistema de Administracin de Riesgo de Lavado de Activos y de Financiacin del
Terrorismo - SARLAFT por parte de las empresas blindadoras de vehculos
Atendiendo los objetivos que fundamentan la expedicin de la presente circular, las empresas
blindadoras de vehculos vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada,
debern adoptar las disposiciones aqu contenidas relacionadas con:
a.
b.
c.
d.
e.
As
mismo debern realizar los siguientes reportes relacionados con el desarrollo de sus
actividades:
3.1.
Reporte de operaciones en efectivo de las empresas blindadoras de vehculos
Las empresas blindadoras deben remitir a la UlAF el informe mensual sobr transacciones en
efectivo diligenciando el Anexo V de la presente Circular de acuerdo con los montos e
indicaciones sealados en el correspondiente instructivo.
Se entender por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del
giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes
y/o en monedas nacional o extranjera.
Carrera ao No.
26
10G, 2,3
22
Super Vigilancia
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Carrera lo No.
p. Int. =fi,
SuperVigilancia
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8.
Las personas vinculadas a las entidades sometidas a inspeccin, vigilancia o control de esta
Superintendencia no podrn dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar o se
hayan rechazado operaciones sospechosas, que han comunicado a la UlAF sobre las mismas
en cumplimiento de la obligacin consagrada en esta norma. En consecuencia, debern
guardar reserva sobre dicha informacin, so pena de las correspondientes sanciones
administrativas y penales a que haya lugar.
9.
Periodo de transicin
Las entidades a quienes se dirige la presente circular, debern implementar las disposiciones
relacionadas con la prevencin y deteccin de Lavado de Activos y Financiacin
del Terrorismo,
en un plazo de cuatro (4) meses a partir de la fecha de su publicacin.
Para los anteriores efectos, debern elaborar un cronograma para la implementacin y ajuste a
las instrucciones adoptadas mediante la presente circular dentro de la fecha establecida para el
efecto, en el cual se detalle por lo menos los plazos y responsables de cada una de las tareas
establecidas en el mismo.
11.
Derogatoria
La presente
contrarias,
encircular, rige a partir de su expedicin y deroga las instrucciones que le sean
especial las Circulares Externas 009 de agosto 19 de 2004, 007 de junio de 2006
y 003 del 20 de marzo de 2009 expedidas por esta Superintendencia.
12.
Entrada en vigencia
Los reportes a la Unidad de informacin y Anlisis Financiero debern realizarse a partir del 1
de junio (es decir, respecto del mes inmediatamente anterior) a travs del Sistema de Reporte
en Lnea (SiReL). Los reportes de operacin sospechosa igualmente se empezarn a enviar a
partir de esa fecha a travs del Sistema de Reporte en Lnea (SiReL).
Para el cumplimiento de lo anterior, s sujetos obligados solicitar durante los primeros quince
(15) das calendario del mes de
sueno; contrasea y matriz de autenticacin para el
ingreso al Sistema de Reporte en
eL).
El manual del usuario para el
www.uiaf ov.co/index h ?idca
RGUEI SICAR
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ANEXO 1
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
ltima Actualizacin: Abril 2011
TEMA:
O. eraciones Sos echosas
INSTRUCTIVO:
Corresponde a las entidades reportar a la UlAF en forma inmediata las operaciones que determinen
como sospechosas, de acuerdo con el presente instructivo. As mismo, las entidades debern reportar
las operaciones intentadas o rechazadas que contengan caractersticas que les otorguen el carcter de
sospechosas e igualmente debern reportar la tentativa de vinculacin que realicen los clientes.
De otra
parte,
entidades debern reportar como sospechosas las tentativas de vinculacin comercial
que
realicen
loslas
clientes.
Los
reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por
la
entidad.
Se entiende por inmediato el momento a partir del cual la entidad vigilada toma la decisin de catalogarlo
corno tal. Todo esto deber realizarse durante un tiempo razonable.
En estos casos no se requiere que
la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni
identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.
Las entidades vigiladas y sus funcionarios no podrn dar a conocer a las personas que hayan efectuado
o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a la Unidad de Informacin y Anlisis
Financiero informacin sobre las mismas, y debern guardar reserva sobre dicha informacin.
De acuerdo con lo consagrado en el artculo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones
sospechosas no dar lugar a ningn tipo de responsabilidad para la persona jurdca informante, ni para
los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su deteccin y/o i
reporte
Los documentos originales de soporte se conservarn con las debidas seguridades, a fin de
que puedan
hacerse llegar de manera completa y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran."
Instrucciones Generales:
1.
En todos
la informacin debe ser enviada a la UlAF a travs del Sistema de Reporte en
Linea
Litt los
s://recasos
ortes.uiat ov co/reportes
2.
Para el correcto uso del sistema de reporte en lnea, descargue el manual de usuario que se
encuentra
la pgina web www.uiat cov co en la seccin Sistema de Reporte en Lnea Manual
Rpido de en
Usuario
3.
Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Para el caso de
operaciones intentadas o rechazadas se deben diligenciar nicamente los campos obligatorios:
fecha de elaidentificacin
operacin, oficina, monto, motivos de sospecha, identificacin y nombre de la persona o
empresa
del producto.
4.
5.
1. Nombre de
la entidad: Generada automticamente por el
configuracin.
sistema en el momento de la
2.
Tipo de entidad: Se diligencia el tipo de entidad (Generada automticamente por el sistema
momento de la configuracin, previa inscripcin a la UlAF)
en el
3.
Cdigo
de la entidad: corresponde al cdigo asignado por la UlAF (Generada automticamente
por
el sistema)
Formulario I Encabezado
Seccin I Identificacin de la Operacin Sospechosa
1.
Nmero del reporte: Indique el nmero del reporte segn la asignacin que lleve
internamente la entidad a este respecto.
2.
Fecha: Indique la fecha del reporte bajo el formato DD (d'a) MM (mes) AAAA (ao).
3.
Clase de reporte: Seleccione la opcin correspondiente segn sea el tipo de reporte: reporte
inicial, correccin al reporte anterior o adicin a reporte anterior.
4.
Ros Relacionado: En caso de que sea una correccin o una adicin a un reporte anterior,
indique el nmero del reporte que se corrige o adiciona.
5.
Oficina donde se realiz la operacin sospechosa: Corresponde a las sucursales de la
entidad, previamente registradas en la UlAF.
6.
Importancia: Seleccione alta, media o baja segn criterio de la entidad.
7.
Urgencia: Seleccione alta, media o baj segn criterio de la entidad
8.
Tipo de Ros: Selecciono el origen o principal caracteristica del reporte que desea enviar, de
acuerdo al siguiente listado: Informacin de Prensa, Solicitud de otra autoridad, Listas SDTN,
Otras listas Internacionales, Posible operacin de LA, Posible Operacion de FT.
Seccin II Informacin de la Operacin SospeChosa
1.
2.
3.
4.
Realice una descripcin de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando
(donde aplique) la forma en que se relacionan las personas naturales o jurdicas, no olvide
suministrar los nombres y apellidos completos y/o identificacin de las personas reportadas y en
lo posible los datos de ubicacin como ciudad, municipio, direcciones, telfonos, etc. Tenga en
cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronolgico
de los eventos y la participacin
de cada persona o agente, esto ayuda
al entendimiento de los mismos.
Mencione las caractersticas de la operacin por las cuales se considera como sospechosa.
Adicionalmente, mencione cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o
transacciones implicadas en la operacin sospechosa. No omita ningn dato conocido de la
operacin e indique cualquier hecho adicional que contribuya al anlisis de la misma
c.
d.
e.
f.
g.
3. Realice una descripcin de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando
(donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros,
transacciones, instituciones financieras
y dems agentes de la operacin sospechosa.
4. Tenga en
cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronolgico de los eventos y la
participacin de cada persona o agente, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.
5. Mencione las caractersticas de la operacin por las cuales se considera como sospechosa.
6.
Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones
implicadas en la operacin sospechosa.
7. Si
12. Se
13. Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que expliquen la
operacin reportada. Esta informacin puede consistir en extractos bancarios, comprobantes
de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculacin
a la entidad reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de
importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos del cliente, entre otros.
Toda la descripcin de la operacin debe estar contenida en el espacio correspondiente. En
caso de requerir ms espacio del disponible en el campo de descripcin, se puede adjuntar un
archivo en medio electrnico. Igualmente, se puede remitir
la informacin que se posea como
un archivo adjunto del reporte, mencionando en ste el nombre y el formato del archivo que lo
complementa.
operacin sospechosa
Seccin I Personas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Telfono
Fax
Direccin
Departamento
Municipio
Tipo: seleccione oficina o residencia
2.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
10.
uni.
Promedio de ingresos mensuales: Indique el promedio
de ingresos
implicadas segn la informacin ms reciente que tenga la entidad mensuales de las entidades
fecha a la cual corresponde dicha informacin.
a este respecto y seale la
Seccin IV Direcciones
Los siguientes campos corresponden a informacin de la entidad Implicada
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Telfono
Fax
Direccin
Departamento
Municipio
Tipo: seleccione oficina o residencia
Antes de enviar la informacin, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente
ajustada a las especificaciones exigidas, as mismo,
son obligatorios.
debern verificar que sean incluidos los datos que
La donde
entidadserecibir
mediante
el Sistema de Reporte en Lnea el certificado de recibo de la informacin,
en
Indicar
el nmero
de radicacin, entidad, usuario, fecha y hora
de cargue, fecha de.corte
ANEXO 2
REPORTE DE OPERACIONES EMPRESAS TRANSPORTADORAS DE
VALORES
ltima Actualizacin: Abril 2011
En este documento establece las caractersticas esenciales que deben poseer los registros
suministrados por las empresas transportadoras de valores y las dems personas Jurdicas
vigiladas que ejerzan o adquieran la modalidad de transporte de valores de terceros y el
procedimiento para el suministro de la informacin a la UlAF.
1. Especificaciones iniciales
Tema:
Nombre del procedimiento
Formato:
Objetivo:
Entidad usuaria:
Periodicidad:
Fecha de corte de la informacin:
Fecha de entrega de la informacin:
Medio de envo:
Numero de archivos:
Extensin y nombre del archivo:
Longitud de registro:
2. Procedimiento de reporte
Se entender por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del
giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo
de dinero en billetes y/o
en monedas nacional o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo se compone de:
A.
b)
c)
B.
Estn constituidas por todas aquellas transacciones de transporte de efectivo al interior del pas, en
moneda local o extranjera realizadas con clientes donde no intervenga una entidad vigilada por la
Superintendencia Financiera de Colombia, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de
una misma persona y que en su conjunto igualen o superen quinientos millones de pesos
($250.000.000) o ciento veinticinco mil dlares (U$125.000) su equivalente en otras monedas,
segn la tasa representativa de mercado del da en que se realice la operacin, publicada por la
Superintendencia Financiera de Colombia en su pgina en Internet
2.
3.
En todos los casos la informacin debe ser enviada a la UlAF a travs del Sistema de Reporte
en Lnea httos://reportes.uiatgov.co/renortes
Para el correcto uso del sistema de reporte en linea, descargue el manual de usuario que se
encuentra en la pgina web www.uiaf.aov.co
en la seccin Sistema de Reporte en Lnea
Manual Rpido de Usuario
Si dentro del respectivo mes no se ha determinado la existencia de transacciones
en efectivo o
de transporte de metales, joyas, piedras preciosas, objetos de arte y antigedades con las
caractersticas mencionadas, las entidades debern informar de este hecho a la UlAF dentro de
los diez (10) primeros das calendario siguientes al mes respectivo a travs del reporte negativo
o de ausencia de
transacciones a travs del Sistema de Reporte en Lnea.
Consecutivo
Pos
inicial
Pos
final
Fecha de Corte
Nmero total de
transacciones
reportadas
Fin de registro
11
~1111111~
Numrico
-Siempre el valor cero "O"
-Alineado a la derecha
Alfanumrico
-Formato SSTTTCCC donde "S"
identifica al sector (09). La "T" el tipo
de entidad (01) y la "C" el cdigo de la
entidad, asignados por la UlAF
-Alineado a la izquierda
-Cam o obli atorio
Numrico
-Formato AAAA-MM-DD, corresponde
al ltimo dia del mes reportado.
-Si el da o el mes tiene un solo dgito,
se debe llenar el otro con O. Ej. Enero
1 del 2008 ser 2008-01-01.
-Cam obligatorio
Numrico
-Total de registros Tipo 2 reportados
en el archivo.
-Alineado a la derecha.
-Cam o obli atorio
Alfanumrico
-Llenado con una X hasta completar
las 254 posiciones,
-Cam o obli. atorio
Pos
inicial
Pos
final
Numrico
Fecha
de
transaccin
Numrico
Numrico
Tipo de moneda
Numrico
Numrico
Tipo de identificacin
1: Persona o
empresa a quien se
le realiza la operacin
-Inicia en 1.
-Campo obligatorio.
-No se puede repetir.
-Alineado a la derecha.
-Fecha en que se recibe los valores a
transportar
Formato AAAA-MM-DD
-Cam obligatorio.
-Se refiere al monto exacto del bien
transportado (sin ninguna conversin
de moneda).
-Formato #/l#4#4/4/44#/#114
-Campo Obligatorio.
-El "." Decimal se debe incluir.
-Campo obligatorio,
este
campo
identifica el tipo de moneda de los
valores transportados.
-01 = pesos, 2 = dlares, 04 = francos,
05 = euros, = libras esterlinas, 07 =
bolvares, 09 otra.
-Campo ob igatorio, este campo
identifica el ti de bien transportado.
-01 = Efecti o, 02 = Metales, 03 =
Joyas, 04 = iedras preciosas, 05 =
Objetos de a , 06 = Antigedades, 09
= Otro
(11) Registro mil de Nacimiento
(12) Tarjeta d identidad
(13) Cedula d Ciudadana
(21) Tarjeta d Extranjera
22 Cedula d Extran'erla
Numrico
7 Nmero
de
identificacin 1:
Persona o empresa a
quien se le realiza la
operacin
47
8 Nombre completo o
razn social 1:
Persona o empresa a
quien se le realiza la
op eracin
9 Tipo de identificacin
2: Persona o
empresa a quien - se
le recibe el bien
transportado
67
107
10 Nmero
de
identificacin 2:
Persona o empresa a
quien se le recibe el
bien transportado
11 Nombre completo o
razn social 2:
Persona o empresa a
quien se le recibe el
bien transportado
12 Tipo de identificacin
3: Persona o
empresa a quien se
le entrega el dinero o
titulo valor
13 Nmero
de
identificacin 3:
Persona o empresa a
quien se le entrega
el dinero o titulo valor
14 Nombre completo o
razn social 3:
Persona o empresa a
quien se le entrega
el dinero o titulo valor
15 Municipio recibo
109
66 Alfanumrico
106 Alfanumrico
108
Numrico
128 Alfanumrico
129
168 Alfanumrico
169
170 Numrico
171
191
231
190 Alfanumrico
230 Alfanumrico
235 Numrico
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de Documento Extranjero
(00) Otro tipo de identificacin
-Campo obli atorio
-Alineado a la izquierda.
-Nmero
del
documento
de
identificacin de la Persona o Empresa.
-Diligenciar sin guiones, puntos, comas
o espacios en blanco.
- En caso de ser una Persona Jurdica,
incluir digito de verificacin
-Cam o obli atorio
-Nombre o razn social.
-Formato para nombre: apellidol
apellido2 nombre1, nombre2
-Alineado a la izquierda.
(11) Registro Civil de Nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cedula de Ciudadana
(21) Tarjeta de Extranjera
(22) Cedula de Extranjera
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de Documento Extranjero
(00) Otro tipo de identificacin
-Cam o obli atorio
-Alineado a la izquierda.
-Nmero
del
documento
de
identificacin de la Persona o Empresa.
-Diligenciar sin guiones, puntos, comas
o espacios en blanco.
- En caso de ser una Persona Jurdica,
incluir digito de verificacin
-Cam o obli atorio
-Nombre o razn social.
-Formato para nombre: apellidol
apellido2 nombre1, nombre2.
-Alineado a la izquierda.
16
Municipio entrega
236
240
17
Telfono : Persona o
empresa a quien se le
realiza la operacin
241
250 Alfanumrico
18
251
252
Alfanumrico
19
Tipo de operacin
253
254
Numrico
Numrico
Pos
Inicial
Consecutivo
Pos
Formato
final
10
Numrico
Cdigo de la Entidad
11
18
Alfanumrico
Nmero
total
transacciones
reportadas
de 19
28
Numrico
Fin de registro
254
Alfanumrico
5.
29
Contenido
-Siempre el valor cero "0"
-Alineado a la derecha
-Formato
SSTTTCCC
donde
S"
identifica al sector (09). La "T" el tipo de
entidad (01) y la "C" el cdigo de la
entidad, asignados por la UlAF
-Alineado a la izquierda
-Campo obligatorio
-Total de registros Tipo 2 reportados en
el archivo.
-Alineado a la derecha.
-Campo obligatorio
-Llenado con una X hasta completar las
254 posiciones.
-Campo obligatorio
ANEXO 3
REPORTE DE OPERACIONES EMPRESAS BLINDADORAS
ltima Actualizacin: Abril 2011
En este documento establece las caractersticas esenciales que deben poseer los registros suministrados
por las empresas y dems personas jurdicas vigiladas que ejerzan o adquieran la modalidad de blindaje y el
procedimiento para el suministro de la informacin a la UlAF.
Se debe
1. Especificaciones Iniciales
Tema:
Nombre del procedimiento
Formato:
Objetivo:
Longitud de registro:
2. Procedimiento de Entrega
Las empresas blindadoras deben remitir a la UlAF el informe mensual sobre transacciones en efectivo de
acuerdo con los montos e indicaciones sealadas en el siguiente instructivo.
Se
entender por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro
ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en
monedas nacional o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo
se compone de:.
A. Reporte de
equivalente en otras monedas, segn la tasa de conversin a dlares americanos del da en que
se realice la operacin de acuerdo con la certificacin de la TRM que expida la Superintendencia
Financiera de Colombia.
B. Reporte de operaciones mltiples para empresas blindadoras:
As mismo, deben reportar las
transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantas Inferiores a las mencionadas
anteriormente, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en
beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se
indican a continuacin: Cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o cien
mil dlares de los Estados Unidos de Amrica (US $100.000) o su equivalente en otras monedas,
segn la tasa de conversin a dlares americanos del da en que se realice la operacin de
acuerdo con la certificacin de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
Instrucciones Generales:
1. En todos los casos la informacin debe ser enviada a la UlAF a travs
del Sistema de Reporte en
Linea https://reportes.uiatoov.co/reportes
2.
3.
No.
Consecutivo
Pos
inicial
1
Cdigo de la Entidad
11
18
Alfanumrico
Fecha de Corte
19
28
Alfanumrico
Nmero
total
de
registros del archivo
29
38
Numrico
Fin de registro
39
170
Alfanumrico
Pos
final
10
Numrico
Formato
Contenido
-Siempre el valor cero "0"
-Alineado a la derecha
-Formato
SSTTTCCC
donde
"S"
identifica al sector (09). La "T" el tipo de
entidad (01) y la "C" el cdigo de la
entidad, asignados por la UlAF
-Alineado a la izquierda
-Campo obligatorio
-Formato AAAA-MM-DD, corresponde al
ltimo da del mes reportado.
-Si el da o el mes tiene un solo dgito,
se debe llenar el otro con O. Ej. Enero 1
del 2008 ser 2008-01-01.
-Campo obligatorio
-Total de transacciones reportadas en el
archivo.
-Alineado a la derecha.
-Campo obligatorio
-Llenado con una X hasta completar las
170 posiciones.
-Campo obligatorio
Registros tipo 2
(Detalle - Todas las transacciones reportadas)
IMPORTANTE:
Los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transaccin se deben dejar
EN
BLANCO.
No.
1
nmero
Pos
inicial
de 1
Pos
final
Formato
10
Numrico
Fecha de la transaccin
11
20
Alfanumrico
Valor de la transaccin
21
40
Numrico
Contenido
-Inicia en 1.
-No se puede repetir.
-Alineado a la derecha.
-Campo obligatorio
-Formato AAAA-MM-DD.
-Si el da o el mes tiene un slo
dgito, se debe llenar el otro con O
a la izquierda. Ej. Enero 1 del
2008 ser 2008-01-01
-Campo obligatorio
-Se refiere al monto exacto de la
de la operacin (sin ninguna
conversin de moneda).
-Formato //#/######NAl##/#/i4f4A.41#
No.
Pos
inicial
Pos
final
Formato
Tipo de moneda
41
42
Numrico
Tipo de identificacin de la 43
persona natural o jurdica
que realiza la transaccin
44
Numrico
64
Alfanumrico
109
Detalle de la Operacin
110
169
Alfanumrico
10
Tipo de Operacin
170
170
Numrico
65
104
Alfanumrico
Numrico
Contenido
-El punto "." decimal se debe
Incluir, (2 decimales)
-Alineado a la derecha
-Campo obligatorio
-Campo obligatorio, este campo
Identifica el tipo de moneda en la
cual se realiz la operacin
-01 = pesos, 02 = dlares, 04 =
francos, 05 = euros, 06 = libras
esterlinas, 07 = bolvares, 09 =
otra.
(11) Registro Civil de Nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cedula de Ciudadana
(21) Tarjeta de Extranjera
(22) Cedula de Extranjera
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42)
Tipo
de
Documento
Extranjero
(00) Otro tipo de identificacin
-Campo obligatorio
-Alineado a la izquierda.
-Nmero
del
documento de
identificacin de la Persona o
Empresa.
-Diligenciar sin guiones, puntos,
comas o espacios en blanco.
- En caso de ser una Persona
Jurdica, incluir digito de
verificacin
-Campo obligatorio
-Nombre o razn social.
-Formato para nombre: apellidol
apellido2 nombre1, nombre2.
-Alineado a la izquierda.
-De acuerdo con la codificacin
del DANE.
-Alineado a la derecha.
-Bogot, por ser distrito capital,
tiene
cdigo
especial
de
departamento
y municipio
=
11001.
-Camo
p obligatorio
-Descri babrevemente
las
caractersticas y datos relevantes
de de la operacin. Ejemplo:
Blindaje Vehculo Placa XXX123.
-Usar leas
tr
01 Blindaje Vehicular
02 Blindaje Arquitectnico
No.
Pos
inicial
Pos
final
Formato
Contenido
03 Proteccin Personal
09 Otro
Consecutivo
registro
Cdigo de la Entidad
3
4
Pos
inicial
Pos
Formato
10
Numrico
11
18
Alfanumrico
28
Numrico
170
Alfanumrico
nmero
de 1
Contenido
-Valor O.
-Alineado a la derecha.
-Campo obligatorio
-Formato SSTTTCCC donde "S"
identifica al sector (09). La "T" el
tipo de entidad (01) y la "C el
cdigo de la entidad, asignados
por la UlAF
-Alineado a la izquierda
-Campo obligatorio
-Alineado a la derecha.
-Campo obligatorio
-Llenado con X hasta completar
las 170 posiciones.
-Campo obligatorio
5.
1.
Para que exista un adecuado anlisis de la informacin, es de suma importancia para la UlAF no slo
el reporte oportuno de sta sino tambin la veracidad y calidad de la misma.
2.