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Clients

Projet SAFIR
SITEL, Université de Neuchâtel
Novembre 2001
Comptabilité auxiliaire
Grand Livre
Clients collectifs Fournisseurs collectifs
30'000.- 11'000.-

Produits Charges
30'000.- 11'000.-

Comptabilité auxiliaire
Client Y Fournisseur A

10'000.- 5'000.-

Client Z Fournisseur B

20'000.- 6'000.-

Les comptes collectifs relient les comptes de la comptabilité auxiliaire au


Grand Livre en temps réel. Cela signifie qu'une écriture dans un compte
auxiliaire (Client Y, par exemple) correspond également au même
moment à une écriture dans le compte collectif correspondant du bilan.
Les comptes clients (et fournisseurs) sont créés uniquement dans la
comptabilité auxiliaire et n'apparaissent pas au bilan en tant que tels, mais
sous forme cumulée dans les comptes collectifs.

Les comptes collectifs clients suivants ont été définis pour l'Université :

- Clients collectifs Suisse


- Clients collectifs Etranger
- Clients collectifs occasionnels Suisse
- Clients collectifs occasionnels Etranger
- Clients interne (Université).

Clients, UniNE 2
Fiche client

Données générales

- Nom et adresse

Données propres à la société

- Données de gestion des comptes


- Modes et condition de paiement fixés
- Relance (rappels)
- Correspondance

Données relatives au domaine commercial

- pas utilisé à l'Université

Un compte client est défini par la fiche client, qui contient trois sortes de
données :

1. Données générales
Elles comprennent notamment le nom du client, son adresse, sa langue,
son numéro de téléphone, de fax et son adresse e-mail.

2. Données propres à la société


Elles comprennent notamment le numéro du compte collectif, les
conditions de paiement, les données de relance (rappel) et la
correspondance.

3. Données relatives au domaine commercial


Ces données ne sont pas utilisées à l'Université.

Les données générales de la fiche client sont reprises lors de la saisie


d'une facture ou d'une autre pièce.

Clients, UniNE 3
Données générales : Adresse

Pour consulter un compte client, prenez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Données de base ->
Afficher.

Vous pouvez afficher les données concernant le groupe de clients par le


menu : Autres fonctions -> Données de gestion.

Clients, UniNE 4
Données générales : Commande

Clients, UniNE 5
Données société : Tenue de compte

Le compte collectif détermine le type du compte client (suisse/étran-ger,


permanent/occasionnel, interne).
Sa saisie est indispensable et obligatoire.
Le compte collectif est déterminé selon le groupe de comptes auquel le
client est affecté (suisse, étranger, interne, occasionnel suisse,
occasionnel étranger).

Clients, UniNE 6
Données société : Paiement

Sur cet écran sont saisis les conditions de paiement par défaut (par
exemple, à 30 jours net).

Contrairement aux données fournisseurs, les données clients ne


comportent pas d'indication pour le programme de paiement.
Les paiements clients sont comptabilisés "manuellement" uniquement.

Clients, UniNE 7
Données société : Correspondance

Les données concernant les rappels aux clients ne sont pas encore
définies.

Clients, UniNE 8
Consulter un solde Client

Pour afficher le solde mensuel d'un client, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Comptes


-> Afficher soldes.

1. Sélectionner le numéro du client que vous voulez afficher

2. La liste des soldes mensuels cumulés est affichée

3. Il est également possible d'afficher le détail d'un solde et les postes


individuels.

Clients, UniNE 9
Principes du calcul de la TVA
Grand Livre
Clients collectifs
30'000.-

Produits TVA collectée


28'000.- 2'000.-

Comptabilité auxiliaire
Client Y

10'000.-

Client Z

20'000.-

Le calcul et la comptabilisation de la TVA sur les produits se fait selon le


principe de la comptabilisation du produit net.

Le montant de la facture envoyée au client est y compris TVA.

La facture est comptabilisée sur le compte client dans la comptabilité


auxiliaire et est reprise sur le compte collectif client du Grand Livre.

Le montant comptabilisé sur le compte de produits ne comporte pas le


montant de TVA.

Le montant de TVA collectée est enregistré sur un compte de bilan.


Cette TVA collectée est versée périodiquement à l'Administration Fédérale
des Contributions.

Clients, UniNE 10
TVA forfaitaire
• La TVA forfaitaire concerne la TVA facturée aux clients
externes (= TVA collectée)

• Le taux TVA normal (7.6% par exemple) est facturé au


client, mais seul un taux réduit (forfaitaire) est décompté sur
les produits (2.3% par exemple). Le montant de TVA calculé
avec le taux réduit est versé à l'AFC

• La TVA facturée par les fournisseurs (= TVA déductible ou


préalable) n'est pas décomptée. Le montant d'une facture
fournisseur est comptabilisé y compris TVA sur les charges.
(cas spécial : TVA à l'importation)

Exemples de facturation avec TVA

Vente de polycopiés : taux forfaitaire 2.3%, facturé 7.6%

Vente de livres : taux forfaitaire 0.6%, facturé 2.4%

Analyses de laboratoire : taux forfaitaire 6%, facturé 7.6%

Prestations internes à l'université : non soumis à la TVA

Clients, UniNE 11
Exemple de TVA forfaitaire
Client externe

Paiement : 107.60

105.13 2.47

Facture

Polycopiés :
Centre de polycopie TVA collectée
Frs 107. 60
(y c. TVA 7.6%)

Exemple

Le Centre de polycopie vend des polycopiés à un client externe.

Montant de la facture (y compris TVA 7.6%) : 107. 60


Taux forfaitaire : 2.3%

Montant enregistré sur le compte client : 107. 60


Montant enregistré sur les produits : 105.13
Montant enregistré sur le compte TVA : 2.47

NB : La facture remise au client mentionne uniquement le taux de TVA


normal (7.6% pour cet exemple).

Le calcul du montant TVA se fait donc ainsi : 107.60 x 0.023 = 2.47

Clients, UniNE 12
Ecran de saisie d'une facture

Pour saisir une facture client, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Ecriture


-> Facture.

Les données principales sont saisies sur l'écran illustré ci-dessus.

Dans le haut de l'écran sont saisies les donnée relatives au numéro de


compte, aux dates (date de la facture et date comptable), au montant de
la facture, et à la TVA.

Les données d'imputation comptable sont saisies dans la seconde partie


de l'écran.

Clients, UniNE 13
Totaux de contrôle - I

Si vous comptabilisez plusieurs factures à la suite et que vous voulez


vérifiez le montant total saisi, vous pouvez utiliser les totaux de contrôle.
Chemin depuis l'écran de saisie d'une facture : Options -> Totaux de
contrôle.

Si vous cochez le champ "Compteur pièce comptabil." le système


comptera le nombre de pièces comptabilisées.

Vous pouvez indiquer dans la zone "Solde clients" le total des factures à
saisir.

Vous indiquez ensuite le type de compte (D = clients), l'intervalle de


numéro désiré et vous sauvegardez vos entrées en cliquant sur l'icône en
forme de disquette et revenez à l'écran de saisie de facture en cliquant sur
la flèche verte.

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Totaux de contrôle - II

Le total des montants comptabilisés est calculé et s'affiche au bas de


l'écran, dans le champ "Montants débit".

Le nombre de pièces comptabilisées est visible en haut de l'écran.

La totalisation continue tant que vous n'avez pas désactivé les totaux de
contrôle. Pour cela, cliquez sur :Gérer valeurs par défaut.
Cliquez ensuite sur : Supprimer tout et sauvegardez en cliquant sur l'icône
en forme de disquette.

Toutes vos sélections et totaux sont maintenant désactivés.

Clients, UniNE 15
Saisir une facture - I

1. Lorsque le numéro du client est saisi, la fiche client apparaît sur


l'écran de saisie.

2. Saisie de la TVA :
- sélectionner le champ "calculer TVA"
- choisir le code TVA correspondant au taux forfaitaire de la
prestation facturée.

3. Le code TVA saisi sous "2" est automatiquement reporté sur les lignes
de données d'imputation.

4. Le solde = 0, ainsi que le "feu vert" indique que les montants saisis
sur le compte client et sur les produits sont égaux (différence = 0).

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Saisir une facture - II

Des renseignements complémentaires (affectation, texte d'en-tête)


peuvent être saisis dans le volet "Détail".

Remarque : le champ "Domaine d'activité" est repris automatiquement de


l'écran d'imputation lors de l'enregistrement de la facture.

Clients, UniNE 17
Saisir une facture - III

Les conditions de paiement de la fiche client sont reprises par défaut sur
le volet "Paiement" de l'écran de saisie.

Clients, UniNE 18
Saisir une facture - IV

Les paramètres TVA saisis apparaissent sur le volet "TVA" de l'écran de


saisie.
Le calcul de la TVA est effectué lorsque la facture est comptabilisée.

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Comptabiliser une facture
1

Une fois les données saisies, il est possible de les vérifier en "simulant" la
comptabilisation de la facture, et le calcul de la TVA

-> Cliquer sur l'icône pour arriver sur l'écran "Synthèse


des pièces".

2. Après vérification des données, la facture peut être comptabilisée en


cliquant sur .

Le système attribue automatiquement un numéro à la facture


comptabilisée.
Ce numéro apparaît en bas de l'écran.

Clients, UniNE 20
Consulter une pièce comptabilisée

Pour consulter une facture comptabilisée, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Pièce -> Afficher.

Vous pouvez entrer le numéro de pièce ou le rechercher à l'aide de la liste


des pièces. Pour cette recherche, il est nécessaire de préciser l'exercice
comptable (année) et un critère de sélection générale (date comptable,
type de pièce)

Remarque : les types de pièces les plus utilisés sont :

SA = pièce du Grand Livre (pièce extourne = SX)


KR = facture fournisseur (pièce extourne = KX)
DR = facture client (pièce extourne = DX)

ZP = paiement automatique (pièce extourne = ZX)


KZ = paiement fournisseur manuel (pièce extourne = KX)
DZ = paiement client manuel (pièce extourne = DX)

Clients, UniNE 21
Afficher une pièce comptabilisée

La synthèse de la pièce est tout d'abord affichée.

Avec un double-clic de la souris sur une ligne de la pièce, chaque poste


de la pièce peut être affiché.

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Client interne - I

Exemple : Photocopies facturées par S'Unine au Client Rectorat


(vendeur = D.A. S'Unine, client = D.A. Etat)

Facture : Client Rectorat à Ventes photocopies (D.A. S'Unine)

Frais photocopies à C/C interne Etat (D.A. Etat)

Paiement : C/C interne S'Unine à Client Rectorat (D.A. S'Unine)

• Les écritures comptables concernant la vente et le paiement ont lieu


sur le domaine d'activité du vendeur par l'intermédiaire de centres de
coût/élément OTP)

• Les écritures concernant l'achat ont lieu sur le domaine d'activité de


l'acheteur (= client interne) par l'intermédiaire de centre de
coûts/élément OTP)

• Le "paiement" par compte-courant interne permet d'éviter des


mouvements d'argent internes à l'Université

• Le total des C/C internes s'annule au niveau de la société

• Dans le cas d'un paiement avec mouvement d'argent, les comptes-


courant sont remplacés par les comptes de décaissement et
d'encaissement (banque, ccp)

• Si les paiements par c/c internes sont utilisés entre les différentes
comptabilités (Fonds de tiers IPH et comptabilité Etat, par ex.) il serait
utile d'adjoindre à la facture un formulaire avec les trois écritures
comptables (cf ci-dessus), pour contrôle entre comptabilités.

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Client interne - II

La facture est comptabilisée sur le client interne "Rectorat" et sur le


compte de produits "Ventes photocopies" pour le centre de coût S'Unine
(1070020).
Le domaine d'activité attaché au centre de coût S'Unine est le domaine
d'activité S'Unine (0022).

Le code TVA saisi = non soumis à la TVA, car il s'agit de prestations


internes.

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Client interne - III

Les frais de photocopies sont chargés sur le centres de coûts "Rectorat"


par le C/C Etat (=même domaine d'activité).

Il s'agit ici d'une pièce de compte général.

Chemin : Compta financière -> Grand Livre -> Ecriture -> Saisir pièce
de compte général.

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Client interne - IV

Le paiement du client Rectorat est comptabilisé sur le C/C S'Unine.

Gestion comptable -> Compta financière ->Clients -> Ecriture ->


Encaissement

Saisir les données de compte bancaire, de domaine d'activité et de date


pièce, puis cliquer sur l'icône .
et indiquer le client et le montant encaissé.

Cliquer ensuite sur .

Une sélection supplémentaire peut se faire par le numéro de pièce ou le


montant par exemple.

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Client interne - V

La facture à encaisser est maintenant sélectionnée.


En bas de l'écran, le solde "Non affecté" = 0.
L'encaissement peut être comptabilisé en cliquant sur l'icône en forme de
disquette.

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Modifier une facture
• Seules les données de conditions de paiement, et de texte
peuvent être modifiées lorsqu'une facture est comptabilisée

• Les données de date, de montant et d'imputation ne peuvent


plus être corrigées après comptabilisation

• Une facture erronnée doit être extournée et comptabilisée à


nouveau

Pour modifier les données de conditions de paiement ou de texte d'une


facture comptabilisée, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière ->Clients -> Pièce -> Modifier.

Si une extourne de la pièce est nécessaire, voici quelques précisions


(pour comptables uniquement) :

- une facture ne peut être extournée que lorsqu'elle n'est pas payée ou
pas déjà extournée

- l'extourne crée une pièce comptable avec attribution automatique de


numéro, comme toute comptabilisation

- une facture extournée ne figure plus dans la liste des "factures à


payer"

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Extourner une facture - I
• une facture ne peut être extournée que lorsqu'elle n'est pas
encaissée ou pas déjà extournée

• l'extourne crée une pièce comptable avec attribution


automatique de numéro, comme toute comptabilisation

• une facture extournée ne figure plus dans la liste des


factures à encaisser ou des postes non soldés

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Extourner une facture - II
2

Pour extourner une pièce client, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Pièce -> Contre-
passer.

1. Une fois le numéro de la pièce à extourner saisi, vous pouvez


encore vérifier s'il s'agit de la bonne pièce en cliquant sur : Afficher
avant contre-passer.

2. Si toutes les données sont définies correctement, vous pouvez


extourner la pièce en cliquant sur l'icône en forme de disquette.

Une pièce fournisseur extournée est du type KX.


Une pièce client extournée est du type DX.
Une pièce de compte général extournée est du type SX.

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Consulter un solde Client
1

Pour afficher le solde mensuel d'un client, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Compta financière -> Clients -> Comptes


-> Afficher soldes.

1. Sélectionner le numéro du client que vous voulez afficher


2. La liste des soldes mensuels cumulés est affichée
3. Il est également possible d'afficher le détail d'un solde

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Etat de compte client -I

Pour consulter l'état d'un ou de plusieurs comptes clients ou une liste de


pièces clients, suivez le chemin :

Gestion comptable -> Comptabilité financière -> Clients -> Compte ->
Afficher/modifier postes.

Pour limiter les sélections, cliquez sur l'icône "Délimitations libres" et


entrez par exemple le domaine d'activité ou la date de saisie.

Vous pouvez sauvegardez vos sélections sous forme de variante par le


menu : Saut -> Variantes -> Sauvegarder comme variante.

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Etat de compte client -II

Si vous sauvegardez une variante, entrez uniquement le nom et la


désignation de la variante, puis sauvegardez en cliquant sur l'icône en
forme de disquette.

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Etat de compte client - III

Vous pouvez maintenant appelez directement votre variante en cliquant


sur l'icône "Accéder à variante".

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Etat de compte client - III

Le type de pièce vous indique s'il s'agit d'une facture ou d'un


encaissement :

DR = facture client
DZ = paiement fournisseur / acompte client
DX = extourne client
DG = note de crédit client
DA = autre pièce client
DY = pièce de rapprochement client

Vous pouvez accéder à la pièce d'origine en double-cliquant sur une ligne.

Vous pouvez choisir une mise en forme en cliquant sur l'icône


"Sélectionner mise en forme".

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