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Clients

Projet SAFIR SITEL, Université de Neuchâtel Novembre 2001

Comptabilité auxiliaire

Grand Livre Clients collectifs Fournisseurs collectifs 30'000.- 11'000.- Produits Charges 30'000.-
Grand Livre
Clients collectifs
Fournisseurs collectifs
30'000.-
11'000.-
Produits
Charges
30'000.-
11'000.-
Comptabilité auxiliaire
Client Y
Fournisseur A
10'000.-
5'000.-
Client Z
Fournisseur B
20'000.-
6'000.-

Les comptes collectifs relient les comptes de la comptabilité auxiliaire au Grand Livre en temps réel. Cela signifie qu'une écriture dans un compte auxiliaire (Client Y, par exemple) correspond également au même moment à une écriture dans le compte collectif correspondant du bilan.

Les comptes clients (et fournisseurs) sont créés uniquement dans la comptabilité auxiliaire et n'apparaissent pas au bilan en tant que tels, mais sous forme cumulée dans les comptes collectifs.

Les comptes collectifs clients suivants ont été définis pour l'Université :

- Clients collectifs Suisse

- Clients collectifs Etranger

- Clients collectifs occasionnels Suisse

- Clients collectifs occasionnels Etranger

- Clients interne (Université).

Fiche client

Données générales

- Nom et adresse

Données propres à la société

- Données de gestion des comptes

- Modes et condition de paiement fixés

- Relance (rappels)

- Correspondance

Données relatives au domaine commercial

- pas utilisé à l'Université

Un compte client est défini par la fiche client, qui contient trois sortes de données :

1. Données générales

Elles comprennent notamment le nom du client, son adresse, sa langue, son numéro de téléphone, de fax et son adresse e-mail.

2. Données propres à la société

Elles

comprennent

notamment

le

numéro

du

compte

collectif,

les

conditions

de

paiement,

les

données

de

relance

(rappel)

et

la

correspondance.

3. Données relatives au domaine commercial

Ces données ne sont pas utilisées à l'Université.

Les données générales de la fiche client sont reprises lors de la saisie d'une facture ou d'une autre pièce.

Données générales : Adresse

Données générales : Adresse Pour consulter un compte cl ient, prenez le chemin : Gestion comptable

Pour consulter un compte client, prenez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Données de base -> Afficher.

Vous pouvez afficher les données concernant le groupe de clients par le menu : Autres fonctions -> Données de gestion.

Données générales : Commande

Données générales : Commande

Données société : Tenue de compte

Données société : Tenue de compte Le compte collectif détermine le type du compte client (s

Le compte collectif détermine le type du compte client (suisse/étran-ger, permanent/occasionnel, interne).

Sa saisie est indispensable et obligatoire.

Le compte collectif est déterminé selon le groupe de comptes auquel le client est affecté (suisse, étranger, interne, occasionnel suisse, occasionnel étranger).

Données société : Paiement

Données société : Paiement Sur cet écran sont saisis les condit ions de paiement par défaut

Sur cet écran sont saisis les conditions de paiement par défaut (par exemple, à 30 jours net).

Contrairement aux données fournisseurs, les données clients ne comportent pas d'indication pour le programme de paiement.

Les paiements clients sont comptabilisés "manuellement" uniquement.

Données société : Correspondance

Données société : Correspondance Les données concernant les rappels aux clients ne sont pas encore définies.

Les données concernant les rappels aux clients ne sont pas encore définies.

Consulter un solde Client

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3
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Pour afficher le solde mensuel d'un client, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Comptes

-> Afficher soldes.

1. Sélectionner le numéro du client que vous voulez afficher

2. La liste des soldes mensuels cumulés est affichée

3. Il est également possible d'afficher le détail d'un solde et les postes individuels.

Principes du calcul de la TVA

Grand Livre Clients collectifs 30'000.- Produits TVA collectée 28'000.- 2'000.- Comptabilité
Grand Livre
Clients collectifs
30'000.-
Produits
TVA collectée
28'000.-
2'000.-
Comptabilité auxiliaire
Client Y
10'000.-
Client Z
20'000.-

Le calcul et la comptabilisation de la TVA sur les produits se fait selon le principe de la comptabilisation du produit net.

Le montant de la facture envoyée au client est y compris TVA.

La facture est comptabilisée sur le compte client dans la comptabilité auxiliaire et est reprise sur le compte collectif client du Grand Livre.

Le montant comptabilisé sur le compte de produits ne comporte pas le montant de TVA.

Le montant de TVA collectée est enregistré sur un compte de bilan.

Cette TVA collectée est versée périodiquement à l'Administration Fédérale des Contributions.

TVA forfaitaire

• La TVA forfaitaire concerne la TVA facturée aux clients externes (= TVA collectée)

• Le taux TVA normal (7.6% par exemple) est facturé au client, mais seul un taux réduit (forfaitaire) est décompté sur les produits (2.3% par exemple). Le montant de TVA calculé avec le taux réduit est versé à l'AFC

• La TVA facturée par les fournisseurs (= TVA déductible ou préalable) n'est pas décomptée. Le montant d'une facture fournisseur est comptabilisé y compris TVA sur les charges. (cas spécial : TVA à l'importation)

Exemples de facturation avec TVA

Vente de polycopiés : taux forfaitaire 2.3%, facturé 7.6%

Vente de livres : taux forfaitaire 0.6%, facturé 2.4%

Analyses de laboratoire : taux forfaitaire 6%, facturé 7.6%

Prestations internes à l'université : non soumis à la TVA

Exemple de TVA forfaitaire

Client externe

Exemple de TVA forfaitaire Client externe Paiement : 107.60 Facture Polycopiés : Frs 107. 60 (y

Paiement : 107.60

Exemple de TVA forfaitaire Client externe Paiement : 107.60 Facture Polycopiés : Frs 107. 60 (y
Exemple de TVA forfaitaire Client externe Paiement : 107.60 Facture Polycopiés : Frs 107. 60 (y
Facture Polycopiés : Frs 107. 60 (y c. TVA 7.6%)
Facture
Polycopiés :
Frs 107. 60
(y c. TVA 7.6%)
107.60 Facture Polycopiés : Frs 107. 60 (y c. TVA 7.6%) 105.13 2.47 Centre de polycopie

105.13

2.47
2.47

Centre de polycopie

Frs 107. 60 (y c. TVA 7.6%) 105.13 2.47 Centre de polycopie TVA collectée Exemple Le

TVA collectée

c. TVA 7.6%) 105.13 2.47 Centre de polycopie TVA collectée Exemple Le Centre de polycopie vend

Exemple

Le Centre de polycopie vend des polycopiés à un client externe.

Montant de la facture (y compris TVA 7.6%) : 107. 60

Taux forfaitaire : 2.3%

Montant enregistré sur le compte client : 107. 60

Montant enregistré sur les produits :

105.13

Montant enregistré sur le compte TVA :

2.47

NB : La facture remise au client mentionne uniquement le taux de TVA normal (7.6% pour cet exemple).

Ecran de saisie d'une facture

Ecran de saisie d'une facture Pour saisir une facture client, suivez le chemin : Gestion comptable

Pour saisir une facture client, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Ecriture

-> Facture.

Les données principales sont saisies sur l'écran illustré ci-dessus.

Dans le haut de l'écran sont saisies les donnée relatives au numéro de compte, aux dates (date de la facture et date comptable), au montant de la facture, et à la TVA.

Les données d'imputation comptable sont saisies dans la seconde partie de l'écran.

Totaux de contrôle - I

Totaux de contrôle - I Si vous comptabilisez plusieurs factur es à la suite et que

Si vous comptabilisez plusieurs factures à la suite et que vous voulez vérifiez le montant total saisi, vous pouvez utiliser les totaux de contrôle.

Chemin depuis l'écran de saisie d'une facture : Options -> Totaux de contrôle.

Si vous cochez le champ "Compteur pièce comptabil." le système comptera le nombre de pièces comptabilisées.

Vous pouvez indiquer dans la zone "Solde clients" le total des factures à saisir.

Vous indiquez ensuite le type de compte (D = clients), l'intervalle de numéro désiré et vous sauvegardez vos entrées en cliquant sur l'icône en forme de disquette et revenez à l'écran de saisie de facture en cliquant sur la flèche verte.

Totaux de contrôle - II

Totaux de contrôle - II Le total des montants comptabilisés es t calculé et s'affiche au

Le total des montants comptabilisés est calculé et s'affiche au bas de l'écran, dans le champ "Montants débit".

Le nombre de pièces comptabilisées est visible en haut de l'écran.

La totalisation continue tant que vous n'avez pas désactivé les totaux de contrôle. Pour cela, cliquez sur :Gérer valeurs par défaut.

Cliquez ensuite sur : Supprimer tout et sauvegardez en cliquant sur l'icône en forme de disquette.

Toutes vos sélections et totaux sont maintenant désactivés.

Saisir une facture - I

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4
1
2
3

1. Lorsque le numéro du client est saisi, la fiche client apparaît sur l'écran de saisie.

2. Saisie de la TVA :

- sélectionner le champ "calculer TVA"

- choisir

le

code

TVA

correspondant

prestation facturée.

au

taux

forfaitaire

de

la

3. Le code TVA saisi sous "2" est automatiquement reporté sur les lignes

de données d'imputation.

4. Le solde = 0, ainsi que le "feu vert" indique que les montants saisis sur le compte client et sur les produits sont égaux (différence = 0).

Saisir une facture - II

Saisir une facture - II Des renseignements complémentaires (affectation, texte d'en-tête) peuvent être saisis da

Des renseignements complémentaires (affectation, texte d'en-tête) peuvent être saisis dans le volet "Détail".

Remarque : le champ "Domaine d'activité" est repris automatiquement de l'écran d'imputation lors de l'enregistrement de la facture.

Saisir une facture - III

Saisir une facture - III Les conditions de paiement de la fiche client sont reprises par

Les conditions de paiement de la fiche client sont reprises par défaut sur le volet "Paiement" de l'écran de saisie.

Saisir une facture - IV

Saisir une facture - IV Les paramètres TVA saisis apparaissent sur le volet "TVA" de l'écran

Les paramètres TVA saisis apparaissent sur le volet "TVA" de l'écran de saisie.

Le calcul de la TVA est effectué lorsque la facture est comptabilisée.

Comptabiliser une facture

Comptabiliser une facture Une fois les données sais ies, il est possible de les vérifier en
Comptabiliser une facture Une fois les données sais ies, il est possible de les vérifier en

Une fois les données saisies, il est possible de les vérifier en "simulant" la comptabilisation de la facture, et le calcul de la TVA

-> Cliquer sur l'icône des pièces".

de la TVA -> Cliquer sur l'icône des pièces". pour arriver sur l'écran "Synthèse 2. Après

pour arriver sur l'écran "Synthèse

2. Après vérification des données, la facture peut être comptabilisée en

cliquant sur

.
.

Le

comptabilisée.

Ce numéro apparaît en bas de l'écran.

attribue

système

automatiquement

un

numéro

à

la

facture

Le comptabilisée. Ce numéro apparaît en bas de l'écran. attribue système automatiquement un numéro à la

Consulter une pièce comptabilisée

Consulter une pièce comptabilisée Pour consulter une facture comptabilisée, suivez le chemin : Gestion comptable ->

Pour consulter une facture comptabilisée, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Pièce -> Afficher.

Vous pouvez entrer le numéro de pièce ou le rechercher à l'aide de la liste des pièces. Pour cette recherche, il est nécessaire de préciser l'exercice comptable (année) et un critère de sélection générale (date comptable, type de pièce)

Remarque : les types de pièces les plus utilisés sont :

SA = pièce du Grand Livre (pièce extourne = SX)

KR = facture fournisseur (pièce extourne = KX)

DR = facture client (pièce extourne = DX)

ZP = paiement automatique (pièce extourne = ZX)

KZ = paiement fournisseur manuel (pièce extourne = KX)

Afficher une pièce comptabilisée

Afficher une pièce comptabilisée La synthèse de la pièce est tout d'abord affichée. Avec un double-clic

La synthèse de la pièce est tout d'abord affichée.

Avec un double-clic de la souris sur une ligne de la pièce, chaque poste de la pièce peut être affiché.

Client interne - I

Exemple : Photocopies facturées par S'Unine au Client Rectorat (vendeur = D.A. S'Unine, client = D.A. Etat)

Facture :

Client Rectorat à Ventes photocopies (D.A. S'Unine)

Frais photocopies à C/C interne Etat (D.A. Etat)

Paiement : C/C interne S'Unine à Client Rectorat (D.A. S'Unine)

• Les écritures comptables concernant la vente et le paiement ont lieu sur le domaine d'activité du vendeur par l'intermédiaire de centres de coût/élément OTP)

• Les écritures concernant l'achat ont lieu sur le domaine d'activité de

l'intermédiaire de centre de

l'acheteur

(=

client

interne)

par

coûts/élément OTP)

• Le

"paiement"

par

compte-courant

interne

permet

d'éviter

des

mouvements d'argent internes à l'Université

• Le total des C/C internes s'annule au niveau de la société

• Dans le cas d'un paiement avec mouvement d'argent, les comptes- courant sont remplacés par les comptes de décaissement et d'encaissement (banque, ccp)

• Si les paiements par c/c internes sont utilisés entre les différentes

comptabilités (Fonds de tiers IPH et comptabilité Etat, par ex.) il

serait

utile d'adjoindre à la facture un formulaire avec les trois comptables (cf ci-dessus), pour contrôle entre comptabilités.

écritures

Client interne - II

Client interne - II La facture est comptabilisée sur le client interne "Rectorat" et sur le

La facture est comptabilisée sur le client interne "Rectorat" et sur le compte de produits "Ventes photocopies" pour le centre de coût S'Unine

(1070020).

Le domaine d'activité attaché au centre de coût S'Unine est le domaine d'activité S'Unine (0022).

Le code TVA saisi = non soumis à la TVA, car il s'agit de prestations internes.

Client interne - III

Client interne - III Les frais de photocopies sont chargés sur le centres de coûts "Rectorat"

Les frais de photocopies sont chargés sur le centres de coûts "Rectorat" par le C/C Etat (=même domaine d'activité).

Il s'agit ici d'une pièce de compte général.

Chemin : Compta financière -> Grand Livre -> Ecriture -> Saisir pièce de compte général.

Client interne - IV

Client interne - IV Le paiement du client Rectorat es t comptabilisé sur le C/C S'Unine.

Le paiement du client Rectorat est comptabilisé sur le C/C S'Unine.

Gestion

Encaissement

comptable

->

Compta

financière

->Clients

->

Ecriture

->

Saisir les données de compte bancaire, de domaine d'activité et de date

pièce, puis cliquer sur l'icône

et indiquer le client et le montant encaissé.

.
.

Cliquer ensuite sur

.
.

Une sélection supplémentaire peut se faire par le numéro de pièce ou le montant par exemple.

Client interne - V

Client interne - V La facture à encaisser est maintenant sélectionnée. En bas de l'écran, le

La facture à encaisser est maintenant sélectionnée.

En bas de l'écran, le solde "Non affecté" = 0.

L'encaissement peut être comptabilisé en cliquant sur l'icône en forme de disquette.

Modifier une facture

• Seules les données de conditions de paiement, et de texte peuvent être modifiées lorsqu'une facture est comptabilisée

• Les données de date, de montant et d'imputation ne peuvent plus être corrigées après comptabilisation

• Une facture erronnée doit être extournée et comptabilisée à nouveau

Pour modifier les données de conditions de paiement ou de texte d'une facture comptabilisée, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière ->Clients -> Pièce -> Modifier.

Si une extourne de la pièce est nécessaire, voici quelques précisions (pour comptables uniquement) :

- une facture ne peut être extournée que lorsqu'elle n'est pas payée ou

pas déjà extournée

- l'extourne crée une pièce comptable avec attribution automatique de

numéro, comme toute comptabilisation

- une facture extournée ne figure plus dans la liste des "factures à

payer"

Extourner une facture - I

• une facture ne peut être extournée que lorsqu'elle n'est pas encaissée ou pas déjà extournée

• l'extourne

crée

une

pièce

comptable

avec

attribution

automatique de numéro, comme toute comptabilisation

• une facture extournée ne figure plus dans la factures à encaisser ou des postes non soldés

liste des

Extourner une facture - II

2 1
2
1

Pour extourner une pièce client, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Pièce -> Contre- passer.

1. Une

à extourner saisi, vous pouvez

encore vérifier s'il s'agit de la bonne pièce en cliquant sur : Afficher

avant contre-passer.

fois

le

numéro de la

pièce

2. Si

toutes

les

données

sont

définies

correctement,

vous

pouvez

extourner la pièce en cliquant sur l'icône en forme de disquette.

Une pièce fournisseur extournée est du type KX.

Une pièce client extournée est du type DX.

Une pièce de compte général extournée est du type SX.

Consulter un solde Client

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1
3
2

Pour afficher le solde mensuel d'un client, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Comptes -> Afficher soldes.

1. Sélectionner le numéro du client que vous voulez afficher

2. La liste des soldes mensuels cumulés est affichée

3. Il est également possible d'afficher le détail d'un solde

Etat de compte client -I

Etat de compte client -I Pour consulter l'état d'un ou de plusieurs comptes clients ou une
Etat de compte client -I Pour consulter l'état d'un ou de plusieurs comptes clients ou une

Pour consulter l'état d'un ou de plusieurs comptes clients ou une liste de pièces clients, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Comptabilité financière -> Clients -> Compte -> Afficher/modifier postes.

Clients -> Compte -> Afficher/modifier postes. Pour limiter les sélections, cliquez sur l'icôn e

Pour limiter les sélections, cliquez sur l'icône

entrez par exemple le domaine d'activité ou la date de saisie.

"Délimitations libres" et

Vous pouvez sauvegardez vos sélections sous forme de variante par le menu : Saut -> Variantes -> Sauvegarder comme variante.

Etat de compte client -II

Etat de compte client -II Si vous sauvegardez une variante, entrez uniquement le nom et la

Si vous sauvegardez une variante, entrez uniquement le nom et la désignation de la variante, puis sauvegardez en cliquant sur l'icône en forme de disquette.

Etat de compte client - III

Etat de compte client - III Vous pouvez maintenant appelez di rectement votre va riante en

Vous pouvez maintenant appelez directement votre variante en cliquant sur l'icône "Accéder à variante".

Vous pouvez maintenant appelez di rectement votre va riante en cliquant sur l'icône "Accéder à variante".

Etat de compte client - III

Etat de compte client - III Le encaissement : type de pièce vous indique s'il s'agit

Le

encaissement :

type

de

pièce

vous

indique

s'il

s'agit

d'une

facture

ou

d'un

DR

= facture client

DZ

= paiement fournisseur / acompte client

DX

= extourne client

DG

= note de crédit client

DA

= autre pièce client

DY

= pièce de rapprochement client

Vous pouvez accéder à la pièce d'origine en double-cliquant sur une ligne.

Vous pouvez choisir une mise en forme en cliquant sur l'icône "Sélectionner mise en forme".

une ligne. Vous pouvez choisir une mise en forme en cliquant sur l'icône "Sélectionner mise en